Bài thảo luận tìm hiểu về hệ thống thông tin tích hợp ERP

Thời đại công nghệ phát triển, các hoạt động quản lý, kinh doanh sử dụng công nghệ ngày càng thể hiện rõ tính ưu việt của mình, qua đó dần thay thế cho hoạt động thủ công. Các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay cũng không còn lạ lẫm với khái niệm về hệ thống thông tin quản lý, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý tích hợp như ERP, SCM… Nhờ có các hệ thống này, hoạt động quản lý, kinh doanh của các doanh nghiệp ít nhiều đã thuận lợi, suôn sẻ, mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức doanh nghiệp. Để thấy rõ hơn vấn đề trên, trong bài thảo luận này, nhóm 6 sẽ trình bày đề tài: “Tìm hiểu hệ thống thông tin tích hợp ERP”, qua đó liên hệ thực tế tới việc ứng dụng thành công hệ thống thông tin này của Vinamilk.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Khoa: Kinh tế kinh doanh quốc tế BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: tìm hiểu hệ thống thơng tin tích hợp ERP Nhóm GVHD: Nguyễn Quang Trung Lớp học phần: 2102eCIT0311 Hà Nội 2021 BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM STT HỌ VÀ TÊN NHIỆM VỤ VŨ THỊ MAI HUÊ NGUYỄN THỊ LINH HUỆ THUYẾT TRÌNH A NGƠ THU HƯƠNG I B+ NGUYỄN THU HƯƠNG I.2 B+ VŨ THƯƠNG HUYỀN II B+ PHẠM THỊ LAN II B+ ĐỖ THỊ LỆ NHÓM TRƯỞNG - A THƯ KÝ – LÝ THUYẾT ĐIỂM A POWERPOINT MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .4 I CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP 12 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI ERP 16 II LIÊN HỆ THỰC TẾ ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TÍCH HỢP ERP CỦA VINAMILK .17 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY .17 HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG ERP 19 HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK SAU KHI ỨNG DỤNG ERP 19 TỔNG KẾT .24 LỜI MỞ ĐẦU Thời đại công nghệ phát triển, hoạt động quản lý, kinh doanh sử dụng công nghệ ngày thể rõ tính ưu việt mình, qua dần thay cho hoạt động thủ công Các tổ chức, doanh nghiệp ngày khơng cịn lạ lẫm với khái niệm hệ thống thông tin quản lý, đặc biệt hệ thống thông tin quản lý tích hợp ERP, SCM… Nhờ có hệ thống này, hoạt động quản lý, kinh doanh doanh nghiệp nhiều thuận lợi, sn sẻ, mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức doanh nghiệp Để thấy rõ vấn đề trên, thảo luận này, nhóm trình bày đề tài: “Tìm hiểu hệ thống thơng tin tích hợp ERP”, qua liên hệ thực tế tới việc ứng dụng thành công hệ thống thông tin Vinamilk I CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP 1.1 Khái niệm Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian việc quản lí, vận hành dự án nhân nguồn tài nguyên khác Thay thực công việc cách thủ công, hệ thống ERP loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lí thực quy trình cách hiệu tránh sai sót hơn.Các cơng việc doanh nghiệp tự động hóa ERP bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, dự án khởi tạo theo dõi quy trình giải cơng việc phịng ban cơng ty… 1.2 Tầm quan trọng Dù hoạt động lĩnh vực, ngành nghề nào, việc sử dụng hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng cấp quản lý, nhân viên lẫn doanh nghiệp nói chung - Đối với nhà quản lý doanh nghiệp: Hệ thống ERP giúp nhà quản lý doanh nghiệp tăng khả quản lý, giám sát, điều hành Và việc sử dụng công cụ đại, mở rộng khả truy cập thông tin giúp cho nhà quản lý thực cơng việc cách nhanh chóng, thuận tiện dễ dàng Nhờ hệ thống ERP, doanh nghiệp sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực sản xuất kinh doanh Nhờ nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh Và giải toán tăng hiệu doanh nghiệp với chi phí thấp khối lượng cơng việc phải thực - Đối với nhân viên: Nhờ có hệ thống ERP mà việc phân tích đánh giá thơng tin xác, kịp thời thơng qua hệ thống giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, định Đồng thời, hệ thống ERP xây dựng quy trình làm việc chuẩn chỉnh giúp nhân viên thực tác nghiệp theo quy trình thống chuẩn hóa Nhờ nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc cơng việc Hệ thống ERP góp phần giảm thiểu khối lượng cơng việc giấy tờ, tăng suất lao động Và tăng khả làm việc nhóm - Đối với thân doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mơ lớn, hệ thống nhân nhiều phức tạp lại cần hệ thống ERP chất lượng hiệu giúp ích nhiều thứ cho doanh nghiệp Cụ thể, hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp hỗ trợ sau:  Có thơng tin đáng tin cậy, xác kịp thời: Khi sử dụng hệ thống ERP, liệu từ phòng ban tập trung sở liệu Cơ sở liệu cho phép dùng chung phận doanh nghiệp  Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thơng tin hành chính, nhân sự, tiền lương Các doanh nghiệp có quy mơ lớn thường có nhiều chi nhánh khu vực khác Việc quản lý nhân sự, tiền lương, phúc lợi,…sẽ bất tiện sử dụng cách quản lý truyền thống Hệ thống ERP giúp hoạt động trở nên dễ dàng, hiệu Chủ doanh nghiệp có nhìn tổng qt tình hình nhân cơng ty Từ đưa phương án quản lý phù hợp  Hệ thống ERP doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất sản xuất Với ERP, nguồn thông tin cập nhật cách rõ ràng, xác Bộ phận sản xuất lập kế hoạch, triển khai sản xuất cách hiệu Nhờ loại bỏ yếu tố hiệu sản xuất, đúc rút kinh nghiệm từ lần sản xuất trước  Áp dụng ERP doanh nghiệp giúp giảm lượng hàng tồn kho ERP giúp 1.3 doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt lượng hàng tồn kho để đưa phương án xử lý nhanh chóng Từ giúp giải phóng hàng tồn kho, tăng hiệu kinh doanh Hơn nữa, tính quản lý kho liên kết trực tiếp với phận kế tốn, phận bán hàng Tính giúp hoạt động bán hàng cho khách thực nhanh chóng, có hiệu Mơ hình Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ ( Module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập, chất hệ thống ERP nên chúng kết nối với để chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển hình kể đến sau: - Quản lý nhân sự(HRM): Với doanh nghiệp, quản lý nhân thường ưu tiên số Bởi khơng có nhân viên, khơng có cơng ty Module quản lý nhân phần mềm ERP xử lý nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,… Tuy nhiên, tính quan trọng cần tìm cơng cụ ERP quản lý lương Việc gửi bảng lương phát hành lương trực cách thủ công tốn nhiều thời gian không hiệu chi phí Thay vào đó, phận nhân tự - - - - - động hóa khoản toán bao gồm khấu trừ thuế thu nhập phúc lợi, tích hợp chấm cơng tiết kiệm nhiều thời gian cho phận quản lý nhân mà đảm bảo hiệu công việc Một lợi ích giải pháp ERP tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót người dành thời gian cho hoạt động khác giá trị Quản lý quan hệ khách hàng( CRM): Quản lý khách hàng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ hoạt động quan trọng khác doanh nghiệp Nhờ tính module quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mà doanh nghiệp lưu trữ theo dõi liệu khách hàng để cải thiện quy trình bán hàng chiến lược tiếp thị Sử dụng thơng tin này, bạn giảm bớt dư thừa quy trình bán hàng, gia tăng hài lòng khách hàng đảm bảo bán hàng thành công Hệ thống báo cáo quản trị thông minh: Business intelligence (BI) biết đến với tên gọi hệ thống báo cáo quản trị quy trình tích hợp cơng nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm sốt khối lượng liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác Sau khai thác nguồn liệu cách hiệu quả, tạo tri thức giúp cho nhà quản lý đưa định hiệu hoạt động kinh doanh Quản lý chuỗi cung ứng( SCM): Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) quan trọng để trì tính cạnh tranh việc xây dựng chuỗi cung ứng hiệu SCM kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối sản xuất để tạo chuỗi cung ứng hiệu Điều bắt đầu cách thu thập liệu theo thời gian thực Dữ liệu theo thời gian thực phản ánh xác thời điểm xảy cố để khắc phục chúng xảy khơng phải chờ vài ngày sau Ngồi ra, giúp bạn tạo kế hoạch sản xuất xác cập nhật phút để đáp ứng nhu cầu không vượt khả có nhà xưởng, nhân cơng lực doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho thành phần erp thường sử dụng kèm với thành phần khác CRM, SCM Một số tính thành phần quản lý đơn đặt hàng trì định mức tồn kho tối thiểu, tối đa doanh nghiệp Quản lý tài chính(FRM): Thành phần cốt lõi cuối nhắc đến quản lý tài Vì quy trình kinh doanh liên quan đến dịng tiền, cho dù phần tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,… Module quản lý tài với mục tiêu phân tích theo dõi liệu tài doanh nghiệp, bao gồm khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận chi phí… Từ việc phân tích liệu q khứ, hệ thống tiết lộ xu hướng chi tiêu, giúp CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu giảm chi phí doanh nghiệp 1.4 Quy trình triển khai hệ thống ERP Theo Alexis Leon trình triển khai dự án ERP gồm bước sau: Bước 1: Thực tiền đánh giá Khi công ty định triển khai hệ thống phần mềm ERP việc nghiên cứu để có phần mềm trọn gói bắt đầu Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp phần mềm ERP, câu hỏi đặt làm để chọn giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp Phân tích tồn gói trước đến định giải pháp dể dàng thực Vì cần có yêu cầu tiêu chuẩn đặt trước định giá, hay gọi bước tiền định giá Quá trình tiền định giá loại bỏ ERP package khơng phù hợp hồn tồn với quy trình kinh doanh cơng ty Có thể xem xét vài gói tốt cách đọc tài liệu sản phẩm nhà cung cấp, nhờ chuyên gia tư vấn bên quan trọng tìm package mà sử dụng cơng ty có hoạt động tương tự cơng ty bạn Bước 2: Đánh giá trọn gói Quá trình đánh giá ước lượng giai đoạn quan trọng thực thi ERP gói chọn định thành cơng hay thất bại dự án mua, chuyện dễ để chuyển qua gói khác Mục tiêu q trình lựa chọn khơng phải để xác định gói đáp ứng u cầu Mục tiêu tìm gói đủ linh động để đáp ứng nhu cầu cơng ty hay nói cách khác, phần mềm tuỳ biến để phù hợp tốt Khi xác định gói để đánh giá, cơng ty cần phải xác lập tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất gói với quy mô Để chọn hệ thống tốt nhất, công ty nên đánh giá hệ thống đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với phát triển công ty thực tế kinh doanh cơng ty Khó tìm hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động cơng ty, mục tiêu hướng tới làm tìm hệ thống với khác biệt Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý đánh giá phần mềm ERP : chức phù hợp với quy trình kinh doanh cơng ty hay khơng? Mức độ tích hợp thành phần khác hệ thống ERP? Sự linh động khả thích ứng? Sự phức tạp, thân thiện với người sử dụng? Triển khai nhanh chóng? Khả hỗ trợ việc kiểm soát hoạch định đa chiều?, Bước 3: Lập kế hoạch cho dự án Đây giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án Giai đoạn định chi tiết triển khai lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án bắt đầu Xác định vai trò phân công trách nhiệâm cho người Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai định, người đứng đầu để triển khai dự án định Các thành viên đội triển khai lựa chọn phân công nhiệm vụ Giai đoạn định bắt đầu dự án, thực dự định hoàn tất dự án Đây giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trường hợp bất ngờ; giám sát tiến trình triển khai; phương thức kiểm sốt nên thiết lập cần làm việc khơng cịn nằm tầm kiểm sốt Bước 4: Phân tích khác biệt Đây tiến trình qua xun suốt mơ hình hoạt động tai định hướng mơ hình tương lai Cái đưa thiết kế mô hình mà đốn trước chức thiếu sót Từ thay đổi quy trình kế hoạch hoạt động cho phù hợp mang lại hiệu triển khai ERP Bước 5: Tái cấu trúc tổ chức Trước triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp hay tổ chức cần tổ chức quy trình cốt lõi để tăng hiệu quả, tăng khả cạnh tranh, tối thiểu hóa chi phí, tăng lợi nhuận khai thác giải pháp ERP Công việc tái cấu trúc tổ chức bao gồm bao gồm điều chỉnh cấu hoạt động, điều chỉnh cấu tổ chức máy, điều chình cấu thể chế cấu nguồn lực Bước 6: Thiết lập cấu hình hệ thống Đây phần chức việc triển khai ERP Các doanh nghiệp cố gắng thực đồng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cho phù hợp với gói ERP Để làm vậy, quy trình kinh doanh phải rõ ràng có thay đổi theo giải pháp phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp hoạt động doanh nghiệp diễn thông qua mô quy trình hoạt động thật tổ chức, doanh nghiệp Bước 7: Huấn luyện đội triển khai giải pháp Những nhân viên tổ chức, doanh nghiệp tham gia vào qua trình triển khai giải pháp ERP người dùng để thử nghiệm, tìm hiểu ứng dụng hệ thống trước hệ thống triển khai tồn doanh nghiệp Vì cần có giai đoạn huấn luyện đội triển khai tổ chức, doanh nghiệp để họ hiểu thực cơng việc q trình dự án triển khai Bước 8: Kiểm tra, thử nghiệm Đây bước kiểm tra, kiểm thử toàn chức vấn đề phát sinh q trình sử dụng hệ thống sau tổ chức, doanh nghiệp Thông thường kiểm tra, kiểm thử giao diện, chức năng, sở liệu, đường truyền, Việc giúp tổ chức, doanh nghiệp chỉnh sửa nội dung thiếu, đưa biện pháp phòng tránh cho hệ thống vận hành biện pháp khắc phục cố Bước 9: Đào tạo, huấn luyện người dùng cuối 10 Sau hệ thống vào thực tế, nhà cung cấp giải pháp phải tổ chức đào tạo huấn luyện người dùng cho tổ chức, doanh nghiệp , bao gồm huấn luyện cho ban lãnh đạo toàn nhân viên trực tiếp tác nghiệp nghiệp dịch vụ chuyên môn hệ thống Bước 10: Vận hành hệ thống thực tế Là việc đưa hệ thống vào vận hành thực tế tổ chức, doanh nghiệp sau cài đặt huấn luyện người dùng hệ thống Toàn sở liệu chuyển đổi đưa vào thực hiện, chức điều sẵn sàng cho tiến trình xử lí Khi chạy thật hệ thống hệ thống cũ rút dần khỏi tiến trình vận hành, toàn liệu kết xuất lưu vào hệ thống Bước 11: Hậu triển khai Đây giai đoạn theo dõi bảo trì hệ thống có cố, nhà cung cấp giải pháp cung cấp dịch vụ bảo hành hệ thống cho thời gian Đồng thời cử chuyên viên theo sát hỗ trợ cho tổ chức giai đoạn đầu hệ thống vận hành ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP Với doanh nghiệp, việc triển khai hệ thống ERP gặp nhiều khó khăn tốn khơng có kế hoạch thực với bước triển khai rõ ràng, có tính hệ thống Chính vậy, để vận hành phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống tất phận phịng ban, thay đổi gần hồn tồn phương thức hoạt động tổ chức Sau điều kiện cẩn thiết để triển khai ERP cách hiệu quả: 11  Thứ nhất, xác định nhu cầu phạm vi nghiệp vụ cần triển khai Nhà quản lý cần hiểu doanh nghiệp phải triển khai ERP việc triển khai hệ thống không tạo lợi tức đầu tư hay giải vấn đề doanh nghiệp mà giải pháp cho việc cải tiến quy trình, cải thiện cách thức sử dụng cơng cụ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận Q trình triển khai ERP bắt đầu cơng ty xác định mục tiêu mà hệ thống ERP đạt Đó mục tiêu quan trọng cần đề cập lại sau trình thực để đảm bảo hoạt động hướng Nếu khơng có mục tiêu rõ ràng, trình lựa chọn sản phẩm nhà cung cấp vơ ích Bên cạnh doanh nghiệp không xác định nguyên nhân vấn đề tồn khơng thể thực cải tiến Thành công việc triển khai ERP nằm quy trình liệu hệ thống Nghiên cứu hệ thống tại, xác định yếu tố làm tốt, thay đổi yếu tố bạn làm không tốt khiến doanh nghiệp kiểm sốt tình trạng cơng việc triển khai, có điều chỉnh kịp thời hợp lý  Thứ hai, lựa chọn phần mềm ERP đơn vị triển khai ERP Khi doanh nghiệp xác định mục tiêu mà phần mềm ERP phải đạt bước tìm hệ thống nhà triển khai ERP Các nhà quản lý cần xem xét liệu, nhà cung cấp triển khai ERP giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề hay khơng? Các bạn nghiên cứu khách hàng quy mô dự án mà đơn vị triển khai ERP làm trước để biết kết Đồng thời, Doanh nghiệp nên tìm đối tác có kinh nghiệm triển khai ERP thành công doanh nghiệp lĩnh vực với quy mơ lớn cơng ty Đối tác cần hiểu rõ ngành nghề, quy định kế tốn Việt Nam văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp thảo luận trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối hỗ trợ hệ thống vận hành thức Ngồi ra, nhà quản lý đặt câu hỏi phương pháp thực hiện, tiêu chuẩn sử dụng thành cơng phần mềm ERP mang tới cho doanh nghiệp Và họ hỗ trợ doanh nghiệp doanh nghiệp triển khai ERP  Thứ ba, nhân tham gia dự án 12 Nhóm triển khai ERP cần có người quản lý người tâm vào làm dự án, không đảm nhiệm công việc khác để tránh gây ảnh hưởng đến dự án hoạt động kinh doanh tổ chức Trong thực tế, dự án triển khai ERP thành cơng có người quản lý dự án nội để đảm bảo dự án ln theo dõi, kiểm sốt ngân sách hướng Thêm vào đó, thành viên chủ chốt quan trọng Họ cần phải có thái độ tích cực việc triển khai ERP, ln có thúc đẩy việc triển khai dự án Vậy nên phải người có kiến thức quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, có nhìn tổng quan đủ để đưa định dựa lợi ích chung doanh nghiệp tương lai Một nhóm triển khai thơng thường nên bao gồm: - Giám đốc dự án: Thơng thường tổng, phó tổng giám đốc chiến lược Đây người đưa định quan trọng giai đoạn dự án - BPO (Business Process Owner): Thông thường giám đốc phận, người tham gia để xét duyệt quy trình vận hành hệ thống ERP phân công nguồn lực để triển khai quy trình thống nhất, đảm bảo vận hành hệ thống ERP quy trình bên thay đổi, chuyển đổi phù hợp với vận hành hệ thống ERP - Quản trị dự án: Thơng thường giám đốc tài chính, giám đốc công nghệ thông tin quản trị dự án có kinh nghiệm triển khai ERP, người có khả kết nối phối hợp với phận để thực triển khai dự án - Người dùng (Key – Users): Là người nắm rõ quy trình nghiệp vụ phân hệ phụ trách, chuẩn hóa chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối  Thứ tư, kiểm soát ngân sách Để kiểm sốt ngân sách, nhà quản lý cần xác định chi phí thực việc triển khai ERP Những chi phí bao gồm phần cứng, đào tạo, quản lý thay đổi tổ chức, phát triển, bảo hiểm nhân viên cho thành viên dự án phần mềm Việc xác định phạm vi ngân sách quan trọng Theo thực tế ngồi chi phí phần cứng, phần mềm chi phí phát sinh chuyển đổi liệu, cơng việc sửa đổi dự phịng Các yếu tố xác định trước bắt đầu dự án, nên 13 ước tính để tránh tình trạng vượt ngân sách Các yếu tố phi ngân sách khó xác định phát sinh dự án khó xác định Tuy nhiên, nói hầu hết tất dự án có phí liên quan đến việc chuyển đổi liệu, sửa đổi Doanh nghiệp cần kiểm soát ngân sách Vậy nên doanh nghiệp cần địi hỏi phải theo dõi liên tục kiểm sốt thay đổi phát sinh thêm công việc Điều quan trọng phải thiết lập mốc quan trọng dự án, so sánh ngân sách giai đoạn để quản lý kiểm sốt lỗi có thay đổi kịp thời cho dự án Điều bao gồm kiểm toán chi tiêu ngân sách từ nhà cung cấp phần mềm để xác minh hóa đơn nhà cung cấp cho đơn vị triển khai Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ ngân sách để ngăn việc vượt chi phí giúp doanh nghiệp đạt thành công triển khai ERP  Thứ năm, Tuân thủ quy trình triển khai quy trình chuẩn Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu nguồn lực giảm thiểu rủi ro triển khai ERP doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình của nhà cung cấp phần mềm ERP Quy trình triển khai nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm triển khai thành cơng cho hàng ngàn doanh nghiệp giới Vì vậy, doanh nghiệp muốn triển khai thành cơng phải tuyệt đối tuân thủ quy trình Đây điều kiện tiên để triển khai thành cơng dự án ERP Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP mua quy trình tích hợp kinh nghiệm quản lý tiên tiến nhà cung cấp Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác ứng dụng quy trình chuẩn hệ thống Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh muốn mở rộng quy mơ phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống tiêu quản trị điều hành tồn cơng ty, nhà máy chi nhánh sản xuất  Thứ sáu, đào tạo chuyển đổi hệ thống Trong q trình triển khai có nhiều phương pháp đào tạo, đầu tiên, doanh nghiệp phải thực hiểu phần mềm phải hiểu đối tác triển khai ERP.Sự hiểu biết dẫn đến việc đặt câu hỏi đưa thêm quy trình vào phần mềm để tận dụng hết tiềm để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp Việc đào tạo nên áp dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa đối tác triển khai đào tạo cho đội ngũ Key Users doanh nghiệp để thực thành thạo hệ thống nhận bàn giao hệ thống, sau đội ngũ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) toàn nhân công ty 14 Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng (Key Users) kiểm sốt tốt hệ thống làm chủ hệ thống đưa vào vận hành thức, người dùng đào tạo hướng dẫn cho người có thay đổi bổ sung nhân Việc chuyển đổi hệ thống quan trọng, liệu danh mục số dư đầu kỳ chuyển đổi vào hệ thống để vận hành thức hệ thống Để chuyển đổi liệu thành công đảm bảo tính xác, phải có lần chuyển trước đưa hệ thống vào vận hành thức Sau hồn tất q trình chuyển đổi, vận hành hệ thống Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu kiểm sốt hệ thống ERP, kiểm sốt cơng việc hàng ngày phần mềm ERP, tất chứng từ báo cáo in từ hệ thống ERP để kiểm sốt, ln chuyển lưu trữ chứng từ THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI ERP 3.1 Thuận lợi  chuẩn hóa quy trình làm việc Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động doanh nghiệp Bạn có biết, cơng ty lớn ln mong muốn có quy trình tiệm cận với hồn chỉnh nhất, xảy sai sót khâu, liệu đồng xác, số liệu kế tốn chuẩn hóa…  tiết kiệm chi phí Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp giảm thiểu chi phí, thời gian triển khai Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung hệ thống giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu người dùng, đồng thời xảy sai sót liệu có tính kế thừa liên kết nhau, kiểm sốt chặt chẽ quy trình thuật tốn sẵn có tích hợp hệ thống ERP Do liệu ghi nhận cập nhật theo thời gian thực nên ERP giải tốt tốn bảo mật, tập trung độ xác kịp thời liệu thời điểm xác định  tăng hiệu suất làm việc ERP giải pháp cho phép doanh nghiệp vận hành sản xuất kinh doanh hiệu sử dụng nhân lực Việc áp dụng phần mềm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên thời điểm doanh nghiệp khó khăn giúp cho doanh nghiệp khơi phục lại hoạt động doanh nghiệp  quản trị thông tin hiệu Giải pháp phần mềm ERP giải pháp phần mềm đời giúp hỗ trợ cho công tác quản trị tổ chức, doanh nghiệp Chức ERP tích hợp cơng việc, thơng tin tất phịng ban, chức tổ chức, công 15 ty hệ thống máy tính để dễ dàng theo dõi Từ đó, giúp cho nhà quản lý quản trị thông tin doanh nghiệp cách hiệu 3.2 Khó khăn  chi phí phần mềm Chi phí mà doanh nghiệp cần trả áp dụng giải pháp ERP thách thức số doanh nghiệp nhỏ vừa chưa phát triển hoạt động kinh doanh không ổn định Ngồi chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm doanh nghiệp cịn phải trả khoản tiền quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm Vì tổng chi phí bỏ doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên cao Còn doanh nghiệp lớn việc áp dụng phần mềm ERP khơng xác khiến cho doanh nghiệp tổn thất lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận doanh nghiệp Do đó, ERP coi giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược có tầm nhìn xa  doanh nghiệp đơn vị triển khai erp không thống Trong trình triển khai giải pháp ERP, có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thay đổi, điều cần hai bên thông báo xác kịp thời cho nhau, để đảm bảo hai bên biết họ đã, đang, làm Bởi nhà cung cấp ERP khơng thực hiểu khách hàng cần dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp Cũng nhà lãnh đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ “bí kinh doanh”, dẫn tới đưa không đầy đủ thông tin mơ hình hoạt động doanh nghiệp Điều gây tình trạng hệ thống ERP khơng hồn chỉnh tương thích hồn tồn với nhu cầu doanh nghiệp II LIÊN HỆ THỰC TẾ ỨNG DỤNG THÀNH CƠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TÍCH HỢP ERP CỦA VINAMILK GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu chung Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk (tên tiếng Anh Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) công ty sản xuất trao cho thị trường đa dạng danh mục sản phẩm từ sữa Có mạng lưới tới 220.000 điểm kinh doanh phủ 63 tỉnh thành việc đẩy mạnh thâm nhập thị trường ngoại, vấn đề sản xuất quản lý tới kênh thách thức cho doanh nghiệp Cơng ty có trụ sở 10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Theo thống kê Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, công ty lớn thứ 15 Việt Nam vào năm 2007.Vinamilk doanh nghiệp hàng đầu ngành công nghiệp 16 chế biến sữa, chiếm 54,5% thị phần sữa nước, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9% thị phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn 79,7% thị phần sữa đặc toàn quốc Ngoài việc phân phối mạnh nước với mạng lưới 220.000 điểm bán hàng phủ 63 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk xuất sang 43 quốc gia giới Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, Nhật Bản khu vực Trung Đông, Đông Nam Á Sau 40 năm mắt người tiêu dùng, đến Vinamilk xây dựng 14 nhà máy sản xuất, xí nghiệp kho vận, chi nhánh văn phòng bán hàng, nhà máy sữa Campuchia (Angkormilk) văn phòng đại diện Thái Lan Trong năm 2018, Vinamilk cơng ty thuộc Top 200 cơng ty có doanh thu tỷ tốt Châu Á Thái Bình Dương 1.2 Lĩnh vực kinh doanh  Sản xuất kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡ ng sản phẩm từ sữa khác  Sản xuất kinh doanh bánh, sữa đậu nành nước giải khát  Kinh doanh thực phẩm công nghệ , thiết bị phụ tùng, vật tư , hoá chất nguyên liệu  Kinh doanh ngành nghề khác phù hợp với quy định Pháp luật  Sản xuất kinh doanh bao bì  In bao bì  Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa (trừ tái chế phế thải nhựa) 1.3 Định hướng phát triển tương lai: - Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin số Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người “ - Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng trân trọng, tình yêu trách nhiệm cao với sống người xã hội” - Giá trị cốt lõi:     Chính trực Liêm chính, Trung thực ứng xử tất giao dịch Tôn trọng thân, tôn trọng đồng nghiệp,tôn trọng công ty, tôn trọng đối tác Công với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp bên liên quan khác Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử quy chế, sách, quy định Công ty  Tôn trọng tiêu chuẩn thiết lập hành động cách đạo đức 17 HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK TRƯỚC KHI ỨNG DỤNG ERP Với mạng lưới phân phối rộng khắp Việt Nam nhiều quốc gia khác, trình sản xuất tổ chức máy Vinamilk vô phức tạp Khi chưa ứng dụng ERP vào hoạt động doanh nghiệp mình, Vinamilk gặp phải số khó khăn sau: - Việc quản lý đầu vào đầu tiến hành thủ công, với số lượng hàng hóa nhiều dẫn đến nhiều thời gian, dễ xảy sai sót - Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch tốn chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, hàng tồn kho, chi phí lưu kho - Đối với phận kế toán, với khối lượng giấy tờ lớn, việc quản lý thủ công công cụ excel khơng tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn Việc lập báo cáo tài khó khăn việc tổng hợp hay lập báo cáo nhanh trình sản xuất, kinh doanh, dẫn đến định quản trị đưa khơng kịp thời - Việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hiệu suất cao Mỗi phịng ban sử dụng phần mềm quản lý khác nhau, rời rạc Khi cần chuyển liệu phòng ban, người sử dụng phải thực cách thủ công Việc dẫn đến suất làm việc thấp, liệu khơng đồng bộ, bị thất khó kiểm sốt - Với mơ hình hoạt động sản xuất kinh doanh Vinamilk thời điểm đó, hệ thống nội dung quản lý công ty chưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến lược doanh nghiệp - Từ nguyên nhân trên, nhà lãnh đạo Vinamilk tìm phương án khắc phục cách có hiệu với việc áp dụng mơ hình ERP HOẠT ĐỘNG CỦA VINAMILK SAU KHI ỨNG DỤNG ERP Trong vòng năm thử nghiệm ứng dụng ERP, Vinamilk bước đưa vào dùng kết nối tồn hệ thống mình, từ trụ sở, đến hệ thống kho hàng, nhà máy toàn quốc 3.1 Thực trạng việc triển khai ERP vinamilk: Để đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường, thời gian qua Vinamilk không ngừng đổi công nghệ, đầu tư sở hạ tầng, máy móc thiết bị đại, nâng cao cơng tác quản lý chất lượng sản phẩm Các sản phẩm Vinamilk chiếm 80% thị 18 phần tiêu thụ nước hướng thị trường xuất Vì mà quy trình sản xuất máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp 3.1.1 Thực trạng công nghệ: Năm 1999, Vinamilk bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 Bên cạnh đó, Vinamilk cịn tập trung đầu tư mạnh mẽ vào CNTT ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng) BI (Hệ thống thông tin báo cáo) Từ kinh nghiệm áp dụng phần mềm trên, Vinamilk không ngừng cải thiện, nâng cao tính thực tế phần mềm Hế thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai từ 15/03/2005 bao gồm phân hệ chính: tài kế tốn, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động kinh doanh Mặc dù đưa sử dụng từ sớm đến ngày 01/01/2007 hệ thống ERP thức sử dụng tồn diện hệ thống thơng tin quản trị Vinamilk 3.1.2 Thực trạng sở hạ tầng CNTT: Ứng dụng ERP trình phân phối: Để quản lý trình phân phối sản xuất kinh doanh ln tốn nan giải doanh nghiệp Quản lý tốt q trình này, khơng giúp quâ trình cung cấp sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp trở nên linh hoạt, mở rộng thị trường mà giúp người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp cách dễ dàng, góp phần tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Vinamilk ứng dụng đồnh thời giải pháp ERP quốc tế, SAP Microsoft, để làm chủ tích hợp giải pháp này, doanh nghiệp có thay đổi tích cực + Thay đổi quy trình phân phối: Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam tiên phong việc áp dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) SAP Vinamilk mong muốn có cơng cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng lưới phân phối sản phẩm cơng ty nước kết nối thông tin với trung tâm hai trường hợp online offline.Thông tin tập trung giúp giúp nhà quản lý đưa xử lý kịp thời để hỗ trợ xác việc lập kế hoạch Việc thu thập quản lý thông tin bán hàng đại lý đáp ứng kịp thời, mang lại hài lòng cho khách hàng cấp độ tốt 19 + Báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence - BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối kết nối trực tuyến vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm PPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Csc nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhập thông tin Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị thường nhờ sử dụng thông tin chia sẻ, cập nhật qua hệ thống Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin Vinamilk, hệ thống áp ứng yêu cầu dặt công ty xây dựng án Từ tháng 7/2008 toàn hệ thống nhà phân phối đại lý triển khai vận hành ứng dụng ERP kế toán Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP - CRM trung tâm sở liệu tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di dộng từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ, … nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xac Hệ thống SAP xây dựng dựa tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng racle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống Business Warehouse BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc 3.1.3 Thực trạng nhân lực: Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện.Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực, niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động 20 Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời 3.1.4 Thực trạng ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Còn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đôla Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) 3.2 Nhận xét việc triển khai ERP Vinamilk: 3.2.1 Lợi ích, thành công đạt được: Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng - Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài – kế toán thuận lợi nhiều so với trước - Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; - Giữa bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực - Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Bà Trang (Phó giám đốc cơng ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD 21 (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn - Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời - Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA 3.2.2 Một số hạn chế: - Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn - Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư Tuy tồn số hạn chế nhìn chung Vinamilk xem doanh nghiệp ứng dụng thành công hệ thống thông tin ERP, để lại nhiều kinh nghiệm cho doanh nghiệp khác học hỏi 22 TỔNG KẾT Trên thảo luận nhóm đề tài:“tình hiểu hệ thống thơng tin tích hợp ERP” Do thời gian kiến thức hạn chế nên thảo luận hẳn cịn nhiều thiếu sót, nhóm mong nhận góp ý từ thầy bạn Nhóm xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Quang Trung kiến thức bổ ích mà thầy cung cấp tận tình bảo để nhóm hồn thành thảo luận Cuối cùng, nhóm xin cam đoan thảo luận sản phẩm trình tự nghiên cứu tham khảo, không chép từ tổ chức cá nhân Nhóm xin chân thành cảm ơn! 23