thủ thuật và hàm excel nhất định phải biết để tăng năng xuất công việc

Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, sang phải bảng tính Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu bảng tính Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển hình sang phải/ trái bảng tính Tab/Shift + Tab: Di chuyển ô sang phải/ sang trái bảng tính Home: Di chuyển đến đầu hàng bảng tính Ctrl + Home: Di chuyển đến bảng tính Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối chứa nội dung bảng tính Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm - Find) Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay - Replace) Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại 'Go to' Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên ô: Di chuyển sang ô bên trái bên phải Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete Nhóm phím tắt chèn chỉnh sửa liệu Phím tắt Undo/Redo  Ctrl + Z: Hồn tác hành động trước (nhiều cấp) - Undo  Ctrl + Y: Đi tới hành động tiếp (nhiều cấp) - Redo Làm việc với Clipboard  Ctrl + C: Sao chép nội dung ô chọn  Ctrl + X: Cắt nội dung ô chọn  Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard vào ô chọn  Ctrl + Alt+ V: Nếu liệu tồn clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste Special Các phím tắt chỉnh sửa bên Excel  F2: Chỉnh sửa ô chọn với trỏ chuột đặt cuối dòng  Alt + Enter: Xuống dòng Excel  Enter: Hồn thành nhập ô di chuyển xuống ô phía  Shift + Enter: Hồn thành nhập di chuyển lên phía  Tab/Shift + Tab: Hồn thành nhập ô di chuyển đến ô bên phải/hoặc bên trái  Esc: Hủy bỏ việc sửa ô  Backspace: Xóa ký tự bên trái trỏ văn bản, xóa lựa chọn  Delete: Xóa ký tự bên phải trỏ văn bản, xóa lựa chọn  Ctrl + Delete: Xóa văn đến cuối dòng  Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian Alt + H + F + C: Phím tắt tơ màu Excel, bạn chọn có liệu muốn đổi màu, nhấn phím Alt nhấn H, giữ Alt nhấn tiếp F, tiếp tục giữ Alt nhấn C chọn màu cần đổi Chỉnh sửa ô hoạt động lựa chọn  Ctrl + D: Copy nội dung ô bên  Ctrl + R: Copy ô bên trái  Ctrl + ": Copy nội dung ô bên trạng thái chỉnh sửa  Ctrl + ': Copy công thức ô bên trạng thái chỉnh sửa  Ctrl + –: Hiển thị menu xóa ơ/hàng/cột  Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột  Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa ô comment  Shift + F10, sau M: Xóa comment  Alt + F1: Tạo chèn biểu đồ với liệu phạm vi  F11: Tạo chèn biểu đồ với liệu phạm vi sheet biểu đồ riêng biệt  Ctrl + K: Chèn liên kết  Enter (trong có chứa liên kết): Kích hoạt liên kết Ẩn phần tử  Ctrl + 9: Ẩn hàng chọn  Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng ẩn vùng lựa chọn chứa hàng  Ctrl + (số 0): Ẩn cột chọn  Ctrl + Shift + (số 0): Bỏ ẩn cột ẩn vùng lựa chọn  Lưu ý: Trong Excel 2010 khơng có tác dụng, để cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl + Z  Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng cột  Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm hàng cột Chỉnh sửa bên ô  Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn bỏ chọn ký tự bên trái / bên phải  Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn bỏ chọn từ bên trái / bên phải  Shift + Home/Shift + End: Chọn từ trỏ văn đến đầu / đến cuối Nhóm phím tắt làm việc với liệu chọn  Chọn  Shift + Space (Phím cách): Chọn tồn hàng  Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn cột  Ctrl + Shift + * (dấu sao): Chọn tồn khu vực xung quanh hoạt động Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn tồn bảng tính (hoặc khu vực chứa liệu)  Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn sheet trước file Excel  Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ ô chọn  Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn tất ô kể từ ô chọn đến cuối cột  Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng chọn xuống cuối trang hình / lên đầu trang hình  Shift + Home: Mở rộng vùng chọn ô hàng  Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn bảng tính  Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối sử dụng bảng tính (góc bên phải) Quản lý vùng lựa chọn  F8: Bật tính mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm phím mũi tên) mà khơng cần nhấn giữ phím Shift  Shift + F8: Thêm (liền kề không liền kề) dãy ô để lựa chọn Sử dụng phím mũi tên Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn  Enter/Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô xuống/lên vùng chọn  Tab/Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô sang phải/trái vùng chọn  Esc: Hủy bỏ vùng chọn  Nhóm phím tắt định dạng liệu Định dạng ô  Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format  Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hủy bỏ định dạng chữ đậm  Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hủy bỏ định dạng in nghiêng  Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hủy bỏ gạch  Ctrl + 5: Áp dụng hủy bỏ định dạng gạch ngang  Alt + ' (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style Các định dạng số  Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân  Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General  Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày, tháng năm  Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút AM PM  Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân  F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối Căn ô  Alt + H, A, R: Căn ô sang phải  Alt + H, A, C: Căn ô  Alt + H, A, I: Căn sang trái Phím tắt cơng thức  =: Bắt đầu công thức  Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function  Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau nhập tên công thức  Ctrl + Shift + A: Chèn đối số công thức sau nhập tên công thức  Shift + F3: Chèn hàm thành công thức  Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức công thức mảng  F9: Tính tất bảng tất bảng tính  Shift + F9: Tính tốn bảng tính hoạt động  Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng thu gọn công thức  Ctrl + ': Chuyển chế độ Hiển thị công thức thay giá trị  Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet bên phải sheet mở  Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet mở  Ctrl + △▽◁▷: Di chuyển tới dòng cùng, cùng, cạnh trái, cạnh phải bảng tính  Ctrl + △▽◁▷ + Shift: khoanh chọn vùng liệu tới cuối bảng thay di chuyển chọn xuống cuối bảng  Ctrl + Shift + (!): Định dạng ô dạng số thập phân với số sau dấu phẩy  Ctrl + Shift + ($): Định dạng ô tiền tệ $  Ctrl + Shift + (%): Định dạng ô số %  Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): Điền nhanh thời gian vào bảng tính  Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Điền ngày vào ô  Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem toàn dạng cơng thức Các thủ thuật tính tốn hay Excel Tính tốn bảng liệu cơng Excel thường phải làm điều dựa vào công thức Công thức phương trình thực tính tốn khác bảng tính Mặc dù Microsoft giới thiệu thêm nhiều hàm qua năm khái niệm cơng thức bảng tính Excel giống tất phiên Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 thấp  Tất công thức Excel bắt đầu với dấu (=) Sau dấu bằng, bạn nhập phép tính hàm Ví dụ: để cộng giá trị ô từ B1 tới B5, bạn có thể: o Gõ tồn phương trình: = B1 + B2 + B3 + B4 + B5 o Sử dụng hàm SUM: = SUM (B1: B5)  Nhấn phím Enter để hồn thành cơng thức Hàm đếm  Bạn có bảng tính với sở liệu khổng lồ cần biết có vùng hay tồn bảng tính chứa chữ số, khơng chứa chữ Thay phải ngồi đếm cách thủ cơng bạn sử dụng hàm =COUNT Ví dụ, bạn cần đếm từ C6 đến C14, gõ =COUNT(C6:C14) Ngồi cịn có hai hàm khác là: Hàm COUNTA  Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2…)  Các tham số: Value1, Value2… mảng hay dãy liệu  Chức năng: Hàm đếm tất ô chứa liệu  Ví dụ: =COUNTA(A4:D9) đếm chứa liệu dãy từ ô A4 đến ô D9 Hàm COUNTIF  Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)  Các tham số: o Range: dãy liệu bạn muốn đếm o Criteria: điều kiện, tiêu chuẩn cho ô đếm  Chức năng: Hàm đếm ô chứa giá trị theo điều kiện cho trước  Ví dụ: =COUNTIF(A1:A5,">9") đếm tất từ A1 đến A5 có chứa số lớn Hàm tính tổng Hàm SUM Hàm SUM Excel thường sử dụng để tính tổng đối số bảng tính Sử dụng hàm Sum Excel giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian cơng sức so với cách tính thủ cơng thông thường    Cú pháp: SUM(Number1, Number2 ) Các tham số: Number1, Number2… số cần tính tổng Ví dụ: =SUM(A2:B2) tính tổng giá trị từ ô A2 đến ô B2 Hàm SUMIF Nếu bạn muốn tính tổng định tiêu chuẩn đưa vào bạn sử dụng hàm SUMIF   o o o  Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Các tham số: Range: Là dãy số mà bạn muốn xác định Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn bạn muốn tính tổng (có thể số, biểu thực chuỗi) Sum_range: Là thực cần tính tổng Ví dụ: =SUMIF(A1:A5,"green",B1:B5) tính tổng từ B1 đến B5 với điều kiện giá trị cột từ A1 đến A5 green Hàm SUMPRODUCT  Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,Array2,Array3…)  Các tham số: Array1: bắt buộc, đối số mảng mà bạn muốn nhân thành phần cộng tổng Array2, Array3 tùy chọn, đối số mảng từ đến 255 mà bạn muốn nhân thành phần cộng tổng  Chức năng: Lấy tích dãy đưa vào, sau tính tổng tích Lưu ý: Các đối số dãy phải chiều, không hàm trả giá trị lỗi #VALUE Hàm tính giá trị trung bình Hàm AVERAGE  Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…)  Các tham số: Number1, Number2… số cần tính giá trị trung bình  Chức năng: Trả giá trị trung bình đối số Hàm MIN/MAX Hàm MAX hàm MIN thường sử dụng để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ đối số hay vùng liệu Hàm MAX  Cú pháp: MAX(Number1, Number2…)  Các tham số: Number1, Number2… dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn  Chức năng: Hàm trả số lớn dãy nhập  Ví dụ: =MAX(E4:E9) đưa giá trị lớn ô từ E4 đến E9 Hàm MIN  Cú pháp: MIN(Number1, Number2…)  Các tham số: Number1, Number2… dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ  Chức năng: Hàm trả số nhỏ dãy nhập vào Hàm ngày tháng Hàm DAYS Hàm DAYS hàm tính số Excel, thường dùng để tính số năm làm việc, hoạt động   o o Cú pháp: DAYS(end_date, start_date) Các tham số: end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, tham số bắt buộc start_date: Là ngày muốn xác định số ngày, tham số bắt buộc Hàm FIND Dùng để tìm vị trí chuỗi chuỗi Cơng thức =FIND("chuỗi con", chứa chuỗi) Trong ví dụ ta tìm vị trí chuỗi "am" chuỗi "example text", vị trí thứ xem chi tiết hàm FIND SUBSTITUTE (Hàm thay văn bản) Để thay văn chuỗi văn khác bạn sử dụng hàm SUBSTITUTE, với công thức =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,"văn ban đầu","văn thay thế") TRIM (Hàm cắt khoảng trống) Nếu phải nhập hay dán văn vào Excel chẳng hạn liệu từ sở liệu, trang web, phần mềm xử lý văn hay chương trình văn khác, bạn nhận thấy văn nhập có nhiều khoảng trắng nằm rải rác danh sách TRIM công thức khắc phục tượng cách nhanh chóng loại bỏ khoảng trống Hàm TRIM xử lý văn Ví dụ, để thực cắt khoảng trắng cột E8, bạn cần gõ hàm =TRIM(E8) lần vào ô F8 bên cạnh, sau chép lại cơng thức xuống cuối danh sách LOWER, UPPER, PROPER (Hàm để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường) Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất chữ in hoa chuỗi thành chữ thường, công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi) Ngược lại, để chuyển tất chữ thường chuỗi ký tự thành chữ in hoa, bạn sử dụng hàm UPPER Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi) Nếu muốn viết hoa chữ đầu từ bạn sử dụng hàm PROPER Công thức =PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ đầu từ) EXACT (Hàm để so sánh hai cột) Khi cần so sánh cột xem giá trị chúng có trùng khơng bạn sử dụng hàm EXACT Công thức =EXACT(ô cần so sánh) CONCATENATE (Hàm kết hợp nội dung) Hàm kết hợp nội dung hai hay nhiều ô vào ô Chẳng hạn, bạn muốn nhập chung Ngày, tháng, năm, bài, vào ô gõ =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) bên dưới, xem chi tiết hướng dẫn sử dụng hàm CONCATENATE HÀM NGÀY THÁNG YEAR, MONTH, DAY Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng "/" "-" Để điền thời gian, sử dụng ":" (dấu hai chấm) Bạn điền ngày thời gian cột Để lấy năm ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH lấy ngày dùng hàm DATE Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy) Hàm DATE Để thêm số ngày vào ngày tháng cần sử dụng công thức đơn giản lấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, ví dụ đây: Để thêm số năm, tháng ngày vào ngày tháng đó, bạn phải sử dụng đến hàm DATE Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm) Chú ý: Hàm DATE có đối số năm, tháng ngày Excel biết 6+2=8= Tháng 8, tháng có 31 ngày, nên tự động tính sang tháng (23 tháng + ngày thành tháng 9) NOW (Hàm hiển thị thời gian hệ thống) Nếu muốn điền thời gian vào bảng tính Excel, sử dụng hàm =NOW Trước hết, di chuyển trỏ chuột đến ô cần gõ cú pháp =NOW() Điểm tiện lợi hàm không yêu cầu tham số bên dấu ngoặc Kết trả thời gian hệ thống máy tính Hàm HOUR, MINUTE, SECOND Để trả giờ, phút, giây thời gian, bạn sử dụng HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng Công thức =HOUR(ô chứa số cần lấy) Hàm TIME Hàm TIME sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống hàm DATE bên Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm) DAYS (Hàm tính số ngày mốc thời gian) Đây cơng thức hữu ích để tính số ngày hai mốc thời gian nên bạn không cần phải để ý có ngày tháng dải cần tính Ví dụ, E4 chứa liệu ngày bắt đầu 30/04/2015 ô F4 chứa ngày kết thúc 02/09/2015 Bạn nhập =DAYS(F4,E4), chi tiết hàm DAYS Hàm DATEIF Để lấy số ngày, tháng, năm mốc thời gian Exel bạn sử dụng hàm DATEIF Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,"d") Đối số thứ bạn muốn lấy, "d" số ngày, muốn lấy số năm bạn thay "y", lấy số tháng thay "m" Thay đối số thứ "yd" để bỏ qua năm, tính số ngày tháng khoảng thời gian đó, "md" bỏ qua tháng, tính số ngày, "ym" bỏ qua năm, đếm số tháng chênh lệch Lưu ý quan trọng: Hàm trả kết sai ngày/tháng ngày tháng thứ (nằm đối số 2) thấp ngày/tháng ngày tháng thứ (đối số 1) Xem ví dụ đây: Khi bạn nên dùng cơng thức hình để trả kết đúng: Hàm WEEKDAY Hàm WEEKDAY trả giá trị từ (Chủ nhật) đến (thứ 7), đại diện cho ngày tuần ngày tháng năm Ví dụ, 12/18/2017 rơi vào thứ Hai Cơng thức =WEEKDAY(ô ngày tháng năm) Hàm TEXT Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày tuần dạng chữ Công thức =TEXT(ô chứa ngày tháng,"dddd") NETWORKDAYS (Hàm tính số ngày làm việc) Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa tuần làm việc gồm ngày) khung thời gian cụ thể Tương tự hàm =DAYS, sử dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3) Nếu bạn cung cấp danh sách ngày nghỉ lễ (như vùng E1:E2 ví dụ dưới) NETWORKDAYS trả số ngày làm việc (đã trừ ngày nghỉ cuối tuần ngày nghỉ lễ) Xem lịch để hiểu rõ nhé, màu đỏ nghỉ lễ, màu xanh ngày làm việc: Hàm EOMONTH Để lấy ngày cuối ngày tháng bạn sử dụng hàm EOMONTH Công thức =EOMONTH(ô chứa ngày tháng tại,0) Sử dụng số khác thay cho không để lấy ngày cuối tháng sau đó, ví dụ thay lấy ngày cuối tháng sau đó, thay -8 lấy ngày cuối tháng trước HÀM TRA CỨU VÀ THAM CHIẾU Hàm VLOOKUP Hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị cột ngồi bên trái bảng trả giá trị hàng từ cột khác mà bạn định Cú pháp =VLOOKUP(ơ chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm trả về,cột chứa giá trị trả về), thêm đối số thứ ví dụ Hàm VLOOKUP tìm ID (104) cột bên trái dải $E$4:$G$7 trả giá trị hàng từ cột thứ (đối số thứ định 3) Đối số thứ đặt FALSE để trả lại kết xác lỗi #N/A khơng tìm thấy Bạn cần thực ơ, sau kéo hàm VLOOKUP xuống để áp dụng cho hàng bên Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng $ trước ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối Để hiểu rõ cách dùng hàm VLOOKUP bạn tham khảo viết: Cách sử dụng hàm Vlookup Excel mà Quantrimang.com giới thiệu trước Hàm MATCH Hàm MATCH trả vị trí giá trị dải định Yellow tìm thấy vị trí thứ dải E4:E7 Đối số thứ tùy chọn, bạn đặt đối số để trả vị trí giá trị trả #N/A khơng tìm thấy Hàm INDEX Hàm INDEX trả giá trị cụ thể phạm vi hai chiều 92 tìm thấy giao điểm hàng cột dải E4:F7 Hàm INDEX trả giá trị đặc biệt phạm vi chiều Giá trị 97 tìm thấy vị trí thứ dải E4:E7 Hàm CHOOSE Hàm CHOOSE trả giá trị từ danh sách bạn định, dựa vị trí yêu cầu Ví dụ trên, hàm CHOOSE trả giá trị Boat vị trí thứ ... chiều tăng dần (ngầm định) Kết nhận sau:  Trên hàm Excel thường dùng văn phòng Để ứng dụng tốt Excel vào cơng việc, không nắm vững hàm mà cịn phải sử dụng tốt cơng cụ Excel, vậy, bạn cần phải. .. dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ  Chức năng: Hàm trả số nhỏ dãy nhập vào Hàm ngày tháng Hàm DAYS Hàm DAYS hàm tính số Excel, thường dùng để tính số năm làm việc, hoạt động   o o Cú pháp: DAYS(end_date,... niệm công thức bảng tính Excel giống tất phiên Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 thấp  Tất công thức Excel bắt đầu với dấu (=) Sau dấu bằng, bạn nhập phép tính hàm Ví dụ: để cộng