XÂY DỰNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN 5s và TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ 5s của một đơn vị cụ THỂ

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NHĨM MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG XÂY DỰNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN 5S VÀ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ 5S CỦA MỘT ĐƠN VỊ CỤ THỂ Giảng viên hướng dẫn: TRẦN THỊ MỸ PHƯỢNG Nhóm thực hiện: 05 Ca: Thứ: TP HCM, THÁNG 10, NĂM 2021 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 05 STT Họ tên Phạm Thúy An MSSV 71901291 Công việc - Tổng hợp Word - Phân tích S1 Mức độ hồn thành Ghi 100% - Phân tích S5 Phạm Thị Minh Anh 71902019 - Tìm nội dung chương 100% - Tổng hợp Word Phan Thị Vân Anh 71901301 - Thuyết trình 100% - Tìm nội dung chương - Làm PowerPoint Phan Ngọc Mai Hương 71900423 - Tìm hình ảnh 100% - Phân tích S4 - Phân tích S2 Phan Thị Diễm Quỳnh 71902038 - Mục tiêu 5S 100% - Tìm nội dung chương - Thuyết trình Phan Thị Bảo Yến 71901571 - Phân tích S3 - Tìm nội dung chương 100% Nhóm trưởng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu quy trình 5S 1.1.1 Khái niệm 5S 1.1.2 Lợi ích 5S 1.1.3 Mục tiêu 5S 1.1.4 Bốn yếu tố định thành công 5S 1.2 Giới thiệu doanh nghiệp CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ VÀ KHỞI ĐỘNG 5S 2.1 Thành lập ban đạo thực 2.2 Xác định người thực 2.3 Đào tạo thực 5S CHƯƠNG 3: ÁP DỤNG 5S 3.1 S1 – Sort – Sàng lọc 3.2 S2 – Seiton – Sắp xếp 11 3.3 S3 – Shine – Sạch 15 3.4 S4 - Standardize– Săn sóc 18 3.5 S5 - Sustain - Sẵn sàng 20 3.6 Tiêu chí đánh giá 22 CHƯƠNG 4: MỞ RỘNG 26 4.1 Những khó khăn gặp phải 26 4.2 Giải pháp 26 PHẦN KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH Bảng 1.1: Các yếu tố 5S theo ngôn ngữ Bảng 2.1: Người thực quy trình 5S Bảng 3.1: Bảng phân cơng trì thực 5S 19 Bảng 3.2: Bảng tiêu chí đánh giá 23 Hình 3.1: Sơ đồ phân loại vật dụng (Ảnh: Việt Quality) 10 Hình 3.2: Sơ đồ phân loại tồn kho (Ảnh: Việt Quality) 10 Hình 3.3: Sơ đồ cách phân loại xếp vật dụng cần dùng 12 Hình 3.4: Ví dụ cách xếp vật dụng cần dùng (Nguồn: Lavan) 13 Hình 3.5: Hình ảnh minh họa trước sau thực S2 (Nguồn: Ida) 14 Hình 3.6: Lựa chọn dụng cụ thực (Nguồn: Lavan) 17 Hình 3.7: Sơ đồ tiêu chuẩn (Nguồn: Elearning-ability TDT) 18 Hình 3.8: Khái quát thực S5 (Nguồn: Elearning-ability TDT) 21 LỜI MỞ ĐẦU Con người trung tâm phát triển yếu tố định đem lại thành công cho doanh nghiệp Xuất phát từ quan điểm mà mơ hình thực hành 5S đời áp dụng Nhật Bản tảng góp phần mang lại thành cơng cho hệ thống quản lý chất lượng 5S tạo mơi trường sẽ, tiện lợi giúp ích cho tổ chức, doanh nghiệp Từ đó, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng Ngày nay, chương trình 5S ứng dụng rộng khắp lĩnh vực, ngành nghề tin tưởng đơng đảo doanh nghiệp tồn giới Việt Nam không ngoại lệ Nhằm nâng cao xuất, giảm thiểu sai sót chi phí, đồng thời kiểm soát dịch vụ mà ngày nhiều ngân hàng Việt Nam áp dụng mơ hình 5S vào hệ thống vận hành Đó lý mà nhóm chúng tơi định xây dựng chương trình 5S để áp dụng Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu quy trình 5S 1.1.1 Khái niệm 5S 5S bắt đầu phần “Hệ thống sản xuất Toyota” (TPS), phương thức sản xuất bắt đầu áp dụng nhà lãnh đạo Cơng ty Ơ tơ Toyota vào khoảng đầu kỷ 20 Hệ thống này, thường gọi sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), nhằm mục đích tăng giá trị sản phẩm dịch vụ cho khách hàng cách tìm loại bỏ tiêu hao lãng phí từ quy trình sản xuất 5S coi phần tảng Hệ thống sản xuất Toyota, nơi làm việc sẽ, xếp có tổ chức, việc đạt mục tiêu cần nhiều nỗ lực, cố gắng Bảng 1.1: Các yếu tố 5S theo ngôn ngữ Tiếng Nhật Tiếng Anh Tiếng Việt Seiri Sort Sàng lọc Seiton Straighten Sắp xếp Seiso Shine Sạch Seiketsu Standardize Săn sóc Shitsuke Sustain Sẵn sàng Các yếu tố 5S:  Sàng lọc: Phân loại, di dời, bỏ thứ không cần thiết  Sắp xếp: Tổ chức vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại  Sạch sẽ: Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ  Săn sóc: Duy trì 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) lúc nơi  Sẵn sàng: Rèn luyện, tạo thói quen nề nếp, tác phong thực 5S 1.1.2 Lợi ích 5S  Nâng cao suất (P-Productivity)  Nâng cao chất lượng (Q-Quality)  Giảm chi phí (C-Cost)  Giao hàng hạn (D-Delivery)  Đảm bảo an toàn (S-Safety)  Nâng cao tinh thần (M-Morale)  5S áp dụng với loại hình tổ chức quy mơ doanh nghiệp 1.1.3 Mục tiêu 5S 5S phương pháp nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp Mục tiêu chương trình 5S bao gồm:  Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc  Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, cơng sức  Nâng cao ý thức, trách nhiệm đạo đức nhân viên  Xây dựng, nâng cao tinh thần đồng đội người  Xây dựng sở để đưa vào cải thuật cải tiến  Xây dựng môi trường làm việc an toàn, gọn gàng,  Tăng cường hiệu suất cơng việc, hạn chế sai sót 1.1.4 Bốn yếu tố định thành công 5S  Có cam kết lãnh đạo Lãnh đạo phải đầu thể cam kết hành động điều kiện tiên cho thành công 5S Nhiệm vụ lãnh đạo hình thành chế để thực chương trình định người hỗ trợ thực Để áp dụng hiệu chương trình 5S đạt kết thực khơng phải hiểu mà phải áp dụng thực tiễn Do cán điều hành hướng dẫn 5S phải thực 5S làm gương cho người tham gia Chỉ nói miệng tay năm ngón khơng thành cơng  “ĐIỀU KIỆN QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG”  Đào tạo hướng dẫn cán nhân viên Trước hết, người hỗ trợ chương trình nên tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo nên tổ chức chương trình đào tạo tồn cơng ty Sau đó, cần phác thảo kế hoạch dài hạn thực thực kế hoạch Trưởng Khoa/Phịng tăng cường cơng tác đào tạo, huấn luyện nhân viên Mọi người thường xuyên học tập, chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với đơn vị ban công ty Từ đó, người biết việc phải làm biết cách làm việc  Sự tự giác tham gia tất người Bí thành cơng tạo mơi trường thích hợp giúp người tham gia Sau đó, nhân viên cần khuyến khích đưa sáng kiến thực chương trình Nói cách khác, để đảm bảo cho thành cơng chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch thực với tất người Thể “5S cho mình”, từ tự nguyện, tự giác tham gia  “ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG BỀN VỮNG”  Duy trì cải thiện khơng ngừng Quy trình 5S lặp lại liên tục mức cao thiết kế cải tiến việc quản lý Sự nhận thức đắn phương pháp thực chương trình có tính hệ thống Hơn nữa, ban 5S cần tiếp tục trì hoạt động kiểm tra trường hàng ngày Giám sát, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với tất nhân viên xây dựng, cải tiến để phát triển 1.2 Giới thiệu doanh nghiệp Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc, với phương châm “Đến với chúng tôi, hạnh phúc đến với bạn” Được thành lập vào ngày 30/1/2012, trụ sở quận 3, thành phố Hồ Chí Minh Hiện nay, Hạnh Phúc xây dựng mạng lưới lớn mạnh với 16 chi nhánh phòng giao dịch, 200 máy ATM toàn quốc Ngân hàng Hạnh Phúc ngân hàng tư nhân với đội ngũ nhân viên 1000 người làm việc Sau gần 10 năm hoạt động phát triển, ngân hàng tồn nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ ngân hàng  Xử lý cơng việc cịn nhiều sai sót  Nơi làm việc khơng gọn gàng  Tinh thần làm việc thấp  Một số thiết bị, dụng cụ nhanh chóng bị xuống cấp nhìn cũ kỹ Để nâng cao chất lượng dịch vụ lên, ngân hàng triển khai kế hoạch đưa quy trình 5S vào hoạt động Theo kế hoạch quy trình thực văn phịng chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, từ ngày 27/10/2021 đến 27/10/2022 Khi đạt kết tốt, triển khai quy trình tồn chi nhánh ngân hàng CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ VÀ KHỞI ĐỘNG 5S 2.1 Thành lập ban đạo thực Việc thành lập ban đạo ban chức để thực 5S nhằm đảm bảo tham gia tất người hệ thống quán, hướng tới mục tiêu 5S Với ban sau:  Ban đạo 5S: ban lãnh đạo ngân hàng, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch triển khai tổng thể, cung cấp nguồn lực cần thiết, kiểm tra theo dõi việc thực 5S, đạo hoạt động 5S toàn công ty  Ban đào tạo đánh giá 5S: phận nhân ngân hàng, thực việc đào tạo 5S cho người, xem xét mức độ thực 5S phận cơng ty, thiết lập tiêu chí đánh giá, lập báo cáo tình hình thực 5S tồn cơng ty  Ban quảng bá 5S: phận truyền thông ngân hàng, cung cấp thông tin, thúc đẩy tinh thần thực 5S qua thi, thiết lập tin 5S, đảm bảo người biết trách nghiệm hoạt động 5S phận công ty 2.2 Xác định người thực Bảng 2.1: Người thực quy trình 5S Vị trí Người đảm nhiệm Công việc - Đảm bảo tham gia tồn cơng ty Trưởng ban 5S Giám đốc ngân hàng - Quy định trách nhiệm cho vị trí - Cam kết hỗ trợ hoạt động 5S - Trao đổi thông tin với tất người liên quan Điều phối viên 5S Phó Giám đốc ngân hàng - Hỗ trợ hoạt động triển khai 5S nhóm - Động viên giám sát hoạt động triển khai 5S - Hỗ trợ việc triển khai áp dụng 5S Ủy viên 5S - Đảm bảo kế hoạch triển khai 5S Trưởng phận nhân viên - Giám sát hệ thống đo lường kết thực Thực 5S Toàn nhân viên - Tham gia vào hoạt động 5S nhóm cách tích cực 15  Tiêu chuẩn Các đối tượng nơi làm việc sau xác định cần dùng xếp đảm bảo chỗ, an toàn, thuận tiện mỹ quan - Đúng = Đúng vị trí phát thảo + Đúng số lượng cần thiết - An toàn = Dễ lại + Dễ thao tác + Dễ vận chuyển - Thuận tiện = Dễ tìm + Dễ thấy + Dễ lấy + Dễ kiểm tra + Dễ vệ sinh - Mỹ quan = Gọn gàng + Ngăn nắp + Đẹp mắt 3.3 S3 – Shine – Sạch  Khái quát Sạch giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo mơi trường, mỹ quan nơi làm việc Công việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực Làm khu vực làm việc điều quan trọng Bước làm giúp loại bỏ bụi bẩn, giảm căng thẳng để thể tâm trí thoải mái, khỏe mạnh sẵn sàng cho ngày Việc vệ sinh thường xuyên giúp kiểm tra tránh việc hỏng hóc đồ vật nơi làm việc Ngoài ra, cần lên kế hoạch cho việc thường xuyên kiểm tra vệ sinh để trì mơi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, Gắn trách nhiệm, quy định cho nhân viên khu vực, làm việc người ta biết trách nhiệm nhiệm vụ cần làm khu vực Thiết lập chu trình cách thường xuyên, đảm bảo môi trường làm việc hàng ngày hàng tuần Việc đảm bảo vệ sinh cần phải có giám sát cấp cách liên tục, nhân viên coi niềm tự hào đóng góp sâu sắc tổ chức 16  Nguyên tắc - Từ xuống dưới, từ ngồi - Phân cơng nhiệm vụ cụ thể thực theo phân công - Kết hợp công tác vệ sinh với kiểm tra - Thực chu trình: qt dọn - lau chùi - đánh bóng - kiểm tra - chỉnh đốn  Các bước thực Bước 1: Xác định khu vực, phân công trách nhiệm lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày/tuần/tháng) - Mỗi ngày nhân viên cần dành từ 5-10 phút để lau dọn trước sau làm việc khu vực bàn làm việc cá nhân Các đối tượng cần vệ sinh khu vực này: thiết bị bao gồm máy tính, tủ đựng dụng cụ, bàn, ghế làm việc sàn nhà bàn làm việc Các khu vực chung lối đi, hành lang phịng ban lên lịch phân cơng cụ thể cho nhân viên - Vào cuối tháng nhân viên tổng vệ sinh khu vực văn phòng làm việc theo phịng ban mình, khu vực chung (sảnh, khu vực giao dịch) Mỗi phòng ban tự lên biểu đồ nhiệm vụ: Sử dụng đồ bố trí khu vực làm việc Tên nhiệm vụ người chịu trách nhiệm thực vệ sinh đánh dấu khu vực cụ thể Các đối tượng cần vệ sinh khu vực bao gồm thiết bị, máy móc, bàn làm việc, ghế, tủ, dụng cụ, lối đi, tường, sàn nhà, thảm kính, cửa sổ cửa Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thiết bị dụng cụ vệ sinh phù hợp với vật cần vệ sinh Dụng cụ vệ sinh cần thiết công ty chuẩn bị: khăn lau, bình xịt phun sương, xơ đựng nước, lọ kem tẩy đa năng, máy hút bụi, chổi quét bàn sàn nhà, đồ hốt rác, lau sàn, túi đựng rác thùng đựng rác mini 17 Hình 3.6: Lựa chọn dụng cụ thực (Nguồn: Lavan) Bước 3: Tiến hành thực vệ sinh theo lịch xác định theo sơ đồ phân công - Cần phải loại trừ/ hạn chế nguồn gây dơ bẩn - Mọi vấn đề bất thường phát phải xử lý báo cáo cho trường phịng ban làm việc - Chụp ảnh tồn cảnh cận cảnh trước sau thực S3 – Sạch up lên trang web 5S công ty để báo cáo  Tiêu chuẩn - Không có rác thải, bụi bẩn, mạng nhện dấu hiệu tình trạng vệ sinh nơi làm việc, lối chung riêng tồn cơng ty - Các nguồn gây dơ bẩn ngăn chặn, giảm thiểu, loại trừ - Tất đối tượng (dụng cụ, trang thiết bị làm việc) sử dụng tình trạng an tồn - Nơi làm việc ln trì tình trạng vệ sinh tốt 18 Hình 3.7: Sơ đồ tiêu chuẩn (Nguồn: Elearning-ability TDT) 3.4 S4 - Standardize– Săn sóc  Khái quát Săn sóc việc tạo nên quán để trì 3S đầu tiên, cốt lõi quy trình Săn sóc 5S xây dựng hệ thống trì sẽ, ngăn nắp, gọn gàng kiểm sốt cơng cụ dụng cụ nơi làm việc Hơn nữa, săn sóc giúp doanh nghiệp tránh vấn đề trở lại tình trạng ban đầu theo thời gian thông qua trì hệ thống kiểm tra, giám sát Chính vậy, người tổ chức phải tuân thủ theo quy trình để ngân hàng trở thành thể thống để phát triển  Nguyên tắc Ngun tắc Khơng: “Khơng có vật vơ dụng – Khơng bừa bãi – Khơng dơ bẩn” - Khơng có vật vô dụng (S1): Chủ động kiểm tra, loại bỏ vật dụng dư thừa Chỉ để lại vật dụng cần thiết, số lượng thời điểm - Khơng bừa bãi (S2): Tránh để tình trạng đồ đạc xếp khơng vị trí Tối ưu hóa việc kiểm tra bố trí vật dụng Quản lý cơng cụ, dụng cụ cách thiết lập trì quy chuẩn thao tác 19 - Ngăn ngừa dơ bẩn (S3): Phát khắc phục tác nhân gây bụi bẩn, làm vệ sinh, cảnh quan khu vực làm việc Tiến hành kiểm tra đảm bảo việc vệ sinh vị trí thường xuyên  Các bước thực Bước 1: Phân công người chịu trách nhiệm thực - Tất nhân viên phải hiểu rõ nhiệm vụ cách thức thực nhiệm vụ - Các cấp quản lý hướng dẫn phân công cụ thể cho nhân viên, đứng động viên nhân viên thực săn sóc quy trình 5S Bước 2: Quy trình 5S phải thực gắn liền với công việc hàng ngày Cần phải trì thực 3S đầu tiên: sàng lọc, xếp, sẽ, tránh để tình trạng 5S bị lơ Bảng 3.1: Bảng phân cơng trì thực 5S Thời gian thực Tần suất thực Người thực Thực lần/ngày trước Hàng ngày phút Hàng tuần 10-30 phút Thực vào cuối tuần Hàng tháng 30-60 phút Thực vào cuối tháng Hàng quý 1- Thực vào cuối quý Hàng năm 2-4 Thực vào cuối năm sau kết thúc công việc Mọi người 20 Bước 3: Kiểm tra tình trạng trì Tạo thói quen kiểm tra tình trạng hiệu thực thơng qua bảng đánh giá tiêu chí 5S Bên cạnh việc trì thói quen 3S hàng ngày, có thêm sách khen thưởng nhằm khích lệ nhân viên: - Chọn nhân viên/ nhóm nhân viên xuất sắc thực tốt quy trình 5S - Khen thưởng nhân viên trước họp tổng kết - Giao cho nhân viên trở thành trưởng nhóm phận quản lý quy trình 5S cho phận họ - Có thể tặng cho nhân viên hồn thành tốt voucher mua sắm cặp vé xem phim  Tiêu chuẩn - Các hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” “Sạch sẽ” tiêu chuẩn hóa nhân viên thấu hiểu, thực thường xuyên - Khơng cịn vật dụng dư thừa, đồ dùng không cần thiết - Không gian làm việc gọn gàng, thao tác nhanh - Môi trường làm việc - Khắc phục hạn chế, thiếu sót qua trình thực kiểm tra 3.5 S5 - Sustain - Sẵn sàng  Khái quát Sẵn sàng thể ý thức tự giác người lao động hoạt động 5S Các thành viên nhận thức rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết hợp nhuần nhuyễn chuẩn mực 5S với công việc để đem lại suất công việc cá nhân, tăng suất chung công ty Cần trì S5 dài hạn dần biến 5S trở thành phần văn hoá doanh nghiệp nhận kết tích cực lâu dài đảm bảo 21 tất nhân viên (hoặc nhân viên chuyển phòng ban) đào tạo quy trình 5S phạm vi việc làm họ để giúp trì thực hành 5S Hình 3.8: Khái quát thực S5 (Nguồn: Elearning-ability TDT)  Nguyên tắc thực hiện: Lặp lại liên tục công cụ 5S  Cách bước thực Bước 1: Duy trì thực giám sát - Đảm bảo nhân viên cấp quản lý tham gia đầy đủ buổi đào tạo 5S - Theo dõi tiến độ triển khai trưởng phòng đến với nhân viên - Thường xuyên kiểm tra tình trạng thực 4S nhân viên, đặc biệt vào giai đoạn đầu từ 2-3 tháng, tuần ban 5S thực đánh giá ghi nhận kết Mỗi ngày trưởng phòng người giám sát nhân viên thực Các giai đoạn tùy theo thực trạng nhân viên thực để đưa mốc thời gian đánh giá hợp lý đảm bảo S trì thực Bước 2: Khuyến khích, động viên nhân viên - Đưa 5S vào tiêu chí quản lý chất lượng làm việc công ty 22 - Áp dụng phương pháp Kaizen với phần thưởng nhỏ cho nhân viên học thực tốt S vào cuối tháng - Tổ chức thi đua 5S phòng ban  - Tiêu chuẩn Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày cán nhân viên - Cán nhân viên đơn vị đào tạo tái đào tạo thực hành tốt 5S quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan - Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt được, học kinh nghiệm kế hoạch cải tiến sau lập, cơng khai, trì, cập nhật phổ biến thực 3.6 Tiêu chí đánh giá Phương thức: Đánh dấu X vào điểm số tương đương cho phù hợp với vấn đề, nội dung, chứng quan sát vị trí/khu vực  Thang điểm đánh giá: - Khơng có chứng tốt – điểm - Chỉ có chứng tốt – điểm - Có số chứng tốt số vị trí/ khu vực – điểm - Có nhiều chứng tốt – điểm - Có thể thấy chứng tốt nơi – điểm  Đánh giá tổng điểm: - 80-100 điểm: Rất tốt => Tuyên dương + Khen thưởng - 60-80 điểm: Tốt => Tuyên dương - 40-60 điểm: Tạm => Động viên 23 - 20-40 điểm: Kém => Phê bình - 0-20 điểm: Rất => Phê bình + Phạt Bảng 3.2: Bảng tiêu chí đánh giá S1 – Sàng lọc 5 Có tồn thứ không cần thiết khu vực làm việc không ? Nếu có, chúng có nhận biết cách trực quan để dễ dàng phân biệt với thứ giá trị sử dụng khu vực khơng? Có chứng việc xác định số lượng vật dụng, phương tiện cần cho công việc để không “lưu kho mức cần thiết” khơng? (ví dụ: lượng văn phịng phẩm, giấy in, mực in ) S2 – Sắp xếp Vật dụng cá nhân có đầy đủ, xếp gọn gàng, an toàn, xếp theo nguyên tắc: Vật thường dùng – Ít dùng –Rất dùng ? 2.Hệ thống hồ sơ/tài liệu giấy có xếp theo nhóm/nghiệp vụ/chủng loại, theo tần suất sử dụng lưu trữ theo hệ thống có tính trực quan? (ví dụ: đánh số thứ tự, ghi tên, gán màu sắc…) 24 Hệ thống hồ sơ/tài liệu dạng điện tử có xếp theo nhóm/nghiệp vụ/chủng loại vào file/folder/ổ đĩa vị trí ấn định theo hệ thống trực quan? (ví dụ: đánh số thứ tự, gắn mã, tên gọi… ) Bàn ghế, giá, tủ, kệ, máy tính, máy in, điện thoại, vật dụng dùng chung có bố trí, hợp lý khoa học, thuận tiện, an toàn, thẩm mỹ? Hệ thống dây điện, dây mạng, dây điện thoại…trong khu vực có bó buộc hợp lý, an tồn, dễ nhận diện thẩm mỹ? S3 – Sạch Trách nhiệm thực 5S, có việc làm vệ sinh, giữ cho thứ nơi làm việc có xác định rõ ràng (ví dụ: sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, lịch phân công vệ sinh định kỳ, tiêu chuẩn 3S khu vực ) thực theo khơng? Trên tường, tủ tài liệu/ hồ sơ, bảng tin nội có tồn thơng tin lỗi thời, khơng cịn giá trị, khơng thể đọc có có dấu hiệu cho thấy khơng chăm sóc, trì cập nhật cần khơng? Các thùng rác có trang bị đủ với mức phát thải khơng, chúng có đặt vị trí định, giữ chăm sóc (đổ rác) thường xuyên không? 25 Kiểm tra thực tế xem lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa vật dụng khác tủ, kệ, giá, bàn ghế, thiết bị văn phòng có rác thải, bụi bám, mạng nhện dấu hiệu tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ không? Các thiết bị, dụng cụ làm việc nhân viên có bị hư hỏng khơng? S4 – Săn sóc 5 Các cán nhân viên khu vực có thấu hiểu nhận thức rõ nguyên tắc mục đích “S” cơng cụ cải tiến 5S hay khơng? Có thấy chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton– Seiso) trì cải tiến thường xun khơng? Có xem xét thực kịp thời biện pháp khắc phục thích hợp nội dung chưa phù hợp khuyến nghị sau lần đánh giá 5S trước đó? Có áp dụng biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực 5S trì thường xuyên cải tiến liên tục hay không (Như sơ đồ trách nhiệm 5S khu vực, Bảng phân công vệ sinh, ) ? S5- Sẵn sàng 26 Nhân viên đơn vị đào tạo thực hành 5s quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan không, nhân viên không? Nhân viên đơn vị có trì tính kỷ luật cao nghiêm túc việc thực quy định đề mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không? Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt kế hoạch cải tiến Kaizen sau có lập, cơng khai, trì, cập nhật thông tin đến người liên quan không? CHƯƠNG 4: MỞ RỘNG 4.1 Những khó khăn gặp phải - Đơi cịn vướng phải luồng ý kiến trái ngược từ nhân viên - Nhiều nhân viên cịn hay qn, lơ là, khó thay đổi thói quen cũ - Thời gian đầu trọng đến 3S đầu, không ý đến 2S sau nên không thành công 4.2 Giải pháp - Tổ chức buổi kiểm tra đột xuất - Tạo động lực thúc đẩy tinh thần nhân viên: động viên, treo thưởng xứng đáng cho nhân viên hoàn thành xuất sắc - Áp dụng biện pháp kỷ luật mạnh tay với nhân viên khơng thực hiện/ thực cho có, khơng có tự giác 27 PHẦN KẾT LUẬN 5S có vai trị quan trọng doanh nghiệp, chương trình mang tính cầu tồn, địi hỏi phối hợp mạnh mẽ tồn thể cơng ty Nếu xem 5S dự án, nghĩa có điểm bắt đầu điểm kết thúc chắn việc áp dụng 5S thất bại hồn tồn q trình dài xuyên suốt Một môi trường làm việc ngăn nắp từ khu vực văn phịng đến khu vực đón tiếp khách hàng…tất xếp gọn gàng, khoa học, giảm lãng phí thời gian thao tác thừa, nâng cao suất sản xuất chất lượng dịch vụ, mơi trường làm việc an tồn Mọi người cảm thấy tự hào, thuận tiện với nơi làm việc Khách hàng ấn tượng tác phong ngày chuyên nghiệp tổ chức Đó thành có sau thực phương pháp 5S Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc Rất hy vọng chương trình 5S nhóm chúng tơi xây dựng đóng góp vào phát triển Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc nói riêng doanh nghiệp khác nói chung 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quy trình 5s gì? Ứng dụng thực tế doanh nghiệp ITD Việt Nam Truy cập ngày 19/10/2021, Truy xuất từ: https://vncmd.com/chuyen-de/lanh-dao/quytrinh-5s/ Ái Lê (2020) Cách "phân loại" để thực S1 - Sàng lọc 5S Việt Quality Truy cập ngày 19/10/2021 Truy xuất từ: https://vietquality.vn/cach-phan-loai-dethuc-hien-s1-sang-loc-trong-5s/ (2019) Tiêu chuẩn 5S quản lý kho hàng SEC Saigon Express Truy cập ngày 20/10/2021 Truy xuất từ: https://sec-warehouse.vn/tieu-chuan-5s-trongquan-ly-kho-hang.html VnResource Tường tận tiêu chuẩn 5S sản xuất người Nhật Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://vnresource.vn/tin-chuyen-nganh/337tuong-tan-tieu-chuan-5s-trong-san-xuat-cua-nguoi-nhat Điện máy đa Bí vệ sinh bàn làm việc cực hay cho dân văn phòng Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://dienmaydanang.com.vn/news/biquyet-ve-sinh-ban-lam-viec-cuc-hay-cho-dan-van-phong-404.html Lavan Sạch 5S – Bí cho việc thực hiệu S3 (Sạch sẽ) Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://lavan.com.vn/sach-se-trong-5s/ Group chia sẻ kiến thức Quản trị sản xuất Thực S3 (Seiso) Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://bitly.com.vn/0qlozu Elearning-ability TDT Sile học online Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://bitly.com.vn/92ss5h Tài liệu tươi Thuyết trình: Áp dụng 5S ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://bitly.com.vn/44p0ne 29 10 Khởi nguồn thành công theo phương pháp Nhật 5S gì? Thực kaizen 5S nơi làm việc nào? Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://thanhmo.com/5s-la-gi-thuc-hien-5s-tai-noi-lam-viec/ 11 OOC digiiMS, 5s gì? Tổng quan 5s Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://ooc.vn/5s-la-gi/ 12 Joshin, 5s tầm quan trọng 5s Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://joshin.vn/5s-va-tam-quan-trong-cua-5s/ 13 Ngân hàng Việt, ACB ngân hàng gì? Thơng tin đầy đủ ngân hàng ACB Truy cập ngày 19/10/2021 Truy xuất từ: https://nganhangviet.org/acb-la-ngan-hang-gi/ 14 Trung tâm học liệu Đại học điện lực, Thực 5s Truy cập ngày 19/10/2021 Truy xuất từ: https://arc.epu.edu.vn/trang/thuc-hien-5s-2445-29.html 15 Kilala (2017) "Sàng lọc" "Sắp xếp" bàn làm việc Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ : https://kilala.vn/cong-ty-nhat/sang-loc-va-sap-xep-ban-lamviec.html 16 QUẢN TRỊ NĂNG SUẤT Quy tắc 5S câu chuyện lạ đời: Dọn dẹp khu vực làm việc tăng suất lao động Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://resources.base.vn/productivity/phuong-phap-5s-ve-sinh-van- phong-cai-thien-nang-suat-520 ... việc thực 5S, đạo hoạt động 5S tồn cơng ty 6  Ban đào tạo đánh giá 5S: phận nhân ngân hàng, thực việc đào tạo 5S cho người, xem xét mức độ thực 5S phận cơng ty, thiết lập tiêu chí đánh giá, ... trì thực 5S Thời gian thực Tần suất thực Người thực Thực lần/ngày trước Hàng ngày phút Hàng tuần 10-30 phút Thực vào cuối tuần Hàng tháng 30-60 phút Thực vào cuối tháng Hàng quý 1- Thực vào cuối... tìm hiểu 5S, thi ảnh đẹp 5S tồn cơng ty  Ban hành tài liệu cẩm nang 5s với nội dung - Tiêu chuẩn 5S - Cẩm nang thực 5S - Quy định thực 5S Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc Sau trình đào