hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118

http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN OBO OKS CO M Lêi më ®Çu Ra đời phát triển với xuất tồn cơng nghiệp hố đại hố nước ta nên ngành văn thư trở thành cơng cụ quản lý có hiệu Cơng tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành cơng việc quan tổ chức, hoạt động đảm bảo thơng tin văn Phục vụ cho lãnh đạo điều hành thủ trưởng quan đơn vị Chính mà cơng tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung Trong văn phòng cơng tác văn thư nội dung quan trọng khơng thể thiếu được, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng nhằm đáp ứng hồn thiện để theo kịp phát triển nước giới Cũng điều mà cơng tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm Đặc biệt cơng cải cách hành nhà nước, cơng tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Nhận thức vấn đề với kiến thức tiếp thu nhà trường, thời gian thực tập tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư Cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 118 Em lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn tốt nghiệp KI L Do thời gian trình độ nghiên cứu nhiều hạn chế luận văn khơng tánh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy giáo mơn để luận văn em hồn thiện Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo mơn văn thư, đặc biệt giáo Phùng Thị Phương Liên cơ, chú, anh chị phòng hành Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118 giúp em hồn thiện luận văn http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN B¶n thu ho¹ch thùc tËp ®−ỵc chia lµm phÇn KI L OBO OKS CO M Phần I: Chức nhiệm vụ cấu tổ chức cơng ty văn phòng cơng ty Chức nhiện vụ cơng ty 2.2 Cơ cấu tổ chức Cơng ty Phần II: Tình hình thực tế cơng ty nói chung cơng tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng Tình hình thực tế chung Cơng ty Cơng tác thư ký Cơng tác văn thư Cơng tác lưu trữ Phần III: Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác thư ký, văn thư, lưư trữ cơng ty Đánh giá chung khâu cơng việc Đề xuất biện pháp để phát huy, khắc phục Phần IV: Nhận xét Cơng ty kết thực tập sinh viên ý thức tổ chức kỷ luật Hiệu cơng việc thời gian thực tập Xếp loại Thang điểm Chữ ký lãnh đạo Cơng ty thực tập http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PhÇn I I Chức nhiệm vụ cấu tổ chức cơng ty KI L OBO OKS CO M Chức nhiệm vụ cơng ty Cơng ty Cổ phần XD-CTGT 118 quan nhà nước thành lập vào định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 Bộ GTVT việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước cơng ty cơng trình Giao thơng 118 thành Cơng ty cổ phần XD- CTGT 118 - Nhiệm vụ chủ yếu cơng ty Phục vụ đổi mạnh mẽ tồn diện tất khâu người, cơng nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề để nâng cao đời sống cho người 2.Cơ cấu tổ chức cơng ty phòng hành 2.1Cơ cấu tổ chức cơng ty Cơng ty Cổ phần XD- CTGT 118 giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc phó Giám đốc phòng ban gồm có: - Văn phòng Hành - Phòng Tài Kinh tế - Phòng Kinh tế thị trường - Phòng Quản lý thiết bị - Phòng Cơng nghệ Kinh tế Đầu tư - Phòng Cơng Đồn 2.2 Cơ cấu văn phòng hành chính: Gồm có: Chánh văn phòng người lãnh đạo văn phòng tham mưu tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 Phó văn phòng phụ trách theo dõi cơng tác LĐTL 01 Cử nhân luật chun cơng tác BHLĐ, chun viên pháp luật 01 Thống kê chế độ sách kiêm văn thư lưu trữ 01 Thống kê LĐTL 01 Quản trị hành đời sống 01 Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01 Nhân viên lái xe 03 Nhân viên bảo vệ hành chính, trực tổng đài, chép tài liệu 01 người làm bảo vệ cơng ty 02 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Sơ đồ tổ chức OBO OKS CO M Chánh văn phòng Phó văn phòng Nhân viên chế độ sách kiêm văn thư Nhân viên thống kê lao động tiền lương Nhân viên quản trị đời sống KI L Cán BHLĐ, chun viên pháp luật Nhân viên bảo vệ , trực tổng đài , chép tài liệu Nhân viên bảo vệ trực điện nước Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ Nhân viên lái xe http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần II Tình hình thực tế cơng tác văn thư Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118 OBO OKS CO M Khái qt tình hình Cơng ty KI L 1.1 Qúa trình hình thành phát triển Cơng ty Tiền thân Cơng ty Cổ Phần Xây Dưng Cơng Trình Giao Thơng 118 thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận phần máy móc,thiết bị Liên Xơ viện trợ để thi cơng cơng trình giao thơng đường sắt, đường thuộc khu đầu mối vành đai Hà Nội Năm 1983 Cơng ty đổi tên thành Cơng trường 212, sau lấy tên đường 118 Đến năm 1993 đổi tên thành Cơng ty Cơng Trình Giao Thơng 118 trực thuộc Tổng Cơng ty Xây Dựng Cơng trình Giao Thơng I- Bộ Giao Thơng vận Tải Từ năm 1999 đến nay, cơng ty đổi mạnh mẽ tồn diện tất khâu người, cơng nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề tạo bước tiến nhNy vọt Sau năm đổi mới, sản lượng 2001 tăng gần 10 lần so với năm 1998 có tảng tài ổn định, lành mạnh Tháng năm 2002 cơng ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ doanh nghiệp nhà nước hạch tốn độc lập thành cơng ty Cổ Phần thuộc Tổng Cơng ty Xây dựng CTGT Bộ giao thơng vận tải, đổi tên thành cơng ty cổ phần Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002 Trong q trình hoạt động, Cơng ty tham gia thi cơng nhiều dự án lớn quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai Hà Nội Hiện nay, cơng ty đồng thời thi cơng dự án lớn như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu cơng nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, cơng trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đơng Hà- Huế, cơng trình Long An, Khách sạn Đơng Dương hàng loạt cơng trình giao thơng địa phương nước Tất cơng trình giao thơng cơng ty thi cơng đạt chất lượng cao, hồn thành tiến độ, đẹp mỹ thuật, đa dạng sản phNm, chủ đầu tư Tổng cơng ty xây dựng CTGT đánh giá cao Đồng thời cơng ty xúc tiến đấu thầu hàng loạt dự án có giá trị lớn thuộc lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức nguồn vốn Tiếp tục đổi hồn thiện, đa dạng hố nghành nghề mở rộng thêm thị trường, lấy việc đầu tư xây dựng cầu, đường làm trọng tâm Phấn đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên Từ đầu năm 1999 cơng ty dã đầu tư thiết bị người để đưa máy tính vào cơng tác quản lý, điều hành sản xuất Đến cuối năm 2000 hồn thiện áp dụng thành cơng việc thiết lập nội ( LAN ) sử dụng phần mềm ứng dụng tất khâu quản lý cơng ty http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN OBO OKS CO M Cuối năm 2002 cơng ty cấp chứng quốc tế ISO 9001-2000 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng cơng tình giao thơng nước, xây dựng cơng trình cơng nghiệp dân dụng, thuỷ lợi đường điện lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp cơng trình, đầu tư xây dựng sở hạ tầng cụm dân cư, thị 1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh quy trình cơng nghệ Ngành XDCB ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, tạo nên sở hạ tầng cho kinh tế quốc dân Sản phNm ngành xây dựng cơng trình ( nhà máy, cầu đường, cơng trình phúc lợi ) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất sử dụng sau hồn thành Xuất phát từ đặc điểm đó, q trình sản xuất cơng ty mang tính liên tục, đa dạng phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác Mỗi cơng trình có dự tốn, thiêt kế riêng, địa điểm thi cơng khác nhau.Vì để tổ chức sản xuất kinh doanh cơng ty lập đội thi cơng đội cầu để đội sản xuất trực tiếp thực giai đoạn quy trình cơng nghệ Các giai đoạn để thi cơng cơng trình giao thơng ( cầu, đường ) cơng ty mơ tả sau: Khảo sát thi cơng Thi cơng Bàn giao Hồn thiện Nghiệm thu KI L - Giai đoạn khảo sát thi cơng: Đây giai đoạn quan trọng q trình thi cơng cơng trình, định trực tiếp đến q trình tồn cơng trình giai đoạn này, sau nhận bàn giao tuyến, cơng ty thành lập đội khảo sát thiết kế trang bị đầyđủ thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án Đội khảo sát tién hành cơng tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim cọc dấu tồn tuyến Từ đó, thiết kế chọn phương án thi cơng hợp lý - Giai đoạn thi cơng: Đối với thi cơng cầu, cơng ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ làm dầm bê tơng để thi cơng cầu có quy mơ vừa nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ) Còn thi cơng đường có quy trình sau: đào đất hữu dải vải địa kỹ thật đắp cát đệm; đắp đường, đắp sỏi đỏ, thi cơng lớp http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN OBO OKS CO M cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi cơng lớp bê tơng nhựa thi cơng lề đường - Giai đoạn hồn thiện: Thực cơng tác hồn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thNm mỹ cơng trình - Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế khoản mục cơng trình thiết kế duyệt tiến hành nghiệm thu - Giai đoạn bàn giao: Khi cơng trình nghiệm thu xong tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng KI L 1.3 Đặc điểm tổ chức máy quản lý cơng ty Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 xây dựng đựơc mơt mơ hình quản lý hạch tốn phù hợp với u cầu kinh tê thị trường, chủ động sản xuất kinh doanh, có uy tính thị trường lĩnh vực XDCB, đảm bảo đứng vững phát triển điều kiện Với máy quản lý gọn nhẹ, phòng chức đáp ứng nhiệm vụ đạo kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty Đứng đầu máy cơng ty giám đốc điều hành Ngồi việc uỷ quyền cho Phó giám đốc, Giám đốc trực tiếp đạo thơng qua phòng ban Các phòng ban chức chịu quản lý ban giám đốc, gồm: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải cơng việc cơng ty, tổ chức thực cơng tác văn phòng, quản lý cơng văn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành Giúp ban Giám đốc cơng tác tổ chức nhân sự, hành cơng ty Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc cơng tác kế hoạch Quản lý cơng tác kỹ thuật chất lượng cơng trình Phòng kinh tế thị trường: làm cơng tác maketing giúp cơng ty ký kết hợp đồng Quản lý hợp đồng, theo dõi khối lượng cơng việc nghiệm thu cơng trình, lập báo cáo dự tốn tham gia đấu thầu cơng trình Phòng tài kế tốn: Tham mưu giúp việc cho giám đốc cơng tác quản lý tài tồn cơng ty theo chức giám đốc đồng tiền Thanh tốn, tốn cơng trình với đối tác bên bên ngồi cơng ty Thanh tốn tiền lương, thưởng cho cán cơng nhân viên cơng ty Phòng quản lý thiết bị: Quản lý tồn trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi cơng cơng ty Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng q, hàng năm cho trang thiết bị Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất cơng ty Quản lý cơng tác khoa học cơng nghệ http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Sơ đồ tổ chức quản lý cơng ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 Ban kiểm sốt OBO OKS CO M Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Các đội thi cơng độc lập Xưởng sửa chữa Ban điều hành dự án Các đơn vị thi cơng dự án Các đơn vị quản lý Văn Phòng Cơng ty KI L Trung tâm thí nghiệm Phó giám đốc điều hành Văn phòng đại diện phía nam Phòng kính tế thị trường Phòng kĩ thuật cơng nghệ Phòng tài kinh tế 2.Cơng tác thư ký 2.1 Ngành thư ký có mặt nước ta từ lâu đời hình thức làm việc thư lại phủ huyện đến tận ngày nay, mà ngành Thư ký trở nên quan trọng thiết thực lĩnh vực đời sống nhiều người chưa hiểu rõ chức nhiệm vụ tầm quan trọng ngành Thư ký Vậy đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng ta cần hiểu rõ Thư ký Vậy Thư ký gì? Thư ký người trợ giúp cho thủ trưởng lĩnh vực chun mơn thuộc phạm vi hoạt động văn phòng Vậy ta Phòng quản lý thiết bị http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN KI L OBO OKS CO M thấy người thư ký góp phần quan trọng thành cơng cơng việc người thư ký văn phòng người đảm nhận phần tồn cơng việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng lĩnh phạm vi hoạt động rộng lớn chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng quan trọng Và sau thời gian thực tập cơng ty, qua q trình làm việc học hỏi em rút đuợc số kinh nghiệm q báu Đây cơng ty hoạt động theo chế thủ trưởng, cơng tác thư ký cơng tác quan trọng cơng ty Chính người thư ký phải giải phóng thủ trưởng khỏi cơng việc phức tạp thủ trưởng có thời gian thực cơng việc quan trọng Theo Lê Nin thư ký loại lao động để tất vấn đề chọn lọc, đánh giá sơ ơng cho thư ký “ phin pha cà phê ” tức thư ký phải có khả sàng lọc thơng tin thơ để đem lại hiệu cao cơng việc Người thư ký phải hiểu rõ chức trách nhiệm thủ trưởng có khả thực tốt trách nhiệm nhiêu Những chức như: Chức thực nhiệm vụ có liên quan đến cơng tác văn thư < gọi cơng tác thơng tin > Chức thuộc việc giải cơng việc có liên quan hoạt động văn Nói chung nghề thư ký phải biết rõ cơng việc phải điều khiển có hiệu tốt cơng việc lĩnh vực khác 2.2 Nhiệm vụ người thư ký việc tiếp đãi khách a Tổ chức tiếp khách cơng ty Tổ chức tiếp khách văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợi trước vào làm việc với cơng ty Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn dễ hiểu phải thơng báo cho thư ký biết số lượng u cầu khách đặc biệt vị khách quan trọng để thư ký chuNn bị kịp thời, chu đáo việc tiếp khách cơng việc có liên quan Thư ký cần năm rõ vấn đề cụ thể tiếp khách để phổ biến cho đơn vị thực trì - Ngày tiếp khách cơng ty - Việc tiếp khách Giám đốc Phó giám đốc - Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ cơng ty - Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo khơng có lãnh đạo - Việc bố trí ăn phục vụ khách đến cơng ty - Nhiệm vụ thư ký việc tiếp khách b Vai trò thư ký việc tiếp khách Vai trò ngưòi thư ký việc tiếp khách quan trọng thư ký người cơng ty tiếp xúc với khách ấn tượng khách quan người thư ký tạo nên, đánh giá tốt ln tạo nên http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN OBO OKS CO M thuận lợi cho cơng việc thư ký khơng làm nhiệm vụ đơn đón khách mà ngưòi trực tiếp giải u cầu số lượng khách lớn xin gặp giám đốc - Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, xếp khách với người cộng tác - Ghi chép q trình diễn biến việc tiếp khách bàn bạc - ChuNn bị u cầu cần thiết cho u cầu khách: chuNn bị tài liệu, xếp bàn trà, mua sắm thứ cần thiết - Trong trưòng hợp cần thiết thư ký vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch KI L c Tổ chức buổi hẹn - Đặt chương trình cho buổi hẹn Thư ký nên thưòng xun rà sốt lại thời gian giám đốc để thu xếp gìơ tiếp khách cho vị khách có lý đáng, trường hợp khác mời đến phòng chức để giải - Thu xếp buổi xin hẹn Khách dùng nhiều phương tiện khác để xin hẹn: Điện thoại, cơng văn Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ người xin hẹn ghi tên giám đốc mà khách cần gặp Các buổi xin hẹn ghi vào lịch để bàn ghi vào sổ, phiếu hẹn Thư ký cần phải ghi vào lịch cơng tác tất buổi xin hẹn, trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi tiếp kiến tới thư ký phải ghi thật tường tận Cũng có hẹn khách phải huỷ bỏ giám đốc cơng tác chưa kịp thư ký cần phải biết sử dụng phương pháp từ chối buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn đủ để khách hiểu thơng cảm phải từ chối hẹn Ngồi thư ký tiết kiệm thời gian việc tiếp khách cách gửi khách đến phòng ban cung cấp cho khách thơng tin chi tiết đầy đủ thấy phù hợp Trong trường hợp thư ký cần thận trọng để khơng ảnh hưởng đến hiệu cơng việc Khách đến quan có nhiều loại, mà thư ký có nhiệm vụ phân biệt rõ ràng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than phiền cơng việc đ hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch dựa quy định cơng ty Tiếp khách cơng việc thường xun người thư ký, đòi hỏi người thư ký phải vận dụng hiểu biết cách sáng tạo Sau tiếp xúc phải để lại cho khách tình cảm tốt đẹp, cơng việc đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo khả ứng sử vốn liếng hiểu biết để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu cơng việc cao 10 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN cơng việc thư ký cơng ty thực đầy đủ vai trò chức năng, nhiệm vụ người thư ký Cơng tác văn thư OBO OKS CO M KI L Cơng tác vănthư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành cơng việc quan tổ chức Hiệu hoạt động quan lý co quan tổ chức phần phụ thuộc vào cơng tác văn thư làm tốt hay khơng tốt Cũng điều mầ cơng tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều Đặc biệt cơng cải cách hành nhà nước, cơng tác văn thư trọng tâm tập trung đổi 3.1 Qúa trình hình thành văn Những văn Cơng ty Cổ phần XD- CTGT 118 ban hành văn phục vụ quản lý hoạt động cơng ty đặt mối quan hệ với cơng ty cấp cơng ty ngang cấp Văn quan ban hành gồm: - Văn áp dụng quy phạm pháp luật - Văn hành thơng thường Văn ban hành cơng ty phải theo chun mơn thNm quyền nhà nước quy định - Về mặt thể thức: Là hình thức bắt buộc để văn đảm bảo hiệu lực pháp lý, phải phù hợp với thNm quyền ban hành văn phải đủ, đến 10 thành phần theo quy định - Về nội dung: Khi định ban hành văn cần xác định rõ nội dung văn nhằm đạt tới mục đích gì, có thiết thực với u cầu cơng việc quản lý xã hội khơng? Nội dung trình bầy văn phải mang tính khoa học có khả thực thi thực tế, đặc biệt phù hợp với chủ trương, đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước, khơng trái với quy định quan quản lý nhà nước cấp - Về văn phong: Văn phong văn phải phù hợp với nội dung văn trình bầy ngắn gọn, tính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thơng 3.2 Tình hình ban hành văn Ban hành văn cơng ty Chánh văn phòng người Chánh văn phòng đích danh để soạn thảo cơng văn cho cơng ty a Trình tự soạn thảo văn - ChuNn bị viết thảo: Trước soạn thảo văn người có trách nhiệm phải xác định rõ mục đích u cầu việc soạn thảo văn bản, phạm vi đối tượng điều chỉnh văn bản, khả thực văn thực tế Người soạn thảo phải vào phạm vi tính chất mối quan hệ xã hội nội dung văn để điều chỉnh tác động; vào thNm quyền ban hành xác định hình thức văn ban hành Để soạn thảo văn phù hợp với thNm 15 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN OBO OKS CO M quyền ban hành đơn vị, soạn thảo văn < đặc biệt văn quy phạm pháp luật > người soạn thảo phải xây dựng đề cương xét duyệt qua lãnh đạo cơng ty - Sửa chữa duyệt văn bản: Khi hồn chỉnh dự thảo văn bản, người soạn thảo phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến Các văn có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực đối tượng phạm vi điều chỉnh rộng phải gửi thảo cho đơn vị liên quan để trao đổi ý kiến sửa chữa đơn vị thống báo cáo lãnh đạo quan ký duyệt để lànm thủ tục ban hành - Người soạn thảo lãnh đạo quan soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung văn đơn vị soạn thảo Phải ký tắt vào cuối trình ký nhằm xác định vai trò trách nhiệm người soạn thảo đơn vị soạn thảo văn Lãnh đạo đơn vị trực thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơng ty việc giúp cơng ty quản lý nhà nước lĩnh vực đựoc phân cấp, có trách nhiệm tham mưu xây dựng văn có liên quan chịu trách nhiệm nội dung, hình thức, chất lượng hồ sơ văn tham mưu trình ký Hầu hết văn Cơng ty Cổ phần XD – CTGT 118 ban hành theo trình tự quy định có số văn cơng ty sai thể thức thể thức ký Những cán phòng hành nhanh chóng khắc phục thiếu sót để khơng gây ảnh hưởng đến chất lượng tiến độ ban hành văn cơng ty KI L b Thủ tục trình ký b.1 Những quy định chung chữ ký - Chữ ký phải chữ ký người có thNm quyền - Chữ ký văn phải chữ ký đăng ký giới thiệu - Khơng ký bút mực đỏ, bút chì mực phai màu - Người ký phải ghi rõ họ tên, chức vụ - Những văn có chữ ký dấu khơng có giá trị giao dịch b.2 Thủ tục trình ký văn Văn trình ký phải đầy đủ hồ sơ, giấy tờ làm sở cho người ký xem xét định Trường hợp khơng có hồ sơ, giấy tờ phải trực tiếp trình bày với người ký văn Lãnh đạo quan tham mưu xây dựng văn phải ký tắt vào văn trình ký Mọi văn thuộc thNm quyền Giám đốc, phó giám đốc ban hành, đơn vị phải chuyển qua phòng hành để kiểm tra, xem xét thể thức nội dung văn Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty văn trình ký b.3 Thủ tục ký văn Người ký văn người chịu trách nhiệm hồn tồn trước pháp luật văn ký Trước ký, người ký văn phải xem xét nội dung, 16 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN hình thức thật kỹ lưỡng quan trọng phải xác định thNm quyền ban hành văn ký OBO OKS CO M Sơ q trình viết sửa tài liệu Nội dung u cầu viết,sửa tài liệu Chỉ định người viết,sửa tài liệu viết,sửa tài liệu Lấy ý kiến góp ý Hồn thiện tài liệu Kiểm tra KI L Duyệt Lưu trữ,phân phối 3.3 Tổ chức quản lý giải văn 17 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN KI L OBO OKS CO M Tất loại văn quan làm để quản lý, đỉều hành cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơng ty gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Văn trước nhân để gửi đơn vị có liên quan phải đăng ký vào sổ văn thư “sổ đăng ký văn ” lấy số để quản lý văn quan, gốc văn lưu trữ phận văn thư quan lưu trữ phận lưu trữ đơn vị tham mưu Số lượng văn ban hành Cơng ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 khơng nhân trước ký mà thường ký để phơ tơ, sau đóng dấu lên phơ tơ Trước ban hành văn bản, cán văn thư quan có nhiệm vụ rà sốt lại văn lần cuối hình thức nội dung, có phát nghi vấn trao đổi với người soạn thảo văn Chánh văn phòng, chưa trí cán văn thư báo cáo cho người ký văn xem xét, định Các văn để nhân thực sau có đồng ý người ký văn Một số tượng sai sót văn nêu phần xây dựng văn gây nên số trở ngại cho cán văn thư cơng ty tiến hành cơng việc đóng dấu Đối với văn cần chuyển giao ngay, người soạn thảo văn có trách nhiệm hiệu chỉnh lại cho quy định trước ban hành văn Văn sau nhân hồn tất thủ tục lại chuyển giao theo thời gian quy định, đảm bảo xác bí mật, địa chỉ, số lượng Đối với văn quan trọng có phiếu gửi kèm để theo dõi việc nhận văn Những văn có mức độ “khNn, mật” phải đóng dấu mức độ lên bì văn để đảm bảo trình thực thi Các văn gốc xắp xếp theo cặp lưu lại phận văn thư để phục vụ nghiên cứu sử dụng Cán văn thư có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ tài liệu lưu trữ cơng ty theo năm Văn cơng ty thực chất cơng cụ điều hành quản lý q trình thực chức nhiện vụ, quyền hạn giao Vì vậy, việc tổ chức quản lý giải văn phải đảm bảo xác kịp thời tiết kiệm theo quy trình mà nhà nước quy định Tóm lại việc tổ chức văn có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý điều hành cơng ty Đồng thời qua góp phần vào việc rèn luyện tính nghiên cứu, khoa học cán bộ, cơng chức việc giao Có văn cơng ty làm có tác dụng thiết thực cơng tác quản lý cơng ty 18 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Mẫu sổ đăng ký văn cơng ty 02 03 03/02/04 04/02/04 04 20/02/04 05 07/03/04 Tên loại trích yếu nội dung cơng văn Nơi nhận Chữ kí OBO OKS CO M Số kí Ngày hiệu tháng cơng cơng văn văn 01 30/01/04 QĐ nhận thức ơng Ngơ Duy Đăng Điều chỉnh hệ số lương Quy định chức , nhiệm vụ quyền hạn phòng kế tốn Quản lý đầu tư Quyết định chấm dứt hợp đồng với ơng Chu Mạnh Anh QĐ tiếp nhận thử việc ơng Hoa Độithi cơng số Nơi người nhận lưu Ghi VP VP VP VP VP Ghi chú: Cột 1: Số ký hiệu cơng văn Cột 2: Ngày tháng cơng văn Cột 3: Phân loại trích yếu nội dung cơng văn Cột 4: Nơi nhận Cột 5: Người ký Cột 6: Nơi người nhận lưu Cột 7: Ghi KI L Cơng ty Cổ phần XD – CTGT 118 qúa trình hoạt động Văn thư phải nhập số văn đến,văn quan trọng vào máy như: Cơng văn - Số TT: 01 Ký hiệu: 01/VP Ngày 03/02/04 Ngày phát hành 08/02/04 - Phân loại : - Nhóm chính: QĐ nhận thức - Nhóm chi tiết: QĐ nhận thức - Người ký : Ơng Phạm Văn Bình Số phát hành: 07 - Tóm tắt nội dung : < giống trích yếu nội dung> - QĐ nhận thức: Ơng Phạm Cơng Thắng Kỹ sư đường - Nơi nhận : Đội thi cơng số - Lưu trữ : Văn phòng - Thời hạn lưu: Vĩnh viễn Lâu dài: < 10năm > Tạm thời 19 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN KI L OBO OKS CO M - Trình lãnh đạo : - Ngày trình giám đốc - Ngày nhận lại - Đơn vị soạn thảo phát hành: Văn phòng - Tồn văn nội dung Trong văn cơng ty, ngồi chuyển cơng văn thơng thường cơng ty có chuyển phát nhanh để phục vụ thơng tin nhanh hơn, nhằm nâng cao hiệu cơng việc Quy trình chuyển giống chuyển cơng văn phong bì khác so với cơng văn 3.4 Tổ chức quản lý giải văn đến Tổ chức giải cơng văn đến Tất văn từ quan khác gửi đến đường trực tiếp bưu điện, tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị gọi văn đến Vì mà nội dung, thể loại tác giả văn đến đa dạng, phức tạp Cán văn thư sau nhận văn kiểm tra, phân loại sơ bộ, sau đóng dấu đến ghi số ngày đến, làm thủ tục đăng ký vào sổ quản lý văn đến, ghi phiếu chuyển phân loại xử lý văn theo số trường hợp sau: - Loại văn cần xử lý gấp - Loại văn xử lý bình thường Các văn gửi đến cơng ty mà khơng thể thức hành như: Cơng văn khơng có ngày, tháng, năm thiếu trích yếu nội dung văn bản, khơng có chữ ký khơng thNm quyền, phơ tơ mờ, văn gửi sai địa chỉ, nhầu nát cơng ty gửi trả lại nơi ban hành để thực theo quy định nhà nước hành Văn chuyển đến cơng ty ngày chuyển cho phận liên quan để kịp thời giải Vì số lượng phòng ban quan khơng nhiều tất văn chuyển đến phòng ban theo chức cụ thể Việc tổ chức có nhiều thuận lợi, văn chuyển đến phòng ban, khơng có tượng thất lạc văn bản, số lượng người vào phòng hành khơng nhiều nên khơng gây ảnh hưởng tới khơng khí làm việc phòng Bên cạnh đó, số tồn việc cán văn thư phải chuyển văn đến phòng ban cụ thể nên tốn nhiều thời gian Văn chuyển đến cơng ty có nhiều lọai ngồi văn hành thơng thường cơng văn, giấy tờ có đóng dấu “ hoả tốc”, “ thượng khNn” cần đựoc gửi phân phối lúc nhận Những cơng văn đóng dấu “ mật ”, “ tối mật ” cán văn thư phép bóc bì ngồi vào sổ theo ký hiệu nội dung bên ngồi bì Sau cán văn thư chuyển văn đến cho người nhận theo địa ghi ngồi bì, khơng bóc xem chuyển cho người khác khơng phải người nhận Các văn chuyển phải đảm bảo ngun tắc kịp thời tính xác thống Khi văn đến cơng ty xử lý, giải tránh 20 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 06/01/04 01 15/01/04 02 09/02/04 03 Nơi gửi cơng văn số kí hiệu cơng văn Ngày Nơi Tên loại trích Kí tháng cơng người yếu nội dung nhận văn nhận cơng văn Ban 101/EUN- 31/12/03 V/v: Ngày khởi QLDA AT cơng thi cơng gói thuỷ điện thầu số 4501-N2 Bộ GTVT 0258/04/ 02/01/04 V/v: Tăng cường BGTVT cơng tác tra kiểm tra ngành GTVT Cơng ty 12/TCKT 01/02/04 V/v: Thơng báo khí tơ tốn 1/5 KI L Ngày số tháng đến đến OBO OKS CO M trường hợp bị lẫn, văn khơng bị chuyển chuyển lại lòng vòng, gây nên chậm trễ, tốn thời gian cơng sức Theo dõi việc giải văn đến cơng việc quan trọng cơng ty việc thực chức điều hành quản lý Như biết, việc ban hành văn xác có ý nghĩa quan trọng cơng ty, vấn đề xử lý giải văn thực tế yếu tố định Vì mà văn đến ngồi việc đăng ký, chuyển giao kịp thời xác đến đối tượng liên quan việc theo dõi q trình xử lý, giải chặt chẽ mang lại hiệu qủa thực cơng tác quản lý cơng ty Một số loại sổ sách mà cán văn thư lập để quản lý cơng văn đến cơng ty - 01 Sổ đăng ký văn đến quan đơn vị khác - 01 Sổ đăn gký giấy mời - 01 Sổ chuyển giao văn đến - 01 Sổ đăng ký nghỉ phép Các mẫu sổ cơng ty theo mẫu học trường đáp ứng nhu cầu thực tế cơng việc Qua ta thấy thực tế cơng việc khơng có khác biệt lắm, sinh viên muốn nắm vững thực tế cơng việc cần có áp dụng linh hoạt kiến thức đào tạo trường Lập sổ theo dõi văn đến để cán văn thư thực trách nhiệm theo dõi số lượng văn đến cơng ty để báo cáo cho lãnh đạo cơng ty cần thiết Mẫu sổ đăng ký văn đến cơng ty Ghi chú: Cột 1: Ngày tháng đến Cột 2: Số đến Cột 3: Nơi gửi cơng văn Cột 4: Số ký hiệu cơng văn 21 Ghi http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN OBO OKS CO M Cột 5: Ngày tháng cơng văn Cột 6: Nơi người nhận Cột 7: Tên loại trích yếu nội dung cơng văn Cột 8: Ký nhận Cột 9: Ghi Mẫu dấu đến quan có khác biệt so với mẫu dấu đến học trường Về kích cỡ khơng thay đổi 30mm x 50mm nội dung mẫu dấu đếnhọc trường khác với nội dung mẫu dấu đến cơng ty Dấu học trường: Tên quan ĐẾN Số Ngày / / Chuyển Lưu hồ sơ: Số Dấu thực tế cơng ty Cơng văn đến Số KI L Ngày / ./2004 3.5 Lập hồ sơ hành Việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Cơng ty khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cơng tác văn thư mắt xích nối liền cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ cơng ty Cán văn thư làm tốt cơng việc 22 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN OBO OKS CO M tiết kiệm nhiều thời gian cho cán làm cơng tác lưu trữ, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho cơng tác khai thác nghiên cứu lâu dài Cần ý đến trách nhiệm người thư ký việc tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào cơng ty Thư ký phải giúp lãnh đạo đơn đốc, kiểm tra lập nộp hồ sơ vào lưu trữ cơng ty Người thư ký phải ln lưu ý đến đơn vị quan trọng người giữ nhiệm vụ chủ chốt phòng ban Nếu cơng ty kết hợp ba cơng tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ cách khoa học tất văn cơng ty giải nhanh chóng, xác mang lại hiệu cơng việc cao KI L 3.6 Tình hình quản lý sử dụng dấu cơng ty Việc quản lý dấu quan phải theo quy định Nghị định số 62/CP ngày 29/9/1993 Chính phủ Thơng tư số 32/TT – LB Bộ nội vụ Ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành ngày 30/12/1993 hướng dẫn thi hành Nghị định 62/CP Con dấu đóng lên văn giấy tờ sau có chữ ký người có thNm quyền, đóng theo thể thức quy định Nghiêm cấm việc đóng dấu khống, khơng phép tuỳ tiện mang dấu theo người Trước đóng dấu cán văn thư phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký người ký văn Cần phân biệt dấu cơng ty dấu văn phòng, tất dấu Cơng ty Cổ phần XD - CTGT 118 giao cho Văn phòng hành giữ, cán nhân viên phòng phải bảo quản chịu trách nhiệm việc giữ đóng dấu Cán văn thư cơng ty thực tốt quy định việc bảo quản sử dụng dấu : Dấu đóng lên văn theo thNm quyền, chức danh, thường xun vệ sinh dấu, có giá để dấu đặt tủ có khố chắn đảm bảo độ an tồn cao VD: Dấu giám đốc: Phan Chí Vĩnh 3.7 Tổ chức lao động khoa học trang thiết bị cơng tác văn thư a Tổ chức lao động khoa học - Tổ chức lao động khoa học phải dựa vào thành tựu khoa học, cơng nghệ kinh nghiệm tiên tiến áp dụng cách có hệ thống vào hoạt động sản xuất quản lý cho phép kết hợp cách tốt hai yếu tố khoa học người q trình sản xuất thống nhất, đảm bảo việc sử dụng có hiệu nguồn dự trữ nhân lực vật lực, khơng ngừng nâng cao suất lao động giữ gìn sức khoẻ lao động - Lao động lĩnh vực văn thư có số nét đặc biệt, lao động văn thư có tính chất lao động trí óc đồng thời có tính chất lao động chân tay - Trong lao động quản lý hành thao tác nghiệp vụ văn thư tương đối đồng thường hay lặp lại Các đặc tính tạo điều kiện cho việc áp dụng phương tiện kỹ thuật giới hố, tự động hố Hiện người ta giới hố tự động hố tới 80% nhữmg cơng việc Việc tổ chức lao động văn thư phụ thuộc vào tổ chức lao động chung cơng ty, phận 23 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơng tác lưu trữ OBO OKS CO M khơng thể thiếu tồn cơng việc thuộc tổ chức lao động khoa học cơng ty b Trang thiết bị cơng tác văn thư Trang thiết bị cơng tác văn thư yếu tố quan trọng đảm bảo suất chất lượng cơng tác văn thư đồng thời yếu tố giúp cho người cán làm cơng tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ - Các phương tiện làm văn - Sao nhân nhanh hàng loạt - Tra tìm, bảo quản vận chuyển tài liệu - Đồ gỗ thiết bị chun dùng cho phòng làm việc - Các phương tiện thơng tin văn phòng KI L Tài liệu lưu trữ bảo quản thống tuyệt đối an tồn phận lưu trữ cơng ty Tất tài liệu có giá trị trị, kinh tế, văn hố, xã hội Được hình thành q trình hoạt động cơng ty giao nộp vào lưu trữ năm Tài liệu lưu trữ có nhiều loại: Tài liệu giấy tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm phản ánh hoạt động hầu hết ngành xã hội có giá trị nhiều mặt: Về trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học di sản văn hố đặc biệt q giá dân tộc Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao đòi cơng ty cần quan tâm đến cơng tác này, góp phần xây đắp văn hố đậm đà sắc dân tộc Tài liệu giao nộp vào lưu trữ bao gồm: Bản có giá trị văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa băng Những tài liệu mang độ mật phải bảo quản theo chế độ bảo mật nhà nước Trong Cơng ty Cổ phần XD – CTGT 118 có kho lưu trữ riêng có quy định cơng tác lưu trữ để đảm bảo điều kiện làm việc Nhưng để làm tốt cơng tác với quy định chung nhà nước quy định chung cơng ty cán làm cơng tác lưu trữ cần thực tốt cơng việc sau: 4.1 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ cơng ty Đối với lưu trữ cơng ty, nguồn bổ xung chủ yếu tài liệu hình thành q trình hoạt động cơng ty đơn vị trực thuộc Theo Nghị định 42/CP Chính phủ, tài liệu kết thúc cơng việc năm phải tiên hành nộp vào lưu trữ cơng ty Cuối năm, cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ cơng ty cán làm cơng tác chun mơn khác có liên quan đến cơng tác, cơng văn giấy tờ phải kiểm tra lại tồn hồ sơ, tài liệu giữ đem nộp cho phận lưu trữ cơng ty đồng thời lưu trữ cơng ty phải vào danh mục hồ sơ để tiếp nhận tài liệu nộp lưu 24 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN KI L OBO OKS CO M Những tài liệu giao nộp vào lưu trữ cần phải chỉnh lý lập thành hồ sơ đầy đủ nộp theo thời gian quy định, khơng giao nộp bó tài liệu lộn xộn Khi giao nộp hồ sơ vào lưư giữ cơng ty cần phải thực hịên việc lập biên bản, biên thành lập 02 < 01 để nơi nhận, 01 để nơi giao nộp giữ > Việc giao nhận cần phải kèm theo mục lục hệ thống danh sách hồ sơ tài liệu đem nộp Lưu trữ cơng ty thu nhận tài liệu phận văn phòng phòng ban trực thuộc khác chưa thường xun nộp tài liệu vào lưu trữ, mà số tài liệu nằm rải rác tình trạng lộn xộn Một số lạp hồ sơ chưa quy định nên gây khó khăn việc bảo quản chỉnh lý tài liệu lưu trữ cơng ty 4.2 Xác định giá trị tài liệu Đây thực chất q trình nghiên cứu sử dụng ngun tắc, tiêu chuNn khoa học lưu trữ để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho loại tài liệu khơng giá trị để tiêu huỷ theo quy định pháp luật hành Việc xác định giá trị tài liệu cần tiến hành từ phận văn thư lưu trữ cơng ty Trong văn thư cơng ty, xác định giá trị tài liệu chủ yếu thực lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ cơng việc từ q trình lập danh mục hồ sơ cho cơng ty Lưu trữ cơng ty có trách nhiệm kiểm tra lại giá trị hồ sơ, tài liệu văn thư cơng ty nộp lại.Tại hồ sơ, tài liệu đánh giá cách tồn diện tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu đựơc xác định khơng xác giai đoạn truớc tiến hành tiêu huỷ Khi tiến hành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiến hành xem xét, đề nghị cấp có thNm quyền Cần lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản hồ sơ lưu trữ cơng ty với thời hạn lâu dài Cơng việc tiêu huỷ tài liệu có ý nghĩa việc tiết kiệm ngân sách nhà nước, giải phóng kho tàng trang thiết bị bảo quản, cung cấp vật liệu làm giấy cho nhà máy sở sản xuất Do phận văn thư cơng ty lập hồ sơ cơng việc danh mục hồ sơ, nên việc xác định giá trị tài liệu bước đầu thực đầy đủ, tạo nên tiền đề thuận lợi cho lưu trữ cơng ty, bổ xung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử 4.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an tồn cho tài liệu, nhằm phục vụ cơng tác nghiên cứu trước mắt lâu dài Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu bị mát hư hỏng Cán lưu trữ cơng ty cần nắm rõ ngun nhân gây hư hại tài liệu để đáp ứng biện pháp khắc phục cho hợp lý Ngồi cán lưu trữ cần áp dụng phương pháp quản lý tài liệu kho cụ thể việc xắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ, xếp lên giá tủ, tiếp đến chế độ bảo vệ: Kiểm tra trạng thái vật lý tài liệu, thường xun vệ sinh tài liệu kho, có biện pháp phòng cháy chữa cháy kịp thời cần thiết 25 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN KI L OBO OKS CO M phải có nội quy vào kho Cuối chế độ sử dụng tài liệu: Khơng mang tài liệu khỏi kho lưu trữ, nghiên cứu tài liệu chỗ, trường hợp cần chụp cơng chứng cần phải có ý kiến người có thNm quyền Nghiêm cấm hành vi chiếm dụng, mua bán trao đổi tiêu huỷ trái phép tài liệu Cần có quy định cụ thể cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu theo quy định nhà nước pháp luật Để đảm bảo an tồn hồ sơ tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ Cơng ty Cổ phần XD – CTGT 118 bảo quản vị trí cao thống mát, có đầy đủ phương tiện bảo quản dụng cụ tra tìm thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu 26 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần III Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác văn thư, thư ký lưu trữ OBO OKS CO M cơng ty Đánh giá chung khâu cơng việc Cơng tác hành văn phòng nói chung cơng tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ nói riêng gắn liền với hoạt động quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác quản lý lãnh đạo Nội dung cơng tác văn phòng cơng tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ bao gồm nhiều khâu cơng việc,liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều phận việc phối hợp nhịp nhàng khâu cơng việc, phận, giữ cá nhân liên quan yếu tố đảm bảo cho hoạt động cơng ty đạt hiệu cao Nhìn chung, cơng tác hành văn phòng cơng ty thực vào nề nếp có phân cơng trách nhiệm cụ thể, phận chức thực tốt nhiệm vụ giao Cán thư ký, văn thư, lửu trữ bước chun mơn hố nghiệp vụ ngày ổn định Cơng tác hành văn phòng cơng ty tổ chức theo hình thức tập trung, tức tồn cơng đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn thực nơi chung cho cơng ty – phòng tổ chức hành Đây hình thức tổ chức hợp lý giảm bớt chi phí việc thực cơng việc KI L ban hành, giải quyết, xử lý văn cho tồn cơng ty, cải tiến tổ chức lao động tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức hố, chun mơn hố đảm bảo thống đạo nghiệp vụ Đề xuất biện pháp phát huy, khắc phục - Về cơng tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ cơng việc hồ sơ ngun tắc đạt hiệu cao Các đơn vị phòng ban chức đưa mục lục hồ sơ đơn vị để dựa vào 27 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN cán văn thư cơng ty lập danh mục hồ sơ cho đơn vị Cơnh văn tài liệu tuyệt mật, tối mật lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật giao nộp vào lưu trữ cơng ty theo quy định OBO OKS CO M - Về cơng tác lưu trữ: Lãnh đạo văn phòng cán lưu trữ lập kế hoach thu thập tài liệu lưu trữ cơng ty Sau thu thập đầy đủ tài liệu, cán làm cơng tác lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, bổ sung cơng cụ tra cứu hồn thiện hệ thống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng Lãnh đạo văn phòng dựa vào quy định cơng tác văn thư, lưu trữ để phân cơng trách nhiệm phận cơng ty, sau thống với việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơng ty - Các cán nhân viên cơng ty cần có trách nhiệm cơng việc nhiệm vụ giao Chấp hành đầy đủ nội quy, quy chế cơng ty quy định pháp luật hành nghiệp vụ Mỗi cán cần học hỏi nghieưn cứư thêm nghiệp vụ chun mơn thân đáp ứng u cầu cơng việc Trên ý kiến đề xuất cá nhân em qua đợt thực tập Cơng ty Cổ phần XD – CTGT 118, em mong muốn cơng tác tổ chức hành cơng ty ngày đạt hiệu đáng khích lệ, đóng góp cho phát triển hành văn phòng nhà nước ta thời kỳ đổi KI L Rất mong đề xuất em lãnh đạo cơng ty quan tâm xem xét 28 http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần IV Nhận xét quan kết thực tập sinh viên: OBO OKS CO M ý thức tổ chức kỷ luật Hiệu cơng việc thời gian thực tập Xét loại thực tập Thang điểm KI L Chữ ký lãnh đạo cơng ty 29 [...]... http://kilobooks.com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Phần III Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác văn thư, thư ký lưu trữ ở OBO OKS CO M cơng ty 1 Đánh giá chung về các khâu cơng việc Cơng tác hành chính văn phòng nói chung và cơng tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ nói riêng gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác quản lý của lãnh đạo Nội dung của cơng tác văn phòng cũng... sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu Số lượng văn bản ban hành của Cơng ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 khơng nhân bản trước khi ký mà thư ng chỉ ký một bản để phơ tơ, sau đó mới đóng dấu lên các bản phơ tơ đó Trước khi ban hành văn bản, cán bộ văn. .. mật của nhà nước Trong Cơng ty Cổ phần XD – CTGT 118 đã có kho lưu trữ riêng và có các quy định về cơng tác lưu trữ để đảm bảo các điều kiện làm việc Nhưng để làm tốt các cơng tác này đúng với quy định chung của nhà nước và quy định chung của cơng ty thì các cán bộ làm cơng tác lưu trữ cần thực hiện tốt những cơng việc như sau: 4.1 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ cơng ty Đối với lưu trữ cơng ty, ... dấu theo người Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký của người ký văn bản Cần phân biệt dấu của cơng ty và dấu văn phòng, tất cả các con dấu của Cơng ty Cổ phần XD - CTGT 118 được giao cho Văn phòng hành chính giữ, cán bộ và nhân viên trong phòng phải bảo quản và chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu Cán bộ văn thư trong cơng ty đã thực hiện tốt và đúng quy định về việc... những văn bản quan trọng có phiếu gửi đi kèm để theo dõi việc nhận văn bản Những văn bản có mức độ “khNn, mật” thì phải đóng dấu chỉ mức độ lên bì văn bản để đảm bảo quả trình thực thi Các văn bản gốc được xắp xếp theo từng cặp và lưu lại ở bộ phận văn thư để phục vụ nghiên cứu và sử dụng Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơng ty theo từng năm Văn bản đi của cơng ty thực... định của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên - Về văn phong: Văn phong của văn bản phải phù hợp với nội dung của văn bản trình bầy ngắn gọn, tính chính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu một nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thơng 3.2 Tình hình ban hành văn bản Ban hành văn bản của cơng ty là do Chánh văn phòng hoặc là người được Chánh văn phòng chỉ đích danh để soạn thảo một cơng văn cho cơng ty. .. cơng việc thuộc về tổ chức lao động khoa học trong cơng ty b Trang thiết bị cơng tác văn thư Trang thiết bị cơng tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất chất lượng của cơng tác văn thư đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho người cán bộ làm cơng tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ của mình - Các phương tiện làm ra văn bản - Sao và nhân nhanh hàng loạt - Tra tìm, bảo quản... trình bày với người ký văn bản Lãnh đạo cơ quan tham mưu xây dựng văn bản phải ký tắt vào văn bản trình ký Mọi văn bản thuộc thNm quyền của Giám đốc, phó giám đốc ban hành, các đơn vị phải chuyển qua phòng hành chính để kiểm tra, xem xét về thể thức và nội dung của văn bản Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty về văn bản trình ký b.3 Thủ tục ký văn bản Người ký văn bản là người chịu... q trình hoạt động của cơng ty và các đơn vị trực thuộc Theo Nghị định 42/CP của Chính phủ, tài liệu kết thúc cơng việc được một năm phải tiên hành nộp vào lưu trữ cơng ty Cuối mỗi năm, cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ trong cơng ty và các cán bộ làm cơng tác chun mơn khác nhưng có liên quan đến cơng tác, cơng văn giấy tờ phải kiểm tra lại tồn bộ hồ sơ, tài liệu đang giữ đem nộp cho bộ phận lưu trữ. .. Cơng ty Cổ phần XD- CTGT 118 ban hành là các văn bản phục vụ quản lý mọi hoạt động của cơng ty khi đặt mối quan hệ với cơng ty cấp trên và các cơng ty ngang cấp Văn bản do cơ quan ban hành gồm: - Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật - Văn bản hành chính thơng thư ng Văn bản được ban hành trong cơng ty phải theo đúng chun mơn thNm quyền được nhà nước quy định - Về mặt thể thức: Là hình thức bắt buộc để văn ...http:/ /kilobooks. com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN B¶n thu ho¹ch thùc tËp ®−ỵc chia lµm phÇn KI L OBO OKS CO M... Hiệu cơng việc thời gian thực tập Xếp loại Thang điểm Chữ ký lãnh đạo Cơng ty thực tập http:/ /kilobooks. com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PhÇn I I Chức nhiệm vụ cấu tổ chức cơng ty KI L OBO OKS CO... viên bảo vệ hành chính, trực tổng đài, chép tài liệu 01 người làm bảo vệ cơng ty 02 http:/ /kilobooks. com THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Sơ đồ tổ chức OBO OKS CO M Chánh văn phòng Phó văn phòng Nhân