PHÁT TRIỂN một dự án đổi mới mô HÌNH QUẢN lý cá NHÂN và NHÓM làm VIỆC CHO DOANH 2

Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân quản lý nhóm làm việc cho doanh nghiệp/ tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/ tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? Bài làm: Đặt vấn đề: Đổi tổ chức nhằm phát huy nâng cao hiệu đơn vị ln địi hỏi người lãnh đạo quản lý Việc đổi yêu cầu cấp bách đơn vị hoạt động hiệu vấn đề đơn vị hoạt động có hiệu lại cần nâng cao hiệu Vì cần phải nghiên cứu tình cụ thể để có quan điểm ln phải đổi tổ chức nhằm khơng ngừng nâng cao hiệu đơn vị Để làm sáng tỏ vấn đề cần sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học thông qua việc lập câu hỏi nghiên cứu, thu thập liệu cách hệ thống kiểm tra lý thuyết cở sở liệu có Phương pháp nghiên cứu q trình thay đổi phổ biến 1, Những thông tin tình huống: GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức Sở cơng thương Thái Bình quan chun mơn có chức tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý công nghiệp thương mại địa bàn tỉnh Thái Bình Sở cơng thương có 12 đơn vị trực thuộc phịng ban chun mơn đơn vị hành nghiệp; có Trung tâm khuyến cơng trung tâm xúc tiến thương mại Trung tâm khuyến cơng đơn vị nghiệp có thu với chức tổ chức thực hỗ trợ cho doanh nghiệp để phát triển sản xuất công nghiệp địa bàn Thái Bình Trung tâm có Giám đốc, phó Giám đốc, trưởng phịng ( hành chính, thơng tin, xúc tiến thương mại) nhân viên Trung tâm hoạt động tốt Chính phủ tặng Bằng khen Trung tâm xúc tiến thương mại đơn vị nghiệp có thu với chức hỗ trợ hoạt động xúc tiến thương mại cho doanh nghiệp để phát triển thị trường nước xuất Trung tâm có Giám đốc, phó Giám đốc, trưởng phịng ( hành chính, tư vấn, khuyến cơng) 10 nhân viên Trung tâm hoạt động tốt Bộ Công Thương tặng Bằng khen Trước Trung tâm khuyến cơng trực thuộc Sở Cơng nghiệp cịn Trung tâm xúc tiến thương mại trực thuộc Sở thương mại Năm 2008 Sở Công nghiệp Sở thương mại hợp thành Sở Công Thương 2, Cần phải thay đổi tổ chức: Hai Trung tâm tồn cấp đánh giá tốt , tốt kết hợp với chúng có điểm giống là: đơn vị nghiệp có thu trực thuộc Sở , có chức hỗ trợ cho doanh nghiệp địa bàn tỉnh Thái Bình, có cấu tổ chức tương tự Do có mối GaMBA M0210-Nhóm Môn: Quản trị Hành vi tổ chức quan hệ chặt chẽ với cấu tổ chức chung đầu mối quan hệ với trình hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa làm Để gắn kết hoạt động hỗ trợ để phát triển sản xuất phát triển thị trường cho doanh nghiệp đồng thời giảm bớt máy tổ chức quản lý Sở Cơng Thương có dự án thực hợp Trung tâm khuyến công Trung tâm xúc tiến thương mại thành trung tâm lấy tên là: Trung tâm phát triển doanh nghiệp Trung tâm có chức hỗ trợ cho doanh nghiệp phát triển sản xuất phát triển thị trường Trung tâm tiếp nhận toàn sở vật chất toàn số cán nhân viên Trung tâm khuyến công Trung tâm xúc tiến thương mại 3, Trạng thái mong đợi: - Một máy gọn với Giám đốc ( giảm 1), phó Giám đốc( giảm 1), phịng (hành chính, xúc tiến thương mại, khuyến công, tư vấn - giảm 2) - Có người lãnh đạo quản lý giỏi tinh lọc thay đổi - Huy động nhân lực tập trung cần tổ chức hoạt động lớn như: hội nghị, hội chợ, trình diễn mơ hình sản xuất - Giảm bớt chi phí hợp có nhiều hạng mục dùng chung: bảo vệ, phòng họp, mạng văn phòng điện tử - Kết hợp nguồn tài trợ khuyến công, khuyến thương Nhà nước - Tránh chồng chéo hỗ trợ cho doanh nghiệp Khi hỗ trợ cho doanh nghiệp xác định hiệu cuối qua tiêu thụ sản phẩm GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức Tổng quát lựa chọn máy gọn với đội ngũ quản lý tốt, mối quan hệ chặt chẽ , chi phí giảm, thu nhập tăng hoạt động tốt 4, Điều xảy hợp nhất: Mơ hình phân tích force field Lewin hệ thống có động lực trở lực Thay đổi diễn theo qui trình:" làm tan băng", thay đổi "đóng băng trở lại" Giai đoạn "làm tan băng" tạo cân động lực trở lực Giai đoạn "đóng băng trở lại" điều chỉnh hệ thống, cấu trúc tổ chức theo cách thức hoạt động mong muốn Động lực thúc đẩy thúc đẩy tổ chức chuyển sang trạng thái trạng thái người lãnh đạo mong đợi tốt trình bày mục Tuy nhiên vấn đề đáng quan tâm trở lực có xu hướng giữ nguyên trạng Trở lực thường gọi " phản đối thay đổi" xuất hành vi nhân viên cản trở trình thay đổi Xu hướng trở lực phương pháp khắc phục: - Giữ thể diện: Một số người phản đối thay đổi chiến lược trị để chứng tỏ chủ trương sai Trong trường hợp lãnh đạo cần tăng cường thông tin liên lạc thông qua họp, trao đổi cá nhân , cầu nối giúp nhân viên hiểu rõ động lực thay đổi mang lại lợi ích chung cho Trung tâm cho đa số nhân viên đơn vị - Lo sợ điều chưa biết: Người ta lo sợ họ khơng thể thích ứng với cách hoạt động Sự lo sợ làm tăng rủi ro mát cho thân cá nhân Để khắc phục cần phải tăng cường đào tạo để nhân viên biết cách làm việc theo GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức nhóm hợp phòng thành phịng hành phịng thơng tin Đồng thời thành lập nhóm chuyên trách đưa đề xuất thử nghiệm - Phá vỡ thói quen cũ: Họ muốn trì trạng thái làm việc thoải mái cách tiếp tục vai trò cũ giúp họ ổn định tương lai Người lãnh đạo trọng việc thông tin,đào tạo Nếu không đủ để gúp nhân viên bớt lo lắng phải sử dụng biện pháp quản lý áp lực yêu cầu nhân viên thảoluận lo lắng tiến hành thay đổi - Hệ thống không phù hợp: Hệ thống tổ chức bao gồm: cấu tổ chức, chế điều hành, khen thưởng, tuyển dụng, đào tạo lại cản trở nhân viên làm quen với cách thức Khi cần phải điều chỉnh để phù hợp với thay đổi mà người mong muốn Như người lãnh đạo , quản lý, phịng chun mơn; nội qui, qui chế Trung tâm đổi cho phù hợp sau thời gian thử nghiệm - Động lực nhóm khơng phù hợp: Nhóm phát triển thực thống qui phạm hướng dẫn cách thức làm việc Tuy nhiên, việc thích ứng với qui phạm nhóm ngăn cản nhân viên chấp nhận thay đổi tổ chức Khi hợp có số người Giám đốc, phó Giám đốc,trưởng phịng, nhân viên bố trí vào vị trí thấp khơng mong muốn Họ không đề cao động lực chung Trung tâm Với đối tượng cần đàm phán thay cơng việc địi hỏi nhiều kỹ đổi lại họ phải có bảo đảm cơng việc cao Đối với tất phương pháp áp dụng khơng có kết lãnh đạo phải sử dụng phương pháp ép buộc thay đổi tổ chức Ép buộc bao GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức gồm việc thường xuyên nhăc nhở người nghĩa vụ họ, theo dõi hành vi để đảm bảo đồng thuận có biện pháp đối đầu với người không đồng ý với thay đổi cảnh báo sử dụng biện pháp phạt để ép buộc người đồng thuận Cuối lãnh đạo lệnh cho nhân viên quản lý thay đổi bị sa thải Tuy nhiên biện pháp có nhiều rủi ro kiến thức hoạt động đơn vị khứ, làm cho người lại giảm lòng tin vào lãnh đạo họ phải có biện pháp thận trọng hơn, an tồn để bảo đảm cơng việc làm 6- Nhân tố cho đổi tổ chức thành công: - Lãnh đạo yếu tố quan trọng nhất: Lãnh đạo định nghĩa khả tác động , thúc đẩy tạo khả để người khác đóng góp cho hiệu vŕ thŕnh cơng tổ chức mŕ họ lŕ thŕnh vięn Các nhŕ lănh đạo sử dụng ảnh hưởng để thúc đẩy cấp đặt môi trường làm việc cho họ làm việc có hiệu Người lãnh đạo phải có tầm nhìn sáng suốt rõ ràng trạng thái mong muốn tương lai Như điều quan trọng chọn người lãnh đạo quản lý Trung tâm có khả lãnh đạo trung thành với mục tiêu hợp - Cán phụ trách thực thay đổi : Đó người có đủ kiến thức quyền lực để hướng dẫn hỗ trợ nỗ lực thay đổi Họ đội ngũ quản lý Trung tâm : Giám đốc, phó Giám đốc, trưởng phòng Họ xây dựng tổ chức thực cách thức hoạt động, gắn kết hoạt động hàng ngày nhân viên với mục tiêu đồng thời khuyến khích nhân viên đạt mục tiêu GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức - Nhân viên thực hiện: Cần phải có khả năng,năng lực, kỹ năng, kiến thức cần thiết phải hiểu rõ vai trò, phương pháp áp dụng cho lĩnh vực, thân phải thay đổi Như việc bố trí cán nhân viên phịng cần vào lực kiến thức cho phù hợp, đồng thời phổ biến cho họ rõ qui định Trung tâm hợp 7- Quá trình diễn ra: Được nghiên cứu dựa phương pháp nghiên cứu hành động q trình dựa số liệu, vấn đề nhằm xác định yêu cầu cần thay đổi, đối tượng tham gia, sau đánh giá ổn định trạng thái thay đổi mong muốn - Xây dựng quan hệ: phương pháp tư vấn quy trình tức giúp cho thành viên hệ thống tự giải việc thay đổi tổ chức Với phương pháp Sở Công Thương phân tích cho lãnh đạo nhân viên Trung tâm khuyến công Trung tâm xúc tiến thương mại thấy tính tất yếu phải hợp phịng đơn vị thuộc Sở tiến hành hợp năm - Xác định yêu cầu thay đổi: Bằng cách thu thập phân tích liệu hệ thống tại, xác định kỹ vấn đề phân tích tình cách có hệ thống Xác định hướng thay đổi cho phù hợp Giai đoạn cần tập hợp tài liệu cấu tổ chức, hồ sơ cán , nhân viên, qui định Trung tâm tại, đồng thời cho cán nghiên cứu mơ hình hợp Trung tâm khuyến công Trung tâm xúc tiến thương mại tỉnh Phú Thọ Hà Nam Trên sở xây dựng kế hoạch hợp bao gồm: Mục đích, yêu cầu; tên gọi, chức nhiệm vụ Trung tâm, phòng trực thuộc; số lượng, tiêu chuẩn chức danh Giám đốc, phó Giám đốc, trưởng phịng, quy định mới; thời GaMBA M0210-Nhóm Môn: Quản trị Hành vi tổ chức gian, bước tiến hành Kế hoạch Sở Công Thương xây dựng gửi cho cán bộ, nhân viên để tham gia điều chỉnh, bổ sung - Quyết định phương pháp thực hiện: Giai đoạn áp dụng hành động để giải vấn đề Trong trường hợp hợp đơn vị nêu làm bước rủi ro cao không phù hợp với môi trường tổ chức, cần có thay đổi nhanh chóng liệt Tức sau hồn thiện kế hoạch phải định thành lập Trung tâm phát triển doanh nghiệp với phòng chức năng, bổ nhiệm Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phịng, ban hành qui định Đưa Trung tâm vào hoạt động - Đánh giá ổn định trạng thái thay đổi: tổ chức hình thành cần nhìn nhận đánh giá nhiều góc độ: Về lãnh đạo quản lý: Theo Fayel Quản lý hoạt động tổ chức bao gồm yếu tố: kế hoạch, tổ chức, đạo ,điều hành, kiểm soát nhằm đạt mục tiêu tổ chức Như lãnh đạo quản lý có điểm giống tác động lên người tổ chức để đạt mục tiêu chung tổ chức; chúng khác đối tượng quản lý khơng người, ví dụ quản lý hệ thống điện nhà máy; khác phương thức: quản lý chủ yếu dựa vào kế hoạch, quy định, cấu tổ chức có để điều hành, theo dõi, kiểm soát kết trạng thái, kế hoạch tổ chức thực hiện; lãnh đạo lại dựa tầm nhìn chiến lược, mục tiêu kế hoạch dài hạn để đạo, hỗ trợ,khuyến khích nhân viên tham gia vào định, hoàn thành nhiệm vụ mức độ cao , hiệu dẫn đến làm tăng cố gắng, hài lòng, thừa GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức nhận lãnh đạo nhân viên Như cần đánh giá Giám đốc, phó Giám đốc thể phong cách lãnh đạo theo kiểu nào, trình độ quản lý họ , có đáp ứng u cầu khơng? Về văn hóa: Được hình thành nên giá trị qui tắc nhà lãnh đạo trước nên ảnh hưởng đến nhận thức hành động rõ nét Với nhân viên thuộc Trung tâm xúc tiến thương mại mạnh dạn, cởi mở, động Với nhân viên thuộc Trung tâm khuyến cơng bảo thủ, ngun tắc, khơ cứng Khi xếp chung phịng hành hay thơng tin cần có nhiều hoạt động tạo gần gũi, đồng thuận cho loại nhân viên cần có thời gian định để thu hẹp khoảng cách văn hóa Về quyền lực xung đột: Xung đột q trình bên cho quyền lợi bị xâm phạm bị ảnh hưởng tiêu cực bên Trong việc hợp có 1Giám đốc phải làm phó Giám đốc, phó Giám đốc làm trưởng phịng , trưởng phịng làm phó phịng có xung đột quyền lực số cán Để giảm thiểu xung đột tăng thêm quyền lợi cho trường hợp như: bố trí cho 1Giám đốc làm phó giám đốc thường trực kiêm chủ tịch cơng đồn, bố trí cho phó Giám đốc làm trưởng phòng quan trọng phòng khuyến cơng Ngồi xung đột phịng, phòng, với lãnh đạo xảy theo hướng Xung đột có tính xây dựng, bên tách riêng xung đột khỏi thân người họ, trường hợp xung đột cá nhân hướng mục tiêu riêng khuyến công, xúc tiến thương mại lại hướng chủ thể hỗ trợ doanh nghiệp Xung đột có tính chất xây dựng thúc đẩy người suy nghĩ tồn diện tăng tính gắn kết, xung đột cần khuyến khích để tạo động lực cho phát triển GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức Xung đột có xu hướng gia tăng người tồn mục tiêu xung khắc, khác biệt giá trị niềm tin; xung đột cần hạn chế cách nhấn mạnh đến mục tiêu tối thượng hỗ trợ doanh nghiệp, giảm bớt khác biệt, tăng cường khả giao tiếp hiểu biết lẫn nhau, tăng nguồn lực , làm rõ qui tắc thủ tục Về động viên khuyến khích nhân viên làm việc: sở xác định, quan sát đánh giá thái độ lực nhân viên để tỏ thái độ đồng tình khuyến khích, khen thưởng với người tích cực, tạo hội cho họ công việc quan trọng với mức thu nhập cao 8-Triển khai thực Dự án hợp Trung tâm thay đổi lớn lao tồn diện tổ chức có ảnh hưởng đến toàn cán nhân viên , phải trải qua trình chuẩn bị chu đáo nhân , tư tưởng, tổ chức , có việc phải học hỏi kinh nghiệm, làm thử nghiệp trước áp dụng cho tất Quá trình thay đổi diễn theo mơ hình force Lewin gồm giai đoạn " làm tan băng" cán phụ trách thay đổi tạo cân động lực trở lực, giai đoạn sau"đóng băng trở lai" giai đoạn then chốt có tính chất định thành cơng dự án trình hệ thống áp dụng tăng cường trì trạng thái hoạt động mong muốn Tổng kết: Dự án hợp Trung tâm khuyến công Trung tâm xúc tiến thương mại thành Trung tâm phát triển doanh nghiệp Sở Cơng Thương Thái Bình với 10 GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức trạng thái mong muốn có tổ chức gọn làm việc hiệu cao Sử dụng mơ hình force Lewin cho thấy: Động lực thúc đẩy có tổ chức tốt phải xác định có phương án giải với trở lực giữ thể diện, lo sợ điều chưa biết, phá vỡ thói quen cũ, động lực nhóm khơng phù hợp, hệ thống khơng phù hợp Mỗi trở lực phải có phương pháp khác cho phù hợp trước phải sử dụng biện pháp ép buộc, sa thải Nhân tố đổi thành cơng có: lãnh đạo, cán phụ trách thay đổi nhân viên thực hiện, lãnh đạo giữ vai trị định Quá trình thay đổi diễn xây dựng quan hệ, xác định yêu cầu thay đổi, định phương pháp thực hiện, đánh giá ổn định trạng thái thay đổi Trong đánh giá ổn định trạng thái thay đổi giữ vai trò quan trọng bao gồm nhiều mặt như: lãnh đạo, quản lý, nhân viên, văn hóa, quyền lực, xung đột Với vấn đề cần có cách giải riêng Tóm lại, dự án làm thay đổi tồn diện , sâu sắc tổ chức có động lực mạnh mẽ để có tổ chức hiệu cao có nhiều trở lực vấn đề phải đặt có phương án giải bảo đảm cho dự án khả thi Qua nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo, quản lý luôn phải ý đến đổi tổ chức để nâng cao hiệu cơng việc Điều phải làm tổ chức hoạt động có hiệu Tài liệu tham khảo: -Quản trị hành vi tổ chức - chương trình đào tạo thạc sĩ quản trị kinh doanh quốc tế- thang 1/2010 11 GaMBA M0210-Nhóm Mơn: Quản trị Hành vi tổ chức -Hành vi tổ chức- Nguyễn Hữu Nam- Nhà xuất Hồng Đức 12 ... nghiệm - Động lực nhóm khơng phù hợp: Nhóm phát triển thực thống qui phạm hướng dẫn cách thức làm việc Tuy nhiên, việc thích ứng với qui phạm nhóm ngăn cản nhân viên chấp nhận thay đổi tổ chức Khi... với trình hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa làm Để gắn kết hoạt động hỗ trợ để phát triển sản xuất phát triển thị trường cho doanh nghiệp đồng... đề phải đặt có phương án giải bảo đảm cho dự án khả thi Qua nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo, quản lý luôn phải ý đến đổi tổ chức để nâng cao hiệu cơng việc Điều phải làm tổ chức hoạt động