Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 15 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
15
Dung lượng
1,42 MB
Nội dung
CấuhìnhsửdụnghệthốngmailGoogleApplication
Đi đầu trong cuộc cách mạng thế chân các ứng dụng truyền thống chạy trên nền Desktop bằng
những ứng dụng trực tuyến chạy hoàn toàn trên nền Web có đóng góp không nhỏ của ông trùm
cung cấp dịch vụ trực tuyến Google Corp. Google đi lên từ dịch vụ tìm kiếm thông tin miễn phí.
Sau đó, Google lấn sang dịch vụ thư điện tử miễn phí với sự ra đời của chương trình thư điện
Gmail quá hoàn hảo. Gần đây, Google tiến lên các ứng dụng soạn thảo văn bản với bộ ứng dụng
Docs&SpreadSheet cùng với hàng chục những dịch vụ trực tuyến miễn phí khác như Google
Earth, Google Book Reader, Google News,
Sau một khoảng thời gian ra mắt và vận hành thử nghiệm các ứng dụng riêng lẻ bởi hàng ngàn
người sửdụng trên khắp thế giới, Google bắt đầu đánh động sự chú ý của các doanh nghiệp đến
các ứng dụng của mình và tiến lên thương mại hóa các ứng dụng. Các ứng dụng riêng lẻ giờ đây
được tích hợp chung vào 1 gói phần mềm có tên là Google application. Gói ứng dụng này được
giới thiệu với sự tích hợp của Gmail, Google Calendar, Docs&SpreadSheet, Google Personal
page đã thu hút sự quan tâm của đông đảo người sửdụng và các doanh nghiệp trên toàn thế
giới.
Mặc dù Google tiến lên thương mại hóa các ứng dụng của mình, Google vẫn tiếp tục cung cấp
miễn phí gói phần mềm mới này cho tất cả những người sửdụng với hầu hết các tính năng cơ
bản. Google còn cung cấp miễn phí bản đầy đủ cho các tổ chức giáo dục có nhu cầusửdụng
bằng gói GoogleApplication for Education. Theo Google, đã có hơn 100 nghìn doanh nghiệp
và hàng nghìn tổ chức giáo dục trên thế giới đăng ký sửdụng ứng dụng này.
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, quy mô các doanh nghiệp này vừa phải, đa phần là các
doanh nghiệp có qui mô nhỏ chưa kể đến các cửa hàng, xí nghiệp đang hoạt động với vài nhân
viên và chắc rằng các doanh nghiệp này chưa có khả năng hay chưa cần thiết đầu tư xây dựng
cơ sở hạ tầng mạng Internet với đầy đủ tiêu chuẩn thiết yếu như Mail server, Web Server, File
Server phục vụ công việc của nhân viên cũng như các hoạt động kinh doanh khác của doanh
nghiệp mình.
Với mục tiêu hướng vào những đối tượng doanh nghiệp nhỏ - vừa, GoogleApplication mở ra
một cánh cửa lớn cho họ tự hoàn thiện chính mình trong thế giới thông tin bằng một giải pháp
không những chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính ổn định, bảo mật và miễn phí hoàn toàn.
Giải pháp chuyên nghiệp:
Hạ tầng mạng của một doanh nghiệp vừa và nhỏ thế nào cho đủ? Một máy chủ trung tâm với cơ
sở dữ liệu người dùng, 1 mail server, 1 web server, 1 file server vẫn là giải pháp nằm trên giấy
của hầu hết các doanh nghiệp ở nước ta. Đa phần các doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí bằng cách
cắt giảm những máy chủ (servers) chuyên dụng và tích hợp các dịch vụ vào một máy chủ duy
nhất để kiêm nhiệm tất cả các dịch vụ. Chính vì thế, hiệu năng của hệthống này hoạt động ì ạch
kém hiệu quả và nguy cơ rủi ro tăng cao. Đây cũng chính là lỗ thủng trong túi tiền các doanh
nghiệp.
Với Goolge Application, doanh nghiệp có cơ hội sửdụng giải pháp chuyên nghiệp mà họ mơ
ước. Mail của doanh nghiệp, tàiliệu của doanh nghiệp và cả website của họ được Google bảo
hộ trên các hệthống máy chủ của 1 tập đoàn tầm cỡ thế giới. Đó có phải là giải pháp bạn mơ
ước?
Cam kết ổn định và bảo mật:
Với tiếng tăm, uy tín của Google cùng đội ngũ kỹ sưtài ba của mình, Google không ngại khẳng
định với người sửdụng những điều khoản và cam kết khi sửdụng dịch vụ và các công tác bảo
mật thông tin nhạy cảm (bạn đọc tham khảo tại đây:
http://www.google.com/a/help/intl/en/admins/terms.html). Bảo mật thông tin cá nhân cho người
sử dụng, doanh nghiệp và duy trì sự ổn định của dịch vụ là nhiệm vụ sống còn của Google thì
làm sao Google lại xao lãng và coi nhẹ công tác này được.
Thực tế cũng cho thấy rằng các ứng dụng của Google ít khi gặp lỗi và bị khai thác bởi giới tin
tặc. Các ứng dụng như Gmail, Docs&SpreadSheet, đều được mã hóa kết nối bảo mật, thông
tin được mã hoá mỗi khi người dùng truy cập vào ứng dụng. Hơn thế nữa, đa số các ứng dụng
của Google đều được cả người dùng trên toàn thế giới thử nghiệm trong một khoản thời gian
dài trước khi tung ra bản chính thức. Chính vì thế, Goolge Application ít mắc lỗi so với các ứng
dụng khác của các hãng như Microsoft, Yahoo, MicroSystem,
Những số liệu thực tế cùng với lộ trình kiểm nghiệm và phát triển của các ứng dụngGoogle là
minh chứng cụ thể cho mức độ ổn định và bảo mật của dịch vụ của Goolge là hoàn toàn tin
tưởng được.
Tiết kiệm chi phí nhất:
Google không phải là nhà cung cấp các ứng dụng trực tuyến duy nhất, nhưng là nhà cung cấp
"thoải mái" nhất. Bên cạnh Google Application, còn có Office Live của Microsoft, Mail Yahoo
Plus của Yahoo Inc, Online Office của Thinkfree, Tuy nhiên, các tập đoàn này không rộng rãi
như Google, nếu muốn sửdụng Office live của Microsoft, bạn có thể đăng ký miễn phí nhưng
thiếu thư điện và ứng dụng lịch để lên kế hoạch công việc. Nếu bạn muốn sửdụng webmail
chuyên nghiệp của Yahoo bạn phải chịu bỏ chi phí hàng trăm USD để mua tài khoản PLus.
Trong khi đó GoogleApplication cung cấp miễn phí cho người sửdụng tất cả các ứng dụng cần
thiết mà mà tính năng không hề thua kém các ứng dụng thương mại khác.
Hộp thư Email hoàn mỹ: Google cung cấp >2GB dung lượng mail (bản Standard) hay 10GB
email (trong bản for Education và bản Standar miễn phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.). Gmail
được người dùng đánh giá là ứng dụng webmail tốt nhất hiện nay.
Hình 1: Hộp thư GMail
Soạn thảo trực tuyến tiện dụng: Với bộ ứng dụng Docs&SpreadSheet được đánh giá khá mạnh
mẽ so với các ứng dụng soạn thảo trực tuyến hiện có trên Internet cũng được cung cấp miễn phí
trong gói này. Người dùng có thể soạn thảo văn bản như trong MS Word, và soạn thảo bảng
tính như trên MS Excel, lại có thể chia sẻ và làm việc theo nhóm các văn bản trực tuyến. Với
nhu cầu soạn thảo không cao lắm, Docs&SpreadSheet hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu của
bạn.
Hình 2: Google Docs&SpreadSheet
Tổ chức công việc bằng Google Calendar: Google Canlendar sẽ cho bạn sự bất ngờ khi sử dụng
chương trình Lịch làm việc này. Nếu bạn quen sự tổ chức công việc trên lịch của MS Outlook,
bạn có thể dễ dàng làm quen với Google Canlendar. Bạn còn có thể tạo nhiều lịch làm việc khác
nhau và chia sẻ lịch làm việc với đồng nghiệp của mình bất cứ nơi đâu thông qua mạng Internet.
Hình 3: Google Calendar
Tự xây dựng website cá nhân: Bạn đã từng xây dựng một trang web cá nhân cho mình bao giờ
chưa? Bạn có biết làm một website? Câu trả lời "làm được" sẽ không quá nhiều với hầu hết
những người làm văn phòng Tuy nhiên, với Google Page Creater, là một người dùng cuối
hoàn toàn có thể tạo nên những trang web đẹp cho chính mình. Công cụ giúp cho nhân viên của
bạn tự do sáng tạo và quảng bá về sản phẩm của họ.
Trang chủ tích hợp: Đây là trang tích hợp tất cả công việc của bạn. Trang chủ này, bạn có thể
xem được email trong GMAIL, đọc tin qua RSS của các trang báo, quản lý tập tin văn bản của
Goolge Docs&SpreadSheet, và nhiều tiện ích khác
Có một điểm rất được người sửdụng chú ý là Google hào phóng cho phép người sửdụngdùng
chính tên miền (domain) của chính công ty mình trỏ tới các ứng dụng. Có nghĩa rằng, bạn vẫn
dùng các dịch vụ của Google nhưng tên miền không còn là @gmail.com hay google.com nữa
mà được thay bằng tencongty.com.
Lựa chọn, đăng ký và cấu hình:
Hiện tại, Google cung cấp 3 gói phần mềm: gói Standard Edition cung cấp miễn phí, Premier
Edition cho doanh nghiệp với giá 50$/1 tài khoản/1 năm, và gói Education Edition với đầy đủ
tính năng cung cấp miễn phí cho các tổ chức giáo dục có nhu cầu. Nếu bạn là doanh nghiệp
nhỏ, xí nghiệp hay cơ sở sản xuất nhỏ, bạn không cần phải bỏ tiền túi để mua phiên bản
Premier, phiên bản Standard hoàn toàn đủ cho nhu cầu của bạn.
Hình 4: Các gói của Google Application
Cách thức đăng ký: Truy cập vào trang địa chỉ: http://www.google.com/a và nhấp vào nút Get
Started.
Bước 1: Nhấp nút SingUp bên dưới phiên bản Standard Edition
Bước 2: Cung cấp tên miền của công ty vào mục Enter your domain name: và nhấp nút Use my
domain. Lựa chọn làm administrator
Hình 5:Cung cấp tên miền cho công ty
Bước 3: Cung cấp các thông tin cá nhân. Quan trọng nhất là mục Numbers of users, bạn nên
chọn là 2000. Google cho bạn đăng ký tối đa là 2000 tài khoản. Nếu bạn sửdụng vượt quá số
tài khoản này, bạn có thể yêu cầu xin cấp thêm số lượng tài khoản mới.
Hình 6: Cung cấp các thông tin cá nhân
Bước 4: Đến đây bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin để khởi tạo tài khoản cao nhất
(Administrator) để quản trị toàn bộ ứng dụng. Sau khi đã cung cấp các thông tin cần thiết, bạn
phải đọc và chấp nhận những điều khoản quy định của Google khi sửdụng ứng dụng này. Nhấp
vào nút I accept, Continue with setup khi bạn đã sẵn sàng
Hình 7: Khởi tạo tài khoản Admin
Cấu hình các ứng dụng: Sau bước 4 đăng ký thành công, bạn được đưa đến màn hình quản trị
ứng dụng của Goolge. Khu quản trị trông giống như hình bên dưới
Hình 8: Khu vực quản trị của Google Application
Trong các bước cấuhình ứng dụng trong bộ GoogleApplication này, khó nhất là phần cấuhình
DNS cho để sửdụng ứng dụng Gmail mang tên miền của bạn. Các ứng dụng còn lại chỉ cần cấu
hình lại địa chỉ truy cập cho phù hợp với doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cấuhình từng bước một.
Để sửdụng được Gmail mang tên miền của bạn. Bạn phải thay đổi giá trị của thẻ MX trên DNS
của tên miền (domain). Để thực hiện việc thay đổi này, bạn phải có quyền quản trị tên miền của
công ty. Đối với một số tên miền, bạn không có quyền điều chỉnh thẻ MX mặc dù tên miền đó
bạn mua hẳn hoi. Tuy nhiên, bạn có thể sửdụng dịch vụ EveryDNS tại trang http://everydns.net
để tạo ra các thẻ MX sửdụng dịch vụ của Google.
Google có cả một phần hướng dẫn cấuhình MX cho một số các nhà cung cấp domain nổi tiếng
như GoDady, eNom, Nếu nhà cung cấp domain của bạn có trong danh sách này, bạn có thể
tham khảo hướng dẫn của Googletại đây: http://www.google.com/support/a/bin/ y?
answer=48090
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ cấuhình thẻ MX của tên miền thông qua dịch vụ EveryDNS. Giả
sử rằng bạn đã đăng ký tài khoản trên http://everydns.net, và bạn đã cấuhìnhđúng cho Domain
của bạn sửdụng Everdns làm trung gian.
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên http://everydns.net, và chọn domain bạn muốn
thêm thẻ MX.
Bước 2: Tạo những Record cần thiết cho Domain.
Đầu tiên, bạn cần tạo những thẻ (record) loại MX để nhận dạng Mail server của Google. Trong
mục Add a record, bạn nhập vào các thông số sau:
[...]... vấn đề đáng quan tâm khi sử dụng các dịch vụ trực tuyến là tính bảo mật không cao Khả năng dữ liệu nhạy cảm bị rò rỉ là rất cao Tuy nhiên, với ứng dụng của Google, bạn khỏi phải lo điều này Tuy Google cung cấp ứng dụng này miễn phí nhưng các vấn đề bảo mật rất được coi trọng Bộ ứng dụngGoogle App đang sử dụng bởi nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên toàn cầuGoogle hướng bộ ứng dụng này đến những doanh... CNTT như các doanh nghiệp lớn Google App là một cơ hội lớn cho những doanh nghiệp nhỏ sử dụng công nghệ thông tin vào công việc với tính chuyên nghiệp cao và tiết kiệm chi phí nhất Với Google App, mỗi tài khoản sở hữu 20GB dung lượng Email, sử dụng miễn phí ứng dụng soạn thảo trực tuyến Docs&SpreadSheet, bộ Calendar-Lịch làm việc thông minh và các dịch vụ tạo website của google ... giá trị của thẻ này sẽ trỏ tới ghs .google. com Chi tiết cách tạo một thẻ CNAME cho Email: Hình 10: Tạo CNAME cho mail Tiếp tục như vậy, bạn sẽ tạo cho các subdomain sau: • start cho trang chủ cá nhân • lich cho ứng dụng Calendar • web cho ứng dụng Page Creater • lich cho lịch cá nhân Bước 3: tạo các tên miền rút gọn cho các ứng dụng Từ màn hình quản trị của Google Application, chọn Service Settings... mục Web Address khi trang cấuhình Start Page xuất hiện Nếu bạn muốn cấuhình từng ứng dụng, bạn lặp lại bước trên hoặc bạn thay đổi URL của tất cả các ứng dụng bằng cách nhấp vào đường link Change URLs for all domain services phía trên Hình 11: Thay đổi URL cho các ứng dụng Khi đã cung cấp các địa chỉ đúng với các thẻ CNAME mà bạn tạo ở bước trên, nhấp Continue để tiếp tục Google sẽ đưa bạn đến một... bạn đã tạo ra ở các bước trên Từ màn hình quản lý của Goolge Application, bạn click vào mục User Account và chọn 1 trong 2 cách tạo tài khoản người dùng: tạo từng tài khoản (Create a new user) và tạo hàng loạt (Upload many users at once) Cuối cùng, bạn hãy soạn một email gửi đến tất cả những nhân viên của mình thông qua các email đang sử dụng của họ hay qua các phương tiện khác về các thông tin truy.. .Hình 9: Tạo một thẻ MX mới trong tài khoản EveryDNS.net Cứ tiếp tục như vậy, bạn sẽ thêm các thẻ MX lần lượt với các MX server còn lại của Google cho đến khi thông số các thẻ trên tên miền của bạn trông giống như sau: Current Records: Google còn cho phép bạn tạo ra những địa chỉ truy cập đến các ứng dụng này trên Domain của bạn bằng cách tạo nên những thẻ CNAME ánh xạ đến server của Google Từ... tới ghs .google. com, bạn nhấp nút I haved complete this task Và cuối cùng bạn sẽ được hình sau: Bước 4: Tạo User và thông báo dịch vụ mới Bước cuối cùng là tạo tài khoản cho những thành viên trong công ty và thông báo cho họ truy cập vào các dịch vụ Email, Lịch trực tuyến, Soạn thảo trực tuyến, tạo website, lập trang chủ cá nhân thông qua các địa chỉ mà bạn đã tạo ra ở các bước trên Từ màn hình quản . Cấu hình sử dụng hệ thống mail Google Application
Đi đầu trong cuộc cách mạng thế chân các ứng dụng truyền thống chạy trên nền Desktop. cấu hình ứng dụng trong bộ Google Application này, khó nhất là phần cấu hình
DNS cho để sử dụng ứng dụng Gmail mang tên miền của bạn. Các ứng dụng còn lại