Kim soat ch trinh cung ng cong ty may

Xu hướng phát triển hội nhập nước ta mở nhiều hội tạo điều kiện cho Doanh nghiệp nước lớn mạnh, song tạo nhiều thách thức, buộc Doanh nghiệp phải ln thay đổi hồn thiện cho phù hợp với tình hình Trong bối cảnh đó, Doanh nghiệp nói chung DN Dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao lực quản lý, đổi công nghệ để bắt kịp với nhịp đập phát triển xã hội Đối với Doanh nghiệp chức kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng, hệ thống KSNB công cụ chủ yếu để thực chức quy trình quản lý đơn vị Hệ thống KSNB vững mạnh góp phần khơng nhỏ cho thành công Doanh nghiệp, ngày giảm thiểu rủi ro nâng cao hiệu Ý thức tầm quan trọng cơng tác kiểm sốt nội đặc biệt chu trình cung ứng, qua thời gian thực tập Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ, em chọn đề tài “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình cung ứng Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hồ Thọ” để hồn thành luận văn tốt nghiệp Nội dung Luận văn gồm phần: Phần 1: Cơ sở lý luận hệ thống Kiểm soát nội KSNB chu trình cung ứng Doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng chu trình cung ứng cơng tác KSNB chu trình cung ứng Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ Phần 3: Một số ý kiến nhằm tăng cường KSNB chu trình cung ứng Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ Do hạn hẹp thời gian hiểu biết chưa toàn diện, nên luận văn em chắn cịn tồn thiếu sót Em mong quan tâm, giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy để luận văn hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Mạnh Tồn, Giảng viên Khoa Kế tốn tận tình giúp đỡ em thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn anh, chị Tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ tạo điều kiện thuận lợi em hoàn tất luận văn Xin chân thành cảm ơn Đà Nẵng, tháng 06 năm 2009 Sinh viên thực Huỳnh Thị Cam Thảo PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội 1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Trong hoạt động DN, chức kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng q trình quản lý Do đó, tổ chức hoạt động DN, bên cạnh việc xếp sở vật chất, nhân sự, nhà quản lý ln lồng vào kiểm sốt phương diện thơng qua thủ tục quy định hoạt động Đó hệ thống KSNB đơn vị Hệ thống KSNB công cụ chủ yếu để thực chức kiểm sốt quy trình quản lý đơn vị Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho bên bên tổ chức Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vào tính xác trung thực thơng tin địi hỏi tổ chức phải trì hệ thống KSNB hữu hiệu Vấn đề đặt cần hiểu rõ chất hệ thống KSNB Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB định nghĩa "một hệ thống gồm sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản đơn vị khơng bị sử dụng lãng phí, gian lận không hiệu - Bảo đảm độ tin cậy thông tin, cung cấp liệu kế tốn hợp lý, xác - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý" Định nghĩa cho thấy hệ thống KSNB nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên, hoạt động DN, KSNB không giới hạn chức tài kế tốn, mà cịn phải kiểm sốt chức khác hành chính, quản lý sản xuất Trong mục tiêu trên, mục tiêu đầu mục tiêu KSNB kế tốn, cịn mục tiêu sau mục tiêu KSNB quản lý Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thì: "KSNB trình chịu ảnh hưởng nhà quản lý nhân viên tổ chức, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu sau: - Hoạt động hữu hiệu hiệu - Thông tin đáng tin cậy - Sự tuân thủ luật lệ quy định" Cũng cần phân biệt KSNB kiểm toán nội bộ, theo IFAC "kiểm tốn nội hoạt động đánh giá lập DN loại dịch vụ cho DN đó, có chức kiểm tra, đánh giá giám sát thích hợp hiệu hệ thống kế toán KSNB" 1.1.2 Phân loại KSNB bao gồm KSNB kế toán KSNB quản lý 1.1.2.1 Kiểm soát nội kế tốn KSNB kế tốn sách trình thực nhằm đạt mục tiêu nói bảo vệ tài sản bảo đảm độ tin cậy thông tin kế toán - Bảo vệ tài sản đơn vị: Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vơ hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị hư hại không bảo vệ hệ thống kiểm sốt thích hợp Điều tương tự xảy tài sản phi vật chất khác sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng… -Bảo đảm độ tin cậy thơng tin kế tốn: Thơng tin kinh tế tài máy kế tốn xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Như vậy, thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ, khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế tài 1.2.2 Kiểm sốt nội quản lý KSNB quản lý để thúc đẩy hiệu hoạt động kinh doanh khuyến khích tham gia công nhân viên sách quản lý, thực tốt hai mục tiêu chính: - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB thiết kế DN phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh DN tuân thủ mức Cụ thể, hệ thống KSNB cần: + Duy trì kiểm tra việc tn thủ sách có liên quan đến hoạt động DN + Ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động DN + Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, xác việc lập báo cáo tài trung thực khách quan - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý: Các trình kiểm soát đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp, gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực DN Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động DN thực với chế giám sát hệ thống KSNB DN nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý DN Trên quan điểm tổ chức, KSNB quản lý KSNB kế toán quan trọng Tuy nhiên KSNB quản lý có quan hệ trực tiếp xác thơng tin kế tốn Mặc dù KSNB quản lý có tác động đáng kể đến xác thơng tin kế tốn thơng qua lực đào tạo hay lực quản lý 1.1.3 Sự cần thiết lợi ích việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đơn vị có quy mơ lớn đơn vị có quy mơ nhỏ Ở đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn phân chia cho nhiều cấp, có quan hệ phận chức nhân viên trở nên phức tạp, trình truyền đạt thu thập thơng tin phản hồi trở nên khó khăn, tài sản lại phân tán nhiều địa điểm nhiều hoạt động khác nhau… địi hỏi phải có hệ thống KSNB hữu hiệu Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn song hành Nếu hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung toàn tổ chức, người sử dụng lao động? Làm quản lý rủi ro? Làm phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học khơng phải dựa tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn SXKD (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lịng tin họ (trường hợp Công ty Cổ phần) 1.1.4 Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB DN có chức nhiệm vụ sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh DN cách có hiệu - Bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức giám sát mức hiệu chế độ định - Phát kịp thời vấn đề kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt động, phận DN - Ghi chép kế toán đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 1.1.5 Mục tiêu tổng quát hệ thống kiểm soát nội Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót sổ sách kế toán, cấu KSNB DN phải thực mục tiêu sau: - Các nghiệp vụ ghi sổ phải có hợp lý Cơ cấu KSNB cho phép việc ghi vào sổ sách kế tốn nghiệp vụ khơng tồn nghiệp vụ giả - Các nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Nếu nghiệp vụ kinh tế không phê chuẩn xảy ra, nghiệp vụ gian lận, ảnh hưởng làm lãng phí phá hoại tài sản DN - Các nghiệp vụ kinh tế có phải ghi sổ Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ nghiệp vụ kinh tế sổ sách - Các nghiệp vụ kinh tế phải đánh giá đắn Một cấu KSNB đầy đủ phải gồm thể thức để ngăn ngừa sai số tính tốn ghi sổ số tiền nghiệp vụ gian đoạn khác trình ghi sổ - Các nghiệp vụ kinh tế phải phân loại đắn - Các nghiệp vụ kinh tế phải phản ánh lúc - Các nghiệp vụ kinh tế phải chuyển sổ tổng hợp xác 1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB bao gồm yếu tố chính: Mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin kế tốn thủ tục kiểm sốt Các yếu tố thiết kế thực nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý thực mục tiêu nêu 1.2.1 Môi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung tổ chức, chi phối ý thức kiểm soát thành viên tổ chức tảng phận khác hệ thống KSNB Mơi trường kiểm sốt tồn nhân tố bên đơn vị bên đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình KSNB Các nhân tố chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức, hành động nhà quản lý cấp cao đơn vị quản lý nói chung kế tốn nói riêng Sau nhân tố mơi trường kiểm soát: 1.2.1.1 Đặc thù quản lý Nhà quản lý cấp cao người định điều hành hoạt động đơn vị Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản trị tư cách họ ảnh hưởng lớn đến xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu đơn vị Đặc thù quản lý rõ quan điểm khác nhà quản lý xác thơng tin kế tốn tầm quan trọng việc hoàn thành kế hoạch, chấp nhận rủi ro kinh doanh Những nhà quản lý có phong cách kinh doanh lành mạnh phát triển lâu dài địi hỏi BCTC phải xác, thủ tục KSNB phải chặt chẽ Đối với nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh lợi nhuận giá BCTC khơng đảm bảo tính trung thực, thủ tục kiểm sốt lỏng lẻo, khơng hiệu Như vậy, phong cách điều hành tư cách nhà quản trị ảnh hưởng lớn đến sách, thủ tục KSNB độ xác BCTC Một vấn đề quan trọng khác đặc thù quản lý cấu quyền lực đơn vị Nếu quyền lực tập trung vào cá nhân hay nhóm nhỏ phẩm chất lực người nắm quyền ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt Trong DN có quy mơ lớn xảy trường hợp mơi trường kiểm sốt khơng mạnh người khác khơng có hội giám sát người có quyền lực cao 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất phân chia quyền hạn, trách nhiệm thành viên đơn vị Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt, ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót xảy ra, đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành quy định, triển khai quy định kiểm tra, giám sát việc thực định tồn DN, tạo hiệu quản lý tốt cho nhà lãnh đạo việc xử lý, truyền đạt sử dụng thông tin Cơ cấu tổ chức tảng cho việc lập kế hoạch kiểm tra Để đạt mục tiêu đơn vị, cần phải có cấu tổ chức hiệu phù hợp với quy mô hoạt động đơn vị Muốn vậy, cần phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập, điều hành giám sát toàn hoạt động đơn vị, tránh bỏ sót lĩnh vực đồng thời khơng có chồng chéo "dẫm chân" lên phận - Phải có tách biệt ba chức xử lý nghiệp vụ, ghi sổ bảo quản tài sản - Bảo đảm độc lập tương đối phận Điều thể qua việc người phụ trách phận độc lập tương đối chịu trách nhiệm trước cấp Chẳng hạn phận mua hàng phận kho chịu trách nhiệm trước trưởng phòng vật tư…(Giả sử phận mua hàng phận kho trực thuộc phòng vật tư chịu quản lý trưởng phòng vật tư) 1.2.1.3 Chính sách nhân Con người nguồn lực quan trọng DN, nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có sách nhân phù hợp Chính sách nhân ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất giá trị đạo đức toàn thể nhân viên tổ chức Chính sách nhân bao gồm sách tuyển dụng, đào tạo, sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên Nếu đơn vị có đội ngũ cơng nhân viên trình độ chun mơn cao, đạo đức tốt đồn kết gắn bó với thủ tục kiểm sốt cụ thể có khơng chặt chẽ nữa, gian lận sai sót xảy Ngược lại, đội ngũ công nhân viên đơn vị có người trình độ yếu kém, phẩm chất đạo đức khơng tốt, đố kỵ thủ tục kiểm sốt có chặt chẽ đến đâu, sai sót gian lận xảy nhiều thường xun Để có đội ngũ cơng nhân viên tốt, đơn vị phải có sách nhân rõ ràng, hợp lý, đạt mục tiêu cơng bằng, khuyến khích người có lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên kỷ luật thích đáng người sai phạm Vì vậy, sách nhân tốt yếu tố đảm bảo cho mơi trường kiểm sốt mạnh 1.2.1.4 Cơng tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi, sữa chữa TSCĐ phương án chiến lược kinh doanh ban quản lý đơn vị Việc lập thực kế hoạch cách khoa học, nghiêm túc cơng cụ kiểm sốt hiệu Điều đòi hỏi nhà quản trị phải giám sát tiến độ thực kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực với số liệu kế hoạch để phát vấn đề bất thường có giải pháp kịp thời 10 1.2.1.5 Bộ phận kiểm toán nội (KTNB) Bộ phận KTNB nhân tố quan trọng tác động đến môi trường kiểm sốt: phận chịu trách nhiệm thực kiểm tra, giám sát đánh giá thường xuyên tồn hoạt động đơn vị, có hệ thống thơng tin kế tốn Bộ phận KTNB hữu hiệu giúp đơn vị có nhìn kịp thời xác hoạt động đơn vị cơng tác kiểm sốt, từ phát sai phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề biện pháp cải tiến hoạt động Để có phận KTNB hữu hiệu, điều cần thiết phận KTNB phải độc lập với phận lại trực thuộc cấp cao đơn vị Muốn vậy, phận KTNB phải đáp ứng yêu cầu lực đạo đức nghề nghiệp 1.2.1.6 Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm sốt Ủy ban kiểm sốt thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành pháp luật công dân - Kiểm tra giám sát cơng việc kiểm tốn viên nội - Giám sát tiến trình lập BCTC - Đại diện cơng ty để mời kiểm toán viên độc lập làm việc với họ - Hòa giải mâu thuẫn kiểm toán viên độc lập với ban giám đốc 1.2.1.7 Mơi trường bên ngồi Ngồi nhân tố bên nói trên, mơi trường kiểm sốt cịn bao hàm nhiều nhân tố bên Những nhân tố vượt ngồi kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ nhà quản lý nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể Các nhân tố bao gồm kiểm soát quan chức Nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước… 1.2.2 Hệ thống kế tốn (Hệ thống thơng tin kế tốn) 11 Thơng qua việc quan sát, đối chiếu, tính tốn ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế tốn khơng cung cấp thơng tin cần thiết cho việc quản lý mà cịn có tác dụng kiểm sốt nhiều mặt hoạt động đơn vị Bằng việc ghi chép nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa chứng từ hợp lệ, kế tốn góp phần bảo vệ tài sản đơn vị khơng bị thất thốt, gian lận bị sử dụng lãng phí Kế tốn thực việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động phân tích kết kinh doanh thời kỳ Do đó, hệ thống kế tốn yếu tố quan trọng hệ thống KSNB đơn vị Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho mục tiêu tổng qt sau đây: - Tính có thật (Validity): nghĩa phép ghi nghiệp vụ kinh tế có thật, khơng cho ghi chép nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách đơn vị - Sự phê chuẩn (Authorization): trước thực nghiệp vụ, phải bảo đảm chúng phê chuẩn hợp lệ - Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa khơng loại bỏ, giấu bớt, để ngồi sổ sách nghiệp vụ phát sinh - Sự đánh giá (Valuation): khơng để xảy sai phạm tính tốn, việc áp dụng sách kế tốn - Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu phân loại theo sơ đồ tài khoản đơn vị ghi nhận đắn loại sổ sách kế tốn có liên quan - Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu chi phí phải kỳ - Chuyển sổ tổng hợp xác (Porting and summarization): số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách đắn tổng hợp xác, để giúp phản ánh trung thực tình hình tài kết kinh doanh đơn vị 1.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán Lập chứng từ giai đoạn quan trọng số liệu kế tốn xác việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh Việc lập chứng từ giúp thực chức tiền kiểm - kiểm tra trước nghiệp vụ xảy nhằm ngăn ngừa sai phạm nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu sử dụng có hiệu nguồn lực đơn vị 12 1.2.2.2 Hệ thống sổ kế toán Ghi ghép sổ sách giai đoạn tiến trình xử lý số liệu kế toán, việc ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp báo cáo Trong KSNB, hệ thống sổ sách kế tốn có vai trị quan trọng Chẳng hạn sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, cơng nợ giúp bảo vệ tài sản, giúp nhà quản lý thu thập thơng tin tài đáng tin cậy để điều hành hoạt động tác nghiệp Ngoài ra, hệ thống sổ sách cịn giúp tổng hợp, lưu trữ thơng tin cách hệ thống, khoa học, đóng vai trị trung gian chứng từ BCTC, nên sở để kiểm tra, truy cập chứng từ Hệ thống sổ sách đầy đủ chi tiết giúp cho đơn vị quản lý xác số lượng tài sản, phận sử dụng, giá trị giá trị lại tài sản, quản lý sổ sách loại vật liệu để có biện pháp sử dụng kiểm soát hợp lý; đồng thời làm sở để đối chiếu với kiểm kê thực tế 1.2.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán Đây giai đoạn cuối trình xử lý nhằm tổng hợp số liệu sổ sách thành tiêu báo cáo Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm BCTC báo cáo nội Các BCTC lập theo quý năm phải tuân theo biểu mẫu quy định phải trình bày theo chuẩn mực kế toán hành (chế độ kế toán hành) Các báo cáo công bố bên ngoài, cho nhà đầu tư nhà chức đánh giá cách tổng quát hiệu hoạt động tình hình tài DN Nó định đến hình ảnh uy tín DN nên địi hỏi số liệu phải trung thực xác Các báo cáo nội lập theo yêu cầu nhà quản lý, khơng có biểu mẫu bắt buộc quy định lập vào thời điểm cần thiết Với báo cáo này, sở cho nhà quản lý đánh giá hiệu công việc, kiểm tra kết thực thi so với mục tiêu ban đầu Từ để có giải pháp, phương hướng nhằm nâng cao hiệu hoạt động, đạt mục đích cao 13 Các báo cáo nội BCTC lập xác, trung thực trở thành cơng cụ quản lý hữu hiệu, xác định kế hoạch chiến lược phát triển tương lai phù hợp, đánh giá đắn có điều chỉnh hợp lý để đạt mục tiêu 1.2.3 Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát thiết kế nhà quản lý DN nhằm ngăn ngừa phát sai sót, gian lận, đảm bảo thực mục tiêu cụ thể đơn vị: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy,… Các bước kiểm soát thủ tục kiểm soát thiết kế khác cho loại nghiệp vụ khác khác DN khác Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát thường xây dựng nguyên tắc phổ biến sau: Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, công việc trách nhiệm cần phân chia cho nhiều người phận nhiều phận tổ chức Mục đích không cá nhân hay phận thực mặt nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở nguyên tắc chế độ nhiều người làm việc, sai sót dễ phát gian lận khó xảy Việc phân cơng phân nhiệm cịn có tác dụng tạo chun mơn hóa, giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ tạo giúp đỡ lẫn công việc Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Theo nguyên tắc này, yêu cầu phải có tách biệt trách nhiệm số công việc sau: - Cách ly bảo quản tài sản với kế toán Chẳng hạn tách biệt kế toán vật tư với thủ kho… - Tách biệt trách nhiệm thực nghiệp vụ với ghi chép sổ sách, chẳng hạn tách biệt phận sản xuất với kế toán tập hợp chi phí sản xuất… - Tách biệt trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách, chẳng hạn tách biệt phận vật tư với kế toán vật tư… - Tách biệt chức kế toán chức tài - Tách biệt chức thực chức kiểm soát 14 Nguyên tắc xuất phát từ mối quan hệ trách nhiệm nêu mà kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát Ví dụ: Kế tốn tiền mặt kiêm nhiệm thủ quỹ tham cơng quỹ sửa đổi số liệu kế toán để che dấu thâm hụt quỹ Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Người quản lý không nên định vấn đề giải vụ đơn vị, mà phải thực ủy quyền cho thuộc cấp Theo đó, cấp giao cho định giải số công việc phạm vi định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm cơng việc Tuy vậy, người quản lý phải trì kiểm tra định Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng tính tập trung đơn vị Phê chuẩn biểu cụ thể việc định giải công việc quyền hạn giao Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn yêu cầu nghiệp vụ phát sinh ủy quyền cho cán phê chuẩn cách thích hợp Việc thực nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, cấp trì kiểm sốt cấp dưới, đồng thời tránh sai sót người giải nhiều việc Các chu trình kiểm sốt nội chu trình cung ứng 2.1 Các chu trình kế tốn Các DN khác hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể, khác quy mô hoạt động giống chỗ bao gồm hoạt động lặp lặp lại cách thường xuyên liên tục theo trình tự định 15 Hoạt động kế tốn, ghi chép, xử lý kiện kinh tế (là kết hoạt động bản) dạng nghiệp vụ kế tốn, lặp lặp lại theo trình tự định Để thuận tiện nghiên cứu, kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết lặp lặp lại kết hợp để xử lý chung quy trình kế tốn người ta gọi chúng chu trình nghiệp vụ kinh tế Hệ thống kế toán thiết lập để xử lý chu trình nghiệp vụ tương ứng người ta gọi chu trình kế tốn (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tương ứng) Như chu trình kế tốn hiểu hệ thống kiện kinh tế chu trình nghiệp vụ kế tốn xử lý theo trình tự định Chu trình kế tốn chia thành chu trình bản: Chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi, chu trình tài Trong chu trình kế tốn, người ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ gọi hệ thống ứng dụng 2.1.1 Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu trình chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa qua trình trao đổi hàng - tiền (giữa DN khách hàng họ) gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu việc tốn cơng nợ từ khách hàng Mục tiêu chủ yếu chu trình bán hàng thu tiền Có kiện kinh tế xảy chu trình doanh thu: - Nhận đặt hàng từ khách hàng Giao hàng hóa dịch vụ cho khách hàng - Lập Hóa đơn bán hàng yêu cầu khách hàng toán - Nhận tiền toán Và tương ứng hệ thống ứng dụng sau: - Hệ thống nhận đặt hàng - Hệ thống gửi hàng 16 - Hệ thống lập Hóa đơn bán hàng - Hệ thống nhận tiền Có thể hình dung mơ hình minh họa cho chu trình doanh thu sau: 2.1.2 Chu trình cung ứng Chu trình cung ứng (hay cịn gọi chu trình mua hàng tốn) bao gồm kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ tốn tiền Có kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình cung ứng Đó là: - DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu - Xác định nghĩa vụ toán - DN toán tiền Bốn hệ thống ứng dụng chu trình là: - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng 17 - Hệ thống theo dõi toán - Hệ thống chi tiền 2.1.3 Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi chu trình ghi chép, xử lý nghiệp vụ kế toán liên quan đến kiện kinh tế - tiêu thụ lao động, vật liệu chi phí sản xuất chung để tạo thành phẩm dịch vụ Trong chu trình này, có hệ thống ứng dụng: - Hệ thống lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí 2.1.4 Chu trình tài Chu trình tài ghi chép kiện kinh tế Đó là: - Hoạt động tăng vốn từ chủ DN đầu tư từ vay DN sử dụng vốn tạo tài sản mà việc sử dụng tài sản tạo doanh thu Các hệ thống liên quan đến chu trình là: - Hệ thống ghi nhật ký - Hệ thống TSCĐ - Hệ thống BCTC 18 Sau mơ hình minh họa thành phần chu trình tài 2.2 Mối quan hệ chu trình kế tốn Như tìm hiểu rõ ràng chu trình có đầu vào đầu khác nhau, nhiên chúng lại có quan hệ mật thiết Đó chỗ: đầu chu trình lại đầu vào chu trình khác, xoay vịng tạo nên mối quan hệ gắn bó chặt chẽ chu trình Giả sử ta chu trình doanh thu (cũng có cách bắt đầu khác từ chu trình tài chính, thiết nghĩ phải có tiền ban đầu có hoạt động tiếp theo, nhiên theo cách dẫn dắt có lý giải thích cho trình tự thật lơgic hợp lý), đầu vào sản phẩm đầu tiền sau diễn hoạt động trao đổi mua bán với khách hàng Tiền đầu từ chu trình doanh thu tiếp tục cung cấp đầu vào cho chu trình tài Các hoạt động chu trình tài diễn với mua sắm tài sản cố định, đầu tư dự án… nói chung sử dụng nguồn tiền đầu vào để đầu tư tiếp, chủ yếu đáp ứng nhu cầu hàng hóa, dịch vụ… cho DN (đặc biệt DN sản xuất nguyên vật liệu…), chu trình cung ứng Với chu trình cung ứng đầu vào nguồn tiền cung cấp từ chu trình tài chính, đầu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mua vào sau thực trao đổi mua bán với nhà cung cấp Các đầu từ chu trình cung ứng với yếu tố khác nhân công 19 chi phí sản xuất… tiếp tục bước vào chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi thực trình biến yếu tố đầu vào trở thành thành phẩm (hay sản phẩm) Sản phẩm đầu chu trình chuyển đổi lại trở thành đầu vào chu trình doanh thu, trình tự diễn tuần hồn liên lục chu trình Ta hình dung tất điều thơng qua mơ hình minh họa sau: 2.3 Chu trình cung ứng kiểm sốt nội chu trình cung ứng 2.3.1 Khái niệm Chu trình cung ứng bao gồm kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ tốn tiền Có kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình cung ứng Đó là: - DN đặt hàng hay dịch vụ cần thiêt - Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu - Xác định nghĩa vụ toán - DN tốn tiền Sau mơ hình minh họa cho chu trình cung ứng: 20 Theo sơ đồ chu trình gồm hoạt động sau: Nhận biết nhu cầu yêu cầu hàng hóa, dịch vụ: Đây hoạt động chu trình cung ứng Bất phận có nhu cầu dịch vụ hàng hóa, nguyên vật liệu lập yêu cầu mua hàng gửi phận mua hàng Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng lập phận kho hàng cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận yêu cầu "Yêu cầu mua hàng" Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau nhận Yêu cầu mua hàng, phận mua hàng lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt yêu cầu bản: giá cả, chất lượng hàng mua tin cậy bán hàng, giao hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp, phận mua hàng đàm phán lập ĐĐH mua gửi cho nhà cung cấp lựa chọn để xác định yêu cầu hàng mua yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Nhà cung cấp xem xét chấp nhận ĐĐH gửi thơng báo hai bên ký kết hợp đồng Nhận hàng nhập kho: Khi nhà cung cấp giao hàng điểm định ĐĐH, phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng nhà cung cấp, đối chiếu với ĐĐH để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng nhà cung cấp Lúc hoạt động mua hàng kết thúc Sau kiểm nhận, phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo hàng nhận Sau đó, hàng làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào PNK trách nhiệm quản lý hàng chuyển giao phận kho hàng Ghi nhận xác định nghĩa vụ phải trả người bán: Khi nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng, kế tốn tốn tiến hành đối chiếu hóa đơn với chứng từ gốc liên quan ĐĐH, PNK, tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp 21 Thanh toán cho nhà cung cấp: Tới ngày cần toán, kế toán toán tiến hành lập thủ tục để chuyển cho phận quỹ phận toán ngân hàng để toán cho nhà cung cấp Sau toán, vào chứng từ liên quan Phiếu chi Ủy nhiệm chi để làm nhập liệu, ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp 2.3.2 Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống mua hàng: Có chức thu mua hàng hóa, vật tư theo yêu cầu sản xuất số lượng chủng loại hàng hóa; sau từ Hóa đơn chứng từ liên quan kế toán vật tư phản ảnh vào sổ sách tài khoản liên quan - Hệ thống nhận hàng: Có chức xác nhận hàng hóa mua có xuất xứ, mặt hàng, số lượng, chất lượng hay không; nhập hàng vào kho; theo dõi sổ kế tốn - Hệ thống theo dõi tốn: Có chức ghi nhận việc mua hàng chịu, chưa tốn cho người bán, sau phản ánh vào tài khoản công nợ liên quan - Hệ thống chi tiền: Có chức lập Phiếu chi tiền, hay Ủy nhiệm chi yêu cầu ngân hàng thay mặt đơn vị chuyển trả số tiền cho NCC hàng; sau vào Sổ quỹ tiền mặt, hay Sổ ngân hàng Sau lưu đồ mơ tả hoạt động tiến trình tài liệu liên quan đến chu trình cung ứng: 22 2.3.3 Chức mục tiêu chu trình cung ứng 2.3.3.1 Chức chu trình: Chu trình có chức chính, là: - Mua hàng hóa hay dịch vụ mua vào - Thanh toán tiền - Ghi chép nghiệp vụ chuẩn bị báo cáo 2.3.3.2 Mục tiêu chu trình: Đối với chức mua hàng mục tiêu đặt phải mua đúng, mua đủ mua kịp thời theo phê duyệt mua hàng: - Mua tức phải đảm bảo hàng (về tên hàng, quy cách hàng mô tả hàng), nhà cung cấp giá (càng thấp tốt cao giá xác định) - Mua đủ tức đảm bảo đủ số lượng theo phê duyệt, hao hụt phần cho phép - Mua kịp thời tức kịp tiến độ vận hành sản xuất, khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng phép ngưỡng định trước 23 Đối với chức tốn tiền mục tiêu tương tự chức mua hàng toán đúng, toán đủ toán kịp thời - Thanh toán tức đảm bảo toán nhà cung cấp, số hàng mua (mà tốn nhầm cho lơ hàng khác) giá thỏa thuận - Thanh toán đủ đủ khoản tiền thỏa thuận mà DN chấp nhận toán Thanh toán kịp thời tức kịp thời hạn toán cam kết với nhà cung cấp Đối với chức ghi chép nghiệp vụ chuẩn bị báo cáo (các báo cáo liên quan nhập - xuất - tồn vật tư báo cáo liên quan cơng nợ tốn) mục tiêu đặt công việc ghi chép lập báo cáo phải đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn rõ ràng, có thể: - Chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn loại vật tư vào thời kỳ vào thời điểm - Chi tiết tình hình cơng nợ phải trả tất nhà cung cấp, nhà cung cấp, với việc theo dõi tuổi nợ, hạn tín dụng tối đa hưởng, … 2.3.3 Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình cung ứng 2.3.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán - Yêu cầu mua hàng (Purchase requisition): Đây chứng từ lập phận DN có nhu cầu hàng hóa dịch vụ, bao gồm trình bày chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng gửi phận mua hàng phải chấp thuận người quản lý phận yêu cầu - Đơn đặt hàng mua (Purchase order): Chứng từ lập phận mua hàng, xác định yêu cầu DN với nhà cung cấp mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; yêu cầu toán… Nếu ĐĐH nhà cung cấp chấp thuận hợp đồng mua bán thảo ràng buộc trách nhiệm hai bên 24 - Báo cáo nhận hàng (Receiving report): Loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng hóa vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận kiện thích đáng khác Biên nhận hàng hóa dịch vụ tiến trình kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận nghiệp vụ mua hàng - Phiếu nhập kho: Chứng từ phận nhận hàng lập số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận Số liệu thực nhập làm ghi tăng TK Hàng tồn kho Thông tin hàng nhận truyền tới phận liên quan kế toán, mua hàng, kho hàng… - Hóa đơn bán hàng người bán (Invoice): Đây chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua nghĩa vụ toán người mua người bán Gồm thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa dịch vụ nhận được, giá gồm cước phí vận chuyển, phương thức chiết khấu tiền mặt, ngày tính Hóa đơn - Chứng từ toán (Voucher): Chứng từ dùng hệ thống "Thanh toán theo chứng từ", nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần tốn cho hóa đơn Chứng từ trả lại hàng mua (Debit memo): Chứng từ phận mua hàng lập hàng mua không yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền hàng bị trả lại - Chi phiếu: Phương tiện để toán cho nghiệp vụ mua hàng kỳ tốn đến hạn, Phiếu chi Ủy nhiệm chi Sau Chi phiếu người có trách nhiệm ký tài sản Khi Chi phiếu bên bán lĩnh tiền xóa sổ tài khoản ngân hàng bên mua gọi Chi phiếu toán 2.3.3.2 Hệ thống sổ kế toán Các tài khoản sử dụng chu trình cung ứng: - TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu - TK 153 : Công cụ, dụng cụ - TK 331 : Phải trả người bán TK 111 : Tiền mặt 25 - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Ghi chép kế toán máy tính tiến hành tập tin sở liệu Trong hệ thống thông tin liệu , thơng thường có loại tập tin: tập tin tập tin nghiệp vụ.Tập tin nghiệp vụ phản ánh hoạt động xử lý liệu khoảng thời gian, thông thường ngày Tập tin nghiệp vụ coi Sổ nhật ký, ghi chép tất nghiệp vụ phát sinh Tập tin tập tin lưu trữ liệu liên quan có tính chất lâu dài, biến động, trì sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều khoảng thời gian - Tập tin chính: + Tập tin nhà cung cấp: tập tin lưu trữ thông tin nhà cung cấp, bao gồm thuộc tính liên quan đến người bán, người bán theo dõi mã nhà cung cấp + Tập tin nguyên vật liệu: Bao gồm nhiều loại vật tư hàng hóa, thuộc tính nó, hàng hóa theo dõi Mã vật tư Tập tin bao gồm nhiều trường mã, tên, thuộc tính, kho, số lượng, giá trị - Tập tin nghiệp vụ: tùy thuộc vào mức độ sử dụng máy tính doanh nghiệp, hệ thống xử lý có nhiều hay tập tin nghiệp vụ Mỗi tập tin nghiệp vụ dùng để nhập liệu hàng ngày yếu tố liên quan đến chu trình cung ứng tập tin mua hàng, tập tin toán Các sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết TK 152, 331, 111, 112 - Sổ tổng hợp TK 152, 331, 111, 112 - Sổ Cái TK 152, 331, 111, 112 2.3.3.3 Hệ thống báo cáo kế toán Tùy theo yêu cầu nhà quản trị mà có báo cáo sử dụng; việc ghi chép máy tính có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm đơn vị kế tốn dễ dàng nhanh chóng tổng hợp số liệu từ tập tin tập tin nghiệp vụ để có thơng tin cần tìm Chẳng hạn: 26 - Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư kho cịn để có sách mua hàng kịp thời hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất công ty - Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu số lần mua hàng có hóa đơn thực tế đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách - Bảng kê chi tiết người bán: Là báo cáo lập hàng tháng người bán, rõ số dư đầu kỳ, lần mua, khoản toán cho người bán, số dư cuối kỳ 2.3.4 Kiểm sốt nội chu trình cung ứng Tổ chức liệu chu trình cung ứng (gồm tập tin) Tên bảng Thuộc tính Yêu cầu mua hàng Số yêu cầu, Ngày yêu cầu, Mã kho, Ngày giao hàng, Điều khoản toán Hàng mua - Yêu cầu mua hàng (chi tiết mua hàng) Mã hàng, Số yêu cầu, Số lượng Hàng Mã hàng, Tên hàng, Đơn giá tồn, Số lượng tồn Nhà cung cấp Mã NCC, Tên, Địa chỉ, Số dư phải trả Đặt hàng mua Số ĐĐH, Ngày đặt hàng, Số yêu cầu, Tên người mua Hàng mua - đặt hàng mua (chi tiết hàng) Mã hàng, Số ĐĐH, Số lượng, Đơn giá Nhận hàng Số phiếu nhập, Ngày nhập, Địa điểm nhận, Số ĐĐH, Mã NCC Hàng mua - nhận hàng Mã hàng, Số phiếu nhập, Số lượng Hóa đơn Số Hóa đơn, Ngày Hóa đơn, Số ĐĐH, Mã NCC Hàng mua - hóa đơn Mã hàng, Số Hóa đơn, Số lượng, Đơn giá Thanh tốn Số Voucher, Số Hóa đơn, Mã NCC, Số tiền Tiền gửi ngân hàng Số Tài khoản ngân hàng, Mã Ngân hàng, Số tiền 27 Trong chu trình cung ứng, rủi ro thường xảy xử lý nghiệp vụ là: Rủi ro Tình trạng Hàng hóa đặt lớn nhu cầu Tăng chi phí hàng tồn kho chi phí lưu kho Đặt mua mặt hàng khơng nhu cầu Tăng chi phí hàng tồn kho phí lưu kho Khơng đặt hàng mặt hàng cần mua Thiệt hại thiếu hàng cho nhu cầu đơn vị 4.Có thơng đồng nhân viên mua hàng người bán để đạt mục đích cá nhân Khả nhân viên mua hàng làm tăng giá hàng mua vào Tạo hóa đơn giả tài liệu mua hàng khác Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ cố ý làm mát Sai sót gian lận việc kiểm kê hàng hóa, hàng tồn kho Khai khống hàng tồn kho Bỏ quên khoản phải trả NCC Không báo cáo nợ phải trả Người bán tăng giá hàng Giá trị hàng mua tăng Thiệt hại hàng hóa q trình vận chuyển Những mặt hàng chất lượng đưa vào sử dụng mà không phát 10 Lỗi NCC việc tính tốn tổng giá trị Hóa đơn Khoản phải trả NCC tăng 11 Lỗi việc ghi NV mua hàng đặt hàng ghi vào TK phải trả người bán Sổ Cái TK phải trả người bán cân đối 12 Lỗi việc ghi chép NV mua hàng vào TK hàng mua chi phí TK hàng mua chi phí khơng phản ánh so với thực tế 13 Những chiết khấu mua hàng bị tốn muộn Giá trị hàng mua tăng 14 Sự toán lại Hóa đơn tốn Giá trị hàng mua tăng 15 Thanh tốn sai, khoản khơng cho phép khoản mức cho phép Tiền mặt thất thoát, giá trị hàng mua dịch vụ tăng mức thực tế 28 16 Thanh toán cho mặt hàng không nhận Giá trị hàng mua tăng 17 Sai lệch từ khoản toán nhỏ Sự thất thoát tiền mặt 18 Thanh toán cho nhân viên mua hàng khoản khơng duyệt Sự thất tiền mặt 19 Gian lận việc sửa đổi toán sec nhân viên Sự thất thoát tiền mặt 20 Làm giả sec toán Số dư TGNH sai so với thực tế 21 Việc truy nhập vào liệu liên quan đến NCC người khơng có thẩm quyền Làm làm giả ghi quan trọng liên quan đến NCC 22 Người chịu trách nhiệm tiền, hàng tồn kho, khoản phải trả người khơng có khả Sự mát nguy mát tài sản, bao gồm tài liệu cần thiết khoản phải trả NCC thời gian chiết khấu Để kiểm sốt rủi ro, hạn chế hậu có thể, cơng việc thực kiểm sốt gồm: Kiểm sốt chung Kiểm soát hoạt động tổ chức - Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Thực bước theo chương trình lập trình sẵn Kiểm sốt chứng từ Cập nhật chứng từ: chứng từ, sơ đồ luân chuyển chứng từ, báo cáo Kiểm sốt việc giải trình tài sản - Đối chiếu Sổ chi tiết Sổ tổng hợp TK phải trả NCC TK HTKho - Đối chiếu Bảng cân đối TK ngân hàng với Bảng cân đối TK tiền Sổ Cái Kiểm sốt q trình quản lý - Các nhân viên phải đào tạo nghiệp vụ để đảm bảo tiền mặt quỹ an toàn 29 - Sự kiểm tra nên thực trình mua hàng, sách mua hàng, trình tự tốn Người quản lý xem xét lại phân tích định kỳ, tóm tắt sơ lược tình hình tổ chức… Kiểm sốt hoạt động liệu trung tâm - Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng toán nên thiết lập rõ ràng - Hệ thống thơng tin nhân viên kế tốn nên giám sát xem xét hoạt động Kiểm soát ủy quyền - Tất nghiệp vụ mua hàng phải nhà quản lý thông qua - Trong hệ thống máy tính, ủy quyền thực phần mềm ứng dụng Kiểm soát việc đăng nhập liệu - Nhân viên lập mật mã để truy cập vào phần công việc giao - Ghi chép tất nghiệp vụ mua hàng toán Đồng thời định kỳ kiểm tra - Thường xuyên lưu file Phải trả NCC tồn kho hàng hóa vào đĩa từ - Giám sát, bảo vệ hàng tồn kho - Tổ chức Sổ nhật ký giám sát tất nghiệp vụ truy xuất liệu file Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát việc nhập liệu - Chuẩn bị giấy tờ hợp lý, đánh số liên tục phải có ký duyệt người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng toán - Các ĐĐH, báo cáo nhận hàng cac Hóa đơn xác nhận (bằng chương trình lập trình sẵn) trước nhập vào máy tính 30 - Chỉnh sửa lỗi trình nhập liệu trước cung cấp thông tin chho NCC ghi vào Sổ HTKho Kiểm sốt q trình xử lý liệu - Các chứng từ phải phê chuẩn hợp lý - Kiểm tra đối chiếu SL thực nhận với Hóa đơn - Đối chiếu SL ĐĐH báo cáo nhận hàng - Giám sát NV mua hàng chưa hoàn thành - Đối chiếu số liệu Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp Sổ Cái - Giám sát thời hạn chiết khấu chiết khấu tốn - Chỉnh sửa liệu q trình xử lý có lỗi Kiểm sốt thơng tin đầu - Xây dựng sách mua hàng sách toán hợp lý - Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến NV mua hàng Xem xét CP mua hàng tốc độ chu chuyển HTK - Hàng tháng so sánh kê từ NCC với số dư TK phải trả NCC đơn vị Kiểm sốt q trình nhập liệu Thủ tục kiểm soát Mua hàng Kiểm tra đầy đủ: - Kiểm tra tồn liệu tập tin liên quan: "Số yêu cầu", "Mã hàng", "Số lượng", "Ngày giao hàng" - Kiểm tra liệu nhập có đầy đủ không: "Mã NCC", "Tên", "Tên người mua", "Mã hàng", "Đơn giá" Kiểm tra hợp lệ: Kiểm tra mẫu chứng từ liên quan, thông tin hàng cần đặt mua NCC có khơng, có thật không 31 Nhận hàng Kiểm tra đầy đủ: Kiểm tra tồn liệu của: "Số ĐĐH", "Mã hàng", "Số lượng", "Tên NCC" Thanh toán Kiểm tra đầy đủ: Kiểm tra tồn liệu: "Số ĐĐH", "Số Hóa đơn", "Ngày Hóa đơn", "Tổng tiền", "Ngày toán" Kiểm tra hợp lệ: Kiểm tra mẫu chứng từ liên quan, kiểm tra số tiền đối chiếu tính tốn lại… PHẦN 2: THỰC TRẠNG CHU TRÌNH CUNG ỨNG VÀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HỊA THỌ Giới thiệu Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ 1.1 Q trình hình thành phát triển chức năng, nhiệm vụ 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển - Tên công ty đại chúng: Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ - Tên viết tắt: HOATHO CORP - Địa chỉ: 36 Ông Ích Đường, Hịa Thọ Đơng, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng - Tel: (84-0511-3) 846290 – 671011 – 846925 - Fax: (84-0511) 846216 – 672823 - Email: hoatho-d@dng.vnn.vn / hotexco@dng.vnn.vn - Website: www.hoatho.com.vn 32 Tổng Công ty thành lập năm 1962, tiền thân có tên Nhà máy Dệt Hịa Thọ (SICOVINA) thuộc Cơng ty Kỹ nghệ Bơng vải Việt Nam Năm 1975, quyền tiếp quản Đến 1993, đổi hình thức sở hữu Doanh nghiệp Nhà nước có tên Cơng ty Dệt Hịa Thọ theo định thành lập số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 Bộ cơng nghiệp nhẹ Sau đổi tên thành Cơng ty Dệt May Hịa Thọ theo định số 433/QĐ-TCLĐ Tổng Công ty Dệt May Việt Nam vào năm 1997 Năm 2005 chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước thành viên Dệt May Hòa Thọ theo định số 200/2005/QĐ-TT ngày 08/08/2005 Thủ Tướng Chính phủ Ngày 15/11/2006, chuyển hình thức sở hữu sang cơng ty cổ phần với tên gọi Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ theo định số 3252/QĐ-BCN Bộ Cơng nghiệp thức vào hoạt động vào ngày 01 tháng 02 năm 2007 với vốn điều lệ 45 tỉ đồng, phần vốn Nhà nước chiếm 51% Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ đơn vị thành viên Tập đồn Dệt May Việt Nam (VINATEX) Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAX) Bộ Công thương Tổng Công ty có trụ sở phía Nam thành phố Đà Nẵng, cách trung tâm thành phố km Tổng diện tích 145.000 m2 , diện tích nhà xưởng kho khoảng 72.000 m2 Tổng số công nhân 6.683 người, phận nghiệp vụ 311 người (tính đến ngày 31/12/2008) (Bảng số liệu trích từ Báo cáo thường niên năm 2008 Tổng Công ty) Trình độ Số người Tỉ trọng (%) - Đại học đại học 163 2,44 - Cao đẳng Trung học chuyên nghiệp 171 2,56 - Công nhân kỹ thuật trình độ khác 6.349 95,00 Tổng cơng suất điện lắp đặt: 7.500 KW Nguồn điện, khí nén, nước sẵn có dồi để mở rộng quy mô sản xuất 33 Năm 1975, thành lập Công ty sợi Hịa Thọ với diện tích nhà xưởng 11.000 m2 Thiết bị có gồm dây chuyền kéo sợi đồng với 37.000 cọc, chuyên sản xuất loại sợi cotton chải thô, chải kỹ, sợi pha T/C, sợi polyester… Năm 1997, thành lập Nhà máy May Hòa Thọ I(trước có tên Xí nghiệp May Hịa Thọ 1) với diện tích nhà xưởng 4.000 m2 13 dây chuyền sản xuất (60 máy/chuyền) với MMTB chuyên dùng đại Năm 1999, thành lập Nhà máy May Hịa Thọ II với diện tích nhà xưởng 3.500 m2 12 dây chuyền sản xuất (60 máy/chuyền) Năm 2001, thành lập Cơng ty May Hịa Thọ - Điện Bàn (Địa chỉ: Điện Thắng, Điện Bàn, Quảng Nam) với diện tích nhà xưởng 10.000 m2 15 dây chuyền sản xuất (40 máy/chuyền) Năm 2002, thành lập Nhà máy May Hịa Thọ III diện tích nhà xưởng 2.000 m2 với chuyền sản xuất (35 máy/chuyền) Trong năm này, đồng thời thành lập Công ty May Hòa Thọ - Quảng Nam (Địa chỉ: Thị trấn Hà Lam, Thăng Bình, Quảng Nam) với diện tích nhà xưởng 7.580 m2 có 16 chuyền sản xuất (50 máy/chuyền) Năm 2003, thành lập Cơng ty May Hịa Thọ - Hội An (Địa chỉ: 26 Nguyễn Tất Thành, Phường Tân An, Đô thị cổ Hội An, Quảng Nam) với diện tích 30.528 m2 chuyền sản xuất (45 máy/chuyền) Năm 2007, thành lập Công ty Công ty May Hòa Thọ - Duy Xuyên (Đặt tại: Khu Cơng nghiệp Gị Dỗi, Nam Phước, Duy Xun, Quảng Nam) với quy mô 11 chuyền, tổng mức đầu tư tỉ đồng, sử dụng 500 lao động Công ty May Hịa Thọ - Đơng Hà (Đặt tại: Khu cơng nghiệp Nam Đông Hà, thị xã Đông Hà, Quảng trị) với quy mô 15 chuyền, tổng mức đầu tư 30 tỉ đồng, sử dụng 900 lao động Vậy, Tổng Cơng ty Dệt May Hịa Thọ có 10 đơn vị trực thuộc: • Nhà máy May Hịa Thọ I • Nhà máy May Hòa Thọ II • Nhà máy May Hịa Thọ III • Cơng ty Sợi Hịa Thọ • Công ty kinh doanh thời trang • Công ty May Hịa Thọ Điện Bàn • Cơng ty May Hịa Thọ Quảng Nam • Cơng ty May Hịa Thọ Hội An 34 • Cơng ty May Hịa Thọ Duy Xun • Cơng ty May Hịa Thọ Đơng Hà Ngồi ra, Tổng Cơng ty cịn có số Cơng ty liên kết: Cơng ty Cổ phần Thêu Thiên Tín, Cơng ty TNHH May Bình Phương, Cơng ty TNHH May Tuấn Đạt, Cơng ty Cổ phần Bao bì Hịa Thọ Bước sang năm 2009, Tổng Cơng ty có kế hoạch đầu tư kế hoạch phát triển Về kế hoạch đầu tư năm 2009 Tổng Cơng ty dự kiến nhận dự án đầu tư 20.000 cọc sợi từ Tập đoàn Dệt may Việt Nam với tổng vốn đầu tư khoảng 142 tỷ đồng Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, Tổng cơng ty cịn dự kiến đầu tư chiều sâu nâng cao lực sản xuất khoảng : 26,1 tỷ đồng Trong đó: - Đầu tư cho lĩnh vực sợi : 5,4 tỷ đồng - Đầu tư cho lĩnh vực may : 18,7 tỷ đồng - Đầu tư khác (nâng cấp đường nội bộ, hệ thống thoát nước ): tỷ đồng Ngồi ra, Chính phủ có chủ trương kích cầu đầu tư nhằm ngăn chặn suy giảm kinh tế, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh, đẩy mạnh xuất Nghị 30/2008/NQ-CP ngày 11/12/2008; Tổng Công ty lập dự án tiếp cận nguồn vốn vay ưu đãi để đầu tư bổ sung 10.000 cọc sợi cho Dự án 20.000 cọc sợi với mức đầu tư khoảng 50 tỷ đồng Còn kế hoạch phát triển, Tổng Cơng ty cổ phần Dệt may Hồ Thọ đà tăng trưởng bền vững, ln hồn thành hồn thành vượt mức kế hoạch giá trị sản xuất công nghiệp, doanh thu, lợi nhuận, thu nhập người lao động; nghiên cứu đầu tư chiều sâu thiết bị đại phù hợp để nâng cao lực cạnh tranh hai ngành Sợi - May, nhằm khai thác tốt tiềm năng, lực sản xuất kinh doanh, uy tín thương hiệu Tổng Cơng ty Ngồi Tổng Cơng ty cịn nghiên cứu đầu tư tham gia góp vốn liên doanh, liên kết lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tài chính, du lịch Bảng sau kế hoạch vài tiêu Tổng Công ty năm 2009 (Được trích từ Báo cáo thường niên năm 2008 Tổng Công ty) (ĐVT: 1.000 đ) 35 TT Diễn giải Thực 2008Kế hoạch 2009 Tỉ lệ (%) KH 09/TH 08 Doanh thu 929.193.145 950.000.000 102,24 LNTT 7.503.198 9.000.000 119,95 Vốn điều lệ 45.000.000 96.500.000 214,44 LNST/VĐL 16,67 % 14,52 % 87,10 Lao động bquân (người) 6.481 6.780 104,61 Thu nhập bquân (đ/người/tháng) 1.957.000 2.053.000 104,91 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Tổng Công ty Chức năng, nhiệm vụ: Hoạt động Tổng Cơng ty sản xuất sợi sản phẩm may mặc sẵn nhằm phục vụ cho nhu cầu thị trường ngồi nước Cơng suất sản xuất trung bình là: -Sợi loại: 40.000 tấn/năm -Sản phẩm may quy sơ mi: 8.500.000 sản phẩm/năm Lĩnh vực kinh doanh Tổng Công ty là: - Đầu tư, sản xuất, gia công, mua bán, xuất nhập khẩu: vải, sợi, khâu, quần áo may sẵn loại thiết bị, nguyên phụ liệu phụ tùng ngành dệt may - Kinh doanh nhà hàng, siêu thị tổng hợp, du lịch, vận tải, bất động sản - Xây dựng công nghiệp dân dụng - Khai thác nước phục vụ sản xuất công nghiệp sinh hoạt - Góp vốn mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, chứng khoán bất động sản 1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Tổng Công ty 1.2.1 Mơ hình cấu tổ chức máy quản lý 36 Mơ hình Cơ cấu tổ chức (Phụ lục 1) Mơ hình Bộ máy quản lý (Phụ lục 2) 1.2.2 Chức Ban điều hành phịng ban - Đại hội đồng cổ đơng: quan có thẩm quyền cao định vấn đề quan trọng công ty theo Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty ĐHĐCĐ quan thơng qua chủ trương sách đầu tư dài hạn việc phát triển công ty, định cấu vốn, số sách khác Tổng Cơng ty - Hội đồng Quản trị: quan quản lý Tổng Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Tổng Công ty định vấn đề liên quan tới mục đích quyền lợi Tổng Cơng ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ định HĐQT xây dựng định hướng, sách tồn phát triển để thực định ĐHĐCĐ thông qua việc hoạch định sách, nghị hành động cho thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh công ty - Ban kiểm sốt: ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cho cổ đơng kiểm soát hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành công ty Các đơn vị trực thuộc: Các Nhà máy, Cơng ty trực thuộc Tổng Cơng ty có nhiệm vụ thực phần chức phù hợp với ngành nghề kinh doanh Tổng Công ty Cơ cấu máy quản lý Nhà máy, Công ty trực thuộc gồm: Giám đốc chi nhánh, Phó giám đốc chi nhánh, trưởng phòng, ban, phận - Ban Tổng Giám đốc: bao gồm Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc Giám đốc điều hành - Tổng Giám đốc: Có quyền hạn cao Công ty, người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Tổng Công ty, Pháp luật Nhà nước tất hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Chỉ đạo chung phụ trách trực tiếp phòng Tổ chức - Hành phịng Tài - Kế tốn - Phó Tổng Giám đốc: thay mặt Tổng Giám đốc để giải việc Tổng giám đốc vắng có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc mặt công tác đươc giao 37 - Giám đốc Điều hành: có nhiệm vụ hỗ trợ tham mưu cho Tổng Giám đốc điều hành công việc theo trách nhiệm giao, quan trọng mặt Tài - Phịng Tài Kế tốn: tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn Cơng ty; thực nhiệm vụ thống kê ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh; thu thập, xử lý cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định, đảm bảo chế độ kế toán Đồng thời tham mưu, hỗ trợ Ban Tổng Giám đốc đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị kế tốn - Phịng kỹ thuật đầu tư quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, kiểm tra, báo cáo tình hình thực định mức, tiêu kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu, lượng, quy trình vận hành máy móc thiết bị Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất loại sản phẩm thích hợp với nhu cầu thị trường với ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật Đồng thời tổ chức kiểm tra xác nhận chất lượng sợi trước xuất cho khách hàng Báo cáo định kỳ theo yêu cầu Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc, quan chức địa phương Tập đồn Dệt May Việt Nam cơng tác kỹ thuật, đầu tư mơi trường - Phịng kinh doanh May: Thực nhiệm vụ xúc tiến thương mại quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, theo dõi đôn đốc tiến độ thực kế hoạch sản xuất đơn vị Lập thủ tục xuất nhập nguyên phụ liệu vật tư sản xuất, quản lý văn phòng đại diện, kho nguyên phụ liệu may, đồng thời xây dựng kế hoạch, thống kê báo cáo kết sản xuất kinh doanh hàng may (tuần, tháng, quý, năm) theo u cầu Tổng Cơng ty - Phịng Kế hoạch - Thị trường: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường đồng thời vạch kế hoạch liên quan sản xuất, phối hợp với Phòng Kinh doanh May để thực nghiệp vụ mua hàng hay xuất kho hàng bán - Phịng kỹ thuật cơng nghệ May: Xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên phụ liệu sản xuất, gia công loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng phục vụ cho nhu cầu sản xuất; xây dựng quy trình vận hành bảo trì loại thiết bị Ngồi kết hợp với Phòng Kinh doanh May làm việc với khách hàng thống yêu cầu kỹ thuật sản xuất, gia công sản phẩm may Tổng Công ty với khách hàng trước trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng 38 - Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra hướng dẫn Công ty/Nhà máy May kiểm tra chất lượng sản phẩm may theo tiêu chuẩn khách hàng Tổng Công ty ban hành, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng sản phẩm may sản xuất trước xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng ký Ngồi cịn phụ trách tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu may đầu vào trước cho nhập kho xuất cho đơn vị sản xuất - Văn phịng: có nhiệm vụ tham mưu Tổng Giám đốc tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch cán công tác liên quan đến người lao động, ký kết hợp đồng lao động, sách nội chế độ Bảo hiểm Đồng thời tiếp nhận loại văn đến trình Tổng Giám đốc chuyển loại văn theo phê duyệt Tổng giám đốc Lưu giữ bảo quản dấu - Văn phòng đại diện: mang chức văn phịng giao dịch Tổng Cơng ty lại đặt nơi khác cách xa trụ sở chính, nhằm tạo nhanh gọn giao dịch tìm kiếm thị trường Hiện nay, Tổng Cơng ty có Văn phịng đại diện, đặt TP Hồ Chí Minh - Phịng đời sống: Thực nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, y tế, đảm bảo an toàn lao động đáp ứng nhu cầu an toàn vệ sinh môi trường làm việc, vệ sinh nước uống, an tồn lương thực thực phẩm cơng tác phục vụ bữa ăn cơm ca Đồng thời quản lý sửa chữa hệ thống nước điện Tổng Công ty - Các đơn vị kinh doanh phục vụ: Trạm phân phối điện chịu trách nhiệm cung cấp điện cho sản xuất tiêu dùng cho Tổng Công ty, đồng thời sữa chữa bảo trì, tổ chức kiểm tra định kỳ thiết bị điện đảm bảo trình sản xuất liên tục Các đại lý tiêu thụ sản phẩm Trung tâm kinh doanh thời trang có vai trị giới thiệu, trưng bày sản phẩm tạo giao diện tiếp xúc gần gũi sản phẩm người tiêu dùng, đồng thời xảy trao đổi mua bán tạo doanh thu 1.3 Tổ chức công tác kế toán 1.3.1 Tổ chức máy kế toán 39 1.3.1.1 Mơ hình tổ chức máy kế tốn Tổng Công ty (Phụ lục 3) 1.3.1.2 Chức nhiệm vụ phần hành kế toán - Kế toán trưởng: phụ trách cơng tác tài phịng Tài - Kế tốn, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc việc tổ chức cơng tác tài kế toán theo Pháp luật Là người trực tiếp đạo cơng tác hạch tốn cơng tác hạch tốn kế tốn Cơng ty, tham mưu cho Tổng Giám đốc vấn đề tài Cơng ty xây dựng kế hoạch tài chính, vay vốn, phương án kinh doanh… - Phó phịng kế tốn: có nhiệm vụ hướng dẫn, đạo nhân viên kế toán theo nội quy quy trình hạch tốn cơng ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán Đồng thời tham mưu hỗ trợ cho Kế tốn trưởng cơng tác tài chính, thực công việc điều hành thay ủy quyền Kế toán trưởng vắng mặt - Kế toán tiền mặt, tiền lương, Bảo hiểm: theo dõi nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền lương Bảo hiểm Công nhân viên cán quản lý tồn Cơng ty, tốn khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt Cuối kỳ, đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt - Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng nghiệp vụ tốn hình thức chuyển khoản Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư tài khoản liên quan - Kế toán thuế, TSCĐ, CCDC: theo dõi TK phải trả, phải nộp Nhà nước loại thuế; đồng thời theo dõi tình hình biến động TSCĐ, lý nhượng bán, tính khấu hao phân bổ vào chi phí theo tháng quý năm TSCĐ - Kế tốn tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ tốn cơng nợ khách hàng - Kế tốn Nguyên vật liệu, tạm ứng: thực việc ghi chép phản ánh chi tiết tổng hợp vật tư, theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư số lượng giá trị Quản lý, theo dõi TK vật tư, lập báo cáo liên quan phục vụ cho nhu cầu kiểm soát, đối chiếu, kiểm tra Đồng thời quản lý Tài khoản tạm ứng 40 - Kế tốn tốn: thực cơng việc đối chiếu kiểm tra số liệu từ nghiệp vụ mua hàng, đồng thời theo dõi TK phải trả người bán, phối hợp với Kế toán ngân hàng toán cho nhà cung cấp hạn - Kế tốn giá thành: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi phí giá thành loại sản phẩm hoàn thành nhập kho, xác định tổng số chi phí sản xuất, lập báo cáo giá thành cho phịng ban liên quan Kế tốn phụ liệu: có nhiệm vụ tương tự kế tốn vật tư, đặc điểm lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu đơn vị sản xuất hàng may mặc nên phải phân tách thành hai phần hành Kế toán nguyên vật liệu Kế toán phụ liệu (vì chủng loại phụ liệu nhiều khơng vật tư) Ngồi ra, phần hành kế tốn cịn chịu trách nhiệm theo dõi Doanh thu Tổng Công ty - Kế tốn tổng hợp: thực cơng việc tổng hợp số liệu từ kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực bút toán tổng hợp,các bút toán cuối kỳ để lên báo cáo tài chính, xác định kết sản xuất kinh doanh kỳ - Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu tiền chi tiền kèm theo chứng từ liên quan, lập báo cáo quỹ - Bộ phận kế toán đơn vị trực thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tài chính, thực hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Tính giá thành thực tế sản phẩm sản xuất đơn vị thường xuyên thực đối chiếu kiểm tra với Kế toán Tổng Cơng ty 1.3.2 Hình thức kế tốn áp dụng Tổng Cơng ty Theo quy định DN áp dụng năm hình thức kế tốn sau: - Hình thức kế tốn Nhật ký chung - Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ - Hình thức kế tốn máy vi tính 41 Hình thức kế tốn Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ sử dụng hình thức kế tốn thứ năm: Hình thức Kế tốn máy vi tính Đặc trưng hình thức kế tốn cơng việc kế tốn thực theo chương trình phần mềm kế tốn máy vi tính Phần mềm kế tốn thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế tốn kết hợp bốn hình thức kế tốn cịn lại Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, phải in đầy đủ sổ kế toán BCTC theo quy định (Phần mềm kế toán thiết kế theo Hình thức kế tốn có loại sổ hình thức kế tốn khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi tay) Hiện Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ sử dụng phần mềm Bravo 6.3 Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo chi nhánh Thành phố Đà Nẵng, phần mềm kế toán thiết kế viết theo quy định Bộ Tài với chuẩn mực kế toán yêu cầu quản trị Doanh nghiệp Phần mềm thiết kế đầy đủ bốn hình thức kế tốn nêu trên, tiện ích cho người dùng việc tùy chọn Hình thức kế toán phù hợp với nhu cầu DN, Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ tùy chọn Hình thức kế tốn Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Với phần mềm người sử dụng cần nhập số liệu đầu vào , cịn máy tính tự động hóa cơng việc tính tốn lên sổ sách, báo cáo theo yêu cầu Chức chương trình theo dõi chứng từ đầu vào (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng,…) Và dựa chứng từ đó, chương trình lên sổ báo cáo kế tốn 1.3.2.1 Sơ đồ hình thức ghi sổ Tổng Cơng ty 42 1.3.2.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn máy vi tính (1) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định Tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế tốn Theo quy trình phần mềm kế tốn, thơng tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái …) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (2) Cuối tháng, (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực thao tác khóa sổ (cộng sổ) lập BCTC Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động ln đảm bảo xác, trung thực theo thông tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với BCTC sau in giấy Thực thao tác để in BCTC theo quy định Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế toán ghi tay Thực trạng chu trình cung ứng cơng tác kiểm sốt chu trình cung ứng Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ 2.1 Thực trạng mơi trường kiểm sốt Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ 43 2.1.1 Đặc thù quản lý Tổng Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trọng công tác xây dựng thương hiệu, quảng bá, tiếp thị nhằm nâng khả cạnh tranh Chất lượng sản phẩm, dịch vụ Tổng Công ty đặt lên hàng đầu, tạo niềm tin nơi khách hàng; tạo nguồn vốn đầu tư thông qua việc hợp tác với đối tác chiến lược ngồi nước nhân tố quan trọng đưa Tổng Cơng ty lên giai đoạn hội nhập sâu kinh tế quốc tế Công tác quản lý theo nguyên tắc quán từ xuống, cố gắng đạt mục tiêu đặt đồng thời ln tự hồn thiện phát triển Ban quản lý cấp cao Tổng Cơng ty có lực đầy tâm huyết, am hiểu hoạt động đơn vị, quyền lực không tập trung vào nhân nhất, mà phân tán cho nhiều thành viên, điều tạo kiểm soát lẫn phương án, định đưa có tham mưu, góp ý điều làm cho định họ có giá trị Các nhà quản lý có quan điểm: - Kinh doanh phải trung thực (chẳng hạn việc mua hàng toán khoản nợ với nhà cung cấp phải thực theo hợp đồng ký kết) - Cạnh tranh phải lành mạnh, khơng dùng thủ đoạn tiêu cực gây thiệt hại đến quan hệ kinh doanh đối tác đối thủ cạnh tranh, Tổng Công ty tiến hành mở rộng thị trường dựa lực - Coi trọng tính trung thực báo cáo tài thể qua kỳ kiểm tốn hàng năm Cơng ty Kế tốn Kiểm toán độc lập AAC thực hiện, nhằm kiểm toán tất hoạt động hoạt động Tổng Công ty thông qua thông tin BCTC đánh giá việc tuân thủ nguyên tắc phương pháp kế tốn áp dụng Tổng Cơng ty để sau có biện pháp tối ưu phù hợp hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh - Đồng thời, yếu tố đoàn kết, đồng tâm đồng lịng tồn cán cơng nhân viên tổ chức Ban quản lý Cấp cao quan tâm trọng Tổng Cơng ty Dệt may Hồ Thọ phát triển nhanh chóng, dẫn đến bất cập công tác quản trị, điều hành, đặc biệt 44 nguồn nhân lực cấp cao Tuy nhiên rủi ro dự báo, chiến lược quản lý phát triển nguồn nhân lực có tác dụng tốt HOATHO CORP., cho nên, việc mở rộng sản xuất theo phương pháp nhân (tách máy quản lý sở cho đơn vị - tức đơn vị trực thuộc), đào tạo mới, đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng cho nhu cầu phát triển sản xuất 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Là Tổng Công ty với quy mô lớn nên cấu nhân đông đảo lượng cán nhân viên quản lý lượng cơng nhân viên lao động Theo đó, quyền hạn, trách nhiệm chức phân chia rộng khắp phức tạp, nhiên phân chia này, đơn vị thành viên hay phận phịng ban ln tạo rõ ràng thiết lập điều hành kiểm soát tồn hoạt động cơng ty khơng có chồng chéo trách nhiệm, quyền hạn lẫn phận Các phận có chức đặc trưng khác tạo thành thể thống chặt chẽ có mối quan hệ mật thiết với Trong đơn vị thành viên có thủ trưởng riêng - Giám đốc đơn vị chịu quản lý trực tiếp Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty, đồng thời liên lạc, báo cáo chịu hoàn toàn trách nhiệm với Ban Tổng Giám đốc công việc điều hành hoạt động đơn vị trực thuộc Ở phịng ban chức Tổng Cơng ty người trưởng phịng chức có trách nhiệm hoạt động phòng, trực tiếp quản lý đạo nhân viên phòng thực theo chức năng, đồng thời báo cáo chịu trách nhiệm với cấp 2.1.3 Chính sách nhân Cơng ty có sách tuyển dụng đào tạo, chế độ lao động thời gian làm việc (6 ngày/1 tuần, giờ/1 ngày) hay sách tiền lương… quy định rõ ràng hợp lý, đáp ứng tốt nhu cầu quyền lợi cho người lao động, đảm bảo an toàn sức khỏe cho người lao động (tại đơn vị cịn có hoạt động tập thể dục làm việc - đứng chỗ vươn tay, vặn mình… để giảm stress phục hồi sức khỏe để tiếp tục làm việc), vệ sinh môi trường tạo điều kiện cho người lao động phát huy, phát triển lực Tổng Công ty đảm bảo tồn cơng nhân viên Cơng ty đào tạo có đầy đủ lực chun mơn cần thiết để làm việc với khóa huấn luyện đào tạo Tổng Công ty tổ chức, bên cạnh Tổng Cơng ty cịn khuyến 45 khích người lao động tham dự khóa đào tạo ngồi làm việc bên ngồi để tự nâng cao trình độ mà chi phí cho việc học Tổng Cơng ty hỗ trợ chi trả Tổng Công ty đặc biệt trọng đến sách an tồn lao động: xây dựng mơi trường làm việc an tồn, trang bị áo quần bảo hộ lao động đầy đủ, kịp thời tùy theo tính chất cơng việc địi hỏi Đồng thời Tổng Công ty thực quy định Nhà nước lương, thưởng, đảm bảo mức thu nhập phù hợp tùy theo lực, suất, tính chất cơng việc Ngồi ra, Tổng Cơng ty cịn tổ chức bữa ăn cơm ca miễn phí cho tồn cơng nhân viên, có sách khác cho người lao động cúng viếng đám tang, chúc mừng đám cưới… 2.1.4 Công tác kế hoạch Thường xuyên xây dựng chương trình hoạt động hàng quý, hàng năm phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên giám sát, kiểm tra mặt hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng Công ty, hàng quý Hội đồng quản trị họp để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị quý đề giải pháp để thực kế hoạch quý Hiện Tổng Công ty vừa thành lập Phòng Kế hoạch - Thị trường, Phòng tách từ Phòng Kinh doanh May nhằm phân chia công việc để chuyên trách để đạt hiệu cơng việc cao Chức Phịng tìm hiểu thị trường lập kế hoạch sản xuất 2.1.5 Bộ phận Kiểm toán nội Hiện Tổng Cơng ty Cổ phần Dệt May Hịa Thọ chưa có phận Kiểm tốn nội với quy mơ hoạt động có Tổng Cơng ty Cổ phần lớn thiết cần phải lập phận kiểm toán nội để thực cơng việc kiểm tốn tất hoạt động Công ty, kể hoạt động KSNB Bộ phận phận độc lập, có vai trị đặc biệt quan trọng hệ thống KSNB, chịu trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống KSNB tuân thủ: - Việc tn thủ quy trình sách, vốn phần hệ thống kiểm soát nội công ty; - Việc tuân thủ sách quy trình kế tốn việc đánh giá tính xác báo cáo tài báo cáo quản trị; - Xác định rủi ro, vấn đề nguồn gốc việc hiệu xây dựng kế hoạch giảm thiểu điều 46 Kiểm toán nội báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc Hội đồng Quản trị Do đó, với kiểm tốn nội làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB công ty liên tục kiểm tra hoàn thiện 2.1.6 Ủy ban kiểm sốt Hiện nay, Tổng Cơng ty có Ban Kiểm sốt, Ban Kiểm sốt Đại hội đồng Cổ đông bầu, gồm thành viên (1 trưởng ban kiểm soát viên), thay mặt cổ đơng kiểm sốt hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành công ty Công việc Ban Kiểm sốt ln giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh, tài Tổng Cơng ty đảm bảo nguyên tắc nhiệm vụ Mỗi quý họp lần để kiểm tra tình hình hoạt động cơng ty 2.1.7 Mơi trường bên ngồi Ngồi nhân tố bên kể trên, Tổng Cơng ty cịn chịu ảnh hưởng nhân tố bên ngoài, nhân tố có tác động khơng đến mơi trường kiểm sốt Tổng Cơng ty: - Chi phí ngun liệu, vật liệu đầu vào có biến động tăng bất thường biến động giá dầu giới, dẫn đến tăng chi phí giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đến kết hoạt động kinh doanh Tổng Công ty - Sự ảnh hưởng kinh tế Việt Nam kinh tế giới có tác động khơng nhỏ đến mơi trường kiểm sốt cơng ty (đặc biệt kinh tế Mỹ không ổn định nay) - Sự thay đổi liên tục thời đại công nghệ thông tin dẫn đến thay đổi MMTB hay quy trình vận hành trình sản xuất - Sự cạnh tranh khốc liệt đối thủ cạnh tranh làm tác động đến thị phần công ty - Nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng thay đổi cần thiết phải có sách phù hợp để tránh lỗi thời mặt hàng - Sự ảnh hưởng quan chức Nếu quan chức thay đổi sách tài tiền tệ làm thay đổi quan điểm hành động nhà quản lý, làm ảnh hưởng đến môi trường kiểm sốt cơng ty  ... • C? ?ng ty kinh doanh thời trang • C? ?ng ty May Hịa Thọ Điện Bàn • C? ?ng ty May Hịa Thọ Qu? ?ng Nam • C? ?ng ty May Hịa Thọ Hội An 34 • C? ?ng ty May Hịa Thọ Duy Xun • C? ?ng ty May Hịa Thọ Đ? ?ng Hà Ng? ??i... T? ?ng C? ?ng ty cịn có số C? ?ng ty liên kết: C? ?ng ty Cổ phần Thêu Thiên Tín, C? ?ng ty TNHH May Bình Phư? ?ng, C? ?ng ty TNHH May Tuấn Đạt, C? ?ng ty Cổ phần Bao bì Hịa Thọ Bước sang năm 2009, T? ?ng C? ?ng ty. .. phẩm may T? ?ng C? ?ng ty với kh? ?ch h? ?ng trước trình T? ?ng giám đốc ký kết hợp đ? ?ng 38 - Ph? ?ng quản lý ch? ??t lư? ?ng May: Tổ ch? ??c kiểm tra hư? ?ng dẫn C? ?ng ty/ Nhà máy May kiểm tra ch? ??t lư? ?ng sản phẩm may