Tài liệu Đề tài "Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay" pdf

ĐỀ TÀI “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay” Giáo viên hướng dẫn : Sinh viên thực hiện :  PHẦN MỞ ĐẦU  3 1.Lý do chọn đề tài: 3 2. Mục tiêu ngiên cứu: 3 3.Phương pháp nghiên cứu: 4 4.Bố cục bài tiểu luận: 4 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4 PHẦN 2: THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 17 PHẦN 3 : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP 32 Kết luận 34  PHẦN MỞ ĐẦU     1.Lý do chọn đề tài: Cùng với quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải chú trọng, đầu tư rất nhiều vào công việc kinh doanh mới có cơ hội thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt và đầy tính rủi ro. Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên thành công cho một doanh nghiệp, từ chiến lược kinh doanh cho đến các phương thức quản trị, trong đó quản trị nguồn thông tin đối với doanh nghiệp là cực kì quan trọng. Thông tin vào doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng không phải thông tin nào doanh nghiệp thu thập được cũng sử dụng được ngay, mà nó phải trải qua quá trinh xử lý, phân tích, tổng hợp, cuối cùng những thông tin chắt lọc được mới được sử dụng cho những mục đích mà doanh nghiệp đã đặt ra. Để thực hiện tốt công tác quản trị nguồn thông tin không phải là công việc dễ dàng đối với tất cả các doanh nghiệp, sẽ có những thuận lợi, khó khăn, và cách thức thực hiện như thế nào cho hợp lý và có hiệu quả…Vì vậy, để thầy và các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, nhóm chúng tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay”. 2. Mục tiêu ngiên cứu: Nhóm thực hiện nghiên cứu đề tài “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay” nhằm mục tiêu:  Tìm hiểu, cung cấp các kiến thức sơ lược về công tác quản trị thông tin, thế nào là quản trị thông tin, quá trình quản trị thông tin diễn ra như thế nào…  Nghiên cứu, đánh giá hiệu quả quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay. 3.Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu nhóm đã sử dụng các phương pháp :thống kê, lịch sử, duy vật biện chứng, quy nạp… thông qua các sách, báo, tạp chí và một số trang web. 4.Bố cục bài tiểu luận: Toàn bộ bài tiểu luận được chia thành 3 chương lớn với các nội dung như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Thực trạng việc quản trị thông tin tại các doanh nghiệp Chương 3: Nhận xét, đánh giá và giải pháp Trong quá trình làm tiểu luận, nhóm đã rất cố gắng trình bày một cách đầy đủ, dễ hiểu nhất, đồng thời nhóm đã nỗ lực trong quá trình tìm hiểu tư liệu và viết bài tiểu luận này song cũng không thể tránh khỏi những sai lầm, thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy, cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cám ơn! NHÓM THỰC HIỆN PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm thông tin Thông tin kinh tế là những tín hiệu, được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định quản trị kinh doanh của chủ doanh nghiệp. Thông tin thường có một số đặc trưng co bản như sau: -Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển: Bản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ tồn tại và có ýnghĩa trong một hệ thống điều khiển nào đó. Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào: bảng biểu, ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v đều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể là trong tự nhiên, trong xã hội hoặc trong tư duy. -Thông tin có tính tương đối: Phương pháp phân tích hệ thống để khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng vào sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi phản ánh. Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh tế xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối với nhiều mặt còn có thể coi là một hệ thống hộp đen. -Tính định hướng của thông tin: Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi. Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa. Trong thực tế, thường được hiểu hướng của thông tin là từ nơi phát đến nơi nhận -Mỗi thông tin đều có vật mang tin và lượng tin: Hình thức vật lý cụ thể của thông tin là vật mang tin. Có thể so sánh thông tin là linh hồn còn vật mang tin là cái vỏ vật chất. Để rõ nét khi nói về vật mang tin người ta sử dụng khái niệm nội dung tin và vật mang tin. Nội dung tin bao giờ cũng phải có một vật mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và thông tin thường thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của mình. 1.1.2 Khái niệm quản trị thông tin: Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin. Thông tin là nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. 1.2Vai trò của thông tin trong quản trị Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh, quá trình quản trị kinh doanh là quá trình thông tin kinh tế. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn tin và hệ thống thông tin của một tổ chức các nhà quản lý trong tổ chức có thể: Tăng thêm giá trị các dịch vụ cung cấp tới khách hàng. Nhanh chóng xử lý công việc được giao, giải quyết công việc khoa học và hiệu quả. Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động; Giảm chi phí trong quá trình họat động và cung cấp dịch vụ; Đổi mới quá trình họat động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài. Tất cả các doanh nghiệp điều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu họat động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy việc điều hành và trao đổi thông tin trong công việc của doanh nghịêp được thực hịên ra sao và như thế nào. 1.3Phân loại thông tin Có nhiều cách để phân loại thông tin. Nhìn chung việc phân loại thông tin thường dựa vào một số tiêu chí như sau: 1.3.1 Phân loại theo chức năng của thông tin Các thông tin phục vụ cho việc phân tích kết quả họat động: Việc phân tích kết quả hoạt động là một trong những công tác quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Việc xác định được những hoạt động nào làm gia tăng giá trị doanh nghiệp và những hoạt động nào làm giảm giá trị doanh nghiệp luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Các họat động làm tăng giá trị sẽ được đẩy mạnh hơn. Các giá trị làm giảm giá trị doanh nghiệp sẽ được tìm hiểu, đánh giá nhằm tìm biện pháp khắc phục, hoặc loại bỏ. Từ đó, doanh nghiệp có thể họat động hiệu quả hơn, sử dụng các nguồn lực với lợi ích tối đa có thể đạt được. Các thông tin phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp: Để xác định kết quả hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần tính được giá thành sản phẩm, dịch vụ của mình. Việc tính toán giá thành sản phẩm cũng giúp doanh nghiệp có được cơ sở để họach định giá bán sản phẩm. Việc tính giá thành sản phẩm cũng giúp cho doanh nghiệp nắm rõ những yếu tố chi phí cấu thành sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, doanh nghịêp có thể có những biện pháp giảm giá thành trong mức độ chất lượng yêu cầu. Các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp: Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần nắm rõ những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm có được những biện pháp thích hợp, đảm bảo đủ nguồn tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp, cũng như tận dụng tối đa nguồn tài chính của mình trong các quyết định đầu tư, họat động sản xuất kinh doanh… Các thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch: Xã hội ngày càng phát triển, các nhu cầu cũng như các yếu tố khác của nền kinh tế luôn thay đổi. Doanh nghiệp cũng cần phải có những thông tin dự báo về những tình huống có thể xảy ra trong tương lai. Kết hợp những dự báo này với những hiểu biết về khả năng của doanh nghiệp qua các thông tin về kết quả họat động kinh doanh, giá thành sản phẩm, dich vụ, tình hình tài chính, doanh nghịêp có thể lập kế họach sản xuất kinh doanh hữu hiệu. Các hoạt động kinh doanh được lập từ những thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích giúp doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội trong tương lai cũng như giữ vững, gia tăng kết quả họat động và vị thế tài chính của mình. Các thông tin phục vụ cho việc kiểm sóat kế họach: Để hoạt động có hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần có các thông tin phục vụ cho việc kiểm sóat kế họach. Qua đó doanh nghiệp có thể tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế. Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phân tích nhằm có những biện pháp khắc phục hoặc phát huy cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường. Với các thông tin hữu ích, doanh nghịêp có thể xác định được các biến động mà doanh nghịêp có thể kiểm sóat được và các biến động mà doanh nghịêp không thể kiểm sóat được. Từ đó doanh nghịêp có thể hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình trong tương lai. Các thông tin cho các quyết định kinh tế khác: Trong quá trình họat động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần ra nhiều loại quyết định kinh tế khác nhau như các quyết định về đầu tư, nhân lực, giá bán, hạn mức tín dụng, sản phẩm mới…doanh nghịêp chỉ có thể đưa ra các quyết định đúng đắn nếu có được những thông tin chất lượng. 1.3.2 Phân loại thông tin theo dạng thức của thông tin: Dữ liệu đã được cấu trúc: Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như các khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lực khác trong và ngoài tổ chức. Dữ liệu chưa được cấu trúc: Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Trong họat động của doanh nghiệp, rất nhiều loại tài liệu sữ được chuyển thành một phần của các bản ghi. Thông tin tham khảo và thư viện: Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm csc cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ internet nhằm giúp các thành viên trong nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình. 1.3.3 Phân loại theo xuất xứ của thông tin: Thông tin từ bên ngoài vào cơ quan: Là thông tin mà cơ quan nhận được từ bên ngoài qua bưu điện, qua các phương tiện viễn thông như điện thoại, điện báo, fax,…qua các phương tiện truyền thông như báo, đài,…qua mạng Internet như email: do đi hợp mang về,… Thông tin từ cơ quan ra bên ngoài: Các thông tin chuyển từ bên trong ra bên ngoài gồm các loại thông tin do văn thư gửi và thông tin do các cá nhân, bộ phần của công ty gửi trực tiếp ra bên ngoài. Thông tin trong nội bộ doanh nghịêp: Là thông tin chéo từ bộ phận này qua bộ phận khác, thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên. 1.3.4 Vị trí tác dụng của công tác thông tin: Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được nhu cầu công tác. 1.4 Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo: 1.4.1 Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác. Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược. Muốn có những thông tin này, Văn phòng phải căn cứ vào chức năng của cơ quan. Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phải làm. Phạm vi hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng và phải tích luỹ dần. Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ chủ trương công tác của cấp trên. Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. [...]... 2: THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 2.1 Thực trạng chung về công tác quản trị thông tin hiện nay Thu thập thông tin là công tác rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh cũng như quản lý của các doanh nghiệp Đề ra trách nhiệm, cơ chế hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin, thông qua các quyết định để phổ biến thông tin trong toàn công ty, các doanh nghiệp càng... việc Các thông tin này có thể thu thập từ những báo cáo, những biên bản…do nhân viên trình lên cấp trên, lên ban giám đốc - Thông tin của các bộ phận Sơ đồ quản lý thông tin giữa các bộ phận trong công ty như sau: 2.3 Xử lý, phân tích thông tin trong doanh nghiệp 2.3.1 Quản trị nguồn Thông tin thứ cấp”: 2.3.1.1 Nguồn thông tin bên trong doanh nghiệp Đó là các số liệu thông tin thường kỳ sẵn có ở các. .. thường mang tính chất dè dặt 2.4 Việc thực hiện các nguyên tắc quản trị thông tin trong các doanh nghiệp hiện nay Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp rất xem trọng công tác quản trị thông tin của mình Tuy có sự khác nhau về loại hình hoạt động nhưng nhìn chung các doanh nghiệp hiện nay vẫn có những quy tắc chung về công tác quản trị thông tin như sau: 2.4.1 Bằng chứng chuyển giao... hệ thống xử lý thông tin tại các bộ phận quản lý thông tin Thực hiện phương châm đào tạo gắn liền với thực tiễn và phục vụ cho việc phát tiển thực tiễn thông qua tổ chức hội thảo quản lý thông tin, liên kết đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý thông tin, biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm chiến... thời trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin 1.6.2 Xử lý thông tin Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung: - Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được: Khi có thông tin, ta đừng vội vàng tin tưởng vaò thông tin đó Để đảm bảo độ tin cậy, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức... phân loại, xử lý thông tin và truyền đạt thông tin chính là cơ sở của quản trị thông tin, nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Thông tin thu thập được giúp cho nhà quản trị hiểu rõ về đối tượng mà mình quản lý để từ đó đưa ra những chỉ thị, quyết định kịp thời quản lý phù hợp hơn, Do vậy, việc có đầy đủ thông tin và xử lý thông tin một cách khoa học ở tất cả các khâu, là rất... việc xử lý các vấn đề mà doanh nghiệp cần giải quyết trở nên đơn giản hơn, thuận lợi hơn qua việc xử lý thông tin các doanh nghiệp có thể biết rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh… 3.1.2 Nhược điểm Các thông tin thu thập thông tin trên internet thì thường thiếu độ chính xác, loạn tin vì vậy cần phải xem nguồn thông tin đó có đáng tin cậy không Độ tin cậy của thông tin thu... - thông tin phải được cung cấp cho nhà quản trị kịp thời, đầy đủ và chính xác với yêu cầu bảo mật tuyệt đối Chỉ như vậy thì thông tin mới thật sự có giá trị, còn nếu doanh nghiệp chỉ lo khư khư giữ những thông tin mình có mà không nhìn nhận vấn đề này như một “hệ thống tổng thể tích hợp với các hoạt động trong doanh nghiệp thì giấc mơ an toàn thông tin trong kinh doanh xem chừng còn rất xa! .các doanh. .. doanh xem chừng còn rất xa! .các doanh nghiệp cần phải thành lập một đội kiểm tra các thông tin thu thập của nhân viên cung cấp cho nhà quản trị hoặc Thuê các chuyên gia để đánh giá các thông tin thu thập được để đảm bảo tính khách quản cho thông tin, tăng độ chính xác thông tin - Nhà quản trị Văn phòng cần phải xác lập mối quan hệ thông tin hai chiều để có nguồn tin ổn định Ở mỗi Văn phòng, tuỳ theo... trọng và hữu ích cho doanh nghiệp 2.2 Phương thức thu thập thông tin tại các doanh nghiệp 2.2.1 Cấu trúc mạng thông tin trong công ty 2.2.1.1 Các dạng thông tin đối với công ty hiện nay - Thông tin từ khách hàng Đây là dạng thông tin có được từ việc thu thập từ những ý kiến của khách hàng trên các phương tiện thông tin đại chúng, phương tiện truyền thông, hay qua hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty . cứu đề tài “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay” nhằm mục tiêu:  Tìm hiểu, cung cấp các kiến thức sơ lược về công tác quản trị thông. thông tin, thế nào là quản trị thông tin, quá trình quản trị thông tin diễn ra như thế nào…  Nghiên cứu, đánh giá hiệu quả quản trị thông tin tại các doanh