Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện đại học thủy lợi

LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài, thời gian có hạn cộng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm thực tế hạn chế, cố gắng song chắn khóa luận khơng tránh khỏi sai sót.Tơi mong nhận đóng góp, bảo thầy cơ, cán thư viện để khóa luận tơi hồn chỉnh Qua đây, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến: Các thầy cô khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội nhiệt tình giảng dạy, tạo điều kiện cho tơi q trình học tập Ban lãnh đạo cô, chú, anh chị cán Thư viện Đại học Thủy Lợi tận tình giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm cho tơi q trình viêt khóa luận thực tập thư viện Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-TS Chu Ngọc Lâm, người hướng dẫn bảo tơi suốt q trình nghiên cứu hồn thành khóa luận Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày tháng năm 2012 Tác giả khóa luận Trương Thị Thanh Nhàn DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT AACR Quy tắc biên mục Anh- Mỹ ( Anglo- American Catologuing Rules) DDC Khung phân loại DDC ( Dewey Decimal Access Catalogues) ĐHTL Đại học Thủy lợi LAN Mạng cục ( Local area network) MACR 21 Biên mục máy đọc ( Machine Readable Cataloguing) OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog) TTTV Thông tin- Thư viện MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Thế giới diễn nhiều thay đổi lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, khoa học, xã hội cơng nghệ thơng tin Đặc biệt có thay đổi phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Đây thời kỳ bùng nổ thông tin rộng lớn, tồn diện, chưa có từ trước đến nay, với lượng thông tin khổng lồ không ngừng gia tăng, địi hỏi phải có biện pháp tổ chức, quản lý, khai thác cách hiệu Đó sở, động lực cho phát triển toàn diện lĩnh vực xã hội loài người Đóng vai trị chủ đạo, trung tâm thư viện trở thành quan quản lý, tổ chức cung cấp thông tin phục vụ cho đối tượng người dùng tin Hòa với xu phát triển chung thời đại trung tâm thông tin- thư viện, Thư viện Đại học Thủy Lợi Hà Nội khẳng định vị việc đáp ứng nhu cầu tin người dùng tin Do đó, cán thư viện ln coi việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu sở, tảng cho hoạt động mình, vấn đề then chốt định tồn thư viện.Tổ chức xếp, bảo quản tài liệu không khó để lấy tài liệu khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng lại vấn đề lớn Hiểu tầm quan trọng vấn đề này, Thư viện trường ĐHTL năm qua quan tâm đến việc tổ chức, xây dựng bảo quản vốn tài liệu Thư viện để phục vụ đắc lực cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy cán bộ, giảng viên, sinh viên trường ĐHTL nói riêng cho nghiệp đất nước nói chung Với ý nghĩa đó, tơi chọn đề tài: “ Cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy Lợi ’’ làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Mục đích: - Mơ tả thực trạng công tác tổ chức bảo quản thư viện Đại học Thủy lợi Qua đó, đánh giá mặt tích cực hạn chế, đồng thời đề xuất số giải pháp có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Nhiệm vụ: -Để thực tốt cho việc nghiên cứu, đề tài tập trung giải số vấn đề sau: + Giới thiệu thư viện ĐHTL + Nêu rõ vai trị, tầm quan trọng cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu với Thư viện ĐHTL + Tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL + Phân tích đánh giá ưu điểm, hạn chế cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện ĐHTL + Đưa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Liên quan đến vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu nghiên cứu nhiều thư viện lớn Việt Nam như: Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Giao thông vận tải , Thư viện Trường Đại học văn hóa, Thư viện Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2,….Nhưng Thư viện ĐHTL đến chưa có đề tài nghiên cứu cách hệ thống, đầy đủ vấn đề Vì tơi chọn vấn đề: “ Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy lợi” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần vào việc tăng cường công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường ĐHTL Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL - Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL giai đoạn Phương pháp nghiên cứu đề tà * Phương pháp luận : Khóa luận sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, chủ nghĩa vật lịch sử, quan điểm đường lối sách Đảng, Nhà nước ta hoạt động TT-TV * Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Khóa luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: + Nghiên cứu, phân tích tài liệu + Quan sát + Phỏng vấn + Thống kê số liệu Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm lý luận chung công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Về mặt thực tiễn: Khóa luận đề xuất số giải pháp góp phần hồn chỉnh công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL, nhằm đáp ứng tốt yêu cầu tìm kiếm người sử dụng Bố cục khóa luận Ngồi phần lời nói đầu, mục lục, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, Khóa luận bao gồm chương sau: Chương 1: Thư viện Đại học Thủy lợi với vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy lợi Chương 3: Nhận xét đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Thủy lợi NỘI DUNG CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1.Giới thiệu Thư viện Đại học Thủy lợi 1.1.1.Lịch sử hình thành phát triển Thư viện Đại học Thủy lợi Ngay sau thành lập Trường Đại học Thủy lợi thành lập, năm 1959, Thư viện đời phát triển đồng hành với phát triển trường.Từ đến nay, Thư viện trải qua 50 năm phát triển gắn với lịch sử phát triển trường thăng trầm đất nước Quá trình hình thành phát triển thư viện chia thành giai đoạn chính: • Giai đoạn 1959-1965 Những ngày thành lập, tổ Thư viện khơng có sở tập trung mà nhà trường bố trí tầng nhà Hành thêm phòng đầu hồi tầng với cán Đối tượng phục vụ Thư viện giai đoạn học viên lớp chun tu khóa 1, 2, 3, 4, thuộc ngành đào tạo Thủy công, Thủy nông Thủy văn • Giai đoạn 1965-1975 Từ tháng năm 1965 đến năm 1973, Thư viện với toàn trường sơ tán lần tỉnh Bắc Giang Từ năm 1968, Thư viện có đổi ban đầu nghiệp vụ, sách phân loại theo chuyên môn bắt đầu có phích sách Năm 1970, Thư viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, sách chuyên mơn tạp chí phân loại xếp theo khổ sách theo ngôn ngữ Đến năm 1975, tổng số cán tổ Thư viện người • Giai đoạn từ 1975-1989 Từ năm 1975, Thư viện có cố gắng lớn để tăng cường đa dạng hóa nguốn tài liệu phục vụ cho học tập nghiên cứu Lúc nhân lực Thư viện tăng lên, nâng tổng số cán 11 người • Từ năm 1989-2005 Tháng 10 năm 1989, tổ Thư viện thuộc phòng đào tạo thức trở thành đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu theo định số 200 QĐ/ TC ngày 28/10/1989.Kể từ đó, Thư viện mang trọng trách trung tâm không ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo Trường Đại học Thủy Lợi Năm 1990,Thư viện chuyển lên tầng nhà Hành với tổng diện tích 490 m2 Đến năm 1997, Thư viện bắt đầu thực quản lý sách máy tính phần mềm CDS/ ISIS for DOS, sau đổi sang WINSIS UNESCO cung cấp miễn phí thơng qua Trung tâm Khoa học công nghệ Quốc gia Đến cuối năm 2004, tồn giáo trình “ hóa”, gần “ xóa sổ “ tài liệu rôneo typo từ năm 1987 trước • Giai đoạn 2005 đến Tháng 6-2005, PGS.TS Nguyễn Hữu Thái nghỉ hưu ThS Nguyễn Thị Phương Trà bổ nhiệm làm giám đốc Thư viện Cuối tháng 6/ 2005, tồn tầng tịa nhà A45 giao cho Thư viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2 Năm 2006, Thư viện trang bị hoàn toàn sở vật chất tương đối đồng cho hệ thống phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệu tiếng việt ngoại văn nguồn kinh phí Trường Thêm vào đó, Thư viện dự án Đan Mạch hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, thiết bị an ninh Thư viện thiết bị phụ trợ ( máy in mã vạch, thiết bị đọc mã vạch cố định di động, máy in thẻ nhựa…), mạng LAN hệ thống máy tính cho hoạt động nghiệp vụ cho sinh viên tra cứu Về nhân đến nay, Thư viện có 18 cán bộ, công nhân viên bước trở thành thư viện đại Các cán đào tạo chuyên môn thư viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thương, công nghệ thông tin số ngành khác Tháng 8/2006, phần mềm quản lý Thư viện Libol nâng cấp lên phiên 6.0 Từ tháng 7/2006, Thư viện bắt đầu hồi cố kho sách Kể từ ngày thành lập, tổ Thư viện vơi vài cán sở vật chất, nhiều thiếu thốn, trải qua 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiến tranh, khó khăn nhân lực sở vật chất Thư viện ln hồn thành nhiệm vụ giao, đóng góp tích cực cho trưởng thành vững mạnh Nhà trường Đặc biệt 20 năm kể từ tách hoạt động độc lập ( 28/10/1989- 28/10/2009), Thư viện Đại học Thủy Lợi có bước tiến khơng ngừng để nâng cao tính chun nghiệp công tác nghiệp vụ hiệu phục vụ Đó phấn đấu khơng mệt mỏi hệ lãnh đạo cán nhân viên Thư viện 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức Thư viện có chức giúp hiệu trưởng về: + Quản lý công tác Thư viện + Tổ chức thực công tác lưu trữ khai thác tư liệu thơng tin, sách báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học 1.1.2.2 Nhiệm vụ - Xây dựng thực kế hoạch dài hạn năm việc bổ sung, cập nhật tài liệu, giáo trình, sách, báo tạp chí với chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu học tập nhà trường - Quản lý cơng tác biên soạn in ấn giáo trình, tài liệu học tập giảng dạy nhà trường 10 Cũng tất thư viện khác, thư viện Đại học Thủy Lợi vấn đề bảo quản vốn tài liệu có ý nghĩa vơ quan trọng, bên cạnh việc tổ chức vốn tài liệu phục vụ đáp ứng nhu cầu bạn đọc, cịn có nhiệm vụ bảo quản giữ gìn lâu dài vốn tài liệu đó, nhằm thực chức nhiệm vụ 1.2.3 Vai trị, ý nghĩa cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu quan TTTV có ý nghĩa vơ quan trọng Trong q trình tổ chức vốn tài liệu thư viện đồng thời phải giải hai vấn đề mâu thuẫn có mối quan hệ biện chứng với sử dụng tích cực vốn tài liệu thư viện bảo quản chúng lâu dài Tổ chức vốn tài liệu khoa học làm cho vốn tài liệu nói chung sách nói riêng bảo quản điều kiện tốt Bảo quản vốn tài liệu tốt nâng cao chất lượng phục vụ, tiết kiệm ngân sách cho Thư viện cho việc bổ sung, phục hồi phục chế tài liệu bị mát hư hỏng Nhiệm vụ công tác tổ chức vốn tài liệu phải điều hịa cơng tác đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu cách nhanh chóng tới người dùng tin, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc thời gian ngắn Đòng thời vốn tài liệu bảo quản lâu dài coi tài sản chung xã hội, góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng nhân loại nói chung Tổ chức vốn tài liệu nghiên cứu việc phân bổ, xếp sách để giữ gìn lâu dài thuận tiện cho việc sử dụng Cơng tác có ý nghĩa tất hoạt động quan thông tin- thư viện Việc phân bổ tài liệu, quy định trật tự xếp kho tài liệu tiến hành với mục đích để tận dụng, sử dụng đến mức tối đa bảo quản tốt tài liệu thư viện Nhận thức tầm quan trọng công tác tổ chức kho tài liệu, Thư viện Đại học Thủy Lợi đặt yêu cầu khắt khe công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Với đặc thù thư viện trường đại học chuyên 23 lĩnh vực khoa học kỹ thuật kỹ thuật thủy lợi, nội dung tài liệu cập nhật, ngôn ngữ tài liệu đa dạng phong phú, trọng phát triển tài liệu nước để đáp ứng nhu cầu tin người dùng tin Để làm điều này, đòi hỏi Thư viện phải tổ chức kho sách hợp lý, đắn, bảo đảm đầy đủ yếu tố để hình thành nên kho sách thư viện, phù hợp với chức nhiệm vụ mình, đảm bảo đầy đủ yêu cầu cầu kho sách tổ chức, xếp khoa học phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dễ bảo quản Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh chóng, xác, kịp thời tiết kiệm diện tích kho Ý thức vai trị to lớn cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu, Thư viện ĐHTL năm qua có tích cực đổi công tác này, nhằm tạo không gian vốn tài liệu vừa phong phú vừa hợp lý, bảo quản vốn tài liệu cách tốt Với nỗ lực mang tài liệu gần đến với bạn đọc, góp phần thúc đẩy phát triển thư viện, đáp ứng ngày cao người dùng tin thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, thời kỳ bùng nổ thơng tin cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu khâu quan trọng thiếu để hoàn thành nhiệm vụ 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 2.1.Phương thức tổ chức vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy lợi Tài liệu sau xử lý, phân chia kho xếp theo trật tự định tùy thuộc vào mục đích tính chất sử dụng Mỗi loại hình kho phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu đặc điểm nhu cầu tin người sử dụng Dù tổ chức theo hình thức kho phải đảm bảo mục đích cuối là: Phục vụ tốt cho người sử dụng Là thư viện có vốn tài liệu phong phú, số lượng độc giả đa dạng, Thư viện ĐHTL quan tâm đến vấn đề tổ chức vốn tài liệu coi vấn đề then chốt Do vậy, công việc đưa Thư viện tổ chức, xếp tài liệu để vừa đạt mục đích sử dụng cao vừa bảo quản vốn tài liệu lâu dài Nhận thức tầm quan trọng tổ chức kho tài liệu, Thư viện Đại học Thủy lợi tổ chức kho tài liệu cách khoa học, hợp lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trình sử dụng tài liệu Cũng giống Thư viện thuộc trường Đại học khác, toàn vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy lợi tổ chức thành hai loại kho bản: kho đóng kho mở 2.1.1 Kho đóng Mặc dù kho mở ngày chiếm ưu ưu điểm kho đóng khơng thể phủ nhận được, mà phù hợp quan thông tin- thư viện Kho đóng hình thức phục vụ bạn đọc thơng qua đối tượng trung gian cán thư viện kho đóng kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu mượn qua thủ thư Độc giả không trực tiếp vào kho tài liệu 25 Ưu điểm: + Tổ chức kho đóng tiết kiệm diện tích kho giá sách + Tài liệu dễ dàng bảo quản, kiểm kê nên dễ dàng nhận biết số lượng tài liệu mát hư hỏng trình kiểm kên từ có sách bổ sung tài liệu + Các tài liệu xếp theo số đăng kí cá biệt xếp từ xuống dưới, từ trái qua phải, giá có phiếu dẫn nên cán dễ tìm cất tài liệu + Tổ chức kho đóng tránh tình trạng mát tài liệu, xé tài liệu bạn đọc gây nên Nhược điểm: + Bạn đọc không trực tiếp tiếp xúc với tài liệu nên độ xác tài liệu thơng tin cịn hạn chế Do khơng trực tiếp tiếp cận với tài liệu cần mà phải thời gian tìm tài liệu máy sau viết phiếu yêu cầu, phải thời gian chờ đợi cán vào kho lấy sách, mà khơng tạo hứng thú cho bạn đọc, nên bạn đọc tới + Cán thư viện vất vả việc tìm kiếm sách phải thường xuyên vào kho lấy sách đặc biệt lúc bạn đọc đông Với ưu điểm trên, đồng thời dựa vào điều kiện thực tế, Thư viện Đại học Thủy lợi tiến hành tổ chức kho đóng cho kho lưu thư viện * Kho lưu Thư viện ĐHTL Kho lưu kho sách thành lập theo chủ trương cần lưu trữ từ đến tên sách nhằm bảo tồn vốn tài liệu cho Thư viện chống tình trạng sách Thư viện Kho có diện tích 70 m2 gồm sách có năm xuất cũ, bạn đọc sử dụng thời gian dài, sách thừa sách từ kho mở chuyển 26 lên Đối với tài liệu tham khảo tối đa cho lưu hai bản, giáo trình tất đầu sách lưu lại Đối tượng phục vụ kho lưu trữ là: Cán bộ, giảng viên muốn tìm hiểu tài liệu cũ để viết sách, sinh viên năm cuối, học viên cao học muốn nghiên cứu tham khảo thêm tài liệu để làm đồ án, luận án, luận văn cho Tài liệu kho xếp theo số đăng kí cá biệt, xếp theo quy tắc từ trái qua phải, từ xuống dưới, giá có dẫn nên cán thư viện dễ tìm cất tài liệu Ký hiệu xếp giá kho lưu kết hợp yếu tố sau: Tên quan Thư viện + mã vạch + số đăng kí cá biệt Với cách xếp cán dễ dàng lấy tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm diện tích kho hình thức khơng đẹp, tài liệu đứng cạnh khơng có mối quan hệ nội dung tác giả Chẳng hạn, tài liệu khoa học kỹ thuật lại xếp cạnh tài liệu khoa học xã hội, tác giả người việt lại xếp cạnh tác giả nước ngoài, mà khó khăn cho việc tìm tài tài liệu giới thiệu tài liệu cho độc giả Số đăng kí cá biệt kí hiệu xếp giá nên sổ đăng kí cá biệt bị sai lệch,cán khơng tìm tài liệu kho dẫn đến tài liệu không đến tay bạn đọc 2.1.2 Kho mở Trên giới Việt Nam kho mở ngày chiếm ưu lợi mà chúng mang lại cho bạn đọc ngày nhiều Vì để phục vụ cho nhu cầu học tập nghiên cứu cán bộ, giảng viên, sinh viên Thư viện ĐHTL tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở ngày nhiều Kho mở cách tổ chức tài liệu theo kiểu mở, theo nghĩa nó, tức tiếp cận tài liệu trực tiếp Với hình thức tổ chức bạn đọc trực tiếp tìm kiếm tài liệu thích kho tài liệu thư viện 27 Ưu điểm: + Kho mở cho phép bạn đọc tìm tài liệu xác theo u cầu cầu thân, phương pháp cho phép người đọc trực tiếp tiếp xúc với tài liệu Tạo điều kiện cho người tìm tin tự tìm kiếm lựa chọn trực tiếp qua khâu trung gian + Với hình thức phục vụ này, bạn đọc dễ dàng tìm thấy tài liệu mà cần, nảy sinh nhu cầu thông tin + Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu cho bạn đọc thông qua khâu trung gian cán thư viện, việc tra tìm tài liệu hệ thống tra cứu, viết phiếu yêu cầu, chờ đợi nhận tài liệu từ cán thư viện + Bên cạnh đó, tiết kiệm thời gian, cơng sức cho cán thư viện khơng phải vào kho lấy tài liệu cho bạn đọc + Tài liệu kho mở thường xếp theo nội dung, hay chủ đề, giúp bạn đọc thuận tiện cho việc nghiên cứu học tập tài liệu theo chuyên đề, theo chuyên ngành khoa học ( tổ chức theo kí hiệu phân loại), hay tác giả ( xếp theo mã hóa tên tác giả), theo thời gian ( xếp theo thứ tự thời gian xuất tài liệu) + Tạo điều kiện thuận lợi cho Thư viện việc lựa chọn sách, báo triển lãm theo chủ đề, biên soạn thư mục, giới thiệu thông tin, giúp đỡ thiết thực việc thơng báo có hệ thống cho cán khoa học, chuyên môn thành tựu khoa học, kỹ thuật, kinh tế, văn hóa, xã hội… Ngồi ưu điểm trên, việc tổ chức xếp tài liệu theo hình thức kho mở cịn có hạn chế sau: + Việc xếp tài liệu tốn diện tích kho, giá phải để chỗ dự trữ giá cho tài liệu nhập lối rộng rãi giá để bạn đọc lại chọn tài liệu dễ dàng 28 + Khó quản lý tài liệu, bảo quản tài liệu kém, sách nhanh bị rách nát, hư hỏng, mát Do tần suất bạn đọc cao bạn đọc khơng có ý thức bảo quản tài liệu + Cán thời gian chỉnh lý, xếp tài liệu lên giá, sau buổi phục vụ tài liệu bị xáo trộn + Phải có hệ thống an ninh bảo vệ tài liệu camera, hệ thống cổng từ,… + Trong kho mở tài liệu xếp thường khơng có tính thẩm mỹ cao tài liệu có kích thước khác ln bị bạn đọc xê dịch tìm kiếm Do mà công tác phục vụ bạn đọc kho mở đặc biệt tính xếp tài liệu nên địi hỏi người cán phải có kiến thức khung phân loại cách cấu tạo kí hiệu xếp giá, kí hiệu tác giả để xếp vào vị trí Vì vậy, việc xếp tài liệu ở khó nhiều so với kho đóng Bạn đọc khơng phải xếp tài liệu lên giá sau sử dụng Tuy nhiên tổ chức kho sách theo hình thức kho mở hình thức phục vụ bạn đọc than thiện, đại, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thỏa mãn nhu cầu tin bạn đọc Bằng nỗ lực vốn có mình, Thư viện Đại học Thủy lợi tạo nên điểm nhấn quan trọng tổ chức hoạt động Thư viện Tổ chức vốn tài liệu theo hình thức kho mở điểm nhấn Vì mà hầu hết phòng Thư viện Đại học Thủy lợi tiến hành tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở: - Phịng Giáo trình ( tầng 1) - Phịng Báo, tạp chí ( tầng 1) - Phòng Ngoại văn ( tầng 2) - Phòng đọc mở ( phòng tài liệu tham khảo tiếng việt – tầng 3) • Phịng Giáo trình 29 Phịng mượn giáo trình phòng phục vụ bạn đọc đặc trưng Thư viện Thủy lợi Đây kho tài liệu lớn Thư viện, với 628 đầu, 306.944 ( theo số liệu thống kê năm 2012), phản ánh đầy đủ sơ lượng, loại hình sách giáo trình mơn học sở chuyên ngành Thư viện đáp ứng đầy đủ nhu cầu sinh viên đầu học kỳ Tài liệu phịng giáo trình xếp theo khoa tương ứng với ngành đào tạo trường, bao gồm: - Sách trị - Sách - Khoa cơng trình - Khoa kỹ thuật tài nguyên nước - Khoa kinh tế - Khoa thủy văn - Khoa mơi trường - Khoa khí - Khoa công nghệ thông tin - Khoa lượng - Khoa kỹ thuật bờ biển Với cách tổ chức tương ứng với giá khoa tài liệu xếp thành khu riêng biệt Những tài liệu có tần suất sử dụng lớn, chẳng hạn sách giáo trình ưu tiên xếp bên để cán thư viện linh hoạt lấy tài liệu để phục vụ Trong tài liệu lại xếp theo thứ tự chữ A, B, C,….tên giáo trình Mặc dù xếp giá với khoa sách có ký hiệu xếp giá riêng Nếu phòng mở ký hiệu xếp giá dán gáy tài liệu phịng giáo trình khơng xếp 30 theo ký hiệu xếp xếp theo loại giáo trình Trường hợp tên sách, có số tác giả số tập khác ứng với loại phân ra, để dễ nhận biết xếp sách Phịng giáo trình Thư viện khơng có dẫn cụ thể tài liệu đầu khoa, nên địi hỏi cán thư viện phải có nhiều kinh nghiệm việc xếp giá, xác định dễ dàng vị trí tài liệu để phục vụ bạn đọc cách tốt Hằng ngày, phòng giáo trình tiếp nhận 500 lượt bạn đọc vào mượn tài liệu phục vụ nghiên cứu, lượng sinh viên đông đặc biệt vào đầu cuối học kỳ Hiện nay, cơng tác mượn trả phịng giáo trình thực máy tính với hỗ trợ phần mềm Libol 6.0 Phòng cho phép sinh viên mượn sách nhà vòng học kỳ, khoảng 150 ngày Sinh viên làm sách phải đền theo quy định Thư viện • Phịng Báo, tạp chí Báo, tạp chí loại tài liệu mang tính cập nhật thông tin nhanh, thời cao xuất theo ngày, tuần, tháng, quý nên lượng bạn đọc tới phịng báo, tạp chí đơng Phịng báo, tạp chí bố trí tầng 1, thuận tiện cho sinh viên đến đọc mượn tài liệu Phịng báo, tạp chí có khoảng 25 đầu báo, 71 đầu tạp chí + Đối với báo ngày: Thư viện xếp quầy để tiện cho bạn đọc tìm kiếm, cập nhật thơng tin kịp thời + Đối với báo tuần tạp chí: Thư viện tổ chức xếp trưng bày ô giá Để thuận tiện cho bạn đọc tìm kiếm báo, tạp chí, cán thư viện lập bảng danh mục ghi đầy đủ tên báo, tạp chí, tương ứng với giá Trên ô trưng bày đánh số thứ tự theo bảng danh mục để thuận tiện cho bạn đọc tìm kiếm 31 + Khu vực báo, tạp chí nước ngồi: Từ số đến số 20 Đây nguồn chủ yếu biếu tặng + khu vực báo, tạp chí chun ngành thủy lợi: Từ 21 đến 40 + Khu vực báo, tạp chí công nghệ thông tin + Khu vực báo, tạp chí văn hóa, nghệ thuật xã hội Đặc biệt, để tránh nhầm lẫn, cán thư viện dán số lên trang bìa ấn phẩm đựt báo, tạp chí lên trưng bày trước mặt ô Với cách làm này, cán vất vả việc kiểm kê, bạn đọc dễ dàng tìm tài liệu mà cần Trong báo xếp số ấn phẩm định kỳ Khi có số báo mới, Thư viện lại tiến hành rút báo cũ số trưng bày Bạn đọc tiếp cận với số báo, tạp chí mang tính cập nhật, cịn muốn có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu sâu, cần số báo cũ cần phải ghi phiếu chờ đợi cán phục vụ Phịng báo, tạp chí chưa áp dụng phần mềm Libol vào công tác xử lý nghiệp vụ nên số lượng bao, tạp chí đóng dấu, phân loại, dán số vào máy ghi phần mềm excel Sau xử lý xong đua phục vụ độc giả Tại phòng báo, tạp chí, bạn đọc đọc tài liệu chỗ mượn nhà + Đối với hình thức đọc chỗ: Bạn đọc tự lựa chọn tài liệu cần sau mang đọc bàn + Đối với trường hợp, bạn đọc muốn mượn báo, tạp chí nhà: Bạn đọc phải đăng kí với thủ thư, số lượng mượn thời gian ngày Nhìn chung cách xếp, tổ chức ấn phẩm định kỳ phịng báo, tạp chí rấtkhoa học Bạn đọc thỏa mãn nhu cầu thông tin hàng ngày, chờ đợi láy báo, tạp chí, khơng phải tới hàng báo biết thông tin 32 Đây hình thức phục vụ nhiều bạn đọc ưa thích Tuy nhiên với việc để bạn đọc tự xếp tài liệu sau đọc xong dễ gây nên tình trạng lộn xộn, nhầm lẫn ảnh hưởng tới việc tìm kiếm thơng tin • Phịng Ngoại văn Dựa vào hình thức, ngơn ngữ tài liệu nhu cầu tìm tin, khả nghiên cứu học tập tiếng nước nên Thư viện Đại học Thủy lợi tổ chức phòng ngoại văn để phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu giảng viên sinh viên trường Phòng ngoại văn tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở Phòng ngoại văn lưu trữ khoảng 7.807 đầu/ 12.509 tài liệu tham khảo tiếng anh ngộn ngữ khác ( tiếng Pháp, tiếng Nga,….) thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhân văn sách hỗ trợ tiếng nước ngồi… Nguồn sách chủ yếu phịng ngoại văn tổ chức tài trợ như: Dự án Hà Lan, DANIDA phủ vương quốc Đan Mạch, quỹ Châu Á… tổ chức cá nhân tài trợ ngồi nước Cũng giống phịng giáo trình phịng đọc mở, phịng ngoại văn sử dụng khung phân loại DDC ấn rút gọn 14 để xếp tài liệu lên giá Tài liệu cịn xếp theo mơn loại môn loại lại xếp theo chật tự chữ ABC tên tác giả tên tài liệu Sau tài liệu lại xếp theo dấu hiệu năm xuất tài liệu Ngoài ra, để giúp cho việc tra cứu bạn đọc dễ dàng thuận tiện hơn, cán thư viện kho sử dụng hệ thống trợ ký hiệu với màu sắc khác nhau: + Hình trịn màu trắng: Sách quỹ Châu Á + Hình trịn màu xanh: Sách ĐaniĐa 33 + Hình chữ nhật màu hồng nhạt: Sách dự án Hà Lan + Hình trịn vàng: Sách chương trình tiên tiến + Hình chữ nhật màu xanh cây: Sách số hóa + Hình chữ nhật màu vàng: Sách Canada + Hình chữ nhật màu da cam: Sách quyền + Hình trịn đỏ: Sách Mêkong Với đặc thù trên, cầm sách tay, cán phịng ngoại văn trả lời cho bạn đọc nhiều câu hỏi khác ( tài liệu nhập từ nguồn nào? số hóa hay chưa?,…) mà khơng cần phải tra tìm máy tính Do đặc thù tài liệu phịng tiếng nước nên đối tượng đến sử dụng sách không nhiều, nhiên với chiến lược nhà trường, với thay đổi chương trình đào tạo mà năm gần đây, số lượng bạn đọc ngày đến phòng mượn tài liệu, học tập nghiên cứu ngày tăng Cụ thể: + Năm 2009: 93 lượt/ năm ( mượn 153 quyển) + Năm 2010: 106 lượt/ năm ( mượn 257 quyển) + Năm 2011: 128 lượt/ năm ( mượn 203 quyển) Bạn đọc chủ yếu phòng ngoại văn cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên chương trình đào tạo tiên tiến, sinh viên có nhu cầu học tập nghiên cứu Tài liệu phòng mượn vòng tuần, lần mượn cuốn, đến hạn trả mà độc giả có nhu cầu cần đến gia hạn thêm chưa có bạn đọc đăng ký mượn • Phịng đọc Mở ( Phòng tài liệu tham khảo tiếng việt) Để thư viện ngày hoạt động hiệu quả, đáp ứng tốt yêu cầu độc giả ngày lớn, Thư viện ĐHTL tiến hành tổ chức phòng đọc mở 34 tầng để đảm bảo cho việc phục vụ nhanh chóng bảo quản vốn tài liệu lâu dài, đặc biệt giúp cho người dùng tin tim tài liệu nhanh Được tổ chức từ tháng năm 2006, với hỗ trợ công nghệ thông tin hệ thống thiết bị an ninh ( từ, cổng từ, máy in, ….) Phòng đọc mở đạt chuẩn tổ chức kho mang xu hướng ngày đại hóa Phịng bao gồm hai khu vực, bên kho sách, phần lại 90 chỗ ngồi cho sinh viên tự học Khơng phịng báo, tạp chí, phịng tài liệu sau bạn đọc sử dụng xong trả quầy thủ thư bạn đọc khơng xếp lên giá Vì lượng sách luân chuyển phòng lớn nên tài liệu nhiều mà vắng bạn đọc cán tranh thủ cất, không quan trọng đầu hay cuối buổi làm việc Cách làm mang tính linh hoạt, hiệu quả, sách khơng cất nhanh vị trí, mặt khác đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc Tất tài liệu kho mở dán từ có hệ thống cổng từ kiểm sốt, nên giảm tình trạng thất sách cách đáng kể Khi bạn đọc muốn vào phịng để đọc sách phải trình thẻ cho cán thư viện để kiểm tra xem bạn đọc có sử dụng dịch vụ hay không, bạn đọc hạn tài liệu phịng khơng sử dụng phịng Bạn đọc khơng mang đồ dạc vào phòng mà phải gửi dồ nhận chìa khóa gửi đồ Quy trình tổ chức: - Tải FULL (67 trang): https://bit.ly/3w6AixI Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net Đối với trường hợp mươn/ trả tài liệu: + Khi bạn đọc mượn tài liệu nhà, bạn đọc tự lựa chọn tài liệu kho mang quầy bàn cán thư viện để làm thủ tục cho mượn Cán thực việc cho mượn phần mềm Libol, vào phần ghi mượn( mượn về) để làm thủ tục mượn cho bạn đọc, in phiếu mượn cho bạn đọc ký vào phiếu mượn sách Cán Thư viện làm công đoạn cuối đưa tài liệu lên máy khử từ để 35 bạn đọc mang tài liệu khỏi phịng Tài liệu phòng lần bạn đọc mượn thời gian mượn 10 ngày, thời gian gia hạn ngày Đối với tài liệu có dán tem hồng luận văn, luận án bạn đọc khơng mượn đọc chỗ bạn photo tài liệu + Khi bạn đọc đến trả tài liệu cán làm thủ tục ghi trả Tài liệu trả đưa lên máy nạp từ mang vào kho xếp lên giá để phục vụ tiếp Nếu bạn đọc hạn trả sách bạn đọc phải chịu phạt theo quy định + Trường hơp, bạn đọc khơng tìm tài liệu khơng biết tài liệu giá sách thủ thư hướng dẫn bạn đọc tra tìm OPAC + Khi lấy sách giá để đọc đọc xong bạn khơng tự ý xếp sách lên phải để nơi quy định, việc tránh tình trạng bạn xếp tài liệu lộn xộn sang giá khác - Sắp xếp kho: Vì kho mở nên tài liệu kho xếp chạt chẽ logic thuận tiện cho cán thư viện thuận tiện cho bạn đọc tra tìm mà khơng cần trợ giúp cán Tài liệu luận văn, luận án xếp theo số ĐKCB Các tài liệu khác xếp theo mơn loại dựa khung phân loại DDC ấn 14 rút gọn Thư viện Quốc hội Mỹ Tải FULL (67 trang): https://bit.ly/3w6AixI Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net Cách xếp tài liệu từ xuống dưới, từ trái qua phải Ở giá có chỗ từ lớp lớn lớp nhỏ để hướng dẫn cho bạn sách đặt chỗ nào, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm tài liệu dễ dàng 2.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL Cùng với việc thu thập, phát triển tổ chức vốn tài liệu vấn đề bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL quan tâm 36 Bảo quản tài liệu thư viện không hoạt động nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu mà nhằm tránh mát, hư hỏng tài liệu, đảm bảo tính thơng tin đầy đủ tài liệu, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, học tập cách toàn diện lâu dài Với mục tiêu trên, công tác bảo quản vốn tài liệu Thư viện bao gồm nhiều hoạt động để loại trừ yếu tố lý- hóa- sinh học gây tổn hại cho tài liệu Trong trình xây dựng, Thư viện đảm bảo tiêu chuẩn cụ thể kho tài liệu, thiết lập môi trường bảo quản lựa chọn vật mang tin thích hợp để lưu giữ tài liệu Các hệ thống quạt thơng gió, đèn, máy điều hòa, máy hút ẩm, rèm cửa, ….giúp khống chế nhiệt độ độ ẩm kho Những công việc này, cán Thư viện ĐHTL thực với tinh thần ,trách nhiệm lương tâm nghề nghiệp 2.2.1 Những nhân tố hủy hoại tài liệu Có thể nói, cơng tác bảo quản vốn tài liệu cán Thư viện ĐHTL trọng, nhiên tác động mạnh mẽ nhân tố xung quanh, vốn tài liệu Thư viện bị đe dọa làm giá trị vốn có chúng Tình trạng số tác nhân sau: 2.2.1.1 Sự tác động môi trường tự nhiên: * Nhiệt độ Nhiệt độ độ ẩm tương đối khơng thích hợp làm tổn hại nghiêm trọng đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ làm từ giấy Nhiều người cho nhiệt độ có ảnh hưởng lớn lên tài liệu lưu trữ ( ảnh hưởng đến người), song thực tế độ ẩm tương đối góp phần quan trọng khơng vào q trình hủy hoại giấy Điều quan trọng cần nhận biết nhiệt độ độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi yếu tố dẫn đến thay đổi 37 4119042 ... THỦY LỢI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1.Giới thiệu Thư viện Đại học Thủy lợi 1.1.1.Lịch sử hình thành phát triển Thư viện Đại học Thủy lợi Ngay sau thành lập Trường Đại học Thủy. .. Thư viện đối tượng người dùng tin tới Thư viện 1.2 Những vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu 1.2.1 Tổ chức vốn tài liệu Thư viện Vốn tài liệu thư viện có vai trị quan trọng hoạt động TT-TV Vốn. .. liệu Thư viện Đại học Thủy lợi Chương 3: Nhận xét đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Thủy lợi NỘI DUNG CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC