Tìm hiểu về các hệ thống kiểm soát nội bộ

Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội Mối quan hệ chủ đề toàn chuyên đề đào tạo CHỦ ĐỀ 1: Tiếp cận & hiểu HTKSNB CÁC HƯỚNG TIẾP CẬN HTKSNB Cách tiếp cận, cách hiểu bạn HTKSNB - Mất mát tài sản => KSNB - Tổ chức công tác kế toán - Cách tiếp cận HTKSNB từ báo Chúng ta hiểu HTKSNBDN nào? Chúng ta việc : - Hiểu Mục tiêu doanh nghiệp - Sau : Hiểu Rủi ro & Nguy doanh nghiệp - Và cuối : Chúng ta hiểu HTKSNB doanh nghiệp Hệ thống mục tiêu DN - Tầm nhìn (vision) - Sứ mệnh (mission) - Mục đích (Goal) - Mục tiêu (Objective) + Mục tiêu (target) + Chiến lược (strategy) + Kế hoạch (plan) + Nhiệm vụ cụ thể (task) Hiểu mục tiêu DN - Mục đích (goal) doanh nghiệp => ln lợi nhuận - Để đạt mục đích doanh nghiệp phải đặt objective cụ thể giai đoạn (1 năm, năm, năm, 10 năm,…) - Mục tiêu doanh nghiệp giai đoạn phải cụ thể hoá, lượng hoá thành targets để thực để đo lường kết việc thực Mục tiêu doanh nghiệp tổng thể : - Mục đích (cái DN mong muốn đạt được) - Mục tiêu (trong giai đoạn) - Chỉ tiêu (lượng hoá, cụ thể hoá….) Mục tiêu doanh nghiệp gồm : - Mục tiêu tài + Lợi nhuận + Khả toán - Mục tiêu phi tài : + Thị phần + Thương hiệu + Văn hoá doanh nghiệp + Nhân đạo Mục tiêu & doanh nghiệp - Mục tiêu đặt phải dựa nguồn lực thực tế (nguồn lực có chắn có) doanh nghiệp - Nguồn lực (nền tảng DN) bao gồm : + Nhân lực + Tài lực + Vật lực + Thời gian + Nguồn lực khác - Nếu mục tiêu đặt khơng dựa vào nguồn lực thực tế chắn không khả thi Mục tiêu DN & Chủ DN - Mục tiêu DN chủ DN người lãnh đạo DN xác lập Tuy nhiên, mục tiêu DN & mục tiêu chủ DN hồn tồn khác Vì DN chủ DN chủ thể khác (là pháp nhân & thể nhân) - Phải phân định cách rạch ròi mục tiêu mà DN theo đuổi Hay nói cách khác, kh6ng thể đánh đồng mục tiêu chủ DN với mục tiêu DN Mục tiêu & sứ mệnh DN - Mục tiêu theo nghĩa hẹp mà thân DN muốn đạt được, cịn sứ mệnh mà DN mang đến cho cộng đồng - Sứ mệnh cách để DN đạt mục tiêu (là cách kiếm tiền DN, kiếm tiền cách mang lại cho cộng đồng, khơng phải kiếm tiền giá) - Sứ mệnh lý tồn DN, lý DN trường tồn cộng đồng (vì DN khơng làm điều ảnh hưởng xấu đến cộng đồng) - Sứ mệnh mà DN thực tốt cộng đồng tơn vinh - Sứ mệnh thể cam kết & trách nhiệm DN cộng đồng - Khi xác lập mục tiêu cho thân mình, doanh nghiệp đồng thời phải tự đặt lên vai sứ mệnh với cộng đồng - Sứ mệnh tốt đẹp mà DN cống hiến cho xã hội thông qua hoạt dộng - Mục tiêu & sứ mệnh hai mặt vấn đề – mà doanh nghiệp theo đuổi Mục tiêu & Tôn DN - Tôn DN “con đường” mà doanh nghiệp Tơn thể qua hiệu (slogan) doanh nghiệp gắn liền với sứ mệnh XH DN - Nói cách khác , tơn chủ trương đường lối DN Một DN có mục tiêu DN phải có chủ trương đường lối để đạt mục tiêu - Lưu lý : Mục tiêu chủ trương đường lối DN phải dựa tảng DN (nhân lực, tài lực, vật lực, công nghệ, truyền thống, giá trị, niềm tin…) Mục tiêu & Tầm nhìn DN - Mục tiêu & sứ mệnh mà doanh nghiệp theo đuổi - Cái mà doanh nghiệp theo đuổi hồn tồn tuỳ thuộc vào tầm nhìn doanh nghiệp Tầm nhìn doanh nghiệp lại tuỳ thuộc vào tầm nhìn nhà sáng lập doanh nghiệp - Mục tiêu, sứ mệnh, tôn chỉ, chủ trương đường lối doanh nghiệp thay đổi doanh nghiệp có tầm nhìn xun kỷ Rủi ro DN - Rủi ro DN yếu tố (các nguyên nhân) làm cho DN khơng đạt mục tiêu - Dựa vào nguồn gốc phát sinh, rủi ro DN chia làm loại : * Rủi ro kinh doanh (từ mơi trường bên ngồi) * Rủi ro hoạt động (từ hoạt động nội bộ) * Rủi ro tuân thủ (từ việc tuân thủ pháp luật) Phải làm với rủi ro DN - Từ chối rủi ro - Chấp nhận rủi ro - Chuyển giao rủi ro - Giảm thiểu rủi ro => Thiết lập HTKSNBDN Cách mà hiểu HTKSNB DN Vậy HTKSNBDN diễn đạt nào? “ Là hệ thống chế kiểm soát doanh nghiệp cụ thể hoá quy chế quản lý ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu rủi ro làm cho DN khơng đạt mục tiêu mình” Quy chế quản lý hiểu nào? Quy chế quản lý doanh nghiệp hiểu : “ Tất tài liệu cấp có thẩm quyền ban hành yêu cầu cá nhân, nhóm người, phận, số phận doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm với doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra” Khoa học kiểm soát - Kiểm soát đất nước (lớn, nhỏ) Kiểm soát doanh nghiệp (lớn, nhỏ) - Cơ chế & Pháp luật Cơ chế & Qui chế - Nhà nước quản lý xã hội pháp luật Giám đốc quản lý công ty qui chế - Vai trị văn hố quản lý * Văn hoá xã hội & vấn đề quản lý đất nước * Văn hoá doanh nghiệp & vấn đề quản lý cơng ty CHỦ ĐỀ 2: Các khía cạnh HTKSNB - Mục tiêu DN & mục tiêu phận, chức năng/nghiệp vụ (Buổi 1) - Rủi ro DN & rủi ro phận, chức năng/nghiệp vụ (Buổi 3) - Cơ chế kiểm soát (Buổi 4) - Qui chế quản lý (trên sở chế kiểm soát) - Giám sát vận hành HTKS - Mơi trường kiểm sốt (Nguồn lực & VHDN) chế chạy môi trường => Thiết lập “Ma trận KS” cho doanh nghiệp, gồm chế & quy chế, theo chiều dọc & chiều ngang Xác định & đánh giá rủi ro - Trên sở mục tiêu thiết lập cho toàn doanh nghiệp cho phận, chức năng/nghiệp vụ doanh nghiệp - Xác định đánh giá rủi ro mục tiêu toàn doanh nghiệp rủi ro mục tiêu phận, chức năng/nghiệp vụ doanh nghiệp - Đáp ứng nhanh chóng thay đổi mơi trường kinh doanh, môi trường pháp lý môi trường hoạt động doanh ngiệp Đưa chế kiểm sốt(Hay cịn gọi Thủ tục kiểm sốt) - Phê duyệt - Định dạng trước - Báo cáo bất thường - Bảo vệ tài sản - Sử dụng mục tiêu - Bất kiêm nhiệm - Đối chiếu - Kiểm tra & đối chiếu Quy chế quản lý - Trên sở chế kiểm soát xác lập, Ban lãnh đạo DN ban hành quy chế nhằm thực thi chế kiểm soát - Các quy chế DN ban hành khơng có ý nghĩa khơng chứa đựng chế/thủ tục kiểm sốt - Nói cách khác, quy chế chế kiểm sốt “luật hố” - Cơ chế kiểm sốt – Mặt chìm - Cơ chế quản lý – Mặt (Cơ chế kiểm sốt cụ thể hóa qui định – qui định có lồng thủ thục kiểm sốt Và qui định hệ thống hóa tập hợp lại quy chế quản lý doanh nghiệp) - Căn vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý DN chia làm loại : + Quy chế cá nhân (cho cá nhân DN) => Ví dụ : bảng mơ tả công việc, định bổ nhiệm… + Quy chế phận (cho phận : phòng, ban, phận, chi nhánh, VPĐD, cửa hàng, đại ý…) => VD : quy chế tổ chức & hoạt động P Kinh doanh,… + Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – quy chế cho qui trình nghiệp vụ doanh ngiệp) => VD : quy chế bán hàng, quy chế tiền lương… - Một quy chế thường chức đựng quy định Quy chế thường bao gồm quy định Các quy định quy chế : + Giả định + Quy định + Chế tài (nếu vi phạm xử lý nào) (Tham khảo thêm tài liệu: Lí luận chung nhà nước pháp luật) Cơ chế & Quy chế (Trong ma trận kiểm sốt) Một doanh nghiệp thuộc trường hợp sau : - Không có hệ thống quy chế quản lý hồn chỉnh, có manh mún - Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, quy chế chứa đựng chế kiểm sốt - Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, quy chế có chứa đựng hầu hết chế kiểm soát, quy chế quản lý không thực thi triệt để chế kiểm sốt khơng vận hành - Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, quy chế có chứa đựng hầu hết chế kiểm soát, quy chế quản lý thực thi triệt để chế kiểm sốt vận hành cách hữu hiệu - Như trường hợp (4) HTKSNB thường xuyên cập nhật & đánh giá rủi ro mới, đưa thủ tục kiểm soát tương ứng với rủi ro => Liên tục hoàn thiện HTKSNB HTKSNB & ISO - Rủi ro chất lượng : Chất lượng sản phẩm không cam kết với khách hàng (VD : CLSP không ổn định, hay CLSP thấp mức mà DN cam kết với khách hàng, …) - ISO “hệ thống quản lý chất lượng” nhằm giảm thiểu hay triệt tiêu rủi ro chất lượng (Chứ ISO khơng có nghĩa “sản phẩm chất lượng cao”) - Nói rộng hơn, ISO “hệ thống quản lý doanh nghiệp” hướng chất lượng sản phẩm nhằm đạt mục tiêu đảm bảo tính ổn định chất lượng sản phẩm cam kết với khách hàng ISO phục vụ cho doanh nghiệp hay doanh nghiệp làm “nô lệ” cho ISO? HTKSNB & ISO : - ISO & rủi ro chất lượng sản phẩm - HTKSNB & tất rủi ro doanh nghệp HTKSNB & ISO : => Khác mặt phạm vi Giám sát việc thực quy chế quản lý - Kiểm tra giám sát việc thực thi quy chế quản lý (Cũng việc kiểm soát giám sát vận hành chế kiểm sốt, hay vận hành HTKSNB): + Có đầy đủ? + Có xac? + Có kịp thời? - Việc kiểm tra giám sát thực : + Lãnh đạo tự làm + Cử cán kiêm nhiệm + Cử cán chuyên trách + Thành lập phận chuyên trách - Người bổ nhiệm làm cơng việc giám sát phải có : + Năng lực + Có chun mơn + Độc lập + Được trao đầy đủ thẩm quyền + Có đạo đức nghề nghiệp - Việc giám sát phải : + Vừa định kỳ + Vừa đột xuất + Có quy trình phương pháp kiểm tra khoa hoc - Thành lập phận chuyên trách thực giám sát Một số dạng phận chuyên trách thường có doanh nghiệp để thực việc giám sát vận hành HTKSNB : + Uỷ ban kiểm toán => kiểm soát HĐQT + Uỷ ban kiểm soát => Kiểm soát CEO + Kiểm toán nội => Kiểm soát hoạt động + Thanh tra doanh nghiệp nhà nước Mơi trường kiểm sốt - Trao đổi thơng tin - Hình thức pháp lý doanh nghiệp - Nguồn lực doanh nghiệp - Văn hoá doanh nghiệp Trao đổi thông tin - Trong doanh nghiệp : (nhiều chiều) + Giữa cấp quản lý + Giữa phận + Giữa nhân viên - Với bên doanh ghiệp : Nhà cung cấp, khách hàng, ngân hành, đối thủ cạnh tranh, quyền, hiệp hội nghề nghiệp, báo chí, nước ngồi, đối tác tiềm năng… Hình thức pháp lý DN - Doanh nghiệp nhà nước - Doanh nghiệp tổ chức trị xã hội - Hợp tác xã - Công ty cổ phần - Công ty TNHH - Công ty hợp doanh - Doanh nghiệp tư nhân - Cơng ty 100% vốn nước ngồi - Công ty liên doanh - Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) - Chi nhánh thương nhân nứơc - Văn phòng đại diên (Chưa kể lĩnh vực ngân hàng) Nguồn lực doanh nghiệp - Nhân lực - Tài lực - Vật lực - Thời gian - Nguồn lực khác (như giá trị, niềm tin, bí cơng nghệ, thơng tin, tài liệu có giá trị…) Văn hố doanh nghiệp Đi tìm chân dung “Con voi văn hố doanh nghiệp” => Tiếp cận & Hiểu khái niệm văn hoá doanh nghiệp - Văn hoá doanh nghiệp – VH doanh nghiệp - Văn hoá kinh doanh – VH cộng đồng kinh doanh - Văn hoá xã hội – VH dân tộc - Văn hố gia đình Nhà nước quan lý đất nước pháp luật Giám đốc quản lý công ty quy chế Quản lý đất nước văn hố xã hội Quản lý cơng ty & văn hố doanh nghiệp Cơ sở vật chất & trang thiết bị “phần xác” doanh ngiệp - VHDN “phần hồn” doanh nghiệp - VHDN “giá trị tin thần” doanh nghiệp (ngoài giá trị khác giá trị vật chất giá trị thương hiệu) - VHDN mà người ta sờ mà cảm nhận mà thơi Tuy nhiên, đơi cảm nhận văn hố doanh nghiệp cảm nhận sắc đẹp => mang tính chủ quan Kết trình xây dựng VHDN? Người ngồi DN nghĩ DN : - Đó chất lượng uy tín sản phẩm: - Đó hình ảnh DN (Corporate Image) - Bản sắc/cốt cách/nét riêng/đặc thù DN => VHDN phần quan trọng tạo nên hình ảnh DN phần thương hiệu công ty & nhãn hiệu sản phẩm => Cá tính DN phần VHDN phần thương hiệu cơng ty -> lãnh đạo DN có cá tính Người DN nghĩ DN khía cạnh: - Về cơng việc (q khứ, tương lai) - Về cơng ty (qua sứ mệnh & tôn chỉ) - Về đồng nghiệp DN (những người DN : cấp trên, cấp & đồng cấp) - Tự hào công việc, cơng ty & đồng nghiệp (tâm tư, tình cảm người dành cho cơng việc, cho công ty cho đồng nghiệp/cấp trên/nhân viên => giá tị, niềm tin…) - Lãnh đạo DN phải có VH (có tâm, có tầm nhìn) Việt Nam : Xây dựng văn hoá tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc Doanh nghiệp : Xây dựng văn hố tiên tiến, mang đậm sắc cơng ty Xây dựng VHDN tức tạo cảm nhận tốt người doanh nghiệp Tóm tắt - Chúng ta đưa khía cạnh HTKSNB - Chúng ta nghiên cứu khía cạnh (1) Mục tiêu (2) Quy chế (5) Giám sát thực quy chế quản lý (6) Mơi trường kiểm sốt/văn hố doanh nghiệp - Chúng ta tiếp tục nghiên cứu khiá cạnh lại : (3) Xác định rủi ro (4) Đưa chế/thủ tục kiểm soát - Trên sở nghiên cứu khía cạnh HTKSNB, thiết lập ma trận kiểm soát DN Ma trận kiểm soát ... ban kiểm toán => kiểm soát HĐQT + Uỷ ban kiểm soát => Kiểm soát CEO + Kiểm toán nội => Kiểm soát hoạt động + Thanh tra doanh nghiệp nhà nước Môi trường kiểm sốt - Trao đổi thơng tin - Hình thức... chế kiểm soát xác lập, Ban lãnh đạo DN ban hành quy chế nhằm thực thi chế kiểm soát - Các quy chế DN ban hành khơng có ý nghĩa khơng chứa đựng chế/thủ tục kiểm sốt - Nói cách khác, quy chế chế kiểm. .. Giảm thiểu rủi ro => Thiết lập HTKSNBDN Cách mà hiểu HTKSNB DN Vậy HTKSNBDN diễn đạt nào? “ Là hệ thống chế kiểm soát doanh nghiệp cụ thể hoá quy chế quản lý ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu