ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN

CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN Trụ sở chính: Số 03 Nguyễn Du, P.Đức Thắng, TP.Phan Thiết, Tỉnh Bình Thuận Hotline: 0938957777 * Website: www.bitagco.com THƯ MỜI HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 : QUÝ CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN Hội đồng quản trị Cơng ty cổ phần Dịch vụ nơng nghiệp Bình Thuận trân trọng thơng báo kính mời Q cổ đơng đến tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Dịch vụ nông nghiệp Bình Thuận, cụ thể sau: Thời gian: 8h00 ngày 24 tháng 04 năm 2021 Địa điểm: Trung tâm hội nghị chăm sóc khách hàng Five Star Eco City, xã Phước Lý, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Nội dung đại hội: Theo chương trình đính kèm Điều kiện tham dự: cổ đơng sở hữu cổ phần tính đến ngày : 29/03/2021 Xác nhận tham dự Đại hội: Để việc tổ chức phiên họp Đại hội đồng cổ đông thành công tốt đẹp, đề nghị Quý cổ đông xác nhận tham dự ủy quyền tham dự (theo mẫu đính kèm) gửi đến Công ty qua fax, email gửi thư chậm lúc 17h00 ngày 20 tháng 04 năm 2021 theo địa chỉ: Công ty cổ phần Dịch vụ nông nghiệp Bình Thuận - Địa chỉ: Số 03 Nguyễn Du, Phường Đức Thắng, Thành phố Phan Thiết, Bình Thuận - Điện thoại: (84 2)523 721 555– Fax: (84.2) 523 722 622 - Địa Email: bitagco.longan@gmail.com Tài liệu sử dụng Đại hội Tài liệu sử dụng Đại hội Công ty đăng tải website: http://www.bitagco.com/, đề nghị Quý cổ đông nghiên cứu trước đến tham dự Đại hội Quý cổ đông lưu ý – Cổ đông người ủy quyền tham dự Đại hội mang theo giấy tờ sau: ▪ Thư mời họp; ▪ Giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu; ▪ Giấy ủy quyền dự họp (nếu người ủy quyền dự họp) – Việc ủy quyền thực lần, người ủy quyền không ủy quyền cho người thứ ba – Mọi chi phí ăn ở, lại chi phí khác cổ đông tự chi trả – Mọi chi tiết liên quan tới Đại hội, Q cổ đơng vui lịng liên hệ: ▪ Cơng ty cổ phần Dịch vụ nơng nghiệp Bình Thuận ▪ Điện thoại: 0934098888 ọ T/M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TRẦN VĂN MƯỜI CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN Trụ sở chính: Số 03 Nguyễn Du, P.Đức Thắng, TP.Phan Thiết, Tỉnh Bình Thuận Hotline: 0938957777 * Website: www.bitagco.com GIẤY XÁC NHẬN THAM DỰ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Dịch vụ nơng nghiệp Bình Thuận Tên cổ đơng: Số CMND/ĐKKD: cấp ngày Địa thường trú/ Trụ sở: Người đại diện: Số CMND người đại diện: cấp ngày ……/……/… ….tại: Số điện thoại: Số fax: Xác nhận tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Dịch vụ nơng nghiệp Bình Thuận tổ chức vào ngày 24 tháng 04 năm 2021 với: Số cổ phần biểu là:………………………cổ phần ằ ữ • Số cổ phần sở hữu là: …………………………… cổ phần • Số cổ phần ủy quyền: ……………………… cổ phần (Gửi kèm theo đây: …… Giấy ủy quyền) Tôi cam kết chấp hành quy định Đại hội CỔ ĐÔNG ọ ấ ế CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN Trụ sở chính: Số 03 Nguyễn Du, P.Đức Thắng, TP.Phan Thiết, Tỉnh Bình Thuận Chi Nhánh TP.HCM: Five Star Tower, 28Bis Mạc Đĩnh Chi, P.Đa Kao, Q.1, TP HCM Hotline: 0938957777 * Website: www.bitagco.com GIẤY UỶ QUYỀN THAM DỰ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021 CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Dịch vụ nông nghiệp Bình Thuận Bên ủy quyền - Tên cá nhân/ Tổ chức: ………………………………………………………………………… - Số CMND/ GPĐKKD: … cấp ngày ……………… tại……………… - Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………… - Điện thoại: ……………………………………………Fax …………………………………… - Số cổ phần sở hữu: ……………………………………………………… cổ phần - Người đại diện (trường hợp cổ đông tổ chức): ………………………………… - Số CMND người đại diện ………… cấp ngày …./…./…… …………………………… - Số điện thoại ……………………………………… Số fax ………………………………… Bên ủy quyền - Tên cá nhân: …………………………………………………………………………………… - Số CMND:……………………… …cấp ngày … /……/……….tại……… ………………… - Địa chỉ:……………………………………………………………………….………………… - Điện thoại……………………………………………Fax………………………… Nội dung ủy quyền Bên ủy quyền có quyền tham dự biểu Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Dịch vụ nông nghiệp Bình Thuận với tư cách cổ đơng đại diện cho Thời hạn ủy quyền ………… số cổ phần mà tôi/chúng sở hữu Giấy ủy quyền có hiệu lực kể từ ngày ký tới kết thúc Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Công ty cổ phần Dịch vụ nông nghiệp Bình Thuận Bên ủy quyền ọ ấ Bên ủy quyền ế ọ ấ ế CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN Trụ sở chính: Số 03 Nguyễn Du, P.Đức Thắng, TP.Phan Thiết, Tỉnh Bình Thuận Hotline: 0938957777 * Website: www.bitagco.com Bình Thuận, ngày 30 tháng 03 năm 2021 QUY CHẾ ĐỀ CỬ - ỨNG CỬ - BẦU CỬ THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SỐT CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ NƠNG NGHIỆP BÌNH THUẬN CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích, phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế xác lập nhằm quy định cụ thể nguyên tắc, phương thức cho việc đề cử, ứng cử bầu cử Thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Nơng nghiệp Bình Thuận phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông, đại diện theo ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Cơng ty Cổ phần Dịch Vụ Nơng Nghiệp Bình Thuận 2.1 Mỗi cổ đông, đại diện theo ủy quyền đến tham dự Đại hội nhận phiếu Bầu cử Hội đồng quản trị (HĐQT), phiếu Bầu cử Ban kiểm soát (BKS) phiếu ghi rõ số lượng cổ phần mà cổ đông, đại diện theo ủy quyền cổ đơng nắm giữ số phiếu biểu tương ứng sử dụng để bầu cử 2.2 Cổ đông phải tuân thủ điều kiện thể thức quy định Quy chế hướng dẫn Ban bầu cử kiểm phiếu, Chủ tọa Đại hội CHƯƠNG II: QUY ĐỊNH VỀ ĐỀ CỬ, ỨNG CỬ THÀNH VIÊN HĐQT, BKS Điều Số lượng, tiêu chuẩn thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát 3.1 Số lượng thành viên HĐQT bầu 01 thành viên 3.2 Tiêu chuẩn điều kiện thành viên HĐQT Thành viên HĐQT phải thỏa mãn tiêu chuẩn cụ thể sau: - - Không thuộc đối tượng quy định khoản Điều 17 Luật Doanh nghiệp; Có trình độ chun mơn, kinh nghiệm quản trị kinh doanh lĩnh vực, ngành, nghề kinh doanh công ty không thiết phải cổ đông công ty; Thành viên Hội đồng quản trị cơng ty đồng thời thành viên Hội đồng quản trị công ty khác 3.3 Số lượng thành viên BKS bầu 01 thành viên 3.4 Tiêu chuẩn điều kiện thành viên BKS Kiểm sốt viên phải có tiêu chuẩn điều kiện sau đây: - - Không thuộc đối tượng theo quy định khoản Điều 17 Luật doanh nghiệp; Được đào tạo chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế tốn, kiểm tốn, luật, quản trị kinh doanh chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp; Không phải người có quan hệ gia đình thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc Tổng giám đốc người quản lý khác; Không phải người quản lý công ty; không thiết phải cổ đông người lao động công ty; Không người có quan hệ gia đình người quản lý doanh nghiệp cơng ty Kiểm sốt viên cơng ty cổ phần niêm yết, công ty Nhà nước nắm giữ 50% vốn điều lệ phải kiểm toán viên kế toán viên Điều Quyền đề cử, ứng cử làm thành viên HĐQT, BKS: 4.1 Các cổ đông nắm giữ cổ phần có quyền biểu có quyền gộp số quyền biểu cổ đông lại với để đề cử ứng cử viên HĐQT, BKS Số lượng ứng cử viên mà nhóm có quyền đề cử phụ thuộc vào số lượng ứng cử viên Đại hội định tỷ lệ sở hữu cổ phần nhóm Cổ đơng nhóm cổ đơng nắm giữ (tính đến ngày chốt danh sách cổ đơng): - Cổ đơng nhóm cổ đơng nắm giữ từ 10% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu đề cử, ứng cử (01) ứng viên HĐQT, (01) ứng viên BKS Người tự ứng cử đề cử (sau gọi chung ứng cử viên) phải gửi hồ sơ ứng cử hợp lệ hạn theo quy định 4.2 Trường hợp số lượng ứng cử viên Hội đồng quản trị thông qua đề cử không đủ số lượng cần thiết, số ứng cử viên lại Hội đồng quản trị Ban kiểm soát đương nhiệm đề cử, đảm bảo đáp ứng điều kiện theo quy định Điều Hồ sơ tham gia đề cử, ứng cử để bầu vào thành viên HĐQT, BKS: 5.1 Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử ứng cử viên để bầu vào HĐQT, BKS bao gồm: a) Đơn ứng cử Đơn đề cử ứng viên tham gia HĐQT, BKS; b) Sơ yếu lý lịch ứng cử viên tự khai có dán ảnh; c) Bản hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu; d) Bản hợp lệ Hộ thường trú (hoặc giấy đăng ký tạm trú dài hạn); e) Bản hợp lệ cấp, văn chứng chứng nhận trình độ văn hố, trình độ chun mơn; f) Giấy ủy quyền và/hoặc Biên họp nhóm (nếu ứng cử viên nhóm ủy quyền ứng cử) 5.2 Hồ sơ đề cử, ứng cử phải gửi tới Cơng ty Cổ phần Dịch vụ nơng nghiệp Bình Thuận theo thời gian thông báo bầu bổ sung thành viên HĐQT, BKS đăng website Công ty Trường hợp hồ sơ gửi fax, scan phải gửi lại gốc đăng ký tham dự Đại hội trước Đại hội bắt đầu Chỉ hồ sơ đề cử/ứng cử đáp ứng đủ điều kiện đề cử, ứng cử ứng cử viên đáp ứng đủ điều kiện tương ứng thành viên HĐQT, BKS đưa vào danh sách ứng cử viên công bố phiên họp ĐHĐCĐ CHƯƠNG III: BẦU CỬ THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN KIỂM SOÁT Điều Lựa chọn ứng cử viên Dựa Đơn đề cử, ứng cử cổ đông, nhóm cổ đơng hồ sơ kèm theo ứng cử viên, Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông lập danh sách ứng cử viên đáp ứng đủ điều kiện quy định để bầu thành viên HĐQT, BKS Điều Nguyên tắc bầu cử Việc bầu cử thành viên HĐQT, BKS tiến hành theo nguyên tắc sau đây: - Tuân thủ pháp luật hành doanh nghiệp Việt Nam; - Bảo đảm tính cơng khai, dân chủ quyền lợi hợp pháp tất cổ đơng Điều Người có quyền bầu cử Người có quyền bầu cử ĐHĐCĐ cổ đông sở hữu cổ phần người cổ đông sở hữu cổ phần ủy quyền dự họp (theo danh sách cổ đơng cơng ty) có mặt phiên họp ĐHĐCĐ Điều Hình thức phương thức bầu cử 9.1 Việc bầu cử thành viên HĐQT, BKS Cơng ty CP Dịch vụ nơng nghiệp Bình Thuận thực theo hình thức trực tiếp, bỏ phiếu kín Đại hội theo phương thức bầu dồn phiếu 9.2 Sau Đại hội thông qua danh sách ứng viên bầu thành viên HĐQT, BKS thông qua thủ tục bầu cử, đại biểu tham dự Đại hội Ban tổ chức phát (01) Phiếu bầu thành viên Hội đồng quản trị (01) Phiếu bầu thành viên Ban kiểm sốt Cổ đơng có trách nhiệm kiểm tra thông tin phiếu bầu, có sai sót phải báo cho Ban tổ chức 9.3 Trên phiếu ghi rõ danh sách ứng viên xếp theo thứ tự ABC; mã đại biểu, số cổ phần sở hữu/hoặc đại diện, số phiếu biểu quyết, có đóng dấu treo cơng ty 9.4 Mỗi cổ đơng có tổng số phiếu biểu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu (bao gồm số cổ phần sở hữu, và/hoặc ủy quyền) nhân với số lượng thành viên bầu HĐQT, BKS Cụ thể theo công thức sau: Tổng số phiếu biểu = Tổng số cổ phần có quyền biểu x Số thành viên bầu HĐQT/BKS 9.5 Cổ đơng có quyền dồn hết tổng số quyền biểu cho ứng cử viên phân chia tổng số phiếu cho số ứng cử viên 9.6 Tổng số phiếu biểu cho ứng cử viên cổ đông không vượt tổng số phiếu biểu phép cổ đông (bằng số cổ phần nhân với số thành viên bầu) Điều 10 Tổ chức giám sát bầu cử 10.1 Ban bầu cử kiểm phiếu: a) Việc tổ chức giám sát bầu cử Ban bầu cử kiểm phiếu thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông thực theo quy định Quy chế này; b) Ban bầu cử kiểm phiếu gồm (01) Trưởng ban thành viên khác Đại hội biểu thông qua theo đề nghị Chủ tọa c) Thành viên Ban bầu cử kiểm phiếu khơng người có tên danh sách đề cử, ứng cử vào thành viên HĐQT, BKS; 10.2 Ban bầu cử kiểm phiếu phải bảo đảm tính trực, khách quan, bảo mật thơng tin việc kiểm phiếu bầu cử 10.3 Ban bầu cử kiểm phiếu có nhiệm vụ: a) Kiểm tra công bố danh sách ứng viên HĐQT, BKS; b) Phổ biến quy chế bầu cử hướng dẫn cách thức bầu cử cho cổ đông; c) Phân phát thu phiếu bầu cử; d) Kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu cổ đông, đại diện cổ đông; e) Thực kiểm phiếu, lập biên kiểm phiếu, công bố kết kiểm phiếu trước Đại hội đồng cổ đông; f) Bàn giao lại Biên kiểm phiếu toàn phiếu bầu cử cho Thư ký Đại hội; g) Cùng Ban Chủ tọa Đại hội xem xét giải khiếu nại, tố cáo người ứng cử kết bầu cử (nếu có) báo cáo để Đại hội đồng cổ đông định; h) Và nhiệm vụ liên quan khác; i) Ban bầu cử kiểm phiếu chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Đại hội đồng cổ đông việc tuân thủ Quy chế tính xác kết kiểm phiếu Điều 11 Phiếu bầu ghi phiếu bầu 11.1 Phiếu bầu: a) Phiếu bầu Công ty Cổ phần Dịch vụ nông nghiệp Bình Thuận phát hành, in thống nhất, có dấu treo cơng ty, có mã số cổ đơng; tổng số cổ phần sở hữu/được ủy quyền đại diện, tổng số quyền biểu quyết; b) Cổ đông/đại diện ủy quyền phát đồng thời 01 phiếu bầu thành viên Hội đồng quản trị 01 phiếu bầu thành viên BKS theo mã số tham dự (sở hữu ủy quyền); c) Cổ đông đại diện cổ đông phát phiếu bầu phải kiểm tra lại thông tin ghi phiếu bầu, có sai sót, cổ đông phải thông báo cho Ban bầu cử kiểm phiếu để đổi phiếu bầu khác; 11.2 Cách ghi phiếu bầu: a) Cổ đông/đại diện ủy quyền cổ đông bầu số ứng viên tối đa số lượng cần bầu vào thành viên HĐQT/BKS; b) Nếu bầu dồn tồn phiếu cho ứng viên ghi tổng số phiếu bầu vào dịng người Nếu chia phiếu bầu cho nhiều ứng viên, cổ đông/đại diện ủy quyền cổ đông chia số phiếu cho cá nhân bầu (trường hợp chọn nhiều ứng viên) c) Tổng số phiếu biểu cho ứng cử viên cổ đông/đại diện ủy quyền cổ đông không vượt tổng số phiếu biểu phép cổ đông /đại diện ủy quyền cổ đơng (bằng số cổ phần nhân với số thành viên bầu) d) Trường hợp ghi sai, cổ đông đề nghị Ban tổ chức đổi phiếu bầu khác e) Cổ đông/đại diện ủy quyền cổ đông phải ký ghi rõ họ tên phiếu bầu để xác nhận 11.3 Phiếu hợp lệ có đủ điều kiện sau đây: a) Phiếu bầu cho ứng viên có tên danh sách phạm vi số lượng thành viên cần bầu Đại hội đồng cổ đông thông qua; b) Tổng số lượng phiếu bầu nhỏ tổng số phiếu biểu phép cổ đơng (bằng số cổ phần nhân với số thành viên bầu); c) Không thuộc trường hợp quy định Khoản 11.4 Điều 11.4 Phiếu bầu không hợp lệ thuộc trường hợp sau: a) Phiếu không Công ty Cổ phần Dịch vụ nơng nghiệp Bình Thuận phát hành và/hoặc khơng có dấu cơng ty; b) Phiếu gạch xố, sửa chữa, bổ sung nội dung khơng theo quy định (trường hợp viết sai phải đổi lại phiếu mới); c) Phiếu có ghi thêm ghi tên khơng đúng, không thuộc danh sách ứng cử viên Đại hội đồng cổ đông thống thông qua trước tiến hành bỏ phiếu; d) Phiếu có tổng số quyền biểu cho ứng cử viên vượt tổng số quyền biểu cổ đông (bao gồm quyền sở hữu ủy quyền); e) Phiếu không ký tên ghi rõ họ tên cổ đông/đại diện ủy quyền cổ đông; f) Phiếu bầu cho nhiều ứng viên số lượng cần bầu; Điều 12 Bỏ phiếu kiểm phiếu 12.1 Việc bỏ phiếu bắt đầu việc phát phiếu bầu cử hồn tất kết thúc cổ đơng cuối bỏ phiếu bầu vào thùng phiếu; 12.2 Ban bầu cử kiểm phiếu tiến hành kiểm tra thùng phiếu trước chứng kiến cổ đông;