Đang tải... (xem toàn văn)
2.1. Khái niệm hội nghị Hội nghị là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong thời gian tới. 2.2. Hình thức Tổ chức hội nghị 1. Hình thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp lớn nhỏ. Nó được tổ chức hằng năm, thường là vào cuối năm nhằm tri ân những khách hàng đã tin tưởng, ủng hộ doanh nghiệp trong năm vừa qua. 2. Hình thức tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm Đúng như tên gọi, hội nghị giới thiệu sản phẩm là hội nghị nhằm công bố, giới thiệu, quảng bá một sản phẩm mới tới công chúng, khách hàng. Đây là bước đệm quan trọng trước khi chính thức bày bán sản phẩm. 3. Hình thức tổ chức hội nghị thượng đỉnh Hội nghị thượng đỉnh được tổ chức với sự tham gia của các nguyên thủ quốc gia nhằm bàn bạc về các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội. Sự chuẩn bị cho hội nghị này cần chu đáo, kỹ càng nhất có thể, cần có phương án dự phòng cho trường hợp khẩn cấp. 4. Hình thức tổ chức hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm Đây là sự kiện quan trọng và được tổ chức thường niên vào cuối năm trong mỗi doanh nghiệp. Sự kiện được thực hiện nhằm tổng kết tình hình phát triển, kết quả kinh doanh. Từ đó rút kinh nghiệm và lên kế hoạch phát triển trong năm tiếp theo.
DANH MỤC TỪ, KÝ HIỆU VIẾT TẮT Ký hiệu, từ ngữ viết tắt TNHH Tên đầy đủ Trách Nhiệm Hữu Hạn DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIỂU ST T Hình, bảng biểu Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức phịng Hành cơng ty TNHH Mêkơng Hình 1.2: Mẫu sổ tiếp nhận giải văn đến Hình 1.3: Mẫu sổ đăng ký văn Hình 1.4: Mẫu sổ lưu trữ hồ sơ Trang 7 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁT QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 1.1 Giới thiệu khái qt Cơng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkơng 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkông Trước phát triển du lịch vũ bão, Thủ ô Hà Nội thành phố lớn Việt Nam, trung tâm trị, văn hố nước Tiềm phát triển du lịch Hà Nội lớn có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với phát triển dân tộc ta Rất nhiều người dân Việt Nam nước du lịch vào Hà Nội vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vậy, ngày 30/08/2000 Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng thức thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch nước Ngay năm thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Sở Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Hiện nay, trụ sở Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân – Hà nội Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông dần lớn mạnh trở thành đơn vị kinh doanh lữ hành động có hiệu Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực mở rộng thị trường tồn quốc, thể chỗ đứng thị trường lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung kinh doanh lữ hành nói riêng Cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng 1.2 1.2.1 Sơ lược phịng tổ chức hành Chức Phịng Tổ chức Hành cơng ty có hai chức năng: chức tham mưu - tổng hợp chức hậu cầu Phòng Tổ chức Hành có chức tham mưu giúp việc cho giám đốc điều hành công việc hàng ngày như: lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành cơng việc, nắm bắt thông tin nhân Mặt khác phịng Tổ chức Hành cịn tham gia biên soạn, quản lý văn tổ chức lưu trữ tài liệu phịng quan Phịng Tổ chức Hành có chức hậu cần, chăm lo điều kiện vật chất tinh thần cho cán công nhân viên công ty, tổ chức đối nối, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị chuyến công tác xa cho giám đốc Cơ cấu tổ chức phịng Tổ chức Hành Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức phịng Hành cơng ty TNHH Mêkơng TRƯỞNGPHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Nhân viên văn thư – lưu Nhân viên đánh máy, in tài Nhân viên kỹ thuật tổng đài liệu Công tác văn thư Nhân viên lái xe Nhân viên bảo vệ TỔDOANHTRẠI TỔBẢOVỆ VỆSINH - Thủ tục tiếp nhận giải văn đến: Tất công văn đến phải qua phận văn thư Văn thư nhận phân loại công văn, bóc bì rà sốt xem cơng văn gửi đến có thủ tục hành hay khơng Đối với văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân khơng phép bóc bì Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên xem xét kỹ có để tránh thiếu sót tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi kẹp cuối thư Sau vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp theo loại để trình thủ trưởng phịng ban chức Công ty Công văn đến ngày phân phối ngày hơm đó, chậm đến sáng hôm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp văn thư phải phân phối sau nhận Hình 1.2: Mẫu sổ tiếp nhận giải văn đến Ngày đến Số đến Tên quan (1) (2) (3) Số Ngày ký tháng hiệu văn (4) Tên loại trích yếu (5) (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) - Thủ tục giải văn đi: Sau soạn thảo văn xong, văn thư kiểm tra thể thức văn có phù hợp với pháp luật quy định khơng, sau đóđưa lên thủ trưởng để trình ký Trước văn chuyển bên ngoài, lần văn thư phải kiểm tra văn đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn Văn thư ghi số công văn đề ngày tháng trích yếu cơng văn vào sổ cơng văn Hình 1.3: Mẫu sổ đăng ký văn Ngày tháng văn (1) Số ký hiệu (2) Tên loại trích yếu (3) Người ký Nơi nhận (4) (5) Số lượng (6) Ghi (7) - Tổ chức bảo quản sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Trước đóng dấu lên văn nhân viên văn thư kiểm tra sốt kỹ văn trước đóng dấu Công tác lưu trữ Tất văn qua xử lý, văn đến lưu văn (bản chính), hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ nhằm để khai thác, xử lý thông tin Hình 1.4: Mẫu sổ lưu trữ hồ sơ STT Số ký hiệu Ngày, tháng Trích yếu Tác giả Tờ số Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Cơng tác hậu cần - Văn phịng chuẩn bị cho lãnh đạo công tác cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: thời gian công tác, danh sách người đến công văn, điện thoại, fax giúp cho Cơng ty vàđối tác chủđộng công việc - Mua sắm trang thiết bị: Đảm bảo việc mua sắm trang thiết bị như: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế phục vụ cho hoạt động công ty Công tác xử lý thông tin Hàng ngày Cơng ty có nhiều thơng tin khác loại có cách biểu riêng, mang đặc thù riêng yêu cầu riêng phạm vi, hiệu vai trò, tác dụng định Vì việc xử lý truyền thơng tin cách nhanh chóng xác việc làm cần thiết Trước u cầu cơng việc việc áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật đại phịng Hành u cầu bắt buộc Do đội ngũ nhân viên với trình độ vi tính tương đối tốt với trang thiết bị tin học Công ty tương đối đại kết nối mạng nội nên nhiều thông tin truyền qua hệ thống mạng nội Việc đem lại tính hiệu quả, xác nhanh chóng nhiều so với việc truyền tin văn Các máy tính trực thuộc nội cơng ty vào mạng, trao đổi thông tin khai thác thông tin với máy chủ Tuy vậy, bên cạnh yếu tố máy móc trang bị đại phải kể đến yếu tố người sử dụng trang thiết bị Mặc dù nhân viên làm cơng tác văn phịng có trình độ tin học tương đối tốt lúc giải công việc cường độ cao mắc lỗi Những trục trặc máy tính xảy thường xuyên nhân viên không xử lý hết dẫn đến ảnh hưởng đến cơng việc CHƯƠNG 2: TRÌNH BÀY CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 2.1 Khái niệm hội nghị Hội nghị họp có tổ chức nhằm bàn bạc cơng việc cụ thể nhằm tổng kết tình hình hoạt động qua, rút kinh nghiệm bàn phương hướng hoạt động thời gian tới 2.2 Hình thức Tổ chức hội nghị Hình thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng Hội nghị tri ân khách hàng hoạt động thiếu doanh nghiệp lớn nhỏ Nó tổ chức năm, thường vào cuối năm nhằm tri ân khách hàng tin tưởng, ủng hộ doanh nghiệp năm vừa qua Hình thức tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm Đúng tên gọi, hội nghị giới thiệu sản phẩm hội nghị nhằm công bố, giới thiệu, quảng bá sản phẩm tới công chúng, khách hàng Đây bước đệm quan trọng trước thức bày bán sản phẩm Hình thức tổ chức hội nghị thượng đỉnh Hội nghị thượng đỉnh tổ chức với tham gia nguyên thủ quốc gia nhằm bàn bạc vấn đề kinh tế, trị, xã hội Sự chuẩn bị cho hội nghị cần chu đáo, kỹ có thể, cần có phương án dự phịng cho trường hợp khẩn cấp Hình thức tổ chức hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm Đây kiện quan trọng tổ chức thường niên vào cuối năm doanh nghiệp Sự kiện thực nhằm tổng kết tình hình phát triển, kết kinh doanh Từ rút kinh nghiệm lên kế hoạch phát triển năm 2.3 Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Bước 1: Xác định thống chủ đề Tổ chức Hội Nghị Bước : Lê kế hoạch Tổ chức Hội Nghị • Mục đích yêu cầu đạt hội nghị • Nội dung hội nghị • Thời gian địa điểm tổ chức hội nghị • Kinh phí dự trù tổ chức hội nghị • Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức hội nghị • Lên kế hoạch khách mời • Chương trình hội nghị • Chuẩn bị nội dung chính,khai mạc,bế mạc hội nghị Bước : Các công tác chuẩn bị Tổ chức Hội Nghị • Truyền thông,thông báo kiện • In ấn tài liệu • Phát thư mời • Chuẩn bị phịng họp đầy đủ hiệu,trang thiết bị,nội thất… • Dịch vụ kèm theo,lễ tân,teabreak,ăn uống,nghỉ ngơi,đưa đón…(nếu cần) Bước : Cơng tác Tổ chức Hội Nghị • Đón tiếp đại biểu,phát tài liệu • Điều khiển dẫn chương trình hội nghị Bước : Kết thúc Hội Nghị – Hội Thảo • Ghi biên hội nghị • Thơng báo ý kiến kết luận đạo hội nghị Bước : Xử lý thơng tin Hội Nghị • Đánh giá nội dung hội nghị • Kiến nghị tổ chức,đơn vị tham dự hội nghị nội dung kiện Bước : Đánh giá hiệu Hội Nghị 10 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP Mục đích, yêu cầu hội nghị Mục đích: Giới thiệu tour “ Tour Go Now” công ty TNHH Mêkông tri ân 3.1 khách hàng thân thiết Yêu cầu: Các đối tượng tham gia hội nghị trực tuyến công ty TNHH Mêkông (khách hàng thân thiết, phóng viên, báo đài, ) phải cài đặt ứng dụng 3.2 3.3 Emeeting Đối tượng tham dự: Khách hàng thân thiết, nhân viên công ty (ê kíp làm hội nghị), phóng viên, báo đài Số lượng: 80 người: 40 khách hàng và15 nhân viên Lịch trình nghị sự: Thời gian 08h30 - 08h40 08h40 - 08h55 08h55 - 09h00 09h00 - 09h10 09h10 - 09h40 09h40 - 10h00 10h00 -10h15 10h15 - 10h30 10h45 3.4 Nội dung Ghi Phát nhạc video hoạt Đón khách (chờ khách vào động, thành tích cơng ty đạt Emeeting đầy đủ) Trình chiếu clip giới thiệu Clip lịch sử hình thành cơng ty trình phát triển cơng ty Kết thúc việc đón khách trình chiếu clip Đại diện cơng ty phát biểu khai mạc hội nghị Ca sĩ Bích Phương hát: “ Bùa yêu” Văn nghệ Top ca nhân viên hát: “Việt Nam ngày mới” Giới thiệu sản phẩm mới, giải đáp thắc mắc sản phẩm cho khách hàng Trò chơi giao lưu làm quen Trị chơi nhớ tên Định hướng chiến lược cơng ty thời gian tới Kết thúc hội nghị Dự tốn chi phí cho hội nghị: Nội dung Số lượng Thơng tin 11 Đơn giá (vnđ) Chi phí dự trù(vnđ) Hội trường, Thẻ đeo, banner, phơng, trang trí, thiết kế sản phẩm triển lãm,… Chi phí nhân Trợ cấp ngày #### 15 Chi phí quà tặng Phần thưởng game show cho trò chơi Ca sĩ, diễn viên Cát xê cho ca sĩ, diễn viên Chi phí khác Chi phí phát sinh #### 05 #### 8.200.000 500.000 7.500.000 #### 6.000.000 2.000.000 10.000.000 20.000.000 20.000.000 51.700.000 Tổng Soạn thảo số giấy tờ cần thiết cho hội nghị: Thư mời tham gia hội nghị 3.5 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 2109/GM-SGD&ĐT Hà Nội, ngày 20 tháng 08 năm 2021 THƯ MỜI Về việc tham gia hội nghị trực tuyến mắt TOUR GO NOW Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkông trân trọng kính mời: Bà: Trần Thanh Thu – Giám đốc Cơng ty Hồng Phong Vào lúc: 30 phút, ngày 30 tháng 08 năm 2021 Phương thức tam gia: Qua phần mềm Emeeting Cách thức tham gia: + Tên họp: CongtyTNHHMekong + Link: emeeting.com/egr-dsu-gcb Rất hân hạnh đón tiếp! GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) Nơi nận: - Như thành phần mời; - Lưu: VT Ngơ Đình Nhậm Công văn xin cấp giấy phép tổ chức kiện 12 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 27 tháng 08 năm 2021 ĐƠN ĐỀ NGHỊ (Về việc: Cấp phép tổ chức kiện) Kính gửi: – Bộ Y Tế – Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân Thông tư 09/2015/TT-BYT ngày 25/5/2015 Bộ Y tế quy định xác nhận nội dung quảng cáo sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đặc biệt thuộc lĩnh vực quản lý Bộ Y tế Tên đơn vị: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkông Địa chỉ: 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân – Hà nội Điện thoại: 0128.223.456 Giấy phép kinh doanh: 0316226966 Quyết định thành lập đơn vị số: 1232 Nơi cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh TP Hà nội Họ tên người đại diện: Ngơ Đình Nhậm Chức vụ: Giám đốc Chúng xin cấp Giấy phép tổ chức hội nghị: 13 Bao gồm chương trình: – Tên chương trình: Hội nghị trực tuyến mắt TOUR GO NOW + Thời gian: ngày 30 tháng 08 năm 2021 + Thời lượng chương trình (số phút): 195 phút + Người chịu trách nhiệm chương trình: Đào Hồng Hải + Địa điểm: Hội trường Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Mêkông Chúng xin cam kết: – Thực quy định Thông tư 09/2015/TT-BYT ngày 25/5/2015 Bộ Y tế quy định xác nhận nội dung quảng cáo sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đặc biệt thuộc lĩnh vực quản lý Bộ Y tế – Chịu trách nhiệm vi phạm pháp luật quyền tác giả quyền liên quan – Chịu trách nhiệm tính xác nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép Kính mong Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân xem xét giải Tôi xin chân thành cảm ơn! NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngơ Đình Nhậm 14 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phịng (Nghề: Quản trị kinh doanh) - CĐ Kinh tế Kỹ thuật TP.HCM Bài giảng Quản trị văn phịng - TS Nguyễn Nam Hà Giáo trình Quản trị hành chánh văn phòng: Phần - TS Nguyễn Thị Ngọc An Giáo trình Quản trị văn phịng: Phần Giáo trình Quản trị văn phịng: Phần 16 ... lên kế hoạch phát triển năm 2.3 Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Bước 1: Xác định thống chủ đề Tổ chức Hội Nghị Bước : Lê kế hoạch Tổ chức Hội Nghị • Mục đích u cầu đạt hội nghị • Nội dung hội nghị. .. tổ chức hội nghị • Kinh phí dự trù tổ chức hội nghị • Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức hội nghị • Lên kế hoạch khách mời • Chương trình hội nghị • Chuẩn bị nội dung chính,khai mạc,bế mạc hội nghị. .. tác Tổ chức Hội Nghị • Đón tiếp đại biểu,phát tài liệu • Điều khiển dẫn chương trình hội nghị Bước : Kết thúc Hội Nghị – Hội Thảo • Ghi biên hội nghị • Thông báo ý kiến kết luận đạo hội nghị