Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long

Lời mở đầu

Trong những năm gần đây, chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới, và thực tế đã cho thấy một xu thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia, không một tập đoàn, không một công ty nào lại không tính đến chiến lợc kinh doanh của mình Đó là xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, một xu thế đem lại sức mạnh về tài chính; tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí, nâng cao chất lợng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào guồng máy đó Việt Nam cũng không ngừng đổi mới để hoà nhập với nền kinh tế thị tr-ờng thế giới, có nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh Nhng để có tồn tại và phát triển trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của thị trờng các doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho hợp lý, phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đến khi thu hồi vổn về, đảm bảo thu nhập của đơn vị, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nớc, cải tiến đời sống cho cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng Các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện các bớc thật cẩn thận và nhanh chóng sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, với giá cả và chất lợng sản phẩm có sức hút đối với ngời tiêu dùng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng liên tục, đó là nguyên vật liệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm.

Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lý đầy đủ chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời, toàn diện

Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả chính là yếu tố để đứng vững và chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trờng Mặt khác, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hởng tới giá thành Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Để tăng cờng hạch toán kế toàn đồng thời góp phần làm giảm sự lãng phí vật t Vì vậy cần phải quản lý vật

t chặt chẽ, không có sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Công ty Thăng Long (TALIMEX) là một doanh nghiệp chuyên sản xuất sản phẩm quần áo phục vụ nhu cầu của ngời tiêu dùng và để xuất khẩu ra thị tr-ờng nớc ngoài, cho nên từ khâu chọn vật liệu cho tới tuyển tay nghề của công nhân viên đều phải đợc lựa chọn kỹ Và đặc biệt công tác hạch toán tại Công ty đòi hỏi phải chính xác và kịp thời để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo Công ty.

Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty Thăng Long, em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu tại Công ty giữ một vai trò quan trọng và có nhiều vấn đề cần quan tâm Do đó, trên cơ sở phơng pháp luận đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, cùng sự giúp đỡ tận tình của các cô chú trong phòng kế toán và ban lãnh đạo Công ty, đồng thời là sự hớng đẫn chu đáo của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hiền, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện

công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long (TALIMEX) ” Kết cấu đề tài

Ngoài lời mở đầu, kết luận và danh mục các tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài đợc kết cấu thành 3 chơng:

Chơng1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật

liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Chơng 2: Thực trạng về côn tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

Chơng 1

Những vấn Đề lý luận cơ bản về công tác kế toán NGUYÊN VậT LIệU trong các doanh nghIệP sản xuất1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá Nguyên vật liệu.

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu.

1.1.1.1Khái niệm:

Vật liệu là những đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá Trong các doanh nghiệp, vật liệu đợc sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

1.1.1.2 Đặc điểm:

Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất- kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Khi tham gia vào hoạt động sản xuất - kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn Vật liệu đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nh mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty, , trong đó, chủ yếu là do doanh nghiệp mua…ngoài.

1.1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu:

Có thể nói, vật liệu vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với những doanh nghiệp sản xuất (Công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng, chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo thành sản phẩm) Do vậy vật liệu không chỉ quyết định đến số lợng sản phẩm mà còn ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm tạo ra Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội Nh vậy vật liệu có một giá trị vô cùng quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thực hiện đợc nếu thiếu một trong ba yếu tố: Lao động, t liệu lao động, và đối tợng lao động

Trong đó con ngời với tcách là chủ thể lao động sử dụng t liệu lao động và đối ợng lao động để tạo ra của cải vật chất Trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động là nguyên vật liệu Chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp Nó không chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho đợc theo dõi bảo quản và lập dự phòng khi cần thiết.

t-Do vật liệu có vai trò quan trọng nh vậy nên công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải đợc thực hiện một cách toàn diện để tạo điều kiện quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, có giá trị, công dụng, nguồn gốc hình thành khác nhau Do vậy, cần thiết phải…tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại nh sau:

-Nguyên, vật liệu chính: là thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm;

-Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau );…

-Nhiên liệu: là những thứ vật liệu đợc dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá

trình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt ;…

-Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế

cho các máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải ;…

-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần

lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào…với mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản;

-Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý

tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt );…

-Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên

nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng v.v…

1.1.3 Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu.

Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu Theo quy định vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Tức là vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều đợc phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế.

1.1.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.

Giá gốc ghi sổ vật liệu trong các trờng hợp cụ thể đợc tính nh sau:

Với các vật liệu mua ngoài: giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm trị giá mua ngoài của vật liệu thu mua [là giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán đã trừ(-) các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua đợc hởng, cộng (+) các loại thuế không đợc hoàn lại (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí bao bì; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; chi phí thuê kho, thuê bãi; tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi )].…

Nh vậy, trong giá thực tế của vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế theo ơng pháp khấu trừ không bao gồm thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ mà bao gồm các khoản thuế không đợc hoàn lại nh thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

ph-Với vật liệu doanh nghiệp sản xuất: giá thực tế ghi sổ của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất khi nhập kho là giá thành sản xuất thực tế (giá thành công xởng thực tế) của vật liệu sản xuất ra.

Với vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến: giá thực tế ghi sổ nhập kho bao gồm giá thực tế của vật liệu, cùng các chi phí liên quan đến thuê ngoài gia

công, chế biến, (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức ).…

Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: giá thực tế ghi sổ là giá thoả thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thanh toán ghi trên hoă đơn GTGT do các bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có).

Với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

Với vật liệu đợc tặng, thởng: giá trị thực tế ghi sổ của vật liệu là giá thị trờng tơng đơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có).

1.1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.

Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phơng pháp phải giải thích rõ ràng Cụ thể nh sau:

* Giá đơn vị bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:

Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự

Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi

b, Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu nhập kho trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trớc và do vậy, giá trị của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

c, Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này giả định những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát.

d, Phơng pháp trực tiếp:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập và cho tới lúc xuất kho (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất kho lô nào (hay cái nào) sẽ đợc tính theo giá thực tế của lô ấy hay cái ấy Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật liệu ổn định, có tính tách biệt và nhận diện đ-ợc.

e, Phơng pháp giá thực tế hạch toán:

Ngoài các phơng pháp cơ bản trên, trong thực tế công tác kế toán, để giảm nhẹ việc ghi chép cũng nh bảo đảm tính kịp thời của thông tin kế toán, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho, kế toán còn sử dụng phơng pháp giá hạch toán.

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán

từng loại xuất kho* Hệ số giá từng loại

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Về thực chất, việc sử dụng giá hạch toán để ghi sổ các loại hàng tồn kho nói chung chính là một thủ thuật của kế toán nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động hiện có của từng loại hàng tồn kho Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phơng pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm hiện có tính theo phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.

1.1.4 Nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu.

Vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm cho nên yêu cầu quản lý vật liệu và công tác tổ chức vật liệu là hai điều kiện cơ bản luôn song hành cùng nhau Hạch toán vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm đ-ợc chính xác tình hình thu mua, dự trữ, và sử dụng vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành của doanh nghiệp chính xác Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu, vị trí và đặc điểm của vật liệu, công tác hạch toán có những nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chủng loại và tình hình thực tế của vật liệu nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ và chính xác số lợng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu.

- Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.

- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa có thể xảy ra.

1.2 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản

ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu với thẻ kho mở ở kho.

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu.

Phơng pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lợng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán cha cao.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.

1.2.2 Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống nh phơng pháp thẻ song song ở trên Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho Sổ này đợc ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất từng thứ (danh điểm) vật liệu; mỗi danh điểm ghi một dòng trong sổ Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho; đồng thời đối chiếu số tiền của từng danh điểm vật liệu với kế toán tổng hợp (theo giá hạch toán ở các bảng tính giá).

Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho

Kế toán tổng hợp

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

Phơng pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp.

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng phápSổ đối chiếu luân chuyển

1.2.3 Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Theo phơng pháp sổ số d, công việc cụ thể taị kho giống nh các phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi nhận thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số d.

Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trớc ngày cuối của mỗi tháng để ghi số lợng tồn kho vật liệu vào sổ Trong sổ số d, các danh điểm vật liệu đợc in sẵn, xếp theo từng nhóm và từng loại Sau khi ghi số lợng từng loại vật liệu tồn kho vào sổ số d, thủ kho sẽ chuyển sổ cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển

Bảng kê xuất

Sổ kế toán tổng hợpChứng từ xuất

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết vật liệu theophơng pháp sổ số d

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán) Tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho.

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số d (số liệu trên sổ số d do kế toán vật t tính bằng cách lấy số lợng tồn kho * giá hạch toán)

1.3 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Để hạch toán vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng một trong 2 phơng pháp: kiểm kê định kỳ và kê khai thờng xuyên Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng

Phiếu nhập kho

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ghi định kỳ

nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành Hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lu động của doanh nghiệp tồn tại dới hình thái vật chất, bao gồm nguyên-vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá.

1.3.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

1.3.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên:là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên, vật liệu nói riêng.

Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

-Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu“ ” tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và ph… ơng tiện tính toán.

Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng ).…

Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt ).…

D nợ: giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.

-Tài khoản 151: Hàng mua đi đ“ ờng” tài khoản này dùng theo dõi các loại

nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay…chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán).

Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đờng tăng thêm trong kỳ.

Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D nợ: giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh 133, 331, 111, 112, 632 …

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả vể số lợng, chất l-ợng, quy cách Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản…kiểm nhận vật t” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật t trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật liệu vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao lập biên bản.

1.3.1.2 Phơng pháp hạch toán:

a, Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ ( đã thực hiện việc mua bán hàng hoá có hóa đơn, chứng từ ghi chép kiểm tra đủ) Thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực của vật liệu Nh vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá trị vật t mua vào, còn phẩn thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ Kế toán sử dụng tài khoản 133 (1331) -Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ mua ngoài).

b, Với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:

Đối với cơ sở sản xuất không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào giá thực tế nguyên vật liệu Nh vậy, khi mua vật liệu thuế GTGT đầu vào đợc tính vào giá của vật liệu Kế toán không sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào” Còn phơng pháp hạch toán tơng tự nh trờng hợp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Trình tự hạch toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc khái quát theo sơ đồ (xem sơ đồ 1.4).

1.3.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kì.

1.3.2.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánhgiá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.

Nhợc điểm của phơng pháp này là độ chính xác không cao.

Phơng pháp này áp dụng cho các đơn vị kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp thờng xuyên dùng, xuất bán.

Các tài khoản kế toán sử dụng :

Tài khoản 611 mua hàng chi tiết TK 6111 mua nguyên liệu, vật liệu :“ ” – “ ”Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).

Kết cấu TK 611:

Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đàu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên có: phản ánh giá thực tế VL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản này không có số d.

Tài khoản 151: Hàng mua đang đi trên đ“ ờng” Dùng để phản ánh trị giá số

vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại, từng ngời bán.

Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.D nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng.

Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu“ ” Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.

Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ.D nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh 133, 111, 112, 331 Các tài khoản này có nội dung và kết…cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.

1.3.2.2 Phơng pháp hạch toán

Trình tự hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc khái quát theo sơ đồ (xem sơ đồ 1.5).

1.4 Các hình thức sổ kế toán vận dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu.

Sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng nh theo đối tợng.

Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc.

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và các điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau Song quy lại có bốn hình thức sổ sách kế toán sau:

-Hình thức Nhật ký chung.-Hình thức Nhật ký - Sổ Cái.-Hình thức Chứng từ ghi sổ.-Hình thức Nhật ký - Chứng từ.

1.4.1 Hình thức Nhật ký chung.

Hàng ngày, căn cứ vầo các chứng từ nhập, xuất (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, căn cứ…vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ Cái TK 152, 331…

Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên đợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.

Trong trờng hợp đơn vị mở Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt có liên quan Định kỳ (5-10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các TK phù hợp rên sổ Cái sau khi đã loại bỏ số trùng lặp do một nghiệp vụ đợc ghi dồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.

1.4.2 Hình thức Nhật ký - Sổ cái.

Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất,

trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái Cuối kỳ khoá sổ thẻ kế toán chi tiết, lập tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái

1.4.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ.

Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm:

-Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp Mỗi tài khoản đợc phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.

-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng Số hiệu của chứng từ ghi sổ đợc đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm) Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.

-Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép.

-Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tợng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ )…

1.4.4 Hình thức Nhật ký chứng từ.

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên đòi hỏi trình độ kế toán phải cao Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy Sổ sách trong hình thức này bao gồm:

Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký-chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu

cầu quản lý Nhất ký- chứng từ đợc mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích.

-Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm: số d đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản có liên quan, còn số phát sinh bên Có của tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký- chứng từ có liên quan.

-Bảng kê: Đợc sử dụng cho một số đối tợng cần bố xung chi tiết nh bảng kê ghi Nợ của tài khoản 111, 112 trên cơ sở các số liệu phản ánh ở cuối bảng…kê cuối tháng ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan.

-Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tợng hạch toán cần phải hạch toán chi tiết.

1.5 Công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Đối với mỗi công ty công tác kế toán nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn đến việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Nó quyết định đến hiệu suất cũng nh lợi nhuận mà Công ty đó đạt đợc

Để thực hiện đợc điều này, việc tăng cờng công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là cần thiết vì đây là một biện pháp hữu hiệu, quan trọng nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thánh sản phẩm, tránh mất mát h hỏng trong quá trình sản xuất kinh doanh mà vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm sản xuất ra.

Trong khâu thu mua: Công tác kế toán nguyên vật liệu cần phải chọn lọc, chi tiết nguyên vật liệu để tránh nhập phải nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, nhằm tăng năng suất trong quá trình sản xuất, từ đó sẽ tiết kiệm đợc rất nhiều chi phí phát sinh không cần thiết.

Trong khâu dự trữ và bảo quản: Công tác kế toán nguyên vật liệu phải có hệ thống kho đợc tổ chức khoa học hợp lý giúp vật t đợc bảo quản chặt chẽ, tránh đợc tình trạng thất thoát vật t, gây thiệt hại cho doanh nghiệp Nh vậy việc sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất sẽ chính xác, tiết kiệm hơn rất nhiều.

Việc cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại vật liệu thông qua các sổ kế toán chi tiết vật liệu, thẻ kho, việc phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ sẽ giúp cho việc nắm…bắt tình hình sản xuất của ban giám đốc dễ dàng hơn, nhanh nhạy hơn, chính xác hơn và có những biện pháp kịp thời trong sản xuất, giúp cho những nhà lãnh đạo có những hớng đi phù hợp với nhu cầu của thị trờng

Chơng 2

Thực trạng về công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty thăng long (talimex)

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Thăng Long (TALIMEX).

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nớc chuyên sản xuất hàng may mặc xuất khẩu Tiền thân là “Xí nghiệp sản xuất máy khâu Hà Nội”, đến năm 1994, xí nghiệp đợc đổi tên thành Công ty Thăng Long với tên giao dịch là TALIMEX.

Công ty có hai cơ sở sản xuất sau:

Cơ sở 1 tại 43 đờng Giảng Võ - Ba Đình-Hà Nội.Điện thoại: 04.8.432.902 – 04.8.430.492.

Trong những ngày đầu thành lâp xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn nh: Cơ sở lao động, vật chất nghèo nàn, thiết bị cần thiết đã cũ và không đồng bộ, nhà xởng h hỏng nhiều; trình độ cán bộ, công nhân phần lớn cha hiểu nhiều về công nghệ sản xuất máy khâu.

Song với sự giúp đỡ của UBND thành phố Hà Nội cùng với sự cố gắng, nỗ nực của toàn bộ công nhân viên trong xí nghiệp nên đã khắc phục khó khăn và đã chế thử thành công sản phẩm máy khâu gia đình, ngay sau đó xí nghiệp đã cho sản xuất hàng loạt Xí nghiệp đã cố gắng nâng dần sản lợng cũng nh chất lợng sản phẩm máy khâu Năm 1978, xí nghiệp đã đạt sản lợng 300 máy khâu /năm Đến năm 1987, xí nghiệp đã đạt đợc 2520 c/năm và chế thử thành công máy khâu công nghiệp.

Đến những năm 1988, 1989 do sự chuyển đổi của cơ chế thị trờng làm nền sản xuất trong nớc có nhiều biến động Sản phẩm làm ra không bán đợc khiến cho xí nghiệp lâm vào tình trạng bế tắc Công nhân không có việc làm, đời sống cán bộ công nhân viên gặp nhiều khó khăn Đứng trớc tình cảnh đó, xí nghiệp phải chuyển hớng kinh doanh để duy trì hoạt động của xí nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho lao động trong xí nghiệp.

Đến năm 1992 xí nghiệp đã ngừng hẳn việc sản xuất máy khâu và chuyển sang ngành may mặc.

Năm 1994, xí nghiệp đổi tên thành công ty Thăng Long, và thực hiện theo quyết định số 338 về việc thành lập lại doanh nghiệp và doanh nghiệp nhà nớc thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội, với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất và kinh doanh hàng may mặc trong và ngoài nớc.

Mặc dù bớc đầu chuyển sang ngành may mặc, đối diện với nhiều khó khăn nhng việc chuyển hớng kinh doanh lại là một trong những hớng đi đúng đắn của Công ty Tại thời điểm mà nền kinh tế nớc ta đang dần chuyển biến từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng; Công ty đã có những triển vọng lớn, cụ thể là: Cũng nh nhu cầu khác, nhu cầu về may mặc của ngời tiêu dùng cũng ngày một tăng lên sản phẩm của Công ty sản xuất đã có thị tr-ờng tiêu thụ Nhng với số vốn ít ỏi ban đầu, đã gây nhiều khó khăn cho Công ty trong việc cải tạo, nâng cấp mẫu mã sản phẩm trong những năm đầu của thập kỷ 90.

Năm 1995, Công ty đã đầu t cho sản xuất hai dây chuyền may mặc của Nhật Bản và Đài Loan bằng nguồn vốn vay và nguồn vốn huy động Đồng thời, cũng xây dựng và cải tạo lại nhà xởng.

Trong 3 năm 1995, 1996, 1997 tình hình tài chính của Công ty rất khó khăn nên trong tháng 2/1998 nhà nớc và UBND thành phố Hà Nội đã cấp cho Công ty toàn bộ tài sản cố định mà Công ty đã đầu t trong 3 năm qua.

Năm 2002 là năm Công ty đã hoàn thành tốt các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp đã giao cho Sản phẩm chính của Công ty lúc bấy giờ là áo T-shirt (áo sơ mi) đợc thiết kế sản phẩm trên vi tính, máy cắt dập liên hoàn Đồng thời Công ty cũng đầu t dây chuyền sản xuất một số phụ liệu phục vụ cho nghành may nh sản xuất khoá đính, các loại cúc và ôzê, in dệt nhãn mác Với thế mạnh năm 2002 đến 2003 Công ty đã mở rộng thị trờng quốc tế, thị trờng trong nớc, phấn đấu nâng cao tỷ lệ hàng bán FOB bằng nguồn vật t trong nớc lên 70% tổng doanh thu hàng may mặc, phấn đấu thu nhập bình quân năm của cán bộ công nhân viên lên 850.000đ/ng-ời/tháng, phấn đấu hoàn thành vợt mức chỉ tiêu kỹ thuật mà Sở Công Nghiệp giao cho.

Năm 2004, Công ty đã có một bớc ngoặt quan trọng đó là Công ty đã tiến hành cổ phần hoá

Năm 2005, Công ty có số lao động 550 ngời và đạt đợc những kết quả cao.

Bảng số liệu 2.1 sẽ cho ta thấy trong 2 năm 2004-2005 hoạt động sản xuất của Công ty Thăng Long đã thu đợc những thắng lợi lớn, mang lại cho Công ty nhiều nguồn lợi đáng kể và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên.

Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu về tình hình thực hiện doanh thu

của Công ty Thăng Long trong 2 năm 2004 - 2005:

Qua những chỉ tiêu trên (xem bảng 2.1), nh vậy trong 2 năm 2004-2005 tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty là có hớng phát triển tốt, các chỉ tiêu đạt đợc năm sau đều cao hơn năm trớc Năm 2004 chỉ tiêu tổng doanh thu là 20.700.000.000 đ thì sang tới năm 2005 đã tăng lên 22.200.500.000 đ (1.07 %) Các chỉ tiêu lợi nhuận cũng tăng hơn năm trớc với tỷ lệ tơng đối cao Sở dĩ các chỉ tiêu tăng là do Công ty đã sử dụng các biện pháp tăng cờng quản lý nâng cao năng suất lao động mang lại hiệu quả kinh tế cao Nhờ đó mà trong những năm qua Công ty luôn hoàn thành kế hoạch đặt ra.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty.

Từ xí nghiệp sản xuất máy khâu chuyển sang Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc, Công ty Thăng Long đã thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Công ty thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định, thực hiện theo chế độ quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên Với đặc điểm trên Công ty cần có một bộ máy quản lý thống nhất, gọn nhẹ có trình độ và năng lực để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của công ty trong nền kinh tế thị trờng đầy năng động Theo đó Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo hình thức tập trung với sơ đồ nh sau:

Hội đồng quản trị

Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức và sản xuất kinh doanh Tại Công ty thăng Long

Trong Công ty Thăng Long mỗi một phòng ban hay một phân xởng tổ sản xuất trong Công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy quản lý của Công ty tạo thành một khối thống nhất.

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lợc phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phơng án đầu t và các vấn đề kinh doanh lớn của công ty đồng thời quyết định giải pháp phát triển thị trờng, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định mức lơng và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó; Quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác Chủ tịch hội đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT Chủ tịch HĐQT là ngời lập chơng trình và kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn bị ch-ơng trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT.

P.Tổ Chức Hành Chính Phó Giám Đốc

P Sản Xuất

P.Kĩ Thuật KCS

P.Vật TưP.Kế

Phó Giám Đốc

P.Thị Trường

Giám Đốc

-Giám đốc Công ty: Là ngời lãnh đạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động chung của công ty, trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nớc, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra Là ngời kiến nghị phơng án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bô công ty, có quyền bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công ty, quyết định lơng phụ cấp đối với ngời trong công ty.

-Phó giám đốc: Là ngời hỗ trợ công việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trớc các nhiệm vụ đợc giao Đồng thời, phó giám đốc còn phụ trách về công tác kỹ thuật và các phòng ban và các kế hoạch phòng ban Phó giám đốc là ngời có quyền hạn cao chỉ sau giám đốc Công ty.

-Các trởng phòng: Là ngời giúp việc và tham mu cho giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo đơn vị mình quản lý Thực hiện có hiệu quả các công việc sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo đúng pháp luật của nhà nớc và của Công ty.

-Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức cán bộ quản lý trong toàn bộ Công ty, tổ chức sắp xếp lao động cho toàn bộ các phân xởng sản xuất, tuyển dụng lao động cho các phân xởng tổ sản xuất, quản lý hết các hình thức về tài chính trong Công ty.

-Phòng Sản xuất: Làm chức năng tham mu về kỹ thuất sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật nâng cấp hoặc chuyển đổi sản phẩm cho phù hợp với cơ cấu thị trờng và nhu cầu ngời tiêu dùng.

Phòng sản xuất gồm 3 bộ phận:

+Kỹ thuật công nghệ: có kỹ năng thiết kế mẫu mã sản phẩm, lập các định mức kỹ thuật và tiêu chuẩn kiểm tra sản phẩm, lập quy trình công nghệ cho sản phẩm

+Kế hoạch sản xuất: Xây dựng các kế hoạch sản xuất Lập, dự trù về vật t, thiết bị lao động và phân bổ kế hoạch cho các đơn vị sản xuất.

+Quản lý tài sản thiết bị: Thống kê tài sản cố định, lập kế hoạch di chuyển, tịch thu tài sản cố định, sửa chữa thiết bị điện, lập các dự án đầu t tài sản cố định.

-Phòng Kỹ thuật KCS: Quản lý công tác kỹ thuật nh cắt mẫu trớc khi đa vào dây chuyền sản xuất, nghiên cứu đổi mới máy móc theo yêu cầu của công nghệ đáp ứng sự phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm tại các khâu của quá trình sản xuất.

-Phòng Vật t: Là nơi bảo quản, cung ứng vật t và thành phẩm Mọi nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều đợc quản lý chặt chẽ.

-Phòng Tài chính – Kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, có chức năng quản lý về tài sản, nguồn vốn, quản lý thu chi tổng hợp và hệ thống hoá các số liệu hạch toán Qua đó giúp giám đốc nắm đợc tình hình bán hàng, doanh thu bán hàng, tham mu giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ kế toán thống kê tài chính.

-Phòng Thị trờng: Có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm.

-Phòng Bảo vệ: Kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn cho Công ty.

2.1.3 Đặc điểm của bộ máy kế toán tại Công ty

Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại Công ty Thăng Long

Phòng Tài chính kế toán Công ty: là một trong những phòng quan trọng với chức năng chủ yếu quản lý về tài chính góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.

Tại Công ty hình thức tổ chức công tác kế toán là tập trung, toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán.

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợpKế toán thanh toán

Kế toán NVL

Thủ quỹ và Kế toán tiền lương

-Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu phòng kế toán, phụ trách chung cho mọi hoạt động kế toán chung tại Công ty.

-Kế toán viên: Có nhiệm vụ làm công việc về tiền lơng, thanh toán, theo dõi việc uỷ thác nhập khẩu, tiền gửi ngân hàng, tăng giảm tài sản cố định.

-Kế toán tổng hợp: Theo dõi tổng hợp tình hình nhập-xuất, tồn kho vật t, lập báo cáo kế toán, cuối quý lập bảng chi tiết vật t xuất kho từng bộ phận, tính giá thành sản phẩm, tình hình nộp thuế cho nhà nớc.

-Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi và bảo quản tiền mặt ở Công ty.

Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” Đây là hình thức kế toán đơn giản, phù hợp với đặc điểm của Công ty và thuận tiện trong việc áp dụng máy vi tính Trong điều kiện ứng dụng tin học vào kế toán nh hiện nay Công ty đã căn cứ vào các yêu cầu cụ thể của mình, căn cứ vào các quy định có tính bắt buộc, quy định có tính hớng dẫn của nhà nớc Công ty đã thiết kế những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của máy vi tính đảm bảo máy có thể thực hiện ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các số liệu theo chỉ tiêu kinh tế - tài chính phục vụ việc lập báo cáo tài chính Nhờ đó mà giảm bớt khối lợng công việc của kế toán tăng hiệu quả công việc và phục vụ thông tin cho lãnh đạo kịp thời.

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên và mỗi kỳ kế toán là Quý.

2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty.

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm trong Công ty là một quá trình khép kín, liên tục và đợc thực hiện trọn vẹn trong đơn vị Sản phẩm tạo ra đợc hình thành từ nguyên liệu chính là vải nên quy trình công nghệ cũng có những đặc điểm riêng của ngành may mặc.

Phân xởng đóng góiPhân xởng cắt

Sơ đồ 2.3: quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.Theo quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty Thăng Long (xem sơ đồ 2.3), nguyên vật liệu sau khi xuất kho đợc đa sang phân xởng cắt để tạo ra các chi tiết sản phẩm Các chi tiết sản phẩm này vì không có đặc tính sử dụng nên không trao đổi đợc trên thị trờng nên chúng tiếp tục đợc đa xuống các phân x-ởng tiếp theo gồm: phân xởng vắt sổ, phân xởng may, phân xởng là, phân xởng đóng gói để hoàn thiện sản phẩm (quần áo, hàng mẫu ) Các sản phẩm này… …trớc khi nhập kho đều đợc các bộ phận kỹ thuật của công ty kiểm tra chất lợng và đóng gói để hoàn thiện với một quy trình công nghệ khép kín Công ty hoàn toàn có thể tiết kiệm đợc chi phí, góp phần giảm giá thành sản phẩm và tăng thu nhập cho công ty.

2.2 Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long

2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nớc, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau nh các loại vải và các phụ kiện khác nh các loại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại nh điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau.

Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị trờng, giá cả ít biến động Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho

Kho thành phẩm

Phân xởng vắt sổ

Công ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị trờng tiêu thụ trớc (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất Làm nh thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh đợc tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả.

Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng Việc lựa chọn số lợng và chất lợng nguyên vật liệu đợc căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lợng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lợng và chất lợng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay ngời tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị nh thiết kế.

Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Công ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật t đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng sản phẩm.

2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long

Trong Công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lợng Mặt khác, nguyên vật liệu lại thờng xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán đợc nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp.

Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty Thăng Long chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: nh vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số lợng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau.

-Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại.

-Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải nh: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô.

- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm nh các loại vải vụn.

Nh vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty Thăng Long nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý đợc dễ dàng hơn Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi đợc số lợng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phơng thức quản lý phù hợp.

2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty Thăng Long:

Tại Công ty Thăng Long kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu.

2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:

Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (không bao gồm cả thuế GTGT).

Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh toán cộng chi phí vận chuyển mà chi phí đó đợc theo dõi riêng và đợc tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng.

2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

Tại Công ty Thăng Long, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng phơng pháp tính giá bình quân theo công thức:

Giá thực tế vật liệu

nhập kho=

Giá mua ghi trên hoá đơn (không

VAT )

+ Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có)

_ Các khoản giảm trừ (nếu có )