Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ doc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ WEBOFFICE 2010 MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN Hà nội, năm 2010 CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com 1. Giới thiệu. Chức năng: Quản lý văn bản và quá trình cán bộ Xử lý văn bản. Các loại văn bản cần quản lý là: văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, hồ sơ văn bản. 2. Hướng dẫn sử dụng. 2.1. Quản lý các Danh mục của phân hệ 2.1.1. Loại văn bản. Chọn chức năng Danh mục ở Menu bên trái của phân hệ, Màn hình sẽ hiển thị như sau. Để thêm kiểu văn bản vào một loại văn bản thì chọn Nút lệnh như trong hình vẽ, màn hình sẽ hiện sư sau: CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Để chọn các kiểu văn bản cần add thì chúng ta chỉ việc check ô check box bên cạnh, nếu muốn chọn tất cả thì chọn nút màu xám trên cùng như hình vẽ, sau khi chọn xong thực hiện lệnh cập nhật để lưu lại những thay đổi. 2.1.2. Kiểu văn bản. Để thêm mới một kiểu văn bản chúng ta chọn chức năng thêm mới trong tab Kiểu văn bản như hình vẽ. Để sửa một kiểu văn bản chọn bút chì trong ô chức năng của kiểu đó, tương tự với lệnh xóa. Các mũi tên hướng lên và xuống để sắp xếp thứ tự hiển thị của các kiểu văn bản. CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Màn hình thêm mới một kiểu văn bản khi chọn lệnh thêm mới như sau: Chọn lệnh Cập nhật để lưu lại kiểu văn bản vừa khai báo. 2.1.3. Trạng thái Trạng thái của các văn bản. Để thêm mới một trạng thái chọn lệnh thêm mới trong tab Trạng thái như hình vẽ. 2.1.4. Cơ quan ban hành văn bản đến Là các cơ quan gửi văn bản, công văn, … đến đến văn phòng của đơn vị. Để thêm mới một cơ quan ban hành văn bản đến thì chúng ta chọn lệnh thêm mới như hình vẽ. CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com 2.1.4. Cơ quan ban hành văn bản đi Cơ quan ban hành văn bản đi chính là đơn vị (UBND), hoặc các cơ quan, sở ban ngành trực thuộc. 2.2. Phân quyền Chọn chức năng phân quyền từ menu trái của phân hệ. Phân hệ quản lý văn bản gồm các quyền hạn sau: - Quyền quản trị: là quyền thao tác cao nhất đối với phân hệ. - Chức vụ Thêm văn bản: Là những nhóm cán bộ có chức vụ đó sẽ có quyền thêm một văn bản vào hệ thống khi có văn bản đến hoặc đi. - Chức vụ nhận ý kiến phân phối: là những nhóm cán bộ, lãnh đạo sẽ nhận được các ý kiến phân phối văn bản khi mà có ý kiến xin phân phối. CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com - Chức vụ xin ý kiến phân phối: là những nhóm cán bộ có quyền gửi thông tin xin ý kiến tới lãnh đạo hoặc cán bộ có quyền nhận ý kiến phân phối. - Chức vụ phân phối: là những nhóm cán bộ có quyền phân phối văn bản khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, phân tới những bộ phận, phòng ban nào để xử lý văn bản. - Chức vụ thêm công việc: - Chức vụ theo dõi: 3. Văn bản đến Chọn Văn bản đến từ menu trái của phân hệ: Tại đây sẽ lưu trữ toàn bộ các văn bản đến của cơ quan, Người quản trị có thể thêm mới văn bản, sửa, xóa văn bản và xem chi tiết một văn bản. CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com 3.1. Thêm mới văn bản đến CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Sau khi khai báo tất cả các thuộc tính của văn bản, chọn nút cập nhật (hình vẽ) để lưu lại thông tin về văn bản. 3.2. Chi tiết một văn bản Từ màn hình danh sách các văn bản đến chọn một văn bản cần xem bằng cách chọn tên hoặc số ký hiệu văn bản. Trên màn hình chi tiết chúng ta có thể sửa thông tin văn bản bằng cách chọn lệnh sửa văn bản. Lệnh xin ý kiến phân phối sẽ được hiển thị với những cán bộ đã được cấp quyền xin ý kiến cán bộ. CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Để xin ý kiến phân phối, chọn lệnh “Xin ý kiến phân phối” màn hình như sau: Ý kiến sẽ được gửi tới lãnh đạo được chọn ở phía dưới. Khi đó lãnh đạo sẽ phản hồi lại ý kiến của cán bộ. Để phản hồi lại ý kiến lãnh đạo chọn lệnh Phản hồi ở dưới phần ý kiến. CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Sau khi lãnh đạo cho ý kiến thì cán bộ có nhiệm vụ phân phối văn bản sẽ thực hiện theo chỉ thị của lãnh đạo. 3.3. Phân phối văn bản Sau khi có ý kiến của lãnh đạo về việc xử lý văn bản, cán bộ phân phối văn bản sẽ thực hiện nhiệm vụ phân phối văn bản theo ý kiến của lãnh đạo. (hình vẽ) Màn hình phân phối văn bản như sau: [...]... xử lý Giúp cho việc quản lý văn bản một cách thuận lợi nhất CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Chọn chức năng thêm mới để tạo mới một hồ sơ Khai báo thông tin về hồ sơ và lưu lại thông tin hồ sơ đó Để thêm một văn bản vào hồ sơ vừa tạo, chọn tên hồ sơ để xem thông. .. đó để xem thông tin và thực hiện xử lý văn bản như hình trên Xin ý kiến phân phối Phân phối văn bản CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại:... GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Sau khi khai báo tất cả các thông tin về văn bản, thì chọn lệnh cập nhật để lưu lại văn bản này CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4)...CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Sau khi chọn phòng ban tham gia xử lý, người chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý thì chọn lệnh Cập nhật để gửi tới các phòng ban và đơn vị tham gia xử lý 4 Văn bản đi Là các văn bản của cơ quan gửi đi cho các... 6519 ; Email: info@VietTotal.com 5 Báo cáo 5.1 Văn bản đến Thống kê số lượng văn bản trong mỗi loại, hỗ trợ xuất ra dạng file Excel hoặc file FDF CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Sau khi có được danh sách thống kê, chúng ta có thể lựa chọn xuất ra dạng Excel hoặc... một lúc CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Chọn Chuyển vào hồ sơ để kết thúc công việc thêm văn bản vào hồ sơ 6.2 Hồ sơ đã kết thúc Là hồ sơ đã được đóng lại để lưu trữ tại cơ quan phục vụ cho quá trình tra cứu tài liệu Để thêm mới một hồ sơ kết thúc cũng tương... báo thông tin về hồ sơ và lưu lại thông tin hồ sơ đó Để thêm một văn bản vào hồ sơ vừa tạo, chọn tên hồ sơ để xem thông tin hồ sơ, và thực hiện thêm văn bản vào hồ sơ CÔNG TY GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Địa chỉ: số 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: ( 84 4) 295 6519 ; Email: info@VietTotal.com Chọn chức năng thêm văn bản để thêm văn bản vào hồ sơ vừa