Tài liệu Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN docx

Đợt thực tập thực tế của sinh viên năm thứ 3 được tổ chức sau khi sinh viên đã học xong lý thuyết các môn: Luật hành chính, Quảntrị hành chính văn phòng, Công tác văn thư, Kỹ thuật soạn

Luận văn

Báo cáo thực tập đợt kiến tập tại bộ KH&CN

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN 31.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN 31.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN 8

Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN

THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN 12

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng 12

2.2 Công tác Văn thư 22

Công tác Lưu trữ 44

Chương III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 46

3.1 Nhận xét 46

3.2 : Kiến nghị 54

KẾT LUẬN 56

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHẦN PHỤ LỤC 58

LỜI NÓI ĐẦU

Với phương châm gắn chặt giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạocủa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và trường Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn nói chung: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạtđộng thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật

và làm phong phú thêm kho tàng lý luận Nhằm mục đích đào tạo những cử nhântrong tương lai nắm vững lý luận, làm việc có hiệu quả trong thực tiễn Do vây,sau khi đã trang bị cho sinh viên một hệ thống lý luận khá đầy đủ Khoa Lưu trữhọc và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn -Đại học Quốc gia Hà Nội đã tổ chức những đợt thực tập thực tế cho sinh viênnăm thứ 3 và thứ 4 của khoa Đợt thực tập thực tế của sinh viên năm thứ 3 được

tổ chức sau khi sinh viên đã học xong lý thuyết các môn: Luật hành chính, Quảntrị hành chính văn phòng, Công tác văn thư, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nghiệp

vụ thư ký văn phòng Mục đích của đợt thực tế này là muốn giúp cho sinh viêntìm hiểu tình hình công tác văn phòng và văn thư tại các cơ quan cụ thể Qua đó,sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng

cố và nâng cao nhận thức về nghề nghiệp Sinh viên có điều kiện vận dụngnhững kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về công tác vănphòng và công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phongcách làm việc của một người cán bộ văn phòng Ngoài ra, đợt thực tập này còngiúp cho sinh viên trong việc tiếp thu những kiến thức thuộc lĩnh vực lưu trữ ởgiai đoạn sau

Theo kế hoạch của Khoa đợt thực tập của chúng tôi được chia thành haigiai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Cả lớp được chia thành bốn nhóm để đi kiến tập, đoàn chúng

tôi đựơc đi thăm quan và kiến tâp tại Thành uỷ Hài Phòng, Trung tâm lưu trữThành phố Hải Phòng và một số UBND thuộc thành phố Hải Phòn

Giai đoạn 2: Sinh viên tự đi thực tập ở các cơ quan mà mình đã tự liên hệ

trước Giai đoạn này kéo dài trong bốn tuần (26/04 -> 25/50/2007), chúng tôi đãđến thực tập tại Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ KH&CN

Qua đợt kiến tập tại thành phố Hải Phòng và kết quả thực tập thực tế tìnhhình công tác văn phòng và công tác văn thư tại Bộ KH&CN, chúng tôi đã có

được những bài học, những hiểu biết mới về công việc, ngành nghề mình đượcđào tạo.

Kết qủa của đợt kiến tập tại bộ KH&CN đựợc chúng tôi hệ thống theo bốcục sau:

Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN và Văn phòng Bộ KH&CN.

Chương II: Thực trạng công tác quản trị hành chình văn phòng và công tác và công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN

Chương III: Nhận xét và kiến nghị đối với Bộ KH&CN

Trong đợt thực tập này, chúng tôi đã nhận được sự động viên và hướngdẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa, cùng với sự giúp đỡ tạo điều kiện

vô cùng quý báu của toàn thể cán bộ Phòng Hành chính – Văn phòng BộKH&CN Chúng tôi xin chân thành cảm ơn những sự giúp quý báu trên Nhânđây, chúng tôi cũng xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Trưởng phòng Hànhchính Bộ KH&CN và Thác sỹ Lê Tuấn Hùng, những người đã trực tiếp giúp đỡtôi hoàn thành bản báo cáo này

Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm của bản thân nên báocáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong được sự góp ý củathấy cô và các bạn để báo cáo đạt kết quả tốt hơn

Hà Nội, ngày… tháng 6 năm 2006

Sinh viên

Nguyễn Thị Quế

Chương I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU

TỔ CHỨC CỦA BỘ KH&CN VÀ VĂN PHÒNG BỘI KH&CN

1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN.

1.1.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của Bộ KH&CN

Ngay từ khi miền Bắc bước vào thời kỳ xây dựng Xã hội chủ nghĩa tạiHội nghị lần thứ 14 của Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá II và Đại hộiđảng lần thứ III đã nhấn mạnh vai trò của khoa học kỹ thuật trong đời sống, sảnxuất và an ninh quốc phòng Vì vậy, ngày 14/03/1959 thừa uỷ quyền của Chủtịch nước, Thủ tướng Chính phủ đã ký Sắc lệnh số 016/SL chính thức thành lập

Uỷ ban Khoa học Nhà nước với nhiệm vụ chung là “giúp Chính phủ xây dựng

và lãnh đạo công tác khoa học về mọi mặt nhằm phục vụ sự nghiệp kiến thiết

Xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc góp phần nâng cao năng xuất lao động, nâng cao đời sống vật chất và văn hoá của nhân dân, phục vụ sự nghiệp đấu tranh thống nhất Nhà nước và sự nghiệp hoà bình hữu nghị giữa các dân tộc” Cùng với sự

thay đổi của tình hình kinh tế, văn hoá, chính trị của đất nước Uỷ ban KH&CNNhà nước cũng không ngừng phấn đấu xây dựng và phát triển qua nhiều giaiđoạn với sáu lần thay đổi tên gọi Tháng 08/2002, tại kỳ họp thứ I, Quốc hộikhoá XI đã ra quyết định thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tổchức lại Bộ Khoa học Công nghệ và Môi truờng Việc thành lập Bộ KH&CNtrong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghệp hoá, hiện đại hoá và hội nhậpkinh tế quốc tế giúp Bộ tập trung hơn nữa cho các nhiệm vụ quản lý Nhà nước

về khoa học công nghệ trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế, vai trò của Bộtrong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho

sự phát triển kinh tế đất nước và hội nhập Gần năm mươi năm hình thành vàphát triển dưới sự lãnh đạo cảu Đảng và Nhà nước Bộ KH&CN đã khôngngừng khắc phục khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơquan tham mưu, quản lý thống nhất về khoa học kỹ thuật trong phạm vi cả nước

và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xâydựng và phát triển đất nước

1.1.2 Chưc năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ KH&CN

Từ khi ra đời, Bộ KH&CN đã có nhiều văn bản quy phạm pháp luật quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cùng với sự phát triển của đất nước nóichung và khoa học, công nghệ nói riêng làm cho hoạt động của Bộ ngày càng đivào nề nếp và có hiệu quả Gần đây nhất, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

Bộ được quy định cụ thề trong Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/05/2003của Chính phủ Đến ngày 16/01/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số28/2004/NĐ-CP bổ sung, sửa đổi một số điều của Nghị định số 54/2003/NĐ-CP.Đây là những văn bản quy phạm pháp luật quan trọng, định hướng cho hoạt độngkhoa học và cộng nghệ của nước ta trong những năm đầu thế kỷ 21

1.1.2.1 Vị trí và chức năng

Bộ KH&CN là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhànước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và côngnghệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, hàng hoá; sở hữu chí tuệ; nănglượng nguyên tử, an toàn bức xạ hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụ côngtrong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn củaNhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định củapháp luật

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ KH&CN có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy địnhtại Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ quy định quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang

bộ, và những nhiệm vụ quyền hạn được quy định cụ thể trong hai Nghị Định số

54 và Nghị định số 28 nêu trên Nhiệm vụ quyền hạn của Bộ được quy định nhưsau:

 Xây dựng và trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật,pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật khác, chiến lược, quy hoạch pháttriển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các lĩnh quản lý nhà nước củaBộ;

 Ban hành theo thẩm quyền các quyết định, chỉ thị, thông tư, và cáccăn bản khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vựcquản lý của Bộ; tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm phápluật về các lĩnh vự quản lý nhà nước của Bộ;

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về hoạt động khoa học kỹthuật;

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về tiêu chuẩn đo lườngchất lượng sản phẩm;

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về sở hữu trí tuệ (khôngbao gồm quyền tác giả văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá);

 Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể về năng lượng nguyên tử,

và chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;

 Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộtheo quy định của pháp luật;

 Tổ chức và chỉ đạo kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộkhoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý;

 Xây dựng và trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyếnkhích phát triển dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; quyếtđịnh các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiệncơ chế hoạt độngcua các tổ chức dịch vụ công theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạohoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công thuộc Bộ;

 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể về đại diện chủ sở hữu phầnvốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn của nhà nước thuộc Bộ quản lý theoquy định của pháp luật;

 Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức Chínhphủ trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;

 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu lại, tố cáo, chống tham nhũng,tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực quản lý nhà nước củaBộ;

 Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cảI cách hành chínhcủa Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cảI cách hành chính nhà nước đãđược Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

 Quản lý tổ chức bộ máy,biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độ tiềnlương và các chế độ, chính sách đãI ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; xây dựng và quyđịnh tiêu chuẩn nghệp vụ, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối vớicns bộ, công chức, viên chức trong các lĩnh nực quản lý nhà nước của Bộ;

 Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sáchđược phân bổ theo quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN

Cũng căn cứ theo Nghị định số 54/2003/NĐ-CP của Chính phủ, BộKH&CN có cơ cấu tổ chức như sau:

Về Lãnh đạo Bộ: Bộ KH&CN hiện nay có một Bộ truởng do ông HoàngVăn Phong đảm nhiệm (từ tháng 8 năm 2002) Ông có vai trò phụ trách, lãnhđạo, quản lý chung mọi mặt hoạt động và công tác của Bộ, của Thủ trưởng cácđơn vị thược Bộ; trực tiếp lãnh đạo các đơn vị và lĩnh vực công tác: các đơn vịquản lý Nhà nước: Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ kế hoạch – tài chính, Vụ hợp tác quốctế; Thanh tra, Văn phòng; Các đơn vị sự nghiệp; Viện chiến lược và chính sáchkhoa học và công nghệ Và có ba Thứ trưởng là Trần Quôc Thắng, Lê Đình Tiến

và Nguyễn Văn Lạng giúp Bộ trưởng Phụ trách các đơn vị và quản lý trực tiếpmột số lĩnh vực công tác Bộ trưởng giao cho

- Các tổ chức giúp Bộ truởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước:

1 Vụ Khoa học xã hội và Tự nhiên

2 Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế – kỹ thuật

3 Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ

13.Cục Kiểm soát và An toàn bức xạ, hạt nhân

14.Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hoà Lạc

- Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ:

1 Viện Chiến lược và Chính sách KH&CN

2 Viện năng lượng và nguyên tử Việt Nam

3 Viện ứng dụng công nghệ

4 Trung tâm thông tin KH&CN Quốc gia

5 Trường Nghiệp vụ quản lý KH&CN

6 Trung tâm tin học

7 Báo cáo Khoa học và phát triển

8 Tạp chí Hoạt động Khoa học

9 Tạp chí tia sáng

Ngoài ra, để thực hiên đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tạidoanh nghiệp có vốn nhà nươc thuộc Bộ quản lý, Bộ KH&CN còn có mối quan

hệ với các doanh nghiệp sau:

- Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật

- Công ty Công nghệ và Phát triển (ITECH)

- Công ty Sở hữu Công nghiệp (IVESTIP)

- Công ty cổ phần ứng dụng tiến bộ KH&CN (MITEC)

- Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT

- Công ty công nghệ, điện tử, cơ khí và môi trường (EMECO)

- Công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới (NACENIMEX)

- Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật (TECHNIMEX)

Các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ KH&CN có trách nhiệm tổ chức, điều hành

và chỉ đạo thực hiện các lĩnh vực thuộc đơn vị mình được giao quản lý

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

KH&CN

Văn phòng là bộ máy giúp việc, là đầu mối liên hệ giữa các đơn vị trong

cơ quan, giúp cho bộ máy được hoạt động liên tục và có hiệu quả

1.2.1 Chức năng của Văn phòng Bộ KH&CN

Căn cứ vào Quyết định số 36/2004/QĐ-BKH&CN ngày 29/10/2004 của

Bộ trưởng Bộ KH&CN về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Vănphòng Bộ KH&CN có chức năng tham mưu cho Bộ trưởng trong công việc chỉđạo, điều hành các hoạt động chung của Bộ; giúp Bộ trưởng tổ chức việc điềuhành, phối hợp hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc Bộ; xây dựng, quản lý

và thực hiện đúng Quy chế làm việc, chương trình và kế hoạch công tác của Bộ;quản lý tài chính, tài sản của đơn vị tài chính cấp văn phòng và giúp Bộ trưởngquản lý trực tiếp một số mặt công tác khác

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ KH&CN

Cũng theo Quyết định số 36/2004/QD-BKH&CN nhiệm vụ, quyền hạnchủ yếu của Văn phòng Bộ được quy định:

- Xây dựng các văn bản chính sách:

Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng và trình Bộtrưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác; theo dõi, đônđốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện Quy chế làm việc, các quy địnhnội bộ và các quyết định của Bộ trưởng

Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc lựa chọn những vấn đề về chủtrương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng để giao cho các đơn

vị liên quan trực thuộc Bộ nghiên cứu trình Bộ trưởng

- Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể trong việc tiếp nhận, thâm tra và trình

Với những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trên Quy chế còn quy địnhcho Văn phòng có con dấu riêng mang tên Văn phòng; được mở tài khoản nội tệ

và ngoại tệ tại Kho bạc nhà nước và Ngân hàng nhà nước Điều này càng chothấy vai trò, vị trí to lơn của văn phòng trong hoạt động quản lý của Bộ

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ KH&CN

Quy định tại điều 4 của Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng BộKH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 36/2004/QĐ-BKHCN ngày29/10/2004 của Bộ KH&CN:

Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với

chánh Văn phòng được uỷ quyền thực hiện nhưng Chánh Văn phòng vẫn làngười chịu chịu trách nhiệm về các quyết định của Phó chánh Văn phòng

 Các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ: được chia thành hai nhóm la:Nhóm 1: Tham mưu tổng hợp

1 Phòng tổng hợp

2 Phòng Hành chính – Tổ chức

3 Phòng Lưu trữ

4 Phòng Tài vụ

5 Phòng Thi đua - Khen thưởng

6 Văn phòng Thường trực phía Nam

Nhóm 2: Quản trị, đảm bảo cơ sở vật chất

1.2.4 Quan hệ công tác gữa văn phòng với cơ quan cấp trên các phòng, ban liên quan và cơ sở trực thuộc.

Chánh Văn điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở quy chếlàm việc của Bộ, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các quy định củapháp luật về cán bộ, công chức, viên chức

Lãnh đạo văn phòng thực hiện chế độ làm việc, quan hệ công tác với thủtrưởng các đơn vị trực thuộc Bộ theo quy chế làm việc của Bộ và theo các quyđịnh khác do Bộ trưởng ban hành Văn phòng là bộ phận giúp việc là đầu mốiliên lạc giữa nội bộ trong cơ quan và các bộ phận có liên quan Văn phòng BộKH&CN nói chung và cán bộ trong Văn phòng nói riêng luôn ý thức được điều

đó và luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

Có thể thấy rằng, mặc dù là bộ phận riêng nhưng vẫn là một hệ thốngthống nhất có quan hệ hỗ trợ bổ sung lẫn nhau trong công tác quản lý Nhà nước

vê lĩnh vực khoa học và công nghệ

Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

2.1.1 Mô hình tổ chức nơi làm việc của Văn phòng Bộ KH&CN

Văn phòng Bộ KH&CN được đặt cùng trụ sở của Bộ tại số 39 - TrầnHưng Đạo - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Văn phòng được bố trí theo kiểu truyềnthống với nhiều loại hình cơ quan hành chính của nước ta hiện nay Lý do củaviệc bố trí như vây là do tận dụng tối đa diện mặt bằng không rộng lắm (2,5 métvuông trên 1 người) hơn nữa đây lại là trụ sở mà Uỷ Ban Khoa học Nhà nước(nay thuộc Bộ KH&CN) tiếp quản của hãng dầu Shell do Pháp xây dựng Một cơquan hành chính của nhà nước được bố trí trên kết cấu của một doanh nghiệpđược xây dựng từ những năm 40, điều này không tránh khỏi những khó khăn vềđiều kiện làm việc Hiện nay, Văn phòng của Bộ vẫn bố trí các phòng tách riêngphân bố đều trên khắp toà nhà

Cách bố trí như vậy cũng đem lại những ưu điểm cơ bản như: tạo đượcmôi trường làm việc yên tĩnh cho cán bộ đặc biệt là Lãnh đạo cơ quan; các vănbản, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị đượcquản lý khá chặt chẽ và có tính bảo mật cao; Hơn nưa, việc phân công thực hiệncác công việc của phòng được rõ ràng, không chồng chéo, nhầm lẫn khi giảiquyết những vấn đề thuộc chuyên môn riêng của các phòng; Đặc biệt, việc bố tríphòng Hành chính ở tâng một cạnh cổng ra vào của cơ quan tạo điều kiện cho

các cơ quan, đơn vị hoặc khách đến liên hệ, xin dấu, chuyển giao công văn đi đến được thuận tiện, dễ dàng.

-Bên canh những ưu điểm thì vẫn tồn tại những hạn chế: Các bộ phận củaVăn phòng thường xuyên phải trao đổi, liên hệ với trong trong quá trình thựchiện công việc của mình nhưng cách bố trí như vây sẽ làm cán bộ phải mất nhiềuthời gian đi lại hoặc rất mất thời gian khi tim kiếm tài liệu liên quan phục vụ chogiải quyết công việc chuyên môn; Bên cạnh đó, làm khó khăn trong công tácviệc lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng; yêu cầu cán bộ, chuyên viên phải cótinh thần tự giác cao, ý thức tập thể vì lãnh đạo không thể thường xuyên kiểmtra, giám sát công việc đã phân bổ cho từng đơn vị hoặc chuyên viên, nếu nhưcác cán bộ, chuyên viên không có tinh thần tự giác, ỷ lại, thiếu trách nhiệm trongcông việc sẽ dẫn đến hiện tượng trì trệ, tồn đọng công việc hết ngày này quangày khác, giảm hiệu suất công việc dẫn đến ảnh hưởng đến kết qủa công việccủa từng bộ phận

Tuy vẫn có những hạn chế nhưng cách bố trí Văn phòng như vậy cũng đãkhá hợp lý với cơ sở hạ tầng, đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra

Để khắc phục khó khăn, hiện nay, nhà nước đang triển khai xây dựng trụ

sở mới của Bộ tại đường Láng Hoà lạc Hy vọng trụ sở mới này sẽ giải quyếtđược những hạn chế nêu trên để công tác quản lý của Bộ ngày càng tốt hơn

2.1.2 Tình hình đội ngũ cán bộ Văn phòng

Để nắm rõ đội ngũ cán bộ hiện nay của Bộ, đợt thực tập này chúng tôi đãkhảo sát, tình hình đội ngũ cán bộ trên ba phương diện chính là: độ tuổi của cán

bộ, trình độ chuyên môn và cách thức tổ chức biên chế

Thứ nhất, độ tuổi của cán bộ: Có 103 cán bộ trong đó đa số là trên 30tuổi, đội ngũ cán bộ trẻ chiếm số lượng ít Đây cung là một lợi thế lớn của bộ vìcán bộ lớn tuổi đã nhiều năm công tác nên có kinh nghiệm quản lý tốt Bên cạnh

đó nó cũng có hạn chế là cán bộ lớn tuổi sẽ hạn chế về sức khoẻ, cập nhật thôngtin mới chậm, khó thay đổi cách tư duy quản lý

Với số lượng cán bộ trẻ ít nhưng là những người có năng lực, yêu nghề

và rất tâm huyết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Mặc dù vậy nhưng Bộcũng cần quan tâm chú ý cho công tác đào tạo, tuyển dụng cán bộ trẻ

Dưới đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: i ây l b ng t ng h p s li u m chúng tôi ã thu th p à bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ố liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ệu mà chúng tôi đã thu thập được: à bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ập được: đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ượp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: c:

Cán bộ

văn phòng

Số lợng

Biên chế

Hợp đồng lao động

Trình độ Trên

đại học

Đại học đẳng Cao Trung cấp

Dươí trung cấp Nam Nữ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng và đào tạo cán

bộ, lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng đã hết sức quan tâm, chú ý và tạo điềukiện nâng cao chất lượng độ ngũ cán bộ Hàng năm, một lượng kinh phí khá lớnđược dành vào công tác này Văn phòng Bộ thường xuyên tổ chức các lớp bồidưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các chuyên viên, cử cán đi học các lớp tập huấn

về quản lý, công tác văn thư và đặc biệt còn cho phép một số cán tham dự các

khoá học ở nước ngoài Ngoài ra, cán bộ, nhân viên Văn phòng được tuyển từnhiều nguồn khác nhau như thuyên chuyển cán bộ, giới thiệu của những cán bộtrong cơ quan và đặc biệt là trong công tác tuyển dụng.

Bằng cách kết hợp nhiều hình thức khác nhau, Văn phòng Bộ nói riêng

và Bộ KH&CN nói chung luôn đảm bảo được một đội ngũ cán bộ có khả năngđáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong công việc cả về số lượng và chất lượng

Thứ ba, cách thức tổ chức biên chế: cán bộ thuộc biên chế và cán bộ hợpđồng hiện nay của Bộ có sự chênh lệch nhau rõ rệt Cán bộ biên chế chiếm83,5% Ưu điểm của việc biên chế cán bộ là tạo chô cán bộ có cảm giác ổn định,tập trung chuyên tâm trong công việc Tuy nhiên, sẽ không tránh khỏi thái độ ỷlại, kém sáng tạo và chủ động của những cán bộ, nhân viên đã thuộc biên chế.Vấn đề này dang đặt ra một câu hỏi, vậy làm thế nào để khắc phục được nhữnghạn chế trên? Đa số trên thế giới hiện nay áp dụng hình thức hợp đồng và hợpđồng dài hạn cho cán bộ Cách này có rất nhiều ưu điểm, làm tăng ý thức làmviệc, phát huy tính chủ động, sáng tạo cho cán bộ Với đặc thù là một cơ quancấp Bộ, Bộ KH&CN cũng như Văn phòng Bộ nên xem xét áp dụng hình thứchợp đồng và hợp đồng dài hạn đối với cán bộ văn phòng Tuy nhiên, cách nàykhông nên áp dụng cho lãnh đạo vì đây là chức vụ quan trọng, có xác định tráchnhiệm cụ thể

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ Văn phòng tương đối tốt về năng lực cũngnhư lòng nhiệt tình và ý thức trong công tác của mìmh

2.1.3 Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng

+ Phân công lao động trong văn phòng

Như phần trên đã nói, trình độ cán bộ Văn phòng Bộ KH&CN đều cốtrình độ cao và căn bản được bố trí, sắp xếp theo đúng chuyên môn được đào tạo

Lãnh đạo Văn phòng đều là những người đã tốt nghiệp đại học, trên đạihọc và có kinh nghiệm nhiều năm trong công tác quản lý Đồng chí Chánh vănphòng của Bộ đã tốt nghiệp đại học Kinh tế quốc dân và đã đi học thạc sỹ tạiNga với gần 20 năm công tác nên đã tích luỹ nhiều kinh nghiệm về công tácquản lý Đản bảo có đủ trình độ và kinh nghiệm để đảm nhiệm trách nhiệm đảm

bảo mọi mặt hoạt động của Văn phòng Giúp việc cho Chánh văn phòng là 3 Phóchánh văn phòng cũng là những người có trình độ cao và nhiều năm kinh nghiệntrong công tác quản lý, năng nổ, hoạt bát có khả năng tổ chức và diều hành côngviệc rất hiệu quả Các đồng chí trưởng phòng đều đã tốt nghiệp đại học theođúng chuyên môn và được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý Trong đợt thực tậpnày chúng tôi đã được tiếp xúc và làm việc với đồng chí trưởng phòng Hànhchính - người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị vănphòng, có trình độ chuyên môn rất vững vàng Hiện chú đang theo học khoá đàotạo thạc sỹ tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, với kinh nghiệmnhiều năm giữ cương vị quản lý nên có khả năng nắm bắt và điều hành công việcrất hiệu quả.

Chuyên viên tổng hợp là cử nhân của những ngành quản lý, quản trị vănphòng,… Đây là những cánh tay đắc lực cho lãnh đạo chuyên phụ trách nghiêncứu các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động củacác cấp cơ sở, đi về cơ sở để viết phản ánh từ đó tham mưu, đề xuất, soạn thảocác văn bản, báo cáo đề xuất theo lịch tuần Tổng hợp tư liệu, số liệu giúpChánh, Phó Văn phòng trong quá trình chuẩn bị soạn thảo các văn bản

Cán bộ Văn thư chuyên trách là cử nhân của ngành Lưu trữ học và Quảntrị văn phòng đảm nhiệm việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sử dụng vàquản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành… Nhân viên công nghệ thông tin, in ấn,đánh máy là cử nhân của ngành Công nghệ thông tin quản lý việc in ấn, saochụp, vận hành hệ thống mạng vi tính nội bộ,…

Các nhân viên lái xe, tạp vụ, bảo vệ, tuy trình độ chuyên môn không caonhưng lại là những người có trách nhiệm, kinh nghiệm luôn hoàn thành nhiệm vụđược giao

Phân công lao động ở Văn phòng Bộ như vậy là tương đối khoa học vàhợp lý Tuy nhiên, hiện nay ở bộ vẫn cũng có những trường hợp cán bộ làm tráingành, trái nghề, điều này là do thiếu cán bộ chưa kịp bổ sung Đòi hỏi Vănphòng Bộ phải có giải pháp để những cán bộ này làm đúng ngành nghề như: Cử

cho đi học, bố trí công việc phù hợp, tuyển dụng cán bộ mới để làm cho công tácvăn phòng hiệu quả hơn nữa.

Phòng Văn thư được bố trí ở tầng một cạnh cổng ra vào Cách bố trí nhưvậy cũng rất phù hợp vì tính chất của Văn thư là nơi tiếp xúc với nhiều ngườitrong cơ quan và khách đến liên hệ đều phải qua bộ phận này, thuận tiện cho việcchuyển giao công văn giấy tờ Phòng này được chia ra làm ba phòng nhỏ: mộtphòng dành riêng cho Trưởng phòng Hành chính, một phòng dành cho cán bộvăn thư, một phòng dành quản trị mạng và bên ngoài hành lang để máy phôtô

Phòng của Phó Chánh văn phòng được đặt cạnh Phòng Văn thư, Thuận tiện cho

việc đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra của lãnh đạo đối với văn phòng và ngược lại vănthư sẽ nhanh chóng xin được ý kiến chỉ đạo hay báo cáo công việc cho lãnh đạovăn phòng

Phòng Chánh Văn phóng được đặt tại tầng ba cạnh các phòng của banlãnh đạo Bộ Thuận lợi là Chánh văn phòng phải giải quyết rất nhiều công việcnên bố trí trên tầng ba là yên tĩnh đồng thời gần phòng của Lãnh đạo nên dễ dàngxin ý kiến chỉ đạo… Tuy nhiên, Chánh văn phòng tách riêng ra một nơi riêngcủa văn phòng thì rất khó khăn cho việc kiểm tra, giám sát hay việc trao đổi, đilại giữa nhân viên văn phòng với cán bộ gặp rất nhiều khó khăn

Phòng Lưu trữ trên tầng bốn Phòng này rất khô ráo và yên tĩnh, ít ngườiqua lai nên thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, lại khó khăncho việc giao nộp tài liệu của các phòng ban, lập hồ sơ…

Phòng Lễ tân ở tầng hai Phòng này rất rộng, phù hợp cho việc tiếp khách

và phục vụ các hội nghị

Đội xe và tạp vụ được bố trí ở tầng một thuận tiện cho việc đi lại

Nhìn chung, cách bố trí của của Văn phòng như vậy là phù hợp với cơ sởvật chất của cơ quan tuy vẫn còn một số bất cập nhưng với lòng nhiệt huyết vàyêu nghề cán bộ Văn phòng vẫn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

2.1.4 Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng

Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm đượcthời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịpthời và chính xác khi tiến hành công việc, cũng như cho Lãnh đạo xử lý côngviệc Nhận thức được điều này, Bộ KH&CN đã trang bị cho các phòng, ban của

Bộ nói chung và Văn phòng Bộ nói riêng thiết bị khá đầy đủ và hiện đại như:điều hoà, quạt thông gió, bàn ghế, máy tính, máy in,…

Dưới đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: i ây chúng tôi đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ưa ra m t ví d c th trang thi t b ột ví dụ cụ thể trang thiết bị được tại ụ cụ thể trang thiết bị được tại ụ cụ thể trang thiết bị được tại ể trang thiết bị được tại ết bị được tại ị được tại đây là bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ượp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được: ạic t iphòng H nh chính:à bảng tổng hợp số liệu mà chúng tôi đã thu thập được:

Trang thiết bị Số lượng Đơn vị tính Công dụng

Điện thoại 3 chiếc Liên lạc, trao đổi thông tin

Máy Vi tính 5 chiếc Soạn thảo, tra tìm văn bản đi/đến, tra tìm

thông tin, liên lạc

Máy Photo 2 chiếc Sao, chụp văn bản

Điều hoà 3 chiếc Tạo nhiệt độ thích hợp cho người làm việc Giá, tủ đựng tài

liệu

4 chiếc Bảo quản, lưu giữ tài liệu

Bàn ghế 8 bộ Ngồi làm việc, tiếp khách

Máy Scan 1 chiếc Scan Scan văn bản để lưu giữ trên máy, hoặc tại

liệu đã quá cũ nát Quạt thông gió 3 chiếc Lưu thông không khí tạo mát mẻ

Máy điện thoại được đặt ở phòng văn thư và phòng của trưởng phòng,nhằm đảm bảo nhằm đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt đảm bảo chohoạt động quản lý

Máy tính đã được kết lối mạng 100% Được cài một số phần mềm nhằmphục vụ cho công tác văn thư như: WindowXP, Word, Net, Office… Máy vi tính

được đặt ở phòng văn thư 02 chiếc để soạn thảo văn bản, liên lạc với toàn cơquan và phục vụ mục đích tra tìm thông tin cần thiết và một chiếc được đặt tạiphòng của trưởng phòng hành chính nhằm soạn thảo văn bản, lưu giữ thông tincần thiết, liên lạc, khai thác thông tin Hai chiếc để ở phòng máy có cài phầnmềm đặc biệt VP.Net được sử dụng để quản lý văn bản đi - đến Nhờ vậy, màPhòng Hành chính luôc luôn đảm bảo được cơ sở dữ liệu của toàn cơ quan.

Máy in 01 chiếc được đặt ở phòng máy dùng để in văn bản, là loại hiệnđại nhất hiện nay có thể in hai mặt, rõ, nét… còn một máy được đặt ở phòngHành chính

Máy Fax 01 chiếc được đặt ở phòng Văn thư dùng để trao đổi thông tinliên lạc với các cơ quan trong và ngoài nước

Máy Photo đều là loại máy hiện đại có nhiều tính năng, máy có nhiềungăn, nhiều khay giấy và có thể tự động chia tách tài liệu, photo hai mặt, đượcdùng để sao, chụp văn bản

Máy điều hoà và quạt thông gió là những trang thiết bị rất cần thiết tạocho môi trường làm việc thoáng mát, đảm bảo cho cán bộ làm việc hiệu quả cũngnhư sức khoẻ của họ

Máy Scan được đặt ở phòng máy cũng đóng vai trò rất lớn trong công táccủa Văn phòng

Về giá, tủ đựng tài liệu, và bản ghế trong phòng đều được trang bị đầy đủ

và đạt chất lượng Được xếp ngăn nắp gọn gàng tạo cảm giác thoải mái cho cán

bộ làm việc

 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng.

Ngày nay, công nghệ thông tin đang chiếm một vị trí quan trọng trongquá trình phát triển của xã hội Đảng và Nhà nước ta đang thực hiện quá trình tinhọc hoá trong công tác quản lý hành chính Nhà nước trên lộ trình xây dựngChính phủ điện tử Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin, Thủtướng Chính phủ đã phê duyệt Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị về đầymạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp công nghiệphoá - hiện đại hoá giai đoạn 2001 – 2005, và được cụ thể hoá trong Quyết định

số 81/2001.QĐ-TTg về việc phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị

số 58-CT/TW do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

Từ sự quán triệt sâu sắc của Chính phủ, Bộ KH&CN đã ý thức được tầmquan trọng của công nghệ thông tin và đã dành nhiều sự quan tâm cho việc ứngdụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu suất công việc của cơ quan Bêncạnh việc trang bị những máy tính hiện đại cho tất cả các phòng, ban BộKH&CN còn tiến hành nối mạng máy tính nội bộ (mạng LAN) Tiến tới Bộ dự

án sẽ nối mạng lưu thông với tất cả các cơ quan cấp trên và các cơ sở cấp dưới

do Bộ quản lý Tạo thuận lợi cho quá trình thông tin liên lạc; nhanh chóng cóđược những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho khâu điều hành và

ra quyết định; Tăng tốc độ xử lý thông tin; …

Đặc biệt, trong công tác văn phòng thì máy tính lại càng được ưu tiênhơn Trong mỗi một phòng đều có ít nhất là 02 chiếc máy vi tính giúp cán bộVăn phòng dễ dàng thu được những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt độngquản lý Để đảm bảo cho công tác văn thư tiến hành nhanh, chính xác và hiệuquả hơn Bộ đã cài đặt một phần mềm trên mạng (VP Net) chuyên để vào sổcông văn đi - đến, lưu giữ công văn và tra tìm khi cần thiết

Với sự trợ giúp của trang thiết bị đầy đủ và hiện đại Văn phòng Bộ nóichung và phòng Hành chính nói riêng luôn hoàn thành mọi công việc được giao

2.1.5 Phương pháp và kinh nghiệm tổ chức, điều hành hoạt động Văn phòng.

Qua việc khảo sát tìm hiểu thực tế làm việc của Văn phòng đồng thời quatìm hiểu quy chế làm việc của Văn phòng Bộ và phỏng vấn một số Lãnh đạo, cán

bộ Văn phòng, chúng tôi đã rút ra những phương pháp và kinh nghiệm hết sứcquý báu về tổ chức và điều hành hoạt động Văn phòng

 Để làm tốt công tác văn phòng trước hết đòi hỏi đội ngũ cán bộ cótrình độ chuyên môn vững vàng, bản thân mỗi cán bộ phải không ngừng học hỏi;đặc biệt, lòng yêu nghề, nhiệt tình, hăng say trong công việc

 Phải xây dựng được một quy chế làm việc một cách khoa học choVăn phòng nói riêng và từng phòng, ban của Bộ nói chung Phải có sự phân

công, phân nhiệm công việc, trách nhiệm rõ ràng đối với từng phòng, từng cánhân để các cán bộ có thể phát huy hết vai trò, trách nhiệm của bản thân trongcông việc Mặt khác, đây cũng là thước đo để lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Vănphòng kiểm tra hiệu quả công việc được giao Ví dụ: tại phòng Văn thư có haivăn thư chuyên trách một người chuyên phụ trách công văn đi, một ngườichuyên phụ trách công văn đến.

 Tổ chức tốt công tác quản trị hành chính văn phòng Vì với khốilượng công việc ngày càng nhiều do đó nếu không có một tổ chức văn phòng tốtthì công việc sẽ bị ùn tắc, không đáp ứng được những yêu cầu của công tác lãnhđạo và quản lý

 Trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình, Vănphòng cần tạo mối quan hệ với các phòng, ban trong cơ quan để các bộ phận có

sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc

 Phải tổ chức các buổi họp giao ban để tổ chức, đánh giá kết quảtrong thời gian qua, những ưu điểm hạn chế còn tồn tại về quản lý, chuyên mônnghiệp vụ Phát huy những mặt đã đạt được và có biệm pháp khắc phục nhữngtồn tại Đặc biệt nên đưa ra hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với tứng phòngban để khích lệ tinh thần làm việc cũng như nâng cao tinh thần tự giác trongcông việc cho cán bộ, nhân viên Văn phòng

 Một kinh nghiệm điều hành công việc của Văn phòng cần được chú

ý nữa là Văn phòng khi xây dựng kế hoạch làm việc tham mưu cho lãnh đạo Bộcần chủ động và tích cực hơn nữa

2.2 Công tác Văn thư.

"Công tác văn thư là chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo,

ban hành văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức" Ở bất kỳ một cơ quan nào cũng cần thiết phải tổ chức và tiến

hành công tác văn thư

Tại Bộ KH&CN công tác này cũng được tổ chức khá tốt, hoạt động mộtcách có nề nếp và chính quy

2.2.1 Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư

Nhìn chung hiện nay, công tác văn thư tại Bộ KH&CN thực hiện dựa trênnhững quy định hiện hành chung của nhà nước Đồng thời để công tác văn thư đivào hoạt động có hiệu quả Bộ KH&CN đã ban hành các Văn bản QPPL quy định

về công tác này Trong đó có ba văn bản mới nhất hiện nay vẫn còn giá trị đó là:

Quyết Định số 215/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 22 tháng 02 năm 1999Ban hành Quy chế làm việc của Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường;

Quyết định số 2140/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 10 tháng 12 năm 1999ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học Công nghệ và Môitrường;

Quyết định số 812/1999/QĐ-BKHCNMT ngày 6 tháng 5 năm 1999 banhành Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản QPPL của Bộ Khoa học Công nghệ

và Môi trường

Ba Quyết định trên đã tạo thành một hệ thống văn bản pháp lý phục vụcho công tác văn thư – lưu trữ của Bộ KH&CN

Trong đó có quy định rất rõ ràng về công tác Văn thư:

Công tác văn thư không chỉ do phòng Hành chính phụ trách mà bất kỳ mộtphòng, ban nào cũng phải làm và làm tốt công tác này Trong đó, Văn phòng Bộthực hiện nhiệm vụ thống nhất quản lý công tác đó, hướng dẫn các đơn vị trựcthuộc Bộ nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật,các quy định của Bộ hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Quy định cụ thể trình tự soạn thảo và ban hành văn bản

Quy định cụ thể về thẩm quyền ban hành văn bản, thẩm quyền ký văn bản,thể thức văn bản, xây dựng và ban hành văn bản, xử lý công văn đi - đến, tổ chứcquản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành…

Cán bộ làm công tác văn thư phải đảm bảo tính chặt chẽ, nguyên tắc trongviệc tiếp nhận và xử lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành, quản lý condấu phải chặt chẽ, hướng các đơn vị soạn thảo văn bản phải đúng thể thức, thẩmquyền… có quyền từ chối không đóng dấu những văn bản sai thể thức hoặckhông đúng thẩm quyền Tất cả các đơn vị, cá nhân có liên quan đến việc xử lý,

quản lý các văn bản, giấy tờ phải thực hiện nghiêm túc theo quy chế của Bộ vàcủa Nhà nước ban hành.

Ngoài ra, còn một số văn bản như: Quyết định số 1095/QĐ-BKHCNngày26/6/2003 về việc quyết định ký hiệu tên viết tắt của các đơn vị trực thuộcBộ; Công văn số 1572/BKHCN-VP ngày 25/6/2005 về việc thống nhất các căn

cứ pháp lý của các Quyế định cá biệt Tạo thuận lợi cho công tác văn thư

Bên cạnh đó, nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, Bộ đãhết sức quan tâm đến trình độ chuyên môn của cán bộ: bắt đầu từ khâu tuyển đầuvào, sau đó thường xuyên tạo điều kiện và cử cán bộ tham gia các lớp tập huấnngắn và dài hạn để bồi dưỡng nghiệp vụ Ngay sau khi Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/05/2005 về việc hướng đẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày các văn bản Bộ đã tổ chức hai đợt tập huấn ngắn hạncho cán bộ làm công tác văn thư đồng thời cụ thể hoá các văn bản mẫu cho phùhợp với quy định Bên cạnh đó, để đảm bảo thống nhất giữa các đơn vị thuộc Bộtheo đúng quy định, công tác này còn được đưa gia các buổi hội thảo chuyên đề,các buổi họp tổng kết, đánh giá tháng, quý, năm

Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư cũng được Bộ quan tâm, cungcấp đầy đủ những máy móc hiện đại, văn phòng phẩm…Đặc biệt, việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong đó có cài đặt phần mềm quản lý văn bản trên máy giúpcho việc tra cứu thông tin được dễ dàng

Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo mà công tác văn thư của Bộ ngày càng đi vào

nề nếp và hoạt động có hiệu qủa

2.2.2 Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách

Bộ phận văn thư chuyên trách của Bộ được tập trung tại phòng hànhchính Đây là nơi trực tiếp quản lý các văn bản đi - đến của Bộ, đảm bảo tínhchính xác và hợp lệ của các thông tin lãnh đạo và quản lý thuộc thẩm quyền của

Bộ thông qua việc kiểm tra thể thức và đóng dấu văn bản khi ban hành

Cán bộ văn thư chuyên trách có 02 người, đã tốt nghiệp Đại họcKHXH&NV chuyên ngành Lưu trữ học & Quản trị văn phòng có kinh nghiệmtrong công tác, lòng yêu nghề, tận tâm với nghề Một người chuyên phụ trách

công văn đi, một người chuyên phụ trách công văn đến Bên cạnh đó có hai cán

bộ trẻ giúp đỡ hai văn thư trong việc vào sổ, theo dõi công văn đi - đến, quản lývăn bản trên máy Một cán bộ quản trị mạng cũng hỗ trợ rất nhiều trong công tácVăn thư như: in ấn, sao chụp tài liệu…

Trưởng phòng Hành chính cũng là Cử nhân của Khoa LTH&QTVP –Trường ĐHKHXH&NVKD có đủ khả năng và kinh nghiệm để giám sát và chỉ

đạo công tác này Ngoài ra, công tác văn thư còn được đặt dưới sự chỉ đạo của

Chánh văn phòng

Ngoài ra, các phòng, ban của Bộ cũng có văn thư riêng Những cán bộ nàyngoài công tác chuyên môn của mình, họ đồng thời đảm nhiệm vai trò là ngườiđánh máy, xin số, lấy dấu, chuyển giao và nhận văn bản

Bằng việc chỉ đạo cũng như tố chức tốt công tác Văn thư Văn phòng Bộ

đã đạt được những kết quả rất tốt Tại Hội nghị Tổng kết năm năm thực hiệnPháp lệnh Lưu trữ được tổ chức tại Tam Đảo – Vĩnh Phúc, Văn phòng BộKH&CN đã được nhận cờ khen htưởng đơn vị hoàn thành xuất sắc công tác vănthư – lưu trữ năm 2003 – 2005 do Bộ Nội vụ trao tặng

2.2.3 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản

Bộ KH&CN là cơ quan cấp Bộ quản lý về Khoa học và Công nghệ trongphạm vi toàn quốc Vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản đối với cơ quan

Bộ là một trong những công việc quan trọng

Hệ thống văn bản do Bộ ban hành hiện nay gồm có ba nhóm:

- Văn bản QPPL do Bộ KH&CN soạn thảo:

Văn bản QPPL do Bộ KH&CN soạn thảo trình Chính phủ, Thủ tướngChính phủ: Lệnh, Quyết định của Chủ tích nước; Luật, Nghị quyết của Quốc hội;Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; Nghị quyết, Nghị định,Nghị quyết liên tịch của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chínhphủ

Văn bản QPPL do Bộ KH&CN ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư

Nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch giữa Bộ KH&CN với các Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm soátnhân dân tối cao, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị – xã hội.

- Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng quy phạm pháp luật):

Tên gọi của các văn bản này là Quyết định nhưng khồn có đầy đủ cắc yếu

tố của một văn bản QPPL Ví dụ: Quyết định thành lập Khoa học cấp Nhà nước,Quyết định cử cán bộ đi nước ngoài, Quyết định nâng lương cán bộ,…

- Văn bản thường: Gồm thông báo, Công văn hành chính, Báo cáo, Tờ

trình, Đề án, Kế Hoạch, phương án, Chương trình, Biên bản,…

Quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản QPPL, văn bản hành chính thông thường của Bộ KH&CN:

Căn cứ theo Quyết định số BKHCNMT ngày 6/5/1999 của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường quyđịnh trình tự soạn thảo và ban hành văn bản QPPL như sau:

812/1999/QĐ-Bước 1: Giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cho các đơn vị: Bộ trưởng làngười chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ chủ trì soan thảo văn bản QPPL cho cácđơn vị trực tiếp theo dõi, quản lý lĩnh vực hoạt động liên quan nhiều đến lĩnh vực

mà văn bản QPPL sẽ điều chỉnh

Bước 2: Thành lập ban soạn thảo: Tuỳ thuộc vào mục đích, tính chất,phạm vi điều chỉnh của văn bản, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và văn bảnQPPL thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị… được giao chủ trìsoạn thảo quyết định thành lập tiều ban, tổ hoặc giao cho một chuyên viên soạnthảo

Bước 3: Thành Phần ban soạn thảo Văn bản QPPL: cũng tuỳ thuộc vào

dự án, dự thảo mà quy định ban soạn thảo cụ thể

Bước 4: Soạn thảo văn bản QPPL:

Trước khi soạn thảo văn bản cán bộ soạn phải thu thập thông tin: Tổngkết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá các văn bản QPPL hiện hành, khảo sát,đánh giá thực trạng quan hệ xã hội có liên quan đến nội dung của dự thảo, chuẩn

bị mọi thông tin, tư liệu kể cả tư liệu nước ngoài nếu có;

Chuẩn bị đề cương, biên soạn dự thảo;

Nếu những văn bản phức tạp, phạm vi điều chỉnh rông thì khi dự thảovăn bản phải tổ chức hội thảo, hội nghị lấy ý kiến góp ý;

Gửi dự thảo văn bản QPPL để lấy ý kiến chính thức của đơn vị có liênquan trong Bộ, của Bộ và các ngành hữu quan có liên quan theo quy định củaPháp luật;

Nghiên cứu ý kiến đóng góp và chỉnh lý dự thảo văn bản QPPL;

Chuẩn bị tài liệu có liên quan theo Quy chế quy định;

Chuẩn bị dự thảo các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành theo

sự phân công của lãnh đạo Bộ

Bước 5: Gửi dự thảo văn bản QPPL để thẩm định về mặt pháp lý

Bước 6: Thẩm định văn bản QPPL

Bước 7: Phạm vi, nội dung thẩm định bao gồm: sự phù hợp của hình thứcvăn bản với nội dung văn bản; đối tượng điều chỉnh của văn bản; bố cục của vănbản; tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật;tính khả thi của văn bản; kỹ thụât soạn thảo vă bản

Bước 8: Trình duyệt văn bản QPPL

Bước 9: Trách nhiệm rà soát của Văn phòng Bộ đối với dự thảo văn bảnQPPL

Bước 10: Trình tự xem xét thông qua

Bước 11: Trình chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dự thảo văn bản QPPL Bước 12: Đăng công báo, gửi và lưu trữ văn bản QPPL

Có thể nói rằng, quy trình soạn thảo ban hành văn bản QPPL được quyđinh khá rõ ràng, chặt chẽ và hợp lý

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính thôngthường của Bộ được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước theo các bướcsau:

+ Xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản;

+ Xác định tên loại của văn bản: Đây là bước quan trọng để tạo được hiệulực của thi hành của văn bản Để làm được điều này cán bộ soạn thảo phải căn cứvào nội dung, tính chất, mục đích của văn bản.

+ Thu thập và Xử lý thông tin: Trong quá trình soạn thảo, thu thập và xử

lý các nguồn thông tin có liên quan là một khâu quan trọng làm cơ sở để banhành văn bản Chính vì vây, cán bộ soạn thảo cần làm tốt công tác này để đạtđược mục đích và tính chát của văn bản ban hành Các nguồn thông tin này baogồm thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Dựa trên những thông tin đã thuthập được cán bộ soạn thảo tiến hành xử lý, lựa chon những thông tin cần thiết

và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết hoặc trùng lặp

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:

Đề cương của văn bản thể hiện bố cục của văn bản đồng thời khái quátđược những ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưa vào các phầm của văn bản Đềcương được xây dựng chi tiết, cụ thể và hợp lý, sẽ tạo điều kiện thuận lợi để viếtbản thảo được nhanh chóng và có chất lượng, tránh cho văn bản phải sửa đi sửalại nhiều lần

Viết bản thảo của văn bản chính là làm cho chững ý chính trong đề cươnglần lượt hiện lên trong các câu văn, đoạn văn

Sau khi soạn thảo xong sẽ trình lãnh đạo xem xét và bổ sung những ý cònthiếu Công việc soạn thảo của cán bộ chủ yéu được thực hiện trên máy tính, tạođiều kiện cho việc chỉnh sử được tiện lợi

và đóng dấu Bộ thực hiện nghiêm tuc theo đúng quy định của thông tư liên tích

số 55 Nhưng đối với việc ghi học hàm, học vị có trước họ và tên người ký chỉ sử

dụng đối với các văn bản thông thường mang tính chất giao dịch đối ngoại,không dùng đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước.

Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của

Bộ KH&CN

+ Nhân bản văn bản

Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhânbản để chuẩn bị ban hành, Trước khi nhân bản cán bộ soạn thảo phải trình ký,đăng ký số và ngày tháng ban hành Hình thức nhân bản mà bộ sử dụng chủ yếu

là photocopy

+ Hoàn thiện văn bản để ban hành

Sau khi được nhân bản, người soạn có trách nhiệm đọc lại văn bản Nếuphát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa Sau đó đóng dấu để ban hành

Qua việc tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Bộ KH&CN, chúng tôi đã thu thậpđược số liệu vê số lượng của một số loại văn bản do Bộ ban hành

Tuy nhiên, Việc ban hành văn bản của Bộ còn một số hạn chế như: