SỔ TAY HƢỚNG DẪN ĐỒNG TÀI TRỢ CẠNH TRANH CHO CÁC NHÓM CÙNG SỞ THÍCH (CIG)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG SỔ TAY HƢỚNG DẪN ĐỒNG TÀI TRỢ CẠNH TRANH CHO CÁC NHÓM CÙNG SỞ THÍCH (CIG) (Ban hành kèm theo Quyết định số 1211/QĐ-UBND, ngày 29 tháng năm 2017, UBND tỉnh Hà Giang) Tháng năm 2017 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 1211 /QĐ-UBND Hà Giang, ngày 29 tháng năm 2017 Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Sổ tay hướng dẫn đồng tài trợ cạnh tranh cho nhóm sở thích, Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa tỉnh Hà Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG Căn Hiệp định vay vốn khoản vay số 2000000792 ngày 25 tháng 11 năm 2014 Hiệp định vay vốn khoản vay số 2000001236 ngày 04 tháng 05 năm 2016 Chính phủ Việt Nam Quỹ phát triển nơng nghiệp quốc tế (IFAD) Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa (CPRP) tỉnh Hà Giang; Căn Nghị định 151/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chính phủ tổ chức hoạt động tổ hợp tác; Căn Thông tư 04/2008/TT-BKH ngày tháng năm 2008 Bộ Kế hoạch Đầu tư hướng dẫn số quy định Nghị định 151/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chính phủ tổ chức hoạt động tổ hợp tác; Căn định số 1525/QĐ-UBND ngày 04 tháng 08 năm 2014 Ủy ban nhân dân tỉnh việc phê duyệt Văn kiện Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa (CPRP) tỉnh Hà Giang; Căn Quyết định số 1045/QĐ-UBND ngày tháng năm 2015 Ủy ban nhân dân tỉnh việc ban hành sổ tay hướng dẫn thực chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa (CPRP) tỉnh Hà Giang; Xét đề nghị giám đốc Ban điều phối tờ trình số 167/Tr-CPRP ngày 27 tháng năm 2017 việc xin phê duyệt Sổ tay hướng dẫn thực hoạt động đồng tài trợ cạnh tranh cho nhóm sở thích (CIG), QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Sổ tay hướng dẫn đồng tài trợ cạnh tranh cho nhóm sở thích (CIG) Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa (CPRP) tỉnh Hà Giang Điều Giao cho Ban điều phối Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa tỉnh Hà Giang chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn đơn vị có liên quan áp dụng Sổ tay phạm vi thực Chương trình Điều Chánh Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở: Tài chính, Kế hoạch Đầu tư, Nông nghiệp PTNT, Giám đốc Kho bạc nhà nước tỉnh; Giám đốc Ban điều phối Chương trình CPRP tỉnh Hà Giang, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Vị Xuyên, Bắc Quang, Quang Bình, Xín Mần, Hồng Su Phì, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./ Nơi nhận: KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH - Như điều 3; - Văn phòng IFAD Hà Nội; - Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách; - Lưu NNTNMT, VT (Đã Ký) Nguyễn Minh Tiến LỜI NĨI ĐẦU Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa (CPRP) tỉnh Hà Giang Quỹ phát triển Nông nghiệp Quốc tế tài trợ, triển khai từ năm 2015 – 2020 Mục tiêu chung Chương trình nâng cao thu nhập giảm mức độ dễ bị tổn thương cho hộ nghèo nông thôn xã mục tiêu Chương trình thuộc tỉnh Hà Giang cách bền vững Mục tiêu cụ thể đẩy mạnh hợp tác doanh nghiệp tư nhân, HTX, tổ hợp tác hoạt động lĩnh vực nơng nghiệp hộ sản xuất nơng nghiệp mục tiêu hợp tác có lợi bền vững mơi trường kinh tế nông thôn tỉnh theo định hướng thị trường thích ứng với biến đổi khí hậu Chương trình thành lập tài trợ theo chế cạnh tranh, tài trợ khoản đầu tư cho CIG có kế hoạch/phương án sản xuất có tính đổi nhằm đa dạng hóa hệ thống sản xuất theo hướng hàng hóa, thích ứng với CC, giảm thiểu rủi ro tạo giá trị gia tăng liên kết với chuỗi hàng hóa xác định quy trình lập kế hoạch đầu tư chiến lược (SIP) lồng ghép vào kế hoạch MOSEDP địa phương để hỗ trợ phát triển sản xuất, tăng thu nhập góp phân xóa đói giảm nghèo thúc đẩy phát triển hàng hóa gắn với thị trường tạo bền vững cho nhóm Các nội dung Chương trình hướng tới thu hút người dân (trong trọng đến người nghèo, người dân tộc thiểu số) tham gia vào chuỗi giá trị thông qua việc hỗ trợ thành lập nhóm sở thích (CIG) để thực hoạt động sản xuất kinh doanh cung cấp dịch vụ Đây đối tượng hưởng lợi trực tiếp từ Chương trình Để tổ chức triển khai thực việc thành lập quy trình cạnh tranh cho nhóm CIG đạt tiêu đề Chương trình, Ban điều phối Chương trình UBND tỉnh ban hành sổ tay hướng dẫn đồng tài trợ cạnh tranh cho nhóm CIG Sổ tay biên soạn dựa Văn kiện, Hiệp định tài trợ Chương trình tài liệu hướng dẫn khác IFAD Để cho sổ tay hoàn thiện nữa, q trình thực điều chỉnh cho ph hợp với thực tiễn Ban soạn thảo mong nhận ý kiến góp ý, để hồn thiện, ý kiến góp ý xin gửi về: Ban điều phối Chương trình CPRP tỉnh Hà Giang; Địa chỉ: Số 188, đường Trần Hưng Đạo, phường Nguyễn Trãi, thành phố Hà Giang, tỉnh Hà Giang; Điện thoại: 02193.868.395; Email: cprp@hagiang.gov.vn ii MỤC LỤC PHẦN I THÀNH LẬP NHĨM CÙNG SỞ THÍCH (CIG) I Một số kiến thức chung nhóm CIG 1 Các khái niệm Mục đích thành lập nhóm Nguyên tắc hoạt động nhóm II Các bước thành lập nhóm CIG Bước Tuyên truyền vận động thành lập nhóm c ng sở thích 2 Bước Xây dựng ý tưởng thành lập nhóm Bước Tuyên truyền đến cộng đồng đăng ký tham gia nhóm 4 Bước Tổ chức họp thành lập nhóm CIG III Quản lý, hoạt động nhóm CIG Tổ chức hoạt động nhóm Lập kế hoạch hoạt động nhóm Quản lý nhóm c ng sở thích Trách nhiệm hỗ trợ nhóm c ng sở thích PHẦN II QUY TRÌNH ĐỒNG TÀI TRỢ CẠNH TRANH CHO CÁC NHĨM CIG 12 I Giới thiệu khoản đồng tài trợ cạnh tranh cho nhóm CIG 12 Mục tiêu 12 Ngân sách tỷ lệ góp vốn, cấp vốn, hình thức tài trợ 12 Sử dụng ngân sách/vốn tài trợ Chương trình 12 Tiêu chí điều kiện xét hỗ trợ 13 II Quy trình triển khai đồng tài trợ cạnh tranh CIG 14 Bước 1: Kêu gọi đề xuất tiểu dự án 15 Bước 2: Chuẩn bị nộp hồ sơ xin tài trợ 16 Bước 3: Sơ tuyển nhanh 17 Bước 4: Đánh giá kỹ thuật 17 Bước 5: Thơng báo nhóm nhận tài trợ 19 III Triển khai tài trợ 19 Hợp đồng tài trợ 19 Khởi động tài trợ 20 Quy trình tài mua sắm 21 3.1 Giải ngân toán 21 3.2 Mua sắm 21 Kế toán kiểm toán nội 22 Quyền sở hữu hàng hoá, trang thiết bị 23 Báo cáo, giám sát đánh giá 23 Kết thúc, tạm ngưng huỷ vốn tài trợ 24 7.1 Kết thúc tài trợ 24 i 7.2 Tạm ngưng hủy tài trợ 25 7.3 Các trường hợp bất khả kháng 25 Trách nhiệm thực 25 8.1 Người hưởng lợi nhóm 25 8.2 Ban phát triển thôn 25 8.3 UBND xã/BQL xã 26 8.4 UBND huyện 26 8.5 Tổ hỗ trợ Chương trình huyện 26 8.6 Tổ thẩm định 27 8.7 Ban điều phối tỉnh (PCO) 27 8.8 Hội nông dân 27 IV Quản lý quỹ CIG 28 Quản lý quỹ thời gian tài trợ 28 Quản lý sau kết thúc chương trình 29 V Chiến lược trì phát triển nhóm CIG 29 Mục tiêu 29 Trách nhiệm quan liên quan 29 2.1 Phịng nơng nghiệp phát triển nông thôn – Uỷ ban nhân dân huyện 29 2.2 Hội nông dân (cơ quan thực thi) 30 2.3 Ban điều phối tỉnh 30 PHẦN III CÁC PHỤ LỤC 31 I PHỤ LỤC 31 Phụ lục 1.1: Giới thiệu số nhóm c ng sở thích 31 Phụ lục 1.2: Cách phân tích xác định ý tưởng thành lập nhóm 32 Phụ lục 1.3: Hướng dẫn xây dựng quy chế hoạt động nhóm 33 Phụ lục 1.4: Hợp đồng hợp tác (có chứng thực UBND sở tại) 35 Phụ lục 1.5: Mẫu biên hội nghị thành lập nhóm c ng sở thích 39 Phụ lục 1.6: Mẫu đề nghị chứng thực Hợp đồng hợp tác 41 Phụ lục 1.7: Mẫu kế hoạch hoạt động nhóm 42 Phụ lục 1.8: Mẫu sổ quản lý tiền tài sản nhóm 44 Phụ lục 1.9: Mẫu báo cáo nhóm 45 II PHỤ LỤC 46 Phụ lục 2.1 Mẫu kêu gọi đề xuất 46 Phụ lục 2.2 Mẫu đơn xin tài trợ 49 Phụ lục 2.3 Mẫu sơ tuyển nhanh tiểu dự án Nhóm hỗ trợ dự án huyện 52 Phụ lục 2.4 Báo cáo đánh giá dự thảo đề xuất hội đồng huyện 53 Phụ lục 2.5 Mẫu thông báo người nhận tài trợ 56 Phụ lục 2.6: Mẫu kiểm tra thực địa 58 Phụ lục 2.7 Mẫu Hợp đồng tài trợ 60 Phụ lục 2.8 Mẫu biên thỏa thuận nhóm 73 Phụ lục 2.9 Mẫu giấy đề nghị chuyển vốn lần đầu/lần hai 75 ii NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT BĐKH Biến đổi khí hậu BPT Ban phát triển CIF Quỹ đầu tư cộng đồng CIG Nhóm sở thích CPRP Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa DPC UBND huyện HKD Hộ kinh doanh HND Hội nông dân THT Tổ hợp tác HTX Hợp tác xã KT-XH Kinh tế Xã hội PCO Ban điều phối Chương trình tỉnh PAR Đánh giá nhanh nơng thơn có tham gia PTNT Phát triển nơng thơn TDA Tiểu dự án UBND Ủy ban nhân dân VC Chuỗi giá trị VCMDO Cán phát triển thị trường chuỗi giá trị WU Hội phụ nữ 1 PHẦN I THÀNH LẬP NHĨM CÙNG SỞ THÍCH (CIG) I Một số kiến thức chung nhóm CIG Các khái niệm Tổ hợp tác tổ hình thành sở hợp đồng hợp tác có chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn từ ba cá nhân trở lên, c ng đóng góp tài sản, công sức để thực công việc định, c ng hưởng lợi chịu trách nhiệm chủ thể quan hệ dân Nhóm sở thích (CIG) Chương trình CPRP hình thức tổ hợp tác, gồm tập hợp người dân, hộ gia đình c ng sống cộng đồng địa phương vùng Chương trình, tham gia cách tự nguyện, có mục đích hợp tác (sử dụng đầu vào, tổ chức sản xuất, bán sản phẩm đầu ra) để phát triển sản xuất kinh doanh chung một vài loại sản phẩm địa phương (cây trồng, vật nuôi, sản phẩm hàng hóa) mạnh thành viên nhóm, hoạt động theo hợp đồng hợp tác/quy chế nhóm tự xây dựng thành viên tham gia có quyền nghĩa vụ Mục đích thành lập nhóm - Huy động nguồn lực để thực cung cấp dịch vụ tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu cho thành viên tham gia nhóm; - Nâng cao lực tăng tính sáng tạo cho thành viên tham gia nhóm thơng qua chia sẻ kiến thức khoa học kỹ thuật kinh nghiệm sản xuất, thông tin thị trường; - Giúp thành viên nhóm tiếp cận với thị trường dịch vụ hỗ trợ phát triển sản xuất kinh doanh cách có hiệu quả; - Tạo sức mạnh tập thể để nhóm thực giao dịch với đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngồi, tiếp nhận có hiệu hỗ trợ quyền địa phương đơn vị tài trợ; - Tạo thống nhất, đồng hoạt động sản xuất hàng hoá theo định hướng thị trường; - Tìm kiếm, lựa chọn nhóm CIG có đủ tiềm để tăng cường lực tiến tới nâng cấp thành đơn vị sản xuất, kinh doanh có tư cách pháp nhân HTX doanh nghiệp có tầm chuyên nghiệp Nguyên tắc hoạt động nhóm - Tự nguyện: thành viên tham gia nhóm cách tự nguyện sở lợi ích chấp hành quy chế nhóm xây dựng nên; - Dân chủ công khai: vấn đề liên quan đến hoạt động nhóm cần phải trao đổi định cách dân chủ, công khai với tất thành viên tham gia nhóm; - Bình đẳng: thành viên tham gia bình đẳng hưởng thụ lợi ích, định từ nhóm phải thực theo đa số, khơng phân biệt giới tính, giàu nghèo, hay dân tộc; 2.2 Bên nhận tài trợ cam kết sử dụng quản lý nguồn vốn từ Chương trình cách hiệu bền vững, số vốn tài trợ Chương trình sử dụng theo hình thức cho vay quay vịng cho thành viên nhóm 2.3 DPC gửi tất tài liệu liên quan đến Người đứng đơn xin tài trợ thơng qua chi tiết liên lạc trang hợp đồng tài trợ DPC có quyền chấm dứt tài trợ trường hợp Người đứng đơn xin tài trợ chấm dứt tham gia vào dự án MUA SẮM 3.1 Việc mua sắm hàng hóa dịch vụ quy định điều khoản phụ lục (kế hoạch mua sắm) hợp đồng tài trợ Toàn việc mua sắm liên quan đến triển khai nguồn vốn tài trợ hoàn toàn thuộc trách nhiệm bên nhận tài trợ Vai trò DPC xem xét, giám sát hướng dẫn việc mua sắm bên nhận tài trợ tiến hành, qua đảm bảo trì liêm chính, tính minh bạch trách nhiệm giải trình 3.2 Bên nhận tài trợ cần đảm bảo tất hàng hóa mua từ tiền tài trợ bảo hiểm (nếu cần thiết) khỏi rủi ro xảy mua, vận chuyển giao hàng việc sử dụng hay lắp đặt Bên nhận tài trợ cần đảm bảo trang thiết bị liên quan đến hoạt động vận hành bảo trì thời điểm phù hợp với tiến độ đề ra; trường hợp thiết bị hư hỏng cần có biện pháp sửa chữa kịp thời đảm bảo tiến độ đề 3.3 Bên nhận tài trợ đồng ý rằng: (i) hàng hóa, cơng trình hay dịch vụ chi tiêu từ khoản tài trợ mua sắm chi phí hợp lý, đồng thời có cân nhắc đến yếu tố liên quan khác thời gian giao hàng, tính hiệu đáng tin cậy hàng hóa; (ii) hàng hóa dịch vụ sử dụng cho việc triển khai hoạt động xác định kế hoạch công việc; (iii) hàng hóa dịch vụ mua sắm phù hợp với nhu cầu xác định lịch trình thời gian đề xuất xin tài trợ; (iv) hàng hóa dịch vụ mua sắm phải có tối thiểu ba báo giá có thể; (v) Bên nhận tài trợ phải tập hợp toàn hồ sơ chứng từ liên quan đến việc mua sắm để phục vụ cho việc toán; đoàn giám sát yêu cầu, đưa chứng việc mua sắm báo phần báo cáo kỳ cuối kỳ nộp cho DPC QUYỀN SỞ HỮU HÀNG HÓA 4.1 Bên xin tài trợ tuân thủ quy định sử dụng hàng hố chương trình (cả sau hoàn thành Tiểu dự án) thống mô tả tiểu dự án Tất hàng hoá mua (bao gồm vật tư, thiết bị, liệu thông tin) tài sản Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa (CPRP) tỉnh Hà Giang suốt thời hạn thực Tiểu dự án tài trợ Bên nhận (bên thụ hưởng) có quyền sở hữu tài sản hàng hoá mua Tiểu dự án tài trợ kết thúc thành cơng Bên nhận tài trợ có trách nhiệm trông coi, quản lý tất tài sản cung cấp dịch vụ bảo trì thiết bị chịu trách nhiệm sử dụng thiết bị mua cho hoạt động Tiểu dự án suốt trình thực tiểu dự án cho mục đích chung Bên xin tài trợ/bên thụ hưởng sau Tiểu dự án kết thúc Trong trường hợp cần thiết, bên xin tài trợ cần mua bảo 62 hiểm cho tài sản để bảo vệ tài sản trường hợp cướp bóc, trộm cắp, hoả hoạn, v.v… Trong trường hợp bên thụ hưởng chấm dứt hoạt động giai đoạn triển khai Tiểu dự án, Bên nhận tài trợ chấm dứt tiểu dự án, hay thực không vi phạm hợp đồng tài trợ, DPC thu hồi trang thiết bị mua để tái phân bổ GIẢI NGÂN 5.1 Các đợt giải ngân chuyển khoản đến tài khoản ngân hàng thương mại đăng ký Người đứng đơn Đối với trường hợp CIG/THT, thành viên nhóm tham gia Hợp đồng Tài trợ thức uỷ quyền thành viên làm chủ tài khoản Đối với khoản toán từ số tiền tài trợ, bên nhận khoản tài trợ cung cấp chứng cho thấy số tiền sử dụng theo hợp đồng 5.2 Khoản tài trợ giải ngân thành đợt, đợt tối đa 80% (căn vào Phương án sản xuất kinh doanh điều kiện triển khai thực tế nhóm) Đợt cấp kinh phí tiến hành lập tức, khoản tạm ứng, sau tất bên phê duyệt ký kết hợp đồng tài trợ Đợt toán thứ hai giải ngân sở (i) bên thụ hưởng gửi đề nghị toán (ii) văn chứng minh cho việc sử dụng vốn tài trợ thụ hưởng theo hợp đồng tài trợ (iii) báo cáo tiến độ kỳ Bên nhận tài trợ báo cáo theo dõi giám sát kỳ DPC 5.3 Sau nhận báo cáo tiến độ kỳ mô tả việc thực tốt mốc kỳ điều kiện, DPC xem xét báo cáo, tiến hành khảo sát thực địa xác nhận việc sử dụng xác đợt giải ngân phê duyệt văn đợt toán thứ DPC chuẩn bị lệnh toán Trưởng DPC ký Với (i) “Lệnh toán” c ng với (ii) “Yêu cầu toán” từ bên thụ hưởng, (iii) bảng “Kê khai Chi tiêu” (bản gốc) cho việc sử dụng số tiền đợt giải ngân (iv) báo cáo theo dõi giám sát kỳ, DPC thực chuyển tiền từ tài khoản DPC sang tài khoản bên thụ hưởng 5.4 Bên nhận khoản tài trợ phải thông báo cho DPC văn chậm trễ việc thực tiến độ đề nguyên nhân cho chậm trễ Những khoản tốn lên kế hoạch cho lần giải ngân bị giữ lại báo cáo kê khai chi tiêu bên nhận tài trợ cho thấy số dư tiền mặt lớn từ việc sử dụng số tiền giải ngân trước Bất kỳ thời điểm suốt giai đoạn nhận tài trợ, Bên nhận tài trợ yêu cầu DPC điều chỉnh “Kế hoạch tốn” để phản ánh tốt kế hoạch cơng việc đáp ứng tốt nhu cầu dòng tiền bên nhận tài trợ yêu cầu phải chứng minh rõ ràng KẾ TOÁN, KIỂM TỐN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 6.1 Người đứng đơn xin tài trợ cần phải hồn tồn ý thức nghĩa vụ tài theo hợp đồng tài trợ đóng góp ph hợp để đáp ứng yêu cầu Người đứng đơn xin tài trợ người nhận tài trợ chịu trách nhiệm 63 đảm bảo nguồn vốn tài trợ thực theo kế hoạch công việc thống tuân theo hợp đồng tài trợ, đảm bảo báo cáo theo chuẩn mực yêu cầu 6.2 DPC UBND xã hỗ trợ Người đứng đơn xin tài trợ soạn thảo báo cáo kê khai chi tiêu mà dựa vào Người đứng đơn xin tài trợ u cầu việc tiến hành đợt giải ngân lần theo kế hoạch DPC chịu trách nhiệm tổng thể việc đảm bảo đợt giải ngân tiến hành theo kế hoạch, quy trình mua sắm phù hợp theo dõi quy trình kế tốn kiểm tốn cần thiết thực theo yêu cầu chung Tiểu dự án 6.3 Bên thụ hưởng (bên nhận vốn tài trợ) phải hoàn toàn ý thức nghĩa vụ tài theo hợp đồng tài trợ đóng góp ph hợp để đáp ứng yêu cầu Theo hợp đồng tài trợ, nguồn vốn tài trợ phải trả lại trường hợp chấm dứt hợp đồng tài trợ nguồn vốn sử dụng mà không đạt mục tiêu cam kết phải trả cho DPC để tái phân bổ 6.4 Bên nhận tài trợ phải trình cho DPC báo cáo kê khai chi tiêu kèm với chứng từ gốc (hoá đơn, biên lai, tờ khai văn bản, vv) DPC phải lưu gốc giữ lại nhiều năm quy định cụ thể luật pháp Việt Nam Bên thụ hưởng phải cung cấp chứng văn cho khoản tài trợ khoản đóng góp tiền mặt bên thụ hưởng vào tiểu dự án DPC giữ lại số tiền toán lên kế hoạch yêu cầu tạm ngưng hoạt động tài trợ báo cáo kê khai chi tiêu hạn chứng văn việc sử dụng vốn tài trợ không đầy đủ 6.5 Bên thụ hưởng vốn tài trợ phải chuẩn bị báo cáo cuối vào cuối Tiểu dự án tài trợ theo biểu mẫu mà DPC phê duyệt, biểu mẫu phải phản ánh đầy đủ hoạt động, nguồn lực khoản chi liên quan đến Tiểu dự án tài trợ Bên thụ hưởng vốn tài trợ phải trình báo cáo vốn tài trợ cuối nói sớm tốt phải vòng 45 ngày sau Tiểu dự án kết thúc 6.6 Các khoản chi tiêu vốn tài trợ kiểm tốn cần theo quy trình kiểm tốn tài tổng thể DPC Bên thụ hưởng vốn tài trợ hợp tác tồn diện với kiểm tốn viên DPC chuẩn bị sổ sách ghi chép, hồ sơ thơng tin khác có liên quan đến kiểm toán nguồn vốn DPC mà kiểm toán viên yêu cầu Người đứng đơn xin tài trợ tổ chức cộng tác chịu trách nhiệm hoàn lại khoản vốn tài trợ phát bị sử dụng sai mục đích hoạt động khắc phục phải thực theo quy định hành BÁO CÁO, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ 7.1 Việc báo cáo tiến độ, giám sát đánh giá việc triển khai vốn tài trợ bao gồm bước: (i) kiểm tra thực địa ban đầu; (ii) kiểm tra thực địa kỳ báo cáo mốc kỳ khảo sát thực địa sau đó; (iii) báo cáo đánh giá cuối bao gồm khảo sát thực địa DPC chịu trách nhiệm cho toàn hoạt động giám sát đánh giá bên nhận vốn tài 64 trợ có trách nhiệm nộp báo cáo kỳ báo cáo cuối kỳ Mỗi đề xuất có số kết thực rõ ràng, mốc kỳ mục tiêu cuối c ng mà qua đánh giá tiến độ Những số DPC Người xin tài trợ thống hợp đồng ài trợ 7.2 Kiểm tra thực địa ban đầu DPC thực báo cáo trước ký hợp đồng tài trợ Mục đích đợt kiểm tra để xác minh nguồn lực trình bày đề xuất nguồn lực có thực tế bên xin tài trợ Người đứng đơn xin tài trợ phải cho cán DPC thấy tính s n sàng nguồn lực Đối với trường hợp CIG/THT, tất người nhận tài trợ phải s n sàng tham gia kiểm tra thực địa Mục đích khác hoạt động kiểm tra thực địa ban đầu tài liệu hóa (hình ảnh mơ tả) tình trạng ban đầu sở sản xuất, tạo điều kiện cho việc truyền thông hiệu tác động phát triển cấp hộ gia đình 7.3 Kiểm tra thực địa kỳ DPC thực hiện, để xác nhận tiến độ thực DPC nộp báo cáo kiểm tra thực địa kỳ cho PCO bên nhận tài trợ, mô tả quan sát chuyến thực địa Báo cáo kiểm tra thực địa kỳ DPC điều kiện để thực đợt giải ngân lần (50%) khoản tài trợ.Đánh giá kỳ bắt đầu (i) Báo cáo tiến độ kỳ bên nhận vốn tài trợ nộp, mơ tả tiến độ thực so với số mốc kỳ liệt kê hợp đồng tài trợ (ii) Sau đó, DPC xem xét báo cáo tiến độ kỳ bên nhận vốn tài trợ soạn nộp (iii) tiến hành khảo sát thực địa để xác nhận công việc thực báo cáo (iv) Trong vòng 30 ngày sau nộp báo cáo tiến độ kỳ, DPC gửi báo cáo giám sát kỳ cho PCO Bên nhận vốn tài trợ, mô tả kết đánh giá hồ sơ khảo sát thực địa Báo cáo giám sát kỳ DPC điều kiện để thực đợt giải ngân lần (50%) khoản tài trợ Nếu cần thiết, DPC thuê bên độc lập thực đánh giá kỳ mở rộng tiểu dự án chọn mẫu nằm tiểu dự án tài trợ 7.4 Đánh giá cuối kỳ bắt đầu (i) Báo cáo cuối bên nhận vốn tài trợ trình, mơ tả kết thực cuối so với số liệt kê hợp đồng tài trợ (ii) DPC xem xét báo cáo cuối (iii) tiến hành khảo sát thực địa (iv) nộp báo cáo đánh giá cuối c ng cho PCO đồng gửi bên nhận vốn trợ cấp Ngoài ra, (các) bên đánh giá độc lập chọn mẫu để đánh giá tiểu dự án hoàn thành tiểu dự án tài trợ nói riêng Quỹ tài trợ nói chung để có đạt kết đặt mặt gia tăng thu nhập, phát triển phổ biến công nghệ, thúc đẩy suất, phát triển kỹ liên kết thị trường hay chưa tài liệu hóa kết đánh giá Bên đánh giá độc lập tiếp cận với hồ sơ kiểm tra thực địa ban đầu, tài liệu kỳ tất sở sản xuất bên nhận vốn tài trợ 65 KẾT THÚC TÀI TRỢ 8.1 Sau nhận báo cáo cuối từ bên nhận tài trợ, DPC bắt đầu thực thủ tục để kết thúc tài trợ Thủ tục bao gồm việc thu thập phê duyệt tất kê khai chi tiêu báo cáo tiến độ cần thiết, đảm bảo phần vốn tài trợ chưa chi tiêu hồn trả lại cho CPRP, thơng báo việc kết thúc tài trợ thông qua công văn kết thúc DPC gửi cho bên nhận tài trợ Tất yêu cầu tài trợ giữ nguyên hiệu lực bên nhận vốn tài trợ nhận công văn kết thúc từ DPC, thể tất nghĩa vụ thực theo yêu cầu TẠM NGƢNG VÀ HỦY TÀI TRỢ 9.1 DPC có quyền chấm dứt tài trợ với chấp thuận PCO thời điểm nếu: (i) Bên nhận tài trợ không tuân thủ điều khoản hợp đồng tài trợ; (ii) Bên nhận tài trợ để xảy chậm trễ nghiêm trọng thực Tiểu dự án DPC cho tiểu dự án đạt mục tiêu đề ra; (iii) Bên nhận tài trợ khơng thể trình báo cáo tài hồn chỉnh; (iv) Bên nhận tài trợ khơng thể trình chứng từ để hồn thành báo cáo tài chính; (v) khơng có số liệu kế tốn xác hồ sơ tài chính; (vi) cung cấp tài liệu thông tin sai lệch; (vii) nguồn vốn tài trợ d ng để cấp vốn cho chi phí khơng DPC phê duyệt thực hoạt động không phê duyệt; (viii) Người đứng đơn xin tài trợ chấm dứt việc tham gia vào tiểu dự án 9.2 Trong trường hợp huỷ tài trợ, tất nguồn vốn, nhận tiểu dự án chưa sử dụng phải hoàn trả tài khoản DPC Toàn khoản chưa toán, bị DPC huỷ tất trang thiết bị mua vốn tài trợ phải trả lại cho tiểu dự án Trong trường hợp dùng sai mục đích khoản vốn tài trợ, Người đứng đơn xin tài trợ phải chịu trách nhiệm hoàn lại khoản vốn tài trợ sử dụng sai mục đích thực hoạt động khắc phục theo quy định hành 10 GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP 10.1 Các bên tham gia vào hợp đồng nỗ lực để giải tranh chấp, bất đồng hay khiếu nại liên quan đến hợp đồng tài trợ cách hịa giải Mọi bất đồng khơng thể giải thỏa thuận bên cuối giải Tịa án phù hợp thuộc khn khổ hợp đồng hài trợ thực 11 HẠN CHẾ VÀ THAY ĐỔI 11.1 DPC khơng có trách nhiệm cung cấp hỗ trợ khác hay bổ sung cho Người nhận tài trợ cho mục đích hoạt động hay mục đích khác Mọi thay đổi, bổ sung hay xóa bỏ điều khoản điều kiện nêu hợp đồng tài trợ thể văn hai bên DPC Người nhận tài trợ thống 66 12 TRƢỜNG HỢP BẤT KHẢ KHÁNG 12.1 Bên nhận tài trợ hay CPRP chịu trách nhiệm với bên lại cho chậm trễ thất bại việc thực nghĩa vụ đề cập hợp đồng tài trợ thất bại hoả hoạn bất ngờ, lũ lụt, cháy nổ, sét, bão, động đất, lún đất, lệnh án can thiệp Chính phủ, dân biến, loạn, chiến tranh, đình cơng, bạo động người lao động, nằm ngồi tầm kiểm sốt mà khơng có lỗi lơ Bên nhận tài trợ hay CPRP Hợp đồng tài trợ thực vào: {Ngày/tháng/năm } Ký bởi: Người đứng đơn xin tài trợ đại diện {Điền tên Người đứng đơn } Tổ nhóm Người đứng đơn xin tài trợ Ký bởi: Trưởng DPC {Họ tên }Trưởng DPC Phụ lục kèm hợp đồng Các hạng mục đƣợc tài trợ từ Chƣơng trình CPRP (Kèm theo hợp đồng số ngày tháng năm .) STT Nội dung hoạt động Giá trị 67 Phƣơng thức mua sắm Chứng từ toán BÁO CÁO TIẾN ĐỘ GIỮA KỲ CỦA BÊN NHẬN TÀI TRỢ Tên dự án: Số dự án: [theo hợp đồng] Giai đoạn báo cáo: [ngày/tháng/năm-ngày/tháng/năm] [theo hợp đồng] Tổng tiền tài trợ: Tổng chi phí KHSXKD: VND …………………… Các cơng việc thực đến kỳ KHSXKD, kết đầu đạt đƣợc theo kế hoạch thực đến kỳ: Khó khăn gặp phải thực giải pháp làm: Những việc làm/đề nghị thực Giai đoạn tới: Đề xuất xin nhận khoản tài trợ lần hai với số kinh phí tài trợ: Ngƣời đứng đơn xin tài trợ thay mặt nhóm Ký ngày: 68 Số tiền tài trợ chi: VND ……………………… VND ……………………… [ XÁC NHẬN CỦA THT HUYỆN] [ngày/tháng/năm] Ngày xác nhận nhận báo cáo: Tên chữ ký Tổ trƣởng THT huyện: [CƠ QUAN QUẢN LÝ] [ngày/tháng/năm] Ngày DPC nhận đƣợc báo cáo: Tên chữ ký cán DPC: BÁO CÁO CUỐI CÙNG CỦA BÊN XIN TÀI TRỢ Tên dự án: Số dự án: [theo hợp đồng] Giai đoạn báo cáo: [ngày/tháng/năm-ngày/tháng/năm] [theo hợp đồng] [theo hợp đồng] Tổng chi phí dự án: Tổng chi phí KH XSKD: …………………… đồng Đạt đầu kế hoạch thực theo hợp đồng tài trợ: Vấn đề gặp phải thực giải pháp có thể: Đánh giá tác động tiểu dự án với suất lao động thu nhập: 69 …………………… đồng Ghi công việc đƣợc Tổ nhóm/ hộ thực tƣơng lai: Đề nghị trao quyền sở hữu hàng hóa mua: Ngƣời đứng đơn xin tài trợ thay mặt nhóm Ký ngày: [ CƠ QUAN SỬ DỤNG] Ngày DPC nhận đƣợc báo cáo: [ngày/tháng/năm] Tên chữ ký cán DPC: 70 BÁO CÁO CHI TIÊU (Gửi kèm theo báo cáo tiến độ kỳ báo cáo cuối Bên nhận tài trợ) Bên nhận tài trợ: ………………………………………………………… Mã số tiểu dự án: ……………………………………………… Người đứng đơn đề nghị tài trợ chính: …………………………………………Giai đoạn báo cáo: …………………………….………… Số TT Các khoản mục chi đƣợc phê duyệt Chi phí thực dự án (đ) Tổng I Vật tƣ khơng tiêu hao (thiết bị máy móc) II Dịch vụ phát triển kinh doanh tập huấn Dự án Dân góp Chi phí thực tế (đ) Tổng Dự án 71 Dân góp Số tiền cịn lại (đ) Số chứng từ toán/ngày ghi chứng từ Tổng Dự án Dân góp Ghi số tiền cịn lại Số TT Các khoản mục chi đƣợc phê duyệt Chi phí thực dự án (đ) Tổng III Dự án Dân góp Chi phí thực tế (đ) Tổng Dự án Dân góp Số tiền cịn lại (đ) Số chứng từ toán/ngày ghi chứng từ Tổng Dự án Dân góp Vật tƣ tiêu hao (đầu vào) Tổng chi phí Lưu ý: Toàn chứng từ gốc gửi kèm theo Báo cáo chi tiêu …………………, ngày … tháng… năm 201… NGƢỜI ĐỨNG ĐƠN (Ký, ghi rõ họ tên) 72 Ghi số tiền lại Phụ lục 2.8 Mẫu biên thỏa thuận nhóm BIÊN BẢN THỎA THUẬN TỔ/NHÓM CHO VIỆC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN Tên Tiểu dự án: …………………………………………………………… Tổng chi phí Tiểu dự án: ………………………………………… đồng, đó: Số yêu cầu tài trợ: ……………… đồng, Đóng góp người hưởng lợi …………… đồng Thực tiểu dự án: (a) Những người ký biên thỏa thuận nhóm đồng ý định xin tài trợ cho Tiểu dự án Chương trình giảm nghèo dựa phát triển hàng hóa (CPRP) tỉnh Hà Giang Trong trường hợp đề xuất phê duyệt, người ký biên thỏa thuận nhóm đồng ý làm việc để thực Tiểu dự án theo nội dung thể đơn xin tiểu dự án (b) Những người ký biên thỏa thuận nhóm đồng ý đóng góp 50% tổng số chi phí Tiểu dự án (gồm 20% tiền mặt lại vật) cho việc thực Tiểu dự án theo phần biên thỏa thuận nhóm (c) Những người ký biên thỏa thuận nhóm lựa chọn/đề cử người chịu trách nhiệm cho đề xuất quản lý tài khoản Tiểu dự án (Người đứng đơn) Kế hoạch kết thúc Tiểu dự án: Những người ký biên thỏa thuận nhóm đồng ý với điểm sau kết thúc dự án: Thỏa thuận việc sở hữu hàng hóa/thiết bị sau Tiểu dự án kết thúc ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Thỏa thuận việc sử dụng chung cho hàng hóa/thiết bị sau Tiểu dự án kết thúc ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Thỏa thuận việc bảo dưỡng hàng hóa/thiết bị sau Tiểu dự án kết thúc ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Chữ ký biên thỏa thuận nhóm thơng tin đóng góp ngƣời hƣởng lợi cho Tiểu dự án STT Tên thành viên nhóm Địa hộ gia đình Đóng góp cho việc thực Tiểu dự án (tiền mặt/hiện vật) 10 11 12 13 14 14 15 74 Chữ ký/Ngày Phụ lục 2.9 Mẫu giấy đề nghị chuyển vốn lần đầu/lần hai CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………………., ngày… tháng…… năm…… GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN VỐN LẦN ĐẦU/LẦN HAI Kính gửi: DPC …………………… Bên nhận tài trợ: ……………………………………………………………………… Mã số tiểu dự án: …………………………………………………………………… Người đứng đơn đề nghị tài trợ chính: ……………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………………………………………… Tên tài khoản:……………… ………………………Tài khoản số:………………… Mở ngân hàng:…………………………………………………………………… Căn hợp đồng tài trợ số…………………………… ngày……………….giữa……………………………… …………… Căn kế hoạch ngân sách mua sắm để thực Tiểu dự án theo hợp đồng tài trợ nêu trên, Bên nhận tài trợ đề nghị DPC xem xét cấp vốn lần đầu cho bên nhận tài trợ, cụ thể sau: Đơn vị tính: đồng Tổng số vốn tài trợ (theo hợp đồng tài trợ) Khoản mục chi Số vốn đề nghị cấp Vật tư không tiêu hao (thiết bị máy móc) Dịch vụ phát triển kinh doanh đào tạo Vật tư tiêu hao (đầu vào) Cộng Số vốn đề nghị cấp chữ: …………………, ngày … tháng… năm 201 NGƢỜI ĐỨNG ĐƠN (Ký, ghi rõ họ tên) 75 76