Phân tích thiết kế hệ thống : Ký túc xá của sinh viên, Báo cáo môn Phân tích thiết kế hệ thống : đề tài Quản lý ký túc xá sinh viên.Báo cáo được viết theo các yêu cầu mới nhất năm 2020 của môn phân tích thiết kế hệ thống
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Họ tên : Nguyễn Văn Kim Lớp : CNTT BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 13 : Hệ thống quản lý ký túc xá đại học Hà Nội – 05, 2021 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Họ tên : Nguyễn Văn Kim Lớp : CNTT BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 13 : Hệ thống quản lý ký túc xá đại học Hà Nội – 05, 2021 Lời nói đầu Thời đại ngày người trọng đến việc học tập bồi bổ kiến thức , số lượng sinh viên trường đại học ngày nhiều Đa phần sinh viên từ tỉnh lẻ nên nhu cầu chỗ vấn đề cấp thiết Sinh viên tỉnh trường thường hay xin vào ký túc xá ký túc xá có an ninh tốt ,tiền phịng khơng q đắt có mơ hình học tập sinh hoạt tốt Nhưng đa phần , ký túc xá trường đại học áp dụng mơ hình tổ chức không hợp lý vào việc quản lý ký túc xá Việc lượng sinh viên đăng ký vào nhiều dẫn đến việc quản lý gặp khó khăn Nhân viên phải ghi chép nhiều cịn nhầm lẫn.Việc dẫn đến việc thơng tin sinh viên bị sai sót dẫn đến việc thất tiền Xuất phát từ vấn đề cần thiết phải xây dựng phần mềm quản lý ký túc xá cần thiết phù hợp với nhà trường Mục lục 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Nhiệm vụ - Quản lý thơng tin sinh viên th phịng sinh viên Quản lý phiếu rời ký túc xá sinh viên sinh viên Quản lý hợp đồng thuê phòng sinh viên Quản lý thẻ lưu trú sinh viên Quản lý mượn, trả phòng cho sinh viên Quản lý sử dụng điện nước sinh viên 1.1.2 Cơ cấu tổ chức STT Tên phận Bộ phận lễ tân Chức - Tiếp nhận yêu cầu sinh viên - Cập nhật lưu trữ tồn thơng tin sinh viên - Hướng dẫn sinh viên nhận phòng Bộ phận quản lý sinh viên - Thu tiền điện – nước hàng tháng - Xét duyệt yêu cầu sinh viên - Lập hợp đồng thuê phòng cho sinh viên - Cấp, thu hồi thẻ lưu trú sinh viên - Kiểm tra phòng tài sản - Kiểm tra đối chiếu lại thông tin Bộ phận quản lý điện nước sinh viên qua hệ thống lễ tân nhập - Kiểm tra đồng hồ điện nước - Ghi lại số điện nước tính tốn tiền điện nước hàng tháng - Lập hóa đơn điện nước 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý STT Tên nghiệp vụ Quy trình xử lý nghiệp vụ Quản lý sinh viên vào Ký túc - Khi sinh viên muốn tạm trú xá ký túc xá, phận lẽ tân tiếp đón tiếp nhận thơng tin sinh viên (1).Sau phận lễ tân gửi lên phận quản lý sinh viên xét duyệt hồ sơ sinh viên(2) - Sau xét duyệt thành công thông tin sinh viên, phận quản lý sinh viên xếp phịng cho sinh viên(3) thơng báo lại cho phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý phận quản lý sinh viên thực kí hợp đồng thuê phòng (MB4) với sinh viên(4) Khi ký xong hợp đồng phận quản lý sinh viên phát cho sinh viên thẻ lưu trú (MB1) (5) - Sau hồn tất thủ tục phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng (6) Sau phận lễ tân nhập đầy đủ thơng tin sinh viên, phịng(MB5)(MB6) vào hệ thống quản lý (7) Xử lý sinh viên muốn rời - Khi sinh viên có nguyện vọng khỏi khỏi Ký túc xá Ký túc xá, phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu thông qua đơn xin chuyển khỏi Ký túc xá (MB2) (8)và gửi lên phận quản lý xét duyệt (9) - Thu hồi phịng hồn tất thủ tục cho sinh viên sau kiểm tra đối chiếu lại (10) - Bộ phận quản lý thu lại thẻ lưu trú (MB1) (11) - Sau sinh viên trả phòng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thông tin sinh viên phòng(MB5)(MB6) vào hệ thống quản lý sinh viên (12) - Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại Kiểm tra xác nhận thông tin sinh viên(MB5) mà phận lễ tân nhập (13) - Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng (MB6) sở sinh viên muốn chuyển khỏi Ký túc xá (14) - Nếu dụng cụ, vật chất bị hỏng hóc mát sinh viên phải bồi thường theo quy định Ký túc xá - Sau kiểm tra xong phận quản lý sinh viên thông báo cho phận lễ tân để hồn thành việc trả phịng sinh viên (15) - Hàng tháng phận quản lý kiểm tra Quản lý điện nước số điện số nước sử dụng phòng(16) - Bộ phận quản lý điện nước ghi lại số điện nước tính tốn chi phí (17).Sau đó, lập hóa đơn điện nước (MB3) (18).Sau gửi đến phận lễ tân để phận lễ tân thu tiền điện nước sinh viên(19) 1.1.4 Mẫu biểu • Thẻ lưu trú (MB1) BAN QUẢN LÝ KTX Số:…… THẺ LƯU TRÚ Mã sinh viên: Họ tên sinh viên: Ngày sinh: Giới tính : Lớp: Nội trú phòng: Ngày…… Tháng……….Năm……… Giám đốc (Ký ghi rõ họ tên) Phiếu số: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do- Hạnh phúc ĐƠN XIN CHUYỂN RA KHỎI KÝ TÚC XÁ Kính gửi: Ban quản lý KTX Em tên là:……………………………… Ngày sinh:……………………………… Hiện em phòng:……………… Em viết đơn để xin chuyển khỏi KTX với lý : ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… Kính mong ban quản lý ký túc xá giải cho em khỏi ký túc xá Em xin chân thành cảm ơn • Mẫu đơn xin chuyển khỏi Ký túc xá (MB2) Hà Nội,ngày tháng Người viết đơn năm • Hóa đơn thu tiền điện nước (MB3) BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ Phiếu số: HĨA ĐƠN ĐIỆN- NƯỚC Ngày…….Tháng……….Năm…… Phịng:… Tên SP Định Chỉ số Chỉ mức đầu cuối số Tiêu thụ Vượt Đơn giá mức tiền Nước Điện Tổng số sản phẩm:2 Tổng số tiền: Ngày tháng Người thu tiền 10 Thành năm 10 11 12 13 14 Sửa Xóa Lưu Hủy Danh sách thẻ lưu trú Button Button Button Button X X X Datagridview X • Tiền điều kiện : Đã đăng nhập với quyền quản trị thẻ lưu trú • Hậu điều kiện : Trở hình • Biểu đồ trình tự hoạt động : • Bảng liệu : Bảng liệu THELUUTRU Thuộc tính sử dụng IdTHE Thời gian tạo 80 Mức độ sử dụng C,E,R,D C,E,R,D Điều kiện toàn vẹn Chữ + Chữ số Thời gian IdSV C,E,R,D Chữ số + Chữ IdPHONG C,E,R,D Chữ số + Chữ • Quy trình cơng thức xử lý : CONTROL btnThem XỬ LÝ BẢNG DỮ LIỆU Khi click vào nút chuyển đến form Thêm thẻ lưu trú GridView Khi click vào dòng GridView,hiển thị thông tin thẻ lưu trú lên textbox, người dùng tiếp tục click vào btnSua btnXoa để thực công việc THELUUTRU btnSua Khi click vào nút xuất btnLuu btnHuy, người dùng ấn button để thực công việc THELUUTRU btnLuu Khi click vào nút xuất form Thông báo, muốn lưu thông tin thẻ lưu trú ta chọn OK, khơng ấn Cancel THELUUTRU btnhuy Khi click vào nút xuất form Thơng báo, muốn ta chọn OK, khơng ấn Cancel btnXoa Khi click vào nút dịng chọn trước bị xóa danh sách tự động load lại • Định dạng kết đầu : - Bảng liệu bị thay đổi : THELUUTRU 81 THELUUTRU - Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện : trở trạng thái trước gọi giao diện 82 3.4.3 Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ Giao diện lập hóa đơn điện nước • Tên giao diện : Thanh tốn hóa đơn điện nước • Người sử dụng : Nhân viên phận quản lý hóa đơn điện nước • Nhiệm vụ : Thanh tốn hóa đơn điện nước • Mẫu thiết kế : STT Tên Loại Control Mã hóa đơn Hiển thị mã hóa Label 10 đơn Mã phòng Hiển thị mã phòng Tên nhân viên Hiển thị tên nhân viên Thời gian tạo Hiển thị thời gian tạo Mã điện nước Hiển thị mã điện Bắt buộc Độ dài tối đa Readonly Textbox X 10 X Label Textbox Label X 10 X Textbox X 100 X Textbox X 20 X Label Textbox X 20 X Label 83 11 12 13 14 15 16 17 nước Tổng tiền Hiển thị tổng tiền Chi tiết Thanh toán In hóa đơn Tìm kiếm Thơng tin hóa đơn Button Textbox Button Button Button Button Datagridview X X X X X X X 20 X • Tiền điều kiện : Đã đăng nhập với quyền nhân viên quản lý hóa đơn điện nước • Hậu điều kiện : Trở hình • Biểu đồ trình tự hoạt động : • Bảng liệu : Bảng liệu HOADONDN Thuộc tính sử dụng IdHDDN Mức độ sử dụng C,E,R,D Điều kiện toàn vẹn Chữ số + Chữ IdPHONG R Chữ số + Chữ TongTien R C,E,R,D Ngày tháng NgayLap 84 Ngày tháng DIENNUOC PHONG NGUOIDUNG IdCT R Chữ số + Chữ MaNV R Chữ số + Chữ IdCT R Chữ số + Chữ Chisodau R Chữ số Chisocuoi R Chữ số Thanglap R Ngày tháng IdPHONG R Chữ số + Chữ IdPHONG R Chữ số MaNV R Chữ số + Chữ TenNV R Chữ • Quy trình cơng thức xử lý : CONTROL XỬ LÝ BẢNG DỮ LIỆU txtSearch Sau nhập Maphong vào txt_search phịng có mã giống với liệu nhập hiển thị lên listview PHONG listview sau click vào dòng listview , thơng tin dịng hiển thị lên ô txtmahd, txtmaphong, dtngaylap, txtmanv, txttongtien NGUOIDUNG, HOADONDN btnchitiet nhấn vào nút có form chitiethoadon tương ứng với mã hóa đơn lên DIENNUOC btnThanhtoan sau sinh viên nộp tiền nhân viên bấm vào nút form thơng báo tốn HOADONDN • Định dạng kết đầu : - Bảng liệu bị thay đổi :HOADONDN - Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện : trở trạng thái trước gọi giao diện 85 Giao diện lập hợp đồng th phịng • Tên giao diện : Lập hợp đồng th phịng • Người sử dụng : Nhân viên phận quản lý hợp đồng th phịng • Nhiệm vụ : Lập hợp đồng th phịng • Mẫu thiết kế : STT Tên Loại Control 10 11 12 Mã hợp đồng Hiển thị mã hợp đồng Tên nhân viên Hiển thị tên nhân viên Mã sinh viên Hiển thị mã sinh viên Thời gian tạo Hiển thị thời gian tạo Mã hợp đồng Hiển thị mã hợp đồng Thời gian bắt đầu Hiển thị thời gian bắt Label Textbox Label Textbox Label Textbox Label Textbox Label Textbox Label Textbox 86 Bắt buộc Độ dài tối đa X 10 X 50 X 10 X 20 X 10 X 20 Readonly X X X X X X X X X X X X 13 14 15 16 17 18 đầu Thời gian kết thúc Hiển thị thời gian kết thúc Thêm hợp đồng Hủy In Thơng tin phịng chỗ Label X Textbox X Button Button Button X X X Datagridview X 20 X • Tiền điều kiện : Đã đăng nhập với quyền nhân viên quản lý hợp đồng • Hậu điều kiện : Trở hình • Biểu đồ trình tự hoạt động : • Bảng liệu : 87 Bảng liệu HOPDONG SINHVIEN PHONG NGUOIDUNG Thuộc tính sử dụng IdHD Mức độ sử dụng C,E,R,D Điều kiện toàn vẹn Chữ số + Chữ IdPHONG R Chữ số + Chữ Ngaybatdau C,E,R,D Ngày tháng Ngayketthuc C,E,R,D Ngày tháng IdSV R Chữ số + Chữ MaNV R Chữ số + Chữ IdSV R Chữ số + Chữ TenSV R Chữ số IdPHONG R Chữ số Songuoi R Chữ số MaNV R Chữ số + Chữ TenNV R Chữ • Quy trình cơng thức xử lý : CONTROL XỬ LÝ BẢNG DỮ LIỆU btnThem click vào nút kiểm tra thông tin textbox.Nếu bảo đảm yêu cầu liệu textbox thêm vào liệu Hợp đồng ( IdHD, IdSV,IdPHONG,MaNV,TenNV,Ngaybatdau,Ngay ketthuc) HOPDONG, NGUOIDUNG, PHONG, SINHVIEN btnHuy click vào nút xuất form thông báo, muốn hủy lập phiếu ta chọn OK, không muốn ta chọn Cancel btnIn • click vào nút xuất form Thông báo, muốn in ta chọn OK, khơng bỏ qua form HOPDONG, NGUOIDUNG, PHONG, SINHVIEN Định dạng kết đầu : - Bảng liệu bị thay đổi : HOPDONG - Trạng thái hệ thống sau thoát khỏi giao diện : trở trạng thái trước gọi giao diện 88 3.4.4 Thiết kế báo cáo • Tên báo cáo : Hóa đơn điện - nước • Người lập: Nhân viên phận quản lí hóa đơn điện nước • Nhiệm vụ: từ nhu cầu sử dụng điện nước sinh viên, lập hóa đơn điện nước để thu phí sử dụng sinh viên • Mơi trường: sinh viên, phận quản lý • Mẫu báo cáo: BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Phiếu số: …… HÓA ĐƠN ĐIỆN - NƯỚC Số phịng:…………… Tịa nhà:……………… Số SV phịng:………………………… Chỉ số cơng tơ : Từ ngày …/………/…… đến ngày……/………/…… Đơn vị tính: VND STT Tên SP Điện Nước Tổng số SP: Chỉ số Chỉ số cũ Tiêu thụ Tổng số tiền: • Bảng liệu sử dụng 89 Đơn giá Thành tiền BẢNG DỮ LIỆU THUỘC TÍNH SỬ DỤNG IdHDDN IdPHONG TenSP Ngaybatdau Ngayketthuc Muctieuthu HOADONDN Dongia ThanhTien TenNV TongTien IdCT PHONG DIENNUOC IdPHONG IdCT Songuoi IdCT Thanglap Chisodau Chisocuoi IdPHONG • Trường liệu tính tốn: MucTT= Chisocuoi - Chisodau ThanhTien=Dongia*MucTT TongTien= tổng(ThanhTien) • Kích cỡ: giấy A4 • Số lượng phiên bản: lớn 4.1 Báo cáo thống kê • Tên báo cáo : Thống kê hóa đơn chưa thốn 90 • Người lập : Nhân viên thuộc phận quản lý hóa đơn điện nước • Nhiệm vụ : Thống kê khoảng thời gian ( từ ngày …./…./….đến ngày … /… /… ) có hóa đơn chưa tốn • Mơi trường: Nội quản lý ký túc • Mẫu báo cáo : Ký túc xá trường ……… THỐNG KÊ HĨA ĐƠN CHƯA THANH TỐN Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm S M T ã T hó a n M Thờ T Ng ã i ổn ày ph gian g phả òn sử tiề i g dụn n tha g nh toá n Thời gian hạn Người thống kê (Ký ghi rõ họ tên) • Bảng liệu BẢNG DỮ LIỆU THUỘC TÍNH SỬ DỤNG IdHDDN IdPHONG Ngaybatdau HOADONDN Ngayketthuc TongTien 91 • Trường liệu tính tốn: ThoiGianQuaHan = NgayPhaiThanhToan - Thoigiansudung • Kích cỡ: giấy A4 • Số lượng phiên bản: lớn ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN 92 Hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu việc quản lý Tuy nhiên tình hình đổi mới, nhu cầu học tập ký túc xá sinh viên ngày cao Ký túc xá cần phải cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ giảm thiểu chi phí quản lý Hệ thống quản lý cũ ký túc xá nhiều bất cập, điều khơng làm phát sinh chi phí quản lý khơng cần thiết mà cịn làm cho cơng việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm , khó lịng giảm chi phí nâng cao chất lượng dịch vụ Cụ thể hệ thống quản lý có nhược điểm sau: Hầu hết thông tin liên quan đến nghiệp vụ ký túc xá lưu trữ sổ sách, giấy tờ từ thông tin sinh viên, yêu cầu khách đến sổ ghi thơng tin phịng, thơng tin th phòng Điều khiến cho việc cập nhật, tra cứu liệu, lập báo cáo trở nên khó khăn Công việc liên quan đến xử lý liệu trở nên nặng nề, tốn nhiều công sức mà khơng hiệu quả, gặp nhiều sai sót - nhầm lẫn Thông tin trùng lặp nhiều nơi không cần thiết (bộ phận quản lý sinh viên phải lưu giữ thơng tin tình trạng buồng phịng, có thay đổi, phận quản lý sinh viên phải cập nhật sổ đồng thời thông báo cho lễ tân biết để cập - nhật sổ thơng tin phận Mọi cơng việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… nhân viên làm thủ cơng, hệ thống vi tính hỗ trợ ít, nên tốn thời - gian dễ xảy sai sót Với cách quản lý khó lịng đưa dự đốn xác, nhanh chóng để phận quản lý kịp thời điều chỉnh sách ký túc xá Vậy nên công việc phụ thuộc - nhiều vào kinh nghiệm cùa cán ký túc xá Các phận trao đổi thông tin với tương đối khó khăn, với cơng việc gấp phải cử người trực tiếp thơng báo, cịn với việc khác thơng thường thống thời điểm ngày để trao đổi thông tin Điều khiến cho luồng thông 93 tin lưu chuyển phận không thông suốt phát sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng Hệ thống quản lý có số ưu điểm sau: - Do hầu hết công việc thực cách thủ công, nên công việc giải cách tương đối linh hoạt, mềm - dẻo khơng q máy móc Ký túc xá có đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, chế quản lý tận dụng tối đa kinh nghiệm cán bộ, điều mà máy móc khơng thể làm TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.timtailieu.vn/tai-lieu/de-tai-phan-tich-va-thiet-ke-he-thong-quantri-ki-tuc-xa-sinh-vien-5949/ 94 ... phòng Lý rời ký túc xá 48 Chương 3 :Thiết kế hệ thống 3.1.Xác định tiến trình hệ thống 3.1.1 Xác định tiến trình hệ thống STT Tiến trình nghiệp vụ Tiếp nhận yêu cầu Tiến trình hệ thống - Mở form... B ,thống ký hợp đồng cho thuê chỗ nội trú Ký túc xá Trường……………………………….Với điều khoản sau: Điều 1: Bên Quản lý ký túc xá đồng ý cho sinh viên : ………………………………… thuê 01 chỗ phòng s? ?: …… Ký túc xá. ..KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Họ tên : Nguyễn Văn Kim Lớp : CNTT BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI SỐ 13 : Hệ thống quản lý ký túc xá đại học Hà Nội – 05,