MỤC LỤC MỞ ĐẦU 2 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ SỬ DỤNG 3 MỤC LỤC 4 NỘI DUNG 6 CHƯƠNG I. Giới thiệu về hệ thống 6 1.1. Khái niệm quản lý kho: 6 1.2. Khái niệm hệ thống quản lý kho: 6 1.3. Mô tả hệ thống quản lý kho 6 a. Quản lý nhập 6 b. Quản lý xuất 6 c. Báo cáo 6 CHƯƠNG II. Vẽ sơ đồ BFD 8 2.1. Khái niệm 8 2.2. Ý nghĩa 8 2.3. Sơ đồ phân rã chức năng 8 a. Mô tả chi tết sơ đồ BDF: 9 CHƯƠNG III. Vẽ sơ đồ DFD 10 3.1. Khái niệm 10 3.2. Ý nghĩa 10 3.3. Sơ đồ ngữ cảnh 10 a. sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 11 b. sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1.0 12 c. sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2.0 13 d. sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình 3.0 14 CHƯƠNG IV. Mô hình thực thể 15 4.1. Các thực thể: 15 4.2. Sơ đồ thực thể: 15 CHƯƠNG V. Mô tả quan hệ 19 CHƯƠNG VI. Kết luận 24 NỘI DUNG CHƯƠNG I. Giới thiệu về hệ thống 1.1. Khái niệm quản lý kho: Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho. 1.2. Khái niệm hệ thống quản lý kho: Hệ thống quản lý nhà kho là một hệ thống máy tính – phần mềm kiểm soát các hoạt động hàng ngày của nhà kho bằng cách tự động hóa các quy trình và điều phối nhiều bộ phận sản xuất của nhà kho. Các thông tin dữ liệu về hoạt động xuất – nhập kho sẽ được hệ thống mã hóa để giám sát và cập nhật liên tục theo thời gian thực một cách nhanh chóng và chính xác. Các công ty sản xuất đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kho với mục tiêu đạt được độ chính xác và hiệu quả cần thiết với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng và đúng thời hạn mà không gia tăng chi phí. 1.3. Mô tả hệ thống quản lý kho a. Quản lý nhập Bộ phận quản lý kho lập đơn mua hàng sau khi có lệnh nhập kho từ công ty thì bộ phận quản lý kho tiến hành kiểm tra quá trình nhập kho và ghi lại, xác nhận số thực nhận và lập phiếu nhập. Phiếu nhập kho này được lưu thành hai bản: bộ phận quản lý nhập kho lưu lại một liên, một liên giao cho kế toán công ty cuối cùng bộ phận xuất nhập kho tiến hành cập nhật số liệu vật tư tồn kho và cuối cùng viết phiếu chi cho đơn hàng. Kết thúc quá trình nhập kho. b. Quản lý xuất Sau khi nhận đơn hàng bộ phận xuất nhập kho đối chiếu với thẻ kho kiểm tra lượng vật tư trong kho. Sau đó tiến hành thỏa thuận xuất kho và báo cáo số lượng, chủng loại, thực suất với kế toán công ty. Bộ phận xuất nhập kho tiến hành lập phiếu xuất kho và phiếu thu chi. Kết thúc quá trình xuất kho c. Báo cáo Tổ hợp báo cáo với lãnh đạo, kết suất thông tin theo yêu cầu cụ thể báo cáo chi tiết về tình hình nhập và đưa ra bản xuất nhập chi tiết thông tin tình hình thu chi. CHƯƠNG II. Vẽ sơ đồ BFD 2.1. Khái niệm Sơ đồ BFD là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức các mối quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó. 2.2. Ý nghĩa + Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức + Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống + Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống. Từ mô tả bài toán, ta thu được mô hình BFD như sau: 2.1. Khái niệm quản lý kho: Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho. 2.2. Khái niệm hệ thống quản lý kho: Hệ thống quản lý nhà kho là một hệ thống máy tính – phần mềm kiểm soát các hoạt động hàng ngày của nhà kho bằng cách tự động hóa các quy trình và điều phối nhiều bộ phận sản xuất của nhà kho. Các thông tin dữ liệu về hoạt động xuất – nhập kho sẽ được hệ thống mã hóa để giám sát và cập nhật liên tục theo thời gian thực một cách nhanh chóng và chính xác. Các công ty sản xuất đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kho với mục tiêu đạt được độ chính xác và hiệu quả cần thiết với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng và đúng thời hạn mà không gia tăng chi phí. 2.3. Mô tả hệ thống quản lý kho a. Quản lý nhập Bộ phận quản lý kho lập đơn mua hàng sau khi có lệnh nhập kho từ công ty thì bộ phận quản lý kho tiến hành kiểm tra quá trình nhập kho và ghi lại, xác nhận số thực nhận và lập phiếu nhập. Phiếu nhập kho này được lưu thành hai bản: bộ phận quản lý nhập kho lưu lại một liên, một liên giao cho kế toán công ty cuối cùng bộ phận xuất nhập kho tiến hành cập nhật số liệu vật tư tồn kho và cuối cùng viết phiếu chi cho đơn hàng. Kết thúc quá trình nhập kho. b. Quản lý xuất Sau khi nhận đơn hàng bộ phận xuất nhập kho đối chiếu với thẻ kho kiểm tra lượng vật tư trong kho. Sau đó tiến hành thỏa thuận xuất kho và báo cáo số lượng, chủng loại, thực suất với kế toán công ty. Bộ phận xuất nhập kho tiến hành lập phiếu xuất kho và phiếu thu chi. Kết thúc quá trình xuất kho c. Báo cáo Tổ hợp báo cáo với lãnh đạo, kết suất thông tin theo yêu cầu cụ thể báo cáo chi tiết về tình hình nhập và đưa ra bản xuất nhập chi tiết thông tin tình hình thu chi. CHƯƠNG III. Vẽ sơ đồ BFD 3.1. Khái niệm Sơ đồ BFD là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức các mối quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó. 3.2. Ý nghĩa + Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức + Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống + Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống. Từ mô tả bài toán, ta thu được mô hình BFD như sau: Sơ đồ III 3 : luồng dữ liệu mức 1 tiến trình “1.0
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP DỆT MAY HÀ NỘI KHOA KINH TẾ BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Lớp: HTTT1.2_LT Đối tượng: ĐH QLCN-K3 Hà Nội, tháng 12 năm 2021 MỞ ĐẦU Quản lí kho DN việc quan trọng địi hỏi phận quản lí phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, DN khơng có mơ hình tập trung mà cịn tổ chức mơ hình kho phân tán nhiều địa điểm phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế Quản lí thống mơ hình kho việc đơn giản sử dụng phương pháp kho truyền thống Để xử lí thơng tin cách nhanh chóng, xác có hiệu ngành cơng nghệ thơng tin phát triển tương đối phổ biến giới nói chung Việt Nam nói riêng, cung cấp cho biện pháp cần thiết Đã qua thời tính tốn, lưu trữ liệu phương pháp thủ cơng truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin vào ngành với phương thức hoạt động hoàn tồn mẻ, sáng tạo nhanh chóng mà khong xác Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin mang lại bước đột phá cho cơng tác quản lí kho, giúp DN năm bắt thông tin hàng hoa, vật tư, nguyên vật liệu sản phẩm cách kịp thời Từ đó, người quản lí DN đưa kế hoạch cà định đắn, giảm chi phí tăng khả cạnh tranh, nâng cao kết hoạt động sản xuất kinh doanh Qua thời gian tìm hiểu vừa qua, hướng dẫn tận tình thầy Tạ Văn Cánh- khoa kinh tế Trường ĐH Công nghiệp Dệt May Hà Nội,cùng với mày mị, tìm hiểu tham khảo ý kiến anh chị, em hồn thành tập Nội dung tập bao gồm: 1.Giới thiệu hệ thống Vẽ sơ đồ BFD Vẽ sơ đồ DFD Mô hình thực thể Mơ tả quan hệ Kết luận Mặc dù cố gắng, thời gian tìm hiểu có hạn kiến thức cịn hạn chế, tập lớn khơng tránh khỏi sai sót,chúng em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo để tập đựợc hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ SỬ DỤNG MỤC LỤC NỘI DUNG I.1 CHƯƠNG I Giới thiệu hệ thống Khái niệm quản lý kho: Quản lý kho việc kiểm soát hoạt động hàng ngày kho hàng nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho Quản lý kho hiệu giúp giảm chi phí tăng doanh thu cho doanh nghiệp Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục q trình Sản xuất – Cung cấp – Phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời góp phần giảm chi phí lưu thơng hàng hóa sử dụng hiệu sở vật chất kho I.2 Khái niệm hệ thống quản lý kho: Hệ thống quản lý nhà kho hệ thống máy tính – phần mềm kiểm sốt hoạt động hàng ngày nhà kho cách tự động hóa quy trình điều phối nhiều phận sản xuất nhà kho Các thông tin liệu hoạt động xuất – nhập kho hệ thống mã hóa để giám sát cập nhật liên tục theo thời gian thực cách nhanh chóng xác Các cơng ty sản xuất dần chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kho với mục tiêu đạt độ xác hiệu cần thiết với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng thời hạn mà khơng gia tăng chi phí I.3 Mơ tả hệ thống quản lý kho a Quản lý nhập Bộ phận quản lý kho lập đơn mua hàng sau có lệnh nhập kho từ cơng ty phận quản lý kho tiến hành kiểm tra trình nhập kho ghi lại, xác nhận số thực nhận lập phiếu nhập Phiếu nhập kho lưu thành hai bản: phận quản lý nhập kho lưu lại liên, liên giao cho kế tốn cơng ty cuối phận xuất nhập kho tiến hành cập nhật số liệu vật tư tồn kho cuối viết phiếu chi cho đơn hàng Kết thúc trình nhập kho b Quản lý xuất Sau nhận đơn hàng phận xuất nhập kho đối chiếu với thẻ kho kiểm tra lượng vật tư kho Sau tiến hành thỏa thuận xuất kho báo cáo số lượng, chủng loại, thực suất với kế tốn cơng ty Bộ phận xuất nhập kho tiến hành lập phiếu xuất kho phiếu thu chi Kết thúc trình xuất kho c Báo cáo Tổ hợp báo cáo với lãnh đạo, kết suất thông tin theo yêu cầu cụ thể báo cáo chi tiết tình hình nhập đưa xuất nhập chi tiết thơng tin tình hình thu chi II.1 Vẽ sơ đồ BFD CHƯƠNG II Khái niệm Sơ đồ BFD mơ hình mơ tả chức nghiệp vụ tổ chức mối quan hệ bên quan hệ bên chức II.2 Ý nghĩa + Cho phép xác định chức tổ chức + Cho biết vị trí cơng việc toàn hệ thống + Là sở để xây dựng sơ đồ luồng liệu nghiên cứu cấu trúc chương trình quản lý hệ thống Từ mơ tả tốn, ta thu mơ hình BFD sau: II.3 Sơ đồ phân rã chức Sơ đồ II-1 :sơ đồ BFD a Mô tả chi tết sơ đồ BDF: 1.Quản lý nhập: 1.1.Lập đơn mua : Căn vào giấu bao giá nhà cung cấp, nhân viên kho dùng chức để lập đơn mua bao gồm thông tin: số lượng, chủng loại, kích thước, mã hàng cần mua 1.2 Kiểm tra hàng: Sau hàng nhân viên tiến hành kiểm tra hàng nhập liệu, có đối chiếu với đơn mua hàng 1.3 Viết phiếu nhập: sau kiểm tra, xác định hàng khơng có vấn đề gì, nhân viên dùng chức để viết phiếu nhập kho 1.4 Quản lí tồn kho: Chức cho biết số lượng tồn đọng kho nhập hàng hay khả tiêu thụ mặt hàng 1.5 Viết phiếu chi: Đưa cho nhà cung cấp có hố đơn giao hàng nhà cung cấp thoả thuận phương thức giao dịch 10 CHƯƠNG III III.1 Vẽ sơ đồ DFD Khái niệm Sơ đồ luồng liệu DFD mơ hình hệ thống quan điểm cân xứng cho liệu tiến trình Nó thơng tin vận chuyển từ tiến trình từ chức sang tiến trình hoặc chức khác, thơng tin cần phải có trước thực tiến trình III.2 Ý nghĩa DFD công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động sau phân tích viên hệ thống q trình phân tích thơng tin: Phân tích: DFD dùng để xác định yêu cầu người sử dụng Thiết kế: DFD dùng để vạch kế hoạch minh họa phương án cho phân tích viên hệ thống người dùng thiết kế hệ thống Biểu đạt: DFD công cụ đơn giản, dễ hiểu phân tích viên hệ thống người dùng Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống cách đầy đủ, súc tích ngắn gọn DFD cung cấp cho người sử dụng nhìn tổng thể hệ thống chế lưu chuyển thơng tin hệ thống III.3 Sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ III- 2: Sơ đồ ngữ cảnh 12 a sơ đồ luồng liệu mức Sơ đồ III-3 : luồng liệu mức b 13 b sơ đồ luồng liệu mức tiến trình 1.0 Sơ đồ III- : luồng liệu mức tiến trình “1.0 Nhập hàng” 14 c sơ đồ luồng liệu mức tiến trình 2.0 Sơ đồ III- : luồng liệu mức tiến trình “2.0 Xuất hàng” 15 d sơ đồ luồng liệu mức tiến trình 3.0 Sơ đồ III-6 : luồng liệu mức tiến trình “3.0 Báo cáo” 16 CHƯƠNG IV Mơ hình thực thể IV.1 Các thực thể: NHACUNGCAP(#maNCC, tenNCC, diachi, dienthoai) PHIEUNHAP(#SoPN, ngaynhap, tongtiennhap, trangthainhan) PHIEUCHI(#SoPC, ngaytra, sotientra, tenNCC, tenquanlykho) DONMUA(#sodonmua, ngaymua) KHACHHANG(#makhach, tenkhach, diachi, dienthoai) DONDKHO(#makho, tenkho, diachikho) HANG(#mahang, tenhang, motahang, donvi) PHIEUGIAO(#soPG, ngaygiao, tongtiengiao, trangthainhan) PHIEUTHU(#soPT, ngaythu, sotiennop, tenkhach, tenquanlykho) IV.2 Sơ đồ thực thể: Sơ đồ thực thể nhà cung cấp #Mã NCC Địa NHÀ CUNG CẤP Điện thoại Tên NCC Sơ đồ thực thể phiếu nhập Tổng tiền nhập #Số phiếu nhập PHIẾU NHẬP Tổng tiền nhận Ngày nhập 17 Sơ đồ thực thể phiếu chi Tên quản lý kho Số tiền PHIẾU CHI Ngày chi Tên NCC #Số phiếu chi Sơ đồ thực thể đơn mua ĐƠN MUA Ngày mua #Số đơn Sơ đồ thực thể khách hàng #Mã KH Địa KHÁCH HÀNG Tên KH Số ĐT Sơ đồ thực thể đơn đặt ĐƠN ĐẶT #Số đơn đặt Ngày đặt Sơ đồ thực thể kho Tên kho Địa KHO #Mã kho 18 Sơ đồ thực thể hàng #Mã hàng Mô tả hàng HÀNG Tên hàng Đơn vị Sơ đồ thực thể phiếu giao Tổng tiền giao #Số phiếu giao PHIẾU GIAO Trạng thái nhận Ngày giao Sơ đồ thực thể phiếu thu #Số phiếu thu Tên Khách PHIẾU THU Ngày thu Số tiền Tên quản lý kho 19 Mô tả quan hệ CHƯƠNG V Giả sử: X-Y A B R A, B: Hai thực thể R: Quan hệ A&B X-Y: Kiểu quan hệ A&B *MÔ TẢ CÁC QUAN HỆ NHƯ SAU: Từ số đơn mua → mã nhà cung cấp ta có: 1–N NHACUNGCAP AP R1 DONMUA Từ số đơn đặt → mã khách hàng ta có: KHACHHANG 1–N R2 DONDAT NG Từ số đơn mua, mã hàng → SL đặt ta có: HANG R3 DONMUA SL đặt Từ số PN, mã hàng → SL nhập, đơn giá ta có: R4 HANG 20 DONDAT SL đặt R5 HANG PHIEUNHAP Giá giao SL nhập Từ số PG, mã hàng → SL giao, đơn giá ta có: R6 HANG PHIEUGIAO Giá giao SL giao Từ mã kho, mã hàng → SL nhập, SL giao , Tồn kho ta có: Kho R7 HANG KHO SL nhập SL giao Từ số PN → mã nhà cung cấp ta có: 1–N R8 NHACUNGCAP 21 PHIEUNHAP Từ số PG → mã khách hàng ta có: 1–N R9 PHIEUGIAO 1–N R10 PHIEUNHAP KHACHHANG Từ số PN → mã kho ta có: KHO Từ số PG→ mã kho ta có: 1R11 –N PHIEUGIAO 1R12 –N PHIEUNHAP R13 1–N PHIEUGIAO KHO Từ số PN → số đơn mua ta có: DONMUA Từ số PG → số đơn đặt ta có: DONDAT 22 Từ số PC → mã nhà cung cấp ta có: R14 NHACUNCAP 1–N R15 Từ số PT → mã khách hàng ta có: KHACHHANG Từ số PC → số PN ta có: PHIEUNHAP Từ số PT → số PG ta có: PHIEUGIAO PHIEUCHI PHIEUTHU 1–N R16 PHIEUCHI 1–N R17 1–N 23 PHIEUTHU 24 CHƯƠNG VI Kết luận Sau bước phân tích hệ thơng quản lí kho doanh nghiệp cho có nhìn khái qt hệ thống Ưu điểm: -Là hệ thống tích hợp đầy đủ nghiệp vụ có liên quan đến quy trình quản lí kho, vơ tiện lợi cho nhân viên quản lí -Tiết kiệm thời gian, nhân lực tài cho doanh nghiệp Nhanh chóng phát có sai sót -Việc trao đổi thơng tin phịng ban diễn dễ dàng, nhanh chóng -Sử dụng hệ thống giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình quản lí kho mà khơng tốn nhiều thời gian -Việc áp dụng hệ thống quản lí doanh nghiệp bước tiến chứng tỏ doanh nghiệp tích cực áp dụng cơng nghệ, ln biết nắm bắt, nâng cao đổi Hạn chế: -Vì chưa có nhiều thời gian kiểm thử để tìm lỗi xử lý nên chắn tránh khỏi việc hệ thống có số lỗi cịn tồn đọng - Áp dụng hệ thống vào doanh nghiệp phải cần nhân viên ngồi chun mơn nghiệp vụ tốt phải biết sử dụng thành thạo máy tính phải thời gian tập huấn để sử dụng 25 BẢNG PHÂN CƠNG Thành viên nhóm gồm: - ĐÀO THỊ PHƯƠNG HOÀNG THỊ HIÊN PHẠM THỊ NGỌC THU Ngọc Thu Phương Hiên 1.1 Khái niệm quản 1.2 Khái niệm hệ lý kho thống quản lý kho 1.3 Mô tả hệ thống quản lý kho 2.1 Khái niệm a Mô tả sơ đồ BFD 2.3 Sơ đồ BFD 2.2 Ý nghĩa 3.1 Khái niệm 3.3 Sơ đồ DFD 3.2 ý nghĩa c sơ đồ luồng liệu mức tiến trình 2.0 a Sơ đồ luồng liệu mức b sơ đồ luồng liệu mức tiến trình 1.0 d sơ đồ luồng liệu mức tiến trình 3.0 4.1 Các thực thể 4.2 Sơ đồ thực thể Mở đầu, Danh mục, Chương V: Mơ hình thực thể, Chương VI: Kết luận, Trình bày word 26 ... NỘI DUNG I.1 CHƯƠNG I Giới thiệu hệ thống Khái niệm quản lý kho: Quản lý kho việc kiểm soát hoạt động hàng ngày kho hàng nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho Quản lý kho hiệu giúp giảm chi phí tăng... hàng hóa sử dụng hiệu sở vật chất kho I.2 Khái niệm hệ thống quản lý kho: Hệ thống quản lý nhà kho hệ thống máy tính – phần mềm kiểm sốt hoạt động hàng ngày nhà kho cách tự động hóa quy trình điều... HIÊN PHẠM THỊ NGỌC THU Ngọc Thu Phương Hiên 1.1 Khái niệm quản 1.2 Khái niệm hệ lý kho thống quản lý kho 1.3 Mô tả hệ thống quản lý kho 2.1 Khái niệm a Mô tả sơ đồ BFD 2.3 Sơ đồ BFD 2.2 Ý nghĩa