Luận văn thạc sĩ Xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs đối với các chức danh của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô

Nhu cầu ứng dụng KPIs đối với các chức danh của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô là cấp thiết với doanh nghiệp, nhưng ứng dụng như thế nào để phát huy hiệu quả nhất lợi ích của công cụ này với hoạt động kinh doanh của Tập đoàn Hà Đô, không làm ảnh hưởng tốc độ phát triển chung cũng như nguồn lực của tổ chức là vấn đề được đặt ra cấp thiết với Tập đoàn Hà Đô. Đây là lý do tôi quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống đánh giá KPIs đối với các chức danh của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô”.

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: KPIs dẫn dắt KPIs kết 29 Bảng 1.2: KPIs chiến lược KPIs chức 29 Bảng 1.3: KPIs xuôi KPIs ngược 30 Bảng 1.4: Nguyên tắc SMART xây dựng KPIs 32 Bảng 1.5: Số lượng KPIs tối ưu cho nhóm đối tượng 33 Bảng 2.1: Số lượng NLĐ Phịng Hành theo chức danh 47 Bảng 2.2: Kết đánh giá hiệu cơng việc Phịng Hành năm 2017 58 Bảng 2.3: Kết đánh giá hiệu cơng việc Phịng Hành năm 2018 58 Bảng 2.4: Kết đánh giá hiệu công việc Phịng Hành Q I/2019 .59 Bảng 2.5: Kết đánh giá hiệu cơng việc Phịng Hành Quý II/2019 59 Bảng 2.6: Ma trận phân bổ KPIs Phịng Hành 65 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Quy trình đánh giá hiệu công việc 18 Hình 1.2: Phân biệt KRI, PI, KPIs 25 Hình 1.3: Các khía cạnh BSC 27 Hình 1.4: Kết hợp BSC KPIs 27 Hình 1.5: Mục tiêu chiến lược theo BSC doanh nghiệp .34 Hình 1.6: Mơ hình xây dựng KPIs từ mục tiêu chiến lược doanh nghiệp 35 Hình 1.7: KPIs cấp cơng ty 35 Hình 2.1: Thành tích tiêu biểu Tập đồn Hà Đơ tính đến năm 2018 42 Hình 2.2: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu Tập đồn Hà Đơ từ 2015 – 2018 43 Hình 2.3: Cơ cấu tổ chức Tập đồn Hà Đơ 43 Hình 2.4: Cơ cấu tổ chức Văn phịng Tập đồn Hà Đơ 44 Hình 2.5: Cơ cấu giới tính Phịng Hành 48 Hình 2.6: Cơ cấu trình độ NLĐ Phịng Hành 48 Hình 2.7: Kết khảo sát NLĐ tần suất đánh giá hiệu cơng việc 52 Hình 2.8: Biểu mẫu đánh giá nhân viên Tập đồn Hà Đơ 53 Hình 2.9: Kết khảo sát phương pháp đánh giá hiệu công việc 56 Hình 2.10: Kết khảo sát nhận định “Tơi đánh giá kết kết thực công việc công so với CBNV khác phận 57 Hình 3.1: Các bước triển khai đánh giá theo KPIs 84 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tập đoàn HĐQT CBQL KPIs NLĐ OKR CNTT CCDC PCCC Giải thích Tập đồn Hà Đơ Hội đồng quản trị Cán quản lý Các số đo lường hiệu suất cốt yếu Người lao động Objectives and Key Results Công nghệ thông tin Công cụ dụng cụ Phòng cháy chữa cháy LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác văn phịng mặt hoạt động quan trọng thiếu tất quan, tổ chức, doanh nghiệp Các quan, doanh nghiệp muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt hoạt động văn phòng, phận chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, doanh nghiệp thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, tổ chức, đơn vị Đối với hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ, cơng tác hành trọng Biểu điều đội ngũ cán làm cơng tác hành khơng ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều việc, hay trình độ chun mơn lực cịn nhiều hạn chế, khơng phù hợp hoặc mối quan hệ tiếp nhận, bố trí cơng tác Hơn nữa, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Hành chính, vị trí, vai trị cơng tác hành cịn chưa xác định cách đầy đủ; cịn túy coi phận Hành phận phục vụ, thừa hành, chưa quan tâm mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực kế hoạch, điều phối chung hoạt động quản lý, đạo, điều hành công ty Trong năm gần, với phát triển mạnh mẽ doanh nghiệp Việt Nam, công tác hành nhiều doanh nghiệp quan tâm, đánh giá mức Những biện pháp quản trị nội đại áp dụng, có việc nâng cao hiệu cơng tác đo lường, phân tích khả đạt mục tiêu doanh nghiệp tất mặt hoạt động, đặc biệt hoạt động hành vốn coi khó đánh giá định lượng KPIs - số cốt yếu đánh giá hiệu suất công việc biện pháp nhiều doanh nghiệp sử dụng Thông qua việc triển khai ứng dụng KPIs, định hướng, chiến lược, mục tiêu doanh nghiệp “được nối liền” với mục tiêu quản lý chương trình hành động cụ thể phận chức cá nhân tổ chức, có chức danh thuộc Phịng Hành Tập đồn Hà Đơ, tiền thân Xí nghiệp Xây dựng trực thuộc Viện Kỹ thuật Quân - Bộ Quốc phịng, thành lập năm 1990 Đây Tập đồn kinh tế đa ngành, hoạt động Tập đoàn Hà Đô tập trung vào lĩnh vực chủ yếu sau: Bất động sản, Xây dựng, Thủy điện, Thương mại - Dịch vụ, Giáo dục Mục tiêu Tập đoàn Hà Đô phát triển lớn mạnh không ngừng dựa tảng chất lượng cơng trình, chất lượng dịch vụ chiến lược kinh doanh lâu dài, bước trở thành Tập đoàn đầu tư, kinh doanh bất động sản hàng đầu Việt Nam Để đạt mục tiêu đó, thực tế địi hỏi cơng tác quản trị tổ chức, quản lý hiệu suất, chất lượng phải liên kết chặt chẽ hiệu Bên cạnh việc xúc tiến áp dụng khẩn trương sách, biện pháp cải tiến hệ thống quản trị nội cách tổng thể, việc xây dựng hệ thống KPIs sách nguồn lực phù hợp nhằm gia tăng “tập trung” đội ngũ cho mục tiêu chung Tập đoàn Hội đồng Quản trị, Ban Điều hành coi trọng Việc ứng dụng hệ thống KPIs toàn diện từ cấp Tập đoàn tới cá nhân, với tham gia Ban Điều hành, đội ngũ quản lý Tập đoàn đỏi hỏi đầu tư nghiêm túc mặt thời gian, chi phí nguồn nhân lực kéo dài công với việc hệ thống quản trị phải thích ứng kịp thời Việc ứng dụng thành công KPIs giúp hoạt động doanh nghiệp hướng, giúp khả đạt mục tiêu tài cao Cùng với biến động cạnh tranh liên tục thị trường cộng với thay đổi nhân bên tổ chức đòi hỏi Ban Điều hành Tập đoàn phải nắm tranh đội ngũ nhân để đưa điều chỉnh sách phù hợp Trên sở đó, Tập đồn thấy điểm mạnh, điểm yếu nhân sự, từ đưa giải pháp phù hợp sách thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đãi ngộ nhân nhằm phát huy lực đội ngũ nhân nâng cao hiệu hoạt động tổ chức Tuy nhiên, thực tiễn áp dụng doanh nghiệp cho thấy KPIs “con dao hai lưỡi” Bởi lẽ, việc xây dựng KPIs xác, phù hợp đánh giá sát hiệu làm việc chức danh doanh nghiệp cần nghiêm túc nghiên cứu, triển khai từ Ban Điều hành, trưởng phận cán nhân viên Trong giai đoạn xây dựng KPIs, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ phương thức xác định kết KPIs gì, phận chịu trách nhiệm đo lường,… Hơn nữa, để đánh giá kết thực công việc theo KPIs cần có hệ thống cơng cụ theo dõi, ghi nhận khách quan kết thực KPIs cá nhân để làm đánh giá vào cuối kỳ Công tác truyền thông KPIs cũng quan trọng doanh nghiệp Việt Nam, nhiều doanh nghiệp bị cán nhân viên phản ứng, không hợp tác đưa KPIs vào áp dụng, dẫn đến khơng đạt mục tiêu quản lý Vì thế, nhu cầu ứng dụng KPIs chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đô cấp thiết với doanh nghiệp, ứng dụng để phát huy hiệu lợi ích công cụ với hoạt động kinh doanh Tập đồn Hà Đơ, khơng làm ảnh hưởng tốc độ phát triển chung cũng nguồn lực tổ chức vấn đề đặt cấp thiết với Tập đồn Hà Đơ Đây lý tơi định lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống đánh giá KPIs chức danh Phòng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ” làm đề tài luận văn thạc sĩ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Xuất phát từ yêu cầu việc đo lường kết thực doanh nghiệp, phương pháp đánh giá theo KPIs giới thiệu Mỹ từ năm 80 Thế kỉ XX, sau với đời Thẻ điểm cân (Balance Score Card) tác giả Robert S.Kaplan David Norton, KPIs sử dụng rộng rãi giới phương thức hữu hiệu để quản trị hoạt động theo mục tiêu tổ chức đo lường hiệu suất công việc thông qua việc thiết lập hệ thống thước đo hiệu suất Vì thế, có nhiều cơng trình nghiên cứu KPIs ứng dụng công cụ hoạt động doanh nghiệp Về lý luận có cơng trình nghiên cứu tổng quan KPIs theo hướng giúp cho nhà quản trị, tổ chức cá nhân hiểu rõ chất khái niệm KPIs, nhóm tiêu KPIs, phương pháp, bước ứng dụng chuẩn hệ thống KPIs cho hoạt động mơ hình tổ chức doanh nghiệp điển hình, phổ biến Trong đó, tác giả David Parmenter biết đến toàn giới với sách “Key performance indicartors, NXB Jonh Wily and Sons, Inc” cơng trình dịch tiếng Việt để giới thiệu với doanh nghiệp Việt Nam “Các số đo lường hiệu suất - Xây dựng ứng dụng số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết phục, Nhà xuất Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh” Ngồi ra, cịn có số đề tài nghiên cứu ứng dụng doanh nghiệp sau “Tìm hiểu số đánh giá hiệu KPI quản trị nguồn nhân lực khả áp dụng doanh nghiệm Việt Nam” tác giả Nguyễn Hồi An cơng bố năm 2012, cơng trình chủ yếu tìm hiểu số KPI tổ chức doanh nghiệp, nhân lực Tuy nhiên cơng trình dừng lại mức tìm hiểu lý luận Luận văn thạc sỹ “Ứng dụng KPIs quản trị hoạt động công ty Redsun” tác giả Lê Thị Vân Thủy Đề tài đề xuất cách thức ứng dụng KPIs để nâng cao hiệu công tác quản trị hoạt động Công ty Redsun Luận văn thạc sỹ: “Ứng dụng KPIs đánh giá hiệu công việc công ty TNHH thương mại Hà Việt” tác giả Đỗ Hồng Yến Đề tài đánh giá, thống kê, kiểm định mức độ phù hợp việc áp dụng số KPIs cho thấy đánh giá xác mức độ hồn thành cơng việc nhân viên, mức độ thỏa mãn từ việc áp dụng sách phúc lợi sau áp dụng phương pháp đánh giá thực công việc theo KPIs Luận văn thạc sỹ “Ứng dụng hệ thống KPI đánh giá hiệu cơng việc Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn” tác giả Đinh Thị Hiền Đề tài nghiên cứu, đưa khuyến nghị việc xây dựng ứng dụng đánh giá hiệu công việc theo KPI vị trí Chánh Văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, từ đưa nhận xét, khuyến nghị công tác đánh giá hiệu công việc theo KPI vị trí Chánh Văn phịng cấp Bộ nói chung Tuy nhiên, đề tài nghiên cứu đánh giá hiệu công việc theo KPI vị trí quan nhà nước cụ thể, chưa có tính đại diện cho quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nói chung Ngồi ra, cịn có nhiều đề tài khoa học nghiên cứu, khóa luận sinh viên KPIs ứng dụng KPIs đánh giá hiệu cơng việc Những cơng trình khoa học cung cấp nhiều tư liệu quý báu sở lý luận, kiến thức, kinh nghiệm q trình xây dựng mơ tả cơng việc để tác giả tham khảo trình nghiên cứu đề tài Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu đánh giá hiệu công việc NLĐ thực cơng tác Hành Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài giải 03 mục tiêu sau: - Khẳng định cần thiết phải triển khai KPIs chức hành văn phịng doanh nghiệp nói chung Tập đồn Hà Đơ nói riêng - Phân tích, đánh giá thực trạng hiệu hoạt động chức danh Phịng Hành phương pháp đo lường hiệu áp dụng Văn phịng Tập đồn Hà Đơ - Đề xuất phương án xây dựng KPIs phù hợp với chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đô biện pháp triển khai 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Thực đề tài này, tiến hành nhiệm vụ cụ thể sau: - Nghiên cứu lý luận từ hệ thống đánh giá hiệu quả/chất lượng hoạt động hành nhân đảm nhận cơng việc hành - Nghiên cứu lý luận hệ thống tiêu đánh giá hiệu KPIs, nguyên tắc, yêu cầu, quy trình xây dựng… - Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, chiến lược phát triển Tập đồn Hà Đơ, Văn phịng Tập đồn - Khảo sát cơng việc cụ thể chức danh nhân viên Phịng Hành - Nghiên cứu văn liên quan tới chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ; Tổng hợp, phân tích, đánh giá thơng tin thu thập đưa nhận xét, đánh giá hiệu mô tả công việc cơng tác nhân thuộc Phịng Hành - Xây dựng hệ thống KPIs cho chức danh Phịng Hành Văn phịng Tập đồn - Nghiên cứu biện pháp áp dụng hiệu hệ thống KPIs xây dựng Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KPIs áp dụng chức danh thuộc Phòng Hành Tập đồn Hà Đơ 4.2 Phạm vi nghiên cứu: a Phạm vi nội dung: Luận văn thực xây dựng KPIs để đánh giá hiệu công việc chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ b Phạm vi khơng gian: Các chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ tham gia nghiên cứu luận văn bao gồm: Trưởng Phịng Hành chính, Nhân viên Văn thư, Nhân viên Lưu trữ, Nhân viên Hành quản trị, Nhân viên Mua sắm - Quản lý Tài sản, Nhân viên Lễ tân, Nhân viên Lái xe c Phạm vi thời gian: - Luận văn thực khảo sát, phân tích liệu cơng tác đánh giá hiệu cơng việc Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ từ 01/01/2017 đến 31/03/2019 - Tác giả thực xây dựng KPIs, đánh giá thí điểm cho thời gian thực công việc từ 01/01/2019 đến 30/06/2019 Phương pháp nghiên cứu a Phương pháp luận nhận thức khoa học: Đề tài áp dụng chủ nghĩa vật lịch sử vật biện chứng để tiếp cận phân tích yếu tố ảnh hưởng tới việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc cũng phù hợp việc đánh giá hiệu công việc theo KPIs với thực tế Tập đồn Hà Đơ b Phương pháp thu thập thơng tin: - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn Nhà nước, Tập đồn Hà Đơ - Các báo cáo tổng kết hoạt động thực tiễn ngành Hành tồn Tập đồn Hà Đơ c Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp bao gồm bảng hỏi khảo sát vấn sâu, sử dụng phương pháp giúp tơi đạt hai mục đích: - Thứ nhất: điều tra khảo sát thực tế công việc chi tiết chức danh Phịng Hành Văn phịng Phân tích mơ tả cơng việc vị trí 10 Khơng cơng tác triển khai đánh giá hiệu công việc theo KPIs, nhiều hoạt động doanh nghiệp cũng không thành công thiếu tâm cam kết cấp lãnh đạo Nhiều trưởng đơn vị thấy việc xây dựng KPIs cần thiết, lại không tâm triển khai thực Khi khơng có tâm, lãnh đạo khơng đầu tư thời gian, tiền bạc, nhân lực… vào việc xây dựng triển khai thực KPIs doanh nghiệp Hầu hết doanh nghiệp cho rằng, việc xây dựng KPIs thực doanh nghiệp lớn (thực tế khơng phải vậy), thế, doanh nghiệp xây dựng KPIs doanh nghiệp lớn ngành, có nhiều lao động, cũng lĩnh vực kinh doanh phức tạp nhiều ngành nghề Việc xây dựng hệ thống KPIs doanh nghiệp nhiều thời gian tài phải trải qua giai đoạn định Có doanh nghiệp bỏ hàng tỷ, tổ chức năm, KPIs không đưa vào sống Có doanh nghiệp bỏ cuộc, lãnh đạo khơng có thời gian để chờ, hoặc khơng có cán cấp trung gian hiểu KPIs để triển khai quản lý thay đổi hệ thống Trong dự án xây dựng triển khai BSC-KPIs lãnh đạo thiếu cam kết hoặc cam kết nửa vời có biểu sau đây: a Khơng tham gia chương trình đào tạo, huấn luyện BSC-KPIs, chưa có nhận thức đầy đủ BSC-KPIs, chưa hiểu vai trò lãnh đạo dự án BSC-KPIs; cấp làm dự án b Khơng dành thời gian thích hợp cho dự án, khơng có mặt vào thời điểm cần có định cần thiết lãnh đạo Khi cán quản lý cấp trung gặp khó khăn việc định thiếu thẩm quyền hoặc chưa có kỹ phù hợp, họ hỏi c Thiếu kiểm tra, giám sát q trình thực Khi dự án khơng tiến triển tốt, khơng phân tích ngun nhân có giải pháp khắc phục kịp thời d Một số công ty triển khai thành công năm đầu sau khơng áp dụng do: năm thực xây dựng BSC-KPIs thiếu số liệu thống kê, số tiêu chí đánh kiểm sốt ngân sách phòng, đo 85 lường mức độ hài lòng khách hàng NLĐ,… chưa thể áp dụng, số tiêu trọng số xây dựng chưa xác dẫn đến việc đánh giá chưa hợp lý Lãnh đạo dễ nản, thiếu kiên trì thực hiện, khơng đốc thúc, khơng có phận theo dõi tiến độ, kết quả, người từ từ không tham gia Mọi lãnh đạo bận rộn công việc, nhiên họ ln có thứ tự ưu tiên cho cơng việc quan trọng then chốt Lãnh đạo thiếu tâm, thiếu cam kết thực xây dựng, triển khai BSC-KPIs chủ yếu họ chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng việc áp dụng BSC-KPIs doanh nghiệp vai trò họ dự án Lãnh đạo nghe nói, nghe giới thiệu BSC-KPIs quan trọng, có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nên đồng ý áp dụng Họ không cam kết thực khơng biết lãnh đạo khơng tham gia đầy đủ, dự án thất bại Vì vậy, trước bắt đầu dự án cần nêu rõ yêu cầu cụ thể dự án Ban Điều hành gồm: a Tham gia đào tạo nhận thức kỹ then chốt dành cho lãnh đạo xây dựng triển khai BSC-KPIs Lãnh đạo không cần biết kỹ thực chi tiết CBQL cấp trung họ phải đào tạo, huấn luyện nội dung then chốt BSC-KPIs chuyên gia giàu kinh nghiệm thực Các giảng viên đào tạo nội thường khó thực vai trị vì: a Thiếu kiến thức, kinh nghiệm xử lý vấn đề nhiều khía cạnh chức khác doanh nghiệp; b vị trí cấp dưới, uy tín thẩm quyền chưa cao nên họ khó thuyết phục lãnh đạo cấp b Thành lập Ban dự án BSC-KPIs mà lãnh đạo người chủ trì c Tích cực tham gia tạo động lực cho nhân viên tham gia thực hiện, ban hành quy chế trách nhiệm quyền lợi CBNV hoàn thành hay khơng hồn thành cơng việc dự án d Quy định rõ phần việc dự án BSC-KPIs phải lãnh đạo định phê duyệt trước triển khai tiếp cơng việc - Chức nhiệm vụ cơng ty phịng ban, đơn vị - Xác định mục tiêu chiến lược từ sứ mạng, tầm nhìn cơng ty - Phân tích đồ chiến lược cơng ty từ định số lượng, tên gọi mục tiêu kế hoạch then chốt công ty 86 - Xác định trọng số cho mục tiêu then chốt công ty - Duyệt mục tiêu kế hoạch phòng ban, phận theo BSC KPIs nhằm kết nối mục tiêu cơng ty với mục tiêu phịng ban, đơn vị - Thiết lập ma trận hoạt động ưu tiên cải tiến e Thành lập nhóm hỗ trợ trì dự án BSC-KPIs với thành viên từ đại diện phòng Kế hoạch Quản lý chất lượng (hoặc phịng có chức tương đương, liên quan đến cơng tác giao mục tiêu cho phòng ban, cá nhân); phòng Nhân (liên quan đến việc theo dõi, đánh giá kết hồn thành cơng việc cho phịng ban, cá nhân công tác thi đua khen thưởng) 3.3.2 Cơng tác truyền thơng KPIs q trình áp dụng chế đánh giá hiệu công việc theo KPIs Trong trình triển khai KPIs cho doanh nghiệp, nói đến áp dụng KPIs, nhiều nhân viên không hiểu KPIs dễ nghĩ theo hướng “doanh nghiệp muốn kiểm soát, giám sát chặt chẽ hơn” hoặc “họ muốn dùng KPIs để giảm lương” Với suy nghĩ “KPIs để giám sát”, nhân viên không chủ động đánh giá KPIs mà thực theo kiểu đối phó, thường xuyên “quên” đánh giá KPIs bị nhắc nhở, kỷ luật Riêng suy nghĩ “xây dựng KPIs để thưởng phạt” lời “mời gọi” cho chiêu trò gian lận, điểm số, khiến nội khơng tin tưởng Phịng bệnh chữa bệnh, triển khai KPIs, doanh nghiệp cần có cơng tác truyền thơng nội giúp nhân viên hiểu ý nghĩa KPIs, từ loại bỏ suy nghĩ sai lệch nêu Không quan trọng bước đầu triển khai KPIs, truyền thơng nội cịn quan trọng giai đoạn hậu triển khai Khi nêu lên ý kiến, phản hồi vướng mắc KPIs mình, nhân viên dễ nảy sinh cảm xúc tiêu cực Các “ức chế khơng thể nói” tích tụ khoảng thời gian định chuyển thành đơn xin nghỉ việc hoặc tệ lôi kéo đồng nghiệp nghỉ việc Hãy chắn người tham gia dự án KPIs có cách hiểu xác KPIs Vì chín người, mười ý, khơng có chung góc nhìn kiến thức KPIs, thành viên khó mà tìm tiếng nói chung Dự án triển khai KPIs dễ “gãy gánh” đường Và quan trọng người làm truyền thơng 87 phải hiểu người nhận thơng tin nhân viên phịng ban có hội hiểu KPIs Sau số lưu ý để doanh nghiệp truyền thông nội hiệu - Hiểu rõ NLĐ: Đây nguyên tắc truyền thông bao gồm truyền thông nội Bạn phải hiểu cộng đồng nhân viên văn hóa cơng ty chọn phương án truyền thơng phù hợp Ví dụ: đa phần nhân viên công ty người trẻ, động, việc thông báo triển khai KPIs qua bảng thơng báo, quy định đóng g khơng phù hợp - Tăng cường trao đổi “1-1” trình đánh giá KPIs: Nhiều doanh nghiệp thực đánh giá KPIs chiều, tức quản lý đơn nhập điểm đánh giá cho nhân viên khơng có trao đổi cấp quản lý nhân viên Đánh giá theo hình thức này, nhân viên dễ cảm thấy tiêu cực vướng mắc không trao đổi giải thỏa đáng Do vậy, quy trình đánh giá nên thiết kế sau: nhân viên tự đánh giá KPIs => quản lý rà soát => quản lý nhân viên trao đổi “1-1” thống KPIs Theo cách này, nhân viên cảm thấy tích cực chủ động q trình đánh giá KPIs Mỗi phịng ban cơng ty nên có người làm đại diện truyền thông Bởi họ người hiểu tình hình phịng ban giúp dự án sâu xát với tình hình thực tế phịng ban Xây dựng góc KPIs phịng, góc KPIs cá nhân – nơi cập nhật điểm KPIs phòng, cá nhân xuất sắc, tiến tháng vừa qua Bằng cách câu chuyện KPIs trở nên gần gũi bước vào văn hóa tăng suất doanh nghiệp 3.3.3 Đo lường hiệu công tác triển khai hệ thống đánh giá theo KPIs Triển khai đánh giá hiệu công việc theo KPIs hoạt động gây ảnh hưởng lớn đến NLĐ tổ chức, cần đánh giá sau triển khai để nhìn nhận ưu điểm, hạn chế rút kinh nghiệm cho lần triển khai Đối với đơn vị hỗ trợ Phòng Hành chính, việc đánh giá theo KPIs gặp khó khăn trình triển khai lần đầu triển khai đánh giá theo KPIs nên việc xây dựng phương pháp đo lường, tiêu kế hoạch, thời hạn thực thường không 88 sát với thực tế hoạt động, gây khó khăn thực đánh giá vào cuối kỳ Ví dụ KPIs “Tỷ lệ vượt ngân sách tổ chức kiện, chương trình” cách đo lường giao KPIs cần trả lời số câu hỏi sau: - Phần ngân sách vượt tổ chức kiện phát sinh/cơng việc có đạo từ Tổng Giám đốc/HĐQT có tính vào KPIs khơng? - Sự kiện, chương trình khơng tổ chức có loại bỏ khỏi phần chi phí dự tính từ đầu kỳ đánh giá? - Nếu không xác định rõ câu trả lời cho câu hỏi gây tranh cãi nhiều vào cuối kỳ đánh giá Thực tế doanh nghiệp, lý tưởng có phần mềm theo dõi liệu KPIs hoặc có đơn vị đo lường độc lập thực đo lường kết tiêu KPIs Các đơn vị đo lường độc lập Phịng/Ban cơng ty phân cơng đo lường tiêu KPIs cho tồn cơng ty Ví dụ: Bộ phận tài – kế tốn đo lường tồn KPIs doanh thu, chi phí; Bộ phận nhân đo lường tồn tiêu nhân sự, đào tạo, tỷ lệ nghỉ việc, Mỗi kỳ đánh giá phát sinh tình ngồi dự kiến, đặc thù theo đơn vị cần có đạo, định hướng lãnh đạo doanh nghiệp cũng phối hợp đơn vị nội Do vậy, sau kỳ đánh giá cần tổng kết điểm đạt được, vướng mắc tồn để khắc phục vào kỳ sau Trong bối cảnh thị trường hoạt động quản trị đại ngày nay, việc thiết lập mục tiêu vịng 12 tháng khơng hợp lý, NLĐ cần vòng quay mục tiêu tính quý, chí tính tháng Chính vậy, việc đo lường kết thực mục tiêu hiệu suất cốt yếu doanh nghiệp cũng cần quy trình, phương thức xem xét, điều chỉnh tinh gọn thực với tần suất thường xuyên, liên tục Do vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, đo lường hiệu công tác triển khai đánh giá hiệu công việc theo KPIs để điều chỉnh, bổ sung phù hợp 3.3.4 Sử dụng kết đánh giá hiệu công việc theo KPIs cho hoạt động khen thưởng, đào tạo phát triển nhân viên 89 Ở doanh nghiệp, lương thường tính theo cách truyền thống tính theo số công (số ngày hay số ca làm việc) Nhưng nhiều cơng ty, lương tính KPIs, điều đảm bảo lợi ích mà nhân viên nhận dựa vào hiệu công việc mà họ tạo Với cách tính lương này, định nghĩa lương dần bị lu mờ Thay vào đó, nhân viên tích cực làm việc để có lương cao Sẽ khơng cịn tình trạng làm để tính cơng, chểnh mảng cơng việc, đến muộn sớm Gắn kết đánh giá KPIs với hệ thống lương thưởng, đãi ngộ thăng tiến: điều đồng nghĩa với việc gắn nỗ lực cải thiện gia tăng hiệu suất làm việc cá nhân tổ chức với phần thưởng xứng đáng tất nhiên hai yếu tố cộng hưởng với doanh nghiệp có bước tiến vượt trội khả phát triển hoạt động Sử dụng kết đánh giá KPIs cho việc định hướng hoạt động phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp: kết đánh giá KPIs tranh phản ánh rõ nét mảng sáng tối hiệu suất công việc phận tổ chức Khi thực trạng làm sáng tỏ vấn đề tổ chức tìm hướng khắc phục tồn thúc đẩy mạnh sẵn có Do đó, ứng dụng kết đánh giá KPIs nguyên liệu đầu vào quan trọng cho sách phát triển nguồn nhân lực cơng ty cách bền vững tuyển dụng, đào tạo, gìn giữ nhân tài… phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam thời kỳ khủng hoảng 3.4 Giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng hệ thống đánh giá KPIs chức danh Hành Cơng tác xây dựng hệ thống đánh giá KPIs chức danh Hành Văn phịng Tập đồn Hà Đơ đạt thành cơng bước đầu, nhiên, để hồn nữa, tác giả đề xuất số giải pháp cần thực sau: - Ban Điều hành cần thể cam kết công tác truyền thông triển khai xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs Điều có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt giai đoạn triển khai xây dựng hệ thống KPIs toàn Tập đoàn Đây điều kiện tiên để cải thiện công tác xây dựng hệ thống KPIs 90 công tác đánh giá hiệu công việc nói chung - Qua việc triển khai thí điểm xây dựng đánh giá theo KPIs chức danh hành chính, việc tổng kết ưu, nhược điểm kinh nghiệm triển khai cần tổng kết học cho Văn phịng cũng phòng ban khác tương lai - Hiện tại, công tác đánh giá theo KPIs giai đoạn thí điểm, vậy, việc ứng dụng đánh giá theo KPIs vào lương thưởng, chế độ đãi ngộ NLĐ chưa áp dụng Tuy nhiên, triển khai ứng dụng đánh giá theo KPIs toàn Tập đoàn, việc ứng dụng vào lương, thưởng, chế độ đãi ngộ bắt buộc để đảm bảo hiệu tác động Làm điều này, NLĐ có động lực tự cải thiện lực thân, tập trung vào KPIs trọng yếu để có lương, thưởng chế độ tốt hơn, tăng lực NLĐ suất lao động toàn Tập đoàn Tiểu kết chương III Trong chương III, từ việc đánh giá phù hợp việc áp dụng KPIs để đánh giá hiệu công việc, trình bày bước cụ thể để áp dụng cũng ưu, nhược điểm công tác đánh giá theo KPIs chức danh Hành Văn phịng Tập đồn Hà Đơ Trong q trình triển khai, cán quản lý NLĐ bước đầu nắm khái niệm KPIs, quy trình triển khai đánh giá theo KPIs Giai đoạn triển khai thí điểm có ý nghĩa quan trọng, vừa có tác dụng truyền thơng, chuẩn bị tâm lý cho NLĐ phương pháp quản lý mới, vừa có tác dụng đào tạo nâng cao lực NLĐ Tuy nhiên, cơng tác triển khai thí điểm số hạn chế cần cải thiện, rút kinh nghiệm triển khai toàn Tập đoàn 91 KẾT LUẬN Đánh giá thực công việc hoạt động quan trọng công tác quản trị nguồn nhân lực Cơng tác có mối quan hệ mật thiết với nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác Người lãnh đạo thường quan sát nhìn nhận tình hình thực cơng việc nhân viên quyền để đưa định đắn đào tạo phát triển, bố trí, xếp lao động, khen thưởng, kỷ luật… nhằm nâng cao hiệu suất lao động cá nhân tổ chức Áp dụng KPIs kết hợp với BSC đánh giá hiệu cơng việc NLĐ nói chung NLĐ Phịng Hành giúp cơng tác đánh giá hiệu quả, gây tranh cãi giúp tổ chức cũng NLĐ biết cần cải thiện mảng công việc Thực tế triển khai áp dụng đánh giá theo KPIs tháng đầu năm Tập đoàn Hà Đơ gặp khó khăn định lần đầu triển khai áp dụng phương pháp đánh giá mới, công tác truyền thông chưa thực khiến NLĐ hiều tầm quan trọng lợi ích đánh giá theo KPIs, Tuy nhiên, điều quan trọng việc triển khai áp dụng KPIs khiến Trưởng Phịng Hành chính, Chánh Văn phòng số cán lãnh đạo Ban Điều hành nhận thức tầm quan trọng công tác đánh giá tác dụng đánh giá theo KPIs doanh nghiệp Đề tài nghiên cứu áp dụng đánh giá theo KPIs chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ, triển khai đánh giá theo KPIs tồn Tập đồn cịn nhiều vấn đề cũng cần hỗ trợ, ủng hộ Ban Điều hành Tập đồn Tơi mong nghiên cứu sở cho nghiên cứu toàn diện triển khai BSC đánh giá theo KPIs phạm vi rộng 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Lê Quân (2015) Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam, NXB Đại học Quốc Gia TS Lê Quân (2008) Kỹ thuật xây dựng hệ thống tiền lương đánh giá thành tích doanh nghiệp, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân PGS.TS Nguyễn Tiệp (2011) Quản trị nhân lực đại kinh tế thị trường, Nhà xuất Lao động – Xã hội Nguyễn Hải Sản (1998) Quản trị học, Nhà xuất Thống kê Nguyễn Hữu Thân (2004) Quản trị nhân sự, Nhà xuất Thống kê David Parmenter (2009) Các số đo lường hiệu suất – KPIs, NXB Tổng hợp TP.HCM & Tinh văn Media David Parmenter (2013) KPI - Các số đo lường hiệu suất - Xây dựng ứng dụng số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết phục, Nhà xuất Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh Viện nghiên cứu Đào tạo quản lý (2004) Phương pháp kỹ quản trị nhân sự, Nhà xuất Lao động xã hội Hà Nội Paul R.Niven (2009) Thẻ điểm cân bằng, Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh 10 Lê Thị Vân Thủy (2017) Ứng dụng KPI quản trị hoạt động công ty Redsun, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội 11 Đỗ Hồng Yến (2014) Ứng dụng KPI đánh giá hiệu công việc Công ty TNHH thương mại Hà Việt, Luận văn Thạc sĩ Khoa học quản lý, Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội 12 Trần Mạnh Cường (2010) Hệ thống KPI ứng dụng Công ty Cổ phần tài phát triển doanh nghiệp (FBS), Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế quốc dân 13 Đào Hữu Tâm (2017) Ứng dụng KPI đánh giá nhân Công ty TNHH Thương mại, Kỹ thuật Tín Phát, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội 93 14 Robert Bacal (dịch giả Đặng Hùng Phương, Phạm Ngọc Kim Tuyến) (2008) Phương pháp quản lý hiệu suất công việc, NXB Tổng hợp, TP Hồ Chí Minh 15 Nhóm tác giả business Edge (2006) Đánh giá hiệu làm việc, NXB Trẻ 16 Cơng ty CP Tập đồn Hà Đơ (2018) Báo cáo thường niên năm 2018 17 R Factor (1982) The Relationship Between Job Satisfaction and Performance, Asia Pacific Journal of Human Resources, Vol.20 N0.3, 34-42 18 David Parmenter (2010) Key performance indicartors, NXB Jonh Wily and Sons, Inc, Hoa Kỳ 19 Harvard – Business Essentials (2006) Quản lý hiệu suất làm việc nhân viên, Nhà xuất Tổng hợp TP HCM 94 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT Công tác đánh giá kết thực công việc Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ Xin chào Anh/Chị, Phiếu khảo sát thực nhằm khảo sát thông tin phục vụ cho đề tài nghiên cứu “Xây dựng hệ thống đánh giá KPIs chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ” Các thơng tin khảo sát bảo mật sử dụng phạm vi nghiên cứu đề tài không sử dụng cho mục đích khác Rất mong Anh/Chị cung cấp thơng tin theo nội dung khảo sát Cảm ơn Anh/Chị I THƠNG TIN CHUNG: Chức danh Giới tính Thâm niên cơng tác Cơng ty II THƠNG TIN KHẢO SÁT: Câu hỏi 1: Kỳ đánh giá kết thực công việc Anh/Chị bao lâu/lần? tháng/lần tháng/lần tháng/lần 12 tháng/lần Khác, ghi cụ thể: … Tôi không nắm Câu hỏi 2: Kết thực công việc Anh/Chị đánh giá dựa phương pháp nào? MBO (Quản trị theo mục tiêu) MBP (Quản trị theo trình) 95 KPI Phương pháp khác, vui lịng nêu cụ thể: … Tơi khơng nắm Câu hỏi 3: Các Anh/Chị vui lòng đánh dấu vào mức điểm gần với ý kiến đánh giá Anh/Chị nhất, ý kiến đánh giá đánh dấu lần: (Thang điểm từ – Rất không đồng ý đến – Rất đồng ý) Ý kiến Rất khơng Khơng Bình Đồng Rất đồng đồng ý (1) đồng ý (2) thường (3) ý (4) ý (5) Tôi quản lý trực tiếp giao mục tiêu cần đạt cách rõ ràng từ đầu kỳ đánh giá Các tiêu chí đánh giá kết thực cơng việc phù hợp với chức danh Tôi quản lý trực tiếp hỗ trợ, cung cấp nguồn lực cần thiết q trình thực cơng việc Tơi đánh giá kết kết thực công việc công so với CBNV khác phận Tôi CBQL trực tiếp trao đổi điểm mạnh, điểm cần cải 96 thiện kết đánh giá vào cuối kỳ đánh giá Câu hỏi 4: Các Anh/Chị đánh giá kết thực công việc theo tiêu chí nào? Tiêu chí đánh giá 1: … Tiêu chí đánh giá 2: … Tiêu chí đánh giá 3: … Tiêu chí đánh giá 4: … Tiêu chí đánh giá 5: … Tiêu chí đánh giá 6: … Tiêu chí đánh giá 7: … Tiêu chí đánh giá 8: … Câu hỏi 5: Các Anh/Chị có đề xuất bổ sung/điều chỉnh tiêu chí đánh giá kết thực công việc với chức danh Anh/Chị không? Khơng Có, vui lịng nêu cụ thể: Câu hỏi 6: Ý kiến Anh/Chị để cải tiến hoạt động đánh giá kết thực công việc ý kiến khác: Ý kiến cụ thể … 97 CÁC LỖI THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VÀ HÌNH THỨC XỬ LÝ ST T Lỗi thường mắc phải Công tác Văn thư (Lỗi chung Văn thư tất CBCNV phòng ban): nhẹ chưa ảnh - Lỗi soạn thảo văn bản: Sai thể thức, không đánh số động SXKD: Đề nghị trang, sai trích yếu, trích yếu không phù hợp với Hạ hệ số lương Trưởng nội dung văn bản, thiếu chữ ký tắt, không liệt kê phịng/Trưởng phận hồ sơ đính kèm văn bản, copy nội dung để soạn các cá nhân liên thảo lại nên nhầm lẫn thông tin quan tháng mắc - Lỗi trình văn bản: Khơng thực quy lỗi; trình trình ký văn bản; dẫn đến trình vượt cấp - Lỗi nặng chưa (khơng qua văn thư hành chính); khơng vào sổ theo gậy thiệt hại kinh dõi vết trình văn tế, thương hiệu công - Lỗi phát hành: Phát hành thiếu hồ sơ, sót đối tượng ty: Đề nghị kỷ luật nơi nhận, thiếu số/ngày/tháng, đóng dấu nhầm, khiển trách hạ bậc khơng đóng dấu giáp lai; khơng kiểm tra thẩm lương thu nhập Trưởng quyền ký, nơi phát hành văn bản, phát hành chậm phòng/Trưởng phận trễ; để thất lạc văn bản,… Công tác Lưu trữ: các cá nhân liên quan; báo cáo việc lập, nộp hồ sơ lưu trữ hàng tháng phòng ban (nộp chậm, thiếu, không danh mục hồ sơ mẫu, nhiều tài liệu trùng thừa) - Cơng tác tra tìm mượn hồ sơ thực chưa - Lỗi hưởng lớn đến hoạt - Thiếu chủ động kiên việc đơn đốc, Hình thức xử lý quy trình dẫn đến nhầm lẫn, thất lạc Cơng tác Lễ tân: - Sắp xếp bố trí lịch sử dụng phòng họp bị động, 98 - Lỗi nghiêm trọng gây thiệt hại kinh tế, uy tín thương hiệu cơng ty: Đề nghị kỷ luật Cảnh cáo Trưởng phịng/Trưởng phận các cá nhân liên ST T Lỗi thường mắc phải Hình thức xử lý chưa khoa học, chồng chéo; - Cập nhật thông tin cá nhân vào danh bạ điện thoại hàng tháng chậm, (thiếu sót thơng tin cá nhân mới, khơng xóa bỏ thơng tin cá nhân chấm dứt HĐLĐ với công ty) Lái xe phục vụ: - Không giữ thông tin liên lạc thường xuyên (giờ quan; bố trí điều nghỉ, ngày nghỉ), phịng ban đơn vị có nhu chuyển làm công việc cầu xe sử dụng xe, không phục vụ kịp thời; khác hoặc chấm dứt - Không chủ động trang bị đủ công cụ, dụng cụ, văn HĐLĐ Trưởng phòng phẩm xe đầy đủ, có nhu cầu đột phịng các cá xuất thường thiếu nhân liên quan 99 ... ? ?Xây dựng hệ thống đánh giá KPIs chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ” có đóng góp sau: - Hệ thống lý thuyết đánh giá theo KPIs chức danh nhân viên hành văn phịng - Là để xây dựng, ... thực xây dựng KPIs để đánh giá hiệu công việc chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ b Phạm vi khơng gian: Các chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ tham gia nghiên cứu luận. .. chức danh Phịng Hành thuộc Văn phịng Tập đồn Hà Đơ 2.3.1 Cơ sở thực tế để xây dựng KPIs chức danh Phòng Hành Để xác định cần thiết, tính cấp thiết việc xây dựng KPIs để đánh giá hiệu cơng việc chức