HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH

Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9108-3:2011 ISO 16175-3:2010 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MƠI TRƯỜNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system Lời nói đầu TCVN 9108-3:2011 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-3:2010 TCVN 9108-3:2011 Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ công bố Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin tư liệu - Nguyên tắc yêu cầu chức hồ sơ mơi trường văn phịng điện tử gồm có tiêu chuẩn sau: - TCVN 9108-1:2011 (ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan trình bày nguyên tắc - TCVN 9108-3:2011 (ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn yêu cầu chức hồ sơ hệ thống kinh doanh Bộ ISO 16175 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments cịn có tiêu chuẩn sau: - ISO/TR 16175-2: Guidelines and functional requirements for records management systems THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG MƠI TRƯỜNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 3: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI CÁC HỒ SƠ TRONG HỆ THỐNG KINH DOANH Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business system Tổng quan Các tổ chức xây dựng hệ thống kinh doanh để tự động hóa giao dịch hoạt động kinh doanh Kết là, thông tin số tạo hệ thống kinh doanh ngày sử dụng để làm chứng ghi lại trình kinh doanh, hệ thống không thiết kế cho mục đích Nếu khơng có chứng hoạt động này, tổ chức gặp rủi ro khó đáp ứng yêu cầu mặt pháp lý, trách nhiệm, kinh doanh mong đợi cộng đồng Do chất động vận hành hệ thống kinh doanh, việc nắm bắt hồ sơ cố định quản lý liên tục tính xác thực, khả sử dụng, độ tin cậy tính tồn vẹn hồ sơ thách thức Do đó, tổ chức phải đối mặt với số rủi ro quản lý yếu kém, chi phí khơng cần thiết hiệu Khi tổ chức sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS), hệ thống khơng cần nắm giữ tất hồ sơ tổ chức Tiêu chuẩn biên soạn để giải lỗ hổng quản lý hồ sơ gây việc sử dụng ngày tăng hệ thống kinh doanh Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn việc xác định giải nhu cầu hồ sơ, yêu cầu chung chức quản lý hồ sơ phần mềm hệ thống kinh doanh Tài liệu nhằm mục đích: ● giúp tổ chức hiểu yêu cầu quản lý hồ sơ số; ● trợ giúp tổ chức cải thiện cách quản lý hồ sơ số; Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử loại hệ thống kinh doanh thiết kế đặc biệt để quản lý hồ sơ Tuy nhiên, để rõ ràng ngắn gọn cho mục đích tài liệu này, 'hệ thống kinh doanh' coi không kèm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn ● giảm cơng việc trùng lặp chi phí liên quan xác định mức tối thiểu chức hồ sơ hệ thống kinh doanh; ● thiết lập tiêu chuẩn cao yêu cầu quản lý hồ sơ cho nhà cung cấp phần mềm Tiêu chuẩn không quy định phương pháp thực cụ thể Mục đích yêu cầu kỹ thuật thực thơng qua giao diện tích hợp hệ thống kinh doanh với hệ thống quản lý hồ sơ điện tử cách xây dựng chức gắn vào hệ thống kinh doanh 1.1 Phạm vi mục đích Tiêu chuẩn giúp tổ chức đảm bảo chứng (hồ sơ) hoạt động kinh doanh giao dịch thông qua hệ thống kinh doanh quản lý nhận dạng cách thích hợp Cụ thể, tài liệu giúp tổ chức để: ● hiểu yêu cầu quy trình để quản lý nhận dạng hồ sơ hệ thống kinh doanh; ● phát triển yêu cầu chức cho hồ sơ phải đưa vào quy định thiết kế xây dựng, nâng cấp mua phần mềm cho hệ thống kinh doanh; ● đánh giá khả quản lý hồ sơ phần mềm thương mại tùy biến hệ thống kinh doanh; ● xem xét chức hồ sơ đánh giá thích ứng hệ thống kinh doanh có Tiêu chuẩn khơng cung cấp yêu cầu kỹ thuật hoàn chỉnh mà vạch số yêu cầu quản lý hồ sơ chủ chốt, với mức khuyến cáo đề xuất, sử dụng điểm khởi đầu cho phát triển lâu dài Như nêu tiêu chuẩn, tổ chức cần phải đánh giá, sửa đổi lựa chọn yêu cầu dựa ràng buộc, mơi trường pháp lý, kỹ thuật kinh doanh Mô đun tâm vào yêu cầu quản lý hồ sơ khơng bao gồm quản lý hệ thống nói chung Các yêu cầu thiết kế tiện ích, báo cáo, tìm kiếm, thực thi quản trị hệ thống vượt phạm vi tài liệu Ngoài , môđun đề cập đến kiến thức mức độ định phát triển yêu cầu kỹ thuật thiết kế, mua bán quy trình đánh giá, nhiên vấn đề không vào chi tiết Các yêu cầu bảo quản lâu dài hồ sơ số không đề cập cụ thể tài liệu Tuy nhiên, tiêu chuẩn có đề cập đến u cầu xuất thơng tin có hỗ trợ bảo quản cách cho phép xuất hồ sơ vào hệ thống có khả bảo quản lâu dài, cho phép di chuyển hồ sơ thời vào hệ thống Dù hướng dẫn trình bày môđun áp dụng cho quản lý hồ sơ mơi trường phần mềm tích hợp cao, dựa kiến trúc theo hướng dịch vụ, kịch khơng đề cập rõ ràng Quy trình nguyên tắc tương tự áp dụng mơi trường vậy, cần phân tích thêm để xác định quy trình liệu nào, qua nhiều hệ thống, chứng hồ sơ yêu cầu giao dịch cụ thể Sử dụng thuật ngữ 'hệ thống' tài liệu để hệ thống máy tính cơng nghệ thơng tin Điều trái ngược với quản lý hồ sơ theo cách hiểu thuật ngữ bao gồm khía cạnh rộng người, sách, thủ tục thực tiễn quản lý hồ sơ Các tổ chức cần phải xem xét khía cạnh rộng hơn, để đảm bảo công cụ hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ quyền xử lý,2 phân loại bảo mật thông tin việc mở hồ sơ theo thứ tự, để đảm bảo hồ sơ từ hệ thống kinh doanh quản lý cách thích hợp 1.2 Đối tượng Đối tượng tài liệu cán chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ thống kinh doanh tổ chức, chẳng hạn nhà phân tích kinh doanh nhóm giám sát định đầu tư mua bán công nghệ viễn thông thông tin Đối tượng bao gồm chuyên gia tư vấn trợ giúp trình tạo lập hồ sơ nhà cung cấp phát triển phần mềm người muốn hợp hồ sơ chức sản phẩm họ Với đối tượng tài liệu này, việc sử dụng thuật ngữ quản lý hồ sơ chuyên sâu hạn chế mức tối thiểu Khi cần thiết phải sử dụng thuật ngữ vậy, tìm định nghĩa Bảng thuật ngữ Phụ lục A Một số định nghĩa quan trọng cung cấp điều 1.4: Các định nghĩa quan trọng Một cơng cụ thức xác định thời gian lưu giữ hoạt động logic phép lớp hồ sơ ghi quan có thẩm quyền LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn 1.3 Các tiêu chuẩn liên quan Dưới tiêu đề Lĩnh vực ưu tiên tự động hóa Hồ sơ điện tử mình, Hội đồng quốc tế lưu trữ phát triển hướng dẫn yêu cầu chức phần Dự án Nguyên tắc yêu cầu chức cho hồ sơ mơi trường văn phịng số hóa: Mơđun 1: Tổng quan trình bày ngun tắc Môđun 2: Hướng dẫn yêu cầu chức cho hồ sơ mơi trường văn phịng số hóa; Môđun 3: Hướng dẫn yêu cầu chức cho hồ sơ hệ thống kinh doanh Tài liệu môđun dự án mở rộng Được phát triển với hỗ trợ Sáng kiến lưu trữ hồ sơ số Úc Mặc dù mơ đun sử dụng nguồn tài liệu độc lập, để hiểu rộng bối cảnh nguyên tắc trình bày, người đọc nên tham khảo thêm Môđun Các yêu cầu chức xác định Phần dựa yêu cầu tối thiểu chức hồ sơ định nghĩa TCVN 7420 (ISO 15489) Quản lý hồ sơ Việc tham khảo tiêu chuẩn siêu liệu cho yêu cầu ISO 23081-1: 2006, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part - Principles (Thông tin Tư liệu - Quy trình quản lý ghi - Siêu liệu cho ghi, Phần - Nguyên tắc); ISO 230812: 2009, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part - Conceptual and Implementation Issues (Thông tin Tư liệu - Quy trình quản lý ghi - Siêu liệu cho ghi, Phần - Các vấn đề khái niệm thể làm sở cho yêu cầu) 1.4 Thuật ngữ Phải thừa nhận nhiều thuật ngữ sử dụng tài liệu có ý nghĩa khác lĩnh vực khác Do đó, quan trọng tài liệu dùng với Bảng thuật ngữ Phụ lục A Một số khái niệm sử dụng tài liệu giải thích chi tiết đây: ● Hồ sơ thông tin tổ chức cá nhân tạo ra, nhận lưu giữ chứng thông tin trình thực nghĩa vụ pháp lý giao dịch kinh doanh Hồ sơ cung cấp chứng giao dịch kinh doanh tồn hình thức ● Hệ thống kinh doanh, Theo mục đích tài liệu này, hệ thống kinh doanh hệ thống tự động tạo lập quản lý liệu hoạt động tổ chức Bao gồm ứng dụng có mục đích tạo điều kiện giao dịch dễ dàng đơn vị tổ chức khách hàng - ví dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, sở liệu tùy biến cố định, tài chính, hệ thống nguồn nhân lực Hệ thống kinh doanh hệ thống điển hình có chứa liệu động, thường phải cập nhật (kịp thời), chuyển tải (thao tác) chứa liệu hành (không dự phịng) Theo mục đích tài liệu này, Hệ thống kinh doanh không nằm hệ thống quản lý hồ sơ điện tử ● Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) thiết kế đặc biệt để quản lý việc lưu giữ xếp hồ sơ Hệ thống trì nội dung, cấu trúc ngữ cảnh, liên kết hồ sơ phép khả tiếp cận hồ sơ xác nhận giá trị để làm chứng Trong tài liệu này, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử khác với với hệ thống kinh doanh, chức quản lý hồ sơ 1.5 Cấu trúc Tiêu chuẩn chia thành bốn phần chính: Phần 1: Giới thiệu - mơ tả phạm vi, mục đích, đối tượng cấu trúc tài liệu nói chung Phần 2: Hướng dẫn - cung cấp thông tin tầm quan trọng quản lý hồ sơ, mơ tả thuật ngữ khái niệm chính, phác thảo trình để xác định nhu cầu tổ chức cho hồ sơ nhận dạng hồ sơ hệ thống kinh doanh Nó vạch số vấn đề quy trình cần cân nhắc xem xét, thiết kế, mua xây dựng hệ thống kinh doanh để hợp chức hồ Phần 3: Yêu cầu chức - cung cấp tổng quan yêu cầu chức trình độ cao hồ sơ tích hợp vào hệ thống kinh doanh, phác thảo yêu cầu chức quản lý hồ sơ bắt buộc tùy chọn cho hệ thống kinh doanh (gọi tắt 'yêu cầu chức năng’) Phần 4: Phụ lục - cung cấp bảng giải thích thuật ngữ quan trọng danh sách tài liệu đọc thêm TCVN 7420 (ISO 15489) quản lý hồ sơ LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Hướng dẫn 2.1 Tại điều quan trọng phải có chứng q trình hoạt động kinh doanh? Phương thức chủ yếu để tổ chức tính tốn hoạt động họ thơng qua chứng giao dịch kinh doanh hình thức hồ sơ Hồ sơ tài sản có giá trị kinh doanh cho phép tổ chức bảo vệ hoạt động họ, hỗ trợ việc định, chứng minh quyền sở hữu tài sản vật chất trí tuệ, trợ giúp tất trình kinh doanh Hồ sơ 'là thông tin tổ chức cá nhân tạo ra, nhận lưu giữ chứng thơng tin q trình thực nghĩa vụ pháp lý giao dịch kinh doanh' Nó phải lưu giữ khoảng thời gian phù hợp với quy định lưu trữ xử lý hồ sơ Các tổ chức với hệ thống kinh doanh không đủ chức để quản lý hồ sơ có nguy mát chứng này, dẫn đến hiệu quả, khơng có khả đáp ứng trách nhiệm yêu cầu pháp luật, thiếu nhớ chứa liệu dùng chung cho toàn tổ chức Một hồ sơ không tập hợp liệu, mà kết sản phẩm kiện Đặc trưng bật hồ sơ nội dung phải tồn hình thức cố định, nghĩa là, trình bày cách cố định giao dịch kinh doanh Điều thách thức đặc biệt hệ thống kinh doanh, chất chứa liệu động cập nhật thường xuyên Hồ sơ bao gồm không nội dung mà cịn thơng tin bối cảnh cấu trúc hồ sơ Thơng tin kết nối thông qua siêu liệu Siêu liệu gắn hồ sơ vào bối cảnh kinh doanh văn quản lý hồ sơ sử dụng theo thời gian Siêu liệu hồ sơ phục vụ cho việc xác định, xác thực ngữ cảnh hồ sơ, không thời điểm tạo lập, mà tiếp tục quản lý tài liệu sử dụng theo thời gian.6 cho phép hồ sơ định vị, diễn tả hiểu cách có ý nghĩa Tiêu chuẩn quốc tế ISO 23081-2: 2009, Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records, Part - Conceptual and Implementation Issues (Thông tin Tư liệu - Quy trình quản lý ghi - Siêu liệu cho ghi, Phần - Các vấn đề khái niệm thể làm sở cho yêu cầu) Các tổ chức có yếu tố riêng mà họ phải tuân thủ Hồ sơ quản lý cách thích hợp sẽ: - trợ giúp minh bạch, thông báo lập kế hoạch hỗ trợ định cách có chất lượng; - cung cấp nguồn tài liệu thông tin sử dụng để chứng minh báo cáo hoạt động tổ chức; - cho phép đảm bảo tính thống nhất, liên tục hiệu quản trị quản lý, lợi ích khác TCVN 7420 (ISO 15489) quản lý hồ sơ, cung cấp hướng dẫn thực hành tốt cách quản lý hồ sơ để đảm bảo chúng xác thực, đáng tin cậy, đầy đủ, khơng thay đổi sử dụng 2.2 Hồ sơ tổng quan hệ thống kinh doanh Hệ thống kinh doanh thường tương ứng với số hình thức trình kinh doanh Vì hồ sơ sản phẩm giao dịch, cịn giao dịch, nói chung, lại hình thức q trình kinh doanh (ví dụ, giao dịch liên quan đến việc xử lý đơn xin cấp giấy phép), mà việc tích hợp chức hồ sơ vào hệ thống kinh doanh nên thực theo cách nhìn trình kinh doanh Các q trình kinh doanh có tiềm lớn để phản ánh quản lý tốt hồ sơ q trình có cấu trúc mức cao với giao dịch xác định rõ Ở giao dịch này, dấu hiệu nhận biết vị trí hồ sơ trình kinh doanh tạo chí hồ sơ trơng (ví dụ, hình thức) tương đối rõ ràng Tương tự việc quản lý hồ sơ có nhiều tiềm tích hợp thành cơng hệ thống kinh doanh hỗ trợ quy trình kinh doanh vì, bắt buộc thiết kế phải tương ứng với giao dịch cần cho quy trình kinh doanh Hơn nữa, phát triển hệ thống kinh doanh hỗ trợ q trình kinh doanh thơng thường tiến hành thơng qua loạt bước có cấu trúc dựa việc sử dụng công cụ phát triển hệ thống chấp nhận kỹ thuật thực giai đoạn vòng đời phát triển hệ thống, từ lập kế hoạch thiết vận hành xem xét Ngoài ra, dự án phát triển hệ thống kinh doanh quản lý tốt, trách nhiệm giải trình tính tồn vẹn thiết kế, phát triển, bảo trì hệ thống (bao gồm toàn vẹn TCVN 7420 (ISO 15489.) Philip C Bantin, Chiến lược quản lý hồ sơ điện tử: Bài học rút từ Dự án Hồ sơ điện tử Trường Đại học Ấn Độ, địa chỉ: http://www.indiana.edu/~libarch/ER/ecure2000.pdf 2003 ISO 23081 Thông tin tư liệu - Quy trình quản lý ghi - Siêu liệu cho ghi LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn liệu tạo hệ thống) phân công rõ ràng cho tất cộng đồng tổ chức có trách nhiệm với hệ thống (có nghĩa là, từ người dùng hệ thống chuyên gia chịu trách nhiệm phát triển hệ thống) Tất yếu tố tăng thêm khả xem xét hồ sơ để tích hợp thiết kế hệ thống kinh doanh hỗ trợ cho trình kinh doanh xây dựng xác định rõ Việc tích hợp quản lý hồ sơ thách thức đáng kể mơi trường mà q trình kinh doanh xác định cách cỏi, nơi mà công cụ kỹ thuật để thiết kế cách hệ thống phát triển hệ thống yếu kém, nơi chịu trách nhiệm giải trình cơng nghệ hỗ trợ mơi trường (và đặc biệt thông tin tạo môi trường) không phân định rõ ràng Trong môi trường vậy, cá nhân (thường "nhân viên văn phòng" tất cấp tổ chức) có mức độ tự chủ cao việc định thông tin họ tạo lập chia sẻ, họ chia sẻ thông tin nào, họ nhập thông tin vào đâu, làm tổ chức, mô tả lưu giữ thông tin, họ xếp thông tin Một môi trường thường bị chi phối tin nhắn thư điện tử file đính kèm lại có quy định kinh doanh hướng dẫn tạo lập, truyền tải quản lý chúng Việc tích hợp quản lý hồ sơ mơi trường vơ khó khăn khơng có tảng q trình kinh doanh xác định (hoặc dịng cơng việc theo cách nói văn phịng đại), khơng có cách tiếp cận có cấu trúc để phát triển hệ thống trách nhiệm giải trình chưa giao (xem Phụ lục B để có thêm thơng tin) 2.3 Xác định nhu cầu chứng kiện, giao dịch định hệ thống kinh doanh Không phải tất thông tin chứa hệ thống kinh doanh thiết phải ghi lại làm chứng Trước xem xét, thiết kế, xây dựng mua phần mềm hệ thống kinh doanh, cần thiết xác định nhu cầu tổ chức hồ sơ để phát triển thực chiến lược thích hợp Q trình trình bày Hình thảo luận phần sau 2.3.1 Phân tích q trình làm việc Hệ thống kinh doanh thơng thường lưu trữ khối lượng lớn liệu cập nhật thường xun Chính điều mà hệ thống khó mà biết thơng tin hệ thống cần phải quản lý dạng hồ sơ để cung cấp chứng trình kinh doanh giao dịch Hệ thống kinh doanh bao gồm: LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn - tập hợp yếu tố liệu (hoặc liệu có cấu trúc) liên kết kiểm soát hệ thống, ví dụ, mục sở liệu7 - đối tượng số riêng biệt kiểm soát hệ thống có định dạng liệu xác định rõ ràng (hoặc thông tin phi cấu trúc / bán cấu trúc), ví dụ, tài liệu, thư điện tử bảng tính; - kết hợp điều Quá trình nhận dạng hồ sơ phải bắt đầu quay trở lại hệ thống cơng nghệ thơng tin, tiến hành phân tích quy trình cơng việc, bao gồm u cầu kinh doanh pháp lý có liên quan, để xác định chứng yêu cầu lưu giữ8 Đối với hồ sơ trực tiếp liên quan đến trình kinh doanh, việc nhận dạng hồ sơ hỗ trợ công cụ kỹ thuật chuẩn phân tích q trình kinh doanh, chẳng hạn sơ đồ hoạt động, biểu đồ phân tách quy trình9 Điều quan trọng phải làm việc chặt chẽ với chuyên gia lưu trữ quản lý hồ sơ quan q trình này, cơng việc thực phát triển chương trình quản lý hồ sơ quan (bao gồm quyền xử lý hồ sơ)10 Quá trình nhận dạng hồ sơ địi hỏi hai nhiệm vụ Đó là: - xác định yêu cầu chứng việc kinh doanh tiến hành hệ thống kinh doanh; - xác định thông tin ghi lại chứng này, tức 'hồ sơ' 2.3.2 Xác định yêu cầu chứng kinh doanh 11 Bước - Xác định chức hoạt động cụ thể kinh doanh giao dịch thực toàn phần hệ thống kinh doanh Phân tích bao gồm việc xem xét tài liệu quy trình kinh doanh hệ thống đầu vào, đầu ra, thủ tục sách liên quan.12 Trong mơi trường tích hợp cao, cần phân tích nhiều hệ thống để có tranh hồn chỉnh hoạt động trình kinh doanh Đặc biệt lĩnh vực nhà nước, hệ thống chia sẻ nhiều tổ chức Bước -Tổ chức xem xét chứng cần thiết phải lưu giữ chức năng, hoạt động giao dịch quản lý trình kinh doanh hệ thống Yêu cầu xuất phát từ số nguồn Hãy xem xét vấn đề như: - Có nghĩa vụ pháp lý để ghi lại chứng xác khơng? Một số luật nói rõ ngầm định phải tạo lập hồ sơ xác hình thức định - Có phải tơn trọng cơng cụ điều tiết yêu cầu chứng để chứng minh tuân thủ, ví dụ, tiêu chuẩn bắt buộc, quy phạm thực hành khơng? - Có quy định quan yêu cầu ghi lại chứng khơng, ví dụ, sách, quy chế hướng dẫn, báo cáo v.v ? - Bằng chứng yêu cầu để giúp cho q trình kinh doanh định tương lai? - Có phải chức hoạt động tổ chức coi có nguy cao Tài liệu chủ yếu tập trung vào việc quản lý hồ sơ có cấu trúc liệu phi cấu trúc Tham khảo: National Archives of Australia, DIRKS Manual: A Strategic Approach to Managing Business Information, địa chỉ: http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/publications/DIRKSmanual.aspx for further information Thông tin thêm mơ hình hóa q trình kinh doanh mơ hình, xem thích mơ hình hóa q trình kinh doanh website: http://www.bpmn.org/ Khi nói thẩm quyền đặc biệt, xem Queensland State Archives, Guideline for the Development of Retention and Disposal Schedules, địa http://www.archives.qld.gov.au/downloads/rdschedule.pdf 10 Thuật ngữ "bằng chứng" sử dụng tài liệu với ý nghĩa giải thích chứng minh chứng giao dịch kinh doanh, ý nghĩa lĩnh vực pháp luật 11 Phân tích thực hiện, cho mục đích quản lý hồ sơ xếp phân loại, phát triển hệ thống thông qua việc xem xét lại trình kinh doanh 12 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn bị tranh chấp địi hỏi phải có chứng giải thích rõ ràng? - Các bên liên quan kỳ vọng khác về chứng cần thiết để lưu giữ lại? - Sự mong đợi cộng đồng chứng trình làm việc? Quá trình bao gồm loạt tham vấn xác nhận với quản lý cấp cao Tiêu chuẩn quốc tế phân tích quy trình làm việc cho hồ sơ ISO / TR 26122-2008, Tài liệu hướng dẫn DIRKS Úc nguồn tài liệu hữu ích cho mục đích 13 2.3.3 Xác định nội dung thơng tin quản lý có liên quan ghi lại làm chứng Không phải tất thông tin chứa hệ thống kinh doanh thiết phải ghi lại làm chứng Bước - yêu cầu chứng, xác định nội dung liệu tạo nên chứng Trong hệ thống quản lý đối tượng số riêng biệt, chẳng hạn tài liệu xử lý văn bản, liệu tích hợp với thành cấu trúc logic Điều có nghĩa dễ dàng nhận dạng văn báo cáo cụ thể có chứa nội dung mà xem chứng giao dịch hoạt động kinh doanh cụ thể Đối với hệ thống khác, u cầu phân tích cấu trúc liệu, mơ hình liệu mơ hình lớp làm tảng cho hệ thống để xác định yếu tố liệu cụ thể tạo thành nội dung cung cấp chứng cần thiết (xem Hình minh họa điều đây) Điều quan trọng cần lưu ý nội dung liệu tạo nên chứng khơng có phạm vi hệ thống Nó có hệ thống khác, tài liệu nói hệ thống, thủ tục, giấy tờ v.v Đặc biệt mơi trường tích hợp cao, phần chứng cần thiết chứa nhiều hệ thống, số hệ thống thành phần chia sẻ với tổ chức khác Có số yếu tố nội dung khác phục vụ cho việc tạo chứng Quyết định nội dung thích hợp để làm chứng cần thiết dựa đánh giá nhu cầu kinh doanh rủi ro Hồ sơ cần phải đầy đủ, là, cần ghi lại đầy đủ chứng việc tiến hành hoạt động kinh doanh giao dịch Do sáng kiến quan trọng ghi lại cách rõ ràng, hành động theo thói quen với độ rủi ro thấp ghi lại với lượng thơng tin tối thiểu Hình trình bày nội dung sở liệu điều khiển hệ thống kinh doanh 14 Trong ví dụ này, hồ sơ15 tạo thành từ nhóm yếu tố liệu liên quan đến nhiều trường khác Mỗi hồ sơ bao gồm yếu tố liệu xác định sở liệu siêu liệu liên quan cần thiết để liên kết yếu tố cung cấp cấu trúc ngữ cảnh cần thiết để hỗ trợ cho hồ sơ DIRKS viết tắt Designing and Implementing Recordkeeping Systems - Thiết kế vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ Các bước A- C bao gồm trình phân tích Để có thêm thơng tin, xem Lưu trữ quốc gia Úc, Tài liệu hướng dẫn Thiết kế vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ: Chiến lược quản lý thơng tin kinh doanh có địa http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/publications/DIRKS-manual.aspx State Records NSW, The DIRKS Manual: Strategies for Documenting Government Business có http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual_4226.asp 13 Hình trình bày tổng quan sở liệu chuẩn Khái niệm sở liệu quan hệ, mô hình hóa liệu chuẩn kỹ thuật chuẩn hóa tuân thủ để cung cấp cấu trúc ngữ cảnh cần thiết để hỗ trợ truy xuất hồ sơ 14 15 'Hồ sơ' sử dụng có nghĩa quản lý hồ sơ sở liệu LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Cơng ty luật Minh Kh www.luatminhkhue.vn Hình 2- Xác định hợp phần thông tin / yếu tố liệu có hồ sơ số sở liệu Lưu ý hồ sơ đơn bao gồm nhiều yếu tố từ bảng trường sở liệu đơn, có phần tử liệu đơn tạo thành phần nhiều hồ sơ Hình đưa ví dụ đơn giản bảng phần sở liệu quan hệ hệ thống quản lý nguồn nhân lực Mỗi bảng đại diện cho phần sở liệu có chứa thơng tin liên quan chặt chẽ Bảng A, B C cung cấp liệu liên quan đến nhân sự, tiền lương trung tâm chi trả Bảng D E cung cấp mối liên kết yếu tố liệu bảng khác Bảng D liên kết nhân viên với mức chi trả có liên quan họ, Bảng E liên kết nhân viên với trung tâm chi trả họ Mỗi bảng bao gồm số cột đại diện cho trường chứa yếu tố liệu Các hàng bảng thiết lập mối liên kết yếu tố liệu trường khác Trong tài liệu sở liệu, hàng bảng gọi "hồ sơ", yếu tố liệu liên kết hồ sơ theo nghĩa thuật ngữ quản lý hồ sơ Có nhiều hồ sơ Hình để phân tích q trình kinh doanh Những hồ sơ đại diện cho số yếu tố liệu liên quan đến kết nối qua nhiều bảng bao gồm yếu tố liệu từ nhiều trường Bảng A: Nhân Mã số nhân viên Họ Tên Địa Thành phố 0078652 Larsen Sevren 78/1 Hoddle st, Carlton Melbourne 0078653 Lee Jamie 55 Ramsey St, Vermont Melbourne 0078654 Smith Bob Pollie Crt, Barton Canberra 0078655 Schmidt Helmutt 1/123 North Rd, Balmain Sydney 0078656 Darcy Kyra 67 Green St, Mt Lawley Perth Bảng B: Tiền lương Mã trả lương Cấp bậc Năm Tiền trả A41 APS4 Năm $45,000 A42 APS4 Năm $46,000 A43 APS4 Năm $47,000 A44 APS4 Năm $48,000 A51 APS5 Năm $54,000 A52 APS5 Năm $55,000 A53 APS5 Năm $56,000 Bảng C: Trung tâm chi trả LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Mã số nhân viên Mã số chi trả 0078652 A53 0078653 A42 0078654 A42 0078655 A41 0078656 A51 Bảng D: Chi trả cho cán nòng cốt theo mức Mã trung tâm Trung tâm chi trả Giám đốc M001 Văn phòng Melbourne Shay Jones S001 Văn phòng Sydney Fred Nguyen P001 Văn phòng Perth Alberta C001 Văn phòng Canberra Johnson John Wasp Bảng E: Cán đối tượng Trung tâm chi trả Mã số cán Mã số trung tâm 0078652 M001 0078653 M001 0078654 C001 0078655 S001 0078656 P001 Hình - Ví dụ tiếp tục việc xác định hợp phần thông tin/các yếu tố liệu có ghi số sở liệu Cách trình bày: Màu vàng Các yếu tố liệu chứa hồ sơ nhân Kyra Darcy Màu xanh Các yếu tố liệu chứa hồ sơ địa cụ thể Bob Smith Màu hồng Các yếu tố liệu chứa hồ sơ cán Văn phòng Melbourne Ba dạng khác hồ sơ xác định hệ thống: Các hàng màu vàng xác định yếu tố liệu tạo thành hồ sơ nhân đơn lẻ Hồ sơ bao trùm yếu tố liệu tất năm bảng chứa thông tin nhân viên, tên, địa chỉ, mức lương trung tâm chi trả Hàng màu xanh xác định yếu tố liệu cung cấp hồ sơ tên, địa mã số nhân viên cá nhân Hàng thơng tin hiểu hồ sơ, trường hợp hồ sơ hàng màu vàng tồn diện thích hợp Các hàng màu hồng xác định yếu tố liệu tạo thành hồ sơ tất nhân viên thuộc trung tâm chi trả cụ thể Các dịng trình bày phương pháp khác để truy vấn liệu chứa bảng Lưu ý thông tin chứa Bảng B không tạo thành hồ sơ kịch này, mà phần hồ sơ tiền lương nhân viên Điều liệu chứa Bảng B giá trị lợi ích bổ sung thành phần hồ sơ đặt bối cảnh nhân viên Bảng A Bản thân thông tin Bảng B lấy từ hồ sơ bên hợp đồng làm việc Cần lưu ý rằng, số trường hợp, có chồng chéo hồ sơ xác định sở liệu Các yếu tố liệu phần hồ sơ sở liệu quan hệ phần hồ sơ khác tạo sở liệu Ví dụ, hồ sơ nhân viên 'Jamie Lee' hồ sơ nhân viên văn phòng Melbourne hai có yếu tố liệu từ Bảng A Trường hợp xảy chồng chéo yếu tố liệu hồ sơ số, hệ thống kinh doanh phải LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn có khả đảm bảo khơng hủy bỏ phần tử liệu chia sẻ hai xác định hồ sơ kỹ thuật số đạt đến thời gian lưu giữ tối thiểu Bước - Xác định thơng tin bổ sung cần thiết để quản lý nội dung chứng theo thời gian Đây siêu liệu hồ sơ phần tích hợp hồ sơ Siêu liệu hồ sơ dùng để điều khiển độ dài thời gian hồ sơ trì, thiết lập hạn chế quyền truy cập hồ sơ, tạo điều kiện tìm kiếm khai thác dễ dàng hồ sơ Việc tạo lập, lưu giữ quản lý siêu liệu cho hồ sơ cần thiết phép hồ sơ nhận dạng được, hiểu khai thác được, để bảo vệ chứng độ tin cậy, tính xác thực tồn vẹn Siêu liệu cần lưu giữ phù hợp với tiêu chuẩn siêu liệu xác định cho hồ sơ, theo yêu cầu tổ chức và/hoặc pháp luật quy định Siêu liệu không cần phải giữ lại với nội dung, miễn chúng liên kết kết nối cách Siêu liệu chứa dạng câu hỏi hệ thống bên ngồi hệ thống kinh doanh, bao gồm tài liệu công cụ lược đồ XML liệu, mơ hình lớp phép hồ sơ hiểu giữ ý nghĩa theo thời gian Đặc biệt môi trường sở liệu, khó phân biệt nội dung hồ sơ siêu liệu Ví dụ, siêu liệu cung cấp chứng người cụ thể truy cập hồ sơ vào ngày và/hoặc thời gian cụ thể hồ sơ Thường siêu liệu hệ thống kinh doanh liên quan đến hệ thống tổng thể Nghĩa là, siêu liệu áp dụng cách tổng thể cho tất hồ sơ hệ thống, cho hồ sơ riêng lẻ Siêu liệu có quy tắc tài liệu hệ thống không áp dụng cho hồ sơ đơn lẻ 2.3.4 Xác định mối liên kết phụ thuộc Một đặc tính quan trọng hồ sơ khơng thể hiểu theo hồ sơ riêng biệt Để cung cấp ngữ cảnh cho hồ sơ, thông tin bổ sung trình làm việc hệ thống kinh doanh phải đảm bảo hồ sơ hiểu được, nhằm chứng minh độ tin cậy chứng, liệu hồ sơ có cần phải di chuyển từ hệ thống sang hệ thống khác tương lai hay không Các u cầu thơng tin hệ thống bao gồm: - vị trí; - vấn đề / lỗi hệ thống; - kích thước; - nguyên tắc kinh doanh thực hiện; - định dạng tệp; - an ninh; - quản lý riêng tư; - cấu trúc liệu; - mơ hình lớp liệu; - quy định quy trình làm việc; - kiểm định Thơng tin cần thiết q trình làm việc bao gồm văn thủ tục sách có liên quan để chứng minh định thực quy trình đảm bảo theo tiêu chuẩn cho phép Ngoài ra, nêu điều 2.3.1: Phân tích q trình làm việc, nhiều q trình mở rộng ngồi hệ thống kinh doanh đơn lẻ Mối liên kết cần thiết đến hệ thống khác, thông tin liên quan dạng giấy, phải xem xét trước phát triển chiến lược quản lý hồ sơ hệ thống kinh doanh Một phụ thuộc hồ sơ cần phải lưu giữ Hồ sơ phải lưu giữ khoảng thời gian phù hợp với yêu cầu luật pháp nhu cầu kinh doanh Quyết định hồ sơ phải lưu giữ định quan có thẩm quyền xử lý xếp Tổ chức cần phải đáp ứng yêu cầu quan có thẩm quyền lưu giữ xử lý hồ sơ 16 Hồ sơ yêu cầu lưu giữ thời gian lâu bình thường u cầu kiểm sốt nghiêm ngặt Thông tin chi tiết vè yêu cầu xử lý, tham khảo ý kiến với quan có thẩm quyền phù hợp bạn, xem tiêu chuẩn TCVN 7420 (ISO 15489) điều 4.2.4 16 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê 77 www.luatminhkhue.vn Cho phép lớp xếp áp dụng cách có hệ thống cho hồ sơ số siêu liệu liên quan, tập hợp hồ sơ số Các phương tiện sử dụng cho hệ thống kinh doanh để áp dụng lớp xếp trình xếp liên quan bao gồm: ● kết hợp chức xếp vào phần mềm hệ thống kinh doanh; ● tích hợp ứng dụng phần mềm bên với hệ thống kinh doanh để giúp cho việc áp dụng chức xử lý;4 ● người quản trị hệ thống kinh doanh người sử dụng có thẩm quyền khác tự ánh xạ áp dụng quyền xử lý cho hồ sơ hệ thống kinh doanh;5 ● kết hợp trên.6 77.1 Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc sử dụng quy tắc hệ thống xác định trước, hệ thống phải cho phép cập nhật thủ công, kế thừa có hiệu lớp xếp lớp xếp áp dụng sau việc thay đổi quy tắc hệ thống xác định trước quyền khác yêu cầu khắc phục hậu Hệ thống kinh doanh nên, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 92 Có khả tạo lập92 cách tự động áp dụng lớp xếp cho hồ sơ số tạo nhận siêu liệu liên quan, tập hợp hồ sơ số, dựa tệp lệnh xác định trước.93 93 Có thể thơng báo cách thường xuyên cho người quản trị hệ thống kinh doanh tất hoạt động xử lý xảy thời gian định Hệ thống kinh doanh có thể, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 94 Hỗ trợ xếp tự động hồ sơ số siêu liệu liên quan, tập hợp hồ sơ số, dựa nội dung chúng, yếu tố siêu liệu cụ thể, kết hợp hai 94 94.1 Khi xếp tự động, hệ thống kinh doanh phải tự động tìm xác nhận người quản trị hệ thống kinh doanh người sử dụng có thẩm quyền khác trước thực lệnh xử lý 95 Hỗ trợ giao diện với quy trình cơng việc để tạo thuận lợi cho trình xử lý 2.4.3 Xem xét Hệ thống kinh doanh phải, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 96 Cung cấp phương tiện mà nội dung hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số, xác định để xếp xem xét trước áp dụng lệnh xử lý 97 Xem xét lại toàn nội dung hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số, xem xét người xét duyệt để hạn chế truy cập 98 Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh tái sử dụng lớp xếp để có thể: ● đánh dấu hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số, để tiếp tục trì xem xét sau; ● đánh dấu hồ sơ kỹ thuật số, tập hợp hồ sơ số, để xuất lập tức, chuyển giao, xử lý bảo quản (thông qua kỹ thuật chẳng hạn di chuyển) hủy bỏ; ● đánh dấu hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số, để tiếp tục trì sau xuất, chuyển giao, xử lý bảo quản (thông qua kỹ thuật chẳng hạn di chuyển) hủy bỏ; lệnh xem xét xử lý kích hoạt 92 Thời hạn lưu giữ hồ sơ xác định vào thời điểm hồ sơ tạo Những lệnh áp dụng thông qua siêu liệu kế thừa từ thực thể cao sơ đồ phân loại hồ sơ hỗ trợ (theo Yêu cầu 23), thiết lập thông qua quy tắc hệ thống thiết kế đặc biệt để phân bổ siêu liệu xếp (theo Yêu cầu 25 26) 93 Có thể thiết lập quy tắc hệ thống xác định trước cho việc gán tự động lớp xếp dựa vào đặc điểm hồ sơ tạo nhận hệ thống kinh doanh Hệ thống kinh doanh chứa vài lớp hồ sơ dễ dàng nhận dạng nhóm lại thơng qua đặc điểm tương tự, cho phép gán tự động quyền xử lý thời điểm lưu giữ 94 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Hệ thống kinh doanh nên, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 99 Đưa chi tiết lớp xếp áp dụng cho hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số để người duyệt xem lại cách tìm kiếm di chuyển 100 Tự động ghi ngày xem xét cuối siêu liệu hành, cho phép người duyệt lại cập nhật lý định xem xét lại siêu liệu mô tả 3.4.4 Hủy bỏ Hệ thống kinh doanh phải, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 101 Đảm bảo kết hủy bỏ xóa khơng truy cập tồn hồ sơ số (bao gồm tất thành phần hồ sơ), chúng phục hồi thông qua tính hệ điều hành chuyên gia kỹ thuật phục hồi liệu 95 102 Yêu cầu xác nhận việc hủy bỏ từ người quản trị hệ thống kinh doanh người sử dụng có thẩm quyền khác phần trình xử lý 103 Ngăn chặn hủy bỏ hồ sơ số, tập hợp hồ sơ, nhận xác nhận, cho phép trình bị hủy bỏ không nhận xác nhận 104 Phân biệt chức xóa đặc biệt chức hủy bỏ q trình xếp, để chức giao cho người sử dụng có thẩm quyền 105 Ngăn chặn chức xóa sử dụng trình xử lý, việc hủy bỏ hồ sơ số xác định đạt thơng qua việc phân bổ lớp xếp Hệ thống kinh doanh nên, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 106 Có khả đảm bảo hồ sơ số phép hủy bỏ, tất dịch thay hồ sơ bị phá hủy 106.1 Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ hủy bỏ dịch thay thế, hệ thống cần cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh tắt chức nêu Yêu cầu 105 cần.96 3.4.5 Xử lý siêu liệu Hệ thống kinh doanh phải, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 107 Hỗ trợ bổ sung siêu liệu vào hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số, để hỗ trợ xếp quy định tiêu chuẩn siêu liệu có liên quan 108 Chủ động liên kết siêu liệu xếp tới chức nó, để kích hoạt q trình tự động.97 109 Có thể phát thay đổi siêu liệu có ảnh hưởng đến thời gian lưu giữ hồ sơ số, tính tốn thời gian xếp theo lớp xếp 98 110 Có thể hạn chế người quản trị hệ thống kinh doanh người sử dụng có thẩm quyền khác sửa đổi siêu liệu có ảnh hưởng đến thời gian lưu giữ hồ sơ số 111 Có khả lưu giữ siêu liệu cho hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số, chuyển giao hủy bỏ 112 Có thể ghi lại ngày chi tiết tất lệnh xử lý tệp siêu liệu hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số Dù tài liệu không bao gồm việc quản lý chép dự phịng cho mục đích kinh doanh khắc phục thảm họa, cần lưu ý thói quen tốt nên đảm bảo lưu không giữ lại lâu yêu cầu cho mục đích kinh doanh 95 Ví dụ, quan xử lý khơng bao qt hết tồn dịch, tổ chức có lý để giữ dịch cụ thể 96 Chức kết hợp hệ thống kinh doanh cung cấp thơng qua tích hợp với chế bên ngoài, chẳng hạn hệ thống quản lý hồ sơ điện tử 97 Trường hợp chức áp dụng tự động hệ thống kinh doanh, thơng qua chế nội bên ngồi, hệ thống phải cho phép tự phát cập nhật thay đổi cho lớp xếp 98 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Hệ thống kinh doanh nên, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 113 Cho phép người dùng thêm yếu tố siêu liệu cần thiết cho việc quản lý lưu trữ hồ sơ số lựa chọn để chuyển lưu trữ 114 Có khả lưu giữ lịch sử lớp xếp áp dụng cho hồ sơ số đặc biệt, siêu liệu hồ sơ số 115 Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh xác định tệp siêu liệu 99 để giữ lại cho hồ sơ số, tập hợp hồ sơ số, chuyển đi, hủy bỏ dời ngoại tuyến Hệ thống kinh doanh có thể, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 116 Có khả xuất siêu liệu theo quy định tiêu chuẩn siêu liệu có liên quan 117 Hỗ trợ trường văn tự cho người dùng tự định nghĩa 100 118 Hỗ trợ nhập siêu liệu quản lý lớp xếp tài liệu xử lý, bao gồm: ● ngày xem xét ghi lịch trình; ● ngày chi tiết sửa đổi; ● ngày chi tiết hủy bỏ 119 Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh lưu trữ101 siêu liệu lưu giữ cho hồ sơ kỹ thuật số, tập hợp hồ sơ số, chuyển giao hủy bỏ 3.4.6 Báo cáo hoạt động xử lý Hệ thống kinh doanh phải, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 120 Có thể làm báo cáo tất hoạt động xử lý thực hệ thống, bao gồm hoạt động xử lý thực chế xếp bên ngồi tích hợp giao diện với hệ thống 121 Có thể tạo danh sách báo cáo về: ● tất lớp xếp xác định hệ thống; ● tất hồ sơ số siêu liệu liên quan, tập hợp hồ sơ số, mà lớp xếp cụ thể áp dụng; ● tất hồ sơ số mà hoạt động xếp cụ thể xảy thời gian định; ● tất hồ sơ số xếp thời gian định (cung cấp thông tin định lượng khối lượng loại hồ sơ); ● tất hồ sơ số hạn xếp vào thời điểm định sẵn (cung cấp thông tin định lượng khối lượng loại hồ sơ) 122 Có thể tạo báo cáo chi tiết thất bại việc xuất hồ sơ số từ hệ thống, xác định hồ sơ số bị lỗi trình xử lý xuất khơng thành cơng 123 Có thể tạo báo cáo chi tiết kết trình hủy bỏ, chi tiết tất hồ sơ số hủy bỏ thành công xác định hồ sơ số hủy bỏ không thành công 102 Hệ thống kinh doanh nên, độc lập kết hợp với hệ thống khác: 124 Có thể báo cáo tất hồ sơ số chịu cố định xếp 103 Hệ thống kinh doanh có thể, độc lập kết hợp với hệ thống khác: Lý tưởng yếu tố siêu liệu bắt buộc, trình bày tiêu chuẩn siêu liệu có liên quan 99 100 Ví dụ, liên kết định xếp với yêu cầu lưu giữ có luật 101 Tức là, giữ nằm ngồi kiểm sốt hệ thống kinh doanh Điều kiện để hủy bỏ thành công hồ sơ số nêu Yêu cầu 101 Hủy bỏ hồ sơ số coi không thành công phục hồi, phần tất cả, sau áp dụng trình hủy bỏ nêu Yêu cầu 101 102 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Cơng ty luật Minh Kh 125 www.luatminhkhue.vn Có thể báo cáo định xem xét lại thời gian định PHỤ LỤC A (tham khảo) GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ Thuật ngữ Truy cập Access Kiểm soát truy cập Access Controls Tập hợp Aggregation Dữ liệu kiếm định Audit trail Xác thực Authentication Định nghĩa Quyền, hội, phương tiện để tìm kiếm, sử dụng truy vấn thông tin Nguồn: ISO 15489-3, điều 3.1 Lược đồ cấu khơng phân cấp, áp dụng cho hồ sơ số để ngăn chặn truy cập người sử dụng trái phép Có thể bao gồm xác định nhóm người truy cập danh sách đặc biệt người dùng có tên cá nhân Xem thêm Kiểm soát an ninh, Kiểm soát truy cập hệ thống Nhóm người truy cập Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, p 28 Sự tích luỹ thực thể hồ sơ mức đối tượng hồ sơ (tài liệu, đối tượng số), ví dụ, thư mục số, seri Xem thêm Thư mục Loại hồ sơ Dữ liệu cho phép tái thiết hoạt động trước đó, cho phép thuộc tính thay đổi (như ngày, thời gian, người điều hành) lưu trữ chuỗi kiện xác định thứ tự thời gian xác Thơng thường hình thức sở liệu nhiều danh mục liệu hoạt động Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, p.1 Quá trình thử nghiệm xác nhận để thiết lập mức độ tin tưởng vào độ tin cậy xác nhận Nguồn: Australian Government Information Management Office, The Australian Government e-Authentication Framework Hệ thống kinh doanh Theo mục đích tài liệu này, hệ thống kinh doanh hệ thống tự động tạo lập quản lý liệu hoạt động tổ chức Bao gồm Business system ứng dụng có mục đích tạo điều kiện giao dịch dễ dàng đơn vị tổ chức khách hàng - ví dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, sở liệu tùy biến cố định, hệ thống tài nguồn nhân lực Hệ thống kinh doanh hệ thống điển hình có chứa liệu động, thường phải cập nhật (kịp thời), chuyển tải (thao tác) chứa liệu hành (khơng dự phịng) Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có chứa liệu mà liên kết động với hoạt động kinh doanh (có thời hạn), khơng thể thay đổi (bất khả xâm phạm), khơng hành (dự phòng) Xem thêm Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) Người quản trị hệ thống kinh doanh Business system administrator Lưu giữ Capture Người sử dụng với trách nhiệm giao điều hành hệ thống, bao gồm cấu hình, giám sát quản lý hệ thống kinh doanh sử dụng hệ thống Tùy thuộc vào thâm niên công tác người quản trị hệ thống để giao nhiệm vụ quản trị hệ thống số quy trình quản lý hồ sơ Quá trình gửi tài liệu đối tượng số vào hệ thống quản lý hồ sơ gán siêu liệu để mơ tả hồ sơ đặt vào ngữ cảnh, cho phép quản lý phù hợp hồ sơ theo thời gian Đối với số hoạt động kinh doanh chức gắn vào hệ thống kinh doanh để lưu giữ hồ sơ siêu liệu liên quan đồng thời với việc tạo Cố định xếp bao gồm, ví dụ, hồ sơ số đối tượng đợi xem xét quyền tự thông tin xử lý pháp luật 103 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Thuật ngữ www.luatminhkhue.vn Định nghĩa hồ sơ Xem thêm Đăng ký Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004 Adapted from AS 4390, Part 1, Clause 4.7 Cơ quan cấp chứng Cơ quan tạo ra, ký cấp giấy chứng nhận khóa cơng khai để ràng buộc th bao dùng khóa cơng khai họ Nguồn: Australian Government Information Management Office, The Australian Certification authority Government e-Authentication Framework Phân loại Classification Xác định xếp cách có hệ thống hoạt động kinh doanh và/hoặc hồ sơ thành loại theo quy ước có cấu trúc logic, phương pháp quy tắc trình bày hệ thống phân loại Phân loại bao gồm xác định tài liệu tệp tin theo quy định, giấy phép người dùng hạn chế bảo mật hồ sơ Xem thêm Sơ đồ phân loại hồ sơ Nguồn: Theo điều 3.5 TCVN 7420-1 (ISO 15489-1); điều 4.8 AS 4390-1 Thành phần Component Hồ sơ phức Compound record Kiểm soát Control Chuyển đổi Conversion Khóa mật mã Cryptographic key Dữ liệu Data Yếu tố liệu Data element Cơ sở liệu Các phận cấu thành hồ sơ số (chẳng hạn thành phần đa phương tiện trang web) Cần phải lưu giữ siêu liệu theo thành phần phép hồ sơ quản lý theo thời gian, ví dụ, cho mục đích di chuyển hồ sơ Không nên nhầm lẫn với khái niệm thành phần 'phần mềm' hay 'hệ thống' Xem thêm Đối tượng số, Yếu tố liệu Hồ sơ số Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Digital Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr Một hồ sơ bao gồm nhiều thành phần đa dạng Ví dụ, trang web với đồ họa nhúng biểu mẫu Quản lý mặt vật lý và/hoặc trí tuệ thiết lập hồ sơ cách tư liệu hóa thơng tin trạng thái vật lý logic, nội dung, xuất xứ hồ sơ mối quan hệ chúng với hồ sơ khác Các hệ thống q trình kiểm sốt bao gồm: đăng ký, phân loại, lập mục theo dõi Xem thêm Phân loại đăng ký Quá trình thay đổi hồ sơ từ phương tiện sang phương tiện khác từ định dạng sang định dạng khác Chuyển đổi liên quan đến thay đổi định dạng hồ sơ, đảm bảo hồ sơ lưu giữ lại nội dung xác thơng tin Xem thêm Di trú Bản dịch Nguồn: Theo điều 3.7 TCVN 7420-1(ISO 15489-1) điều 4.3.9.2 TCVN 7420-2 (ISO 15489-2) Yếu tố liệu sử dụng để mã hóa giải mã thơng điệp điện tử Bao gồm chuỗi ký hiệu điều khiển thao tác chuyển đổi mật mã, chẳng hạn giải mã Xem thêm Mã hóa Hạ tầng khóa cơng cộng (PKI) Nguồn: National Archives of Australia, Recordkeeping and Online Security Processes: Guidelines for Managing Commonwealth Records Created or Received Using Authentication and Encryption, 2004 Sự kiện lệnh trình bày cách thức, phù hợp để truyền tải, diễn giải xử lý tự động thủ công Nguồn: International Council on Archives, Dictionary of Archival Terminology, KG Saur, Munich, 1988, tr 48 Một đơn vị liệu logic, nhận dạng tạo nên thành phần mặt tổ chức sở liệu Thường kết hợp ký tự hay bit đề cập đến mảng riêng biệt thơng tin Yếu tố liệu kết hợp với nhiều yếu tố liệu khác đối tượng số để tạo thành hồ sơ số Xem thêm Dữ liệu, Thành phần, Cơ sở liệu, Hồ sơ số, Trường Bảng xác định trường Một tập hợp có tổ chức liệu liên quan Cơ sở liệu thường cấu trúc lập chi mục để hỗ trợ người dùng truy cập tìm thơng LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Thuật ngữ www.luatminhkhue.vn Định nghĩa Database tin Cơ sở liệu tồn dạng vật lý kỹ thuật số Xem thêm Dữ liệu, Yếu tố liệu, Trường, Bảng sở liệu quan hệ Xóa Q trình loại bỏ, xóa hủy bỏ thơng tin ghi từ phương tiện bên ngồi q trình xếp Xóa hệ thống kỹ thuật số thường đề cập đến việc loại bỏ điểm (ví dụ, thơng tin vị trí) cho phép hệ thống xác định nơi phần cụ thể liệu lưu trữ phương tiện Xem thêm Hủy bỏ Xử lý Deletion Thuật ngữ mô tả Descriptor Thuật ngữ hạn định khơng phân cấp (ví dụ, 'nhân sự') thuộc danh mục bảo mật để giới hạn truy cập vào hồ sơ cụ thể Thuật ngữ mơ tả cung cấp thông tin tư vấn chủ động kiểm soát truy cập Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr 27-8 Hủy bỏ Quá trình loại bỏ xóa hồ sơ mà khơng có khả khơi phục Destruction Trong tài liệu này, hủy bỏ liên quan đến q trình xử lý, theo hồ sơ số, thực thể tổ chức hồ sơ siêu liệu hồ sơ bị loại bỏ vĩnh viễn xóa theo ủy quyền chấp thuận đối tượng có thẩm quyền xử lý Xem thêm Xóa Nguồn: Theo điều 3.8 TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) Chứng số Tài liệu số ký tượng có thẩm quyền cấp chứng xác định người giữ khóa quan kinh doanh mà họ đại diện; liên kết người giữ khóa với cặp khóa cách định khóa cơng cộng cặp khóa đó; phải chứa thông tin khác theo yêu cầu diện cấp chứng Nguồn: National Archives of Australia, Recordkeeping and Online Security Processes: Guidelines for Managing Commonwealth Records Created or Received Using Authentication and Encryption, 2004 Digital certificate Thư mục số Digital folder Đối tượng số Digital object Hồ sơ số Digital record Chữ ký số Digital signature Tập hợp hồ sơ số có liên quan giữ mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ hệ thống kinh doanh quản lý đối tượng Một dạng tập hợp hồ sơ số Cũng gọi thư mục chứa Xem thêm Tập hợp Thư mục Một đối tượng trình bày máy tính, chẳng hạn tệp tin tạo hệ thống cụ thể phần mềm ứng dụng (ví dụ, tài liệu xử lý văn bản, bảng tính, hình ảnh) Hồ sơ số bao gồm nhiều đối tượng số Xem thêm Thành phần Hồ sơ số Hồ sơ phương tiện lưu trữ kỹ thuật số, tạo ra, truyền đi, lưu trữ và/hoặc truy cập phương tiện thiết bị kỹ thuật số Cơ chế bảo mật hồ sơ số cho phép xác định người tạo đối tượng số sử dụng để phát theo dõi thay đổi thực cho đối tượng số Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004 Adapted from Australian Government Information Management Office, Trusting the Internet: A Small Business Guide to E-security, 2002 tr 43 DIRKS Viết tắt "thiết kế vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ", phương pháp quản lý hồ sơ thơng tin kinh doanh khác trình bày Tiêu chuẩn Quốc tế Quản lý hồ sơ (điều 8.4 TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) trình bày chi tiết ấn phẩm Lưu trữ Quốc gia 2001, DIRKS: Chiến lược tiếp cận quản lý thông tin kinh doanh Xử lý Một loạt quy trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, hủy bỏ chuyển giao diễn tả xếp tài liệu khác Nguồn: điều 3.9 TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) Disposition Hiệu lực xử lý Disposition action Thao tác ghi tài liệu xử lý rõ thời gian lưu giữ tối thiểu cho hồ sơ kiện mà ngày xử lý tính tốn từ Xem thêm LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Thuật ngữ www.luatminhkhue.vn Định nghĩa Kích hoạt xử lý Thời gian lưu giữ Cơng cụ kiểm sốt xử Cơng cụ thức xác định thời gian lưu giữ hiệu lực xử lý hợp lý lý quy định cho lớp hồ sơ ghi công cụ kiểm soát xử lý Xem thêm Hiệu lực xử lý, Sắp xếp lớp Thời gian lưu giữ Disposition authority Lớp xếp Disposition class Kích hoạt xử lý Disposition trigger Hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu điện tử (EDRMS) Mơ tả đặc tính nhóm hồ sơ diễn tả hoạt động tương tự, với thao tác xử lý áp dụng cho nhóm Bao gồm mơ tả chức điều kiện hoạt động, ghi phạm vi mô tả hồ sơ hiệu lực xử lý Thành phần tài liệu xử lý thực hệ thống kinh doanh quy tắc tạo kích hoạt xử lý, thời gian lưu giữ hiệu lực xử lý, áp dụng cho thực thể hồ sơ Thời điểm mà từ hiệu lực xử lý tính Đây ngày xảy hồn thành xử lý Xem thêm Thời gian lưu giữ Hệ thống quản lý hồ sơ số có khả cung cấp chức quản lý tài liệu Electronic document and records management system (EDRMS) Tin nhắn điện tử Mọi loại thông tin liên lạc sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý kinh doanh nội kinh doanh, tổ chức, với giới bên Electronic messages ngồi Ví dụ phổ biến có: thư điện tử, tin nhắn nhanh dịch vụ tin nhắn ngắn (SMS) Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004 Hệ thống tin nhắn điện tử Các ứng dụng sử dụng tổ chức, cá nhân để gửi nhận, lưu trữ truy vấn tin nhắn điện tử Các hệ thống thường khơng có chức quản lý hồ sơ Nguồn: National Archives of Electronic messaging Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and systems Preserving Digital Records, exposure draft, 2004 Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) Hệ thống tự động dùng để quản lý việc tạo lập, sử dụng, lưu trữ xử lý hồ sơ số tạo nhằm mục đích cung cấp chứng hoạt động kinh doanh Hệ thống trì thơng tin theo ngữ cảnh Electronic records thích hợp (siêu liệu) liên kết hồ sơ để xác nhận giá trị management system chứng Mục đích hệ thống quản lý hồ sơ (ERMS) điện tử thu thập quản lý hồ sơ số Xem thêm Hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu điện tử (EDRMS) Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004 Mã hóa Encryption Quá trình chuyển đổi liệu vào mã an tồn thơng qua việc sử dụng thuật tốn mã hóa để truyền mạng cơng cộng Bài tốn để mã thuật tốn mã hóa truyền liệu, nhờ mà cung cấp phương tiện để liệu giải mã nhận phục hồi liệu gốc Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004 Adapted from Australian Government Information Management Office, Trusting the Internet: A Small Business Guide to Esecurity, 2002, tr 43 ERMS Xem Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử Bằng chứng Bằng chứng giao dịch kinh doanh Evidence Xuất Export Q trình xếp, theo hồ sơ kỹ thuật số (hoặc nhóm hồ sơ) với siêu liệu từ hệ thống được đưa LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Thuật ngữ www.luatminhkhue.vn Định nghĩa sang hệ thống khác tổ chức nơi khác Xuất hồ sơ không liên quan đến việc loại bỏ hồ sơ từ hệ thống Xem thêm Chuyển giao Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr Trích xuất Extract Trường Field Tệp tin File Bản hồ sơ kỹ thuật số mà số tài liệu gỡ bỏ vĩnh viễn giấu Trích xuất thực hồ sơ đầy đủ không đưa để truy cập, phần hồ sơ Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr Tập hợp nhiều yếu tố liệu có liên quan, trình bày dạng thông tin sở liệu Xem thêm Yếu tố liệu, Cơ sở liệu Bảng (danh từ) Một đơn vị tổ chức tài liệu tích lũy q trình sử dụng lưu giữ chúng thường đề cập đến chủ đề, hoạt động giao dịch (động từ) thao tác đặt tài liệu vào vị trí định trước theo sơ đồ kiểm sốt Xem thêm Thư mục CHÚ Ý: Đối với mục đích tài liệu này, định nghĩa thuật ngữ áp dụng cho việc quản lý hồ sơ Điều khác với định nghĩa CNTT, xác định tệp tin gọi sưu tập thơng tin lưu trữ máy tính xử lý đơn vị Nguồn: Adapted from J Ellis (ed.) Keeping Archives, 2nd edition, Australian Society of Archivists and Thorpe, Melbourne, 1993, tr 470 Cố định Bảo vệ chống lại xếp sửa đổi trái phép Fixed Tính cố định Trạng thái hay chất lượng cố định Fixty Thư mục Folder Định dạng Format Chức Function Tập hợp hồ sơ trình bày hệ thống kinh doanh phân bổ vào loại hồ sơ sơ đồ phân loại hồ sơ Một thư mục cấu thành từ siêu liệu kế thừa từ thư mục mẹ (loại hồ sơ) chuyển sang thư mục (hồ sơ) Xem thêm Thư mục số Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr Dạng vật lý (chẳng hạn giấy vi phim) định dạng tệp tin máy tính, hồ sơ lưu giữ Xem thêm Định dạng gốc Nguồn: Adapted from Department of Defense (US) Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications, DoD 5015.2- STD, 2002, tr 14 - Cấp thứ sơ đồ phân loại kinh doanh Chức đại diện cho trách nhiệm quản lý tổ chức để thực mục tiêu Nguồn: Adapted from AS 4390, Part Clause 7.2 - Đơn vị lớn hoạt động kinh doanh tổ chức khu vực có pháp quyền Nhận dạng Identification Nhập Import Kế thừa Inherit Hành vi gán cho hồ sơ tệp tin dấu để cung cấp chứng tạo lưu giữ Nhận dạng bao gồm việc ghi lại thông tin ngắn mô tả bối cảnh hồ sơ mối quan hệ với hồ sơ khác Tiếp nhận hồ sơ số siêu liệu có liên quan vào hệ thống từ hệ thống khác tổ chức nơi khác Nhận thuộc tính siêu liệu từ thực thể mẹ Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Thuật ngữ Bản thể Instance Tích hợp Integration Giao diện lnterface Siêu liệu Metadata Di trú Migration Định dạng gốc Native format Hồ sơ Record Loại hồ sơ Record category Siêu liệu hồ sơ Record metadata Dạng hồ sơ Record type www.luatminhkhue.vn Định nghĩa Sự xuất hồ sơ số dạng định dạng đặc biệt thời điểm cụ thể Ví dụ, dạng hồ sơ dạng định dạng gốc dạng khác dịch Bản thể tạo sản phẩm trình di chuyển chuyển đổi Quan hệ liên kết chặt chẽ hệ thống kinh doanh với chế ứng dụng khác Tích hợp hàm ý liệu chia sẻ hệ thống, phong cách giao diện chung ứng dụng Nguồn: Adapted from NSW Department of Public Works and Services, Request for Tender No ITS2323 for the Supply of Records and Information Management Systems, Part B: Specifications, 2001, tr 13 Cơ chế, theo liệu trao đổi ứng dụng Nguồn: Adapted from NSW Department of Public Works and Services, Request for Tender No ITS2323 for the Supply of Records and Information Management Systems, Part B: Specifications, 2001, tr 13 Thông tin cấu trúc để mô tả và/hoặc cho phép người dùng tìm kiếm, quản lý, kiểm sốt, hiểu lưu giữ thông tin khác theo thời gian Nguồn: Adapted from A Cunningham, 'Six degrees of separation: Australian metadata initiatives and their relationships with international standards' Archival Science, vol 1, no 2001, tr 274 Hành động di chuyển hồ sơ từ hệ thống sang hệ thống khác, trì tính xác thực, tính tồn vẹn, độ tin cậy khả sử dụng hồ sơ Di trú liên quan đến loạt thao tác có tổ chức thiết kế để định kỳ chuyển giao tài liệu số từ cấu hình phần cứng cấu hình phần mềm sang cấu hình phần cứng phần mềm khác, từ hệ công nghệ sang hệ công nghệ khác Xem thêm Chuyển đổi Nguồn: Theo điều 3.13 TCVN 7420-1; điều 4.3.9.2 TCVN 7420-2 Định dạng trình bày hồ sơ tạo ra, dạng thức mà chương trình ứng dụng lưu trữ hồ sơ Xem thêm Chuyển đổi Nguồn: Adapted from NSW Department of Public Works and Services, Request for Tender No ITS2323 for the Supply of Records and Information Management Systems, Part B: Specifications, 2001, tr 13 (Danh từ) Thông tin dạng thức tạo ra, nhận lưu giữ làm chứng thông tin tổ chức, cá nhân, tạo lập theo đuổi giao ước pháp lý giao dịch kinh doanh Xem thêm Hồ sơ số Nguồn: điều 3.15 TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) Một tiểu phân mục sơ đồ phân loại hồ sơ, chia tiếp thành nhiều loại hồ sơ cấp Một loại hồ sơ tạo thành từ siêu liệu kế thừa từ hồ sơ mẹ (ví dụ, loại hồ sơ) đưa sang hồ sơ (ví dụ, thư mục tập hợp hồ sơ số) Tập hợp đầy đủ loại hồ sơ, tất cấp, tạo thành sơ đồ phân loại hồ sơ Xem thêm Sơ đồ phân loại hồ sơ Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr Xác định, xác thực đặt bối cảnh hồ sơ, người, quy trình hệ thống tạo lập, quản lý, lưu giữ sử dụng hồ sơ sách điều chỉnh chúng Nguồn: điều 4, ISO 23081-1 Định nghĩa đối tượng hồ sơ quy định yêu cầu quản lý cụ thể, thuộc tính siêu liệu hình thức hành vi Dạng hồ sơ mặc định hồ sơ chuẩn Dạng hồ sơ cụ thể hồ sơ biến tấu/ phi chuẩn, cho phép tổ chức đáp ứng yêu cầu quy định (chẳng hạn bảo mật thông tin hay kết hợp liệu) cho nhóm đặc biệt hồ sơ Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr Sơ đồ phân loại hồ sơ Một công cụ phân loại theo thứ bậc, áp dụng cho hệ thống kinh LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Thuật ngữ www.luatminhkhue.vn Định nghĩa Records classification doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, đặt tên, truy vấn, scheme trì xử lý hồ sơ Sơ đồ phân loại hồ sơ bắt nguồn từ sơ đồ phân loại kinh doanh tổ chức Công cụ phân loại hồ Thiết bị phương pháp sử dụng để hỗ trợ phân loại, đặt tên, sơ truy cập, kiểm soát truy vấn hồ sơ Có thể bao gồm sơ đồ phân loại hồ sơ, từ điển từ chuẩn, sơ đồ lập mục kiểm soát từ vựng Records classification tool Quản lý hồ sơ Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm sốt hiệu có hệ thống việc tạo lập, tiếp nhận, thu thập, sử dụng xử lý hồ sơ, bao gồm Records management trình lưu giữ trì chứng, thông tin hoạt động kinh doanh giao dịch dạng hồ sơ Nguồn: điều 3.16 TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) Cơ sở liệu quan hệ Một tập hợp yếu tố liệu tổ chức thành tệp bảng mơ tả thức mà từ liệu truy cập tập hợp Relational database lại theo nhiều cách khác mà không cần tổ chức lại bảng sở liệu Xem thêm Yếu tố liệu, Cơ sở liệu, Trường Bảng xác định trường Bản thể Rendition Thời gian lưu giữ Retention period Loại bảo mật Security category Bản thể đặc biệt hồ sơ số định sẵn dạng thức khác phương tiện khác quy trình xử lý kiểm soát hệ thống kinh doanh, mà không nội dung Một thể cần hiển thị siêu liệu tương tự quản lý mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ với hồ sơ dạng gốc Bản thể yêu cầu để truy cập, bảo quản hiển thị Xem thêm Chuyển đổi Khoảng thời gian mà sau kích hoạt xử lý mà hồ sơ phải cịn lưu giữ truy cập Khi hết hạn thời gian lưu giữ, hồ sơ đưa vào xử lý Xem thêm Thao tác xử lý Kích hoạt xử lý Một định phân cấp (chẳng hạn "tối mật" "được bảo vệ") phân bổ cho người dùng, vai trò người dùng, hồ sơ số hồ sơ khác để mức độ phép truy cập Loại bảo mật phản ánh mức độ bảo vệ phải áp dụng trình sử dụng, lưu trữ, truyền, chuyển giao xử lý hồ sơ Xem thêm kiểm soát an ninh Nguồn: Adapted from Cornwell Management Consultants (for the European Commission Interchange of Documentation between Administrations Programme), Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq Specilication), 2001, tr 107 Hệ thống phân loại bảo mật Một tập hợp thủ tục để xác định bảo vệ thơng tin thức, mà việc tiết lộ có hậu xấu Hệ thống phân loại bảo mật thực cách gán nhãn giá trị thông tin mức độ bảo vệ tối Security classification thiểu Xem thêm Phân loại Loại bảo mật Nguồn: Adapted from system Attorney-General's Department, Commonwealth Protective Security Manual, 2000 Kiểm soát an ninh Security controls Sơ đồ dấu hiệu bảo vệ quy định cho người dùng, hồ sơ Kỹ thuật số thực thể hồ sơ để hạn chế truy cập Có thể bao gồm danh mục bảo mật thứ bậc, kết hợp với hạn định không phân cấp Xem thêm Kiểm sốt truy cập Bộ mơ tả Kiểm soát truy cập hệ Bất kỳ chế sử dụng để ngăn chặn người dùng trái phép truy cập vào thống hệ thống kinh doanh Bao gồm xác định diện người dùng, sử dụng nhận dạng mật đăng nhập Xem thêm Kiểm soát truy cập System access kiểm soát an ninh control Quy tắc hệ thống System rules Chính sách nội để người quản trị hệ thống kinh doanh thiết lập và/hoặc định cấu hình cho phần mềm hệ thống để quản lý chức hệ thống xác định chất trình thao tác áp dụng hệ thống Bảng xác định trường Tập hợp nhiều trường có liên quan sở liệu, LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Thuật ngữ www.luatminhkhue.vn Định nghĩa Table trường bao gồm yếu tố liệu liên quan Một nhiều bảng kết hợp tạo thành sở liệu Xem thêm Yếu tố liệu, Cơ sở liệu Trường Theo dõi Tạo lập, lưu giữ trì thông tin di chuyển sử dụng hồ sơ Nguồn: điều 3.19, TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) Tracking Giao dịch Transaction Đơn vị nhỏ hoạt động kinh doanh Việc sử dụng hồ sơ giao dịch Cấp độ thứ ba sơ đồ phân loại kinh doanh Xem thêm Hoạt động, Sơ đồ phân loại kinh doanh Chức Nguồn: Theo điều 4.27, tiêu chuẩn AS 4390-1; điều 4.2.2.2, TCVN 74202 (ISO 15489-2) Chuyển giao Transfer Quá trình xử lý, bao gồm xuất hồ sơ số siêu liệu có liên quan, tập hợp hồ sơ số, hủy bỏ hồ sơ xuất hệ thống kinh doanh Chuyển giao từ tổ chức sang tổ chức khác có thay đổi hành chính, từ tổ chức sang quan lưu trữ, từ tổ chức sang nhà cung cấp dịch vụ, từ quan phủ sang khu vực tư nhân, từ quan phủ sang quan phủ khác Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr Nhóm người truy cập Một tập hợp rời rạc tên cá nhân (người dùng biết đến với hệ thống kinh doanh) tạo nên nhóm ổn định có tên gọi Thành viên User access group nhóm người truy cập bị hạn chế truy cập vào hồ sơ cụ thể thực thể tệp tin khác Xem thêm Kiểm soát truy cập Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr 28 Diện người dùng User profile Vai trò người dùng User role Bản tóm tắt tất thuộc tính liên quan đến người dùng hệ thống kinh doanh Bao gồm tất liệu hệ thống biết đến, chẳng hạn tên người dùng, định danh mật khẩu, quyền bảo mật truy cập, quyền truy cập theo chức Xem thêm Kiểm soát truy cập Tập hợp chuẩn quyền chức hệ thống kinh doanh cấp cho tập hợp xác định trước người dùng hệ thống Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr PHỤ LỤC B (tham khảo) HỢP NHẤT HỒ SƠ CĨ TÍNH ĐẾN VỊNG ĐỜI PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG Hệ thống kinh doanh thường phát triển thông qua loạt giai đoạn, bắt đầu với quy hoạch thiết lập điều lệ dự án, tiếp đến phát triển đặc tả thiết kế yêu cầu chức năng, kết thúc việc vận hành trì hệ thống xem xét đánh giá hệ thống Nếu quản lý hồ sơ tích hợp thiết kế hệ thống kinh doanh, sau cần thiết phải xem xét hồ sơ tạo lập giai đoạn vòng đời phát triển hệ thống Trong tất giai đoạn vòng đời, giai đoạn lập kế hoạch quan trọng giai đoạn vấn đề hồ sơ nhận dạng xác định, yêu cầu nguồn lực nói chung cần lấy đâu để giải vấn đề xác định Việc cố tạo lập hồ sơ giai đoạn sau vòng đời hệ thống kinh doanh khó khăn Đó nỗ lực xem 'thêm vào' đòi hỏi nguồn lực bổ sung, thành phần thiết yếu hệ thống nguồn lực xác định việc thiết kế vận hành xem xét kết hợp vào giai đoạn thiết kế vận hành hệ thống LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn Tổng quan giai đoạn vòng đời phát triển hệ thống tác động hồ sơ sau: 104 Bắt đầu dự án Giai đoạn bắt đầu vòng đời phát triển hệ thống bắt đầu xác định quản lý cần thiết để tăng cường q trình kinh doanh thơng qua việc áp dụng cơng nghệ thơng tin Mục đích giai đoạn khởi đầu là: ● xác định thông qua hội để cải thiện hiệu suất kinh doanh tổ chức thiếu sót liên quan đến nhu cầu kinh doanh; ● xác định hạn chế giả định để giải nhu cầu đó; ● đề nghị khảo sát tỉ mỉ khái niệm phương pháp thay để đáp ứng nhu cầu Dự án kinh doanh bắt đầu kết hoạt động cải tiến quy trình kinh doanh, thay đổi chức kinh doanh tiến CNTT, động lực từ bên ngồi luật pháp sách, đưa hướng chiến lược phủ theo đuổi hội tổ chức bên (ví dụ, phát triển tổ chức trợ giúp liên quan) Các nhà tài trợ dự án nêu rõ nhu cầu tổ chức để bắt đầu vòng đời hệ thống/dự án Trong giai đoạn này, người quản lý dự án chuẩn bị trình bày nhu cầu đề xuất chung Các vấn đề an ninh hồ sơ (ví dụ, bảo đảm tính xác thực hồ sơ trì theo thời gian, thiết lập thông số kỹ thuật lưu giữ hồ sơ, liên kết hồ sơ giấy hồ sơ kỹ thuật số, thiết lập tài liệu xếp hồ sơ, v.v ) quyền sở hữu vấn đề xác định mức chung chung (đó vấn đề cần giải số tiền thu dự án) Như vậy, người quản lý dự án thường tập hợp tất người cần phải đóng góp cho nỗ lực phát triển (có nghĩa là, người cần phải giải vấn đề quản lý hồ sơ tích hợp thiết kế hệ thống) Lập kế hoạch Trong giai đoạn này, nhu cầu cho hệ thống khái niệm đề xuất cho hệ thống hệ thống sửa đổi tiếp tục phân tích để thơng báo phát triển "tầm nhìn" kinh doanh hoạt động hệ thống phê duyệt thực Để đảm bảo giai đoạn lại vòng đời phát triển hệ thống có khả thực hạn phạm vi ngân sách, nguồn lực dự án, hoạt động, lịch trình, cơng cụ đánh giá phải xác định rõ ràng Các yêu cầu bậc cao khác bảo mật (có nghĩa là, chất chứng nhận xác nhận bảo mật) quản lý hồ sơ tiếp tục cải tiến dựa đánh giá mối đe dọa rủi ro Phân tích yêu cầu Các yêu cầu chức người dùng xác định thức vạch yêu cầu liệu, hiệu hệ thống, an ninh yêu cầu bảo trì hệ thống Tất yêu cầu xác định chi tiết đủ cho tiến hành thiết kế hệ thống Tất yêu cầu cần phải đo lường kiểm chứng được, hiểu nhu cầu kinh doanh, hội giai đoạn khởi đầu Tài liệu liên quan đến yêu cầu người dùng từ giai đoạn lập kế hoạch sử dụng làm sở phân tích nhu cầu người dùng phát triển yêu cầu người dùng chi tiết Trong giai đoạn phân tích yêu cầu, hệ thống xác định chi tiết đầu vào, trình, đầu giao diện hệ thống Quá trình xác định xảy cấp độ chức (có nghĩa là, hệ thống mô tả chức thực hiện, khơng phải chương trình máy tính, tệp tin dòng liệu) Tầm quan trọng giai đoạn xác định chức phải thực làm để thực chức Thiết kế Đặc tính vật lý hệ thống thiết kế giai đoạn Môi trường hoạt động thiết lập, hệ thống chủ yếu đầu vào đầu xác định, trình phân bổ cho nguồn lực Tất thứ yêu cầu đầu vào đầu người dùng xem xét cẩn thận Đặc tính vật lý hệ thống quy định cụ thể chuẩn bị thiết kế chi tiết Các hệ thống xác định giai đoạn thiết kế dùng để tạo cấu trúc chi tiết hệ thống Mỗi hệ thống phân chia thành nhiều đơn vị thiết kế module Thông số kỹ thuật logic chi tiết chuẩn bị cho phần phần mềm Giai đoạn thiết kế phải tính tốn cho yêu cầu chức hồ sơ yêu cầu khác liên quan (ví dụ, quản lý, thủ tục kỹ thuật) xác định kết giai đoạn phân tích u cầu trước Tương tự yêu cầu bảo mật, thông số kỹ thuật thiết kế liên quan đến hồ sơ phải đan kết với thông số kỹ thuật thiết kế vật lý logic (có nghĩa là, kiến trúc liệu, mơ hình Thơng tin mơ tả giai đoạn vịng đời phát triển hệ thống trích dẫn từ Department of Justice Systems Development Life Cycle Guidance Document, Information Resources Management, US Department of Justice Washington DC, 2003 104 LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn liệu, v.v ) cho hệ thống Lắp đặt Hoạt động giai đoạn chuyển thiết kế hệ thống xây dựng giai đoạn thiết kế thành hệ thống thơng tin làm việc có khả giải yêu cầu hệ thống Giai đoạn phát triển bao gồm hoạt động xây dựng hệ thống, kiểm tra hệ thống tiến hành kiểm tra định tính chức để đảm bảo quy trình chức hệ thống đáp ứng yêu cầu trình chức Một bước quan trọng trước cài đặt vận hành hệ thống môi trường sản xuất phải tùy thuộc vào hệ thống để hoạt động chứng nhận công nhận Một số dạng thử nghiệm tiến hành giai đoạn Đầu tiên, thử nghiệm tích hợp hệ thống thực đánh giá nhóm phát triển để chứng minh thành phần chương trình tích hợp cách vào hệ thống hệ thống tích hợp hợp thức vào ứng dụng Đây nơi thử nghiệm để đánh giá khả hệ thống lưu giữ trì hồ sơ (theo yêu cầu chức năng) tiến hành Tiếp theo, thử nghiệm hệ thống tiến hành đánh giá để đảm bảo hệ thống phát triển đáp ứng tất yêu cầu kỹ thuật, bao gồm yêu cầu thực thi Hơn nữa, kiểm tra khả hồ sơ phần thử nghiệm tổng thể trình đánh giá Kiểm tra tập trung vào tính tồn vẹn liệu từ khía cạnh an ninh triển vọng quản lý hồ sơ xác nhận khả hệ thống đảm bảo yêu cầu độ tin cậy, tính xác thực, độ đầy đủ, v.v Cuối cùng, người dùng tham gia thử nghiệm để xác nhận hệ thống phát triển đáp ứng tất yêu cầu người dùng bao gồm khả hệ thống tạo dễ dàng tiếp cận truy vấn hồ sơ Một hệ thống chấp nhận, chuyển sang 'sản xuất', dựa thơng báo thức việc lắp đặt cho người dùng cuối, thực kế hoạch đào tạo xác định trước, nhập chuyển đổi liệu, xem xét sau lắp đặt Bảo trì Trong giai đoạn này, hệ thống giám sát tiếp tục thực theo yêu cầu người dùng, kết hợp với yêu cầu sửa đổi hệ thống Hệ thống vận hành đánh giá định kỳ thông qua việc xem xét xác định làm hệ thống vận hành hiệu hiệu Vận hành tiếp tục chừng mà hệ thống thích nghi cách hiệu để đáp ứng nhu cầu tổ chức Điều có nghĩa thay đổi yêu cầu liên quan đến hồ sơ, (do luật mới, thay đổi yêu cầu kinh doanh, thay đổi thiết kế trình kinh doanh, v.v ) phải điều chỉnh giám sát trình thay đổi phải thực giai đoạn Cung cấp hỗ trợ người dùng hoạt động liên tục Người sử dụng yêu cầu đào tạo Trọng tâm giai đoạn đảm bảo nhu cầu người dùng đáp ứng hệ thống tiếp tục thực theo quy định môi trường hoạt động Khi cần thiết sửa đổi thay đổi, hệ thống quay lại giai đoạn lập kế hoạch Các hoạt động liên quan đến xếp hệ thống đảm bảo kết thúc có trật tự bảo tồn thơng tin quan trọng hệ thống mà số tất thông tin (bao gồm thơng tin hồ sơ) kích hoạt tương lai cần thiết Điều quan trọng phải bảo quản thích hợp hồ sơ xử lý hệ thống (có nghĩa là, di chuyển hồ sơ có giá trị sang hệ thống khác bao gồm việc hỗ trợ kho lưu trữ), theo sách quy định quản lý hồ sơ, để truy cập tương lai Xem xét đánh giá Xem xét đánh giá hệ thống dựa hai quan điểm Đầu tiên quan điểm hệ thống kinh doanh Xem xét thực giai đoạn vòng đời phát triển hệ thống để đảm bảo hoạt động thực giai đoạn định đạt mục đích xác định trước đạt mục tiêu thực họ Chẳng hạn xem xét phải hỗ trợ phương pháp đánh giá biện pháp thực thỏa thuận Nếu khả hệ thống tạo lập, lưu giữ quản lý hồ sơ cân nhắc, biện pháp thực quản lý hồ sơ phương pháp thực đánh giá khả hồ sơ phải phát triển, áp dụng nơi có thể, tích hợp biện pháp thực phương pháp đánh giá sử dụng xem xét thực giai đoạn vòng đời phát triển hệ thống Thứ hai quan điểm phương pháp luận sử dụng để phát triển hệ thống Liệu phương pháp phát triển hệ thống có phù hợp, hiệu quả, đầy đủ, v.v ? Việc đánh giá phương pháp luận tiến hành lúc kết thúc dự án hệ thống kinh doanh phần đánh giá tổng thể chung phát triển quản lý hệ thống kinh doanh Hơn nữa, việc xem xét hồ sơ, bao gồm biện pháp thực tiêu chí khác, phải phát triển tích hợp vào cơng cụ kỹ thuật sử dụng để đánh giá phát triển hệ thống kinh doanh nói chung THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Cornwell Management Consultants (for the European Commission Interchange of Documentation LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê www.luatminhkhue.vn between Administrations Programme), Model Requirements for the Management of Electronic Records, March 2001, http://www.cornwell.co.uk/edrm/moreq.asp 2) Indiana University,: Electronic Records Project, http://www.libraries.iub.edu/index.php? pageld=3313 3) International Council on Archives, Authenticity of Electronic Records, ICA Study 131, November 2002 4) International Council on Archives, Authenticity of Electronic Records, ICA Study 132, January2004 5) International Standards Organization, ISO 15489 - 1: 2001, Information and documentation Records management - Part 1: General 6) International Standards Organization, ISO 23081 - 1: 2006, Information and documentation Records management processes - Metadata for records, Part - Principles 7) International Standards Organization, ISO TR 15489 - 2: 2001 Information and Documentation Records Management - Part 2: Guidelines 8) International Standards Organization, ISO/ TR 26122: 2008 Information and documentation - Work process analysis for records 9) International Standards Organization, ISO 23081 - 2: 2009, Information and documentation Records management processes - Metadata for records, Part - Conceptual and implementation Issues 10) University of Pittsburgh, Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping: The Pittsburgh Project, 1996, http://www.archimuse.com/papers/nhprc/BACartic.html MỤC LỤC Tổng quan 1.1 Phạm vi mục đích 1.2 Đối tượng 1.3 Các tiêu chuẩn liên quan 1.4 Thuật ngữ 1.5 Cấu trúc Hướng dẫn 2.2 Hồ sơ tổng quan hệ thống kinh doanh 2.3 Xác định nhu cầu chứng kiện, giao dịch định hệ thống kinh doanh 2.3.2 Xác định yêu cầu chứng kinh doanh 2.3.3 Xác định nội dung thơng tin quản lý có liên quan ghi lại làm chứng 2.3.4 Xác định mối liên kết phụ thuộc 2.3.5 Đặt chiến lược để xử lý hồ sơ cốt lõi dựa đánh giá lựa chọn 2.3.6 Đánh giá lựa chọn rủi ro 2.3.7 Thực 2.4 Sử dụng yêu cầu chức 2.4.1 Các kết 2.4.3 Xem xét rà soát, đánh giá kiểm định hệ thống kinh doanh có 2.5 Mơ hình quan hệ thực thể 2.5.1 Loại hồ sơ sơ đồ phân loại hồ sơ 2.5.2 Tập hợp hồ sơ số 2.5.4 Trích xuất LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 Công ty luật Minh Khuê Yêu cầu chức 3.1 Tạo hồ sơ theo tình 3.1.1 Tạo hồ sơ cố định 3.1.3 Quản trị tập hợp hồ sơ số 3.1.4 Phân loại hồ sơ 3.2 Quản lý trì hồ sơ 3.2.2 Gán lại số, phân loại lại, nhân trích xuất hồ sơ 3.2.3 Báo cáo hồ sơ 3.2.4 Quy trình bảo mật trực tuyến 3.3 Hỗ trợ xuất, nhập khả liên tác 3.3.1 Nhập liệu 3.3.2 Xuất hồ sơ 3.4 Lưu giữ xử lý hồ sơ theo yêu cầu 3.4.1 Tuân thủ chế độ cấp phép xử lý 3.4.2 Ứng dụng xử lý/sắp xếp 3.4.3 Xem xét 3.4.4 Hủy bỏ 3.4.6 Báo cáo hoạt động xử lý Phụ lục A Phụ lục B Bắt đầu dự án Phân tích yêu cầu Thiết kế Lắp đặt Bảo trì Xem xét đánh giá Thư mục tài liệu tham khảo LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7 GỌI 1900 6162 www.luatminhkhue.vn