THỰC TRẠNG về KIỂM SOÁT nội bộ vốn BẰNG TIỀN tại CÔNG TY cổ PHẦN tư vấn đầu tư và xây DỰNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kiểm soát là khâu quan trọng trong mọi qui trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Trong mọi hoạt động của đơn vị chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. 1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ Định nghĩa này được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO ( Committee of Sponsoring Organization) - Một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về Báo cáo tài chính. “ Kiểm soát nội bộ( KSNB) là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và qui định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: - Kiểm soát là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện cho mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. - Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người. Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu – mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như: Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên khác – Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 1 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán - Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: + Đối với Báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy. + Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. + Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. 2. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Theo hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, chuẩn mực số 400 ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu như sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu như sau: * Đảm bảo độ tin cậy và trung thực của thông tin: thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp cần đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. * Khuyến khích sự tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành: hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong đơn vị nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ luật pháp, quy định của Nhà nước và việc chấp hành các chính sách, thủ tục của đơn vị. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Sự tuân thủ luật pháp gắn với trách nhiệm của người quản lý. Những hành vi sai phạm trong đơn vị, dù bất cứ ai gây ra thì trách nhiệm cũng liên đới tới nhà quản SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán lý đơn vị. Ngược lai, việc chấp hành các chính sách, quy chế của đơn vị liên quan trực tiếp tới sự thành công của nhà quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của mình. * Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất (tài sản vô hình và tài sản hữu hình) và tài sản phi vật chất (sổ sách, các tài liệu quan trọng…). Chúng có thể bị đánh cắp, lam dụng vào những mục đích khác nhau hoặc hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. II. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tùy theo từng góc độ và mục đích khác nhau mà có nhiều cách phân loại khác nhau về kiểm soát nội bộ, chẳng hạn chia kiểm soát nội bộ thành KSNB về kế toán và KSNB về tài chính. Nhưng thông thường người ta chia hệ thống KSNB thành 3 yếu tố là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các bộ phận này đước nhà quản trị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo là các mục tiêu kiểm soát được thỏa mãn. 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, mức độ hữu hiệu của KSNB tùy thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác. Môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu. Xử lý dữ liệu qua các loại hình KSNB, nó chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của các bộ phận khác của KSNB. Dưới đây là các nhân tố chủ yếu để tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát của một tổ chức. 1.1.Đặc thù quản lý của doanh nghiệp Thể hiện qua quan điểm, nhận thức, phong cách điều hành, triết lý hành động của nhà quản trị. Nếu người quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, trung thực sẽ rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính, việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ sẽ thiết kế những thủ tục cụ thể làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì hệ thống KSNB sẽ không vận hành một cách có hiệu quả. Nếu nhà quản lý hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận, có quan điểm táo bạo và mạnh dạn thì trong doanh nghiệp này khả năng rủi ro là rất lớn, các chính sách thường không ổn định dẫn đến hoạt động của đơn vị khó đi vào nề nếp. Ngược lại những nhà quản lý bảo SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán thủ và quá thận trọng thì doanh nghiệp sẽ không nắm bắt được thời cơ, ảnh hưởng đến hiệu quản hoạt động của doanh nghiệp. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Việc sử dụng các kênh thông tin và quan hệ cấp dưới cũng là một yếu tố tiêu biểu của đặc thù quản lý. Nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành luôn muốn tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên thì vấn đề cấn chú ý ở đây là phẩm chất, năng lực của người nắm quyền. Ngược lại, với những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị thì vấn đề cần quan tâm là kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền lực. Đặc thù về quản lý còn chỉ vấn đề phân bổ quyền lực trong đơn vị. Nếu quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thì trường hợp này rất dễ gian lận và khó kiểm soát. Nếu quyền lực được phân chia nhưng không khéo đôi khi sẽ dẫn đến việc trùng lặp về quyền hạn, kiểm soát không có hiệu lực. 1.2.Cơ cấu tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ cấu cho việc lập kế hoạch điều hành, kiểm soát hoạt động, đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành quyết định, triển khai quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện. Đồng thời cơ cấu này cũng ngăn ngừa được sự vi phạm các chính sách, thủ tục và qui chế kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Chính vì vậy, xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo cho phù hợp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện để đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Một cơ cấu tổ chức được xem là tốt khi nó đảm bảo được các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận. - Thực hiện phân chia 3 chức năng: + Xử lý nghiệp vụ. + Ghi chép sổ sách. + Bảo quản tài sản. Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán - Bảo đảm sự độc lập tương đối của các bộ phận. Điều này thể hiện qua việc người phụ trách một bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên. 1.3.Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu đến môi trường kiểm soát. Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo mọi kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một khía cạnh khác cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ công nhân viên mà đặc biệt là sự trung thực và thực hiện giá trị đạo đức. Để tạo được những ý thức này trong đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức, cán bộ quản lý cấp cao cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn về các nguyên tắc đạo đức, hạnh kiểm liên quan đến mọi cấp bậc trong tổ chức. Nhà quản lý phải tự mình làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này. Một vấn đề quan trọng là phải loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên tới sai phạm. Vì thế, chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo sử dụng đúng người – đúng việc, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết tiềm lực của họ và phải có một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những vê năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên. 1.4.Công tác lập kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…Đặc biệt là kiểm toán kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Việc lập và thực hiện nếu được tiến hành khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Bởi vì người quản lý có thể so sánh thực tế với kế hoạch, nhận biết rõ những chênh lệch trọng yếu, phát hiện những vấn đề bất thường và có hành động điều chỉnh, xử lý kịp thời. 1.5 Ủy ban kiểm soát Ở nhiều quốc gia, các Công ty cổ phần có niêm yết trên thị trường chứng khoán phải thành lập ủy ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị, đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị, thường có 3-5 người, không tham gia vào việc điều hành của đơn vị. Ủy ban kiểm soát có thể có những đóng góp SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua một số nhiệm vụ và quyền hạn như: - Giám sát sự chấp hành các qui định của Nhà nước. - Giám sát việc lập Báo cáo tài chính. - Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán nội bộ. - Dùng hòa những bất đồng(nếu có) giữa ban Giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Do có các chức năng quan trọng trên nên sự hữu hiệu của Ủy ban kiểm soát ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. 1.6. Các nhân tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp không những gồm các nhân tố bên trong nói trên mà còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài, vượt ra khỏi sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các qui chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Điển hình, sự kiểm soát của cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… 2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin trong đơn vị chủ yếu là hệ thống kế toán, bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo tài chính. Thông qua quan sát, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu về: tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Để bảo đảm hệ thống kiểm soát phát triển vững mạnh thì hệ thống kế toán cần phải phát huy vai trò kiểm soát thể hiện qua 3 giai đoạn như sau:  Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm, là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán  Ghi chép sổ sách kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán để lập báo cáo tài chính. Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng. Ví dụ, các sổ chi tiết về vật tư, hàng hoá, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngoài ra, sổ sách kế toán giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên nó là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ khi cần thiết.  Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các thông tin thể hiện trên báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mà còn thể hiện tính hợp lý và trung thực của thông tin cũng như việc chấp hành các quy định, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành của doanh nghiệp. Thông qua báo cáo tài chính, đơn vị có thể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm. Tóm lại, phải xem xét xem việc tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập. Trong những đơn vị sử dụng máy tính vào công tác kế toán và quản lý, hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống thông tin và truyền thông đơn vị nói chung có những đặc điểm riêng. Vì tất cả các thông tin đều được lưu trong máy tính nên tính bảo mật thông tin cao nhưng độ an toàn không cao. Hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho nhà quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. 3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: -Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. -Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. -Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. -Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. -Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. -Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán -So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. -Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. -Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch. Các hoạt động kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc sau:  Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cụ thể cho nhiều cá nhân trong một bộ phận hoặc cho nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá cao trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Tuy nhiên với nguyên tắc này, cần tránh hai xu hướng là quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung sẽ dẫn đến lạm quyền, trái lại quá phân tán sẽ dẫn đến những quyết định không kịp thời của nhà quản lý.  Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn để trục lợi. Ví dụ, trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thục hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản .  Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Nguyên tắc uỷ quyền là việc các nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Việc thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được các sai sót do một người không phải giả quyết quá nhiều công việc. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. III. ĐẶC ĐIỂM KSNB TRONG MÔI TRƯỜNG XỬ LÝ THÔNG TIN BẰNG MÁY TÍNH SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 8 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán Việc áp dụng các phần mềm máy tính trong các quá trình kiểm soát dẫn đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức của các hệ thống có ít bằng chứng nghiệp vụ hơn các hệ thống sử dụng biện pháp kiểm soát thủ công. Các nhược điểm đó bắt nguồn từ bản chất của quá trình kiểm soát, xử lý số liệu, thông tin bằng máy tính: - Thiếu tài liệu chứng minh thông tin đầu vào: các số liệu được nhập trực tiếp vào máy tính thông qua bàn phím hoặc nhận dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác. Các biện pháp xử lý và kiểm soát thông tin được lập trình tự động bằng các phần mềm quản lý trên máy tính. - Thiếu nguồn gốc rõ ràng của các nghiệp vụ kinh tế: trong hệ thống kế toán thủ công, chúng ta có thể theo dõi nghiệp vụ kinh tế từ các tài liệu gốc vào sổ kế toán và lên báo cáo tài chính nhưng bằng hệ thống máy tính, số liệu có thể chỉ được lưu trữ trong các tập tin dẫn đến rủi ro do sự tác động của môi trường và sửa đổi của nhân viên rất lớn. - Dễ dàng bị sửa đổi thông tin và phá hủy số liệu: các thông tin và số liệu được lưu trữ trong máy tính có thể bị mất khi có sự cố hoặc chương trình bị lỗi. Ngoài ra, sự sơ suất dù nhỏ chủ nhân viên cũng gây thiệt hại đến cả hệ thống dữ liệu của Doanh nghiệp. Do vậy phương pháp kiểm soát, xử lý số liệu trong môi trường máy tính có đặc điểm sau: - Tính nhất quán trong xử lý, kiểm soát: thông tin (số liệu) đầu vào bị sai thì các kết quả về sau cũng sai hoàn toàn, khi dữ liệu đầu vào chính xác thì kết quả đưa ra sẽ đảm bảo độ chính xác cao. - Thời gian xử lý, kiểm soát nhanh: tốc độ xử lý, kiểm soát của máy tính rất cao. Do đó, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế này để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý bằng các báo cáo nhanh và báo cáo quản trị. - Ảnh hưởng của nhân viên lập trình: khi chương trình phần mềm quản lý được viết chuẩn đảm bảo được các yêu cầu đặt ra thì đó là các yếu tố chính làm cho số liệu, thông tin được xử lý, kiểm soát chính xác, kịp thời. Vì vậy, KSNB trong môi trường máy tính bao gồm các biện pháp thủ công hoặc được áp dụng vào trong các chương trình máy tính để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tại đơn vị. Các biện pháp có thể được chia làm 2 loại: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Nội dung của các quá trình kiểm soát được thực hiện như sau: - Đối với kiểm soát chung: quá trình kiểm soát được thể hiện qua việc tổ chức trong môi trường máy tính, phát triển và bảo trì hệ thống, kiểm soát quá trình truy cập SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 9 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Khoa Kế toán hệ thống, các kiểm soát khác (kiểm soát các rủi ro liên quan đến máy tính, lưu trữ dữ liệu…) - Kiểm soát ứng dụng: quá trình kiểm soát được thể hiện qua việc kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý, kiểm soát đầu ra. Đặc điểm chung của kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng được thể hiện như sau: - Kiểm soát chung: bao gồm các chính sách, thủ tục và biện pháp thực hiện được áp dụng vào trong chương trình máy tính hoặc thông qua con người nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống kế toán. Quá trình này ảnh hưởng tới tất cả các chu trình nghiệp vụ trong và hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình đó. - Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, thủ tục và biện pháp thực hiện được áp dụng và trong chương trình máy tính hoặc thông qua con người nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai sót và gian lận trong một hệ thống cụ thể như: hệ thống mua hàng, bán hàng, thu tiền, tồn kho, chu trình chi phí…. IV. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN 1. Đặc điểm và nội dung của vốn bằng tiền 1.1 Đặc điểm và rủi ro đối với vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và là khoản mục quan trọng nhất trong tài sản ngắn hạn. Do thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Nếu số dư quá thấp chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời gặp nhiều khó khác trong khi nếu số dư tiền qua cao lại chứng tỏ một điều không tốt vì sử dụng trong vòng quay vốn không hiệu quả. Vì vậy đây là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch. Các nghiệp vụ về tiền thường phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và có quy mô khác nhau. Mặc dù tiền có nhiều ưu điểm trong hoạt động thanh toán, kể cả trong quá trình bảo quản, sử dụng nhưng cũng chính điều này cũng dẫn tới khả năng sai phạm tiềm tàng rất cao nên cần phải được kiểm soát thường xuyên. Khoản mục vốn bằng tiền là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ… Những sai phạm ở khoản mục khác sẽ tác động đến vốn bằng tiền và ngược lại. Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác. Mặt khác, tiền là một khoản mục được ưu chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất, và do có rủi ro tiềm tàng cao nên cần phải có một hệ thống KSNB chặt chẽ bên cạnh việc lựa chọn những nhân viên kế toán có đạo đức nghề nghiệp. Đối với tiền mặt, khả năng sai phạm thường có trong các trường hợp sau: SVTH: Trần Thị Thanh Nga Trang 10 . NGHIỆP Khoa Kế toán PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kiểm soát là khâu quan trọng. của kiểm soát nội bộ: + Đối với Báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy. + Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ