hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp koha phân hệ bạn đọc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA PHÂN HỆ BẠN ĐỌC Đơn vị thực hiện: Công ty cổ phần tư vấn tích hợp công nghệ D&L Hà Nội, 2015 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc MỤC LỤC I GIỚI THIỆU CHUNG Giới thiệu tổng quan Mục đích đối tượng sử dụng Yêu cầu, kỹ II TẠO BẠN ĐỌC MỚI TRONG HỆ THỐNG Tạo bạn đọc đơn lẻ Nhập nhiều bạn đọc vào hệ thống III TÌM KIẾM BẠN ĐỌC TRONG HỆ THỐNG IV GIAO DIỆN TÀI KHOẢN BẠN ĐỌC 10 Chỉnh sửa thông tin bạn đọc 10 Thay đổi tên mật tài khoản đăng nhập 12 Sao chép tài khoản bạn đọc 13 Xóa tài khoản bạn đọc 14 4.1 Xóa bỏ bạn đọc hệ thống 14 4.2 Xóa nhiều bạn đọc lúc 14 Gia hạn tài khoản bạn đọc 16 Tạm khóa tài khoản bạn đọc 17 Cập nhật ảnh đại diện bạn đọc 19 Xuất liệu từ tài khoản bạn đọc 20 Các tính khác 21 Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ BẠN ĐỌC PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA I GIỚI THIỆU CHUNG Giới thiệu tổng quan - Phân hệ bạn đọc phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha cung cấp cho thư viện tính để quản lý tài khoản bạn đọc Tài liệu hướng dẫn người dùng sử dụng tính phân hệ bạn đọc bao gồm:  Quản lý bạn đọc thư viện theo nhóm (kiểu bạn đọc) Với kiểu bạn đọc, thư viện thiết lập sách riêng biệt  Cho phép cán thư viện kiểm soát bạn đọc theo độ tuổi định, tính hỗ trợ cho tính lưu thông tài liệu theo độ tuổi phù hợp thư viện  Cơ chế phân quyền cho cán thư viện linh hoạt theo phân hệ Koha Để truy cập vào phân hệ bạn đọc, ban truy cập vào “Trang chủ” => “Bạn đọc” chọn “Bạn đọc” góc bên trái giao diện Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Giao diện phân hệ bạn đọc hiển thị: - Tài liệu áp dụng cho phiên 3.16 phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha - Kết đạt được: Người dùng (cán thư viện) quản lý thông tin liên quan đến bạn đọc phần mềm Koha Mục đích đối tượng sử dụng - Mục đích sử dụng tài liệu: Tài liệu dùng làm tài liệu hướng dẫn khoá tập huấn, đào tạo sử dụng phần mềm Các thư viện sử dụng tài liệu để tìm hiểu thêm tính phân hệ bạn đọc phần mềm Koha - Đối tượng sử dụng: Cán thư viện, học viên tham gia khoá đào tạo, tập huấn sử dụng phần mềm Yêu cầu, kỹ - Yêu cầu: Máy tính có kết nối mạng để thực hành - Kỹ năng: Người dùng cần có chuyên môn nghiệp vụ thư viện hiểu biết định số thuật ngữ chuyên ngành II TẠO BẠN ĐỌC MỚI TRONG HỆ THỐNG Tạo bạn đọc đơn lẻ Để tạo bạn đọc hệ thống, bạn thưc bước sau đây:  Chọn “Tạo bạn đọc” Lựa chọn kiểu bạn đọc mà bạn định tạo Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Giao diện tạo bạn đọc hiển thị sau:  Nhập thông tin bạn đọc theo yêu cầu (các trường màu đỏ trường bắt buộc bạn đọc phải khai báo thông tin) Các trường thông tin khai báo bao gồm: o Danh tính bạn đọc o Địa o Thông tin liên lạc o Thư viện quản lý bạn đọc o Thiết lập thư viện cho tài khoản bạn đọc o Tài khoản đăng nhập vào giao diện OPAC/ Intranet o Lựa chọn thông báo từ hệ thống  Chọn “Lưu” để tạo tài khoản bạn đọc “Hủy bỏ” để hủy việc tạo bạn đọc Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Nhập nhiều bạn đọc vào hệ thống Để sử dụng công cụ nhập nhiều bạn đọc lúc, bạn truy cập vào “Trang chủ” => “Công cụ bổ trợ” => “Nhập bạn đọc theo lô” bạn chọn “Khác” => “Công cụ bổ trợ” => “Nhập bạn đọc theo lô” phía bên trái giao diện Giao diện nhập bạn đọc theo lô hiển thị Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Để nhập nhiều bạn đọc vào hệ thống, bạn thực bước sau đây:  Chuẩn bị tệp tin CSV chứa thông tin bạn đọc bạn đọc bạn định nhập vào Mẫu file CSV bạn tải từ giao diện  Chọn “Browse” Tạo đường dẫn tới file bạn máy tính  Bạn nhập thông tin chung cho tất bạn đọc  Chọn hướng xử lý hệ thống phát tài khoản bạn đọc bị trùng lặp  Chọn “Nhập bạn đọc” để nhập bạn đọc vào hệ thống Sau hoàn tất việc nhập bạn đọc, hệ thống hiển thị thông báo tới bạn đọc: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc III TÌM KIẾM BẠN ĐỌC TRONG HỆ THỐNG Để tìm kiếm bạn đọc hệ thống, bạn thực bước sau đây:  Nhập từ khóa tìm kiếm vào ô tìm kiếm (từ khóa số thẻ bạn đọc tên bạn đọc)  Chọn “Tìm kiếm” Hệ thống tìm kiếm đưa kết cho bạn Chú ý: Bạn mở rông phạm vi tìm kiếm cách sau đây: o Bạn liệt kê bạn đọc có tên bắt đầu chữ liệt kê Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Hệ thống tìm kiếm hiển thị tất bạn đọc thỏa mãn o Kích vào phím “+” bên trái từ “Tìm kiếm” để mở rộng giới hạn tìm kiếm Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc IV GIAO DIỆN TÀI KHOẢN BẠN ĐỌC Để truy cập vào giao diện tài khoản bạn đọc, bạn thực bước sau đây:  Tìm kiếm bạn đọc cần chỉnh sửa hệ thống  Từ kết tìm kiếm, kích chuột vào tên bạn đọc Khi giao diện tài khoản bạn đọc hiển thị Chỉnh sửa thông tin bạn đọc Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 10 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Trong giao diện tài khoản bạn đọc, bạn chỉnh sửa thông tin tài khoản cách sau đây:  Chọn nút “Chỉnh sửa” phía bên trái hình để thay đổi toàn thông tin tài khoản bạn đọc chọn chữ “Chỉnh sửa” màu xanh để chỉnh sửa thông tin phần riêng lẻ Giao diện chỉnh sửa thông tin tài khoản bạn đọc hiển thị: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 11 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Thay đổi thông tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Lưu” để lưu lại thông tin thay đổi Thay đổi tên mật tài khoản đăng nhập Bạn thay đổi mật đăng nhập vào tài khoản bạn đọc cách sau:  Chọn “Thay đổi mật khẩu” để thay đổi mật  Thay đổi mật tài khoản đăng nhập (bạn thay đổi tên đăng nhập tài khoản) Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 12 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “Lưu” để lưu lại thay đổi bạn Sao chép tài khoản bạn đọc Bạn sử dụng lại thông tin tài khoản bạn đọc để tạo tài khoản khác Bạn thực bước sau đây:  Chọn “Sao chép bạn đọc” giao diện tài khoản bạn đọc Khi giao diện hiển thị sau: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 13 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Khai báo thêm thông tin cho tài khoản  Chọn “Lưu” để tạo thêm tài khoản bạn đọc Xóa tài khoản bạn đọc Để xóa bỏ tài khoản bạn đọc hệ thống, bạn thực theo hai cách sau đây: 4.1 Xóa bỏ bạn đọc hệ thống Thực bước sau đây:  Tìm kiếm bạn đọc cần xóa khỏi hệ thống  Vào giao diện thông tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Thêm” => “Xóa tài khoản” Tài khoản bạn đọc bị xóa khỏi hệ thống Chú ý: Bạn xóa tài khoản bạn đọc bạn đọc không mượn tài liệu nợ tiền phạt thư viện 4.2 Xóa nhiều bạn đọc lúc Khi khóa sinh viên trường hệ thống có nhiều tài khoản hết hạn Bạn thực thao tác xóa bỏ loạt tài khoản bạn đọc khỏi hệ thống Để thực việc này, bạn truy cập “Trang chủ” => “Công cụ bổ trợ” => “Xóa bạn đọc theo lô” Khi giao diện hiển thị sau: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 14 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Bạn thực xóa toàn tài khoản bạn đọc thỏa mãn điều kiện thiết lập, bao gồm: o Những tài khoản không mượn tài khoản từ ngày (những tài khoản hết hạn sau ngày thiết lập o Những tài khoản hết hạn trước ngày o Những tài khoản kiểu bạn đọc lựa chọn  Chọn “Tiếp tục” để tiếp tục Hệ thống tìm kiếm đưa cảnh báo Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 15 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “Kết thúc” để xóa toàn tài khoản tìm thấy thỏa mãn điều kiện Gia hạn tài khoản bạn đọc Khi tài khoản hết hạn bạn gia hạn tài khoản bạn đọc Bạn thực sau:  Tìm kiếm bạn đọc cần gia hạn  Vào giao diện thông tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Thêm” => “Gia hạn tài khoản” Hệ thống xuất cảnh báo Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 16 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “OK” để tiếp tục Hệ thống tự động gia hạn tài khoản bạn đọc theo thời gian cho phép kiểu bạn đọc Tạm khóa tài khoản bạn đọc Trong số trường hợp, cán thư viện cần tạm khóa tài khoản bạn đọc Để sử dụng tính này, bạn thực bước sau đây:  Truy cập vào giao diện tài khoản bạn đọc  Chọn thẻ “Hạn chế” tài khoản bạn đọc lựa chọn “Hạn chế tài khoản” Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 17 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Nhập lý hạn chế ngày mở lại tài khoản sau lựa chọn “Hạn chế”  Tài khoản bạn bị tạm khóa tới thời gian xác định Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 18 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Cập nhật ảnh đại diện bạn đọc Để cập nhật ảnh đại diện bạn đọc, bạn thực thao tác sau đây:  Chọn “Browse” để lựa chọn tệp tin hình ảnh đại diện bạn đọc  Chọn “Tải lên” để tải tệp tin hình ảnh lên sở liệu Hình ảnh đại diện bạn đọc hiển thị góc bên trái tài khoản Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 19 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Xuất liệu từ tài khoản bạn đọc Cán thư viện tiến hành xuất đăng ký cá biệt tài liệu bạn đọc trả lại thư viện ngày tệp tin máy tính Để thực việc xuất liệu, bạn thực bước sau đây:  Chọn “Thêm” => “Xuất tài liệu ghi trả này” để xuất liệu từ tài khoản bạn đọc Hộp thoại xác nhận xuất Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 20 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Chọn “OK” để xuất liệu tệp tin máy tính Các tính khác Ngoài tính trên, giao diện tài khoản bạn đọc bạn thực tính sau đây: In phiếu thông tin bạn đọc (thông tin tài khoản, tài liệu mượn…) Bạn thực bước sau đây:  Chọn “In” giao diện tài khoản bạn đọc  Chọn thông tin cần in Hệ thống xuất cửa sổ lựa chọn máy in  Chọn máy in bạn định sử dụng, sau chọn “OK” Thông tin bạn yêu cầu in Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 21 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Kiểm tra thông tin lưu thông tài khoản bạn đọc Bạn thực sau:  Chọn thẻ “Ghi mượn” để kiểm tra tài liệu bạn đọc mượn thư viện  Chọn thẻ “Tiền phạt” để kiểm tra số tiền phạt bạn đọc nợ, thu hồi khoản tiền phạt, loại bỏ khoản tiền phạt…  Chọn “Lịch sử ghi mượn” để kiểm tra lịch sử mượn tài liệu bạn đọc  Chọn “Xem nhật ký” để kiểm tra thông tin lần đăng nhập tác động vào hệ thông giao diện nhân viên tài khoản  Chọn “Thông báo” để kiểm tra tin nhắn hệ thống gửi tới bạn đọc  Chọn “Thống kê” để xem thống kê liên quan đến tài khoản bạn đọc  Chọn “Tệp tin” để xem tệp tin đính kèm với tài khoản bạn đọc (VD: Tệp tin hồ sơ bạn đọc…)  Chọn “Đặt mượn” để kiểm tra đặt mượn bạn đọc Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 22 [...]... http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn Trang 13 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Khai báo thêm thông tin cho tài khoản mới  Chọn “Lưu” để tạo thêm một tài khoản bạn đọc mới Xóa tài khoản bạn đọc 4 Để xóa bỏ tài khoản bạn đọc trong hệ thống, bạn có thể thực hiện theo hai cách sau đây: 4.1 Xóa bỏ từng bạn đọc trong hệ thống Thực hiện các bước sau đây:  Tìm kiếm bạn đọc cần xóa khỏi hệ thống  Vào giao... support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn Trang 12 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “Lưu” để lưu lại thay đổi của bạn 3 Sao chép tài khoản bạn đọc Bạn có thể sử dụng lại các thông tin cơ bản của tài khoản bạn đọc hiện tại để tạo mới một tài khoản khác Bạn thực hiện các bước sau đây:  Chọn “Sao chép bạn đọc trên giao diện tài khoản bạn đọc Khi đó giao diện được hiển thị như sau:... tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Thêm” => “Xóa tài khoản” Tài khoản bạn đọc sẽ bị xóa khỏi hệ thống Chú ý: Bạn chỉ có thể xóa tài khoản bạn đọc khi bạn đọc đó không mượn tài liệu và nợ tiền phạt của thư viện 4.2 Xóa nhiều bạn đọc cùng một lúc Khi một khóa sinh viên ra trường hoặc trong hệ thống có nhiều tài khoản hết hạn Bạn có thể thực hiện thao tác xóa bỏ một loạt các tài khoản bạn đọc khỏi hệ thống Để...Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Trong giao diện tài khoản bạn đọc, bạn có thể chỉnh sửa thông tin tài khoản bằng cách sau đây:  Chọn nút “Chỉnh sửa” phía trên bên trái màn hình để thay đổi toàn bộ thông tin tài khoản bạn đọc hoặc chọn chữ “Chỉnh sửa” màu xanh để chỉnh sửa thông tin từng phần riêng lẻ Giao diện chỉnh sửa thông tin tài khoản bạn đọc được hiển thị: Tel: 04.66552836... khoản bạn đọc Bạn thực hiện như sau:  Tìm kiếm bạn đọc cần được gia hạn  Vào giao diện thông tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Thêm” => “Gia hạn tài khoản” Hệ thống xuất hiện cảnh báo Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn Trang 16 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “OK” để tiếp tục Hệ thống sẽ tự động gia hạn tài khoản bạn đọc. .. kiểu bạn đọc đó 6 Tạm khóa tài khoản bạn đọc Trong một số trường hợp, cán bộ thư viện có thể cần tạm khóa tài khoản bạn đọc Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện các bước sau đây:  Truy cập vào giao diện tài khoản bạn đọc  Chọn thẻ “Hạn chế” trong tài khoản bạn đọc và lựa chọn “Hạn chế tài khoản” Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn... liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Nhập lý do hạn chế và ngày mở lại tài khoản sau đó lựa chọn “Hạn chế”  Tài khoản của bạn đã bị tạm khóa tới thời gian xác định Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn Trang 18 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc 7 Cập nhật ảnh đại diện bạn đọc Để cập nhật ảnh đại diện của bạn đọc, bạn thực hiện... Chọn máy in bạn định sử dụng, sau đó chọn “OK” Thông tin bạn yêu cầu sẽ được in ra Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn Trang 21 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Kiểm tra các thông tin lưu thông của tài khoản bạn đọc Bạn thực hiện như sau:  Chọn thẻ “Ghi mượn” để kiểm tra các tài liệu bạn đọc đang mượn của thư viện  Chọn... tệp tin hình ảnh đại diện của bạn đọc  Chọn “Tải lên” để tải tệp tin hình ảnh lên cơ sở dữ liệu Hình ảnh đại diện bạn đọc được hiển thị góc trên bên trái của tài khoản Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn Trang 19 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc 8 Xuất dữ liệu từ tài khoản bạn đọc Cán bộ thư viện có thể tiến hành xuất đăng... trong kiểu bạn đọc được lựa chọn  Chọn “Tiếp tục” để tiếp tục Hệ thống sẽ tìm kiếm và đưa ra cảnh báo Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: support@dlcorp.com.vn | Web: http://dlcorp.com.vn, http:/ /koha. vn Trang 15 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “Kết thúc” để xóa toàn bộ các tài khoản được tìm thấy thỏa mãn điều kiện 5 Gia hạn tài khoản bạn đọc Khi một tài khoản sắp hết hạn bạn có thể