3.1.1 Ưu điểm
Việc thu thập qua website, truyền thông, thường rất là nhanh chóng, nhiều thông tin, dễ cập nhật để phục vụ tốt các đối tượng. Khối lượng thông tin cung cấp không hạn chế. Quảng bá ở thị trường toàn cầu (báo chí trong nước không làm được việc này) Thông tin luôn sẵn sàng có trên website và có thể được xem bất kỳ lúc nào, tìm kiếm dễ dàng. Tiết kiệm thời gian và chi phí Thông tin dễ dàng thay đổi mà không phải in lại
Các loại thông tin thu thập được phong phú và đa dạng.
Chi phí xử lý và quản lý thấp hơn qua việc xử lý thông tin ta có thể loại bỏ đựơc phần lớn các thông tin không cần thiết, giảm bớt đi lượng thông tin chảy vào doanh nghiệp, làm cho việc xử lý các vấn đề mà doanh nghiệp cần giải quyết trở nên đơn giản hơn, thuận lợi hơn qua việc xử lý thông tin các doanh nghiệp có thể biết rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh…
3.1.2 Nhược điểm
Các thông tin thu thập thông tin trên internet thì thường thiếu độ chính xác, loạn tin vì vậy cần phải xem nguồn thông tin đó có đáng tin cậy không.
Độ tin cậy của thông tin thu nhận được không được cao vì vậy cần phải được kiểm tra lai xác định nguồn gốc của thông tin đôi lúc không rõ rang. Sự bảo mật trên các phần mềm máy không được bảo đảm mức tối đa, các thông tin tài chính có thể bị tiết lộ.
3.2 Kiến nghị và giải pháp.
- Các doanh nghiệp,tổ chức cần phải nhanh chóng tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự chưa đủ chất lượng với định hướng đa dạng hoá nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin hiện đại. Nhanh chóng phát triển và kiện toàn hệ
thống xử lý thông tin tại các bộ phận quản lý thông tin. Thực hiện phương châm đào tạo gắn liền với thực tiễn và phục vụ cho việc phát tiển thực tiễn thông qua tổ chức hội thảo quản lý thông tin, liên kết đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý thông tin, biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm chiến lược, đầu tư sáng suốt vào một số lượng hạn chế các công nghệ và tạo ra các luồng dữ liệu thích hợp để tạo ra cho mình lợi thế cạnh tranh trên thương trường. - Toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo vệ thông tin như là tài sản sống còn của doanh nghiệp (chứ không chỉ là bảo vệ an toàn cho vật mang tin) và điều này phải được xem như là một thành phần trong văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp. Tại sao nhất thiết phải lập kế hoạch an toàn thông tin? Giả dụ như giám đốc cần biết một thông tin nào đó, nhưng mỗi phòng ban lại cung cấp những thông tin khác nhau, điều gì xảy ra? Người điều hành sẽ nghi ngờ về chất lượng thông tin trong doanh nghiệp, và những thông tin chập chờn này sẽ làm họ bối rối hơn là tin tưởng sử dụng chúng.Có người sửa chữa dữ liệu? Nhân viên nhập dữ liệu không chính xác? Phần mềm đang dùng xử lý dữ liệu đã không thể hiện đúng các quy tắc xử lý tính toán của công ty? Đến lúc đó thay vì ra một quyết định, có một kết luận, trong lòng người điều hành dâng lên một nỗi hoài nghi. Có một điều gì đó rất không “an toàn” để họ có thể dùng các thông tin đang có ra quyết định.Vì thế, muốn có được cảm giác “an toàn” khi sử dụng thông tin, doanh nghiệp phải có một kế hoạch thực hiện, chứ không phải là hệ thống các miếng vá
và những tiếng tặc lưỡi trễ tràng.
- thông tin phải được cung cấp cho nhà quản trị kịp thời, đầy đủ và chính xác với yêu cầu bảo mật tuyệt đối. Chỉ như vậy thì thông tin mới thật sự có giá trị, còn nếu doanh nghiệp chỉ lo khư khư giữ những thông tin mình có mà không nhìn nhận vấn đề này như một “hệ thống tổng thể tích hợp với các hoạt động trong doanh nghiệp” thì giấc mơ an toàn thông tin trong kinh doanh xem chừng còn rất xa!.các doanh nghiệp cần phải thành lập một đội kiểm tra các thông tin thu thập của nhân
viên cung cấp cho nhà quản trị hoặc Thuê các chuyên gia để đánh giá các thông tin thu thập được để đảm bảo tính khách quản cho thông tin, tăng độ chính xác thông tin
- Nhà quản trị Văn phòng cần phải xác lập mối quan hệ thông tin hai chiều để có nguồn tin ổn định.. Ở mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối lượng công việc và tình hình nhân sự mà nhà quản trị Văn phòng cần phải phân công nhiệm vụ cho cán bộ một cách hợp lý để đảm nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động. Đồng thời cần phải tổ chức các buổi họp mặt nhân viên, hội thảo về việc trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin với các nhân viên nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin.
- Cần phải đẩy mạnh việc dùng thiết bị điện tử để cung cấp thông tin sẽ giúp giảm được sai sót và dễ dàng hơn trong việc đạt các đặc trưng chính xác. Đẩy mạnh việc sử dụng các thiết bị đầu cuối ở trong công ty để cung cấp thông tin liên quan đến công việc. Biện pháp này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc, vì mỗi một cánh cửa và cửa sổ do Công ty sản xuất được đều được làm theo mẫu đặt hàng
Kết luận