Bài thảo luận Tìm hiểu về hệ thống thông tin tích hợp ERP tại doanh nghiệp Petrolimex

Một trong những ứng dụng quan trọng được áp dụng để hô trợ doanh nghiệp quản trị nguồn lực của doanh nghiệp là phần mềm ERP. Tại Việt Nam, có nhiều daonh nghiệp áp dụng ứng dụng này vào trong quản lý doanh nghiệp và đã có nhiều dự án thành công. Một trong những doanh nghiệp áp dụng thành công ứng dụng ERP vào quản trị nguồn lực là Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Petrolimex. Bài thảo luận dưới đây, nhóm 1 sẽ trình bày về những thành công của Petrolimex trong việc áp dụng ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Tìm hiểu hệ thống thơng tin tích hợp ERP Thực trạng áp dụng ứng dụng ERP doanh nghiệp Petrolimex NHÓM THỰC HIỆN : NHÓM LỚP HỌC PHẦN : 2102ECIT0311 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN QUANG TRUNG HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC 2 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, với phát triển vượt bậc cơng nghệ thơng tin ngày có nhiều ứng dụng hỗ trợ, phục vụ cho doanh nghiệp Thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ Việt Nam Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sử dụng ứng dụng công nghệ thơng tin tồn chu trình từ đầu vào trình sản xuất tới việc phân phối Một ứng dụng quan trọng áp dụng để hô trợ doanh nghiệp quản trị nguồn lực doanh nghiệp phần mềm ERP Tại Việt Nam, có nhiều daonh nghiệp áp dụng ứng dụng vào quản lý doanh nghiệp có nhiều dự án thành công Một doanh nghiệp áp dụng thành công ứng dụng ERP vào quản trị nguồn lực Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Bài thảo luận đây, nhóm trình bày thành công Petrolimex việc áp dụng ứng dụng ERP hoạt động quản lý 3 I CƠ SỞ LÝ THUYẾT Khái niệm ERP ERP – Enterprise Resoure Planning hệ thống thông tin quản lý tích hợp nguồn lực doanh nghiệp, bao trùm lên tồn hoạt động chức doanh nghiệp ERP hệ thống tổng hợp quy trình kinh doanh trọng yếu doanh nghiệp dựa tích hợp gồm module phần mềm hệ thống sở liệu tác nghiệp tập trung doanh nghiệp Ý nghĩa E, R P thuật ngữ ERP E: Enterprise – Doanh nghiệp R – Resourse – Tài nguyên Trong công nghệ thông tin tài nguyên phần mềm, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà truy cập sử dụng Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên P – Planning – Hoạch định: kế hoạch khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch nào? Nói chung, ERP giải pháp hệ thống tồn diện, bao gồm việc tích hợp công cụ theo quy chuẩn tốt có thể, để đáp ứng trọn vẹn yêu cầu quản trị toàn nguồn lực doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu văn lưu trữ, quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… vận hành trơn tru thể thống gọi hệ thống ERP Các thành phần, mơ hình, tầm quan trọng ERP 2.1 Mơ hình ERP Mơ hình hệ thống ERP chuỗi lập trình với thuật tốn điều hành xử lý thơng tin cách xác cơng tác hoạt động doanh nghiệp Đây xem mơ hình hệ thống khổng lồ đảm nhiệm tất chức tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng rất nhiều thứ khác Một phần mềm ERP, tích hợp chức chung tổ chức vào hệ thống Thay phải sử dụng phần mềm kế tốn, phần ềm nhân - tiền lương, quản trị sản xuất… song song, độc lập lẫn ERP gồm tất vào 4 chung gói phần mềm mà chức có ựu liên thơng với Các phân hệ mơ hình ERP: FRM Quản lý tài BI SCM Hệ thống báo cáo quản trị thông Quản lý chuỗi cung ứng minh ERP MRP Quản lý phần mềm kế toán Quản lý sản xuất CRM HRM Quản lý khách hàng Quản lý nhân 2.2 Các thành phần cấu thành Hệ thống ERP thực đầy đủ chứng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, mà trước thực nhiều phần mềm độc lập nhỏ hơn.Hệ thống ERP tích hợp nhiều ứng dụng hoạt động kinh doanh cho phép hệ thống phục vụ cho hầu hết quy trình phận tất Giữa nhiều module hệ thống ERP, thành phần ERP cốt lõi bao gồm:  Quản lý phần mềm kế toán Phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP  Quản lý chuỗi cung ứng ( SCM – ERP mở rộng) 5 Xây dựng chuỗi cung ứng hiệu chưa dễ dàng, đặc biệt bạn khơng có cơng cụ tốt để giám sát hoạt động Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) quan trọng để trì tính cạnh tranh lĩnh vực Theo Michael Hugos – tác giả sách “Essentials of Supply Chain Management”, đồng thời CIO công ty Network Services:”Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm vận chuyển người tham gia chuỗi cung ứng để đạt kết hợp tốt khả đáp ứng hiệu cho thị trường phục vụ” Vì vậy, SCM kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối sản xuất để tạo chuỗi cung ứng hiệu Điều bắt đầu cách thu thập liệu theo thời gian thực Dữ liệu theo thời gian thực phản ánh xác thời điểm xảy cố để khắc phục chúng xảy chờ vài ngày sau Ngồi ra, giúp bạn tạo kế hoạch sản xuất xác cập nhật phút để đáp ứng nhu cầu không vượt khả có nhà xưởng, nhân công lực doanh nghiệp Thành phần SCM hệ thống ERP hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận cách đo lường yếu tố mặt hàng thường mua để tối ưu hóa vị trí trưng bày sản phẩm SCM kết hợp với CRM giúp khách hàng theo dõi lại tình trạng đơn hàng dự tính ngày nhận hàng  Quản lý quan hệ khách hàng Quản lý khách hàng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ hoạt động quan trọng khác doanh nghiệp Nếu khơng có họ, doanh nghiệp khơng thể tồn tại, chưa nói đến việc phát triển Nhờ tính module quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mà doanh nghiệp lưu trữ theo dõi liệu khách hàng để cải thiện quy trình bán hàng chiến lược tiếp thị Một chức CRM theo dõi thói quen mua hàng khách hàng Khi liệu có đủ, bạn bán chéo hay upsell thời điểm tốt 6 để làm điều Ngồi ra, bạn sử dụng CRM để theo dõi lịch sử trò chuyện với khách hàng tiềm Bằng cách này, bạn biết nhân viên bán hàng nói chuyện với khách hàng, họ nói chuyện họ nói điều Sử dụng thơng tin này, bạn giảm bớt dư thừa quy trình bán hàng, gia tăng hài lòng khách hàng đảm bảo bán hàng thành công Đặc biệt điều hành doanh nghiệp thương mại điện tử, bạn muốn tích hợp quy trình CRM để nhắm mục tiêu quảng cáo xác lưu trữ thơng tin toán khách hàng nhằm đảm bảo khách hàng có trải nghiệm mua hàng tuyệt vời  Hệ thống báo cáo quản trị thông minh Business intelligence (BI) biết đến với tên gọi hệ thống báo cáo quản trị quy trình tích hợp công nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác Sau khai thác nguồn liệu cách hiệu quả, tạo tri thức giúp cho nhà quản lý đưa định hiệu hoạt động kinh doanh BI nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn bắt buộc phải có hệ thống ERP Và doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc nhiều liệu để định BI lại trở nên quan trọng hết Trên hệ thống ERP, BI tồn dạng biểu mẫu báo cáo dạng số bảng, biểu đồ, Những báo cáo quản trị hệ thống tổng hợp phân tích từ số liệu nhân viên nhập vào hàng ngày Do đó, tính real-time BI ln đảm bảo BI cịn xóa nhịa ranh giới phịng ban, khơng có “vùng cấm” để cung cấp nhìn đầy đủ cho chủ doanh nghiệp Những thông tin chi tiết hữu ích với phận quản lý định kinh doanh hay lập kế hoạch, chiến lược  Quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho thành phần erp thường sử dụng kèm với thành phần khác CRM, SCM Một số tính thành phần quản lý đơn đặt hàng trì định mức tồn kho tối thiểu, tối đa doanh nghiệp 7 Trên thực tế, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Chính quản lý hàng tồn kho công việc quan trọng Phải đảm bảo hàng hóa tồn kho ln đủ để bán thị trường, cân đối khâu mua vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thị hay tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu kinh doanh giảm chi phí đầu tư,…  Quản lý tài Thành phần cốt lõi cuối nhắc đến quản lý tài Vì quy trình kinh doanh liên quan đến dịng tiền, cho dù phần tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,… Module quản lý tài với mục tiêu phân tích theo dõi liệu tài doanh nghiệp, bao gồm khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận chi phí… Từ việc phân tích liệu q khứ, hệ thống tiết lộ xu hướng chi tiêu, giúp CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu giảm chi phí doanh nghiệp Cuối cùng, chức ERP cịn làm tăng suất giải phóng thời gian nhân viên để làm công việc tự động hóa  Quản lý nhân Module quản lý nhân phần mềm ERP xử lý nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,… Tuy nhiên, tính quan trọng cần tìm cơng cụ ERP quản lý lương Việc gửi bảng lương phát hành lương trực cách thủ công tốn nhiều thời gian không hiệu chi phí Thay vào đó, phận nhân tự động hóa khoản tốn bao gồm khấu trừ thuế thu nhập phúc lợi, tích hợp chấm cơng tiết kiệm nhiều thời gian cho phận quản lý nhân mà đảm bảo hiệu cơng việc Một lợi ích giải pháp ERP tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót người dành thời gian cho hoạt động khác giá trị Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần toán lương hàng tháng thực tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương phản hồi dễ dàng có sai sót 8 2.3 Tầm quan trọng ERP Hi vọng lớn ERP cải thiện việc xử lí đơn hàng thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây thứ gọi với tên “fulfillment process”, lý mà ERP hay gọi “phần mềm chống lưng” cho văn phòng Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại có xuất thêm số module để quản lý khách hàng, trước ERP tập trung vào việc tự động hóa bước khác hoạt động công ty sản xuất Một số điểm đặc biệt mà Hệ thống ERP giúp cho doanh nghiệp: Kiểm sốt thơng tin khách hàng: liệu ERP nằm chung nơi nhân viên cơng ty truy cập xem thơng tin khách hàng, số người có quyền đổi thơng tin mà khơng lo sợ hồ sơ khách hàng không cập nhật xuyên suốt phận khác Ngay ông CEO dễ dàng xem mua đâu tiền Tăng tốc q trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP phục vụ cơng cụ giúp tự động hóa phần tất quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu thành phẩm, quản lý đầu đầu vào, đóng gói nhiều thứ khác Vì sử dụng hệ thống máy tính nên cơng ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng suất giảm lượng nhân cần thiết Người quản lý xem tất thơng số công ty giao diện hợp nhất, nhảy từ khu vực sang khu vực khác để kiếm vài số Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Mình biết ERP cịn tự động kiểm tra sở liệu xem nhân viên mạnh tự gán họ vào tác vụ dự án, người quản lý nhiều thời gian cho công đoạn Kiểm sốt thơng tin tài chính: ERP giúp tổng hợp hết thứ liên quan đến tài lại nơi số liệu có phiên mà thôi, hạn chế tiêu cực đánh giá sai lầm người quản lý hiệu doanh nghiệp ERP 9 giúp tạo báo cáo tài theo chuẩn quốc tế IFRS, GAAP, chí theo tiêu Kế tốn Việt Nam ln Kiểm sốt lượng tồn kho: ERP giúp kiểm sốt xem kho cịn hàng, hàng nằm đâu, nguyên vật liệu cịn nhiều Việc giúp cơng ty giảm vật liệu mà họ chứa kho, cần thiết nhập thêm (chữ Planning ERP ý việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho hoạt động mình, ví dụ) Tất giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc Chuẩn hóa hoạt động nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân theo dõi sát làm việc, về, khối lượng công việc nhân viên làm (để tính lương bổng phức lợi nọ), người nhân viên làm việc nhiều phận khác nhau, nhiều khu vực địa lý khác Nhân viên vui với ERP, cơng ty trả lương cho họ thời gian Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc công ty: ERP giúp cho tương tác nhân viên công ty cách nhanh chóng tiện lợi nhất, thơng qua thao tác nhỏ nhân cơng ty giao tiếp với nhiều nhân viên nhanh chóng kịp thời cập nhật thơng tin qua lại lẫn giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng Điều kiện triển khai ứng dụng ERP Muốn áp dụng thành cơng doanh nghiệp trước hết phải tìm hiểu thị trường, nghiên cứu để hiểu phần mềm đó, xem xét phù hợp doanh nghiệp ERP đòi hỏi trước hết nguồn nhân lực, đến tiềm năng, thị trường doanh nghiệp Những thuận lợi, khó khăn triển khai ứng dụng ERP Khi doanh nghiệp nên ứng dụng ERP Hiện nay, ERP giải pháp phần mềm áp dụng triển khai ngày phổ biến doanh nghiệp Khi triển khai ứng dụng ERP doanh nghiệp có thuận lợi khó khăn sau: 4.1 Thuận lợi  Chuẩn hóa quy trình làm việc 10 10 Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động doanh nghiệp Bạn có biết, cơng ty lớn ln mong muốn có quy trình tiệm cận với hồn chỉnh nhất, xảy sai sót khâu, liệu đồng xác, số liệu kế tốn chuẩn hóa…  Tiết kiệm chi phí Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chi phí, thời gian triển khai Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung hệ thống giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu người dùng, đồng thời xảy sai sót liệu có tính kế thừa liên kết nhau, kiểm sốt chặt chẽ quy trình thuật tốn sẵn có tích hợp hệ thống ERP Do liệu ghi nhận cập nhật theo thời gian thực nên ERP giải tốt toán bảo mật, tập trung độ xác kịp thời liệu thời điểm xác định  Tăng hiệu suất làm việc ERP giải pháp cho phép doanh nghiệp vận hành sản xuất kinh doanh hiệu sử dụng nhân lực Việc áp dụng phần mềm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên thời điểm doanh nghiệp khó khăn giúp cho doanh nghiệp khơi phục lại hoạt động doanh nghiệp  Quản trị thông tin hiệu Giải pháp phần mềm ERP giải pháp phần mềm đời giúp hỗ trợ cho công tác quản trị tổ chức, doanh nghiệp Chức ERP tích hợp cơng việc, thơng tin tất phịng ban, chức tổ chức, công ty hệ thống máy tính để dễ dàng theo dõi Từ đó, giúp cho nhà quản lý quản trị thơng tin doanh nghiệp cách hiệu 4.2 Khó khăn Nhược điểm ERP ngoại trước hết giá ERP ngoại tính hiệu nó, nên thường có giá đăt, thứ hai trình triển khai, địi hỏi phải có nhân lực, đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, am hiểu máy tính Quy trình triển khai phức tạp Và giải pháp ERP nội thị trường Việt Nam với điều kiện Việt Nam có phần đạt hiệu cao 11 11  Chi phí phần mềm Chi phí mà doanh nghiệp cần trả áp dụng giải pháp ERP thách thức số doanh nghiệp nhỏ vừa chưa phát triển hoạt động kinh doanh khơng ổn định Ngồi chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm doanh nghiệp cịn phải trả khoản tiền quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm Vì tổng chi phí bỏ doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên cao Còn doanh nghiệp lớn việc áp dụng phần mềm ERP khơng xác khiến cho doanh nghiệp tổn thất lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận doanh nghiệp Do đó, ERP coi giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược có tầm nhìn xa  Doanh nghiệp đơn vị triển khai ERP khơng thống Trong q trình triển khai giải pháp ERP, có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thay đổi, điều cần hai bên thơng báo xác kịp thời cho nhau, để đảm bảo hai bên biết họ đã, đang, làm Bởi nhà cung cấp ERP không thực hiểu khách hàng cần dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp Cũng nhà lãnh đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ “bí kinh doanh”, dẫn tới đưa khơng đầy đủ thơng tin mơ hình hoạt động doanh nghiệp Điều gây tình trạng hệ thống ERP khơng hồn chỉnh tương thích hồn tồn với nhu cầu doanh nghiệp Nhìn chung, triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp địi hỏi dành nhiều thời gian, cơng sức đầu tư vốn Do đó, trước định áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn thuận lợi giải pháp ERP 4.3 Khi doanh nghiệp nên ứng dụng ERP Ứng dụng ERP vào quản lý bước phát triển tất yếu sau nhiều năm doanh nghiệp Việt Nam áp dụng hệ thống phần mềm kế tốn tài Như nói trên, muốn áp dụng ERP trước hết phải chuẩn hố quy trình nghiệp vụ, khơng phải doanh nghiệp dùng ERP ERP dành cho doanh nghiệp thực hướng tới văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc bước 12 12 bước đáng kể đường Các doanh nghiệp áp dụng ISO đối tượng tốt để triển khai ERP Bản chất linh hoạt phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp triển khai giải pháp dựa nhu cầu kinh doanh Cụ thể, số đề xuất thời điểm doanh nghiệp nên triển khai nâng cấp hệ thống ERP như: Thay đổi quy mô hoạt động: Tổ chức phát triển, phát triển có kế hoạch mở rộng quy mô đáng kể Phát sinh vấn đề quản lý: Tổ chức cần phần mềm quản lý doanh nghiệp để giám sát, cải thiện quy trình vận hành tốt Sáp nhập mua lại: Các tập đoàn cần hợp lý hóa hệ thống cơng ty Kế thừa hệ thống: Hệ thống tổ chức lỗi thời khơng có sẵn để nâng cấp khơng cịn phục vụ đầy đủ cho doanh nghiệp người dùng Cập nhật xu hướng quản lý: Các tổ chức nhà lãnh đạo có tư tương lai vạch lộ trình cơng nghệ kinh doanh bao gồm giải pháp doanh nghiệp Việc ứng dụng ERP cần từ thấp đến cao theo kế hoạch cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh chân yếu Vấn đề chủ yếu thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo doanh nghiệp cần thời gian để làm quen với ERP thay đổi cách làm việc kèm với việc áp dụng ERP Doanh nghiệp triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Triển khai phân hệ liên quan đến kế tốn tài Giai đoạn 2: Triển khai phân hệ liên quan đến hậu cần quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng Các phân hệ tự tích hợp vào phân hệ kế tốn Giai đoạn 3: Đối với doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn triển khai phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất giá thành sản phẩm Giai đoạn nói chung triển khai doanh nghiệp Đến giai đoạn tập trung vào số doanh nghiệp đầu đàn Như vây muốn áp dụng ERP trước hết phải hiểu ERP làm khơng thể làm Đối với nhà quản lý, điều cần nhớ ERP không tự tạo 13 13 thay đổi quy trình làm việc mà điều cần làm trước áp dụng ERP Ngược lại ERP góp phần đắc lực củng cố quy trình làm việc theo ý đồ nhà quản lý ERP giúp nhà quản lý tạo chế kiểm soát nội đáng tin cậy tạo nhịp làm việc đồng với phân chia trách nhiệm rõ ràng, đồng thời lại phối hợp chặt chẽ phận doanh nghiệp ERP không đơn phần mềm, phong cách quản lý II CƠ SỞ THỰC TẾ Tổng quan PETROLIMEX Tập đoàn xăng dầu Petrolimex có tên giao dịch quốc tế Vietnam National Petroleum Group, viết tắt Petrolimex, thành lập ngày 1/12/2011, tiền thân Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, trước Tổng cơng ty xăng dầu mỡ Tổng công ty xăng dầu mỡ thành lập 1995 Ngày 28/07/2011: Tập đồn tổ chức thành cơng phiên đấu giá cổ phần lần đầu bên (IPO) sở giao dịch (SGD) chứng khoán Hà Nội Ngày 01/12/2011: Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam thức hoạt động hình thức cơng ty cổ phần với tên gọi Tập đoàn xăng dầu Việt Nam Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) hình thành từ việc cổ phần hóa Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam theo Quyết định số 828/QĐ-TTg ngày 31.5.2011 Thủ tướng Chính phủ, cơng ty đại chúng theo văn số 2946/UBCK-QLPH ngày 17.8.2012 Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Lĩnh vực kinh doanh Petrolimex xuất nhập kinh doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào doanh nghiệp khác theo quy định pháp luật Bên cạnh lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn sản phẩm hóa dầu, khí hóa lỏng vận tải xăng dầu, Petrolimex đầu tư kinh doanh vào ngành nghề: Thiết kế, xây lắp, khí thiết bị xăng dầu, bảo hiểm, ngân hàng hoạt động thương mại dịch vụ khác; đó, nhiều thương hiệu đánh giá dẫn đầu Việt nam PLC, PGC, PG Tanker, Pjico… Thị phần Petrolimex Giữ vai trò chủ đạo kinh doanh lượng 14 14 Trong năm qua, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) ln hồn thành nhiệm vụ trị sản xuất, kinh doanh, giữ vai trò chủ đạo hoạt động kinh doanh lượng, đáp ứng nhu cầu lượng cho phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng Giai đoạn 2015 - 2020 so với giai đoạn 2010 - 2015: Sản lượng xăng, dầu xuất bán hợp (bán nội địa, bán tái xuất bán quốc tế) tăng bình quân 6,9%/năm; tốc độ tăng trưởng doanh thu đạt 8,1%/năm; tốc độ tăng trưởng tài sản tăng 5,4%; tăng trưởng lợi nhuận trước thuế đạt 11%/năm Tập đoàn doanh nghiệp có số nộp ngân sách lớn nước Trong giai đoạn 2015 - 2020, Tập đoàn nộp vào ngân sách nhà nước gần 188 nghìn tỷ đồng, bình quân đạt 37,6 nghìn tỷ đồng/năm; tỷ lệ lợi nhuận/vốn chủ sở hữu bình quân cho giai đoạn đạt 20,4%; tỷ lệ lợi nhuận/tổng tài sản bình quân cho giai đoạn đạt 7,6%; bảo đảm ổn định việc làm thu nhập cho 26 nghìn lao động Các hoạt động kinh doanh khác xăng dầu đơn vị thành viên có vốn góp Tập đồn ln bảo đảm có lãi, năm đóng góp từ 45% - 50% lợi nhuận, góp phần quan trọng vào việc thực kế hoạch lợi nhuận Tập đoàn bối cảnh kinh doanh lượng ngày cạnh tranh khốc liệt chịu quản lý giá, quản lý lợi nhuận định mức Nhà nước Nhiều công ty, tổng công ty chuyên doanh Công ty Cổ phần Nhiên liệu bay Petrolimex, Tổng cơng ty Hóa dầu, Gas, Bảo hiểm có thương hiệu thuộc top đầu thị trường lĩnh vực Đáng ý, giai đoạn 2017 - 2020, Petrolimex liên tục Tạp chí Forbes vinh danh với vị trí đứng đầu doanh nghiệp niêm yết thị trường chứng khoán Việt Nam Bên cạnh đó, Petrolimex cịn có đóng góp lớn hiệu trị - xã hội; nhập bảo quản gần 60% lượng lượng dự trữ quốc gia, lực lượng tiên phong bảo đảm lượng cho vùng sâu, vùng xa, miền núi, hải đảo Làm tốt cơng tác bình ổn thị trường nhà máy lọc dầu nước dừng sản xuất, gặp cố giá giới biến động cao Ln bảo đảm nguồn cung Là Tập đồn kinh tế Nhà nước có vai trị chủ đạo thị trường xăng, dầu nội địa, với hệ thống cửa hàng xăng, dầu phủ khắp 63 tỉnh, thành, bảo đảm đầy đủ 15 15 kịp thời chủng loại xăng dầu cho an ninh quốc phòng nhu cầu tiêu dùng nhân dân Trong nhiều thời kỳ, giá dầu giới có biến động bất thường, nhà máy nước gặp cố phải dừng sản xuất, nguồn cung hạn hẹp, doanh nghiệp đầu mối chịu ảnh hưởng tiêu cực, nhiều cửa hàng xã hội có tượng dừng bán găm hàng chờ tăng giá…, Petrolimex bảo đảm đủ nguồn hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng người dân, góp phần bảo đảm an ninh lượng ổn định kinh tế vĩ mô, thông qua mạng lưới gần 2.600 cửa hàng xăng dầu trực thuộc 2.500 khách hàng thương nhân nhượng quyền, đại lý Petrolimex cam kết, bảo đảm cấp hàng theo hợp đồng ký kết Tại địa bàn thuận lợi, có vị trí thương mại tốt, Petrolimex ln gặp khó khăn vấn đề cạnh tranh thị phần với doanh nghiệp khác Tuy nhiên, ngược lại địa bàn vùng sâu, vùng xa, khó khăn, huyện rộng hàng chục số vuông mà có vài xăng, người dân thơn xa xơi có phải xa tới hàng chục km để mua xăng, dầu với tinh thần trách nhiệm phục vụ nhân dân miền Tổ quốc, hệ thống cửa hàng xăng, dầu Petrolimex ln diện đầy đủ Để trì hoạt động cửa hàng xăng, dầu này, năm Petrolimex phải bù lỗ hàng trăm tỷ đồng chi phí vận chuyển để đưa xăng, dầu đến với người dân Thực trạng ứng dụng ERP PETROLIMEX 2.1 Lý Petrolimex áp dụng ứng dụng ERP Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex giữ vai trò chủ đạo thị trường nội địa Mục tiêu Petrolimex trở thành tập đoàn kinh tế mạnh Việt Nam trường quốc tế Ứng dụng CNTT địn bẩy quan trọng để tập đồn thực mục tiêu đề Mục tiêu Petrolimex ứng dụng ERP doanh nghiệp: • Tăng cường lực hệ thống quản lý chuyên ngành Kế tốn tài thơng qua việc đảm bảo tính minh bạch thơng tin tài chính, tính tồn vẹn tăng cường khả điều khiển liệu • Hỗ trợ nhà quản lý việc giám sát toàn quy trình kinh doanh • Tăng cường khả lập kế hoạch, hỗ trợ việc định phân tích, khai thác hệ thống báo cáo cách hiệu 16 16 • Tạo lợi nhuận cao thơng qua việc tối ưu hóa chi phí cách quản lý hiệu hệ thống kiểm kê, vận hành thông suốt hệ thống bán hàng phân phối 2.2 Nhà cung cấp tư vấn Ngày 13 tháng 11 năm 2009 Hà Nội, tổng công ty xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Công ty hệ thống thông tin FPT (FIS) ký hợp đồng “ Triển khai ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP SAP Thông tin SAP SAP giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP có thị phần lớn giới SAP hỗ trợ giải pháp quản trị đặc thù cho 25 ngành cơng nghiệp, xăng dầu ngành mũi nhọn Giải pháp mang đầy đủ chức chuyên biệt nghiệp vụ quản lý Ngành từ thượng nguồn, quản lý hoạch định chuỗi cung ứng, lọc dầu, hạ nguồn, quản lý thiết bị tài sản, đến hoạt động quản trị hỗ trợ như: tài chính, nhân sự, phân tích kiểm sốt,… 2.3 Q trình triển khai ứng dụng ERP Petrolimex 2.3.1 Quy mô áp dụng thời gian triển khai ứng dụng ERP Dự án triển khai lĩnh vực kinh doanh xăng dầu từ cơng ty mẹ Tập đồn xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm tích hợp với hệ thống quản lý 2200 cửa hàng xăng dầu toàn quốc Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS) lựa chọn làm tổng thầu - nhà tư vấn triển khai ERP Petrolimex theo hình thức trọn gói, với thiết bị phần cứng HP giải pháp SAP Dịch vụ triển khai ERP bao gồm phân hệ: kế tốn tài (FI), kế tốn quản trị (CO), quản lý mua hàng (MM), bán hàng (SD) gói nghiệp vụ đặc thù kinh doanh nguồn xăng dầu SAP Dự án gồm giai đoạn: Chuẩn bị dự án, phân tích thiết kế, thiết lập hệ thống kiểm thử, triển khai hệ thống, vận hành hỗ trợ hệ thống Chuẩn bị dự án 17 17 Giai đoạn đầu thực dự án gặp nhiều khó khăn Việc phân tích để áp dụng SAP cho cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống công ty hành viên theo đặc thù Petrolimex phức tạp, đồng thời mặt hàng kinh doanh xăng dầu hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt Phân tích thiết kế: Thiết kế cấu trúc kho hợp lý áp dụng chung cho tồn 42 cơng ty xăng dầu Tiến hành so sánh tìm hiểu chức hệ thống SAP nhằm đưa giải pháp cấu trúc kho tốt nhất, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản trị, phù hợp với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa Hồn tất cấu trúc kho, việc thiết kế quy trình nghiệp vụ khác, từ quản lý kho để bán hàng vận tải quy trình tài kế tốn Thiết lập hệ thống kiểm thử: Sau hai đợt hội thảo, nhiều họp bàn lớn nhỏ, tranh luận gay gắt tưởng chừng không tiếp suốt tháng căng thẳng, cuối giải pháp đồ sộ bao trùm phân hệ (tài kế tốn, kiểm soát, quản lý nguyên liệu, bán hàng - phân phối hàng hóa khác) với 186 quy trình phê duyệt bàn giao Triển khai hệ thống: Sau có giải pháp thống đội dự án triển khai hệ thống cho công ty mẹ tồn 42 cơng ty xăng dầu thành viên trải dài 111 điểm khắp nước 13 tháng chia thành giai đoạn nhỏ: Giai đoạn 1: triển khai văn phịng Tổng cơng ty 11 công ty thành viên Giai đoạn 2: triển khai 30 cơng ty thành viên cịn lại Triển khai hệ thống ERP không đơn áp dụng giải pháp phần mềm mà thay đổi lớn tổ chức cơng việc phịng ban, phận đơn vị tập đoàn Petrolimex, thay đổi cách thức thói quen tác nghiệp hàng ngày người dùng Vận hành hỗ trợ hệ thống: Hệ thống ERP thức vận hành Petrolimex quy mơ tồn quốc từ ngày 01 tháng 01 năm 2013 Đây kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển doanh nghiệp Việt Nam việc cung cấp ứng dụng thành công ERP quy 18 18 mô lớn, phạm vi rộng nghiệp vụ phức tạp Những ngày đầu vận hành hệ thống liệu khách hàng cung cấp đổ vào thiếu, quy trình chạy chưa ổn định, người dùng chưa quen thao tác, giao dịch lỗi nhiều Sau hệ thống cải thiện áp dụng, sau năm triển khai dự án vượt qua cột mốc quan trọng bối cảnh hoạt động kinh doanh tồn ngành gặp nhiều khó khăn, thách thức bộn bề cơng việc phục vụ cổ phần hóa đảm bảo tiến độ Trước áp dụng ERP, Petrolimex sớm đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành từ năm đầu thập kỷ 90 kỷ trước Tuy nhiên, với biến động phức tạp thị trường xăng dầu giới yêu cầu quản lý Nhà nước thị trường xăng dầu nội địa năm gần đây, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu Tập đồn địi hỏi thơng tin minh bạch, kịp thời chuẩn xác; hệ thống quản lý phân tán, liệu rời rạc tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển khai ERP yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội Petrolimex Hoạt động kinh doanh cửa hàng kinh doanh xăng dầu Petrolimex quản lý theo quy trình đại, minh bạch Với hệ thống 150 quy trình nghiệp vụ chuẩn thống nhất, tất đơn vị kinh doanh xăng dầu từ chi nhánh đến tổng kho khai thác trình ngăn ngừa can thiệp trực tiếp người vào hệ thống thông tin quản trị Đặc điểm hệ thống tất giao dịch nghiệp vụ phải thực theo quy trình chuẩn, theo thời gian thực, phân quyền, quản trị chi tiết tới người dùng; liệu nhập vào hệ thống không phép tùy tiện chỉnh sửa xóa bỏ; tất hành vi điều chỉnh, xóa bỏ liệu thực theo quy trình lưu vết trình thực để đảm bảo tính xác, minh bạch thông tin… Khi cá nhân, đơn vị thao tác thay đổi liệu làm thay đổi liệu toàn hệ thống Đặc biệt, trường hợp có tẩy xóa hệ thống lưu lại dấu vết Ví dụ phận có ý định tẩy sửa liệu mục đích giống kiểu “rút dây động rừng” Hệ thống có chế khóa liệu để đảm bảo tính đắn quán liệu Với hệ thống có quy mơ lớn từ cơng ty mẹ, công ty kho, cửa hàng xăng dầu…, việc kiểm soát tiền - hàng mua bán, tồn kho, chi phí, lợi nhuận 19 19 quản lý doanh thu, suất lao động, lượng hàng hao hụt… Petrolimex vô phức tạp Với mong muốn hoạt động kinh doanh xăng dầu Petrolimex ngày minh bạch, người tiêu dùng ngày có thơng tin xác, phức tạp giải Petrolimex chọn phần mềm ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP SAP chuẩn hóa quốc tế Chi phí cho cho hệ thống lên tới 12,6 triệu USD Vì vậy, giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP giải pháp hữu hiệu nhằm minh bạch hóa công tác quản lý kinh doanh xăng dầu Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam 2.3.2 Thực trạng áp dụng ứng dụng ERP Petrolimex Giải pháp quản lý ERP cho đơn vị xăng dầu Petrolimex giải pháp quản trị tổng thể, tập trung tất nghiệp vụ doanh nghiệp bao gồm:  Quản lý bán hàng Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp − Theo dõi chu trình bán hàng tự động hóa − Quản lý nghiệp vụ bán hàng bán buôn/ dự án/ xuất khẩu/ xuất bán thằng cho −  − − −  − − −  − − khách Tự động quy đổi số lượng thực tế sang số lượng lit dựa vào tỷ trọng nhiệt độ Quản lý mua hàng Theo dõi nghiệp vụ mua hàng nước hàng nhập Theo dõi nghiệp vụ thừa/ thiếu hàng định mức Phân bổ chi phí mua hàng Quản lý kho Theo dõi nghiệp vụ mua hàng nước hàng nhập Theo dõi nghiệp vụ thừa/ thiếu hàng ngồi định mức Phân bổ chi phí mua hàng Quản lý bán lẻ cửa hàng xăng dầu Quản lý nghiệp vụ nhập hàng kho cửa hàng Quản lý nghiệp vụ bán lẻ cửa hàng, tích hợp với hệ thống tự động hóa cột bơm, đo bể cửa hàng − Theo dõi nghiệp vụ thu chi, chốt ca cửa hàng  Quản lý kế toán tài ERP giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động bao gồm: kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý công nợ 20 20 phải thu, phải trả, thuế giá trị gia tăng, quản lý tài sản cố định, tính giá thành sản phẩm kế toán tổng hợp  Quản lý nhân sự, tiền lương Ứng dụng ERP quản lý nhân tiền lương giúp cung cấp chức sâu rộng, giải pháp linh hoạt có khả tùy biến theo đặc thù doanh nghiệp: quản lý lưu vết lịch sử hồ sơ nhân sự, diễn biến q trình cơng tác, q trình nâng lương, thơng tin chế độ, phép năm… Cho phép trích lọc, tìm kiếm thơng tin in định, hợp đồng nhanh chóng xác Tuyển dụng Tiền lương Chấm công Hồ sơ nhân Đánh giá Đào tạo Tài sản Bảo hiểm  Quản lý vận tải Phần mềm đáp ứng đầy đủ khâu quy trình vận tải: Đơn hàng → Lệnh vận chuyển → Nghiệm thu →Tính cước → Thu tiền Quản lý nghiệp vụ đặc thù vận tải như: Tính tốn tiêu hao nhiên liệu, chi phí cầu phà, tiền lương lái xe,… Kết hợp module quản lý phương tiện để tính tốn chi phí quản lý: sửa chữa, thay vật tư trang thiết bị, bảo dưỡng sửa chứa thường xun,… Tính tốn giá thành vận tải Thành công Petrolimex ứng dụng ERP Petrolimex Tập đoàn Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp để thực hóa chiến lược phát triển giai 21 21 đoạn mới; phù hợp với mô hình Cơng ty đại chúng tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa Trước áp dụng ERP, Petrolimex sớm đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành từ năm đầu thập kỷ 90 kỷ trước Tuy nhiên, với biến động phức tạp thị trường xăng dầu giới yêu cầu quản lý Nhà nước thị trường xăng dầu nội địa năm gần đây, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu Tập đồn địi hỏi thơng tin minh bạch, kịp thời chuẩn xác; hệ thống quản lý phân tán, liệu rời rạc tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển khai ERP yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội Petrolimex Dự án triển khai cho 111 điểm với gần 1500 người dùng công ty mẹ 42 công ty thành viên chi nhánh, xí nghiệp, kho tổng kho tồn quốc Petrolimex tập đoàn kinh tế Việt Nam ứng dụng thành công ERP Với thành công dự án ERP đưa lại kết bước đầu Petrolimex: • Đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thơng tin từ hệ thống liệu tập trung Công ty mẹ; bảo đảm u cầu: đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời để định Điều khắc phục tình trạng Cơng ty mẹ nhiều thời gian công sức để tổng hợp báo cáo từ đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng hợp bị chậm nhịp lạc hậu với thực tế • Kiểm soát theo sát thời gian thực liệu hàng hóa, kế tốn, tài chính; từ đó, rút ngắn thời gian lập báo cáo tốn tài chính, đáp ứng chuẩn mực, chế độ kế toán thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp cơng ty đại chúng • Petrolimex chủ động kiểm soát phát lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo đảm tính tn thủ quy trình cá nhân tham gia hệ thống; cần truy cập tới chứng từ gốc để xem xét thơng tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm • Bảo đảm tính tin cậy cao số liệu doanh thu, tồn kho, giá vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo quan quản lý nhà nước, thực mục tiêu lớn cân đối vĩ mô Với phát triển công nghệ thông tin nay, áp dụng ERP lãnh đạo Petrolimex khai thác thơng tin lúc nơi để điều hành kiểm sốt họat động doanh nghiệp 22 22 Ơng Trương Gia Bình- Chủ tịch HĐQT Tập đồn FPT- ví von: Thành cơng dự án Petrolimex- ERP ví Gagarin bay vào vũ trụ thành cơng Bởi có số doanh nghiệp Việt Nam triển khai ERP chưa thành cơng Đây lần tập đồn nhà nước Việt Nam triển khai ERP thành công với quy mô lớn vậy.” Dự án thành cơng kết q trình dài nghiên cứu, triển khai Từ năm 2000, Petrolimex chủ động nghiên cứu thuê tư vấn quốc tế để xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển ứng dụng CNTT giai đoạn 2000- 2010 ERP dự án quan trọng kế hoạch Petrolimex tập trung cao độ để tổ chức triển khai Đặc biệt, sau cổ phần hóa, Tập đồn Xăng dầu trở thành cơng ty đại chúng việc áp dụng ERP giúp cho hoạt động kinh doanh xăng dầu Petrolimex minh bạch Điều góp phần tiết kiệm chi phí cơng ty yếu tố giúp giảm giá bán xăng dầu thị trường, mang lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng 23 23 KẾT LUẬN Các doanh nghiệp ứng dụng thành công mơ hình ERP khơng cơng cụ hữu ích phục vụ cho đơn vị Mà hết, phần mềm giúp nâng cao hiệu suất công việc, hiệu hoạt động quản lý góp phần vào phát triển bền vững cơng ty Bằng việc ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp, phịng ban cơng ty quản lý cách thống Nếu trước phận sử dụng phần mềm riêng biệt với báo cáo không đồng Điều gây khó khăn việc tổng hợp, đồng liệu để đưa định quản trị xác Trong đó, sử dụng ERP phát huy mạnh mẽ vai trị công tác quản trị doanh nghiệp Với mạnh tích hợp nhiều thành phần ERP giúp nâng cao hiệu kết nối g, định hướng rõ ràng phịng ban Từ thúc đẩy phát triển chung bền vững doanh nghiệp 24 24 BẢN ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM Họ tên MSV Nội dung phân công Đánh giá nhóm trưởng Tạ Thị Anh (Nhóm trưởng) Nguyễn Thị Hồng Đào (Thư ký) 18D13014 Tổng hợp word A Lâm Thị Quỳnh Anh 18D130211 Lê Lan Anh 18D13021 Nguyễn Thị Lan Anh 18D13014 Nguyễn Thiện Anh Trịnh Sơn Hoài Anh Đàm Thu Cúc ST T Nguyễn Thị Châu 25 18D13022 18D10006 18D13000 18D13014 18D13021 Thực trạng ứng dụng ERP Petrolimex Thành công Petrolimex ứng dụng ERP Tổng quan Petrolimex Thành công Petrolimex ứng dụng ERP A A A A Thuyết trình A Cơ sở lý thuyết A Làm Powerpoint A Thực trạng ứng dụng ERP Petrolimex A 25 Đánh giá giáo viên Chữ ký