HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA 17.05.04 PHÂN HỆ LƯU THÔNG

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA 17.05.04 PHÂN HỆ LƯU THƠNG Đơn vị thực hiện: Cơng ty cổ phần tư vấn tích hợp công nghệ D&L Hà Nội, 2018 MỤC LỤC GHI MƯỢN TÀI LIỆU I Quy trình ghi mượn Một số trường hợp đặc biệt ghi mượn tài liệu cho bạn đọc II 2.1 Khơng tìm thấy sách lưu thông phù hợp ghi mượn tài liệu cho bạn đọc 2.2 Bạn đọc mượn tài liệu khơng sách lưu thơng 2.3 Bạn đọc mượn tài liệu có khoản tiền phạt đạt ngưỡng cho phép thư viện 2.4 Bạn đọc mượn tài liệu bị đánh dấu bị 2.5 Bạn đọc mượn tài liệu bị đánh dấu Dừng lưu thông 2.6 Bạn đọc mượn tài liệu cho bạn đọc khác mượn 2.7 Bạn đọc ghi mượn tài liệu bạn đọc khác đặt mượn 2.8 Tài khoản bạn đọc bị hạn chế (bị khóa tài khoản) 10 2.9 Bạn đọc mượn số lượng tài liệu cho phép 10 Thêm tin nhắn, ghi 11 ĐẶT MƯỢN TÀI LIỆU 12 Đặt mượn tài liệu cấp nhan đề 12 Đặt mượn cấp tài liệu 15 Chỉnh sửa đặt mượn 18 Thay đổi thứ tự đặt mượn bạn đọc 20 Tạm dừng đặt mượn 22 Xóa đặt mượn 24 III GIA HẠN TÀI LIỆU 25 Gia hạn chức gia hạn phân hệ lưu thông 25 Gia hạn tài liệu giao diện tài khoản bạn đọc 26 IV GHI TRẢ TÀI LIỆU 28 Quy trình trả tài liệu thư viện 28 Ghi trả tài liệu từ giao diện tài khoản bạn đọc 29 Bạn đọc trả lại tài liệu hạn 31 Bạn đọc trả lại tài liệu đặt mượn 32 Bạn đọc làm tài liệu 33 Lùi thời gian ghi trả tài liệu miễn tiền phạt cho bạn đọc 36 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ LƯU THÔNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA 17.05.04 Phân hệ lưu thơng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha quản lý toàn giao dịch bạn đọc thư viện Tự động hóa quy trình mượn - trả tài liệu, tự động tính tốn khoản tiền phạt tới bạn đọc theo sách thư viện thiết lập Phân hệ lưu thông phần mềm Koha có tính sau đây:  Tự động hóa việc mượn - trả tài liệu thao tác đơn giản  Tự động tính tốn ngày hết hạn tài liệu, tính tốn khoản tiền phạt cho bạn đọc theo sách lưu thơng thư viện thiết lập  Chính sách lưu thơng mềm dẻo, linh hoạt, cán thư viện tùy theo trường hợp cụ thể  Quản lý tài khoản bạn đọc thư viện, tự động kiểm tra khóa thẻ bạn đọc bạn đọc có số tiền phạt nợ quy định  Cho phép cán thư viện quản lý tài liệu nhiều kho, thư viện khác hệ thống  Tính đặt mượn tài liệu xếp thứ tự đặt mượn theo thời gian  Tự động gửi thông báo tới địa Email bạn đọc Để phân hệ lưu thơng vận hành xác hiệu quả, yêu cầu cán thư viện phải thiết lập sách lưu thơng cho thư viện Chính sách lưu thơng phải thiết lập để đảm bảo đáp ứng trường hợp xảy q trình lưu thơng tài liệu Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha xây dựng sách lưu thông dựa ba thông số sau hệ thống: Thư viện (Kho), kiểu bạn đọc kiểu tài liệu I GHI MƯỢN TÀI LIỆU Quy trình ghi mượn Để ghi mượn tài liệu cho bạn đọc, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha Bước 2: Chọn Lưu thông Khi đó, giao diện phân hệ lưu thơng hiển thị sau: Bước 3: Tìm bạn đọc cách nhập tên số thẻ bạn đọc vào ô trống phía thẻ Ghi mượn giao diện (hoặc bạn click chuột vào mục Ghi mượn chức lưu thơng) Bước 4: Chọn Tìm kiếm  Nếu bạn tìm kiếm theo số thẻ bạn đọc, hệ thống tìm hiển thị biểu ghi bạn đọc có số thẻ Giao diện hiển thị biểu ghi bạn đọc có dạng sau:  Nếu bạn tìm kiếm bạn đọc theo tên, hệ thống hiển thị danh sách bạn đọc có tên phù hợp Hãy lựa chọn bạn đọc mà bạn muốn, giao diện chi tiết biểu ghi bạn đọc hiển thị giống hình Bước 5: Nhập/quét mã đăng ký cá biệt tài liệu vào trống phần ghi mượn giao diện thiết lập thông tin ghi mượn (nếu có):  Nếu muốn thiết lập cho tài liệu gia hạn tự động theo sách lưu thơng thiết lập trước, đánh dấu vào mục Gia hạn tự động  Nếu bạn đọc mượn tài liệu để đọc thư viện, cán thư viện đánh dấu vào mục Đọc chỗ Với thao tác phần mềm tự động thiết lập ngày hết hạn cho tài liệu vào cuối ngày  Lựa chọn ngày hết hạn cho tài liệu (nếu bạn khơng muốn hệ thống tự động tính tốn ngày hết hạn theo sách lưu thơng) Lưu ý: bạn tick chọn vào nút “Lưu phiên làm việc” để hệ thống lưu ngày hết hạn phiên làm việc bạn, thế, tài liệu sau bạn ghi mượn mặc định có ngày hết hạn Bước 6: Chọn Ghi mượn Sau chọn Ghi mượn, phần mềm tiến hành tìm kiếm sách lưu thơng phù hợp với giao dịch tự động tính tốn ngày hết hạn cho tài liệu ghi mượn (nếu bạn đọc không sử dụng tài liệu đọc chỗ thư viện không thiết lập ngày hết hạn cho tài liệu) Thông tin ghi mượn tài liệu lưu vào tài khoản bạn đọc sau: Sau ghi mượn cho bạn đọc, bạn in phiếu xác nhận ghi mượn cho bạn đọc cách chọn Nút “In thông tin” phí hình hiển thị biểu ghi bạn đọc:  Chọn “Thông tin tài khoản” bạn muốn in thông tin tài khoản bạn đọc   Chọn “Thông tin ghi mượn” bạn muốn in danh sách tất tài liệu mà bạn đọc mượn Chọn “Ghi mượn ngày” bạn muốn in danh sách tài liệu mà bạn đọc mượn ngày hôm Một số trường hợp đặc biệt ghi mượn tài liệu cho bạn đọc 2.1 Khơng tìm thấy sách lưu thông phù hợp ghi mượn tài liệu cho bạn đọc Khi ghi mượn tài liệu cho bạn đọc, phần mềm Koha khơng tìm thấy sách lưu thơng phù hợp với tài liệu ghi mượn phần mềm tiến hành ghi mượn tài liệu cho bạn đọc theo sách mặc định hệ thống 2.2 Bạn đọc mượn tài liệu khơng sách lưu thông Khi ghi mượn tài liệu cho bạn đọc, giao dịch ghi mượn không sách lưu thơng mà trước thư viện thiết lập, hệ thống hiển thị cảnh báo đưa tùy chọn cho thủ thư (thư viện cấu hình để phần mềm hiển thị cảnh báo mà không đưa tùy chọn cho thủ thư) Khi hệ thống hiển thị cảnh báo trên, bạn có thể:  Chọn Ghi mượn để tiếp tục cho bạn đọc mượn tài liệu  Chọn Không ghi mượn để hủy bỏ không cho bạn đọc mượn tài liệu 2.3 Bạn đọc mượn tài liệu có khoản tiền phạt đạt ngưỡng cho phép thư viện Nếu bạn đọc đến mượn tài liệu có số tiền lớn giới hạn cho phép thư viện, phần mềm hiển thị cảnh báo cho thủ thư đưa tùy chọn Khi hệ thống hiển thị cảnh báo trên, bạn có thể:  Chọn Ghi mượn để tiếp tục cho bạn đọc mượn tài liệu Sau thực thao tác này, phần mềm tìm kiếm sách lưu thơng áp dụng cho giao dịch  Chọn Không ghi mượn để hủy bỏ không cho bạn đọc mượn tài liệu Lưu ý: Trong trường hợp thư viện thiết lập không cho phép bạn đọc mượn tài liệu số tiền phạt vượt q giới hạn hệ thống khóa tính ghi mượn bạn đọc Khi bạn đọc mượn đọc chỗ Thư viện cấu hình để khóa tính đọc tài liệu chỗ trường hợp 2.4 Bạn đọc mượn tài liệu bị đánh dấu bị Khi thủ thư thực giao dịch ghi mượn tài liệu có trạng thái “bị mất”, hệ thống hiển thị cảnh báo đưa tùy chọn cho thủ thư: Khi hệ thống hiển thị cảnh báo trên, bạn có thể:  Chọn Ghi mượn: Có thể tài liệu tìm thấy sẵn sàng cho mượn Sau thực thao tác ghi mượn tài liệu cho bạn đọc, tài liệu hệ thống tự động loại bỏ trạng thái  Chọn Không ghi mượn: Không cho mượn 2.5 Bạn đọc mượn tài liệu bị đánh dấu Dừng lưu thông Một số trường hợp, tài liệu đánh dấu tạm dừng lưu thông hệ thống (VD: Triển lãm sách tài liệu phục vụ cho chuyên đề ) Trong trường hợp này, thủ thư tiến hành ghi mượn tài liệu cho bạn đọc, q trình ghi mượn khơng thực hiện, đồng thời hệ thống hiển thị cảnh báo tới thủ thư sau: 2.6 Bạn đọc mượn tài liệu cho bạn đọc khác mượn Trong số trường hợp, cán thư viện ghi mượn cho bạn đọc B tài liệu mà bạn đọc A mượn, hệ thống hiển thị cảnh báo sau: Khi hệ thống hiển thị cảnh báo trên, bạn có thể:  Chọn Ghi mượn: Hệ thống thực ghi trả tài liệu cho bạn đọc cho bạn đọc A, tiến hành ghi mượn tài liệu cho bạn đọc B Bước 2: Tìm kiếm hiển thị nhan đề tài liệu chứa đặt mượn mà bạn muốn tạm dừng, sau click chuột vào thẻ Đặt mượn phía bên trái giao diện Hệ thống hiển thị sau: Bước 3: Xác định thời gian mà đặt mượn khôi phục lại (Tạm dừng đặt mượn tới ngày?) cách click chuột vào ô trống phía bên phải giao diện tương ứng với đặt mượn mà bạn muốn tạm dừng: Bước 4: Kích chuột vào nút Tạm dừng tương ứng với đặt mượn mà bạn muốn tạm dừng Hệ thống hiển thị kết sau: Để khôi phục lại đặt mượn tạm dừng, click chuột vào nút Hủy bỏ tạm dừng tương ứng với đặt mượn tạm dừng cần khôi phục Xóa đặt mượn Tính xóa đặt mượn cho phép cán thư viện xóa đặt mượn hết hạn đặt mượn mà bạn đọc khơng có nhu cầu sử dụng tài liệu Để thực tính xóa đặt mượn, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha Bước 2: Tìm kiếm hiển thị nhan đề tài liệu chứa đặt mượn mà bạn muốn tạm dừng, sau click chuột vào thẻ Đặt mượn phía bên trái giao diện Hệ thống hiển thị sau: Bước 3: Click chuột vào nút dấu nhân màu đỏ tương ứng với đặt mượn cần xóa Hệ thống hiển thị yêu cầu xác nhận xóa: Click chuột vào nút OK để xóa đặt mượn, click chuột vào nút Hủy bạn muốn hủy bỏ hành động xóa đặt mượn III GIA HẠN TÀI LIỆU Gia hạn chức gia hạn phân hệ lưu thông Để tiến hành gia hạn cho bạn đọc cách sử dụng chức gia hạn phân hệ lưu thông, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha Bước 2: Truy cập vào tính Gia hạn phân hệ lưu thơng Hệ thống hiển thị sau: Bước 3: Nhập đăng ký cá biệt bạn đọc muốn gia hạn Sau chọn Gia hạn Hệ thống tiến hành tìm kiếm sách lưu thơng gia hạn cho tài liệu Nếu khơng tìm thấy sách phù hợp tài liệu khơng gia hạn Lưu ý: Với tính gia hạn phân hệ lưu thông, bạn gia hạn theo sách lưu thơng mà khơng thể can thiệp để ghi đè lên sách gia hạn Gia hạn tài liệu giao diện tài khoản bạn đọc Để tiến hành gia hạn cho bạn đọc cách sử dụng chức gia hạn giao diện tài khoản bạn đọc, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha Bước 2: Tìm kiếm tài khoản bạn đọc chứa tài liệu mà bạn cần gia hạn Bước 3: Đánh dấu vào nhiều ô trống tương ứng với tài liệu mà bạn muốn gia hạn cột Gia hạn Trên giao diện này, thư viện xác định ngày gia hạn cụ thể cho tài liệu bạn đọc cách khai báo ngày hết hạn cho tài liệu mục Gia hạn đến ngày Bước 4: Chọn tùy chọn gia hạn tương ứng:  Chọn Gia hạn ghi trả để gia hạn tài liệu lựa chọn  Chọn Gia hạn tất để gia hạn toàn tài liệu mượn Tài liệu gia hạn thêm khoảng thời gian theo sách lưu thơng thiết lập Lưu ý: Nếu tài liệu bạn đọc không phép gia hạn, cán thư viện lựa chọn Ghi đè sách để ghi đè lên sách lưu thơng thiết lập tiếp tục gia hạn cho tài liệu IV GHI TRẢ TÀI LIỆU Quy trình trả tài liệu thư viện Để trả lại tài liệu bạn đọc mượn thư viện, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha Bước 2: Chọn Ghi trả từ phía giao diện trang chủ Koha Bạn truy cập vào chức ghi trả Koha theo đường dẫn Trang chủ => Lưu thông => Ghi trả Hệ thống hiển thị sau: Bước 3: Nhập/ quét barcode tài liệu cần ghi trả vào trống, sau chọn Ghi trả Giao diện hiển thị kết ghi trả tài liệu cho bạn đọc sau: Ghi trả tài liệu từ giao diện tài khoản bạn đọc Để ghi trả tài liệu từ giao diện tài khoản bạn đọc, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha Bước 2: Tìm hiển thị thông tin tài khoản bạn đọc cần ghi trả tài liệu Bạn tìm bạn đọc cách nhập/qt mã thẻ bạn đọc vào ô trống giao diện trang chủ, truy cập chức Ghi mượn từ Trang chủ => Lưu thơng => Ghi mượn để tìm tài khoản bạn đọc Bước 3: Click chuột vào nút Hiển thị tài liệu ghi mượn Hệ thống hiển thị dánh sách tài liệu mà bạn đọc ghi mượn sau: Bước 4: Đánh dấu vào nhiều ô trống tương ứng với tài liệu mà bạn muốn ghi trả cột Ghi trả, sau chọn Gia hạn/ Ghi trả để tiến hành ghi trả tài liệu Hệ thống hiển thị kết ghi trả tài liệu cho bạn đọc sau: Bạn đọc trả lại tài liệu hạn Trong trình ghi trả tài liệu, bạn đọc trả tài liệu bị hạn; hệ thống hiển thị cảnh báo sau:  Hệ thống thêm ghi hạn ngày hết hạn tài liệu  Tự động cập nhật số tiền phạt vào tổng số tiền phạt bạn đọc nợ thư viện  Hiển thị số tiền phạt cho bạn đọc tài liệu hạn trả lại Bạn đọc trả lại tài liệu đặt mượn Nếu bạn đọc trả lại tài liệu bạn đọc khác đặt mượn Hệ thống hiển thị thông tin đặt mượn yêu cầu cán thư viện xác thực: Khi hệ thống hiển thị cảnh báo trên, bạn có thể:  Chọn Xác nhận đặt mượn để chấp nhận đặt mượn bạn đọc Hệ thống tự động gửi thông báo đến bạn đọc đáp ứng yêu cầu đặt mượn  Chọn Bỏ qua để bỏ qua yêu cầu đặt mượn bạn đọc  Chọn Xác nhận in phiếu chuyển để chấp nhận đặt mượn bạn in phiếu thông tin Bạn đọc làm tài liệu Trong trường hợp bạn đọc làm tài liệu thư viện, cán thư viện cần thực bước xử lý theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha Bước 2: Tìm hiển thị thơng tin tài khoản bạn đọc làm tài liệu Danh sách tài liệu bạn đọc mượn hiển thị sau: Bước 4: Chọn tài liệu bạn đọc làm mục cột nhan đề cách click chuột vào số đăng ký cá biệt tương ứng Hệ thống hiển thị giao diện chi tiết biểu ghi tài liệu sau: Bước 5: Thay đổi Trạng thái tài liệu Trong mục Mất tài liệu, thiết lập giá trị thành Mất tài liệu, sau chọn Xác nhận Hệ thống hiển thị sau: Khi đó, hệ thống thực đồng thời thao tác sau: đánh dấu tài liệu bị mất, ghi trả tài liệu cho bạn đọc phạt bạn đọc khoản tiền giá thay tài liệu mà thư viện thiết lập trước Số tiền tự động cập nhật vào tài khoản bạn đọc Lùi thời gian ghi trả tài liệu miễn tiền phạt cho bạn đọc Trong số trường hợp cho phép, bạn đọc lùi ngày ghi trả tài liệu miễn tiền phạt trả lại tài liệu Để sử dụng tính này, thực bước theo hướng dẫn đây: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cán thư viện vào giao diện intranet Koha: Bước 2: Truy cập vào giao diện ghi trả tài liệu trang chủ phân hệ lưu thông:  Chọn Miễn tiền phạt hạn để bỏ qua khoản tiền phạt tài liệu hạn bạn đọc trả lại  Chọn Lùi thời gian ghi trả để lùi ngày trả tài liệu bạn đọc ngày làm việc gần trước thư viện:  Nếu bạn muốn lùi ngày ghi trả tới ngày khứ, bạn lựa chọn ngày ghi trả bên vị trí nhập đăng ký cá biệt