Lý thuyết Balanced Score Card – Công cụ quản trị hiệu người lãnh đạo Có thể nói, Balanced Score Card (BSC) – Thẻ điểm cân công cụ hiệu để cấp lãnh đạo tổ chức quản lý tốt mục tiêu công việc chủ chốt Ở Việt Nam vài năm trở lại đây, nhà lãnh đạo doanh nghiệp mà đặc biệt CEO nhận thấy tầm quan trọng tính hiệu áp dụng BSC vào quản trị doanh nghiệp Nhờ có BSC, tầm nhìn, định hướng mục tiêu chiến lược mục tiêu hàng năm tổ chức CEO ban lãnh đạo hoạch định cách đầy đủ toàn diện, thể việc xác lập thực mục tiêu khác bên cạnh mục tiêu tài chính, mục tiêu học hỏi, phát triển, hoàn thiện hệ thống quy trình làm việc mục tiêu khách hàng Để hiểu rõ lợi ích khác biệt hiệu quản trị tổ chức nhờ áp dụng BSC, điểm qua vài nét hệ thống sau: Theo Robert S Kaplan, BSC hệ thống bốn nhóm mục tiêu Tài Khách hàng Học hỏi phát triển hay nói cách khác nhóm mục tiêu thể lực phát triển người Quy trình Khác với hệ thống quản trị khác, BSC hệ thống quản trị kết nối hoạt động thường nhật cá nhân với mục tiêu lớn chiến lược tổ chức Các mục tiêu hệ thống thể mối quan hệ tương hỗ với phát huy tối đa hiệu chúng thiết lập cách cân đối Đây ý nghĩa từ "Balanced” mà Robert S Kaplan dùng để gọi hệ thống Người ta dễ dàng thấy nhóm mục tiêu cịn lại giống phần gốc rễ để giúp đạt mục tiêu tài – phần Trên thực tế, thường có ba cách thức để xây dựng hệ thống: Top-down cách triển khai mục tiêu cho phận cá nhân từ mục tiêu chung tổ chức; hay Bottom-up cách hình thành mục tiêu tổ chức sở mục tiêu phận cá nhân; kết hợp hai phương pháp Mỗi cách thức có lợi nhược điểm riêng liên quan đến tính hệ thơng tính xun suốt từ mục tiêu lớn tổ chức đến mục tiêu nhỏ cá nhân Trong viết này, xin chia sẻ với bạn thực tiễn việc áp dụng BSC qua trình thiết lập vận hành hệ thống Golden Gate JSC qua bước sau: Bước 1: Hoạch định kế hoạch hàng năm tổ chức từ sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng chiến lược tổ chức Công việc thực cần tài năng, khả lập kế hoạch xuất sắc người lãnh đạo, đặc biệt CEO quản lý cấp cao Qua việc xác định kỳ vọng cho tổ chức cần thiết cách phổ quát toàn diện cho tổ chức ngắn hạn dài hạn dựa sứ mệnh, tầm nhìn định hướng phát triển tổ chức, kỹ hoạch định chiến lược phẩm chất thiết yếu nhà lãnh đạo tài thể rõ nét Bước 2: Phân bổ mục tiêu cho phận dựa kế hoạch năm tổ chức Đây trình diễn dịch kế hoạch tổ chức cho phận chức năng, đảm bảo mục tiêu bốn nhóm triển khai toàn cho phận chức Các quản lý cấp trung cần tham gia vào trình nhằm thảo luận xác định tiêu cụ thể cần đạt đề xuất thêm mục tiêu có tính đặc trưng cho chức nhiệm vụ phận mình, đồng thời chung sức xây dựng để hoàn thiện hệ thống BSC tổ chức Có bốn nguyên tắc việc thực bước Golden Gate là: Đảm bảo tiêu chí "SMART” tất mục tiêu Mục tiêu phận xác nhận (certify) "bộ phận” đầu mục tiêu Tức phận có đích mục tiêu nhắm tới xem xét xác nhận cho việc áp dụng cho kiểm soát việc thực mục tiêu phận "đầu vào” Đảm bảo tất mục tiêu đo lường phận khác: Đây hình thức kiểm tra chéo để đảm bảo kết mục tiêu khách quan đảm bảo có hệ thống đo lường qua mẫu biểu, báo cáo, công cụ cụ thể phục vụ cho việc đo lường muc tiêu Thang điểm đo lường mục tiêu thang điểm 5, tương ứng với điểm mức độ hoàn thành, mục tiêu cụ thể, thể số biểu mẫu báo cáo hệ thống định Công ty Bước 3: Phân bổ mục tiêu cho nhân viên Đây bước kết nối mục tiêu lớn tổ chức tới hoạt động hàng ngày cá nhân Nhờ tác động vào hiệu suất thực công việc từ cá nhân đơn lẻ mà tổ chức hồn thành mục tiêu chiến lược Kỹ lập kế hoạch tổ chức thực công việc nhà lãnh đạo cấp trung yêu cầu thiết yếu giai đoạn Mục tiêu nhân viên ghi nhận vào mẫu biểu ghi mục tiêu cá nhân nhân viên Việc phân bổ mục tiêu cho nhân viên phận đảm bảo nguyên tắc phân bổ mục tiêu nói phần phân bổ mục tiêu cho phận Cụ thể nhân viên phận yêu cầu xác nhận mục tiêu kiểm soát việc đo lường mục tiêu cá nhân khác Bước 4: Theo dõi vận hành hệ thống thường xuyên hiệu chỉnh Với Golden Gate, báo cáo BSC người phụ trách phòng nhân tổng hợp hàng tháng hàng quý Sau quý, tiêu (target) ban lãnh đạo xem xét điều chỉnh để thật phù hợp có tính địn bẩy thành tích dựa việc xem xét yếu tố sau: Thuận lợi khó khăn để đạt mục tiêu Những hoạt động cải tiến thực thi để đạt mục tiêu Trung bình kết thực mục tiêu tháng Số lần đo lường mục tiêu Những yếu tố khách quan tác động đến việc đạt tiêu, chẳng hạn yếu tố mùa vụ… Chỉ tiêu phải đảm bảo lớn mức trung bình đạt tính đến thời điểm xem xét Thời gian đầu áp dụng, số phản ánh số lượng mục tiêu đo lường tính đến thời điểm báo cáo hay điểm số trung bình nhóm mục tiêu để xác định điểm mạnh Điểm yếu tổ chức phân tích xem xét để có kế hoạch cải tiến hệ thống kịp thời BSC kết nối chặt chẽ với hệ thống khác: Ở Golden Gate, điểm BSC phận để phân bổ quỹ thưởng chung công ty cho phận Điểm đánh giá cá nhân mà mục tiêu phân bổ từ hệ thống BSC chiếm tỷ trọng đáng kể để phân bổ quỹ thưởng phận cho cá nhân phận Điểm kết mục tiêu cá nhân để đưa định nhân tăng lương, thăng chức, nguồn để xác định kế hoạch đào tạo phát triển nhân Để trải qua bước trên, Golden Gate phải vượt qua nhiều khó khăn người dẫn dắt dự án khơng khỏi có lúc thấy chùn bước nản chí Những khó khăn phổ biến kinh nghiệm thực tế mà, Golden Gate doanh nghiệp phải trải qua lần đầu thiết lập vận hành hệ thống là: Về kiến thức kỹ người chủ trì dự án: Phải có kiến thức sâu rộng có tính thực tiễn việc xây dựng vận hành hệ thống Các doanh nghiệp nên cử cấp quản lý tham dự khóa học BSC cử người chủ trì nhóm chủ trì dự án tham dự Về thời gian Đây thực dự án cần kiên trì thời gian đủ dài, cụ thể hai q để xây dựng vừa vận hành vừa hiệu chỉnh hệ thống đặc biệt hiệu chỉnh tiêu cho thật "SMART” Chỉ tiêu phản ánh cốt lõi mục tiêu có tác động hai mặt: có tác dụng kích thích cải tiến tăng hiệu suất cơng việc mục tiêu có tính thách thức đồng thời có tính đạt kết hợp với cơng cụ đo lường xác, ngược lại, động lực hiệu suất công việc giảm mục tiêu công việc không khả thi khơng có cơng cụ đo lường thừng mức độ đạt mục tiêu Trong thời gian đầu thiết lập hệ thống, tất trưởng phận Golden Gate phải dành nhiều thời gian cho họp hành để phổ biến, cân nhắc, lựa chọn thống mục tiêu phận góp ý cho mục tiêu phận khác Về vai trò CEO người phụ trách dự án (leaders): Xây dựng vận hành hệ thống BSC quản trị doanh nghiệp dự án lớn, thật cần tính cam kết kiên định cấp lãnh đạo đặc biệt CEO người phụ trách dự án Đây yếu tổ tiên làm nên khác biêt tổ chức vận hành hệ thống BSC hay tổ chức vận hành hệ thống khơng hồn chỉnh Thực tế Golden Gate, CEO khơng phải ln tham dự tất họp giải khúc mắc quỹ thời gian kinh nghiệm thực tế cịn hạn chế mà phải thơng qua cầu nối người phụ trách dự án Vai trò tác động leaders đến kết đạt thể qua nét sau: Định hướng dẫn dắt người có trách nhiệm dự án theo mục tiêu chung Truyền đạt kiến thức huấn luyện kỹ cho người có trách nhiệm dự án ...Có thể nói, Balanced Score Card (BSC) – Thẻ điểm cân công cụ hiệu để cấp lãnh đạo tổ chức quản lý tốt mục tiêu công việc chủ chốt Ở Việt Nam vài năm trở lại đây, nhà lãnh đạo doanh nghiệp... phát triển hay nói cách khác nhóm mục tiêu thể lực phát triển người Quy trình Khác với hệ thống quản trị khác, BSC hệ thống quản trị kết nối hoạt động thường nhật cá nhân với mục tiêu lớn chiến... từ sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng chiến lược tổ chức Công việc thực cần tài năng, khả lập kế hoạch xuất sắc người lãnh đạo, đặc biệt CEO quản lý cấp cao Qua việc xác định kỳ vọng cho tổ chức cần