NGHIP v HANH CHINH VAN PHONG ch ng 1 v

Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Chương VĂN PHỊNG I KHÁI NIỆM Văn phòng: Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phịng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, công việc liên quan đến công tác văn thư Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc đạo, điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành Tóm lại: Văn phịng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Hành & hành văn phịng - Hành nói chung việc tổ chức, quản lý điều hành quốc già (hành quốc gia), ngành, địa phương (tỉnh, huyện, xã), tổ chức, doanh nghiệp … - HC-VP việc tổ chức, quản lý điều hành cơng việc văn phịng II TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG: Cơ cấu tổ chức Văn phòng: a Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phịng (Trưởng phịng hành chính): Chánh VP người điều hành chung, chịu trách nhiệm toàn công tác VP, đạo số công việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch cơng tác, hồn chỉnh dự thảo VN quan trọng, công tác yếu… - Giúp việc có Phó Chánh Văn phịng (hoặc Phó Trưởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phịng phải đề cao trách nhiệm quản lý VP chịu trách nhiệm trước thủ trưởng b Các phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận hành chính,văn thư : + Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn quan, doanh nghiệp; Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com + Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư - Bộ phận tổng hợp: gồm số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan; + Tư vấn văn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải - Bộ phận lưu trữ :Thực công tác lưu trữ + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Bộ phận Quản trị : + Cung cấp đầy đủ kịp thời phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp; + Sửa chữa , quản lý, sử dụng phương tiện vật chất có hiệu - Bộ phận tài vụ ( tuỳ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … Tổ chức bố trí nơi làm việc : Nơi làm việc khoảng không gian định trang bị bố trí phương tiện cần thiết, Cán bộ, cơng chức thực cơng vụ, nhiệm vụ a Những yêu cầu chung cần thiết nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất quy mô hoạt động quan: trụ sở quan phải thể mặt quan, tương thích với vị trí, nhiên khơng phơ trương mức làm lãng phí tiền quan nhà nước Các quan cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc phương tiện có để phục vụ cơng việc - Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trường xung quanh thích hợp (khơng q ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (ln hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên họ nơi làm việc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật b Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các phận lãnh đạo, văn phịng: cần bố trí nơi dễ giao dịch có tư Các phịng làm việc bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải dây chuyền giải cơng việc, phịng ban có quan hệ thường xuyên với bố trí gần , phịng ban tiếp khách bố trí gần lối vào … - Các phịng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí vị trí biệt lập, cần trang bị phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phịng làm việc phải phù hợp với tính chất phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái làm việc - Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… - Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phịng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com c Các phương pháp bố trí văn phịng: * Văn phịng “mở”: Hiện quan, Doanh nghiệp có xu hướng xếp hệ thống văn phòng mở Các phòng ban ngăn cách vách ngăn kính, mica , ô vuông cao khoảng 2m… - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện việc giao tiếp nhân viên công việc; + Dễ tập trung hoạt động văn phòng; + Dễ thay đổi cần thiết * Văn phịng “đóng”: Hệ thống văn phịng đóng ngăn cách phòng riêng Ưu điểm đảm bảo tính an tồn, bí mật, riêng tư, phù hợp với cơng việc địi hỏi tập trung cao Tuy nhiên, có nhược điểm chiếm diện tích, tăng chi phí việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phịng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng cơng việc d Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả làm việc : Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com - Ánh sáng: đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót nâng cao hiệu Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc: có tác dụng tâm lý đến người làm việc văn phòng khách đến Màu sắc phản chiếu ánh sáng đa dạng Sau số khái niệm phản chiếu ánh sáng : + Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh 40%; Nói chung văn phịng thường dùng màu trắng trần nhà, màu mát tường trước mặt nhân viên làm dịu mắt Các phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hồ tránh đơn điệu; phịng tầng hầm kho nên dùng màu sáng phản chiếu ánh sáng cao - Tiếng ồn: nhân tố mơi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu văn phòng cần sử dụng vách ngăn cách âm số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng Bảo đảm an toàn dùng thiết bị điện , thực phòng cháy chữa cháy theo quy định - Ngoài ra, yếu tố phong thủy (xét theo góc độ khoa học, hợp lý, hài hịa khơng gian kiến trúc bố trí, đặt) quan tâm có khả ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc Chức Văn phòng : a Chức giúp việc điều hành : - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b Chức tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý c Chức hậu cần, qủan trị: Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan Nhiệm vụ Văn phòng : - Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm quan; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực công tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác; Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác quan; - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực công tác lễ tân , tiếp khách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ Cán nhân viên văn phịng, bước đại hố cơng tác hành - văn phịng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết Hiện đại hóa cơng tác văn phịng: Là địi hỏi cấp thiết nhà quản trị , thực theo hướng: văn phịng điện tử, văn phịng tự động hóa… a Mục tiêu đại hố văn phịng: + Tạo tiền đề để phát triển cho quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan tổ chức + Nâng cao suất lao động tổ chức, giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo Cán VP, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao + Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng b Những nội dung đại hóa cơng tác văn phịng: - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, chức - Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phịng, tin học hóa văn phịng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị thiết bị đại máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động - Khơng ngừng hồn thiện kỹ nghiệp vụ Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com Chương THƯ KÝ VĂN PHỊNG – MỘT NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP I KHÁI NIỆM: ← - Thư ký người nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả hành động độc lập mà khơng cần có kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn - Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp II CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ: - Nhóm chức liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn - đến (đăng ký văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành thị, định thủ trưởng, thảo văn bản,…) - Nhóm chức thuộc quản lý công việc: tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng công tác,… III NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ: Nhiệm vụ thư ký nói chung: - Thu thập, xử lý cung cấp thông tin lĩnh vực mà giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý quan, đơn vị; - Biên tập văn bản, tổ chức xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu - Tổ chức xếp hoạt động hành quan, đơn vị; - Giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động quan, đơn vị Nhiệm vụ thư ký giám đốc: a Những nhiệm vụ thuộc quan hệ nhân sự: - Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng chuẩn bị chuyến công tác thủ trưởng; - Giữ vững liên lạc với thủ trưởng đường công tác thủ trưởng Hướng dẫn cách khái quát công việc người tháp tùng thu thập tình hình họ trở về; - Làm trung gian quan hệ điện thoại thủ trưởng; - Chuẩn bị, triệu tập ghi biên họp thảo luận thủ trưởng triệu tập b Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn - Phân chia văn bản, tài liệu cho phận thuộc quyền thủ trưởng, vào sổ văn bản, tài liệu đến đi; - Chuyển giao văn phận; - Giải việc trao đổi văn đơn giản theo thị thủ trưởng; - Kiểm tra thể thức văn trình thủ trưởng ký Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com c Những nhiệm vụ thuộc tổ chức công việc - Lập lịch hàng ngày, tuần, tháng thủ trưởng; - Thống kê kiểm tra việc thực thị thủ trưởng; - Chăm lo xếp phòng làm việc thủ trưởng d Những nhiệm vụ khác - Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc; - Báo cáo cách tổng quát hội ý, lần liên hệ công tác, kiện quan trọng quan, xí nghiệp; - Quản lý thư viện, tư liệu riêng thủ trưởng; chăm lo chuyển tạp chí phận thuộc quyền thủ trưởng; - Tổ chức số công việc thuộc hành chính, vụ có tính chất cá nhân (của phận thủ trưởng) vấn đề thuộc phương tiện lại, vấn đề thuộc lĩnh vực kinh tế (trang bị cho văn phòng thủ trưởng); - Thực số công việc cần thiết khác thủ trưởng giao IV NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI THƯ KÝ: - Yêu nghề có ý thức vươn lên nghề nghiệp Lịng yêu nghề giúp cho người thư ký văn phòng ln có trách nhiệm nhiệt tình với cơng việc; ln muốn đóng góp vào thành cơng chung quan doanh nghiệp nghiệp vụ cụ thể mà giao đảm nhận; ln tìm tịi cải tiến để công việc ngày khoa học, hợp lý có hiệu cao Lịng u nghề động lực thúc đẩy thư ký văn phòng không ngừng phấn đấu vươn lên để đạt nấc thang cao nghề nghiệp - Có ý thức kỷ luật, tự giác triệt để cơng việc Tính kỷ luật giúp người thư ký đảm bảo làm việc, nghiêm túc chấp hành nội quy, quy chế, góp phần tạo nên thống hoạt động quan Tính tự giác địi hỏi người thư ký ln chủ động cơng việc, nắm vững nhiệm vụ Tự biết xếp triển khai công việc cách hợp lý; giải cơng việc phải tìm cách khắc phục khó khăn, trở ngại, tìm nhiều hướng, nhiều phương án giải Tính triệt để giúp người thư ký rèn luyện thêm ý thức tự giác kỷ luật - Cẩn thận chu đáo Tính cẩn thận địi hỏi người thư ký phải có thái độ nghiêm túc thực nhiệm vụ, tránh chủ quan, đại khái, qua loa Tính chu đáo địi hỏi người thư ký phải dự liệu tất tình xảy thực thi nhiệm vụ chuẩn bị biện pháp, phương án đối phó giải cần thiết - Quảng giao, cởi mở biết tự kiềm chế cần thiết Người quảng giao người cởi mở, hoà nhã, vui vẻ, chủ động giao tiếp biết tận dụng hội để mở rộng giao tiếp, mở rộng mối quan hệ Thư ký văn phòng phải chủ động giao tiếp, qua giao tiếp giúp cho người thư ký có thêm nhiều thơng tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh cho phù hợp với mối quan hệ quan Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị mực người thư ký văn phòng giao tiếp cịn góp phần gây thiện cảm, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến quan, góp phần mở rộng giữ vững mối quan hệ quan với bên ngồi - Kín đáo Đây phẩm chất đặc biệt cần thiết người thư ký văn phòng Phẩm chất giúp họ biết giữ kín tin tức cần thiết mà tính chất cơng việc họ biết qua thông tin từ văn bản, từ điện thoại từ họp mà họ quyền tham dự để ghi chép thu thập thơng tin Tính kín đáo giúp thư ký văn phòng việc giao tiếp với người khác, việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ, biết xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, biết sử dụng hệ thống bảo mật thơng tin máy tính - Năng động linh hoạt Sự động giúp người thư ký tìm tịi, học hỏi cải tiến cơng việc, cố gắng đổi chuyên môn nghiệp vụ để đạt hiệu cao hơn., chủ động xếp công việc cho phù hợp với cường độ hoạt động quan Sự linh hoạt cần thiết thư ký văn phòng họ giao đảm nhận công việc tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách tổ chức chuyến công tác cho cán lãnh đạo quan - Tương trợ đoàn kết Sự tương trợ giúp thư ký văn phòng tăng cường tình đồn kết Và ngược lại, đồn kết giúp họ sẵn sàng biết phối hợp tương trợ lẫn V CÁC YẾU TỐ VỀ TRÌNH ĐỘ, KHẢ NĂNG CỦA THƯ KÝ: - Kỹ nghiệp vụ hành văn phịng: + Soạn thảo văn Quản lý văn đi-đến, lưu trữ hồ sơ, đại hố cơng tác văn phịng … + Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phịng… + Trình độ ngoại ngữ định + Tiếp khách + Lên lịch công tác + Giao tiếp điện thoại - Các kiến thức tổng quát mặt: kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế tốn tài chính, tâm lý xã hội, văn hoá nghệ thuật, ngoại ngữ - Trách nhiệm tổ chức công việc cách khoa học , làm cho cấp thấy việc tầm kiểm soát Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com Chương THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THƠNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG I THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH: Khái niệm: Thơng tin q trình trao đổi người gửi người nhận, truyền tín hiệu , truyền tin tức kiện, hoạt động đã, xảy cho nhiều người biết Thông tin hoạt động quản lý tập hợp tất thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý môi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý đó, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian thời gian với khách thể quản lý Thông tin quản lý nhà nước đa dạng, thơng tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh thơng tin phản ánh việc triển khai kết trình quản lý xã hội Thơng tin pháp lý tạo điều kiện để quan hoạt động PL hành, cón thơng tin thực tiễn cho phép quan tiếp cận thường xuyên nhu cầu xã hội , với đời sống trị-kinh tế đất nước Phân loại thông tin: Để xử lý tốt thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin cách khoa học Thơng tin phân loại theo tiêu chí sau: a Phân loại theo kênh tiếp nhận : - Thơng tin có hệ thống : thơng tin cấp nhật theo chu kỳ hệ thống định sẳn tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, hàng năm… - Thông tin không hệ thống : thông tin không định kỳ, cập nhật ngẫu nhiên , thường có liên quan đến việc bất ngờ xảy khơng thể lường trước q trình hoạt động , song địi hỏi phải có can thiệp giải người nhận tin b Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thơng tin: - Thông tin tra cứu : nội dung tài liệu có tính quy ước, VD: thơng tin pháp lý chứa đựng văn quy phạm pháp luật., thông tin thành tựu khoa học kỹ thuật… - Thơng tin báo cáo : tình hình kiện, hoạt động Các nhà quản lý cần cung cấp tin hàng ngày, hàng tuần, báo cáo tháng, quý… c Phân loại theo phạm vi lĩnh vực hoạt động - Thông tin kinh tế: thông tin phản ánh trình hoạt động mặt lĩnh vực hoạt động kinh tế công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài ngân hàng, giá cả, thị trường… - Thơng tin trị – xã hội: thơng tin liên quan đến tình hình văn hố, giáo dục, y tế, dân số, mơi trường, an ninh quốc phịng, ngoại giao… d Theo tính chất thời điểm nội dung: - Thông tin khứ - thông tin hành - thông tin dự báo Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com e Phân loại thơng tin theo tiêu chí khác: - Theo quan hệ quản lý: thơng tin từ xuống dưới, thông tin từ lên trên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo - Theo nguồn thơng tin: thơng tin thức, thơng tin khơng thức II VĂN PHỊNG VÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THƠNG TIN: u cầu: - Thơng tin phải phù hợp - Thơng tin phải xác - Thơng tin phải đầy đủ - Thông tin phải kịp thời - Thơng tin phải có tính hệ thống tổng hợp - Thông tin đơn giản dễ hiều - Thông tin phải đảm bảo u cầu bí mật 2.Quy trình công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại – chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thơng- nhằm tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu cá nguồn tài nguyên, thông tin phong phú tiềm tàng lĩnh vực hoạt động người xã hội Gồm bước sau đây: a Xây dựng tổ chức nguồn tin:Căn vào yêu cầu lãnh đạo quản lý thông tin, tiến hành xây dựng tổ chức nguồn tin * Tìm cách hiểu cách xác yêu cầu người lãnh đạo phận cần cung cấp tin: - Yêu cầu cung cấp thơng tin vấn đề gì? - Phạm vi thông tin cần phải cung cấp? - Thời gian cho phép để thu thập chuẩn bị thơng tin - Hình thức cung cấp tin (Bằng văn chụp tài liệu báo cáo trực tiếp) b Thu thập thông tin: * Nguồn thu thập thông tin bao gồm: - Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn từ cấp từ nơi khác gửi đến (cịn gọi cơng văn đến) văn quan sản sinh (cịn gọi cơng văn đi).Đây nguồn thơng tin thức, quan trọng hàng đầu - Thơng tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vơ tuyến truyền hình, internet… - Thơng tin truyền miệng (qua ý kiến đóng góp phản ánh từ họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp, - Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp số liệu … * Phương pháp lấy tin: - Đọc ghi chép - Sao chụp phần toàn văn bản, tài liệu - Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất - Đo đạc, quan sát, so sánh đối chiếu thơng tin 10 Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Quản lý số sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Soạn thảo, ban hành văn bản; - Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; - Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư II QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Tổ chức giải quản lý văn đến: Tất văn bản, tài liệu, thư từ quan nhận từ bên gửi đến gọi chung văn đến a Nguyên tắc quản lý văn đến: - Các văn đến qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống - Văn phải chuyển qua thủ trưởng quan, Chánh văn phòng Trưởng phòng hành trước phân phối cho quan đơn vị , cá nhân giải - Khi tiếp nhận, chuyển giao văn phải bàn giao, ký nhận rõ ràng - Khi giải văn đến phải đảm bảo u cầu: nhanh chóng, xác giữ bí mật theo quy định Nhà nước b.Quy trình xử lí văn đến: Văn đến từ nguồn phải đ|ợc tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư|, đơn vị, cá nhân không cú trỏch nhim gii quyt Tiếp nhận, đăng ký văn đến: a- Búc bỡ bn, s b phân loại văn ( công văn, tài liệu, sách báo…) Khi bóc bì văn cần lưu ý: + Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; + Khơng gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; + Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; + Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng 51 Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com b- Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Dấu đến đóng vào khoảng trống số ký hiệu , trích yếu cơng văn khoảng trống tác giả tiêu đề văn Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự ghi văn đến 50mm x 30mm TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Số :…………………… ĐẾN Ngày :………………… ………………… Chuyển:……………… Thí dụ: c.- Vào sổ đăng ký Cần đăng ký vào sổ ngày Hình thức đăng ký văn bản: dùngsổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ: lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp + Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: • Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); • Sổ đăng ký văn mật đến + Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: • Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; 52 Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com • Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; • Sổ đăng ký văn mật đến + Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến + Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Mẫu sổ đăng kí VB đến: Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Nga øy đế n Số đế n Tác giả (Nơi gửi VB đến ) Số, Ngà ký y, hiệu thá ng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận) Kyù nha än Ghi chu ù Mẫu sổ đăng kí đơn thư: Phần đăng ký đơn, thư trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày Số Họ tên, địa Ngày Trích yếu nội Đơn vị Ký Ghi đến đến người gửi tháng dung người nhận nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hình thức đăng kí máy vi tính có nhiều ưu điểm hơn, nhiên việc sử dụng địi hỏi phải có trình độ định trường hợp điện, lỗi chương trình, phần mềm…có thể dẫn đến khó khăn định hoạt động quan Trình, chuyển giao văn đến: - Trình văn bản: vào sổ xong, Văn thư trình Chánh Văn phịng (TP hành chính) xem tồn VB đến để xin kiến phân phối giải Sau có kiến đó, VB đưa lại cho văn thư để chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải - Chuyển giao văn bản: Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: + Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; + Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận giữ bí mật nội dung văn bản.; + Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; 53 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn n: - Căn nội dung văn đến, ngời đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Soồ chuyeồn giao vaờn làm theo mẫu sau : Ngày Số Đơn vị người Ký Ghi chuyển đến nhận VB nhaän Sau giải xong, cần lập hồ sơ công việc có thơng tin phản hồi việc giải VB cho người có trách nhiệm theo dõi chuyển giao hồ sơ cho lưu trữ hành - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho thủ trưởng quan đơn vị người giao trách nhiệm 2.Tổ chức giải quản lý văn : Tất văn bản, tài liệu, thư từ gửi quan gọi văn a Nguyên tắcchuyển giao văn đi: - Mọi văn phải qua văn thư để đăng kí, đóng dấu làm thủ tục gửi - Tất văn phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi b Quy trình phát hành văn : Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn (ngày tháng đề ngày thời điểm ký ban hành văn bản); nhân bản; Bước Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn phải có chữ kí người có thẩm quyền đóng dấu Khơng đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, quy định Bước Đăng ký văn đi: vào sổ đầy đủ, xác , rõ cột mục Mẫu sổ văn có mẫu sau: Số, ký hiệu VB Ngàytháng năm VB Tên loại, trích yếu ND VB Người ký Nơi nhận VB Nơi nhận lưu Số lượng Ghi + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập hai loại sổ sau: • Sổ đăng ký văn (loại thường); • Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: • Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); 54 Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com • Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác cơng văn (loại thường); • Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: • Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); • Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường); • Sổ đăng ký cơng văn (loại thường); • Sổ đăng ký văn mật Bước Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a Làm thủ tục phát hành: - Lựa chọn bì thư: tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để vào bì cách dễ dàng - Trình bày bì viết bì - Vào bì dán bì - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) b Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển giao trực tiếp cho tổ chức, cá nhân, qua hệ thống bưu điện máy Fax, qua mạng c Theo dõi việc chuyển phát văn Bước Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính: lưu văn thư quan, tổ chức để tra tìm, phục vụ cần thiết lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu Hết làm việc, văn bản, hồ sơ tài liệu phải cất giữ vào tủ có khóa, đợt nghĩ lễ, Tết dài phải niêm phong tủ đựng văn Không cung cấp cho quan, tổ chức, cá nhân khơng có trách nhiệm biết thơng tin văn cịn q trình xử lí Quản lý văn nội Những văn , giấy tờ sổ sách sử dụng nội quan quan ban hành gọi văn nội Văn nội bao gồm định nhân sự, thông báo, giấy giới thiệu, sổ văn bản… Nguyên tắc trình tự quản lý văn nội thực hiện, tổ chức giải văn đến Quản lý văn mật: * Nguyên tắc quản lý văn mật: 55 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com - Xác định đắn mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật “ văn Thực quy định quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật + Chỉ phổ biến văn mật phạm vi đối tượng cần biết có trách nhiệm thi hành + Đối với văn tuyệt mật, tối mật có Thủ trưởng quan người ủy quyền bóc quản lý Văn thư khơng giao phụ trách văn mật vào sổ phần ghi ngồi bì chuyển bì đến tay người nhận theo chế độ quản lý văn mật quan - Thực quy định báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật - Tuyển chọn Cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật theo quy định Nhà nước, thực khen thưởng kỷ luật kịp thời Những người làm công tác bảo mật phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Quản lí sử dụng dấu công tác văn thư : a Khái niệm dấu: Dấu thành phần biểu tính hợp pháp văn Dấu thể tính quyền lực nhà nước văn quan nhà nước Theo điều 1của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001của Chính phủ quy định việc quản lí sử dụng dấu rõ “Con dấu sử dụng quan, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội , đơn vị vũ trang số chức danh khẳng định giá trị pháp lí văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức, cá nhân phải quản lí thống nhất” Dấu thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn b Nguyên tắc đóng dấu: Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu khống - Mực dấu thống dùng màu đỏ Bộ Cơng an hướng dẫn * Đóng dấu: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên đầu trang, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành 56 Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com III CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ: Đây khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư đồng thời khâu then chốt công tác lưu trữ Khái niệm hồ sơ : Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu liên quan với phản ánh vấn đề, việc đối tượng cụ thể, … … hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân a Các loại hồ sơ: - Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) tập hợp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc cụ thể Sau công việc kết thúc theo quy định pháp luật đến thời hạn định hồ sơ phải nộp lưu - Hồ sơ nguyên tắc: tập hợp văn quản lý nhà nước (chủ yếu VB Quy phạm pháp luật) mặt công tác nghiệp vụ định để làm cư tra cứu, giải công việc hàng ngày - Hồ sơ nhân sự: tập văn phản ánh thân thế, q trình trưởng thành cơng tác cán bộ, công chức quan Hồ sơ nhân bảo quản túi theo mẫu Bộ Nội vụ quy định Loại hồ sơ thuộc dạng tài liệu mật - Hồ sơ trình duyệt: văn dự thảo văn có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét duyệt phê chuẩn b.Sự cần thiết công tác lập hồ sơ: - Giúp cho cán bộ, nhân viên xếp văn có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu , đề xuất, giải cơng việc, dễ dàng tìm kiếm, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơng văn, giấy tờ - Nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tạo điều kiện cho lãnh đạo quan quản lý toàn công việc quan c.Yêu cầu công tác lập hồ sơ: - Hồ sơ phải phản ảnh chức nhiệm vụ chủ yếu quan đơn vị, phản ánh hoạt động yếu hoạt động quan , đơn vị qua thời kỳ; - Các văn tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều; - Các văn loại hồ sơ phải có mối liên hệ với vấn đề, việc, người - Hổ sơ phải biên mục đầy đủ, xác - Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng bảo quản Công tác lập danh mục hồ sơ: a Khái niệm: Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm duyệt theo chế độ định Danh mục hồ sơ gồm có: - Danh mục hồ sơ tổng hợp (hồ sơ chung toàn quan) - Danh mục hồ sơ riêng (hồ sơ theo đơn vị tổ chức) Danh mục hồ sơ làm vào tháng cuối năm để thực từ đầu năm Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Thủ trưởng, Chánh văn phòng lập danh mục hồ sơ b Quy trình lập danh mục hồ sơ: - Bước Xác định loại danh mục hồ sơ ( hồ sơ tổng hợp hay hồ sơ theo đơn vi ) 57 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com - Bước2 Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ : theo vấn đề theo đơn vị, tổ chức - Bước Dự kiến hồ sơ đặt tiêu đề hồ sơ - Bước Quy định ký hiệu hồ sơ - Bước Phân công người lập hồ sơ - Bước Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ : + Năm bảo quản: thời hạn lưu giữ hồ sơ quan để phục vụ công tác Mốc thời hạn tính bảo quản kể từ năm tài liệu nộp vào lưu trữ quan Sau năm bảo quản kết thúc, hồ sơ có giá trị lịch sử thu thập bảo quản cố kho lưu trữ nhà nước, tài liệu hết giá trị huỷ theo quy định nhà nước + Thời hạn bảo quản: thời hạn lưu lại kho lưu trữ nhà nước Thời hạn vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Khi hồ sơ giao nộp vào kho lưu trữ nhà nước chúng đánh giá lại ghi thời hạn bảo quản thức theo luật định Danh mục hồ sơ có mẫu sau: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm DANH MỤC HỒ SƠ (tên quan, đơn vị) Năm Số kí hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập Năm bảo quản Ghi Bản danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: - hồ sơ bảo quản vĩnh viễn - .hồ sơ bảo quản lâu dài - .hồ sơ bảo quản tạm thời THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN Kí tên đóng dấu c Quy trình lập hồ sơ cơng việc: Mở hồ sơ Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ: Căn vào đặc trưng văn bản, tài liệu chia thành hồ sơ Hồ sơ phân loại theo đăc trưng sau: + Đặc trưng tên gọi: văn có tên gọi xếp vào hồ sơ + Đặc trưng vấn đề: văn có nội dung xếp vào hồ sơ + Đặc trưng tác giả: văn có tác giả xếp vào hồ sơ 58 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com + Đăc trưng thời gian: văn khoảng thời gian định xếp vào hồ sơ + Đăc trưng giao dịch : tài liệu giao dịch với quan khác xếp vào hồ sơ Trên thực tế, thường vận dụng lúc nhiều đặc trưng để lập hồ sơ, đặc trưng tên gọi, vấn đề coi chủ yếu Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ Hồ sơ xếp theo: + Theo tên loại văn + Thứ tự thời gian: ngày tháng sớm lên trước, ngày tháng muộn xếp sau (thường dùng cho hồ sơ lập theo vấn đề, tên gọi, văn ) + Theo trình tự giải vấn đề thực tiễn: văn đề xuất,văn giải quyết, văn kết thúc vấn đề + Theo tác giả kết hợp với thời gian + Theo vấn đề kết hợp với thời gian + Theo vần chữ tên người địa phương + Theo thứ tự số văn v.v ………………… Kết thúc biên mục hồ sơ: Hồ sơ kết thúc công việc liên quan đến hồ sơ kết thúc (hội nghị xong), kết thúc năm hành Khi kết thúc hồ sơ cần phải: + Đánh giá tính đầy đủ , hoàn chỉnh văn bản, giấy tờ + Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn tờ kết thúc MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số… tập số…… STT Số ký hiệu VB Ngày, tháng VB Trích yếu nội dung văn Tác giả văn Tờ số Ghi TỜ KẾT THÚC Hồ sơ số… tập số…… Hồ sơ gồm: …….tờ …… tờ mục lục văn bản, ………………….tờ kết thúc Đặc điểm:……………………… Ngày… tháng….năm… Người lập 59 Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com 5- Đóng quyển: Sau biên mục xong, cần đóng để cố định thứ tự xếp tài liệu hồ sơ, giữ cho chúng không bị mát, bảo quản thuận tiện cho việc nộp lưu, khai thác hồ sơ Nộp lưu hồ sơ: Lưu hồ sơ nhiệm vụ công tác văn thư thực theo quy định PL nhà nước Hàng năm, đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu vào phòng lưu trữ quan kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm tiêu hủy theo thủ tục Các tài liệu tham khảo, tài liệu theo nguyên tắc hồ sơ liên quan đến cơng việc năm tới khơng phải nộp lưu cho lưu trữ quan Đơn vị cần giữ lại hồ sơ thuộc diện nộp lưu để nghiên cứu làm thủ tục mượn lại phịng lưu trữ quan * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: - Tài liệu hành : sau năm cơng việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng KH vào công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ cơng trình tốn - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Mẫu: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN ĐƠN VỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: ……… /ML MỤC LỤC HỒ SƠ LƯU NỘP Năm:…………… STT Số ký hiệu hồ sơ Số lượng đơn vị bảo quản Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Ghi Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Phần hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài Tổng cộng bảng mục lục có………… hồ sơ (bao gồm:… đơn vị bảo quản) : - có……… hồ sơ (….đơn vị bảo quản) - có thời hạn bảo quản vĩnh viễn….hồ sơ (… đơn vị bảo quản) - có thời hạn bảo quản lâu dài Ngày…tháng….năm… Ngày…tháng….năm… Họ, tên, chức vụ, chữ ký người phụ trách lưu trữ quan nhận hồ sơ lưu nộp Họ, tên, chức vụ, chữ ký người phụ trách đơn vị có hồ sơ lưu nộp lưu 60 Tài liệu nghiệp vụ văn phịng phuccgc@gmail.com Chương CƠNG TÁC LƯU TRỮ I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ: Công tác lưu trữ: Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác lưu trữ ngành hoạt động Nhà nước, bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Là vật mang tin dạng giấy, vải vỏ da thú dạng hình ảnh, âm thanh…được hình thành trình hoạt động quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hố, khoa học lịch sử ý nghĩa khác bảo quản kho lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích định Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử toàn xã hội b Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh kiện lịch sử, tượng tự nhiên xã hội, phản ánh trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ lịch sử - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao: Tài liệu lưu trữ gốc, (trong trường hợp khơng có gốc, thay có giá trị chính), vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn đảm bảo độ tin cậy xác - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý: Tài liệu lưu trữ đăng ký, nhà nước bảo quản tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhà nước c Ý nghĩa tài liệu lưu trữ - Ý nghĩa trị: + Các giai cấp xã hội sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp + Các quốc gia sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi quốc gia, dân tộc + Đảng Nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu xây dựng đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch phát triển đất nước; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải đất nước; đấu tranh chống lại luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh trị, trật tự an tồn xã hội để củng cố tình đồn kết hữu nghị nước ta với nước giới + Tài liệu lưu trữ sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lòng yêu nước, chủ trương, sách Đảng Nhà nước thời kỳ lịch sử - Ý nghĩa kinh tế: 61 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com + Tài liệu lưu trữ sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên, nghiên cứu để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm quản lý kinh tế + Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng như: nhà ga, đường sắt, cơng trình thủy lợi, đồng thời để quản lý sửa chữa cơng trình - Ý nghĩa khoa học: +Tài liệu lưu trữ sử dụng để nghiên cứu tổng kết quy luật vận động phát triển tự nhiên xã hội + Tài liệu lưu trữ nguồn tư liệu xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học + Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt nghiên cứu lịch sử + Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại - Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc: + Di sản văn hố xã hội lồi người, quốc gia, dân tộc bao gồm loại như: di khảo cổ, vật bảo tàng, cơng trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lưu trữ + Tài liệu lưu trữ cịn di sản văn hố đặc biệt tài liệu lưu trữ phản ánh cách đầy đủ, khách quan mặt đời sống xã hội loài người, quốc gia, dân tộc qua thời kỳ lịch sử +Tài liệu lưu trữ tiêu chí đánh giá trình độ văn minh quốc gia (sự xuất chữ viết) +Thông qua tài liệu lưu trữ kế thừa tiếp thu truyền thống quý báu dân tộc để tuyên truyền, giáo dục sắc văn hóa dân tộc cho hệ trẻ chống lại yếu tố văn hóa ngoại lai khơng phù hợp với truyền thống văn hóa Việt nam - Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu đáng cơng dân d Các loại tài liệu lưu trữ - Nhóm tài liệu quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính): Gồm loại văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hoá, quân sự…, Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia định VD: + Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ… + Hiện nay: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định loại văn khác - Nhóm tài liệu khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): nhóm tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cơng trình bản, thiết kế xây dựng sản phẩm công nghiệp; tài liệu điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng, thủy văn, đồ…Bao gồm có nhiều loại như: vẽ, thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ… - Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép phản ánh lại kiện, tượng xảy tự nhiên xã hội hình ảnh âm kết hợp hình ảnh âm như: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ…Bao gồm âm bản, dương cuộn phim, ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình,… - Nhóm tài liệu văn học nghệ thuật: Phản ánh hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ…Bao gồm loại thảo, gốc tác phẩm văn học nghệ thuật… 62 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com - Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ tiếng II CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ: Phân loại tài liệu lưu trữ: Là phân chia tài liệu thành khối, nhóm, đơn vị bảo quản - Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia: cq TW thực , phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống kho (viện) trung tâm lưu trữ dựa vào đặc trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động, lãnh thổ, kỹ thuật chế tác + Xây dựng kho lưu trữ ngành Công an, quân đội, kho lưu trữ tài chính, Ngân hàng, Bưu điện + XD kho tài liệu lưu trữ trước CMT8, sau CMT8… + XD kho lưu trữ tỉnh, huyện,,, + xây dựng kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, tài liệu quản lý hành chính… - Phân loại tài liệu kho lưu trữ: Tài liệu kho lưu trữ phân chia theo phông lưu trữ Phông lưu trữ tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động quan nhà nước , tổ chức trị XH, doanh nghiệp có nghĩa trị, kinh tế, khoa học đưa vào bảo quản kho lưu trữ định Trong kho lưu trữ tỉnh, huyện phân chia thành phông lưu trữ sau: + HĐND tỉnh, TP + UBND + Phơng lưu trữ sở, ban, ngành… Ngồi phơng lưu trữ quan, cịn có phơng lưu trữ nhân, gia đình, dịng họ…và sưu tập lưu trữ Đánh giá tài liệu lưu trữ: a.Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức lựa chọn để bảo quản phịng kho lưu trữ tài liệu có giá trị trị, kinh tế, văn hố, khoa học b Mục đích, ý nghĩa: - Quy định thời hạn cần thiết cho loại tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu quý, đồng thời huỷ bỏ tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí khơng cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ: a.Khái niệm: Là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ quan , kho lưu trữ nhà nước, TW, địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống b Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: Phông lưu trữ quốc gia:Các tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước; cq thuộc quyền cũ để lại chưa thu thập hết; tài liệu bảo quản thư viện, bảo tàng… Phông lưu trữ quan Kho lưu trữ tỉnh thành cấp quận, huyện 4.Thống kê kiểm tra lưu trữ 63 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com a Khái niệm thống kê lưu trữ : Thống kê lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chun mơn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ * Nội dung thống kê lưu trữ: - Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ ( tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu văn học nghệ thuật) - Thống kê hệ thống công cụ tra cứu khoa học quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ quan quản lý lưu trữ.Các công cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, công cụ tra cứu máy vi tính băng, đĩa từ - Thống kê phương tiện bảo quản - Thống kê cán lưu trữ quan quản lý ngành lưu trữ - Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê lượt người b Kiểm tra tài liệu lưu trữ: Công tác kiểm tra tiến hành nhằm mục đích: - Nắm bắt thực tế tài liệu phông lưu trữ, đối chiếu với số liệu ghi sổ sách thống kê; phát tài liệu bị hư hỏng mặt vật lý: bị mờ không đọc được, bị ẩm mốc… - Phát sai sót cơng tác quản lý, đánh giá, thống kê…để có biện pháp khắc phục kịp thời * Chế độ kiểm tra: - Kiểm tra định kỳ theo thời kỳ 3năm hay năm tiến hành lần - Kiểm tra đột xuất trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa;Phát tài liệ u bị hư hỏng điều kiện bảo quản không tốt; Sau lần di chuyển tài liệu người phụ trách tài liệu thay đổi Hoặc nguyên nhân mà tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều Chỉnh lí tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng toàn diện hiệu b Nội dung công tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: Kiểm tra hồ sơ lập hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ Chọn xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, phương pháp phân loại Đồng thời dự kiến nhân lực thời gian thực Bảo quản tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Là toàn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn, lâu bền an tồn phịng lưu trữ b Nội dung công tác bảo quản tài liệu : - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi tho - Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hoá tài liệu 64 Tài liệu nghiệp vụ văn phòng phuccgc@gmail.com - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học , thực nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu - Kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hư hỏng c Yêu cầu CSVC phục vụ công tác lưu trữ: - địa điểm,thiết kế, kiến trúc nhà kho thơng thống - Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, côn trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ … Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phịng, kho lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng cơng dân b Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Viết đăng báo, phát thanh, truyền hình - Cơng bố tài liệu lưu trữ 65 ... V? ?n phong hành ch? ?nh-c? ?ng v? ?? d? ?ng ngôn ng? ?? ti? ?ng Việt v? ?n học tạo thành hệ th? ?ng tư? ?ng đối khép kín, hồn ch? ??nh phư? ?ng tiên ng? ?n ng? ?? viết đặc thù nhằm phục v? ?? cho mục đ? ?ch giao tiếp v? ?n lĩnh v? ??c... c? ?ng v? ??, diễn v? ?n… b Đặc điểm v? ?n phong hành ch? ?nh-c? ?ng v? ??: - Tính xác rõ r? ?ng: v? ?n viết ng? ?ời hiểu c? ?ch rõ r? ?ng, xác nội dung v? ?n muốn truyền đạt - Tính phổ th? ?ng, đại ch? ?ng: v? ?n viết ng? ?n ng? ??... Lưu: V? ?n thư, KTN (5) KT THỦ TƯ? ?NG PHÓ THỦ TƯ? ?NG (Đã ký) H? ?ng Trung Hải Thí dụ: 41 Tài liệu nghiệp v? ?? v? ?n ph? ?ng phuccgc@gmail.com III V? ?N PHONG V? ? NG? ?N NG? ?? V? ?N BẢN : V? ?n phong hành – c? ?ng v? ??: