Luận văn hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho tại công ty thông tin viễn thông điện lực trong điều kiện vận dụng chuân mực kế toán số 02 hàng tồn kho

không nhỏ là nhờ sự đóng góp của công tác hạch toán kế toán tại doanhnghiệp, trong đó có công tác kế toán hàng tồn kho.Qua quá trình thực tập tại Công ty Thông tin viễn thông điện lực, n

LỜI NÓI ĐẦU

Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản không thể thiếu trong bất kỳ chutrình sản xuất nào của doanh nghiệp cũng như nền kinh tế quốc dân Hàng tồnkho không những phản ánh năng lực sản xuất, cơ sở vật chất và ứng dụng tiến

bộ khoa học công nghệ vào sản xuất mà còn phản ánh quy mô và trình độquản lý vốn kinh doanh của doanh nghiệp

Đối với Việt Nam, khi tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thànhvấn đề thời sự như hiện nay, thì cùng với tài sản cố định, hàng tồn kho dần trởthành yếu tố quan trọng để tạo ra sức cạnh tranh của các doanh nghiệp

Để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị trường, cácdoanh nghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có hay không mộtloại hàng tồn kho nào đó mà là sử dụng hàng tồn kho như thế nào và thôngqua đó, điều quan trọng hơn là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảotoàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tạo điều kiện hạgiá thành sản phẩm, dịch vụ, quay vòng nhanh vốn lưu động để tái sản xuất vàgia tăng giá trị doanh nghiệp Hạch toán kế toán hàng tồn kho với chức năng

và nhiệm vụ cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho chonhà quản lý là một công cụ đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sửdụng vốn lưu động trong doanh nghiệp

Công ty Thông tin viễn thông điện lực - Tập đoàn điện lực Việt Nam làmột đơn vị có khoản mục hàng tồn kho rất lớn xét cả về mặt số lượng và giátrị Với chiến lược kinh doanh đa ngành của Tập đoàn điện lực Việt Nam,công ty được giao nhiệm vụ là đơn vị đầu mối phối kết các điện lực toàn quốctham gia kinh doanh viễn thông Vì vậy công ty luôn phải đảm bảo nguồnhàng cung ứng cho nhu cầu kinh doanh của các điện lực Cùng với tốc độ pháttriển chung của ngành viễn thông Việt Nam, công ty đang đạt được nhữngbước tiến đáng kể trong những năm gần đây Dịch vụ của công ty đang đượcthị trường biết đến một cách rộng rãi Để đạt được kết quả như vậy, một phần

không nhỏ là nhờ sự đóng góp của công tác hạch toán kế toán tại doanhnghiệp, trong đó có công tác kế toán hàng tồn kho.

Qua quá trình thực tập tại Công ty Thông tin viễn thông điện lực, nhậnthấy tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, với sựhướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Tỉnh và sự giúp đỡ của các anh, chịphòng kế toán Công ty Thông tin viễn thông điện lực, em đã đi sâu nghiên

cứu đề tài: “Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện lực trong điều kiện vận dụng chuân mực kế toán

số 02 – “Hàng tồn kho”

Kết cấu của chuyên đề:

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần:

Phần 1: Những vấn đề cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp;Phần 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tạiCông ty Thông tin viễn thông điện lực;

Phần 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công tyThông tin viễn thông điện lực

Phạm vi nghiên cứu:

Do thời gian thực tập không dài, cơ hội quan sát các đơn vị trực thuộccông ty tương đối khó khăn, thêm vào đó giới hạn hình thức chuyên đề cóhạn, báo cáo chuyên đề không đi sâu vào tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác

kế toán hàng tồn kho ở tất cả các đơn vị thành viên (10 đơn vị thành viên)trực thuộc công ty mà chỉ chọn các nghiệp vụ phát sinh tại cơ quan công ty

Công ty thông tin viễn thông điện lực không kinh doanh lĩnh vực sảnxuất công nghiệp mà chỉ hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ viễnthông và thương mại, các nghiệp vụ đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụphát sinh không nhiều, do đó trong báo cáo chuyên đề em chỉ tập trungnghiên cứu các nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho đối với hàng hoá tại công tyqua đó đánh giá được thực tế triển khai hạch toán kế toán hàng tồn kho tạidoanh nghiệp

Phương pháp nghiên cứu:

Ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong lĩnh vực nghiên cứukhoa học xã hội như phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng,phương pháp trừu tượng hoá khoa học, trong quá trình thực hiện, báo cáo còn

sử dụng các phương pháp quan sát, thống kê, phân tích - tổng hợp, căn cứtrên các dữ liệu và thông tin thu thập được từ thực tế tại công ty

Do thời gian thực tập có hạn, cùng với trình độ bản thân còn có nhữnghạn chế nhất định nên trong quá trình thực hiện, bài báo cáo chuyên đề khôngtránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy Côgiáo

Phần 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề lý luận chung về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong các doanh nghiệp

1.1.1 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp

a Khái niệm hàng tồn kho

Bất cứ doanh nghiệp nào khi bắt đầu quá trình hoạt động và sản xuất kinhdoanh của mình đều cần có các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất Những yếu

tố đầu vào đó bao gồm: tài sản cố định, hàng tồn kho, các dịch vụ mua ngoài, ….Một trong số đó có hàng tồn kho- bộ phận tài sản lưu động, thường xuyên chiếm

tỷ trọng tương đối lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho ban hành ngày31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

b Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp:

Hàng tồn kho là tài sản tồn tại dưới hình thái vật chất và có mặt ở hầuhết các khâu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Với doanh nghiệp sảnxuất, ngay khi bắt đầu hoạt động đã cần có hàng tồn kho là các nguyên liệu,công cụ, dụng cụ… để phục vụ cho sản xuất; Cuối kỳ sản xuất thì những sảnphẩm hoàn thành hay chưa hoàn thành cũng đều được gọi là hàng tồn kho;Đến khâu lưu thông, phân phối thì những sản phẩm chưa thuộc quyền sở hữucủa khách hàng cũng vẫn là hàng tồn kho của doanh nghiệp Với doanhnghiệp thương mại cũng vậy, hàng tồn kho có mặt ở ngay khâu đầu tiên- muahàng, sau đó là khâu dự trữ và tiêu thụ

Hàng tồn kho của doanh nghiệp rất đa dạng không những về chủng loại, chấtlượng, giá trị mà còn cả về điều kiện bảo quản, cất trữ Thêm vào đó thường xuyên

có các nghiệp vụ nhập xuất hàng tồn kho xảy ra nên luôn có sự biến đổi về hìnhthái hiện vật

Chính vì những đặc điểm trên của hàng tồn kho mà mỗi doanh nghiệp cầnphải tự xây dựng những biện pháp quản lý hàng tồn kho thật hiệu quả và phù hợpvới lĩnh vực hoạt động kinh doanh riêng của doanh nghiệp mình

1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho:

a Yêu cầu quản lý nghiệp vụ hàng tồn kho:

Hàng tồn kho phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng,từng người phụ trách vật chất; Với từng loại hàng tồn kho cần theo dõi về cả sốlượng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan

hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật

b Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho:

- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạchtoán nghiệp vụ tại nơi bảo quản vật tư, hàng hoá với kế toán chi tiết vật tư, hànghoá tại phòng kế toán

-Xác định đúng, đủ trị giá hàng tồn kho làm cơ sở cho việc xác định kếtquả kinh doanh của doanh nghiệp

- Kế toán phối hợp với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túcchế độ kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa sốliệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hoá thực tế trong kho

1.2 Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho:

1.2.1 Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho:

1.2.1.1 Xác định giá trị hàng tồn kho (Giá trị nhập):

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02- Hàng tồn kho, việc xác định giá trị hàng tồn kho là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng tồn kho theo những nguyên tắc nhất định Giá trị hàng tồn kho luôn được tính theo giá gốc

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chiphí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm vàtrạng thái hiện tại.

1.2.1.2 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho (giá trị xuất):

Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho :

a Phương pháp tính theo giá đích danh:

Theo phương pháp này sản phẩm, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhậpnào thì đơn giá nhập kho của lô hàng đó được lấy làm căn cứ để tính trị giá hàngxuất Đây là phương án phản ánh chính xác nhất trị giá thực tế hàng xuất kho, đảmbảo được nguyên tắc phù hợp của kế toán: giá trị của hàng xuất kho đem bán phùhợp với doanh thu mà nó tạo ra

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắtkhe về kho tàng, công tác quản lý, bảo quản và hạch toán phải chi tiết, tỉ mỉ Trênthực tế chỉ những doanh nghiệp kinh doanh ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giátrị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho có khả năng nhận diện được thì mới

có thể áp dụng được phương pháp này

b Phương pháp bình quân gia quyền:

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giátrị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn khođược mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp bình quân có thể được tính theothời kỳ hoặc theo mỗi lần nhập lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanhnghiệp

 Phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Với phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất khotrong kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn khocăn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tínhgiá đơn vị bình quân:

Giá đơn vị bình

quân cả kỳ =

Trị giá thực tế SP, hànghoá tồn kho đầu kỳ +

Trị giá thực tế SP, hàng hoá nhập kho trong kỳ

Dự trữ Số lượng SP,hàng hoá tồn

Số lượng SP, hàng hoá nhập

kho trong kỳPhương pháp này có ưu điểm là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán mộtlần vào cuối kỳ Tuy nhiên, lại có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vàocuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Hơn nữa cũng chưa đápứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

 Giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thựccủa hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Căn cứ vào giá đơn vị bình quân vàlượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau:

Giá đơn vị bình

quân sau mỗi lần

nhập

=

Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập

Số lượng SP, hàng hoá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhậpNhư vậy phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập đã khắc phụcđược những hạn chế của phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Xongviệc tính toán lại phức tạp tốn nhiều công sức do đó Phương pháp này chỉ được ápdụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít

 Giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước:

Dựa vào trị giá và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giáđơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất:

Giá đơn vị bình

quân cuối kỳ

trước

=

Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước

Số lượng SP, hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ trước

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì

giá xuất hàng tồn kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của hàng tồn kho trong kỳ.

Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả

hàng tồn kho Trường hợp giá cả thị trường hàng tồn kho có sự biến động lớn thì việc tính giá hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác dẫn đến chỉ tiêutrên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không sát với giá thực tế

c Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho

ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

Phương pháp FIFO giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn Mặt khác phương pháp FIFO rất thuận tiện trong việc triển khai kế toán máy, giảm bớt các công đoạn thủ công trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại: doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu; đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.

d Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):

Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ Như vậy, chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế.

 Ngoài 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho nêu trên, trên thực tế, công tác kế toán của một số doanh nghiệp còn sử dụng một phương pháp nữa đó là Phương pháp giá hạch toán Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm nào đó hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Đến cuối tháng, tính chuyển giá hạch toán của hàng xuất, tồn kho theo giá thực tế Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá thực tế của hàng nhập kho luôn biến động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính

sách điều tiết vi mô và vĩ mô của Nhà nước, do đó việc sử dụng giá hạch toán cố định trong suốt kỳ kế toán làm gia tăng rất lớn khối lượng công việc kế toán cuối kỳ với nhiều doanh nghiệp.

1.2.1.3 Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Trong công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, việc xác định giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là hai nội dung rất cần thiết góp phần phản ánh giá trị thực tế của tài sản cũng như đảm bảo sự ổn định cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗithời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên Việcghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được làphù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ướctính từ việc bán hay sử dụng chúng

- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồnkho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phònggiảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kholớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Việc lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Đối với dịch vụcung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từngloại dịch vụ có mức giá riêng biệt

1.2.2 Phương pháp kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong doanh nghiệp:

1.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho:

3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT

5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT

7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT

1.2.2.1.2 Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho:

Tuỳ thuộc và phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các sổ (thẻ) chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) chi tiết hàng tồn kho

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

1.2.2.1.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho:

a Phương pháp thẻ song song:

 Tại kho:

Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hànhkiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi ghi số lượng thực nhập, thực xuấtvào thẻ kho Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn kho trênthẻ kho Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho

 Tại phòng kế toán:

Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chitiết cho từng danh điểm hàng hoá, vật tư tương ứng với thẻ kho cho cả 2 chỉ tiêu:

số lượng và giá trị

Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết các danh mục hàng tồn kho

và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, đồng thời kế toán theo dõi hàng tồn khophải tập hợp chung số liệu tổng cộng của các sổ (thẻ) kế toán chi tiết baogồm các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn

cả về số lượng và giá trị

b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

 Tại kho: thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương phápghi thẻ song song.

 Tại phòng kế toán: kế toán căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi

“sổ đối chiếu luân chuyển” theo số lượng, số tiền cho từng mặt hàng, từng quycách và theo từng kho rồi so sánh, đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng và đốichiếu với kế toán tổng hợp

c Phương pháp sổ số dư:

 Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng hàng hoá, vật tư nhập,xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày(theo quy định thống nhất của doanh nghiệp) các chứng từ nhập, xuất sau khi đãghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuấtcủa từng loại hàng tồn kho để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao chophòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất Trong phiếu giao nhận chứng từ,thẻ kho phải ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại hàng tồn kho: lậpriêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho

 Ở phòng kế toán:

Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày nhân viên kế toán có trách nhiệm xuốngkho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ đãđược thủ kho phân loại Sau đó kế toán phải ký nhận vào phiếu giao nhận chứng

từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập, xuất có liên quan

Cuối tháng cộng số liệu trên các Bảng luỹ kế nhập, xuất để ghi cácphần nhập, xuất trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hàng tồn kho và tính ra

số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại hàng hoá, vật tư rồi ghi vào cột

“tồn kho cuối tháng” của Bảng kê này Đồng thời, cuối tháng nhận được Sổ

số dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán cử hàng tồn kho để ghivào sổ số dư cột “thành tiền” Sau đó kế toán theo dõi hàng tồn kho đối chiếugiữa số liệu cột “tồn kho cuối tháng” của nhóm, loại hàng hoá, vật tư tươngứng trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ với Sổ số dư và đối chiếuvới kế toán tổng hợp về mặt giá trị

1.2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho:

1.2.2.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên:

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi một cáchthường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho trên các tàikhoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Điều này có nghĩa tất cả các nghiệp vụmua, bán, nhập, xuất hàng tồn kho đều được ghi chép trực tiếp lên các tài khoảnhàng tồn kho ngay khi nghiệp vụ này phát sinh

- Ưu điểm cuả phương pháp này là có độ chính xác cao, theo dõi, phảnánh một cách liên tục thường xuyên các thông tin về hàng tồn kho Nó cho phépbất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn chotừng loại hàng tồn kho Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất

và kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn

- Tuy nhiên với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trịthấp, thường xuyên xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh hay các mục đích khác thìviệc áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức

1.2.2.2.1.1 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán hàng tồn kho kế toán sử dụng các tài khoản:

TK 151: Hàng đang đi đường

TK 156: Hàng hoá

- TK 1561: Giá mua hàng hoá

- TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá

- TK 1567: Hàng hoá bất động sản

TK 157: Hàng gửi đi bán

1.2.2.2.1.2 Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại:

Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phươngpháp kê khai thường xuyên, trị giá hàng mua và chi phí thu mua được hạch toánriêng Do đó TK 156 “Hàng mua” được chi tiết thành:

 1561: Giá mua hàng hoá

 1562: Chi phí thu mua hàng hoá

 Các nghiệp vụ tăng, giảm hàng hoá được biểu thị trong sơ đồ sau:

Sơ đồ tăng, giảm hàng hoá :

Hàng hoá gửi đi bán, hàng bán Xuất kho hàng hoá gửi cho các đại lý đơn vị

bị trả lại nhập kho nhận hàng ký gửi hoặc gửi hàng cho khách

TK 154 hàng theo hợp đồng hoặc gửi cho các đơn vị

Hàng hoá thuê ngoài gia công, trực thuộc hạch toán phụ thuộc

chế biến xong nhập kho TK 223,222

TK 223, 222 Xuất kho hàng hoá để đầu tư hoặc góp vốn Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết, vào công ty liên kết, cơ sở KD đồng kiểm soát

cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát TK 811 TK 711

bằng hàng hoá nhập kho Giá đánh giá lại nhỏ Giá đánh giá lại lớn

TK 333 (3333, 3332) hơn giá trị ghi sổ hơn giá trị ghi sổ Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt TK 154 Hàng hoá phải nộp NSNN Xuất kho hàng hoá

TK 111,112,1, TK 133 thuê ngoài gia công, chế biến

141 ,331,… Thuế GTGT TK 632 (nếu có) Xuất kho hàng hoá để bán, trao đổi

Nhập kho hàng hoá mua ngoài biếu tặng, tiêu dùng nội bộ

(Giá mua+ chi phí mua hàng) TK 331,111,112

TK 151 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, Hàng hoá đang đi đường hàng mua trả lại cho người bán

về nhập kho TK 133

(Nếu có)

TK 338 (3381) TK 138 (1381) Hàng hoá phát hiện thừa

Khi kiểm kê chờ xử lý Hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý

TK 111,112,331 TK 1562 TK 632 Chi phí thu mua hàng hóa Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ

1.2.2.2.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cáchthường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật tư, hàng hoá, sản phẩmtrên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn khođầu kỳ và cuối kỳ cuả chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ

1.2.2.2.2.1 Tài khoản sử dụng:

 Tài khoản 611 “mua hàng”: dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảmcủa hàng tồn kho theo giá thực tế

Bên Nợ:

- Phản ánh giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ được kết chuyển sang

- Phản ánh giá thực tế hàng tăng thêm trong kỳ

Bên Có:

Phản ánh giá trị thực tế của hàng xuất dùng, xuất bán… trong kỳ

- Kết chuyển giá thực tế hàng tồn cuối kỳ.

Tài khoản 611 chi tiết thành hai tiểu khoản :

+ TK 6111 “Mua nguyên vật liệu”

+ TK 6112 “Mua hàng hoá”

TK 611 không có số dư cuối kỳ

1.2.2.2.2.2 Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mai:

- Đầu kỳ kế toán, kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ, ghi:

Nợ TK 611- Mua hàng (6112)

Có TK 156 - Hàng hoá

Có TK 157 - Hàng gửi đi bán

- Trong kỳ kế toán, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng:

+ Trị giá thực tế hàng hoá mua vào, ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng (6112)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 111,112,141; hoặc

Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá trị thanh toán)

+ Chi phí mua hàng thực tế phát sinh, ghi:

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

(chiết khấu thanh toán được hưởng)+ Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán, ghi:

Nợ các TK 111,112 (Nếu thu ngay bằng tiền)

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)

Có TK 611 - Mua hàng (6112) (Trị giá hàng hoá trả lại người bán)

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có)

+ Khoản giảm giá hàng mua được người bán chấp thuận do hàng hoá khôngđúng phẩm chất, quy cách theo hợp đồng, ghi:

Nợ các TK 111,112 (Nếu thu ngay bằng tiền)

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)

Có TK 611 - Mua hàng (6112) (Khoản được giảm giá)

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có)

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế tính, xác định trị giáhàng tồn kho, trị giá hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là đã bán, trị giáhàng hoá xác định là đã bán:

+ Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho và hàng gửi đi bán cuối kỳ, ghi:

1.2.2.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

1.2.2.3.1 Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

x

§¬n gi¸ gèchµng tån kho -

- Hoá đơn chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng

- Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng

- Bảng tổng hợp mức lập dự phòng

- Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng.

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toánnăm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kếtoán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toánnăm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kếtoán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:

Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)

1.2.2.4 Hệ thống sổ sách và tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho trên báo

cáo tài chính:

1.2.2.4.1 Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho:

a Hình thức nhật ký sổ cái:

Đặc điểm hình thức này là sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật

ký sổ cái để kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian(Phần nhật ký) với ghi theo hệ thống vào từng tài khoản kế toán (Phần sổ cái)

b Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

Đặc điểm hình thức này là căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổnghợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổđăng kí chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ cái Hình thức này có ưu điểm là dễ làm,

dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán phân đều trong tháng , phù hợp với mọiloại hình kinh doanh và cũng thuận tiện cho việc áp dụng máy tính Tuy nhiên vẫn

có sự ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng công việc chung, dễ nhầm lẫn

c Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Hình thức này có các sổ chủ yếu: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt(nhật ký chi tiết tiền mặt, nhật ký thu tiền mặt, nhật ký chi tiền gửi ngân hàng, nhật

ký thu tiền gửi ngân hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng), sổ cái tài khoản

và các sổ (thẻ) chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí Hàng ngày căn cứ vàocác chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ (như hoá đơn, phiếu nhập kho…) kế toán ghivào Nhật ký chung hoặc Nhật ký mua hàng, hoặc Nhật ký bán hàng Sau đó ghibào sổ cái từng tài khoản, đồng thời ghi vào các sổ chi tiết liên quan

d Hình thức Nhật ký - Chứng từ:

Đây là hình thức tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp

vụ kế toán phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kếtoán đó theo các tài khoản đối ứng Trong điều kiện kế toán thủ công hình thức này

có ưu điểm: Giảm được đáng kể công việc ghi chép hàng ngày do đó tránh được

sự trùng lặp và nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, thuận tiện choviệc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp sốliệu cho quản lý, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán, nâng cao trình độ

Tuy nhiên hình thức này không tiện cho việc sử dụng kế toán máy,không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kế toán, trình độ kế

toán yếu và không đều Trình tự ghi sổ được biểu hiện trong Sơ đồ 1.08.

e Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc

kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưngphải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

1.2.2.4.2 Tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho trên các báo cáo tài chính:

Báo cáo tài chính: Là những báo cáo phản ánh tình hình tài chính củadoanh nghiệp bằng cách tổng hợp các nghiệp vụ kế toán, tài chính có cùng tínhchất kế toán thành các yếu tố của báo cáo tài chính Các yếu tố liên quan trực tiếpđến đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh trong báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh là doanh thu, thu nhập khác, chi phí, và kết quả kinh doanh

Đối với hàng tồn kho, báo cáo tài chính phải trình bày các chỉ tiêu liên quanđến hàng tồn kho, bao gồm: Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giáhàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, giá gốc của tổng sốhàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp vớidoanh nghiệp, tổng giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị hoàn nhập dựphòng giảm giá hàng tồn kho

Theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006, thôngtin về hàng tồn kho được thể hiện trên báo cáo tài chính tại Bảng cân đối kế toán(mẫu số B01-DN) và Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DN) Cụ thể:

- Trên Bảng cân đối kế toán: thông tin về hàng tồn kho được thể hiện tạikhoản mục: IV-Hàng tồn kho (mã số 140) Khoản mục này thể hiện toàn bộ trị giáhàng tồn kho của doanh nghiệp và giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tríchlập tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo kế toán

- Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09 –DN) cung cấp thêm cácthông tin bổ sung về hàng tồn kho tại doanh nghiệp đối với các nội dung:Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận hàng tồn kho và chi tiết giá trị của từngkhoản mục hàng tồn kho

Ngoài 2 báo cáo trên, tuỳ từng điều kiện quản lý đặc thù, trình độ nhân viên

kế toán và trình độ áp dụng kế toán mày mà doanh nghiệp có thể lập thêm một sốbáo cáo đặc thù về hàng tồn kho kèm theo báo cáo tài chính

Phần 2TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN

LỰC 2.1 Những đặc trưng cơ bản về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng của nó đến công tác kế toán tại Công ty thông tin điện lực

2.1.1 Đặc điểm, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty thông tin viễn thông điện lực

2.1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty thông tin viễn thông

điện lực.

2.1.1.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty:

- Từ năm 1985, theo luận chứng kinh tế - kỹ thuật được Bộ Năng lượng(nay là Bộ Công nghiệp) phê duyệt cho phép khởi công xây dựng công trình

Trung tâm điều độ hệ thống điện miền Bắc, trọng tâm là xây dựng các tuyếnthông tin liên lạc từ Công ty điện lực I đến các trạm biến áp 110KV, 220KV

và các Sở điện lực

- Đầu năm 1990, các hạng mục công trình T.Đ.H đã hoàn thành cơ bản

Để phù hợp cho công tác quản lý điều hành lưới điện Bộ Năng lượng đã quyếtđịnh thành lập Trung tâm thông tin trên cơ sở sát nhập phòng thông tin –Công ty điện lực I và phân xưởng T.Đ.H của BQL các công trình điện

- Ngày 1/4/1995 Trung tâm thông tin chính thức phát triển thành Công

ty Thông tin Viễn thông Điện lực theo quyết định số 380 NL/TTCB – LĐ củaTập đoàn điện lực Việt Nam và đó là tên gọi chính thức cho đến nay Trụ sởgiao dịch chính của Công ty được đặt tại 30A Phạm Hồng Thái, Ba Đình, HàNội Điện thoại giao dịch: 04.2100526, 04.7151108 Tên giao dịch quốc tế:EVNTelecom

- Khi mới thành lập Công ty có số vốn 16.371.500.000 đồng (Mười sáu

tỷ ba trăm bảy mươi mốt triệu năm trăm nghìn đồng chẵn)

Trong đó: Vốn cố định: 15.571.500.000 đồng

Vốn lưu động: 800.000.000 đồng

2.1.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty:

- Quản lý vận hành và khai thác mạng Thông tin Viễn thông Điện lực.Đảm bảo vận hành ổn định, an toàn, liên tục, chất lượng phục vụ cao chocông tác chỉ đạo, điều hành sản xuất, vận hành hệ thống điện và kinh doanhcủa EVN

- Kinh doanh các dịch vụ viễn thông trong nước và Quốc tế

- Tư vấn, thiết kế lập dự án các công trình thông tin viễn thông

- Cung ứng các thiết bị thông tin viễn thông, tủ bảng điện điều khiển vàcác thiết bị điện - điện tử chuyên dùng

2.1.1.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:

Công ty thông tin viễn thông điện lực có 2 lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính là viễn thông công cộng và viễn thông điện lực

2.1.2Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty viễn thông điện lực:

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty thông tin viễn thông điện lực:

Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo

toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê trong Công ty, là người trực tiếptham mưu, giúp giám đốc quản lý, điều hành, theo dõi thực hiện công tác tàichính kế toán tại công ty và các đơn vị trực thuộc công ty

Phó phòng kế toán tài chính sản xuất kinh doanh: giúp kế toán trưởng

chỉ đạo, quản lý công tác kế toán đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh.Ngoài ra, phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng với kế toán trưởngtrong việc quyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính củaCông ty

Phó phòng kế toán xây dựng cơ bản: giúp kế toán trưởng chỉ đạo, quản

lý công tác kế toán đối với các hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữalớn tại công ty và các đơn vị trực thuộc

Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ hàng tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết,

các bảng phân bổ (do các kế toán chi tiết lập) để vào sổ tổng hợp, theo dõi các

sổ kế toán tổng hợp, chủ trì đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và các sổ kếtoán chi tiết cùng các báo cáo chi tiết liên quan, lập các báo cáo tài chính theoquy định

Nhân viên kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động tăng giảm

của Tài sản cố định, tình hình hao mòn của Tài sản cố định, trích và phân bổ khấuhao tài sản cố định vào quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Nhân viên kế toán tiền lương, BHXH: Tính toán xác định quỹ tiền

lương của đơn vị, tính lương cho công nhân viên và theo dõi các khoản trảcông nhân viên, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân

Nhân viên kế toán giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi các giá thành dịch

vụ thông tin viễn thông và giá vốn hàng bán trong kỳ

Nhân viên kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt

và tiền gửi Ngân hàng

Nhân viên kế toán Nguyên vật liệu: Theo dõi tình hình thu mua nguyên

vật liệu, tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, tính giá thành thực tế vậtliệu xuất kho trong Công ty

Nhân viên kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ phải

thu, nợ phải trả trong và ngoài Công ty

Nhân viên Thủ quỹ: Là người trực tiếp thu chi tiền mặt VND và các ngoại tệ

khác, ngân phiếu của Công ty, quản lý, ghi chép Sổ quỹ

2.1.2.2 Đặc điểm chung về công tác kế toán tại Công ty thông tin viễn thông điện lực:

- Tại Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực đang áp dụng chế độ kếtoán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BộTài chính và chế độ kế toán đặc thù ngành điện ban hành theo quyết định số178/QĐ-EVN- HĐQT ngày 13/4/2006 của hội đồng quản trị tập đoàn

- Niên độ kế toán đang áp dụng tại Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 vàkết thúc là ngày 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ mà được sử dụng để tính toán là Đồng Việt Nam

- Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho: Tại công ty, hàng tồnkho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và được xácđịnh trên cơ sở giá thực tế Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ, hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Trong đó, giá thực tế của hàngtồn kho được xác định căn cứ trên giá mua, chi phí thu mua và chi phí liênquan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: tính theo phương pháp nhậptrước xuất trước

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao đường thẳng, tính theonguyên tắc tròn ngày

- Hệ thống tài khoản hiện áp dụng tại công ty:

Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đặc thùngành điện Hệ thống tài khoản này được xây dựng trên cơ sở:

- Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộtài chính.

- Quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh của Tập đoàn điệnlực Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 178/QQĐ-EVN-HĐQT ngày13/4/2006 của hội đồng quản trị tập đoàn

- Công văn số 7774/BTC-CĐKT của Bộ Tài chính ngày 19/6/2006chấp thuận chế độ kế toán cho Tập đoàn điện lực Việt Nam

- Các yêu cầu thực tế về quản lý, hạch toán kinh doanh của Tập đoànđiện lực Việt Nam

- Công văn 3031/CV- EVN- TCKT của Tập đoàn điện lực Việt Namngày 19/6/2006 hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán

Hệ thống tài khoản này có sửa đổi, bổ sung một số nội dung sau:

 Công ty sử dụng một số tài khoản cấp 2 do Tập đoàn mở thêm đểphản ánh các nghiệp vụ kinh tế vãng lai giữa công ty với Tập đoàn, giữa công

ty với các đơn vị trong tập đoàn và với các đơn vị trực thuộc công ty

Ví dụ: Tài khoản 1362 – “Vãng lai giữa công ty và Tập đoàn điện lực Việt Nam”Tài khoản 1363 – “Vãng lai giữa công ty và các đơn vị trực thuộc công ty”Tài khoản 1364 – “Vãng lai trong nội bộ đơn vị cơ sở”

 Công ty ghép mã loại hình sản xuất kinh doanh vào các tài khoản chiphí kinh doanh

Ví dụ: Mã 223 - Dịch vụ CDMA được ghép với các tài khoản 621, 622, 623,

627 theo cấu trúc Tài khoản chi phí (cấp 1) + mã loại hình sản xuất kinhdoanh + Mã tài khoản cấp 2 thành:

627 223 1 – “Chi phí sản xuất chung - Dịch vụ CDMA- chi phí nhân viên”

 Sử dụng các tài khoản cấp 3 do Tập đoàn mở thêm để theo dõi chi tiếtcác lĩnh vực kinh doanh đa ngành theo yêu cầu quản lý của Tập đoàn

Ví dụ: Tài khoản: 5112231 – “Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ Dịch vụ CDMA - Dịch vụ Ecom”

- Bên cạnh việc sử dụng các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 do Tậpđoàn điện lực Việt Nam mở thêm, công ty cũng sử dụng rộng rãi các đốitượng để giúp công tác kế toán theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế diễn ratại công ty và các đơn vị trực thuộc

- Hình thức sổ kế toán:

Hiện nay, theo yêu cầu của Tập đoàn điện lực Việt Nam, cùng với tất

cả các đơn vị khác trong tập đoàn, công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán

“Nhật ký chung” Đây là hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuấtkinh doanh của tập đoàn do hình thức này đơn giản, dễ sử dụng và thuận tiện

áp dụng chương trình kế toán

- Báo cáo kế toán:

Các báo cáo tài chính công ty phải lập sau mỗi quý và sau mỗi niên độbao gồm:

- Bảng cân đối kế toán (mẫu B 01 – DN)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02- DN)

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03- DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09 – DN)

Ngoài ra theo quy định của tập đoàn điện lực Việt Nam công ty cònphải lập thêm 16 mẫu báo cáo đặc thù phục vụ cho các yêu cầu quản lý củacông ty và tập đoàn Ví dụ:

Báo cáo chi tiết tăng giảm tài sản cố định

Báo cáo tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu

phẩm Do đó cũng không có các nghiệp vụ đánh giá giá trị sản phẩm dở dang

và nhập xuất hàng tồn kho đối với thành phẩm Trong khoản mục hàng tồnkho của công ty, hàng hoá chiếm vị trí chủ yếu cả về số lượng và giá trị

Xuất phát từ những đặc điểm trên, nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho tại công tychủ yếu gồm các nghiệp vụ nhập, xuất kho, kiểm kê và xử lý chênh lệch hàngtồn kho đối với hàng hoá Và hàng hoá bao gồm: các chủng loại điện thoại cốđịnh, di động (thiết bị đầu cuối), các thiết bị thu phát khác phục vụ kinhdoanh mạng CDMA 450 MHz Ví dụ: Máy điện thoại U200, U105, WSH1000U,

 Tại Công ty thông tin viễn thông điện lực công tác quản lý hàng tồnkho được thực hiện khá chặt chẽ và khoa học Ngay từ khâu thu mua công ty

đã có sự phân công, quản lý một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việcsản xuất, vận hành một cách liên tục mạng thông tin cũng như đảm bảo cungứng đầy đủ hàng hoá cung cấp cho khách hàng Phòng kế hoạch phối hợp vớiphòng vật tư tiến hành xây dựng kế hoạch mua sắm hàng hoá dựa trên nhucầu thực tế Sau đó kế hoạch này sẽ chuyển cho ban quản lý dự án Ban quản

lý phối hợp với phòng vật tư tìm kiếm, lựa chọn các nhà cung cấp phù hợpsao cho việc thu mua đạt hiệu quả cao nhất Hàng hoá thu mua sau khi đượckiểm nhận đầy đủ về số lượng và nghiệm thu mới được tiến hành nhập kho

2.2.2 Tính giá hàng tồn kho ở công ty Thông tin viễn thông điện lực:

2.2.2.1 Tính giá nhập của hàng tồn kho:

Các nghiệp vụ nhập hàng hoá tại Công ty thông tin viễn thông điện lựcbao gồm: Nhập mới từ nhập khẩu và mua trong nước; Nhập thu hồi hàng hóa

đã xuất cho chương trình thử nghiệm và nhập điều chuyển từ các đại lý Cácnghiệp vụ nhập này có cách xác định giá như sau:

a Tính giá gốc hàng nhập mới:

Giá thực tế

hàng nhập

Giá mua (VNĐ) + Chi phí nhập khẩu

(hoặc chi phí thu mua) +

Phí chuyển tiền (nếu có) Tổng số lượng hàng hoá nhập kho

- Tổng số lượng hàng nhập kho: Bao gồm cả hàng mua theo đơn giá

hợp đồng và hàng bảo hành miễn phí không tính trong trị giá hợp đồng dođược khuyến mại…

Ví dụ: Ngày 30 tháng 10 năm 2006 Công ty thông tin viễn thông điệnlực nhập kho 63.070 sim trị giá 34.200 USD (trong đó: 60.000 sim có đơn giá0.57 USD/sim và 3.070 sim cho mục đích bảo hành không tính trong trị giáhợp đồng) theo hợp đồng nhập khẩu số 189-2006 Gemalto-EVNTel ngày18/10/2006, phí nhập khẩu chưa VAT 2.936.600đ, phí chuyển tiền chưa VAT1.350.000đ, tỷ giá bình quân giữa đồng Việt Nam và Đô la Mỹ trên thị trườngliên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố áp dụng cho ngày 30/10/06 là16.039đ/USD

Giá nhập

(34.200 x 16.039) + 2.936.600 + 1.350.000

= 8.765,187886(đ) 63.070

Tuy nhiên để thuận tiện cho việc theo dõi và tính toán giá nhập kho, tạicông ty lấy giá nhập kho theo phần số nguyên Tức là: Đơn giá nhập kho của

lô hàng nhập khẩu này: 8.765đ/thẻ sim

Phần giá trị còn lại (0,187886 x 63.070 = 11.850đ) được đưa ngay vàogiá vốn trong kỳ của công ty (Tài khoản 632)

b Tính giá hàng hóa nhập thu hồi:

- Tại công ty hàng hoá được thu hồi từ các nguồn sau: Chương trình thử nghiệm thiết bị và mạng, máy trang bị cho các phòng ban và đại lý Những máy điện thoại (thiết bị đầu cuối) được dùng cho mục đích này khi

xuất ra sẽ không được ghi nhận doanh thu mà được hạch toán vào chi phí kinh doanh và phân bổ đều trong suốt thời gian thử nghiệm (hạch toán trên

TK 242- chi phí trả trước dài hạn)

- Đối với những thiết bị đầu cuối thu hồi trong tình trạng vẫn sử dụngđược và kế toán chưa phân bổ hết giá trị thiết bị đầu cuối đó vào chi phí trong

kỳ, giá trị nhập kho được tính bằng công thức:

Giá trị thu hồi

nhập kho của thiết bị =

Giá trị theo phiếuxuất ban đầu -

Giá trị luỹ kế đã phân bổvào chi phí của thiết bị

- Đối với những thiết bị đầu cuối khi thu hồi được đánh giá là đã hỏng thìphần giá trị còn lại chưa phân bổ sẽ được kết chuyển hết vào chi phí trong kỳ

- Đối với những thiết bị đầu cuối (TBĐC) đã phân bổ hết thì giá nhậpkho thu hồi được xác định bằng với giá trị giữ lại không phân bổ

Ví dụ: Ngày 20/01/07 xuất kho 3 máy AP-310 cho chương trình thửnghiệm 3 tháng với đơn giá 1.440.000 đồng/máy Thời gian phân bổ 12tháng Giá trị giữ lại: 10.000 đồng Kết thúc thời gian thử nghiệm, phòng vật

tư thu hồi số lượng máy nói trên trong đó các máy vẫn còn sử dụng được vàlàm thủ tục nhập kho

Giá trị phân bổ = 1.440.000 – 10.000 = 1.430.000 đồng

Giá trị nhập kho = { 1440.000 - (1.430.000/12) x 3 } x 3 máy = 3.217.500 đồng

c Nhập kho hàng điều chuyển nội bộ:

Đối với hàng điều chuyển nội bộ công ty, giá nhập được xác định trên

cơ sở giá xuất của đơn vị điều chuyển hàng cho công ty thể hiện trên phiếu

xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Chi phí trong quá trình vận chuyển đượchạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ

2.2.2.2 Tính giá xuất của hàng tồn kho:

Các nghiệp vụ xuất kho hàng hoá tại công ty bao gồm: Xuất gửi bán đại

lý, xuất điều chuyển nội bộ, xuất cho thử nghiệm hoặc trang bị cho các phòngban, xuất biếu tặng Trị giá hàng hoá xuất kho tại công ty được tính theophương pháp nhập trước, xuất trước

Ví dụ: Tại thời điểm đầu ngày 01/03/2007 số liệu TBĐC AP310 tồn khotại công ty như sau:

Tên Vật tư TBĐC AP310 , Mã danh điểm: 52000310

2.2.2.3 Ghi nhận giá trị của hàng hoá tồn kho:

Hiện tại, giá trị hàng hoá tồn kho của công ty đang được ghi nhận theogiá gốc Công ty không xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hànghoá tồn kho

2.2.3 Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

2.2.3.1 Tổ chức hạch toán ban đầu:

 Nghiệp vụ nhập kho hàng hoá:

Bước 1: Bộ phận giao hàng lập giấy đề nghị nhập kho vật tư Khi

giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến phòng vật tư

Bước 2: Tại phòng vật tư, căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập

4 liên phiếu nhập kho (liên 1: Lưu tài chính kế toán; Liên 2: Lưu vật tư; Liên3: Lưu đơn vị giao vật tư; Liên 4: Lưu sổ phiếu nhập) rồi trình lên giám đốc

ký duyệt Sau đó vật tư giao 1 liên phiếu nhập cho người giao hàng Ngườigiao hàng sẽ mang phiếu này đến kho để làm thủ tục nhập

Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được phiếu nhập kho sẽ tiến hành

nhập kho hàng hoá Thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập và ký nhận vào cộtthực nhập của phiếu nhập kho, đồng thời phản ánh luôn vào thẻ kho Hoặc khi

có nhiều nghiệp vụ nhập xuất xảy ra cùng một lúc thủ kho có thể lưu lại hồ sơ

và cuối ngày mới tiến hành tổng hợp và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho.(Mỗi thẻ kho được dùng để theo dõi một loại hàng hoá.)

Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến phòng vật tư để

đối chiếu số lượng nhập giữa số thực tế và số đề nghị trên các liên còn lạicủa phiếu nhập kho và thẻ kho Sau đó thủ kho ký nhận vào các liên còn lạirồi giữ lại 2 liên

Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toán xuống kho để nhận 1 liên

phiếu nhập kho, đối chiếu rồi ký nhận vào thẻ kho

Bước 6: Tại phòng kế toán, căn cứ vào các hồ sơ mua hàng và phiếu

nhập kho, kế toán vật tư sẽ tiến hành áp giá và hạch toán

 Nghiệp vụ xuất kho hàng hoá:

Chu trình luân chuyển chứng từ được trình bày thông qua ví dụ vềnghiệp vụ xuất kho điều chuyển nội bộ cho Trung tâm Viễn thông di độngđiện lực dưới đây:

Bước 1: Trung tâm viễn thông di động điện lực lập một giấy đề nghị

xuất kho vật tư Khi giấy đề nghị này được ký duyệt sẽ được chuyển đến phòngvật tư

Bước 2: Tại phòng vật tư căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt sẽ lập 4

liên phiếu xuất kho (liên 1: Lưu tài chính kế toán; Liên 2: Lưu vật tư; Liên 3:Lưu đơn vị lĩnh vật tư; Liên 4: Lưu sổ phiếu xuất) rồi trình lên giám đốc kýduyệt Đồng thời cán bộ vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm

3 liên: Liên 1- Lưu vật tư, Liên 2- Lưu đơn vị nhận hàng, Liên 3- Lưu nội bộ.Sau đó cán bộ vật tư giao 1 liên phiếu xuất kho và 1 liên phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ cho người nhận hàng Người nhận hàng sẽ mang 2 phiếunày đến kho để làm thủ tục xuất

Bước 3: Tại kho, khi thủ kho nhận được phiếu xuất kho và phiếu xuất

kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hoá còn lạitrong kho rồi xuất hàng và xác nhận số lượng vào cột thực xuất của phiếuxuất kho, đồng thời phản ánh luôn vào thẻ kho (Thẻ kho TBĐC AP310).Hoặc khi có nhiều nghiệp vụ nhập xuất xảy ra cùng một lúc thủ kho có thểlưu lại hồ sơ và cuối ngày mới tiến hành tổng hợp và ghi số lượng thực xuấtvào thẻ kho

Bước 4: Định kỳ, 10 ngày một lần thủ kho sẽ đến phòng vật tư để

đối chiếu về số lượng thực tế đã xuất và số đề nghị trên các liên còn lại củaphiếu xuất kho và thẻ kho Sau đó thủ kho ký nhận vào các liên phiếu cònlại Thủ kho nhận lại 2 liên phiếu xuất kho, 1 liên phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ

Bước 5: Định kỳ, 15 ngày một lần kế toán xuống kho để nhận 1 liên

phiếu xuất kho, 1 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; kiểm tra; đốichiếu rồi ký nhận vào thẻ kho

Bước 6: Tại phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ (giấy đề nghị

xuất vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, tờ trình…) và phiếu xuấtkho kế toán vật tư sẽ tiến hành áp giá và hạch toán

2.2.3.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho ở công ty viễn thông điện lực:

a Hạch toán tại kho:

Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất thủ kho ghi vào thẻ kho về sốlượng nhập, xuất Cuối ngày, thủ kho xác định số tồn kho sau đó ghi vào cộttồn trên thẻ kho Mỗi chủng loại hàng hoá được ghi nhận trên một tờ thẻ kho,cuối kỳ các tờ thẻ kho được tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dõi chung

b Hạch toán tại phòng kế toán:

Khi nhận được phiếu nhập, xuất từ thủ kho, kế toán kiểm tra tính hợp lệcủa chứng từ Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành áp giá

Để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho công ty sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 156- Hàng hoá

- Tài khoản 1561- Giá mua hàng hoá

Để theo dõi chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá và theo kho công ty

mở tiếp 2 cấp đối tượng đối với tài khoản 1561 Cụ thể: TK 1561- Chủng loạihàng hoá – Kho

Ví dụ: TK 1561 - KCTBĐCWLL – PBKHOB2: “Hàng hoá – Giá muahàng hóa - Thiết bị đầu cuối WLL – Kho B2”

 Tài khoản 157- Hàng gửi bán đại lý

Để theo dõi chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá và theo kho công ty

mở tiếp 2 cấp đối tượng đối với tài khoản 157 Cụ thể: TK 157- Chủng loạihàng hoá - Đại lý