Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank chi nhánh Đà Nẵng

LỜI CẢM ƠN Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán với đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh Đà Nẵng” là kết quả của quá tr

ĐÀO NGUYỄN PHƯƠNG HÀ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẴNG, 2020

ĐÀO NGUYỄN PHƯƠNG HÀ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 834 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN PHI SƠN

ĐÀ NẴNG, 2010

LỜI CẢM ƠN

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán với đề tài “Hoàn thiện công tác

kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh

Đà Nẵng” là kết quả của quá trình cố gắng không ngừng của bản thân và

được sự giúp đỡ, động viên khích lệ của các thầy, bạn bè, đồng nghiệp và người thân Qua trang viết này tác giả xin gửi lời cảm ơn tới những người đã giúp đỡ tôi trong thời gian học tập – nghiên cứu khoa học vừa qua

Tôi xin tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo TS Nguyễn Phi Sơn đã trực tiếp tận tình hướng dẫn cũng như cung cấp tài liệu thông tin khoa học cần thiết cho luận văn này

Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo trường Đại học Duy Tân, khoa sau Đại học và Công ty Bảo Hiểm Vietinbank - Chi nhánh Đà Nẵng đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt cộng việc nghiên cứu khoa học của mình

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn đồng nghiệp, đơn vị công tác đã giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và thực hiện Luận văn

Tác giả luận văn

Đào Nguyễn Phương Hà

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan mọi kếtquả của đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm

soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh Đà Nẵng” là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi và chưa từng được công bố

trong bất cứ công trình khoa học nào khác cho tới thời điểm này

Tác giả luận văn

Đào Nguyễn Phương Hà

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứ của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của luận văn 3

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM 6

1.1 KHÁI QUÁT VÈ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái quát chung về kiểm soát trong quản lý 6

1.1.2 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp 9

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM 19

1.2.1 Khái quát về hoạt động kinh doanh trong Doanh nghiệp Bảo hiểm 19

1.2.2 Phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp bảo hiểm 22

1.3 KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM 24

1.3.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 24

1.3.2 Mục tiêu và căn cứ kiểm soát giá vốn hàng bán 25

1.3.3 Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh 26 1.3.4 Thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp Bảo

hiểm 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 34

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 34

2.1.1 Quá trình hình thành Công ty 34

2.1.2 Quá trình phát triển của Công ty 35

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 36

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 37

2.2.1 Môi trường kiểm soát 37

2.2.2 Đánh giá rủi ro 47

2.2.3 Hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh ở Công ty 53

2.2.4 Thông tin và truyền thông phục vụ công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm 68

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 72

2.3.1 Những kết quả đạt được 72

2.3.2 Những hạn chế 74

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 84

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 85

3.1 MỤC TIÊU, PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ

KINH DOANH Ở CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK - CHI NHÁNH

ĐÀ NẴNG 85

3.1.1 Mục tiêu 85

3.1.2 Phương hướng 85

3.2 NỘI DUNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG CÔNG TY BẢO HIỂM VIETINBANK - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 86

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 87

3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 90

3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh 91

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyển thông 100

3.2.5 Hoàn thiện giám sát 106

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 107

KẾT LUẬN 108 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (BẢN SAO)

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BH : Bán hàng BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế

CL : Chênh lệch D/A : Nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông

GTGT : Giá trị gia tăng GVHB : Giá vốn hàng bán HĐQT : Hội đồng quản trị KPCĐ : Kinh phí công đoàn KSNB : Kiểm soát nội bộ KTNB : Kiểm toán nội bộ KTQT : Kế toán quản trị L/C : Thư tín dụng QLDN : Quản lý doanh nghiệp TGĐ : Tổng giám đốc

TSCĐ : Tài sản cố định T/T : Chuyển tiền bằng điện VBI : Công Bảo hiểm Vietinbank

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu

2.1 Các nghị định liên quan đến kinh doanh bảo hiểm 43

2.2 Bảng thống kê số lượng lao động, trình độ lao động, độ

tuổi trong Công ty trong thời gian 2016 – 2018 46

2.3 Bảng tổng hợp hệ số lương Công ty Bảo hiểm

2.4 Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Bảo hiểm VBI

3.1 Bảng báo cáo tài sản cố định hữu hình 93

3.3 Bảng chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố 100

3.7 Báo cáo chi phí bán hành theo từng bộ phận 104

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ở nước ta hiện nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng cải tiến phương pháp kỹ thuật, áp dụng tiến

bộ khoa học… nhằm tiết kiệm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, đổi mới và đưa

ra thị trường những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó mới nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế dung để đánh giá tổng hợp mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quá trình quản lý, giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được qua trình hoạt động kinh doanh Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề cần được quan tâm hàng đầu bởi vì việc kiểm soát chi phí tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế các khoản chi phí không hợp lý Bên cạnh đó, kiểm soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban giám đốc nhằm chống lãng phí

và thất thoát tài sản của doanh nghiệp

Công ty Bảo hiểm Vietinbank chi nhánh Đà Nẵng là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động trong lĩnh vưc kinh doanh bảo hiểm Trong thời gian vừa qua, việc tổ chức công tác kiểm soát chi phí kinh doanh trong Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh Đà Nẵng chưa thực sự đáp ứng được các yêu càu quản lý như bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận, chưa thật sự cung cấp được các thông tin kịp thời, chính xác, tin cậy và phù hợp để các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời gây nhiều khó khăn cho các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan Xuất phát từ những yêu cầu của lý luận và thực tiễn như vậy, việc hoàn

thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank

- chi nhánh Đà Nẵng là cần thiết, giúp Công ty nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh để tồn tại và phát triển bền vũng trong điều kiện nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt

Từ những lý do đó, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm

soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Mục tiêu nghiên cứ của đề tài

- Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh

nghiệp bảo hiểm nói chung

- Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh ở Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh Đà Nẵng

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh của Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank chi nhánh Đà Nẵng

Phạm vi nghiên cứu giới hạn ở công tác kiểm soát giá vốn hàn bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, vì ba khoản mục chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí kinh doanh của Công ty

- Phạm vi không gian: Công ty Bảo Hiểm Vietinbank Chi nhánh Đà Nẵng

- Phạm vi thời gian: năm 2016, năm 2017, năm 2018

4 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank chi nhánh - Đà Nẵng, tác giả sử dụng các phương pháp cụ thể như sau: quan sát, phỏng vấn trực tiếp, thu thập – xử lý tài liệu, phân tích,

tổng hợp, so sánh… nhằm làm rõ thực trang công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được kế cấu thành 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trang công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh Đà Nẵng

Chương 3: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Bảo hiểm Vietinbank - chi nhánh Đà Nẵng

6 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu

Kiểm soát chi phí là công việc không thể thiếu trong doanh nghiệp, nó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị, đồng thời hạn chế được

sự tiêu cực của đơn vị trong quá trình kinh doanh Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề cần thiết, quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp Trên cơ sở đó, đã có nhiều tác giả cũng nghiên cứu về công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp như:

Nguyễn Thanh Thủy (2017) nghiên cứu giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) Kết quả đánh giá chỉ ra được những ưu điểm, nhược điểm các thành phần của KSNB…

Các nghiên cứu định lượng về KSNB mới chỉ đang trong giai đoạn ban đầu: Vũ Thu Phụng (2016) nghiên cứu tác động của các nhân tố cấu thành hệ thống KSNB đến hiệu quả hoạt động của EVN Việt Nam cho thấy, mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố thuộc KSNB tác động đến hiệu quả hoạt động Chu Thị Thu Thủy (2016) nghiên cứu tổ chức KSNB chi phí sản xuất với việc nâng cao hiệu quả tài chính trong DN nhỏ và vừa Việt Nam đã chỉ ra tác

động của tổ chức KSNB chi phí sản xuất với việc nâng cao hiệu quả

Đặng Thúy Anh (2017) nghiên cứu KSNB trong các DN xây dựng niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam đã kiểm định mối quan hệ giữa chất lượng KSNB với khả năng sinh lời, mối quan hệ giữa quy mô ban kiểm soát, tính độc lập của ban kiểm soát, trình độ của ban kiểm soát với chất lượng KSNB Kết quả nghiên cứu chỉ ra những hạn chế của các yếu tố KSNB, trên cơ sở đó để thực hiện các giải pháp hoàn thiện KSNB…

Các nghiên cứu trên đều cho thấy, có mối liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và các yếu tố cấu thành KSNB với hiệu quả hoạt động của DN KSNB có tác động thuận chiều tới hiệu quả hoạt động, điều đó cho thấy trong các DN nếu KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, hay nói cách khác sự yếu kém hay thiếu sót của KSNB đều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của DN Vì vậy, vấn đề đặt ra cho các DN hiện nay là cần thiết lập và duy trì KSNB sao cho có hiệu quả Các nghiên cứu xây dựng hệ thống KSNB tại các Tổng công ty riêng, trên cơ sở Khung báo cáo của COSO - là một Uỷ ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, còn được gọi là Treadway Commission) (Committee of Sponsoring Organization)

Các nghiên cứu chỉ ra sự yếu kém hay thiếu sót của hệ thống KSNB đều ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp Các yếu kém chung về KSNB như đơn vị không thiết kế biện pháp phòng ngừa rủi ro hoạt động, không phân tích rủi ro, thiếu thông tin thích hợp, và có vấn đề ủy nhiệm trong

tổ chức Mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào đặc điểm hệ thống KSNB riêng của từng loại hình doanh nghiệp Đặc điểm chung của các doanh nghiệp nghiên cứu ở trên là doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng ở trong giai đoạn tái cấu trúc hay mới thành lập, hoặc mức độ tập trung quyền sở hữu cao, các công ty này thiếu các chính sách nhận dạng doanh thu, thiếu sự tách bạch

trong phân công nhiệm vụ, có nhiều sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, thiếu hụt nhân sự đầu tư cho KSNB Các doanh nghiệp có khiếm khuyết về KSNB

sẽ ảnh hưởng đến giá trị doanh nghiệp và thị giá cổ phiếu, tác động xấu đến khả năng sinh lời, tình hình tài chính, chất lượng báo cáo tài chính, tốc độ tăng trưởng của doanh thu bán hàng và tác động tiêu cực đến đầu tư đối với doanh nghiệp

Tóm lại, các nghiên cứu trên đều cho thấy, có mối liên hệ chặt chẽ giữa KSNB và các yếu tố cấu thành KSNB với hiệu quả hoạt động của DN KSNB

có tác động thuận chiều tới hiệu quả hoạt động, điều đó cho thấy trong các

DN nếu KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, hay nói cách khác sự yếu kém hay thiếu sót của KSNB đều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của DN Vì vậy, vấn đề đặt ra cho các DN hiện nay là cần thiết lập và duy trì KSNB sao cho có hiệu quả

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH

TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM

1.1 KHÁI QUÁT VÈ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái quát chung về kiểm soát trong quản lý

Theo Ủy ban tiêu chuẩn kế toán Australia (Australian Accounting Standards Board) định nghĩa “Kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan

hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát”,

do đó khái niệm kiểm soát sẽ bao gồm 2 nội dung chủ yếu như sau:

Thứ nhất là khả năng kiểm soát liên quan đến năng lực của công ty

(được ví như công ty mẹ) về quyền lực tài chính để có thể chi phối trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình ra quyết định của chi nhánh, công ty trực thuộc, công

ty tham gia góp vốn (công ty con)

Thứ hai là lĩnh vực kiểm soát liên quan đến việc công ty sẽ kiểm soát các

chi nhánh, các công ty trực thuộc hoặc công ty tham gia góp vốn ở những khâu nào, từ quyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịch hàng ngày

Kiểm soát trong quản lý là sự hợp thành một cách logic các phương pháp nhằm thu thập và sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định về hoạch định và kiểm soát thúc đẩy hành vi của người lao động và đánh giá việc thực hiện

Trước tiên, nhà quản lý xác định mục tiêu lớn của tổ chức, đo lường việc thực hiện và chỉ tiêu phấn đấu Định kỳ, họ thường xuyên xem xét lại mục tiêu nhưng thường là không thay đổi chúng những mục tiêu này cung cấp một khuôn khổ dài hạn mà theo đó tổ chức sẽ xây dựng kế hoạch, xác định vị thế

của họ trên thương trường… Tuy nhiên, nếu chỉ có mục tiêu thôi thì không đủ

để thúc đẩy nhà quản lý

Qua đó có thể nhận ra rằng, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn được đề cao bởi nó cho biết được mức độ xác thực của quản lý Để đạt được mục tiêu việc tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong toàn bộ quá trình quản

lý Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm từ việc áp dụng những chủ trương, trình

tự đã được định hướng với hiệu quả những nguồn lực đã có Kết quả hoàn thành được báo cáo và so sánh với mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch, từ đó nhà quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đề ra

Vậy kiểm tra, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một pha của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý Nên có thể hiểu kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lý Tuy nhiên, chức năng này thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế quản lý thực tế của các cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể

1.1.2 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Điều 39, Luật kế toán Việt Nam năm 2015 nêu rõ: “Kiểm soát nội bộ là

việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt yêu cầu đề

ra “(6, tr.145)

Khi quy mô của một đơn vị càng lớn dần thì chức năng quản lý và kiểm soát càng trở nên cấp thiết, các nhà quản lý phải gắn vào đó sự kiểm soát cua mình về mọi phương diện thông qua các chính sách, thủ tục quy định về tổ chức và hoạt động Hệ thống chính sách và thủ tục đó chính là hệ thống KSNB của một đơn vị

Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù muốn hay không đều có hệ thống KSNB riêng, nói cách khác hệ thống KSNB tồn tại một cách khách quan Bởi

vì trong đoanh nghiệp, kiểm soát là một chức năng vô cùng quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể tự quản lý hoạt động từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của mình chỉ có điều nó hữu hiệu hay kém hữu hiệu mà thôi Tập hợp tất

cả các công cụ kiểm soát được gọi là hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), đã đưa ra định nghĩa: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động” (5, tr.89)

Hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu

Như vậy, KSNB liên quan đến mọi bộ phận, mọi lĩnh vực hoạt động của đơn vị; nó không chỉ giới hạn trong chức năng kế toán tài chính, mà còn mở rộng ra tất cả các chức năng khác của đơn vị như hành chính, sản xuất,… KSNB không chỉ thuộc về các nhà quản lý mà còn liên quan đến mọi thành viên trong đơn vị

1.1.2.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống KSNB thường hướng tới các mục tiêu sau đây:

- Bảo đảm độ tin cây các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ

máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về

thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

- Bảo đảm việc tuân thủ các chế độ pháp lý: KSNB được thiết kế trong

doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức

- Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo

vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

Theo quan điểm của Ủy ban COCO 2013 thì một hệ thống kiểm soát nội

bộ bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố (bên trong và bên ngoài của đơn vị) có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của KSNB Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm:

a Đặc thù về quản lý

Đặc thù về quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được đặt dưới sự điều hành của các nhà quản trị Bởi vậy quan điểm, đường lối cũng như tư cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB Chẳng hạn, họ là người thờ ơ, không quan tâm, không duy trì mối liên hệ thường xuyên với các bộ phận, các phòng ban trong đơn vị, điều này sẽ làm giảm sút quá trình quan sát, kiểm soát đối với bộ phận đó dẫn đến tính kém hữu hiệu của hệ thống KSNB Hay việc họ không coi trọng đến vấn

đề tuyển dụng, đào tạo, thưởng phạt cán bộ công nhân viên trong đơn vị sẽ dẫn đến sự yếu kém trong nhân lực, từ đó dẫn đến sự đùn đẩy trong công việc, tình trạng không khả năng làm việc làm giảm tính hữu hiệu của HTKSNB Tính hữu hiệu của HTKSNB còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị Để đáp ứng yêu cầu này, nhà quản trị cần phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên

có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến đến quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc chủ yếu vào quan điểm, phong cách điều hành của người này; còn nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền

Đồng thời để nâng cao tính hữu hiệu của KSNB, nhà quản trị cần phải loại trừ hoặc giảm hiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên

có những hành vi thiếu trung thực Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài chính có thể xuất phát từ việc cá nhân bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi thực

tế của nhà quản lý Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặc với số liệu báo cáo

b Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình Nói cách khác, cơ cấu phù hợp

sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt

động Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trị then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân nhiệm, sự ủy quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách cũng được kiểm soát từ đó ngăn ngừa được phần nào các sai sót, gian lận Để thực hiện được điều này, cơ cáu tổ chức đơn vị phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản Sự phân chia này tạo điều kiện kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

c Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng là con người Nếu đơn vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thiết mà vẫn có các báo cáo tài chính đáng tin cậy Con người thật thà, có năng lực có khả năng thực hiện công việc

ở mức độ cao ngay cả khi có rất ít quá trình kiểm soát khác hỗ trợ họ Ngược lại, con người không có năng lực và không trung thực có thể làm cho công việc trở nên hỗn độn cho dù có rất nhiều quá trình kiểm soát hỗ trợ Ngay cả khi con người có thể có năng lực, họ vẫn có những khuyết điểm bẩm sinh, chẳng hạn do vấn đề tâm lý, sức khỏe hay do thói quen mà có ảnh hưởng không tốt đến công việc đang làm đãn đến những sai sót trong công việc

Vì tầm quan trong đó nên công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, giám sát…đối với cán bộ công nhân viên trong công ty là

một vấn đề hết sức quan trọng đối với bất kỳ hệ thống KSNB nào

d Công tác kế hoạch tại doanh nghiệp

Công tác kế hoạch ở đây được hiểu là việc lập các kế hoạch và dự toán, đồng thời là việc theo dõi và kiểm tra Quá trình thực hiện các kế hoạch, các

dự toán đó Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét việc lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra tiến độ hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời Đây cũng chính là một khía cạnh rất quan trọng trong hệ thống KSNB

e Bộ phận kiểm toán nội bộ

Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên

về toàn bộ hoạt động của đơn vị, kể cả đối với hệ thống KSNB Vì vậy kiểm toán nội bộ là một nhân tố rất quan trọng trong môi trường kiểm soát Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có những thông tin kịp thời, chính xác về tình hình hoạt động của đơn vị

Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cấp quản lý cao nhất để không bị giới hạn hoạt động, đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi

Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ khả năng đẻ thực hiện nhiệm vụ của mình

f Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong thuộc tầm kiểm soát của đơn vị còn có một

số nhân tố khác không thuộc tầm kiểm soát của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến đơn vị như hệ thống pháp luật, đối thủ cạnh tranh, các nhà đầu tư, nhà cung cấp Môi trường kiểm soát chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa Ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với DN, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc, chuẩn mực này bị vi phạm Đồng thời, phải có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả

- Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết, tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập

- Lãnh đạo dơn vị phải là người có tư cách đạo đức, có hành vi ứng xử tốt và làm việc có hiệu quả

- Doanh nghiệp có sơ đồ hợp lý, đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch,

tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực kiểm toán Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập, có khả năng hoạt động hữu hiệu

- Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực, tiêu chí thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng… bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương

- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm soát phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình

- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm Quan tâm, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá bao gồm việc xác định và phân tích rủi ro liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp, làm nên tản cho việc xác định các cách thực xử lý rủi ro Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở các cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ bộ phận, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này

Chuẩn bị để tiếp cận rủi ro: Ban quản trị, trước hết, nên xác định toàn bộ các hoạt động, các mục tiêu kiểm soát trong toàn bộ tổ chức Các mục tiêu kiểm soát được cụ thể hóa hơn và gắn liền với trách nhiệm của từng bộ phận Sau khi xác định mọi hoạt động và mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý tiến hành xác định các rủi ro gắn liền với từng đối tượng Những rủi ro này có thể xuất phát từ bên trong nội bộ tổ chức (sự nhầm lẫn, sự lừa gạt,…) và bên ngoài tổ chức (thay đổi môi trường pháp lý, các thảm họa tự nhiên,…) Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định rủi ro gắn liền với từng mục tiêu kiểm soát Quá trình nhận dạng rủi ro: Nhà quản lý nhận dạng các rủi ro trên hai khía cạnh: Khả năng xảy ra và tác động của rủi ro

- Tác động của rủi ro: là sự ảnh hưởng của các sự kiện không mong muốn lên tổ chức khi xảy ra Những ảnh hưởng là tổn thất cho doanh nghiệp hoặc là cơ hội bị đánh mất Nếu có thể, tiến hành định lượng các ảnh huỏng hoặc ít nhất được mô tả đủ để thấy được các dấu hiệu xuất hiện của rủi ro

- Khả năng xảy ra: là xác suất xảy ra các sự kiện không mong đợi nếu không có biện pháp kiểm soát nào để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu rủi ro

Sơ đồ minh họa trên minh họa sự tiếp cận hợp lý để nhận dạng rủi ro Góp phần tư thứ 1 biểu diễn mức độ ưu tiên thấp nhất, và góc phần tư thứ 4 biễu diễn mức độ ưu tiên cao nhất Nhà quản lý tiến hành thứ tự ưu tiên dự vào trên mức độ tác động và khả năng xảy ra Với các thông tin trên, nhà quản

trị xác định cách thức quản trị rủi ro

Quản trị rủi ro: Nhà quản trị cấp cao nên tiến hành các hướng dẫn cho người quản trị thấp hơn việc lượng hóa mức độ và phân loại rủi ro Với các hướng dẫn này, các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ quyết định tình huống nào là chấp nhận, ngăn chặn hay giảm thiểu, hoặc né tránh rủi ro Ví dụ, đối với quy trình kiểm soát hoạt động truy cập dữ liệu, để ngăn chặn người không có thẩm quyền truy cập, nhà quản lý có thể cân nhắc phương án sau:

+ Chấp nhận rủi ro: Không tiến hành hoạt động kiểm soát nào Nhà quản trị có thể chấp nhận rủi ro này khi tác động ảnh hưởng các truy cập không được phép này là không có ý nghĩa (các dữ liệu truy cập không nhạy cảm, chi phí bỏ ra cho các hoạt động kiểm soát rủi ro kiểu này lớn hơn tổn thất do rủi

ro này gây ra)

+ Ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro: Thiết lập các hoạt động – Nhà quản trị không chấp nhận cấp độ rủi ro này bởi các tài liệu chứa thông tin mật, có giá trị Vì thế nhà quản trị nên tiến hành các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro ở mức độ chấp nhận được

+ Tránh né rủi ro: Không tiến hành hoạt động nghiệp vụ này Một khi dữ liệu cho phép truy cập quá nhạy cảm hoặc kiểm soát việc truy cập dữ liệu quá tốn kém, nhà quản trị có thể từ chối, không tiến hành nghiệp vụ này

1.1.3.3 Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những công cụ giúp nhận dạng, ngăn chặn, giảm thiểu rủi ro, làm ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức Các hoạt động kiểm soát này phải có tính hữu hiệu và hiệu quả Những hoạt động kiểm soát có thể gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa

và kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng

thực hiện hiện báo cáo đặt biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ

Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng định hướng của lãnh đạo được thực thi Hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát có mặt ở mọi cấp độ tổ chức của doanh nghiệp

Những chính sách, thủ tục kiểm soát được xây dựng trên các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: theo nguyên tắc này quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức Việc thực hiện đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế từ đầu đến cuối Vì sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và cá nhân, ngăn ngừa được các tiêu cực

có thể phát sinh, đồng thời thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hành động lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp và dễ nhận ra sự sai sót hoặc gian lận Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán mua bán bảo quản tài sản hoặc chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát

- Phải ủy quyền cho người có thẩm quyền phê duyệt các nghiệp vụ một cách thích hợp: sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp hơn đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc

Ngoài các thủ tục kiểm soát cơ bản trên còn có một số thủ tục kiểm soát khác cũng nhằm đạt được mục tiêu đề ra đó là:

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: đây là biện pháp quan

trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dụng nhà kho, trang bị

hệ thống báo cháy, sử dụng tủ sắt, khóa,… Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý như kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra thường xuyên và liên

tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét bốn loại thủ tục nêu trên Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có thể xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các thành phần khác nhau để tham ô tài sản

- Định dạng trước, sử dụng chỉ tiêu và ứng dụng công nghệ thông tin:

Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý Đồng thời lượng hóa tất cả những mục tiêu mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến những mục tiêu đã được đề ra Một hệ thống thông tin được thế

kế và vận hành tốt sẽ cung cấp thông tin tin cậy, chính xác và kịp thời, để trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu Một trong các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin doanh

nghiệp là hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm cho các mục tiêu sau đây sẽ được thực hiện:

- Tính có thực: chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực, không ghi chép các nghiệp vụ kinh tế giả tạo vào sổ sách

- Tính đầy đủ: không loại bỏ, giấu bớt hay để ngoài sổ sách về bất kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào

- Sự đúng hạn: việc ghi nhận đoanh thu và chi phí đúng kỳ

- Sự đánh giá: không để sai phạm trong việc tính toán, hay áp dụng các chính sách kế toán

- Sự phân loại: đảm bảo số liệu được phân loại theo đúng hệ thống tài khoản và ghi nhận đúng đắn vào các sổ sách kế toán có liên quan

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ doanh nghiệp Những kênh truyền thông cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin, đồng thời giúp nhà quản trị có được sự phản hồi cần thiết để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của mình

1.1.3.5 Giám sát

Giám sát là xem xét lại kết quả đạt được của từng hoạt động và nghiệp

vụ phát sinh, qua đó đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Giám sát được thực hiện thông qua các hìn thức như: Giám sát thường xuyên; Đánh giá độc lập; Báo cáo những sai sót

Việc giám sát là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức Tùy thuộc vào

vị trí mà trách nhiệm và nội dung giám sát sẽ khác nhau, ví dụ:

- Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo công việc được tiến hành đúng Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chất lượng công việc được kiểm tra lại ở cấp cao hơn Nhà quản lý nên đào tạo

nhân viên các nghiệp vụ kiểm soát hoạt động và khuyến khích họ thông báo bất kỳ điều không thông lệ nào

- Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sát toàn bộ các hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo các nhân viên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoàn thành mục tiêu được giao

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tản vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM

1.2.1 Khái quát về hoạt động kinh doanh trong Doanh nghiệp Bảo hiểm

Bảo hiểm Vietinbank là một loại hình bảo hiểm phi nhân thọ là một trong hai loại hình bảo hiểm thương mại Bảo hiểm nhân thọ là loại hình bảo hiểm qua đó công ty bảo hiểm cam kết sẽ trả một số tiền thỏa thuận khi có sự kiện quy định xảy ra liên quan đến sinh mạng và sức khỏe của con người Thì

“Bảo hiểm phi nhân thọ là các nghiệp vụ bảo hiểm dịch vụ khác không phải là bảo hiểm nhân thọ, là loại hình bảo hiểm qua đó công ty bảo hiểm cam kết sẽ chi trả bồi thường khi có sự kiệm bảo hiểm xảy ra liên quan đến tổn thất về vật chất và tai nạn con người, trách nhiệm của người tham gia bảo hiểm

Bảo hiểm là một công cụ để quản lý rủi ro Trong cuộc sống, nhiều lí do dẫn đến việc bạn có thể bị tai bạn giao thông, chấn thương đầu gối, hoặc ngôi nhà của bạn bị hỏa hoạn Nguy cơ xảy ra những tai nạn này là nhỏ tuy nhiên một khi chúng có xảy ra, những hậu quả mà nó gây ra có thể là thảm họa với bạn

và gia đình Nếu không có bảo hiểm, bạn sẽ phải tự khắc phục, dành dụm tiền

để sửa xe, phẫu thuật đầu gối hay dựng lại căn nhà của mình

Những tai nạn kể trên có thể sẽ chẳng bao giờ xảy ra với bạn mà chỉ xảy ra với người khác Người ta có thể thống kê được có khoảng bao nhiêu người sẽ gặp những vấn đề như vậy, và trung bình mối người như vậy cần khoảng bao nhiêu chi phí để khắc phục Từ những thông tin này mà một công ty bảo hiểm

có thể dàn trải rủi ro đều ra toàn bố lượng khách hàng của mình

* Đặc điểm chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp bảo hiểm

Chủ thể thực hiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm là doanh nghiệp bảo hiểm Doanh nghiệp bảo hiểm đứng ra lập quỹ bảo hiểm từ nguồn thu phí bảo hiểm của người tham gia bảo hiểm, quản lý sử dụng quỹ bảo hiểm để chi trả hoặc bồi thường bảo hiểm cho người được bảo hiểm hoặc người thụ hưởng khi có sự kiện bảo hiểm mặc dù kinh doanh bảo hiểm là một quan hệ được thiết lập trên cơ sở hợp đồng giữa doanh nghiệp bảo hiểm và bên tham gia bảo hiểm Tuy nhiên để thiết lập được quan hệ hợp đồng bảo hiểm ngoài việc các bên trực tiếp thiết lập quan hệ còn có các chủ thể khác tham gia để giúp cho các bên thiết lập được quan hệ bảo hiểm gốc là đại lý bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm Trong kinh doanh bảo hiểm ngoài mối quan hệ giữa doanh nghiệp bảo hiểm với người mua bảo hiểm còn có các quan hệ bảo hiểm phát sinh là quan hệ kinh doanh tái bảo hiểm

Hoạt động kinh doanh bảo hiểm luôn nhằm mục đích thu lợi nhuận Thu nhập được tao ra từ phần chênh lệch giữa số phí thu được với các nghĩa vụ trả tiền bảo hiểm hoặc bồi thường cho người được bảo hiểm và số lãi thu được từ hoạt động đầu tư tài chính từ nguồn phí thu được còn nhàn rỗi

Đối tượng kinh doanh bảo hiểm là sản phẩm đặc biệt một lời cam kết gắn liền với yếu tố rủi ro Xét về tính chất kinh doanh thì kinh doanh bảo hiểm thuộc loại hình kinh doanh dịch vụ “Dịch vụ tài chính” Sản phẩm bảo hiểm

là sản phẩm vô hình – là sự đảm bảo về mặt tài chính trước rủi ro cho người được bảo hiểm và kèm theo các dịch vụ có liên quan Người tham gia bảo hiểm nộp phí cho nhà bảo hiểm để đổi lấy lời hứa hay cam kết là sẽ trả tiền bảo hiểm khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra

Chu trình kinh doanh bảo hiểm là một chu trình đảo ngược – sản phẩm bảo hiểm được bán ra trước – doanh thu phát sinh, sau đó mới phát sinh chi phí - Đặc điểm này tạo ra tính nhàn rỗi của nguồn vốn bảo hiểm trong những thời gian nhất định, Chủ thể nhận bảo hiểm có thể sử dụng chúng để đầu tư sinh lời nhằm tăng khả năng tài chính cho chi trả bồi thường và tăng thu nhập cho doanh nghiệp Điều này nó làm cho bảo hiểm có tính phức tạp và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp bảo hiểm đòi hỏi phải được quản

lý chặt chẽ nhằm đảm bảo lợi ích cho người tham gia

Bảo hiểm vừa mang tính bồi hoàn vừa không mang tính bồi hoàn Trong thời gian bảo hiểm, không có sự kiện xảy ra thì DN bảo hiểm không phải trả tiền hay bồi thường bảo hiểm Nếu có sự kiện bảo hiểm xảy ra thì DN bảo hiểm phải trả tiền hoặc bồi thường bảo hiểm

Do tính bất ngờ của rủi ro bảo hiểm cả không gian, thời gian và quy mô nên DNBH phải xây dựng các quỹ dự phòng để thực hiện cam kết của mình trước bên tham gia bảo hiểm; Qũy này được sử dụng để tham gia đầu tư tuy nhiên bảo đảm tính thanh khoản cao;

Số tiền bồi thường bảo hiểm trong một hợp đồng nếu có thường rất lớn, lớn hơn nhiều số lần phí mà người tham gia bảo hiểm đã đóng (Do lợi ích các bên có xung đột trực diện thường xảy ra tranh chấp trong thực hiện hợp đồng) Vì thế có thể dẫn đến các trường hợp trục lợi bảo hiểm DN bảo hiểm muốn đảm bảo và ổn định nguồn tài chính cho việc bù đắp tổn thất trong hoạt động bảo hiểm thì phải thực hiện tốt nguyên tắc lấy số đông bù cho số ít; Trong trường hợp có hợp đồng có giá trị lớn hoặc đối tượng bảo hiểm có

nguy cơ dẫn đến rủi ro cao thì DN bảo hiểm phải thực hiện các biện pháp phân tán rủi ro như đồng bảo hiểm, tái bảo hiểm; mặt khác để giảm bớt chi phí bồi thường các DNBH phải tăng cường các biện pháp đề phòng, ngăn ngừa và hạn chế tổn thất bảo hiểm

- Hoạt động kinh doanh bảo hiểm được điều chỉnh bằng luật kinh doanh bảo hiểm và các văn bản pháp luật khác có liên quan;

- Hoạt động kinh doanh bảo hiểm là hoạt động kinh doanh có điều kiện đặt dưới sự quản lý nhà nước của Bộ Tài Chính

1.2.2 Phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp bảo hiểm

Chi phí có thể được hiểu là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động vật hóa sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh để đạt được một mục đích nào đó của tổ chức trong một thời kỳ nhất định

Trong kế toán tài chính, chi phí được nhận thức như những khoản phí tổ thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một loại sản phẩm dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh và thường được đảm bảo với những chứng cứ nhất định chứng minh phí tổn là thực tế

- Chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm: Là số tiền phải chi, phải

trích phát sinh trong kỳ sau khi đã trừ các khoản phải thu để giảm chi phát sinh trong kỳ

* Số tiền phải chi, phải trích phát sinh trong kỳ bao gồm:

- Bồi thường bảo hiểm gốc đối với bảo hiểm phi nhân thọ; trả tiền bảo hiểm đối với bảo hiểm nhân thọ

- Chi bồi thường nhận tái bảo hiểm;

- Trích lập dự phòng nghiệp vụ;

- Chi hoa hồng bảo hiểm;

- Chi cho doanh nghiệp môi giới bảo hiểm bao gồm: Chi hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi khác theo quy định;

- Chi giám định tổn thất;

- Chi phí về dịch vụ đại lý bao gồm giám định tổn thất, xét giải quyết bồi thường, yêu cầu người thứ ba bồi hoàn;

- Chi xử lý hàng bồi thường 100%;

- Chi phí quản lý hợp đồng (leading fee) của công ty bảo hiểm đứng đầu trong trường hợp đồng bảo hiểm (nếu các bên có văn bản thỏa thuận về khoản chi này);

- Chi quản lý đại lý bảo hiểm bao gồm: Chi đào tạo ban đầu và thi cấp chứng chỉ đại lý, chi đào tạo nâng cao kiến thức cho đại lý, chi tuyển dụng đại

lý, chi khen thưởng đại lý và chi hỗ trợ đại lý;

- Chi đề phòng, hạn chế rủi ro, tổn thất;

- Chi đánh giá rủi ro của đối tượng bảo hiểm;

- Các khoản chi phí, trích lập khác theo quy định pháp luật

* Các khoản phải thu để giảm chi phát sinh trong kỳ bao gồm:

- Thu bồi thường nhượng tái bảo hiểm;

- Thu đòi người thứ ba bồi hoàn;

- Thu hàng đã xử lý, bồi thường 100%

- Chi phí hoạt động tài chính

+ Chi phí hoạt động đầu tư theo quy định tại Mục 3 Chương IV theo Nghị định 73/2016/NĐ-CP

+ Thu nhập đầu tư phải trả cho bên mua bảo hiểm theo cam kết tại hợp đồng bảo hiểm nhân thọ;

+ Chi phí cho thuê tài sản;

+ Chi thủ tục phí ngân hàng, trả lãi tiền vay;

+ Chi phí, trích lập khác theo quy định pháp luật

- Chi phí hoạt động khác

+ Chi nhượng bán, thanh lý tài sản cố định;

+ Chi phí cho việc thu hồi khoản nợ phải thu khó đòi đã xóa nay thu hồi

được;

+ Chi phí, trích lập khác theo quy định pháp luật

1.3 KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM

1.3.1 Mục tiêu và căn cứ kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, có liên quan đến chỉ tiêu lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp, chỉ tiêu tiền và một

số chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính Mặc khác, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản mục chi phí hợp thành nên kiểm tra hai tài khoản này khá phức tạp

Ba nhóm mục tiêu của KSNB 2013 được COSO giữ nguyên so với báo cáo năm 1992 Đó là:

- Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Mục tiêu về sự tuân thủ pháp luật

1.3.1.1 Mục tiêu của kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp

+ Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, dúng khoản mục hay không?

+ Kiểm tra việc tính và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho các đối tượng chịu chi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quán hay không?

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo chi phí bán hàng và chi phí quản lý

doanh nghiệp trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không?

+ Kiểm tra việc phê chuẩn các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không? + Kiểm tra nội dung các khoản chi phí và số tiền thực tế phát sinh có đúng với dự toán đã lập hay không?

+ Kiểm tra các khoản chi phí có phù hợp với quy định tại đơn vị và đảm bảo tiết kiệm hay không?

1.3.1.2 Căn cứ kiển soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Quy định và việc thực hiện quy định về các thủ tục KSNB đối với chi

phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Các chứng từ gốc (bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ vật liệu, phiếu chi…), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ

TK 641, TK 642, TK 334,…), bảng tổng hợp phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh

+ Tài liệu về định mức, kế hoạch, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản

lý doanh nghiệp

+ Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quản kinh doanh

+ Tài liệu định mức, kế hoạch, dự toán chi phí bán hàng là chi phí quản

lý doanh nghiệp

+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch bán hàng, chiến lược kinh doanh,…)

1.3.2 Mục tiêu và căn cứ kiểm soát giá vốn hàng bán

1.3.2.1 Mục tiêu của kiểm soát giá vốn hàng bán

+ Kiểm tra xem giá vốn được hạch toán có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá đúng và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mục hay không?

+ Kiểm tra việc tính toán giá xuất kho của vật tư hàng hóa có nhất quán giữa các kỳ hay không?

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo giá vốn hàng bán trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không?

+ Kiểm tra việc phê duyệt các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không?

1.3.2.2 Căn cứ kiểm soát giá vốn hàng bán

+ Quy định và việc thực hiện quy định về các thủ tục KSNB đối với các nghiệp vụ nhập xuất kho vật tư, hàng hóa

+ Các chứng từ gốc (phiếu nhập kho, xuất kho…), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (số TK 632, TK 156)

+ Báo cáo tài chính: báo cáo kết quả kinh doanh

+ Tài liệu về kế hoạch, dự toán giá vốn

+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch bán hàng, chiến lược kinh doanh,…)

1.3.3 Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh

Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp dựa trên chứng từ, sổ sách và báo cáo

Các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ về chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ như: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, xuất kho, bảng chấm công, bảng tính và phan bổ khấu haoTSCĐ… Các chứng từ này được các bộ phận có liên quan lập và trình ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt trước khi chuyển sang bộ phận kế toán để phản ánh vào các

sổ sách có liên quan

Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định

về sổ kế toán được quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành đối với hệ thống sổ kế toán, trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán, sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toán Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ

kế toán chính thức và duy nhát sử dụng cho một kỳ kế toán năm

Lập báo cáo chi phí kinh doanh: được lập nhằm tổng hợp chi phí đã phát sinh trong kỳ ở các bộ phận, là căn cứ để so sánh với chi phí theo dự toán và phân tích các nguyên nhân làm cho chi phí biến động Trong doanh nghiệp thương mại, báo cáo chi phí kinh doanh bao gồm các báo cáo GVHB, báo cáo chi phí bán hàng, bóa cáo chi phí QLDN

Đối với doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử thì theo luật kế toán quy định cuối kỳ doanh nghiệp phải in ra để lưu trữ

1.3.4 Thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp Bảo hiểm

1.3.4.1 Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý trong

DN

Chi phí bán hàng và chi phí qianr lý doanh nghiệp là hai khoản mục chi phí được tập hợp theo từng bộ phận phát sinh chi phí báo gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp, công cụ, vật liệu xuất dùng cho bán hàng và quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, các khoản phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền,… Do đó, trong nội dung luận văn này sẽ đi kiểm soát từng yếu tố trong chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

a Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản liên quan đến thu nhập của người lao động cũng như một khoản liên quan trực tiếp tới quyền lợi của người lao động Do đó nó không chỉ mang ý nghĩa về mặt kinh tế đơn thuần mà còn mang ý nghĩa về mặt xã hội Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm quản lý chặt chẽ số lượng nhân viên trong đơn vị, phát hiện những trường hợp lãng phí hay sai phạm trong quản lý và sử dụng lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương gây ảnh hưởng đến

lợi ích của doanh nghiệp và người lao động, phát hiện việc không tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý tiền tương, lao động cũng như tính toán không đúng các khoản thuế thu nhập cá nhân và các khoản nộp liên quan đến lương và các khoản thu nhập khác của người lao động Các nghiệp

vụ liên quan đến chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương phải được ghi chép đầy đủ, tính toán chính xác và đúng thực tế

Các nguyên tắc kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm: Kiểm soát quá trình tiếp nhận và quản lý nhân sự, theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc hoàn thành; tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách; thanh toán lương và các khoản khác cho công nhân viên; giải quyết chế độ lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động, cụ thể:

+ Tiếp nhận và quản lý nhân sự: Phải xây dựng và vận hành các quy chế

và thủ tục kiểm soát hoạt động liên quan đến khâu tuyển dụng, phê duyệt và

ký kết hợp đồng lao động Qua đó, doanh nghiệp mới có thể hiểu biết đầy đủ

về năng lực, trình độ, tư cách đạo đức của người lao động mới tiếp nhận để phân công công việc cho phù hợp, đồng thời đưa ra quyết định cụ thể về mức lương, phụ cấp và các khoản khác mà người lao động được hưởng

+ Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc hoàn thành: người quản lý bộ phận chịu trách nhiệm về lập bảng chấm công Các bảng chấm công phải được đánh số thứ tự rõ rang, liên tục, có đầy đủ chữ ký xác nhận của người có liên quan, không được sửa chữa tẩy xóa Đảm bảo tách biệt giữa các chức năng theo dõi kết quả lao động với chức năng tính lương,

ký bảng thanh toán, chi trả lương nhằm ngăn ngừa hiện tượng khai khống kết quả lao động Trường hợp làm thêm giờ phải có phiếu báo làm thêm giờ đầy

đủ và có xác nhận của các bên có liên quan

+ Tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách: Phải xây dựng định

mức, đơn giá lương thời gian một cách đầy đủ, rõ rang Nếu có sự thay đổi về lương, bộ phận quản lý nhân sự phải thông báo kịp thời cho bộ phận tính lương Phải có sự kiểm tra chính xác của bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, thêm ngày của người độc lập với bộ phận the dõi kết quả lao động Đảm bảo tách biệt giữa chức năng tính lương, ghi sổ và phát lương, bộ phận tính lương không được tự ý ghi thêm tên vào bảng chấm công, bảng tính lương…

b Kiểm soát chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ

+ Kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ

để sử dụng cho các bộ phận có liên quan và thủ kho

+ Kiểm tra, xem xét vệc thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ kho người giao (nhận) hàng, kế toán chi phí; giữa người kiểm tra chất lượng hàng xuất kho và người nhận hàng

+ Xem xét quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán chi phí ở bộ phận kế toán và việc đối chiếu số liệu giữa bộ phận kế toán và thủ kho

c Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam khấu hao là sự phân bổ một cách có

hệ thống đối với giá trị phải trích khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản Việc xác định mức khấu hao TSCĐ phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố là các ước tính chủ quan của doanh nghiệp (giá trị thu hồi ước tính khi thanh lý, thời gian sử dụng ước tính…) Vì vậy, việc kiểm soát chi phí kháu hao TSCĐ phải được thực hiện như một quá trình kiểm soát các ước tính Ta biết rang, mức khấu hao phụ thuộc vào hai nhân tố là nguyên giá

và thời gian tính khấu hao, trong đó nguyên giá là nhân tố khách quan, còn thời gian tính khấu hao lại phụ thuộc vào sự ước tính của đơn vị

Vậy, để kiểm soát chặt chẽ chi phí khấu hao cần phải kiểm soát nguyên giá của TSCĐ, thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho

các đối tượng chịu chi phí

+ Đối tượng nguyên giá TSCĐ, để quản lý tốt thì yêu cầu mỗi đơn vị phải xây dựng các quy định, các nguyên tắc và thủ tục về TSCĐ như:

- Quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến TSCĐ như mua mới, điều chuyển, thanh

lý, nhượng bán TSCĐ Tách biệt quyền phê chuẩn với việc bảo vệ tài sản

- Tách biệt chức năng bảo quản với chức năng ghi chép các nghiệp vụ Theo đó người quản lý tài sản không được đồng thời là kế toán TSCĐ.Hai chức năng này nếu không được tách rời sẽ dễ dàng xảy ra gian lận, sai sót và hạn chế khả năng kiểm soát

- Các quy định, các nguyên tắc, các thủ tục phải được thiết lập dựa trên chuẩn mực kế toán hiện hành và được cụ thể hóa theo điều kiện cụ thể của đơn vị

+ Đối với thời gian khấu hao, phương pháp tính khấu hao, và mức khấu hao có tuân thủ theo các quy định hiện hành hay không? Và kiểm tra việc ghi chép chúng trên sổ sách

+ Mục tiêu cơ bản của kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ là xem xét quá trình tính toán, đánh giá xác định và phân bổ mức khấu hao TSCĐ cho các dối tượng sử dụng hợp lý và đảm bảo tính nhất quán hay không Mục tiêu này được cụ thể hóa như sau:

- Phải đảm bảo chính sách khấu hao mà doanh nghiệp đang áp dụng là hợp lý và nhất quán (nếu có sự thay đổi về chính sách khấu hao giữa các niên

độ kế toán thì sự thay đổi này phải được trình bày đẩy đủ trên BCTC theo yêu càu của chuẩn mực kế toán) Chính sách khấu hao mà đơn vị đang áp dụng bao gồm: phạm vi trích khấu hao, phương pháp khấu hao TSCĐ, thời gian sử dụng ước tính và giá trị thanh lý ước tính của TSCĐ…

- Việc tính toán mức khấu hao TSCĐ được thực hiện chính xác