TIEU LUAN 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THƠNG TIN KINH TẾ TIỂU LUẬN TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ QUẢNG PHÚ Môn: Tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ điện tử Giảng Viên hướng dẫn: T.S Bùi Ngọc Tuấn Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Bích Hợp LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG_K18K_TS ĐĂK NƠNG - 2021 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải thích UBND Ủy ban nhân dân VH-XD Văn hóa - xây dựng Km2 Kilomet vuông Hecta GĐ Gia đình TT-BCA Thơng tư - cơng an NĐ-CP Nghị định - phủ VTLTNN-NVTW Văn thư lưu trữ nhà nước - nội vụ trung ương MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BẢNG BIỂU .3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Tổng quan quản lý văn 1.2 Mirosojt Excel CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI XÃ EANING 2.1 Khảo sát trạng UBND xã EaNing 22 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND xã 26 2.3 Quy trình quản lý văn 48 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG Microft Excel XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ EANING 3.1 Lý chọn đề tài ………………………………………………………… 3.2 Một số kêt đạt 30 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 LỜI NÓI ĐẦU  Lý chọn đề tài Như biết với phát triển cách mạng khoa học công nghệ đại, kéo theo phát mạnh mẽ hàng loạt ngành khoa học công nghệ Với chất ngành khoa học trẻ, cơng nghệ thơng tin mang nội lực phát triển mạnh ngày khẳng định vị tiềm to lớn khơng mà tương lai lâu dài dần trở thành ngành khoa học mũi nhọn Biểu rõ công nghệ thơng tin ngày góp mặt nhiều mặt hoạt động đời sống xã hội kinh tế, trị, văn hóa xã hội…nói chung hoạt động quản lý hành nhà nước nói riêng Trong có hoạt động quản lý văn hành quan, tổ chức Trong thực tế cơng tác quản lý văn hành giới đặc biệt nước phát triển công nghệ thông tin đưa vào áp dụng phổ biến Tuy nhiên quan hành nước ta việc quản lý văn hành cịn thủ cơng, thiếu khoa học Cơng nghệ thông tin chưa áp dụng phổ biến Đặc biệt quan cấp địa phương xã, phường…Từ việc cơng tác nghiệp vụ quản lý cịn thủ công dẫn đến nhiều hạn chế như: ảnh hưởng nhiều đến việc đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành cơng việc quan, tổ chức Có thể tạo sai sót khơng nên cơng tác xử lý, giải cơng việc có dẫn tới không đảm bảo hiệu công việc Từ hạn chế tồn nghiệp vụ quản lý cơng tác quản lý hành đặc biệt cơng tác quản lý văn dẫn đến yêu cầu thiết quan, tổ chức hành nước ta, đặc biệt địa phương cần áp dụng nhiều thành tựu ngành công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhắm tận dụng thành tựu ngành khoa học để nâng cao hiệu cơng việc Qua đó, góp phần xây dựng nên quy trình nghiệp vụ quản lý văn khoa học hiệu Điều thực cần thiết mà nước ta giai đoạn hội nhập quốc tế góp phần giúp quản lý hành nước ta phần bắt kịp với xu nước giới Hơn sinh viên công nghệ thông tin ngày phải không ngừng học hỏi, cập nhật biết vận dụng học hỏi vào thực tiễn sống Đợt thực tập tốt nghiệp hội để sinh viên tổng hợp lại kiến thức học năm qua Từ yêu cầu cấp thiết lý em đến lựa chọn đề tài: “Quản lý văn đến Ủy ban nhân dân xã EaNing” đợt báo cáo thực tập Thơng qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ phần mềm Microsoft Excel, từ làm sở để ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý văn Ủy ban nhân dân xã EaNing, nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý văn trở lên hiệu Hơn hội để em tìm hiểu, học hỏi mở rộng thêm kiến thức áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời dịp để em tổng hợp kiến thức bốn năm học trường Qua làm sở cho em sau trường có hành trang tốt để xin việc làm việc Bài thực tập kết cấu bao gồm phần:  Chương 1: Tổng quan quản lý văn  Chương 2: Khảo sát trạng công tác quản lý văn UBND xã EaNing  Chương 3: Xây dựng quy trình ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào để quản lý văn tại: Ủy ban nhân dân xã EaNing CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Tổng quan quản lý văn 1.1.1 Khái niệm Văn bản, quản lý văn * Khái niệm văn Dưới góc độ ngơn ngữ học Đình Thanh Huệ định nghĩa sau: “Văn sản phẩm lời nói dạng viết hoạt động giao tiếp mang tính hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới giao tiếp đó” Nguyễn Quang Ninh Hồng dân giải thích tương tự: “Văn thể hồn chỉnh thể thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, dạng tồn điểm hình văn dạng viết” Dưới góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng là: “Văn vật mạng tin ghi ký hiệu ngôn ngữ định Nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Dưới góc độ hành học văn giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Được hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết định đề án công tác, báo cáo gọi văn Tóm lại: văn phương tiện ghi truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay kí hiệu) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nhiều nội dung hình thức khác Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn quản lý nhà nước văn hành quan quản lý hành nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục thẩm quyền theo luật định, mang tính quyền lực đơn phương làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể * Vai trò chức văn Văn quản lý nhà nước có vai trị chủ yếu sau: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý - Là phương tiện truyền đạt định quản lý - Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý; - Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật * Chức văn - Chức thông tin văn bản: chức văn bản, thông tin chứa đựng văn sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn việc tạo vận hành thông suốt, thống hệ thống máy nhà nước từ trung ương tới địa phương, yếu tố định để đưa chủ trương, sách, định hành cá biệt nhằm giải công việc nội nhà nước cơng việc liên quan đến quyền lợi ích hợp pháp người dân - Văn có chức pháp lý: Thực chức văn giúp cho quan lãnh đạo, điều hành hoạt động máy nhà nước nhiều phạm vi thời gian không gian Cùng với chức thông tin, văn trở thành sở đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý - Chức quản lý văn bản: Thực chức quản lý, văn sử dụng đề ghi lại, truyền đạt quy phạm pháp luật, định hành pháp lý để giải công việc cụ thể quản lý nhà nước - Chức văn hóa – xã hội văn bản: văn quản lý nhà nước sản phẩm sáng tạo người hình thành trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội cải tạo tự nhiên, văn quản lý nhà nước góp phần ghi lại, truyền bá cho hệ mai sau truyền thống quý báu dân tộc tích lũy qua nhiều hệ đồng thời thể trình độ văn hóa quốc gia qua thời kỳ * Khái niệm quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển gio nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày quan * Yêu cầu việc quản lý văn Thống nhất: Các nghiệp vụ xử lý văn phải tuân theo quy định chung quan có thẩm quyền, khơng tùy tiện làm theo cách riêng Chính xác: u cầu thể việc vào sổ văn đi, đòi hỏi nghiệp vụ phải thực chuẩn xác, khơng để sai sót, nhầm lẫn Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương đạt kết cao An tồn: có nghĩa không để văn mát, thất lạc, hư hỏng lộ bí mật (đối với văn mật) * Các biện pháp tố chức việc quản lý văn  Tổ chức phận, lựa chọn cán quản lý văn bản: vào quy mô cấu tổ chức quan số lượng văn chu chuyển số lượng nghiệp vụ nhiều hay mà có phân chia cơng việc, nhiệm vụ cụ thể cho cán văn thư nhằm đảm bảo hoạt động quan  Ban hành văn đạo, hướng dẫncông tác quản lý văn bản: để cơng tác văn thư nói chung nghiệp vụ tổ chức quản lý văn nói riêng thực hiệu quan cần ban hành văn đạo, hướng dẫn cụ thể công tác này: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ quan; nội quy hoạt động quan có nội dung quy định cơng tác văn thư; ban hành văn đạo, hướng dẫn quan cấp dưới…  Tổ chức, hưỡng dẫn nghiệp vụ quan lý văn bản: cán văn thư quan người giao trách nhiệm thực cần xây dựng kế hoạch, đề xuất với lãnh đạo tố chức lớp tập huấn cho cán toàn quan nghiệp vụ quản lý văn  Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm quản lý văn bản: kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm quản lý văn nhiệm vụ quan trọng quan * Ý nghĩa việc quản lý văn • Làm tốt cơng tác quản lý văn góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác… hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ • Giữ gìn văn bản, tài liệu, thông tin quan, đơn vị để làm sở chứng minh cho hoạt động quan , đơn vị hợp pháp hay không hợp pháp • Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan • Làm tốt cơng tác văn thư tạo thuận lợi cho cơng tác lưu trữ • Thiết lập quy trình quản lý văn chặt chẽ, thông suốt, văn đến, kịp thời, nhanh chóng chuyển đến đơn vị phịng ban chun mơn chịu trách nhiệm xử lý thời hạn • Không gian lưu trữ văn phân loại, xếp cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi cần thiết • Giảm thiểu tối đa tình trạng mát, thiếu sót hay thất lạc văn • Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu xử lý văn 1.1.2 Văn quản lý nhà nước * khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân * Phân tích đặc điểm văn quản lý nhà nước Khi nói đến văn quản lý nhà nước nói đến loại văn tổ chức đặc biệt xã hội, nhà nước Tính đặc điểm văn quản lý nhà nước thể đặc điểm sau: - Về chủ thể ban hành: văn quản lý nhà nước quan nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo ban hành Chỉ có văn người thẩm quyền ban hành có ý nghĩa pháp lý Không phải chủ thể ban hành loại văn quản lý mà ban hành loại văn định phạm vi thẩm quyền để thực chức nhiệm vụ - Về mục đích ban hành: văn quản lý nhà nước ban hành nhằm mục đích thực nhiệm vụ, chức nhà nước * Đối tượng áp dụng Văn quản lý nhà nước mang tính cơng quyền, ban hành để tác động đến mặt đời sống xã hội, sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể quan, tổ chức, cá nhân - Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: văn quản lý nhà nước đòi hỏi phải xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định tình bày heo hình thức luật định Mỗi loại văn thường sử dụng Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn đến Hướng dẫn đăng ký: (1) Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” (2) Ghi theo số ghi dấu “Đến” (3) Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư (4) Ghi số ký hiệu văn đến (5) Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số đằng trước, năm ghi hai chữ số cuối năm (6) Ghi tên loại văn đến Trương hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung cảu văn đơn, thư (7) Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền (8) Chữ ký người trực tiếp nhận văn (9) Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày, tháng, trích yếu, sao, v.v…) Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mmBìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký đơn, thư” Phần đăng ký đơn,thư trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày đến Số đến Họ tên, địa Ngày người tháng gửi Trích yếu Đơn vị nội dung người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (5) (7) (8) (4) (6) Hình 1.4 Mẫu đăng ký đơn, thư Bước 3: Phân phối chuyển giao văn đến + Trình văn đến: Sau đăng ký văn đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mật độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng sở liệu quản lý văn đến + Chuyển giao văn đến: Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Khi nhận fax văn chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận fax, văn chuyển qua mạng Phần chuyển giao văn đến: Phần chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng theo chiều dài bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơnvị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hình 1.5 Sổ chuyển giao văn đến Bước 4: Tổ chức giải văn đến + Xác định trách nhiệm giải văn đến: Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến thuộc trách nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Người đứng đầu quan tổ chức giao phó cho chánh văn phịng, trưởng phịng hành người giao trách nhiệm thực cơng việc sau: xem xét tồn văn đến báo cáo văn quan trọng khẩn cấp; phân văn đến cho đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Hình thức giải văn bản: Trong hoạt động quan, tổ chức việc giải văn thực hình thức trực tiếp gián tiếp Hình thức trực tiếp trực tiếp truyền đạt ý kiến giải đến đối tượng có liên quan lời nói Cịn hình thức gián tiếp truyền đạt ý kiến giải thơng qua văn có nghĩa phải tiến hành soạn thảo văn Ý kiến đạo thủ trưởng quan cần ghi rõ tư tưởng đạo, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung, biện pháp thời hạn giải văn Đối với văn cần có phối hợp giải đơn vị cán quan phải phân rõ nhiệm vụ cụ thể cho đơn vị, người Văn sau đơn vị, cán thừa hành giải theo đạo thủ trưởng quan, kết giải thể văn phải trình bày văn lên thủ trưởng quan duyệt ký + Theo dõi, đôn đốc việc giải văn bản: Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải văn thực văn đến văn nhằm đảm bảo cho văn giải kịp thời xác, đề phịng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc Đối với văn đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải công việc nội quan Lãnh đạo quan có trách nhiệm trực tiếp đơn đốc, kiểm tra đơn vị làm cán thừa hành giải văn quan trọng, khẩn cấp Còn văn khác giao cho cán phụ trách đơn vị, văn thư quan thư ký Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc phải báo cáo lãnh đạo quan để xử lý Đối với văn gửi cho quan, tổ chức, cá nhân để thực việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải văn chủ yếu thuộc trách nhiệm đơn vị cán thừa hành Có thể đơn đốc, kiểm tra cách thơng qua điện thoại để hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục… KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN XÃ EANING 2.1 Khảo sát trạng công tác quản lý văn UBND xã EaNing Ea Ning xã huyện Cư Kuin, phía Đơng giáp xã Cư Ê Wi huyện xã Ea Knuêc huyện Krông Pắc; Tây giáp xã Ea Ktur xã Ea Bhôk; Nam giáp xã Ea Bhôk xã Ea Hu; Bắc giáp xã Hịa Đơng huyện Krơng Pắc Thành lập vào năm 2007 theo Nghị định số 137/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2007 Chính phủ Việt Nam việc điều chỉnh địa giới hành chính, tách huyện Krơng Ana thành hai huyện Krông Ana Cư Kuin, đồng thời Cư Êwi tách thành xã Cư Êwi Ea Ning Ea Ning Là xã nơng, địa hình phức tạp, diện tích núi đồi chiếm chủ yếu Kinh tế có cơng nghiệp điều, cà phê, hồ tiêu, mía Nơng nghiệp lúa nước chiếm phần lớn diện tích, sắn (cây mì), loại họ ngơ đậu trồng xen kẽ Xã có 10 thành phần đồng bào dân tộc, Tày, Nùng, Dao, Thái Trong có bn đồng bào dân tộc chỗ Có doanh nghiệp đóng chân địa bàn, chủ yếu trồng sản xuất cà phê Nhà máy chế biến hạt điều Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã EaNing Tên, địa điểm sở thực tập Ủy ban nhân dân xã EaNing, quan quản lý nhà nước Vì đời phát triển đơn vị gắn liền với đời phát triển hệ thống văn nhà nước ta Văn phòng Ủy ban xã Gắn liền với tồn đơn vị hành cấp xã địa bàn xã EaNing Trong trình hoạt động đơn vị chịu chi phối cải cách sửa đổi trình sửa đổi hệ thống nhà nước Từ đến xã EaNing tiếp tục củng cố kiện toàn máy tổ chức quản lý xã nhà theo hướng ngày phù hợp với nhiệm vụ quản lý xã thời kỳ địa bàn xã EaNing Là máy chuyên nghiệp thuộc huyện Cư Kuin, đồng thời chịu đạo song trùng UBND xã EaNing, có chức trực tiếp tổ chức công tác thu thuế địa bàn theo pháp luật hướng dẫn quan Nhà nước cấp với nhiệm vụ quyền hạn cụ thể là: Tổ chức triển khai thực thống văn quy phạm pháp luật thuế, quy trình nghiệp vụ quản lý thuế địa bàn Lập kế hoạch hàng năm, quý, tháng địa bàn xã EaNing Tổ chức thực dự toán thu thuế hàng năm, phân tích, đánh giá cơng tác quản lý thuế, tham mưu với ... CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. 1 Tổng quan quản lý văn 1. 2 Mirosojt Excel CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI XÃ EANING 2 .1 Khảo... quản lý văn tại: Ủy ban nhân dân xã EaNing CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. 1 Tổng quan quản lý văn 1. 1 .1 Khái niệm Văn bản, quản lý văn * Khái niệm văn Dưới góc độ ngơn ngữ học Đình Thanh... …………………………………… Lưu hồ sơ số: ………………………………… Hình 1. 1 Mẫu dấu đến Số đến: số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày đến: thời gian nhận