SLIDE bảo vệ luận văn thạc sĩ Xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs đối với các chức danh của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô

Bài thuyết trình tại lễ bảo vệ luận văn thạc sĩ chuyên đề: Xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs đối với các chức danh của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô. Bài thuyết trình thể hiện tóm tắt những phát hiện trong quá trình xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs tại Phòng Hành chính, Văn phòng Tập đoàn Hà Đô.

LỄ BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Đề tài: Xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs đối với các chức danh

của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô

Hà Nội

BỐ CỤC LUẬN VĂN

 CHƯƠNG I: Cơ sở lý luận của việc đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng hệ thống KPIs để đánh giá hiệu quả công việc

 CHƯƠNG II: Xây dựng KPIs đánh giá hiệu quả công việc đối với các chức danh Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô

 CHƯƠNG III: Áp dụng KPIs để đánh giá đối với chức danh Hành chính tại Văn phòng Tập đoàn Hà Đô

NỘI DUNG CHÍNH

1 Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

2 Các bước xây dựng KPIs

3 Kết quả đánh giá theo KPIs

4 Kiến nghị và kết luận

Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

Hình 2.8: Biểu mẫu đánh giá nhân viên của Tập đoàn Hà Đô

Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

Bảng 2.5: Kết quả đánh giá hiệu quả công việc Phòng Hành chính Quý II/2019

VT1 VT2 LTr1 HC1 HC2 MS1 MS2 LT1 LT2 LX1 LX2 LX3 LX4 LX5 LX6

1 Ki n th c chuyên ngành đào t o và kinh ến thức chuyên ngành đào tạo và kinh ức chuyên ngành đào tạo và kinh ạo và kinh

2 S ch đ ng và sáng t o trong công vi cự chủ động và sáng tạo trong công việc ủ động và sáng tạo trong công việc ộng và sáng tạo trong công việc ạo và kinh ệm chuyên môn 5 4 5 5 4 5 5 4 5 5 4 5 5 5 4 4

3 Kỹ năng gi i quy t v n đ và đ a ra ải quyết vấn đề và đưa ra ến thức chuyên ngành đào tạo và kinh ấn đề và đưa ra ề và đưa ra ưa ra quy t đinhến thức chuyên ngành đào tạo và kinh 5 4 3 4 4 5 5 4 5 4 4 5 5 3 5 4

4 Kỹ năng qu n lý th i gian (Ý th c ti n ải quyết vấn đề và đưa ra ời gian (Ý thức tiến ức chuyên ngành đào tạo và kinh ến thức chuyên ngành đào tạo và kinh

đ công vi c)ộng và sáng tạo trong công việc ệm chuyên môn 5 4 4 4 3 4 4 3 4 4 5 4 4 4 4 5

5 Kỹ năng làm vi c theo nhóm và kh năng ph i h p các cá nhân, b ph n liên quanối hợp các cá nhân, bộ phận liên quan ợp các cá nhân, bộ phận liên quan ệm chuyên môn ộng và sáng tạo trong công việc ận liên quan ải quyết vấn đề và đưa ra 5 5 5 5 4 3 4 4 3 4 4 4 3 5 3 4

6 L p k ho ch qu n tr công vi cận liên quan ến thức chuyên ngành đào tạo và kinh ạo và kinh ải quyết vấn đề và đưa ra ị công việc ệm chuyên môn 10 10 10 7 9 8 9 10 8 9 7 10 9 10 8 7 7

K t qu hoàn thành công vi c theo k ến thức chuyên ngành đào tạo và kinh ải quyết vấn đề và đưa ra ệm chuyên môn ến thức chuyên ngành đào tạo và kinh

ho ch đạo và kinh ưa ra ợp các cá nhân, bộ phận liên quanc giao trong tháng (s lối hợp các cá nhân, bộ phận liên quan ưa ra ợp các cá nhân, bộ phận liên quanng,

ch t lấn đề và đưa ra ưa ra ợp các cá nhân, bộ phận liên quanng công vi c)ệm chuyên môn

8 Kh năng ch u đải quyết vấn đề và đưa ra ị công việc ưa ra ợp các cá nhân, bộ phận liên quanc áp l c công vi cự chủ động và sáng tạo trong công việc ệm chuyên môn 5 3 4 4 5 4 5 4 3 4 5 5 4 3 3 3

9 Kh năng làm vi c đ c l p và s linh ải quyết vấn đề và đưa ra ệm chuyên môn ộng và sáng tạo trong công việc ận liên quan ự chủ động và sáng tạo trong công việc

ho t trong công vi cạo và kinh ệm chuyên môn 5 4 5 4 5 5 4 5 5 4 4 5 4 5 4 4

10 Kỹ năng giao ti pến thức chuyên ngành đào tạo và kinh 5 5 3 4 4 4 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4

11 M i quan h v i c p trên, đ ng nghi p, ối hợp các cá nhân, bộ phận liên quan ệm chuyên môn ới cấp trên, đồng nghiệp, ấn đề và đưa ra ồng nghiệp, ệm chuyên môn khách hàng và đ i tácối hợp các cá nhân, bộ phận liên quan 5 5 5 3 3 4 5 4 4 5 3 4 4 4 4 4

12 Tinh th n t h c h i và c u ti nần tự học hỏi và cầu tiến ự chủ động và sáng tạo trong công việc ọc hỏi và cầu tiến ỏi và cầu tiến ần tự học hỏi và cầu tiến ến thức chuyên ngành đào tạo và kinh 5 5 4 5 4 4 4 5 5 4 5 5 4 4 5 5

13 Tính k lu t c a b n thân trong công ỷ luật của bản thân trong công ận liên quan ủ động và sáng tạo trong công việc ải quyết vấn đề và đưa ra

14 Tuân th n i quy, quy đ nh c a công tyủ động và sáng tạo trong công việc ộng và sáng tạo trong công việc ị công việc ủ động và sáng tạo trong công việc 5 4 4 4 5 5 5 4 4 5 4 4 5 4 5 4

100 86% 78% 76% 80% 81% 88% 81% 78% 82% 75% 87% 81% 82% 79% 79%

TT Tiêu chí đánh giá Thang đi m ểm K t qu đánh giá Phòng Hành chính Quý II năm 2019 ết quả đánh giá Phòng Hành chính Quý II năm 2019 ả đánh giá Phòng Hành chính Quý II năm 2019

Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

60.00%

Không đồng ý Bình thường Đồng ý

Rất đồng ý

Hình 2.10: Kết quả khảo sát nhận định “Tôi được đánh giá kết quả kết quả thực

hiện công việc công bằng so với CBNV khác trong bộ phận”

Các bước xây dựng KPIs

 Bước 1: Xác định bộ KPIs cấp Công ty.

 Bước 2: Phân bổ KPIs cấp Công ty.

 Bước 3: Bổ sung KPIs chức năng.

 Bước 4: Đặt tỷ trọng (nếu cần thiết) và rà soát bộ KPIs.

 Bước 5: Thiết lập chỉ tiêu kế hoạch.

Các bước xây dựng KPIs – Bước 1: Xác định bộ KPIs cấp Công ty.

Tài chính - Tổ chức các sự kiện, chương trình không vượt ngân sách được phê duyệt.

- Giảm chi phí Hành chính so với kế hoạch

- Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình.

- Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch

Quy trình

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các sự kiện hội nghị (đặc biệt sự kiện 29 năm thành lập Tập đoàn), đảm bảo không xảy ra sự cố nghiêm trọng: sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình không diễn ra theo kế hoạch.

- Hướng dẫn 100% các Công ty con, Công ty thành viên về công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ.

- Triển khai thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tối thiểu hoàn thành ứng dụng CNTT trong 1 mảng chức năng.

- Kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ 1 năm/lần, thực hiện trước tháng 12/2019.

- Thanh tra công tác văn thư, lưu trữ 1 năm/lần, thực hiện trước tháng 12/2019.

- Khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ trong toàn Tập đoàn trước tháng 8/2019.

- Kiểm tra đột xuất công tác An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể tối thiểu 1 quý/lần.

- Không có sai phạm tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản.

- Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình không diễn ra theo kế hoạch) tại các sự kiện - hội nghị.

- Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ.

- Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Tỷ lệ kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ của Tập đoàn.

- Tỷ lệ công ty thành viên được thanh tra công tác văn thư, lưu trữ.

- Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ.

- Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể.

- Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản.

Khách

hàng

- Tham gia tối thiểu 6 hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập đoàn, thành lập

và tham gia các hiệp hội

- Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập đoàn, thành lập và tham gia các hiệp hội

- Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngoài) hài lòng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc

Con người

- Tổ chức tối thiểu 1 khóa đào tạo nội bộ và 1 khóa đào tạo bên ngoài cho CBNV trong phòng.

- Xây dựng và tổ chức tối thiểu 2 hoạt động để phát triển văn hóa Tập đoàn

- Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài.

- Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đoàn

Các bước xây dựng KPIs – Bước 2: Phân bổ KPIs cấp Công ty

KPIs

Chức danh

Trưởng Phòng Hành chính

Nhân viên Văn thư

Nhân viên Lưu trữ

Nhân viên Hành chính quản trị

Nhân viên Mua sắm -

QL Tài sản

Nhân viên

Lễ tân

Nhân viên Lái xe

Tài chính Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình X X X

Quy trình Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về công tác Hành chính, Văn thư, Lưu

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh X X

Tỷ lệ công ty thành viên được thanh tra công tác văn thư, lưu trữ X X X

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể X X

Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản X X X

Khách hàng Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập đoàn, thành lập và tham gia các

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngoài) hài lòng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc X X X X X X X

Các bước xây dựng KPIs – Bước 3 – Bước 4 – Bước 5

KPIs Tỷ

trọng

Chỉ tiêu kế hoạch Bắt đầu Kết thúc

Tần suất đo lường

Cách thức

đo lường

Đơn vị đo lường độc lập Tài chính Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình

15% 100% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý Tổng ngân sách phê duyệt/Ngân sách thực hiện Phòng Tài chính Kế

toán

Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch

10% 1.5% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý (Chi phí Hành chính kế hoạch/ Chi phí Hành chính thực tế -

1)/1.5%

Phòng Tài chính Kế toán

Quy trình Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ,

khách hàng phàn nàn, chương trình không diễn ra theo kế hoạch)

tại các sự kiện - hội nghị

5% 0% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý

Số lượng sự cố nghiêm trọng, khách hàng phàn nàn/Tổng số

sự kiện, hội nghị

Chánh Văn phòng

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về

công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ 10% 100% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý

Số lượng công ty được hướng dẫn/Tổng số công ty thành

viên

Chánh Văn phòng

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản

Số dự án ứng dụng CNTT hoàn thành/Tổng số dự án triển

khai

Phòng CNTT

Tỷ lệ kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ của Tập đoàn 5% 100% 1/1/2019 30/11/2019 Hàng quý Số lượng tài sản được kiểm kê/tổng số lượng tài sản Chánh Văn phòng

Tỷ lệ công ty thành viên được thanh tra công tác văn thư, lưu trữ 5% 100% 1/1/2019 30/11/2019 Hàng quý Số lượng công ty được thanh tra/Tổng số công ty thành viên Chánh Văn phòng

Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ 5% 100% 1/1/2019 31/07/2019 Hàng quý Số NLĐ được khám sức khỏe/tổng NLĐ Chánh Văn phòng

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại

các Bếp ăn Tập thể 5% 95% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý Tỷ lệ thanh tra phát hiện lỗi/95% Chánh Văn phòng

Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý,

Số sai phạm Chánh Văn phòng

Khách

hàng

Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập

đoàn, thành lập và tham gia các hiệp hội 5% 100% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý

Số hoạt động truyền thông tham gia/6 Bộ phận Marketing,

Phòng ĐT KD

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngoài) hài lòng về thái độ, ý

thức, chất lượng công việc 5% 95% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý

Tỷ lệ khách hàng hài lòng/ 95% Phòng CNTT

Con

người

Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài 5% 100% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý Số lượng NLĐ được đào tạo/Tổng số NLĐ Phòng Nhân sự

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đoàn

5% 100% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý Số lượng hoạt động phát triển văn hóa/2 Bộ phận Marketing,

Phòng ĐT KD

KPIs Tỷ trọng Chỉ tiêu kế

hoạch Bắt đầu Kết thúc

Tần suất đo lường Cách thức đo lường Tài chính Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương

Tổng ngân sách phê duyệt/Ngân

sách thực hiện

Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch

10% 1.5% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý (Chi phí Hành chính kế hoạch/ Chi

phí Hành chính thực tế - 1)/1.5%

Quy trình Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy

– nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình không diễn ra theo kế hoạch) tại các sự kiện - hội nghị

Số lượng sự cố nghiêm trọng, khách hàng phàn nàn/Tổng số sự kiện, hội

nghị

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn

Số lượng công ty được hướng dẫn/Tổng số công ty

Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ

5% 100% 1/1/2019 31/07/2019 Hàng quý Số NLĐ được khám sức khỏe/tổng

NLĐ

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể 5% 95% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý Tỷ lệ thanh tra phát hiện lỗi/95%

Khách hàng Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương

hiệu Tập đoàn, thành lập và tham gia các hiệp hội 10% 100% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý

Số hoạt động truyền thông tham gia/

6

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngoài) hài lòng về thái

độ, ý thức, chất lượng công việc 10% 95% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý

Tỷ lệ khách hàng hài lòng/ 95%

Con người Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài

15% 100% 1/1/2019 31/12/2019 Hàng quý Số lượng NLĐ được đào tạo/Tổng

số NLĐ

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập

Số lượng hoạt động phát triển văn

hóa/2

Các bước xây dựng KPIs – Bước 3 – Bước 4 – Bước 5

Kết quả đánh giá theo KPIs

Tài chính Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình 15% 100% 102.1% 14.7%

Quy trình

Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình không diễn ra

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ 10% 100% 32% 3.2%

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh 10% 100% 0% 0.0%

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể 5% 95% 0% 0.0%

Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản 10% 0% 0% 10.0%

Khách

hàng

Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập đoàn, thành lập và tham gia các hiệp hội 5% 100% 0% 0.0%

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngoài) hài lòng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc 5% 95% 86% 4.3%

Con người Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài 5% 100% 0% 0.0%

Kết quả đánh giá theo KPIs

1

Hành chính 2

Tài chính Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình 20% 100% 102.1% 102.1%

Quy trình

Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về công tác Hành chính 10% 100% 40% 40%

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể 5% 95% 0% 0%

Khách hàng Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập đoàn, thành lập và tham gia các

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngoài) hài lòng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc 10% 95% 80% 80%

Con người Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài 15% 100%

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đoàn 10% 100% 1 1

Nhân viên Hành chính - Quản trị

So sánh kết quả đánh giá quý I, II 2019

Xếp loại Kết quả đánh giá theo PP cũ Kết quả đánh giá theo KPIs

Xuất sắc

Tốt

Khá

(75đ - <85đ ~ 75% - <85%) 14 0

Trung bình khá

(65đ - <75đ ~ 65% ~ <75%) 0 0

Trung bình

(55đ - <65đ ~ 55% ~ <65%) 0 3

Yếu

a Quyết tâm và cam kết của cán bộ lãnh đạo: Lãnh đạo doanh

nghiệp dành bao nhiêu giờ cho việc xây dựng BSC và triển khai KPIs? Lãnh đạo doanh nghiệp có nắm được tiến độ triển khai của

dự án xây dựng và đánh giá theo KPIs?

b Công tác truyền thông về KPIs và quá trình áp dụng cơ chế đánh

giá hiệu quả công việc theo KPIs: Truyền thông về mục đích đánh giá theo KPIs, ích lợi đối với người lao động khi triển khai đánh giá theo KPIs.

Kiến nghị và kết luận