Tìm hiểu nghệ thuật bí quyết thành công trong đàm phán thương mại quốc tế

Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - Nhật - K37C Đề tài: “ Tìm hiểu nghệ thuật bí thành công đàm phán thương mại quốc tế LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh doanh, đặc biệt thương mại quốc tế, đàm phán đóng vai trị quan trọng Đặc biệt thời đại bùng nổ thông tin nay, mà gần tất công việc người ta giải thương lượng, trao đổi , đàm phán thực trở thành công việc thiếu Trong thương mại quốc tế, đàm phán không đơn thương lượng bên với vấn đề mua bán, giá nào? chất lượng sao, mà đàm phán thể nét văn hoá khác dân tộc khác nhau, khơng phần cơng việc kinh doanh, mà nghệ thuật Tuy nhiên, nghệ thuật khơng phải có đàm phán thương mại quốc tế, mà bắt gặp biểu sống ngày, bắt gặp xung quanh Thực tất “đàm phán viên”, học ngôn ngữ “mặc cả” “trao đổi” từ bé tiếp tục sử dụng chúng suốt đời Chúng ta đàm phán với người - ông chủ, công sự, bạn bè, cái, khách hàng Chúng ta thương lượng chuyện, lương bổng mà đáng nhận, lương bổng mà trả cho người khác, cách mà nhận thông tin, tiền bạc, hàng hoá hay dịch vụ mà cần Nói chung đàm phán hàng ngày, bắt gặp ngày sống, công việc Vậy đàm phán gì? đàm phán thương mại quốc tế có khác với đàm phán thơng thường? Kho¸ ln tèt nghiƯp Ngun Xu©n Hng - NhËt - K37C Trong khn khổ khố luận tốt nghiệp, tơi khơng có tham vọng đề cập nhiều đến mảng đề tài rộng lớn đàm phán, khoá luận tập trung vào tìm hiểu vài nét nghệ thuật bí để thành cơng đàm phán thương mại quốc tế Khoá luận thực qua nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan đến đàm phán, qua tìm hiểu thực tế, đặc biệt có hướng dẫn nhiệt tình , tận tụy PGS NGƯT Vũ Hữu Tửu Tôi xin bày tỏ biết ơn chân thành trước hết thầy giáo Vũ Hữu Tửu, cán xuất nhập số doanh nghiệp, số cá nhân khác, giúp tơi hồn thành khố luận Chương I: KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN I ĐỊNH NGHĨA: Trong giao dịch ngoại thương, bên thường có khác biệt kiến , pháp luật, tập quán, ngôn ngữ, tư truyền thống quyền lợi Những khác biệt dẫn đến xung đột Muốn giải xung đột đó, người ta phải trao đổi ý kiến với Sự trao đổi ý kiến quan hệ mua bán quốc tế gọi đàm phán thương mại Như vậy, định nghĩa sau: Đàm phán thương mại trình trao đổi ý kiến chủ thể xung đột nhằm tới thống cách nhận định, thống quan niệm, thống cách xử lý vấn đề nảy sinh quan hệ bn bán hai nhiều bên (Trích sách “kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương”-Vũ Hữu Tửu) Những vấn đề thường trở thành nội dung đàm phán thương mại vấn đề như: - Tên hng, Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - NhËt - K37C - Phẩm chất, - Số lượng, - Bao bì đóng gói, - Giao hàng, - Giá cả, - Thanh toán, - Bảo hành, - Khiếu nại, - Phạt bồi thường thiệt hại, - Trọng tài, - Trường hợp bất khả kháng II CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN: Đàm phán thương mại thường tiến hành ba hình thức sau: - Đàm phán qua thư tín - Đàm phán qua điện thoại - Đàm phán cách gặp gỡ trực tiếp Chúng ta tìm hiểu hình thức đàm phán Đàm phán qua thư tín: Kho¸ ln tèt nghiƯp Ngun Xu©n Hng - NhËt - K37C Ngày thư từ điện tín cịn phương tiện chủ yếu để giao dịch người xuất nhập Những tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ Ngay sau hai bên có điều kiện gặp gỡ trực tiếp việc trì quan hệ phải thơng qua thư tín thương mại So với việc gặp gỡ trực tiếp giao dịch qua thư tín có ưu điểm tiết kiệm nhiều chi phí Hơn nữa, thời gian lại giao dịch, trao đổi với nhiều đối tác nhiều nước khác Người viết thư tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều người khéo léo dấu kín ý định thực Tuy nhiên, việc giao dịch qua thư tín lại có nhược điểm địi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, hội mua bán tốt trơi qua Việc sử dụng điện tín khắc phục phần nhược điểm Với đối phương khéo léo, già dặn việc phán đốn ý đồ họ qua lời lẽ thư việc khó khăn Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán cần phải luôn nhớ thư từ “sứ giả” đến với khách hàng, người ta phê phán, đánh giá qua thư từ gửi đến Bởi vậy, cần phải hét sức lưu ý việc viết thư, gửi thư Những nhà kinh doanh lâu năm nhận thấy giao dịch thư tín phải đảm bảo yêu cầu sau: Lịch sự, xác, khẩn trương kiên nhẫn *Lịch sự: Giấy viết thư phải chuẩn bị chu đáo Trên tiêu đề in rõ ràng đầy đủ: tên , địa chỉ, số điện thoại, địa điện tín đơn vị Thư viết mát giáy, thư nên đề cập đến vấn đề kinh doanh Lời lẽ thư cần phải lịch sự, mức, phù hợp với cách xưng hơ, chào Kho¸ ln tèt nghiƯp Ngun Xu©n Hng - NhËt - K37C hỏi nước, thứ tiếng, tránh cộc lốc tránh cầu kỳ Xu hướng viết ngắn gọn, rõ ràng Thứ tiếng dùng viết thư nên thứ tiếng khách quen dùng, dễ gây thiện cảm dễ thu hút ý khách *Chính xác: Nội dung thư thương mại phải xác Cần tránh hiểu nhầm trình bày không rõ ràng, không khúc triết sử dụng từ ngữ khơng xác Mọi lý lẽ cần diễn đạt đầy đủ không rườm rà Cần nhớ nước có cách hiểu khác vấn đề liên quan đến buôn bán đơn vị đo lường, cách bao bì, đóng gói, cách tốn, phân chia chi phí giao nhận, bốc dỡ Chính thế, đề cập đến vấn đề cần phải thật chi tiết, cụ thể, rõ ràng quan niệm yêu cầu nêu Khơng bao gìơ nên nghĩ đối phương hiểu vấn đề cách hiểu *Khẩn trương: Sự khẩn trương trao đổi thư tín cần ý thích đáng Tất thư tín gửi đến phải trả lời cách nhanh chóng chưa có hội bán hàng Việc trì hỗn trả lời, chí qn không trả lời thư khách hàng, gây ấn tượng xấu Một nhà kinh doanh tốt cố gắng mở rộng quan hệ với nhiều khách hng *Kiờn nhn: Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - NhËt - K37C Trong giao dịch thư tín, đức tính kiên nhẫn cần thiết Kiên nhẫn trả lời khách hàng vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng số cần thiết thư liên tiếp quan hệ thời gian dài Kinh nghiệm cho thấy rằng, lựa chọn đối tác làm ăn, khách hàng quen biết, có giao dịch thư tù trước đó, ưu tiên khách hàng xuất lần đầu Đàm phán qua điện thoại: Việc trao đổi qua điện thoại có ưu điểm nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán cách khẩn trương, vào thời cần thiết Tuy nhiên, việc trao đổi điện thoại lại có nhược điểm phí tổn điện thoại nước cao, trao đổi điện thoại thường phải hạn chế mặt thời gian, bên khơng thể trình bày cách chi tiết, cụ thể quan điểm , lý lẽ Mặt khác, trao đổi qua điện thoại trao đổi miệng, khơng có làm chứng cho thoả thuận, định trao đổi Bởi điện thoại dùng trường hợp thật cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, trường hợp mà điều kiện thoả thuận xong, chờ xác nhận vài chi tiết Khi phải sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu trả lời vấn đề nêu lên cách xác Sau trao đổi điện thoại, cần có thư xác nhận nội dung đàm phán , thoả thuận Đàm phán cách gặp gỡ trực tiếp: Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - Nhật - K37C Việc gặp gỡ trực tiếp hai bên để trao đổi điều kiện giao dịch, vấn đề liên quan đến việc ký kết thực hợp đồng mua bán hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng Hình thức đàm phán có ưu điểm đẩy nhanh tốc độ giải vấn đề hai bên nhiều lối cho đàm phán thư tín điện thoại kéo dài q lâu mà khơng có kết Nhiều đàm phán qua thư từ kéo dài nhiều tháng đến ký kết hợp đồng Trong đó, đàm phán trực tiếp 2, ngày có kết Hình thức đàm phán thường dùng hai bên có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, đàm phán hợp đồng lớn, hợp đồng có tính chất phức tạp Việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ tạo điều kiện cho việc hiểu biết tốt trì mối quan hệ tốt lâu dài với Tuy nhiên, phải thấy hình thức đàm phán khó khăn hình thức đàm phán Đàm phán trực tiếp đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắn nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy Để bình tĩnh, tỉnh táo nhận xét, nắm ý đồ, sách lược đối phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó trường hợp cần thiết định chỗ thấy thời ký kết chín muồi Nếu bình tĩnh, khơng tự chủ, dễ lộ ý định để đối phương nắm Trong trao đồi trực tiếp, nên tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến nhao trước mặt đối phương để trả lời cho đối phương Mỗi lần gặp gỡ thường tốn chi phí lại, tiếp đón , quà cáp, gặp gỡ mà không đến kết điều mà hai bên không mong muốn Chuẩn bị kỹ lưỡng trước tiến hành đàm phán trực tiếp điều cn thit Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - NhËt - K37C Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu đợt đàm phán, dự kiến biện pháp để đạt nhũng kết mong muốn Mỗi bên phải nghiên cứu kỹ hàng hoá định mua bán, điều kiện giao dịch định đưa trao đổi Quan trọng việc tìm hiểu kỹ khách hàng gặp , tính tình, tác phong, trình độ cần ý Cần phải để nhiều cơng sức vào việc dự đốn cho ý định khách hàng, dự kiến yêu cầu nhận xét mà khách hàng nêu quy cách phẩm chất mặt hàng, điều kiện giao dịch giá cả, hợp đồng ký kết trước đó, tình hình thực hợp đồng Cần tránh hai khuynh hướng: - Một khuynh hướng cho chẳng cần chuẩn bị nhiều đàm phán thành cơng, ỷ vào hiểu biết kinh nghiệm vốn có - Một khuynh hướng khác lại chuẩn bị lâu, q cầu tồn Nói chung, việc chuẩn bị đàm phán cần làm chi tiết, chu đáo, phải nhanh, không để nhiều thời gian vào khâu chuẩn bị Trước giai đoạn này, người ta thường lập phương án đàm phán Trong phương án đàm phán nêu rõ mục đích khách hàng, dự kiến vấn đề khách hàng nêu cách giải vấn đề Sách lược đàm phán phải nghiên cứu, chuẩn bị thật kỹ Có thể chuẩn bị nhiều sách lược ứng với tình Những yêu cầu đạt đàm phán đề với nhiều mức (yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu.) Bên cạnh biện pháp dự kiến bao gồm từ thành phần đàm phán, đến bước thăm dị, cách trình bày ý kiến, điều kiện giao dịch với nhân nhượng khuyến khích Và giá mua bán Kho¸ ln tèt nghiƯp Ngun Xu©n Hng - NhËt - K37C Phương án lập dựa phương án giao dịch, dựa phương án giao dịch Nó cần phải dựa nhân tố cụ thể lần đàm phán cụ thể khách hàng định Và có yêu cầu rõ rệt cần đạt lần đàm phán Bên cạnh phương án đàm phán, cán kinh doanh cịn có phương án tiếp đãi Trong phương án có nêu rõ ràng người tiếp đón, đàm phán, dự kiến bố trí chương trình làm việc, giải trí, tặng phẩm, chiêu đãi Khi tiếp đón khách hàng, cần phải gây thiện cảm từ đầu Thái độ cần phải nhã nhặn, quan tâm, nhiệt tình, mực, khơng q vồ vập Trong đàm phán, cần theo dõi lời nói, cách phát biểu thái độ biểu lộ khách hàng để phán đoán ý định điều quan tâm thực họ Tất nhiên, khách hàng tìm cách che giấu , cán giàu kinh nghiệm, chuẩn bị kỹ càng, tìm hiểu sâu cơng việc khách hàng có khả thăm dị, phát Trong q trình đàm phán, nên tránh căng thẳng không cần thiết ý kiến hai bên đối lập song thái độ phải mềm mỏng, lịch Trong số trường hợp, người ta tránh việc việc phân thắng bại rõ ràng mà tìm cách ngăn ngừa trước khơng để đối phương đưa ý kiến đối lập, tìm cách làm đối phương thống nhất, công nhận dần lập luận đưa ra, để đến kết luận thống Điều làm nhà đàm phán nắm ý đồ đối phương giành chủ động đàm phán Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần tiến hành điều kiện ký kết chín muồi Khơng nên nơn nóng việc ký kết dù thấy Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - Nhật - K37C thời gian đàm phán hết Nếu bên nắm bên có ý định phải ký hợp đồng đợt đàm phán lợi dụng để ép buộc bên phải có nhiều nhượng Có nhiều trường hợp, hợp đồng ký kết tiễn khách sân bay Tuy nhiên, khơng nên mà khơng ký có điều kiện Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán dễ chủ động, linh hoạt nâng cao tốc độ đàm phán Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch nên chuẩn bị trước để nắm nội dung đàm phán Việc giúp người phiên dịch nhiều việc hiểu, dịch trung thành ý tứ hai bên Khi đàm phán có đông người tham dự, nên để người thống phát ngôn để tránh sơ hở đối đáp Cũng nên tránh việc bàn bạc, trao đổi ý kiến với trước mặt khách hàng Việc vừa không lịch sự, vừa khơng có lợi Phải ln giả thiết khách hàng hiểu ngơn ngữ Mỗi buổi đàm phán ghi biên theo sổ theo dõi đàm phán Việc theo dõi có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng cách chu đáo Hơn nữa, cịn có lợi cho việc rút kinh nghiệm trình đàm phán sau III PHÂN LOẠI ĐÀM PHÁN: Về bản, đàm phán thương mại phân loại theo ba tiêu chí sau: - Cách tiếp cận (approach) 10 ... THỨC ĐÀM PHÁN: Đàm phán thương mại thường tiến hành ba hình thức sau: - Đàm phán qua thư tín - Đàm phán qua điện thoại - Đàm phán cách gặp gỡ trực tiếp Chúng ta tìm hiểu hình thức đàm phán Đàm phán. .. Chương II: TÌM HIỂU NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN I PHƯƠNG CHÂM ĐÀM PHÁN Đừng đàm phán sợ hãi Nhưng đừng sợ đàm phán John F kenndy Phương châm đàm phán phương châm đắn mà nhà đàm phán muốn thành cơng phải... hợp tác) nhà đàm phán ưa chuộng Phân loại theo thái độ: Theo tiêu chí này, có ba loại đàm phán là: - Đàm phán cứng (hard) - Đàm phán mềm (soft) - Đàm phán nguyên tắc (principle) Đàm phán cứng (hard):