Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương VIETRANS

Lời mở đầu Để xây dựng đất nước giàu mạnh phát triển bối cảnh tồn cầu hố, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế khơng thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương đảm bảo giao lưu hàng hố, thơng thương với nước bè bạn năm châu, giúp khai thác có hiệu tiềm mạnh nguồn lực bên bên sở phân cơng lao động chun mơn hố quốc tế Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập hàng hố khơng thể khơng nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hố quốc tế hai hoạt động khơng tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống với Qui mô hoạt động xuất nhập tăng lên nhanh chóng năm gần nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ chiều rộng bề sâu Bên cạnh đó, với 3000 km bờ biển nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực có bước tiến đáng kể, chứng minh tính ưu việt so với phương thức giao nhận vận tải khác Khối lượng giá trị giao nhận qua cảng biển chiếm tỷ trọng lớn tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam Điều có ý nghĩa lớn, khơng nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà cịn góp phần nâng cao khả cạnh tranh hàng hoá nước ta thị trường giới Tuy nhiên, mà chưa có hệ thống văn pháp luật đồng bộ, chặt chẽ quản lý hoạt động này, lại bối cảnh “Nhà nhà làm giao nhận, người người làm giao nhận” hoạt động giao nhận vận tải trở nên lộn xộn, khó quản lý ngày bộc lộ nhiều tiêu cực Trước tình hình đó, Công ty giao nhận kho vận ngoại thương - Vietrans vốn doanh nghiệp nhà nước đầu lĩnh vực giao nhận Việt Nam không tránh khỏi trở ngại Trải qua 30 năm hoạt động, Vietrans bước hoàn thiện củng cố hoạt động kinh doanh Tuy vậy, để tồn phát triển lâu dài, cơng ty khơng cịn cách khác phải nhìn nhận lại tình hình, sở đề giải pháp thực tế để thúc đẩy hiệu hoạt động Trong thời gian thực tập tìm hiểu VIETRANS, với kiến thức sinh viên khoa Kinh Tế Ngoại Thương trường Đại học Ngoại Thương, với mong muốn đóng góp phần nhỏ vào phát triển công ty, em chọn đề tài: “Giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Cơng ty giao nhận kho vận ngoại thương - VIETRANS” Khoá luận chia làm phần: Chương I: Lý luận chung dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá đường biển Chương II: Thực trạng giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển công ty giao nhận kho vận ngoại thương - VIETRANS Chương III: Biện pháp phát triển dịch vụ giao nhận vận tải biển VIETRANS Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc thầy giáo hướng dẫn TS Vũ Sĩ Tuấn anh chị, cô công tác VIETRANS tận tình bảo, giúp đỡ em hồn thành khoá luận tốt nghiệp Tuy nhiên, hạn chế kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn giới hạn thời gian, viết em chắn khơng tránh khỏi thiếu sót nội dung lẫn hình thức Em mong nhận bảo, góp ý quý báu thầy bạn để giúp em q trình nghiên cứu công tác sau Em xin chân thành cảm ơn! Chương I Lý luận chung dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá đường biển I Dịch vụ giao nhận người giao nhận Dịch vụ giao nhận 1.1 Khái niệm Giao nhận vận tải hoạt động nằm khâu lưu thông phân phối, khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai khâu chủ yếu chu trình tái sản xuất xã hội Giao nhận vận tải thực chức đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai lưu thông phân phối phân phối vật chất, mặt thứ thủ tục thương mại hình thành Giao nhận gắn liền với vận tải, không đơn vận tải Giao nhận mang ý nghĩa rộng hơn, tổ chức vận tải, lo liệu cho hàng hoá vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng vậy, nên có nhiều định nghĩa giao nhận Theo qui tắc mẫu Liên đoàn hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận định nghĩa “bất kỳ loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hố dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá” Theo luật Thương Mại Việt Nam “dịch vụ giao nhận hàng hóa hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục, giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải người giao nhận khác” Như bản, giao nhận hàng hóa tập hợp cơng việc có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) 1.2 Đặc điểm dịch vụ giao nhận vận tải Do loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận vận tải mang đặc điểm chung dịch vụ, hàng hóa vơ hình nên khơng có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, cất giữ kho, sản xuất tiêu dùng diễn đồng thời, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận người phục vụ Nhưng hoạt động đặc thù nên dịch vụ có đặc điểm riêng:  Dịch vụ giao nhận vận tải không tạo sản phẩm vật chất, làm cho đối tượng thay đổi vị trí mặt khơng gian không tác động mặt kỹ thuật làm thay đổi đối tượng Nhưng giao nhận vận tải lại có tác động tích cực đến đến phát triển sản xuất nâng cao đời sống nhân dân  Mang tính thụ động: Đó dịch vụ phụ thuộc nhiều vào nhu cầu khách hàng, qui định người vận chuyển, ràng buộc luật pháp, thể chế phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba)…  Mang tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất nhập nên phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập Mà thường hoạt động xuất nhập mang tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng tính thời vụ  Ngồi công việc làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ giao nhận tiến hành dịch vụ khác gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để hồn thành cơng việc tốt hay khơng cịn phụ thuộc nhiều vào sở vật chất kỹ thuật kinh nghiệm người giao nhận 1.3 Yêu cầu dịch vụ giao nhận vận tải Cũng loại dịch vụ nào, dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa khơng có tiêu định tính để đánh giá chất lượng có u cầu địi hỏi riêng mà người giao nhận phải đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng Một số yêu cầu dịch vụ bao gồm: Giao nhận hàng hóa phải nhanh gọn Nhanh gọn thể thời gian hàng từ nơi gửi đến nơi nhận, thời gian bốc xếp, kiểm đếm giao nhận Giảm thời gian giao nhận góp phần đưa hàng hóa vào đáp ứng nhu cầu khách hàng, muốn người làm giao nhận phải nắm quy trình kỹ thuật, chủng loại hàng hóa, lịch tàu bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển Giao nhận xác an tồn Đây u cầu quan trọng để đảm bảo quyền lợi chủ hàng người vận chuyển Chính xác yếu tố chủ yếu định chất lượng mức độ hoàn thành cơng việc bao gồm xác số lượng, chất lượng, trạng thực tế, xác chủ hàng, nhãn hiệu Giao nhận xác an tồn hạn chế đến mức thấp thiếu hụt, nhầm lẫn, tổn thất hàng hóa Bảo đảm chi phí thấp Giảm chi phí giao nhận phương tiện cạnh tranh hiệu đơn vị giao nhận Muốn phải đầu tư thích đáng sở vật chất, xây dựng hoàn chỉnh định mức, tiêu chuẩn hao phí, đào tạo đội ngũ cán nghiệp vụ Người giao nhận 2.1 Khái niệm Chưa có định nghĩa thống người giao nhận quốc tế chấp nhận Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay doanh nghiệp giao nhận người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “người giao nhận người lo toan để hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng ủy thác hành động lợi ích người ủy thác Người giao nhận đảm nhận thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hố” Người giao nhận chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng đảm nhận cơng việc giao nhận hàng hóa mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo luật Thương mại Việt Nam người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Từ định nghĩa ta rút nhận xét:  Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng, bảo vệ lợi ích chủ hàng  Người giao nhận lo liệu việc vận tải chưa người vận tải Anh ta sử dụng, thuê mướn người vận tải Anh ta có phương tiện vận tải, tham gia vận tải, chủ hàng ủy thác, người giao nhận, ký hợp đồng ủy thác giao nhận, người vận tải  Cùng với việc tổ chức vận tải, người giao nhận làm nhiều việc khác phạm vi ủy thác chủ hàng để đưa hàng từ nơi đến nơi khác theo điều khoản cam kết Dù nước khác nhau, tên gọi người giao nhận có khác nhau, tất mang tên chung giao dịch quốc tế “ người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), làm dịch vụ tương tự nhau, dịch vụ giao nhận 2.2 Phạm vi dịch vụ người giao nhận Cho dù người giao nhận thực nhiều dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa tổng hợp thành nhóm sau: Phạm vi dịch vụ người Thay mặt ngư ời gửi Thay hàng mặt ngư ời Dịch nhậvụ n hàn g hóa đặc Dịch vụ khác 2.2.1 Dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu) Theo dẫn người gửi hàng, người giao nhận làm công việc sau đây: - Chọn tuyến đường, phương thức vận tải người chuyên chở thích hợp cho hàng di chuyển nhanh chóng, an tồn, xác, tiết kiệm - Lưu cước với người chuyên chở chọn - Nhận hàng, thiết lập cung cấp chứng từ cần thiết giấy chứng nhận nhận hàng người giao nhận - Nghiên cứu điều khoản tín dụng thư - Đóng gói hàng hóa (trừ việc đóng gói hàng hóa thuộc trách nhiệm người gửi hàng trước giao hàng cho người giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, chất hàng hóa, qui chế áp dụng có, nước xuất khẩu, nước cảnh nước nhập - Lo liệu việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hóa khách hàng yêu cầu - Vận tải hàng hóa đến cảng, thực việc khai báo hải quan, thủ tục chứng từ liên quan giao hàng cho người chuyên chở - Thực việc giao dịch ngoại hối, có - Thanh tốn phí chi phí khác bao gồm tiền cước - Nhận vận đơn ký người chuyên chở giao cho người gửi hàng - Thu xếp việc chuyển tải đường cần thiết - Giám sát việc vận tải hàng hóa đường gửi tới người nhận hàng thơng qua mối liên hệ với người chuyên chở đại lý người giao nhận nước - Ghi nhận tổn thất hàng hóa, có - Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở tổn thất hàng hóa, có 2.2.2 Dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) Theo dẫn khách hàng, người giao nhận sẽ: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hóa trách nhiệm vận tải hàng hóa thuộc người nhận hàng - Nhận kiểm tra tất chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, quan trọng vận đơn - Nhận hàng người chuyên chở cần tốn cước - Thu xếp việc khai báo hải quan trả lệ phí, thuế phí khác cho hải quan quan liên quan - Thu xếp việc lưu kho cảnh cần - Giao hàng làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng - Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở tổn thất hàng hóa có - Giúp người nhận hàng việc lưu kho phân phối hàng hóa hai bên có hợp đồng 2.2.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt Giao nhận hàng hóa đặc biệt khác giao nhận hàng hóa thơng thường chỗ cơng việc địi hỏi người giao nhận phải có thêm thiết bị chuyên dùng, đồng thời u cầu người giao nhận phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững Dó hàng hóa đặc biệt khơng đồng mà hàng bách hóa bao gồm nhiều loại thành phẩm, bán thành phẩm, hay hàng sơ chế hàng hóa khác giao lưu buôn bán quốc tế Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt mà người giao nhận thường gặp nay: Giao nhận hàng cơng trình Hàng cơng trình chủ yếu máy móc nặng, thiết bị để xây dựng cơng trình lớn nhà máy hoá chất, nhà máy thuỷ điện, sân bay, sở lọc dầu Giao nhận hàng loại phải từ nơi sản xuất đến tận công trường xây dựng việc di chuyển cần phải có kế hoạch cẩn thận để đảm bảo giao hàng thời hạn Đây lĩnh vực chuyên môn người giao nhận cần thiết bị đặc biệt cần cẩu loại nặng, xe vận tải ngoại cỡ, tàu chở hàng loại đặc biệt v.v… Giao nhận quần áo treo mắc Quần áo may mặc chuyên chở mắc áo treo giá container đặc biệt gọi container treo (hanging container) Đây container 20’, 40’ bình thường lắp đặt thêm bar ngang dọc hay sợi dây có móc để móc mắc treo vào Loại container có yêu cầu vệ sinh nghiêm ngặt nơi đến, quần áo chuyển trực tiếp từ container vào cửa hàng để bầy bán Cách loại bỏ việc phải chế biến lại quần áo đóng nhồi container, đồng thời tránh ẩm ướt, bụi bậm Giao nhận hàng triển lãm Người giao nhận thường người tổ chức triển lãm hay đơn vị tham gia triển lãm giao cho việc chuyên chở hàng đến nơi triển lãm nước Đây thường hàng tạm nhập tái xuất tạm xuất tái nhập nên có thủ tục riêng giao nhận khơng giống hàng hóa xuất nhập thơng thường địi hỏi người giao nhận phải có kinh nghiệm 2.2.4 Các dịch vụ khác Ngồi dịch vụ nêu trên, tuỳ thuộc vào yêu cầu khách hàng, người giao nhận làm dịch vụ khác nảy sinh trình chuyên chở dịch vụ đặc biệt gom hàng, dịch vụ liên quan đến hàng cơng trình, cơng trình chìa khóa trao tay v.v… Người giao nhận thơng báo cho khách hàng nhu cầu tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, điều khoản cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương, tóm lại tất vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh khách hàng, cho dù khách hàng có yêu cầu hay không 2.3 Địa vị pháp lý người giao nhận Do chưa có luật lệ quốc tế quy định lĩnh vực nên địa vị pháp lý người giao nhận nước có khác nhau, tùy theo luật pháp nước nước có luật tập tục (common law) - luật khơng thành văn, thông dụng nước thuộc khối liên hiệp Anh, hình thành sở tập quán phổ biến quan hệ dân từ nhiều kỷ - địa vị pháp lý người giao nhận dựa khái niệm đại lý Người giao nhận lấy danh nghĩa người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) để giao dịch cho công việc người ủy thác mối quan hệ đối tác VIETRANS không công sức nghiên cứu thị trường, dị dẫm bước mà lại tăng thị phần đồng thời hạn chế thấp rủi ro Ngồi ra, VIETRANS nhờ Hiệp hội mà công ty thành viên đại sứ quán, đại diện thương mại hay tham tán thương mại Việt Nam nước giới thiệu với khách hàng Nhờ vào uy tín hiệp hội này, cơng ty có nhiều thuận lợi Đây nghe giải pháp khơng khả thi VIETRANS trước mắt áp dụng cơng ty có lợi cơng ty đầu ngành hoạt động lâu đời Việt Nam, có mối quan hệ tốt đẹp với hiệp hội Tuy nhiên công ty dựa vào phương thức lâu dài phát triển bền vững phải dựa vào thân nội lực công ty 2.2 Giải pháp loại hình dịch vụ giao nhận Cũng việc mở rộng thị trường, việc phát triển mở rộng loại hình dịch vụ quan trọng, giúp công ty đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng, từ nâng cao thị phần, hạn chế tính thời vụ đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng quan hệ thường xuyên lâu dài với khách hàng Đối với phương thức giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển, dịch vụ mà VIETRANS cung cấp vận chuyển giao nhận hàng rời, hàng nguyên container, dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ vận tải đa phương thức, giao nhận từ cửa đến cửa, cho thuê kho ngoại quan VIETRANS cần trọng vào dịch vụ gom hàng loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở lợi nhờ tiết kiệm thời gian giao nhận phân phát lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cước chủ hàng lẻ có người giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm chi phí khơng phải th ngun container, người giao nhận thu nhiều doanh thu cước hàng lẻ thường lớn cước hàng nguyên Thực dịch vụ công ty giao nhận dễ dàng thuận lợi, cần công ty thiết lập trạm giao nhận đóng hàng lẻ, đồng thời có cẩn trọng cần mẫn giao nhận hàng Công ty nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Vận tải đa phương thức loại hình vận tải tiên tiến áp dụng rộng rãi khu vực giới Xu hướng tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế giới khu vực cộng với tác động khoa học công nghệ vận tải container thông tin thúc đẩy vận tải đa phương thức phát triển nhanh chóng Ngày nay, mối liên kết sản xuất, vận tải, thị trường, phân phối quản lý hàng hóa chặt chẽ phụ thuộc vào mà không phương thức vận tải thông thường, đơn lẻ đáp ứng VTĐTPT đảm bảo hệ thống giao hàng “từ cửa đến cửa” hữu hiệu với giá thành thấp Ngành hàng hải giới tiếp tục phát triển theo xu hướng tồn cầu hóa đa dạng hóa theo phương thức tập trung luồng hàng, tiếp tục xu hướng sáp nhập, hợp tác, hình thành liên minh lớn tập trung quyền lực giới hàng hải Các tàu container hệ đưa vào sử dụng, vận tải đa phương thức rộng rãi VIETRANS, vận tải đa phương thức thực việc vận chuyển hàng từ kho tới kho từ trạm gửi hàng lẻ (CFS) đến CFS từ CFS đến kho bao gồm việc đóng hàng vào container, niêm phong cặp chì, giám định hàng hóa, làm thủ tục hải quan Đối với VIETRANS, dịch vụ khơng q khó khăn cơng ty có thực lực: đủ phương tiện, nhiều kinh nghiệm Tuy nhiên, để thực tốt dịch vụ này, công ty phải đầu tư để đại hoá phương tiện, trang thiết bị làm hàng cho phù hợp với tình hình Đó thiết bị đóng hàng vào container, xe nâng, cần cẩu, đặc biệt loại xe chở container Ngồi ra, cơng ty phải thiết lập quan hệ, ký hợp đồng với hãng tàu, hãng hàng không, hãng đường sắt lớn nước nước để chủ động phương tiện chỗ mùa hàng, phối hợp chặt chẽ điểm chuyển tải, đại lý chi nhánh phải theo dõi thơng báo kịp thời lịch trình, thời gian xuất phát phương tiện vận tải, lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp để hàng đến điểm chuyển tải nối chuyến kịp thời, lưu chỗ, giữ chỗ, để hàng khơng bị rớt Bên cạnh đó, công ty nên trọng đến chuyên môn, kinh nghiệm cán nghiệp vụ để tạo dựng uy tín thương trường biết để phát triển dịch vụ uy tín cơng ty vô quan trọng 2.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ khó khăn khái niệm “chất lượng dịch vụ” cịn mơ hồ, chưa có tiêu chuẩn đánh giá Chúng ta hiểu dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, làm cho khách hàng hài lịng có chất lượng Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng dịch vụ đem đến cho khách hàng tin tưởng, n tâm hàng hóa an tồn đến đích xác tay người giao nhận mẫn cán Ta thấy VIETRANS chiếm thị phần nhỏ thị trường giao nhận vận tải biển phần chất lượng dịch vụ chưa cao, số khách hàng ủy thác cho VIETRANS giao nhận lô hàng gặp nhiều trục trặc không quay lại công ty Do vậy, việc cạnh tranh chất lượng cần thiết, giúp cơng ty bớt gánh nặng cạnh tranh giá chiến tranh giá cả, VIETRANS lại với cơng ty nước ngồi có tiềm lực vốn Để làm điều đó, trước hết hoạt động giao nhận công ty phải đáp ứng yêu cầu đặc thù nghề nghiệp Đó nhanh gọn, xác, an tồn với chi phí thấp Muốn vậy, cơng ty nên tự xây dựng số tiêu định lượng thời gian hồn thành cơng việc hợp lý số tiêu định tính để theo dõi kết dịch vụ, đánh giá khách hàng Để xây dựng nên tiêu này, cơng ty tham khảo số tiêu công ty giao nhận uy tín giới hiệp hội quốc tế, hay thực tế vấn khách hàng, lập bảng câu hỏi để trưng cầu ý kiến Về lâu dài, VIETRANS phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, tiêu chuẩn Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế biên soạn thức ban hành năm 1987 Nhiều người lầm tưởng chứng áp dụng với doanh nghiệp sản xuất thực lại tỏ có tác dụng to lớn với doanh nghiệp dịch vụ Để giành chứng doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng tồn diện, khơng dịch vụ mà chất lượng người Do đó, mục tiêu cuối VIETRANS tiến hành cải tiến chất lượng dịch vụ có chứng ISO 9002 Với loại hình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển, chất lượng dịch vụ thể việc tưởng nhỏ Chẳng hạn loại hàng tương đối đặc biệt hàng container treo cần yêu cầu vệ sinh cao cơng ty nên chọn container sạch, trang thiết bị làm hàng nên đảm bảo để hàng xếp đều, không bị nhàu nát Nếu cần ý chi tiết nhỏ nhặt cách nhìn nhận, đánh giá khách hàng dịch vụ cơng ty khác hẳn Cịn với hàng cần yêu cầu kỹ thuật khắt khe vận chuyển, xếp dỡ, đóng gói, bảo quản cơng ty nên đầu tư vào cơng cụ làm hàng, nhân viên giao nhận người trực tiếp làm hàng hay đạo làm hàng phải đặc biệt ý, bỏ thêm cơng sức cho dù phí làm hàng khơng lơ hàng bình thường Ngoài ra, tạo dịch vụ tốt tức tư vấn cho khách hàng tình hình cạnh tranh thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế Cung cấp cho khách hàng thông tin đối tác xuất nhập khẩu, đưa lời khuyên điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi có tranh chấp xảy Tư vấn việc sử dụng hãng tàu có uy tín, tuyến đường, thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nhằm giúp cho hàng hóa thông quan dễ dàng Những dịch vụ bổ sung mang tính chất loại chất xúc tác trì củng cố quan hệ với khách hàng nâng cao vị công ty cạnh tranh 2.4 Giải pháp xúc tiến thương mại Xúc tiến thương mại hoạt động vô phong phú Mọi công ty biết đến tầm quan trọng hoạt động để thực kế hoạch xúc tiến hiệu việc khó khăn đa phần công ty Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài Nhưng để phát triển bền vững, VIETRANS cần thúc đẩy hoạt động Xúc tiến thương mại doanh nghiệp dịch vụ bao gồm hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo quan hệ khách hàng mà quan trọng sách chăm sóc khách hàng Biện pháp quảng cáo hoạt động quan trọng, chứng năm công ty Mỹ tiêu tốn khoảng 20% doanh thu cho hoạt động quảng cáo Quảng cáo dùng để trì hình ảnh cơng ty, làm bật mặt hàng, dịch vụ hay kiện, sách khuyến mại, hạ giá, hay hỗ trợ khách hàng Chính sách quảng cáo thích hợp mạnh mẽ cải thiện tình hình đáng kể Việc quan tâm chương trình quảng cáo ngân sách quảng cáo, VIETRANS cần xây dựng ngân sách quảng cáo hợp lý mức kinh phí cho quảng cáo yếu tố định đến việc chọn phương tiện quảng cáo, cách thức tiến hành quảng cáo, thời gian không gian quảng cáo Muốn vậy, mức kinh phí phải dự kiến trước, nghĩa phải có kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo, tránh rơi vào trường hợp bị động, cân bằng, tiến hành dở dang hết kinh phí Về phương tiện quảng cáo, VIETRANS quảng cáo báo, làm panơ, áp phích quảng cáo Đây biện pháp dễ dàng mà không tốn khác với doanh nghiệp sản xuất, phải đưa chiến dịch quảng cáo rầm rộ đưa sản phẩm mới, doanh nghiệp dịch vụ, VIETRANS cần quảng cáo thường xuyên mà không cần phơ trương Ngồi ra, tăng cường quảng cáo sở giao dịch sử dụng tượng “tiếng đồn” biện pháp thường dùng ngân sách không lớn công ty sẵn có tiếng tăm VIETRANS Tham gia vào tượng “tiếng đồn” phương pháp quảng cáo cổ điển, phương pháp thường dùng loại hình kinh doanh, dịch vụ với ưu điểm giảm thiểu tối đa rủi ro “khơng nhìn, khơng thấy được” loại dịch vụ tạo Sở dĩ phương pháp thành cơng VIETRANS cơng ty xây dựng uy tín tốt tạo lịng tin khách hàng ngồi nước từ lâu Những hình thức sử dụng :  Sử dụng kỹ thuật mang tính kiện hợp đồng tài trợ cho giải thể thao, hoa hậu hoạt động từ thiện Chẳng hạn liên doanh TNT - Express VIETRANS vừa ký hợp đồng tài trợ cho Sea Games 22 tổ chức Việt Nam  Giới thiệu người sử dụng dịch vụ công ty hài lịng dịch vụ  Sử dụng người đánh giá có độ tin cậy cao uy tín cao chuyên gia ngành chủ tịch hãng lớn nước ngoài, viên chức phủ, thành phố  Viết bài, phóng cơng ty báo chí, tivi  Sử dụng mạng internet để quảng cáo công ty thị trường giới Hiện công ty sử dụng nhiều loại hình tiếp thị như: in ấn phẩm giới thiệu cơng ty có hình thức đẹp, tham gia hội chợ triển lãm… Tuy nhiên hình thức ưa chuộng nhân viên công ty đến đơn vị xuất nhập để xây dựng quan hệ cách đưa báo giá, tờ rơi, thuyết phục khách hàng Hình thức nằm chiến lược xúc tiến thương mại gọi chăm sóc khách hàng Khơng thường xuyên gặp khách hàng để tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi khách hàng dịch vụ công ty, trao đổi giúp cho hai bên hiểu tin tưởng lẫn Điều có lợi cho cơng ty lúc khó khăn Bên cạnh đó, để giành ủng hộ khách hàng, VIETRANS áp dụng số cách sau: cho khách hàng hưởng hoa hồng thoả đáng, với khách hàng lớn có lượng hàng ổn định cho hưởng mức giá ưu đãi, quan tâm đến khách hàng ốm đau, thai sản, hiếu hỉ,…Những điều nghe tưởng không hiệu nhiều công ty áp dụng đạt nhiều thành công 2.5 Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình Cho dù VIETRANS có đội ngũ cán giỏi chun mơn, giàu nghiệp vụ, phân tích trên, tồn lớn cần khắc phục công ty trình độ đội ngũ cán ngày hạn chế trước nhu cầu đòi hỏi thị trường, hiệu hoạt động chưa cao Chúng ta biết người trung tâm hoạt động, tổ chức muốn mạnh phải có người tài Để VIETRANS phát triển lâu dài, công ty cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động Trước hết trình độ nghiệp vụ, cho dù cán công nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm nghiệp vụ vai trị cơng ty việc đào tạo đội ngũ lao động khơng thể phủ nhận Công ty cần thường xuyên tổ chức khoá học nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm luật pháp cho cán kinh doanh Thực phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn với dài hạn, vừa học vừa tích luỹ kinh nghiệm Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo cán tinh thông nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng địa lý, luật lệ tập quán nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng Qua Hiệp hội mà VIETRANS tham gia, cần cử cán nước học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia khoá học hiệp hội tổ chức khoá học hàng nguy hiểm FIATA, khoá học nghiệp vụ VISABA,…Đây hội để cán cơng ty có điều kiện cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình Có tạo thuận lợi cho khâu đào tạo sau Hàng năm, công ty nên tổ chức thi sát hạch nghiệp vụ, đặc biệt ngoại ngữ để cán phải tự học tập, không lơ việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho cán công nhân viên quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu cơng việc Đó tinh thần trách nhiệm, tư sáng tạo cơng việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, sở vật chất kỹ thuật công ty Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ VIETRANS, tinh thần trách nhiệm, tính mẫn cán cơng việc nên đặc biệt coi trọng khách hàng tin tưởng giao hàng hóa vào tay người giao nhận, họ phải đảm bảo hàng hóa an tồn Hơn việc nâng cao ý thức cịn giúp cơng ty sử dụng hiệu phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Để làm công ty cần: - Tuyên truyền để nâng cao ý thức cán công nhân viên công việc, sử dụng thiết bị, tài sản công ty - Đưa nội quy chặt chẽ, sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt người có sáng kiến cải tiến cơng việc - Chính sách sử dụng lao động phải người việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc 2.6 Giải pháp tổ chức quản lý Một cơng ty cần có cán giỏi làm để kết hợp họ thành tập thể mạnh quan trọng Mà điều lại phụ thuộc nhiều vào phương thức tổ chức quản lý công ty Mỗi cơng ty có mơ hình tổ chức riêng có phương thức quản lý riêng phù hợp với mơ hình tổ chức VIETRANS có nhiều cải tiến nhằm bước hồn thiện mơ hình quản lý phải thẳng thắn thừa nhận cơng ty hoạt động cịn cồng kềnh, chưa thực tạo mối liên kết chặt chẽ chi nhánh, phòng ban Sự phối hợp hoạt động phận chưa đạt hiệu mong muốn, không tạo sức mạnh tập thể doanh nghiệp lớn lĩnh vực giao nhận vận tải, hoạt động chi nhánh, phòng ban “ lấn sân nhau” tạo cạnh tranh tiêu cực nội cơng ty Chính vậy, cơng ty cần phải đổi hình thức quản lý mơ hình tổ chức cho phù hợp với điều kiện kinh doanh công ty, cho tổ chức phải thực liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thống để huy động sức mạnh tập thể, tạo hiệu hoạt động toàn hệ thống Trước hết, VIETRANS phải kiện toàn lại máy theo hướng tinh giản, gọn nhẹ Trong khối quản lý để q nhiều phịng phịng Hành chính, Tổ chức cán bộ, Tổng hợp, Kế toán,…Tuy chức năng, nhiệm vụ phịng khơng trùng lặp doanh nghiệp kinh doanh cấu cồng kềnh, lãng phí nguồn lực Để thực nhiệm vụ kể trên, công ty cần hai phịng, kết hợp phịng Tổ chức cán với phịng Tổng hợp, cịn phịng Kế tốn kiêm chức phịng Hành Như thế, vừa gọn nhẹ, vừa tạo thuận lợi cho phận kinh doanh Trong khối kinh doanh, công ty cần tiến hành chun mơn hố Hiện nay, VIETRANS có phịng chun trách Marketing phịng ban chun đường biển, đường hàng khơng, đường sắt, phịng triển lãm, phịng cơng trình chưa phát huy hết tác dụng Đó phịng Marketing chưa tạo điều kiện thuận lợi hoạt động, phịng ban nhận việc tiến hành khơng chu đáo làm uy tín phịng Marketing Biện pháp trước mắt phải chấn chỉnh hoạt động phòng ban, phòng hoạt động chức phịng Phịng Thị trường đóng vai trị chủ đạo quan hệ khách hàng, thực việc nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trường, thực chức hướng dẫn phòng ban khác, đồng thời khuyến khích phịng ban khác thiết lập mở rộng bạn hàng Nhưng có hàng khơng tự đơn lẻ làm mà phải chuyển phịng chức năng, chẳng hạn hàng đường biển phải chuyển phòng đường biển, việc liên hệ với khách hàng cán tìm nguồn hàng phụ trách, hai bên phối hợp theo dõi lơ hàng, vừa giữ uy tín thân vừa tránh tình trạng cạnh tranh lẫn nhau, cơng ty lại khơng bị thất cán công ty lợi dụng danh nghĩa công ty để làm ăn riêng Chun mơn hố theo hướng vừa phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn phận, vừa đảm bảo tạo mối liên kết chặt chẽ chi nhánh, phòng ban trình thực cơng đoạn khác nghiệp vụ Tuy nhiên, việc quản lý tập trung doanh nghiệp tầm cỡ VIETRANS đòi hỏi yêu cầu khắt khe qui chế hoạt động, khả tổ chức lãnh đạo cán quản lý, phương tiện vật chất kỹ thuật đại phục vụ yêu cầu quản lý Điều khơng dễ dàng thực hiện, địi hỏi chi phí thời gian, tiền của, công sức không nhỏ Nhưng làm điều đó, VIETRANS phát huy hết mạnh, tiềm lực công ty lớn, đầu ngành lĩnh vực giao nhận vận tải Việt Nam 2.7 Hạn chế ảnh hưởng tính thời vụ Như phân tích, đặc thù mà tồn cần khắc phục Cơng ty giao nhận kho vận ngoại thương tính thời vụ Tính thời vụ hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ hoạt động xuất nhập hàng hóa lượng hàng hóa xuất nhập đối tượng hoạt động giao nhận Tuy nước ta ngày hội nhập vào kinh tế khu vực giới lưu thơng hàng hóa ngày đẩy mạnh Dù có lúc lượng hàng hóa có sụt giảm khơng phải khơng có hàng, biết khai thác tốt, VIETRANS ổn định nguồn hàng, tiến tới chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh Muốn hạn chế ảnh hưởng tính thời vụ, VIETRANS phải có tín nhiệm khách hàng, phải ký hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn Đây cơng việc địi hỏi phải có chiến lược lâu dài trước mắt VIETRANS thực số giải pháp sau mùa hàng xuống: 2.7.1 Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng Tuy lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa, điều kiện tiên chất lượng nhiều khách hàng nhân tố giá lại mang tính chất quan trọng q trình định Do đó, giảm giá mùa hàng xuống biện pháp hiệu để thu hút khách hàng, đem lại việc làm nguồn thu nhập cho công ty Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty rơi vào tình trạng làm ăn khơng có lãi, chí lỗ Nhưng khơng làm gì, cơng ty phải trả lương nhân viên, khấu hao máy móc thiết bị Cịn thực chiến lược giảm giá cơng ty cịn có lợi trì mở rộng quan hệ với khách hàng, điều lợi tiềm tàng, khó có mua Khi tiến hành giảm giá VIETRANS phải nghiên cứu mức hợp lý, vừa thu hút khách hàng vừa đảm bảo lợi nhuận Điều khơng đơn giản chút vào mùa hàng xuống, hãng tàu quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết doanh nghiệp giao nhận có khả giảm giá Mà với cơng ty có tiềm lực mức họ đưa mùa hàng cao thấp đến giật mình, DNNN VIETRANS bị vào vịng xốy cạnh trạnh giá làm cho lợi nhuận bị xói mịn, giảm khả tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất, cuối Nhà nước bị thất thu thuế Do đó, VIETRANS nên chuyển theo hướng thứ hai 2.7.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi Đây biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Nhưng chất lượng dịch vụ khơng phải hai mà có được, không dễ dàng tạo ý niệm tâm tưởng khách hàng Nâng cao chất lượng dịch vụ khó khăn phải tiến hành đồng sau trình chuẩn bị chu đáo Như phân tích, dịch vụ phải đem lại lợi ích thực dễ nhận thấy cho khách hàng, doanh nghiệp tạo chủ động kinh doanh IX Kiến nghị Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nay, để đạt kết mong muốn, VIETRANS phải nhanh chóng kiện tồn lại tổ chức, đổi phương thức hoạt động Trước mắt, công ty cần thực việc cổ phần hoá để huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tiến hành đồng giải pháp nêu để nâng cao hiệu sử dụng nguồn vốn Sở dĩ nói cần tiến hành đồng giải pháp chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ cho Chẳng hạn, công ty thực biện pháp mở rộng thị trường khơng có loại hình dịch vụ đa dạng, đội ngũ lao động có chun mơn, giàu kinh nghiệm chất lượng dịch vụ không đảm bảo Nhưng nỗ lực thân cơng ty thơi chưa đủ, doanh nghiệp VIETRANS cần có ủng hộ, quan tâm giúp đỡ Nhà nước, Bộ, ngành, quan hữu quan Hiệp hội giao nhận Việt Nam, Phịng Thương mại cơng nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động công ty Sự quan tâm không qua đường lối sách đắn, hợp lý mà cịn phải qua hành động thiết thực thường xuyên sâu sát để nắm khó khăn, tâm tư nguyện vọng doanh nghiệp, từ có hướng giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn Có nỗ lực doanh nghiệp phát huy hiệu Kết luận Vận tải biển phương thức vận tải quốc tế lâu đời quan trọng thương mại quốc tế VIETRANS, cơng ty có lịch sử hình thành phát triển 30 năm, giao nhận vận tải biển trở thành hoạt động chủ đạo, trở thành lợi cạnh tranh công ty thị trường Trong 30 năm đó, VIETRANS gặt hái khơng thành cơng nếm trải bao thất bại, để nhìn lại chặng đường hoạt động qua mình, cán lâu năm cơng ty khơng khỏi nuối tiếc cho mà khơng đạt tự hào xây dựng nên tảng vững qui trình kinh nghiệm làm sở cho lớp đàn em kế cận tiếp tục phát triển công ty Nhưng bối cảnh mà môi trường, điều kiện kinh doanh có nhiều thay đổi khơng giống trước đây, làm để đứng vững không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động mình, làm để phương thức giao nhận vận tải mạnh công ty đồng thời hỗ trợ cho dịch vụ khác trăn trở cán VIETRANS Và nhiệm vụ hệ trẻ, lớp đàn em kế cận công ty Là sinh viên chuyên ngành kinh tế ngoại thương, với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé vào phát triển VIETRANS, em sâu nghiên cứu hoạt động giao nhận vận tải biển công ty mạnh dạn đưa vài giải pháp Nhưng kiến thức kinh nghiệm hạn chế mình, viết em chắn cịn nhiều thiếu sót Em mong có bảo giúp đỡ thầy, để em có hiểu biết thấu đáo q trình học tập cơng tác sau tài liệu tham khảo Báo cáo tổng kết năm 1998 - 2002, VIETRANS Báo cáo sơ kết tháng đầu năm 2003, VIETRANS Luật Thương Mại, 1997 Luật Hàng Hải Việt Nam, 1993 PGS TS Hoàng Văn Châu, “Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu”, NXB Khoa Học Kỹ Thuật, 1999 PGS TS Đinh Ngọc Viện (Chủ biên), “Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế”, NXB Giao Thơng Vận Tải, 2002 Các công ước quốc tế vận tải hàng hải, NXB Giao Thông Vận Tải, 1999 ESCAP, “Sổ tay nghiệp vụ giao nhận hàng hóa quốc tế”, 2002 TS Nguyễn Như Tiến, “Vận chuyển hàng hóa đường biển Container”, NXB Đại Học Quốc Gia, Hà Nội, 2000 10 Quy tắc thực hành thống tín dụng chứng từ - UCP 500, phòng Thương mại quốc tế Paris 11 Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn - FIATA 12 INCOTERM 2000 hướng dẫn sử dụng INCOTERM 2000, Trường Đại Học Ngoại Thương, 1999 13 Quyết định 2106/QĐ-VT ngày 23/8/1997 Bộ Giao Thông Vận Tải Thể lệ bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa cảng biển Việt Nam 14 Niên giám thống kê 2002, NXB Thống Kê, 2003 15 Tạp chí VISABA TIMES 16 Tạp chí Hàng Hải Việt Nam 17 Tạp chí Biển 18 Tạp chí Thương Mại 19 Manual on freight forwarding 1998, ESCAP United Nation 20 www.fiata.com ... hàng hóa giao nhận tồn cơng ty, đóng góp phần khơng nhỏ vào kết mà cơng ty đạt năm qua Dưới xem xét mặt 4.1.1 Sản lượng giao nhận Tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương - VIETRANS, giao nhận... lệnh giao hàng, sau nhận hàng CFR quy định làm thủ tục Chương II Thực trạng giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển công ty giao nhận kho vận ngoại thương - Vietrans III Khái quát công ty giao. .. chức giao nhận thành lập Việt Nam theo Quyết định số 554/BNT ngày 13/8/1970 Bộ Ngoại Thương Khi cơng ty lấy tên Cục kho vận kiêm Tổng công ty giao nhận ngoại thương Hiện tên thức cơng ty “Cơng ty