Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho ở công ty TNHH long hằng trong điều kiện vận dụng chuẩn mực kế toán VAS 02

Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho ở công ty TNHH long hằng trong điều kiện vận dụng chuẩn mực kế toán VAS 02

LỜI CẢM ƠN

Để luận văn đạt kết quả tốt đẹp, trước hết em xin gửi tới toàn thể các thầy

cô khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh lời chúc sức khỏe, lời chào trân trọng vàlời cảm ơn sâu sắc nhất Với sự quan tâm, chỉ bảo tận tình chu đáo của các thầy

cô, sự giúp đỡ nhiệt tình của các bạn, đến nay em đã hoàn thành luận văn đề tài:

Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho ở Công ty TNHH Long Hằng trong điều kiện vận dụng chuẩn mực kế toán VAS-02

Để có được kết quả này, em xin đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành nhấttới thầy giáo Th.S Nguyễn Xuân Tiến đã quan tâm giúp đỡ, tận tình hướng dẫn

để em hoàn thành một cách tốt nhất luận văn tốt nghiệp trong thời gian qua

Không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị, côchú phòng kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi nhất trong suốt thời gian thựctập tại Công ty

Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu và trình độ nhận thức còn có hạn mà

đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được các ý kiếnđóng góp của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo và bạn đọc để đề tài của emđược hoàn thiện hơn về mặt lý luận cũng như thực tiễn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

DANH MỤC SƠ ĐỒ vi

DANH MỤC CÁC KÍ TỰ VIẾT TẮT vii

PHẦN I: MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

2.1 Mục tiêu chung 2

2.2 Mục tiêu cụ thể: 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3

3.2 Phạm vi nghiên cứu: 3

PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO 4

1 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

1.1 Khái niệm và phân loại hàng tồn kho 4

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 4

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho 5

1.2 Đặc điểm hàng tồn kho và yêu cầu quản lý 6

1.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho 6

1.2.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho 8

1.3 Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho 9

1.4 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của kế toán tài chính 10

1.4.1 Kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực VAS – 02 10

1.4.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho 15

1.4.3 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo chế độ kế toán hiện hành 21

1.4.4 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 33

1.5 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của kế toán quốc tế 34

1.5.1 Những điểm giống nhau giữa IAS 02 và VAS 02 34

2 Phương pháp nghiên cứu 37

2.1 Phương pháp thu thập thông tin 37

2.2 Phương pháp xử lý số liệu 37

2.3 Phương pháp phân tích số liệu 37

PHẦN III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH LONG HẰNG 38

1 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Long Hằng 38

1.1 Đặc điểm, tổ chức quản lý kinh doanh tại của công ty 38

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 38

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 41

1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 43

1.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán 43

1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán 44

2 Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Long Hằng 47

2.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty 47

2.1.1 Các loại hàng tồn kho của công ty 47

2.1.2 Công tác quản lý hàng tồn kho của công ty 48

2.1.3 Phương pháp hạch toán và đánh giá hàng tồn kho của công ty 50

2.2 Kế toán hàng tồn kho tại công ty 50

2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty 50

2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty 64

2.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty 77

2.4.1 Hệ thống các báo cáo hàng tồn kho của công ty 77

2.4.2 Tổ chức kiểm kê kho hàng hóa 78

3 Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty TNHH Long Hằng 81

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại công ty TNHH Long Hằng 81

3.1.1 Ưu điểm trong kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại công ty 81

3.1.2 Những hạn chế trong kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại công ty 85

3.2 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho 88

3.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho 88

3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho 89

3.2.3 Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho 90

3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty TNHH Long Hằng 90

3.3.1 Về tổ chức hạch toán ban đầu 90

3.3.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán 91

3.3.3 Một số giải pháp khác 99

PHẦN IV: KẾT LUẬN 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2009 và 2010 39Bảng 3.2: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2010 và 2011 40

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song 18

Sơ đồ 2.2: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển 19

Sơ đồ 2.3: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư 21

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ cái 27

Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 28

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 29

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ 30

Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ theo hình thức Kế toán trên máy tính 32

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Long Hằng…………….….……… 42

Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Long Hằng 44

Sơ đồ 3.3: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Long Hằng 46

Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất kho hàng hóa 60

Sơ đồ 3.7: Quy trình xuất kho hàng hóa 71

Sơ đồ 3.8: Quy trình xuất ra hai hàng hóa để gộp thành 1 hàng hóa 72

Sơ đồ 3.9: Quy trình xuất để đổi 1 linh kiện trong hàng hóa 72

Sơ đồ 3.10: Quy trình xuất chuyển kho giữa hai bộ phận kinh doanh 74

Sơ đồ 3.11: Quy trình xuất kho làm TSCĐ 75

DANH MỤC CÁC KÍ TỰ VIẾT TẮT

IAS Vietnam Accounting Standards (Chuẩn mực kế toán Việt Nam)VAS International Accounting Standards (Chuẩn mực kế toán Quốc tế)TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TSCĐ Tài sản cố định

CCDC Công cụ dụng cụ

FIFO First in first out (Nhập trước xuất trước)

LIFO Last in first out (Nhập sau xuất trước)

GTGT Giá trị gia tăng

PHẦN I

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đất nước Việt Nam đang trên đà đổi mới Nền kinh tế đã có nhiềuđổi thay đáng kể Cùng với những chuyển biến đó, hoạt động sản xuất racủa cải vật chất diễn ra trên quy mô lớn, với chất lượng và hiệu quả ngàycàng cao nhưng trong nền kinh tế thị trường đầy cơ hội và thách thứckhông phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đứng vững trên thị trường, màphải đương đầu với những khó khăn và rủi ro, sự canh tranh, ganh đuanhau, giành giật chiếm lĩnh thị trường, đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêudùng diễn ra mạnh mẽ hơn lúc nào hết

Trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp thì hàng tồn kho làmột bộ phận tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có vị trí quan trọng trongtoàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh từ cung cấp sản xuất đến tiêu thụ sảnphẩm Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với quản lý đối với hàng hoá tồn kho tạidoanh nghiệp là đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu thị trường trên cơ sở tối ưuhoá sự vận động của hàng hoá bằng cách tăng nhanh vòng quay hàng tồn kho,tránh tồn đọng vốn hàng tồn kho, cũng như tránh gián đoạn do thiếu hàng dựtrữ Do vậy, thông tin kế toán về hàng hoá tồn kho ngày càng trở nên quan trọng

và có ý nghĩa đối với các quyết định kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Thực tếcho thấy, chất lượng của công tác kế toán hàng hoá tồn kho ảnh hưởng trực tiếptới chất lượng quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, đòi hỏithực tiễn đặt ra cho phần hành kế toán này ngày càng cao và chặt chẽ hơn, đặt rayêu cầu phải không ngừng nâng cao và đổi mới chất lượng công tác kế toán

Công ty TNHH Long Hằng là một công ty lớn hoạt động trong lĩnhvực công nghệ nên số lượng hàng hóa nhập- xuất- tồn trong Công ty hàngnăm là rất lớn Chính vì vậy, Công tác kế toán hàng tồn kho của Công tyrất được chú trọng và được xem là một bộ phận quản lý không thể thiếuđược hoạt động quản lý.

Chính vì những lý do trên mà em đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho ở Công ty TNHH Long Hằng trong điều kiện vận dụng chuẩn mực kế toán VAS-02”.

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở lý luận và tìm hiểu cơ sở thực tế tình hình thực hiện côngtác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Long Hằng, từ đó đưa ra nhữngnhận xét đánh giá và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toánhàng tồn kho tại Doanh nghiệp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

-Các loại hàng hóa, dịch vụ tại công ty TNHH Long Hằng

-Phương pháp tính giá các tồn kho các loại hàng hóa

PHẦN II

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

1 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

1.1 Khái niệm và phân loại hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về hàng tồn kho:

Theo chuẩn mực của kế toán hàng tồn kho Mỹ: Hàng tồn kho là toàn bộ

số hàng mà doanh nghiệp mua về và dự trữ để bán bao gồm cả hàng mua đang

đi đường, hàng đã bán nhưng chưa giao, hàng đang gửi, hàng hoá cũ hư hỏng cóthể bán được

Theo quan điểm của kế toán Anh: Hàng tồn kho là một tài sản hữu hình

của doanh nghiệp với đặc tính: dùng để bán ra trong quá trình hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Hàng tồn kho được xếp vào khoản mục Tài sản lưuđộng trong Bảng cân đối kế toán do nó có khả năng được chuyển thành tiền mặttrong vòng 1 năm

Theo quan điểm của kế toán Việt Nam: Trước khi có chuẩn mực VAS-02

thì hàng tồn kho được hiểu là tài sản mà doanh nghiệp mua về và tồn trữ để bán

Sau đó chuẩn mực VAS-02 ra đời đã đưa ra quan điểm toàn diện về hàng

tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02(VAS 02) được ban hành theoQuyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001:

Hàng tồn kho: Là những tài sản:

a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường;

b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Qua các quan điểm về hàng tồn kho ở trên ta thấy chuẩn mực VAS -02

“hàng tồn kho” ra đã giúp giải thích rõ ràng, cụ thể về khái niệm, phạm vi củahàng tồn kho và qua đó ta cũng thấy rằng quan điểm về hàng tồn kho của VAS-

02 đã sát và phù hợp với quan điểm về hàng tồn kho của kế toán quốc tế

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Việc xác định và ghinhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được quan tâm thường xuyên vì hàng tồn khochiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các tài sản lưu động của các doanh nghiệp Đểquản lý tốt hàng tồn kho cần phải phân loại, sắp xếp hàng tồn kho theo nhữngnhóm và theo tiêu thức nhất định Tiêu thức phân loại thông dụng nhất là phânloại theo công dụng của hàng tồn kho

Theo công dụng của hàng tồn kho:

Theo kế toán Mỹ: Hàng tồn kho được chia thành 3 nhóm chính là:

- Hàng tồn kho thương mại: là những hàng mua vào để bán ra

- Hàng tồn kho sản xuất: bao gồm: Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, giá trị sảnphẩm dở dang, thành phẩm, vật dụng khác

- Hàng tồn kho là các vật phẩm khác: Các thứ hàng tồn kho này không trọng yếunên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua về để sử dụng

Theo kế toán Pháp: Hàng tồn kho được phân chia theo công dụng bao

gồm: Nguyên vật liệu, tài sản dự trữ sản xuất khác, giá trị sản phẩm dở dang,dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm, tồn kho hàng hoá

Theo kế toán Việt Nam: Hàng tồn kho bao gồm:

Hàng hoá mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trênđường, hàng gửi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến;

Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thànhchưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

Nguyên liệu, vật liệu,công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến

và đã mua đang đi trên đường;

Chi phí dịch dở dang;

Như vậy, qua trên chúng ta thấy rằng việc phân loại hàng tồn kho ở cácquốc gia về cơ bản là tương đối thống nhất với nhau Ngoài ra, hàng tồn kho cònđược phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồnkho ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ ); hàng tồnkho ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) và hàng tồn kho ở khâu lưuthông (thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán)

Bên cạnh đó thì việc phân loại hàng tồn kho gắn với các khâu của quátrình sản xuất là phù hợp hơn cả vì nó gắn quá trình quản lý với từng khâucủa quá trình sản xuất kinh doanh đảm bảo quá trình quản lý chặt chẽ và cóhiệu quả

1.2 Đặc điểm hàng tồn kho và yêu cầu quản lý

1.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho

Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản lưu động củadoanh nghiệp, là một khâu trong quá trình luân chuyển của vốn lưu động tronghoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Giá trị hàng tồn kho củadoanh nghiệp cho thấy tình hình vốn của doanh nghiệp có bị ứ đọng hay không,

Do đó, hàng tồn kho chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán Vì vậy

để quản lý và hạch toán một cách đầy đủ hàng tồn kho, tình hình tăng giảm hàngtồn kho và hiệu quả sử dụng hàng tồn kho thì doanh nghiệp cần phải nắm rõ cácđặc điểm của hàng tồn kho Vậy hàng tồn kho có những đặc điểm gì?

-Thứ nhất, hàng tồn kho có tỷ lệ lớn trong tổng tài sản lưu động của một

doanh nghiệp, là một trong những chỉ tiêu chủ yếu trên Báo cáo tài chính nên rất

dễ xảy ra những sai sót hoặc gian lận lớn, gây ảnh hưởng đến chi phí và kết quảkinh doanh của doanh nghiệp

-Thứ hai, hàng tồn kho rất đa dạng về chủng loại, được bảo quản và quản

lý tại nhiều địa điểm (kho) khác nhau, do nhiều người phụ trách vật chất (thủkho) Điều kiện bảo quản đối với từng loại hàng tồn kho là rất khác nhau Chính

vì thế, thực hiện công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê về chất lượng cũng nhưgiá trị là rất phức tạp, khả năng xảy ra sai sót, gian lận là nhiều hơn so với cáctài sản khác Cụ thể: có nhiều hàng tồn kho rất khó phân loại và định giá như cáclinh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng dở dang hay kim khí quý…(đòi hỏi có ý kiến của các chuyên gia nên mang tính chủ quan cao)

-Thứ ba, hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau do vậy

việc xác định các yếu tố giá và tính toán giá trị hàng tồn kho là tương đối đadạng và phức tạp

-Thứ tư, về hình thái vận động thì hàng tồn kho không ngừng vận động để

chuyển hóa thành những bộ phận tài sản lưu động khác như tiền tệ, công nợ,

-Thứ năm, hàng tồn kho có tần xuất nhập xuất lớn.

-Thứ sáu, có nhiều phương pháp để định giá hàng tồn kho, ngay cả với mỗi

loại hàng tồn kho cũng có thể xây dựng cách tính khác nhau như phương phápbình quân gia quyền, phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp nhậptrước- xuất trước (FIFO)… Với mỗi cách tính sẽ đem lại những kết quả khácnhau, bên cạnh đó việc xác định giá trị hàng tồn kho lại có ảnh hưởng trực tiếpđến giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đến việc xác định lợi nhuận thuần trong nămtài chính

-Thứ bảy, hàng tồn kho cũng như nhiều loại tài sản khác, phải chịu ảnh

hưởng của hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình (bị hư hỏng sau một khoảngthời gian nhất định, dễ bị lỗi thời…)

-Thứ tám, chỉ tiêu hàng tồn kho trong doanh nghiệp có liên quan trực

tiếp hoặc gián tiếp với các chỉ tiêu khác Vì vậy, khi đánh giá phải có sựxem xét mối liên hệ giữa các chỉ tiêu này nhằm hạn chế những sai sót mangtính chất dây chuyền giữa các giai đoạn trong quá trình sản xuất, kinh doanhcủa doanh nghiệp

1.2.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho

Từ những đặc điểm của hàng của hàng tồn kho nêu trên và để đảm bảohiệu quả trong quản lý và kinh doanh hàng hóa, thì việc quản lý hàng tồn khophải đảm bảo các yêu cầu sau:

Hàng tồn kho phải được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng vàchủng loại hàng hóa tồn kho để đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu kinh doanh nhưngkhông làm tồn đọng vốn Để đảm bảo thực hiện được yêu cầu này đòi hỏiviệc quản lý hàng hóa phải có kế hoạch phù hợp, phải xây dựng được mứctồn kho tối ưu và kế hoạch cung ứng hợp lý, khoa học, Muốn vậy thìdoanh nghiệp phải dựa trên cơ sở phân tích, đánh giá đầy đủ, khoa học cácyếu tố ảnh hưởng tới hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp như: Các phân tích

về quan hệ cung cầu trên thị trường, đặc điểm, thời gian và phương thức vậnchuyển hàng hóa tới các địa điểm kinh doanh và tới tay khách hàng, vớimột yêu cầu chung là giảm tối đa thời gian tồn kho, tăng vòng quay hàng tồnkho từ đó nhằm tăng hiệu quả của vốn dự trữ hàng tồn kho nói riêng và hiệuquả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung

Các nhà quản lý doanh nghiệp phải được cung cấp thông tin đầy đủ, kịpthời về tình hình hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp, tình hình biến động hàng

hóa tồn kho cả về số lượng và giá trị để có cơ sở phục vụ cho việc tính toán đưa

ra các quyết định quản lý phù hợp

Về mặt hiện vật, hàng hóa tồn kho phải được bảo quản tốt trong mọi thờiđiểm của quá trình vận động: từ khi mua hàng hóa, vận chuyển hàng hóa về kho,phân phối hàng hóa tới các kho quầy, chi nhánh, v.v Điều này đòi hỏi doanhnghiệp phải có những phương tiện bảo quản, vận chuyển phù hợp với đặc điểmcủa hàng hóa, cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh, phạm vi kinh doanhcủa doanh nghiệp Như vậy đảm bảo tránh được tối đa những rủi ro, tổn thất vậtchất cho hàng hóa

Chính từ những yêu cầu quản lý đối với hàng tồn kho đã đặt ra nhữngyêu cầu và nhiệm vụ cụ thể cho kế toán hàng tồn kho và tính trị giá vốnhàng hóa tồn kho

1.3 Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lýhàng tồn kho trong các doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho phải thực hiện đượccác nhiệm vụ chủ yếu sau:

-Phải tuân thủ nguyên tắc, thủ tục về chứng từ nhập xuất kho hàng hóa

- Theo dõi, ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịpthời về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá thực tế cùng thời gian nhậpkho của hàng hóa

-Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho và xác định đúng đắn trị giávốn hàng xuất kho

-Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị vật tư,hàng hóa xuất dùng, xuất bán trong kỳ, kiểm tra tình hình chấp hành các địnhmức tiêu hao nguyên vật liệu, hay việc hỏng hóc công cụ dụng cụ, hàng bán bịtrả lại

-Tính toán và phản ánh chính xác về số lượng và giá trị vật tư, hàng hoá tồncuối kỳ Kiểm kê phát hiện tình hình thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất của vật tư,hàng hoá để có biện pháp xử lý kịp thời để thu hồi vốn, nhằm hạn chế đến mức tối đathiệt hại có thể xảy ra.

-Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng thiệt hại có thể xảy ra dohàng tồn kho có thể bị giảm giá

-Cung cấp thông tin chính xác về hàng tồn kho để lập báo cáo tài chính Thựchiện kiểm kê theo yêu cầu của quản lý, tham gia công tác phân tích, thực hiện kếhoạch thu mua, dự trữ, bảo quản, xuất dùng hàng tồn kho trong kỳ để có nhữngquyết định đúng đắn

1.4 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của kế toán tài chính

1.4.1 Kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực VAS – 02

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02(VAS 02) được ban hành theoQuyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 thì kế toán hàng tồn khođược thực hiện theo các quy định sau:

1.4.1.1 Ghi nhận hàng tồn kho

Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần cóthể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thểthực hiện được

a Giá gốc hàng tồn kho

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chiphí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại

Chi phí mua:

Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đượchoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và cácchi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết

Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho

Chi phí nguyên vật liệu chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinhdoanh khác phát sinh trên mức bình thường

Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồncho quá trình sản xuất tiếp theo

Chi phí bán hàng

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Do hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau vì vậy giágốc hàng tồn kho cũng được xác định theo nhiều cách khác nhau Tuy nhiên, vềmặt nguyên tắc chung thì giá gốc hàng tồn kho được xác định theo công thứcsau:

+

Thuế khôngđược hoànlại(2)

+

Chi phí trongquá trìnhmua hàng(3)

-Chiết khấuthương mạigiảm giá hàngmua(4)

Trong đó:

(1) Là giá mua không có thuế GTGT (nếu là đơn vị nộp thuế GTGT theophương pháp khấu trừ) Và ngược lại sẽ là giá mua có thuế GTGT (nếu là đơn vịnộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

(2) Là thuế nhập khẩu và thuế TTĐB nếu đơn vị mua hàng hóa từ nướcngoài, thuế GTGT trực tiếp,

(3) Là những chi phí bỏ ra để có hàng ở địa điểm và thời gian hiện tại.Gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, hao hụt tự nhiên trong quátrình mua.

(4) Là những khoản tiền doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho kháchhàng mua số lượng lớn hay do hàng mua kém chất lượng, sai hợp đồng

b Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

Đến cuối niên độ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi

đủ do bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bánhàng tăng lên thì phải ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần cóthể thực hiện được của hàng tồn kho

-Chi phí ước tính

để hoàn thiệnsản phẩm

-Chi phí ướctính để tiêu thụsản phẩmViệc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thựchiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trịthực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng và phù hợp với nguyên tắcthận trọng của kế toán

c Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo chế độ kế toán Việt Nam thì dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việcước tính một khoản tiền vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào cuối niên độ khi giátrị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc Số dự phònggiảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kholớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

Cơ sở lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là từng mặt hàng tồn kho.Riêng đối với các dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng được tính theotừng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt Một số quy định về điều kiện và cácnguyên tắc cần tuân thủ khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là:

Điều kiện lập dự phòng:

 Hàng hoá tồn kho phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của

Bộ Tài Chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn

 Chỉ lập dự phòng cho những vật tư, hàng hoá thuộc quyền sở hữu củadoanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo có giá trị thu hồi hoặc giá thịtrường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán

Vật tư, hàng hoá tồn kho bị giảm giá so với giá ghi trên sổ kế toán gồm:Vật tư, hàng hoá tồn kho bị hư hỏng, kém, mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán

bị giảm theo mặt bằng chung trên thị trường

Trường hợp vật tư tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kếtoán nhưng giá bán sản phẩm, dịch vụ được sản xuất từ vật tư này không bị giảmgiá thì không được trích lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho

1.4.1.2 Phương pháp tính giá hàng tồn kho

a Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này doanh nghiệp phải biết được các đơn vị hàng hoátồn kho và các đơn vị hàng hoá xuất bán thuộc những lần mua nào và dùng đơngiá của những lần mua đó để xác định trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ

Giá thực tế vật liệu, hàng hoá nhập kho được căn cứ vào đơn giá thực tếhàng hóa vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuấtkho theo từng lần

Phương pháp này được áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít loại mặthàng, mặt hàng ổn định và nhận diện được, đơn giá hàng tồn kho lớn có giá trị cao

b Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo trị giá trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồng kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ

Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc ngay sau khi nhập lôhàng về phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

Phương pháp này có thể được sử dụng để tính theo bình quân cả kỳ dự trữhay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập

Khi áp dụng phương pháp này kế toán căn cứ vào đơn giá thực tế củahàng xuất kho cũng như là giá trị thực tế của hàng tồn kho

Trị giá hàng hoá tồn ĐK + Trị giá hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng tồn ĐK + Số lượng hàng nhập trong kỳ

Phương pháp đơn giá bình quân có thể được xác định cho cả kỳ dự trữ, cuối kỳ trước hoặc sau mỗi lần nhập Do vậy, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và điều kiện của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn ra phương pháp phù hợp nhất.

c Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trướchoặc sản xuất trước sẽ được xuất bán và sử dụng trước, hàng tồn kho còn lạicuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ

Do vậy, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ởthời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho

ở thời điểm lập cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

d Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sauhoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồnkho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất

kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồnkho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

1.4.1.3 Ghi nhận chi phí hàng tồn kho

Theo chuẩn mực VAS-02 thì chi phí hàng tồn kho được ghi nhận theonguyên tắc sau:

Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận làchi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đếnchúng được ghi nhận Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảmgiá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dựphòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoảnhao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường do tráchnhiệm cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận

là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ Trường hợp khoản dự phòng giảm giáhàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phònggiảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệchlớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh

Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảonguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu

Trường hợp một số loại hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản

cố định hoặc sử dụng như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốchàng tồn kho này được hạch toán vào giá trị tài sản cố định

1.4.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho

Hạch toán chi tiết hàng tồn kho là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho, loại, nhóm hàng tồnkho về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ,

mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồnkho phù hợp để góp phần tăng cường quản lý hàng tồn kho.

a Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho hàng hóa.

Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho hàng hóa trong doanh nghiệp cần hailoạichứng từ bắt buộc là hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và phiếu nhập kho.Hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) do người bán hàng lập, ghi rõ số lượng từngloại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán.Trường hợp bên bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì trênhoá đơn do người bán lập vừa bao gồm phần trị giá mua vật liệu hàng hoá (chưathuế) vừa bao gồm cả thuế giá trị gia tăng Trong trường hợp doanh nghiệp thumua hàng hóa từ thị trường tự do thì doanh nghiệp phải có phiếu mua hàng thaythế cho hoá đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT)

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và ghi số lượng theo hoá đơnhoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhậpvào số nhập kho Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập

hàng hóa có tính chất lý hoá phức tạp, các loại hàng hóa quý hiếm hay trong quátrình nhập kho phát hiện sự khác biệt về số lượng giữa hoá đơn và thực nhập thìdoanh nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm hàng hóa để kiểm nghiệm hàng hóatrước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm.

b Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho hàng hóa

Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên thìkhi xuất kho hàng hóa phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư hànghóa Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng người kýnhận vào phiếu xuất kho

c Thủ tục chứng từ cần thiết trong kiểm kê hàng tồn kho.

Để công tác quản lý hàng hóa có hiệu quả và chặt chẽ hơn thì kiểm kêhàng hóa tồn kho là một công việc không thể thiếu Việc kiểm kê sẽ do một hộiđồng gồm 3 người: kế toán hàng hóa, thủ kho và một người thứ 3 tiến hành Khikiểm kê thì người ta sẽ tiến hành so sánh giữa số liệu trên sổ sách kế toán và sốlượng thực tế hàng tồn trong kho Sau khi kiểm kê xong thì kết quả kiểm kê sẽđược ghi vào biên bản kiểm kê

1.4.2.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho:

Trong công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói riêng và ở các nước nóichung đang áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa sau:phương pháp thẻ song song, phương pháp số đối chiếu luân chuyển, phươngpháp số dư

a Phương pháp thẻ song song.

- Tại kho: Việc ghi chép tình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến

hành trên thẻ kho và chỉ ghi về một số lượng Khi nhận được các chứng từ nhập,xuất hàng hóa thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng

từ rồi ghi sổ số dư thực nhập thực xuất chứng từ và thẻ kho Định kỳ thủ kho

chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập xuất đã được phânloại theo từng thứ vật liệu, hàng hóa cho phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất

kho do thủ kho chuyển về để ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá theo chỉ tiêu sốlượng và giá trị Sổ chi tiết hàng hoá cũng được mở cho từng mặt hàng và theodõi riêng cho từng kho, có kết cấu như thẻ kho Cuối tháng kế toán tiến hànhcộng sổ kế toán chi tiết của hàng hoá để đối chiếu thẻ kho của thủ kho và sau khiđối chiếu khớp với thẻ kho, kế toán tiến hành tổng hợp bảng số liệu với bộ phận

kế toán tổng hợp

Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song.

* Ưu nhược điểm, phạm vi áp dụng

+ Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.

+ Nhược điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lắp các

chỉ tiêu về số lượng Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu các yếu tố tiến hành vàocuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu

Thẻ kho

Sổ cái TK hàng tồn kho

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn từng kho và toàn doanh nghiệp

Phiếu nhập kho

Sổ chi tiết hàng hoá

Phiếu xuất kho

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, hàng

hóa khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường xuyên vànghiệp vụ của kế toán chuyên môn còn hạn chế

b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

- Tại kho: Việc ghi chép của kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống

như phương pháp song song

- Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép

tình hình nhập xuất - tồn kho của từng loại hàng hóa, ở từng kho dùng cho cảnăm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi đốichiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất, trên cơ sở cácchứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyểncũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiếnhành đối chiếu số liệu giữa số đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kếtoán tổng hợp

Sơ đồ 2.2: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp Sổ đối chiếu

luân chuyển

Thẻ kho

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu

+ Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi

một lần vào cuối tháng

+ Nhược điểm: việc ghi sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kế toán

về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉtiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn chế

+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có

không nhiều nghiệp vụ nhập - xuất; không bố trí riêng nhân viên kế toán hànghóa, do vậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

c Phương pháp số dư.

- Tại kho: Công việc ghi chép hàng ngày ở kho được tiến hành như

phương pháp thẻ song song, nhưng cuối tháng thủ kho căn cứ số tồn kho trên thẻkho để ghi vào sổ số dư sau đó chuyển trả sổ số dư cho kế toán Sổ số dư là do

kế toán mở cho từng kho, được sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao chothủ kho ghi một lần

- Tại phòng kế toán: Kế toán ghi nhận nhập xuất kho do thủ kho chuyển

lên, kế toán tiến hành nhập bảng kê nhập - xuất - tồn cho từng kho theo chỉ tiêugiá trị Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ sốlượng tồn kho mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá từng mặt hàng để tínhthành tiền và ghi vào cột số tiền Số liệu trên cột số tiền ở sổ số dư sẽ được đốichiếu với số liệu tồn kho trên bảng kê nhập - xuất - tồn của kế toán và đối chiếuvới số liệu ở sổ kế toán tổng hợp

Sơ đồ 2.3: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư

+ Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán

giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng

+ Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết sổ

hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại hàng hóa về mặt hiện vật thì phảixem số liệu trên thẻ kho hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho vàphòng kế toán khó khăn

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có

khối lượng công tác nghiệp vụ nhập, xuất (chứng từ nhập - xuất) nhiều,thường xuyên nhiều chủng loại hàng hóa và với điều kiện doanh nghiệp sửdụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất đã xây dựng hệ thống danhđiểm hàng hóa trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng

1.4.3 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo chế độ kế toán hiện hành

1.4.3.1 Tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán

Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng, tuỳ theo đặc điểm của mỗi loại

mà chúng ta có những phương pháp hạch toán hàng tồn kho khác nhau Cónhững loại hàng tồn kho có giá trị lớn yêu cầu phải được theo dõi và kê khai mỗi

lần nhập xuất Nhưng cũng có những loại có giá trị nhỏ chỉ cần kiểm kê định kỳ

là đủ Trên cơ sở quản lý hàng tồn kho như trên mà đã hình thành nên haiphương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên vàphương pháp kiểm kê định kỳ Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương phápnào tuỳ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, loại hàng mà doanhnghiệp kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của kế toán doanhnghiệp đó Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành cũng qui định mỗi doanh nghiệpchỉ được áp dụng một trong hai phương pháp trên Sau đây ta sẽ đi xem xét mộtcách cụ thể quy định về kế toán tổng hợp hàng tồn kho

a Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên làphương pháp theo dõi ghi chép và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thốngtình hình tăng giảm hàng hoá trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụnhập xuất

Đặc điểm:

Khi áp dụng phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản hàng tồn kho

để phản ánh tình hình và sự biến động của vật tư, hàng hoá Như vậy, giá trịhàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất cứ thời điểm nào trong

kỳ kế toán còn kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ là cơ sở để so sánh đối chiếu với

số liệu trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách, kế toán phảitìm nguyên nhân để xử lý kịp thời Do đó, phương pháp này giúp các nhà quản

lý lập kế hoạch trong tương lai

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, tiến hànhđồng thời nhiều hoạt động sản xuât kinh doanh, kinh doanh mặt hàng có giá trị cao

Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp thông tin về hàng tồn kho mộtcách kịp thời, quảm lý một cách chặt chẽ đảm bảo an toàn cho tài sản tồn kho

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là khối lượng ghi chépcủa kế toán nhiều nên chỉ thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp có nhiềuchủng loại vật tư hàng hóa và có giá trị thấp.

 Tài khoản sử dụng

 Tài khoản 156 :“Hàng hóa”

TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của cácloại hàng hoá của doanh nghiệp

- TK 156 được chi tiết thành hai tiểu khoản

+ TK 1561: “Giá mua hàng hoá”

+ TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá”

+ Chi phí thu mua hàng hóa

+ Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (Gồm giá mua vào và chi phígia công);

+ Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;

+ Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;

+ Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư

Bên Có :

+ Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụthuộc, thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;

+ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ;

+ Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;

+ Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;

+ Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;

+ Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;

+Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sảnđầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định

Số dư Nợ: Phản ánh trị giá mua và chi phí mua hàng hóa còn tồn cuối kỳ

 Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường”

TK này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư muangoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vậnchuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờkiểm nhận nhập kho

Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi

đường (chưa về nhập kho đơn vị

 Tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”

TK này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá thành phẩm đã gửi hoặcchuyển đến cho khách hàng; Hàng hóa, thành phẩm gửi bán đại lý, ký gửi;Hàng hóa, sản phẩm chuyển cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc đểbán; Trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưađược chấp nhận thanh toán

- Kết cấu TK 157

Bên Nợ:

+ Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý;gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc;

+ Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xácđịnh đã bán;

Bên Có:

+ Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được xácđịnh là đã bán;

+ Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại;

Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã

cung cấp nhưng chưa được xác định là đã bán trong kỳ

b Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì

Theo phương pháp này kế toán không ghi chép, phản ánh thường xuyên,liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kêhàng hoá, kế toán xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và trị giá hàng hoá xuấtkho trong kỳ

Trị giá hàng xuất trong kỳ được tính theo công thức:

Đặc điểm:

Sử dụng phương pháp này, số liệu trên sổ sách kế toán luôn khớp với kếtquả kiểm kê, đồng thời công việc kế toán đơn giản Tuy nhiên, kế toán khôngthể xác định được trị giá hàng tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nàotrong kỳ Kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc xác định hàng thừa thiếu ở khâubảo quản ở kho hàng cũng như các quầy hàng Phương pháp này thích hợp vớidoanh nghiệp thương mại kinh doanh nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại quycách khác nhau, kinh doanh các mặt hàng có giá trị nhỏ

 Tài khoản sử dụng

 Tài khoản 611 “Mua hàng”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ,dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ

Trị giá hàng xuất Chênh lệch trị giá hàng tồn

kho đầu và cuối kỳ

Tổng giá trị hàng nhập

- TK 611 được chi tiết thành hai tiểu khoản

+ TK 6111: “Mua nguyên liệu, vật liệu”

+ Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào trả lạicho người bán hoặc được giảm giá

TK 611 không có số dư cuối kỳ

Bên Có:

Kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm tồn kho hoặc đang đi trên đường

chưa được xác định là đã bán đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàngtồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

1.4.3.2 Tổ chức sổ kế toán

a Hình thức nhật ký sổ cái

 Điều kiện vận dụng

Áp dụng với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, trình độ quản lý, trình

độ cán bộ nghiệp vụ không cao, số lượng công việc kế toán, tài khoản sử dụngtrong doanh nghiệp ít và thực hiện công tác kế toán bằng thủ công

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ cái

Cuối kỳ căn cứ vào nhật ký - sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết để ghi vào hệ thốngbáo cáo kế toán.

b Hình thức nhật ký chung

 Điều kiện vận dụng

Hình thức này áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi trình

độ quản lý, trình độ kế toán và rất phù hợp với doanh nghiệp sử dụng kế toánbằng máy vi tính

Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hàng hoá kế toán ghi vào nhật kýchung và sổ chi tiết hàng hoá Trên cơ sở nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ

Nếu doanh nghiệp sử dụng nhật ký đặc biệt thì từ chứng từ gốc hàng hoá,

kế toán ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, cuối kỳ ghi vào sổ cái TK 156, 157

Cuối tháng từ sổ thẻ chi tiết hàng hoá kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết Sổnày đối chiếu với sổ cái TK 156, 157

Cuối tháng căn cứ vào sổ cái TK 156, 157 kế toán ghi vào bảng cân đối sốphát sinh

Cuối quý từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết kế toán ghivào hệ thống báo cáo kế toán

c Hình thức chứng từ ghi sổ

 Điều kiện áp dụng

Phù hợp với các doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn với mọi trình độ quản

lý, trình độ kế toán và khá phù hợp với kế toán bằng máy vi tính

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ tổng hợp chi tiết hàng hoá

Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối kỳ

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết

và chứng từ ghi sổ

Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Từ sổ thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp chitiết Bảng này được đối chiếu sổ cái tài khoản liên quan và là cơ sở ghi vào báocáo kế toán

Từ chứng từ ghi sổ, định kỳ hoặc cuối tháng kế toán ghi vào sổ cái Từ sổcái ghi vào bảng cân đối số phát sinh bảng này được đối chiếu với sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và là cơ sở ghi vào báo cáo kế toán

d Hình thức nhật ký chứng từ

Điều kiện áp dụng

Hình thức này áp dụng phù hợp doanh nghiệp qui mô lớn, trình độ quản lý,trình độ kế toán tương đối cao và thực hiện công tác kế toán chủ yếu bằng thủcông

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán về hàng hóa sau khi đượckiểm tra lấy số liệu sẽ được ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng

kê, sổ chi tiết có liên quan

Nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân

bổ thì các chứng từgốc trước hết sẽ được tập hợp và phân loại trong các bảngphân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê vàNhật ký - Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chitiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển

số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

Định kỳ khi khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra,đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết,bảng tổng hợp chi tiết về hàng hóa có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của cácNhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái TK 156

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng hoá tuỳ theo phương pháp

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Nhật ký - Chứng từ

Bảng tổng hợp các sổ chi tiết hàng tồn kho

Báo cáo kế toán

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đượcghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kếtoán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợpchi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái TK156,157,

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái TK156,157, và một số chỉ tiêu chi tiết trongNhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lậpbáo cáo tài chính

e Hình thức kế toán trên máy tính

 Điều kiện áp dụng

Đây là hình thức mới được bộ tài chính ban hành theo Quyết địnhSố:15/2006/QĐ-BTC Hình thức này áp dụng phù hợp với tất cả các doanhnghiệp nhưng nó thích hợp hơn cả với doanh nghiệp có qui mô lớn, trình độquản lý, trình độ kế toán tương đối cao và thực hiện công tác kế toán chủyếu bằng máy tính

Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ theo hình thức Kế toán trên máy tính

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợpchứng từ kế toán về hàng hóa đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tínhtheo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toánchi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thựchiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếugiữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảmbảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm

kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tàichính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kếtoán ghi bằng tay

1.4.4 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.4.4.1 Chứng từ sử dụng

 Hóa đơn, chứng từ phản ánh giá gốc hàng tồn kho bị giảm giá

 Bảng kê số lượng hàng hóa tồn kho (sau khi kiểm kê)

 Bảng kê chi tiết mức trích lập dự phòng

 Bảng kê tổng hợp mức trích lập dự phòng

1.1.4.2 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán

Tài khoản sử dụng: