Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 40 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
40
Dung lượng
192 KB
Nội dung
Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com LỜI MỞ ĐẦU Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành vănthư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả. Côngtácvănthư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành củathủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà côngtácvănthư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng côngtácvănthư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động củavăn phòng nhằm đáp ứng và hoànthiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới. Cũng chính vì điều đó mà côngtácvănthư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, côngtácvănthư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu côngtác tổ chức vănthư tại Công ty xâydựngcôngtrìnhgiaothông118. Em đã lựa chọn đề tài vănthư cho luận văn tốt nghiệp của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể không tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bộ môn để luận văncủa em hoànthiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn vănthư, đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cô, các chú, anh chị phòng hành chính củaCông ty Cổ Phần XâyDựngCôngTrìnhGiaoThông118 đã giúp em hoànthiện luận văn này. BẢN THU HOẠCH THỰC TẬP ĐƯỢC CHIA LÀM 4 PHẦN 1 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Phần I: Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức củacông ty và văn phòng công ty. 1. Chức năng và nhiện vụ củacông ty. 2. Cơ cấu tổ chức củaCông ty. Phần II: Tình hình thực tế củacông ty nói chung và côngtácthưký,vănthư,lưutrữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung củaCông ty. 2. Côngtácthư ký. 3. Côngtácvăn thư. 4. Côngtáclưu trữ. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoànthiệncôngtácthưký,vănthư,lưưtrữcủacông ty. 1. Đánh giá chung về khâu công việc. 2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục. Phần IV: Nhận xét củaCông ty về kết quả thực tập của sinh viên. 1. ý thức tổ chức kỷ luật. 2. Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập. 3. Xếp loại. 4. Thang điểm. 5. Chữ ký của lãnh đạo trong Công ty thực tập. 2 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com 3 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com PhÇn I I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty 1. Chức năng nhiệm vụ củacông ty. Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty côngtrìnhGiaothông118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118. - Nhiệm vụ chủ yếu củacông ty. Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức củacông ty và phòng hành chính. 2.1Cơ cấu tổ chức củacông ty. Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có: - Văn phòng Hành chính. - Phòng Tài chính Kinh tế. - Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị. - Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư. - Phòng Công Đoàn. 2.2 Cơ cấu củavăn phòng hành chính: Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi côngtác LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về côngtác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm vănthưlưutrữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ củacông ty 02. 4 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Sơ đồ tổ chức. Phó văn phòng Nhân viên quản trị đời sống Cán bộ BHLĐ, chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ chính sách kiêm vănthư Nhân viên thống kê lao động tiền lương Nhân viên bảo vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệu Nhân viên bảo vệ trực điện nước Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ Nhân viên lái xe con Chánh văn phòng 5 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Phần II Tình hình thực tế về côngtácvănthư ở Công ty Cổ Phần XâyDựngCôngTrìnhGiaoThông118 1. Khái quát tình hình Công ty. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty. Tiền thân củaCông ty Cổ Phần XâyDưngCôngTrìnhGiaoThông118 được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các côngtrìnhgiaothông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên thành Công ty CôngTrìnhGiaoThông118 trực thuộc Tổng Công ty XâyDựngCôngtrìnhGiaoThông I- Bộ GiaoThôngvận Tải. Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . vì thế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh. Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng Công ty Xâydựng CTGT 1 Bộ giaothôngvận tải, đổi tên thành công ty cổ phần Xâydựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. 6 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớn của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai 3 Hà Nội . Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớn như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xâydựng đường Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, côngtrình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế, côngtrình Long An, Khách sạn Đông Dương . và hàng loạt các côngtrìnhgiaothông ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các côngtrìnhgiaothôngcông ty thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xâydựng CTGT 1 đánh giá cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn thuộc các lĩnh vực xâydựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xâydựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên. Từ đầu năm 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính vào côngtác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hoànthiện cơ bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty. Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xâydựng các công tình giaothông trong cả nước, xâydựng các côngtrìnhcông nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư xâydựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị . 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trìnhcông nghệ. Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xâydựng là những côngtrình ( nhà máy, cầu đường, côngtrình phúc lợi .) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm 7 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com đó, quá trình sản xuất củacông ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi côngtrình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa điểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quy trìnhcông nghệ. Các giai đoạn để thi côngcôngtrìnhgiaothông ( cầu, đường ) củacông ty được mô tả như sau: - Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại củacông trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay côngtác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn phương án thi công hợp lý. - Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường. Khảo sát thi công Thi côngHoànthiện Bàn giao Nghiệm thu 8 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com - Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các côngtáchoànthiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ củacông trình. - Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục côngtrìnhđúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. - Giai đoạn bàn giao: Khi côngtrình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý củacông ty. Công ty Cổ Phần XâyDựng CTGT 118 đã xâydựng đựơc môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Đứng đầu bộ máy củacông ty là giám đốc điều hành. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban. Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc củacông ty, tổ chức thực hiện côngtácvăn phòng, quản lý côngvăn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong côngtác tổ chức nhân sự, hành chính củacông ty. Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về côngtác kế hoạch. Quản lý côngtác kỹ thuật chất lượng công trình. Phòng kinh tế thị trường: làm côngtác maketing giúp công ty ký kết các hợp đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thucông trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình. Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về côngtác quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh toán, quyết toán các côngtrình với đối tác bên trong và bên ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. 9 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi côngcủacông ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất củacông ty. Quản lý về côngtác khoa học công nghệ. 10