d Trường hợp hồ sơ giải quyết công việc của công dân, tổ chức đã được Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận và chuyển cho cơ quan chuyên môn liên quan nhưng cơ quan chuyên môn không[r]
(1)ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAM LÂM Số: /QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Cam Lâm, ngày tháng năm 2013 QUYẾT ĐỊNH V/v ban hành Quy chế tổ chức, hoạt động và phối hợp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông đại UBND huyện Cam Lâm ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAM LÂM Căn Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/06/2007 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế thực chế cửa, cửa liên thông quan hành chính Nhà nước địa phương; Căn Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020; Căn Quyết định số 3377/QĐ-UBND ngày 14/12/2011 UBND tỉnh Khánh Hòa việc ban hành Chương trình cải cách hành chính tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2011-2020; Căn Quyết định số 1571/QĐ-UBND ngày 27/6/2013 UBND tỉnh Khánh Hòa việc phê duyệt Đề án thực mô hình cửa, cửa liên thông theo hướng đại UBND huyện Cam Lâm; Căn Chương trình hành động số 11-CTr/HU ngày 14/11/2007 Huyện ủy Cam Lâm việc thực Nghị Trung ương (khóa X) đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý máy Nhà nước, Xét đề nghị Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện và Trưởng Phòng Nội vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, hoạt động và phối hợp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông đại UBND huyện Cam Lâm Điều Bộ phận Tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông đại trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện và chịu đạo, điều hành trực tiếp Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm triển khai, tổ chức hoạt động và kiểm tra việc thực Quy chế tổ chức, hoạt động và phối hợp (2) Bộ phận tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông đại Điều Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, Trưởng Phòng Nội vụ, Trưởng Công an huyện, Chi Cục trưởng Chi Cục thuế huyện Cam Lâm, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn và Thủ trưởng các quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - UBND tỉnh K Hòa; - SNV tỉnh K Hòa; - TT HĐND huyện; - TT HU; - Các quan, đơn vị thuộc huyện; - Đài TT-TH huyện; - UBND các xã, thị trấn; - Lưu VT, PNV TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Thị Thạnh (3) ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CAM LÂM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Tổ chức, hoạt động và phối hợp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông đại UBND huyện Cam Lâm (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày / /2013 Ủy ban nhân dân huyện Cam Lâm) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Bộ phận Tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông UBND huyện Cam Lâm (sau đây gọi tắt là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả) có nhiệm vụ tiếp nhận và hướng dẫn công dân, tổ chức đến liên hệ công việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải UBND huyện, nhận hồ sơ đã đầy đủ thủ tục hành chính theo quy định, viết giấy biên nhận hồ sơ hẹn thời gian trả kết cho công dân và tổ chức đúng thời hạn theo quy định Điều Quy định phương thức hoạt động: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế thực chế cửa, cửa liên thông quan hành chính Nhà nước địa phương và Quyết định số 1571/QĐ-UBND ngày 27/6/2013 UBND tỉnh Khánh Hòa việc phê duyệt Đề án thực mô hình cửa, cửa liên thông theo hướng đại UBND huyện Cam Lâm Hoạt động Bộ phận Tiếp nhận và trả kết là thực chế cửa, cửa liên thông theo hướng đại (được trang bị đầy đủ các trang thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng đại đáp ứng nhu cầu giải thủ tục hành chính cho công dân, tổ chức) và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quá trình hoạt động Đưa vào áp dụng Bộ số DOSSI để khảo sát hài lòng công dân, tổ chức phục vụ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết thông qua hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm đánh giá khách quan với mục đích ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ các dịch vụ công ích cho công dân, tổ chức Điều Quy định phạm vi, đối tượng áp dụng: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết thực việc tiếp nhận và trả kết theo chế cửa, cửa liên thông tất các lĩnh vực, thủ tục theo Đề án 30 đã UBND tỉnh công bố, gồm 13 lĩnh vực thủ tục hành chính: - Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo (4) - Lĩnh vực Y tế - Lĩnh vực Văn hóa - Thể thao và Du lịch - Lĩnh vực Lao động Thương binh và Xã hội - Lĩnh vực Nội vụ - Lĩnh vực Tư pháp - Lĩnh vực Công Thương - Lĩnh vực Xây dựng - Giao thông - Lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường - Lĩnh vực Kế hoạch và Đầu tư - Lĩnh vực Tài chính - Lĩnh vực Chứng minh nhân dân Những hồ sơ không thuộc các lĩnh vực quy định Khoản Điều Quy chế này thuộc thẩm quyền giải UBND huyện thì công dân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp các quan chuyên môn có liên quan thuộc UBND huyện để tiếp nhận và giải theo quy định hành Những hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải UBND huyện thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể để công dân, tổ chức liên hệ với quan có thẩm quyền giải Bộ phận Tiếp nhận và trả kết tiếp nhận hồ sơ quy định Khoản Điều Quy chế này và đầy đủ thủ tục theo quy định Bộ Thủ tục hành chính tỉnh Khánh Hòa đã công bố công khai có hiệu lực áp dụng hành Điều Thời gian giải hồ sơ, thủ tục hành chính Bộ phận Tiếp nhận và trả kết là thời gian làm việc theo quy định Nhà nước (không kể ngày nghỉ theo quy định) và xác định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ công dân và tổ chức Chương II CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Điều Bộ phận Tiếp nhận và trả kết có nhiệm vụ sau đây: Tiếp công dân, tổ chức nhà làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết có yêu cầu giải công việc phạm vi thẩm quyền UBND huyện Hướng dẫn công dân, tổ chức việc hoàn tất các thủ tục hành chính, giấy tờ, biểu mẫu theo quy định (5) Xử lý hồ sơ công dân, tổ chức theo phạm vi trách nhiệm, quyền hạn mình Trường hợp hồ sơ công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn các quan chuyên môn khác thì chuyển cho các quan chuyên môn trực tiếp giải Nhận lại kết từ các quan chuyên môn đã giải quyết, trả lại cho công dân, tổ chức, thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có) Điều Bộ phận Tiếp nhận và trả kết trực thuộc quản lý, điều hành Văn phòng HĐND và UBND huyện Chủ tịch UBND huyện định thành lập và chịu đạo, điều hành trực tiếp Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện Bộ phận Tiếp nhận và trả kết là phận chuyên môn, hoạt động theo chế thủ trưởng Văn phòng HĐND và UBND huyện, tổ chức nhân có 01 Tổ trưởng, 01 Tổ phó và các tổ viên gồm công chức, viên chức phân công nhiệm vụ Điều Nhiệm vụ Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện: - Quản lý thời gian làm việc hàng ngày công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết - Nắm hình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả; phối hợp với lãnh đạo các quan chuyên môn liên quan kịp thời giải vướng mắc xảy ra, đặc biệt là hồ sơ thuộc trách nhiệm giải nhiều quan chuyên môn liên quan - Kiểm tra, giám sát việc chấp hành Quy chế, Nội quy làm việc công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả; kịp thời chấn chỉnh sai sót công chức, viên chức quá trình giao dịch, giải công việc công dân, tổ chức - Nhận xét, đánh giá công chức, viên chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Báo cáo UBND huyện xem xét, xử lý công chức, viên chức không thực đúng Nội quy, Quy chế hoạt động Bộ phận Tiếp nhận và trả kết - Báo cáo với UBND huyện theo định kỳ tháng, quý, năm tình hình và kết thực công tác Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Xây dựng kế hoạch công tác, đồng thời đề xuất với UBND huyện các vấn đề có liên quan, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu hoạt động Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Điều Trách nhiệm công chức, viên chức làm việc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Đối với Tổ trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: - Giúp Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện theo dõi, tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ công chức thuộc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết (6) - Là đầu mối phối hợp với các công chức, viên chức các quan chuyên môn khác thuộc UBND huyện kịp thời giải vấn đề vướng mắc xảy ra, đặc biệt hồ sơ liên quan đến nội dung công việc nhiều công chức, viên chức - Kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời sai sót quá trình giải công việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết - Ủy quyền giải số công việc cho Tổ phó vắng mặt - Thường xuyên báo cáo Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện tình hình thực nhiệm vụ công tác Bộ phận Tiếp nhận và trả kết theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm - Cập nhật, thống kê, lưu trữ liệu thủ tục hành chính hành Đối với công chức, viên chức (bao gồm Tổ phó) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: - Thực nghiêm Quy tắc ứng xử công chức, viên chức - Phải chấp hành nghiêm thời gian làm việc theo quy định - Giúp Tổ trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ công dân, tổ chức - Kịp thời cập nhật quy định không phù hợp với tình hình thực tế, đề xuất, kiến nghị đến Tổ trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết và Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện để đề nghị cấp trên xem xét, điểu chỉnh phù hợp - Cập nhật thường xuyên, theo dõi hoạt động trên hệ thống sổ sách, mẫu biểu; kết hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý, tổng hợp, cập nhật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin trên hệ thống phần mềm ứng dụng theo quy định - Phối hợp với các quan có liên quan để đảm bảo việc tiếp nhận và trả kết hồ sơ hành chính công dân, tổ chức đúng thời gian quy định, nghiêm cấm gây phiền hà cho công dân và tổ chức hình thức Điều Chế độ họp giao ban, thông tin báo cáo: Công chức, viên chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết thực chế độ thông tin báo cáo ngày vào thời gian cuối chiều Định kỳ tháng lần họp giao ban Bộ phận Tiếp nhận và trả kết để đánh giá kết hoạt động Định kỳ 06 tháng lần họp kiểm điểm công tác công chức, viên chức làm để đánh giá, nhận xét Trường hợp cần thiết, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết tổ chức họp giao ban với các quan chuyên môn liên quan và các xã, thị trấn để xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm công tác phối hợp thực nhiệm vụ Điều 10 Mọi quy định quy trình, thủ tục hành chính, phí, lệ phí, chi phí và thời gian giải hồ sơ công việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết niêm yết công khai nơi thuận tiện, thông thoáng để công dân, tổ chức dễ dàng tra cứu, nhận biết (7) Mở sổ theo dõi, hòm thư góp ý; công khai số điện thoại đường dây nóng Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính Khánh Hòa; công khai số điện thoại lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo các quan chuyên môn liên quan thuộc huyện, sơ đồ làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Điều 11 Quy trình tiếp nhận và trả kết quả: Quy trình tiếp nhận và trả kết thực theo sơ đồ sau: TỔ CHỨC VÀ CÔNG DÂN (1) (8) BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ (2) CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN CẤP HUYỆN (7) (5) CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN (CẤP XÃ, NGÀNH DỌC, SỞ) (6) (3) (4) (7) LÃNH ĐẠO UBND HUYỆN Chú thích: (1) Tổ chức, công dân liên hệ giải các thủ tục hành chính đến quầy giao dịch Bộ phận Tiếp nhận và trả kết theo lĩnh vực đã đăng ký để nộp hồ sơ (2) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết sau tiếp nhận hồ sơ tổ chức, công dân chuyển cho các quan chuyên môn huyện * Sau nhận hồ sơ các quan chuyên môn thực sau: - Đối với hồ sơ thuộc các quan chuyên môn huyện UBND huyện giải theo thẩm quyền, các quan chuyên môn tiến hành tác nghiệp - Đối với loại hồ sơ cần có xác nhận quan chuyên môn tỉnh và cấp xã chuyển lên, các quan chuyên môn huyện thực công tác tác nghiệp với các quan này theo trình tự (5) và (6) sơ đồ trên (3) Các quan chuyên môn huyện ký xác nhận theo thẩm quyền trình UBND huyện ký (4) Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện ký và chuyển cho quan chuyên môn (7) Sau ký xác nhận theo thẩm quyền trình UBND huyện ký, cán tác nghiệp các quan chuyên môn huyện mang đến phận văn thư để đóng dấu, sau đó bàn giao kết cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết lãnh đạo UBND huyện chuyển trực đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết (8) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết tiến hành trả kết cho tổ chức, công dân và thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có) Quy định tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính tổ chức, công dân: (8) a) Đối với việc giải thủ tục hành chính không thuộc thẩm quyền giải quyết, thụ lý thì hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân đến liên hệ với quan có thẩm quyền để giải b) Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét yêu cầu hồ sơ công dân, tổ chức; kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết loại hồ sơ Đối với các hồ sơ có giấy hẹn, sau kiểm tra hồ sơ đã hợp lệ theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy Biên nhận hồ sơ (theo Mẫu), có ghi rõ ngày trả kết quả, ghi đầy đủ các liệu liên quan và cập nhật vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết (theo Mẫu) Nếu hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể cho công dân, tổ chức thông qua Phiếu hướng dẫn (theo Mẫu hướng dẫn) để công dân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh Việc hướng dẫn này thực theo nguyên tắc lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã niêm yết công khai Quy định chuyển hồ sơ: Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển hồ sơ công dân, tổ chức đến các quan chuyên môn có liên quan vào cuối làm việc buổi ngày làm việc Thời gian công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ cho quan chuyên môn và thời gian quan chuyên môn xử lý, chuyển trả lại kết giải cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ công dân, tổ chức phải thể Phiếu luân chuyển hồ sơ (theo Mẫu Phiếu luân chuyển hồ sơ) và vào Sổ theo dõi giải hồ sơ Quá trình chuyển hồ sơ phải thực Phiếu luân chuyển hồ sơ và ghi vào Sổ theo dõi Bộ phận Tiếp nhận và trả kết và Sổ theo dõi giải công việc các quan chuyên môn liên quan Quy định xử lý, giải hồ sơ: a) Cơ quan chuyên môn có liên quan thẩm định hồ sơ công dân, tổ chức công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến, trình lãnh đạo UBND huyện ký lãnh đạo quan chuyên môn ký và chuyển trả kết giải hồ sơ đúng thời gian quy định Trường hợp hồ sơ giải cho công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn nhiều quan chuyên môn thì quan chuyên môn trực tiếp giải hồ sơ, chủ động phối hợp với các quan chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ với thời gian, thẩm quyền giải hồ sơ theo quy định quan chuyên môn Cơ quan chuyên môn cuối cùng quy trình giải hồ sơ có trách nhiệm chuyển trả kết giải hồ sơ đúng thời hạn theo quy định cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết b) Đối với các hồ sơ cần có kiểm tra thực tế trước giải thì công chức, viên chức quan chuyên môn có lịch kiểm tra, báo cáo trực tiếp với lãnh đạo quan chuyên môn Quá trình kiểm tra thực tế phải lập biên bản, (9) ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết kiểm tra Biên lưu giữ theo hồ sơ công dân, tổ chức c) Trường hợp quan chuyên môn giải hồ sơ chậm thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết văn để có sở giải thích cho công dân, tổ chức d) Trường hợp hồ sơ giải công việc công dân, tổ chức đã Bộ phận Tiếp nhận và trả kết tiếp nhận và chuyển cho quan chuyên môn liên quan quan chuyên môn không thể giải hồ sơ không hợp pháp không đúng quy định theo thủ tục hành chính thì quan chuyên môn đó có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết để trả hồ sơ cho công dân, tổ chức thời hạn không quá 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, đồng thời có văn thông báo lý không thể giải (do lãnh đạo quan chuyên môn xử lý, giải hồ sơ ký) Quy định thẩm quyền ký giải hồ sơ: a) Đối với loại hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền ký giải UBND huyện thì thực theo Quy chế làm việc UBND huyện, sau đó chuyển lại cho quan chuyên môn c) Đối với loại hồ sơ, thủ tục hành chính mà theo Quy chế làm việc UBND huyện quy định thuộc thẩm quyền ký giải quan chuyên môn thuộc UBND huyện thì lãnh đạo quan chuyên môn ký giải hồ sơ, sau đó chuyển kết lại cho công chức, viên chức chuyên môn tham mưu xử lý hồ sơ Quy định giao trả hồ sơ: Sau nhận hồ sơ đã giải từ quan chuyên môn, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết tiến hành trả hồ sơ cho công dân, tổ chức theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có) và yêu cầu công dân, tổ chức ký nhận vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết Quy định xử lý liệu: Sau lần hoàn thành việc giải hồ sơ cho công dân, tổ chức thì công chức, viên chức có liên quan Bộ phận Tiếp nhận và trả kết có trách nhiệm tổng hợp, cập nhật, ghi chép đầy đủ các liệu hồ sơ đã giải vào Sổ nhật ký, biểu mẫu; lưu trữ hồ sơ, tài liệu, liệu theo quy định trên sổ sách trên các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng thực chế cửa, cửa liên thông đại và theo Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Chương III MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP Điều 12 Nguyên tắc phối hợp: Việc phối hợp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết với các quan chuyên môn việc giải hồ sơ, công việc có liên quan trên nguyên tắc “thủ tục hành chính đơn giản, công khai, minh bạch, rõ ràng, đúng pháp luật” (10) Trong quá trình giải hồ sơ có liên quan, phát sinh vướng mắc vượt thẩm quyền, các quan liên quan phải kịp thời phối hợp tháo gỡ xin ý kiến đạo quan cấp trên có thẩm quyền để bảo đảm việc giải hồ sơ công việc đúng pháp luật Việc gửi và nhận thông tin Bộ phận Tiếp nhận và trả kết với các quan chuyên môn có liên quan và các quan chuyên môn liên quan với thực cách nhận trực tiếp văn giấy văn điện tử Điều 13 Trách nhiệm phối hợp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết với các quan chuyên môn thực cụ thể sau: Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi với quan chuyên môn để thống trước nhận hồ sơ Nếu giải hồ sơ công dân, tổ chức chậm thời gian quy định mà không có lý chính đáng thì công chức, viên chức xử lý hồ sơ phải trực tiếp đến nơi cư trú công dân quan tổ chức để xin lỗi và hẹn lại thời gian trả kết giải hồ sơ Nếu để trễ hẹn lần thứ hai mà không có lý chính đáng thì Thủ trưởng quan chuyên môn xử lý hồ sơ bị trễ hẹn phải trực tiếp tiếp xúc với công dân, tổ chức để xin lỗi và giải Trường hợp công chức, viên chức trực tiếp xử lý hồ sơ cho công dân, tổ chức để trễ hẹn so với thời gian quy định quá 03 lần mà không có lý chính đáng thì tùy theo mức độ vi phạm để xem xét xử lý kỷ luật thay đổi vị trí công tác Trường hợp Thủ trưởng quan chuyên môn ký chậm, không đảm bảo thời gian theo quy định thì Thủ trưởng quan chuyên môn đó phải có thư xin lỗi và trực tiếp đến nơi cư trú công dân quan tổ chức, công dân để trao thư xin lỗi và trả kết giải hồ sơ Những hồ sơ quan chuyên môn tham mưu trình UBND huyện ký đúng thời gian quy định lãnh đạo UBND huyện ký chậm thì phải có văn trả lời cho tổ chức, công dân biết lý chậm Đối với hồ sơ theo quy định trước giải quyết, UBND huyện lấy ý kiến các quan chuyên môn thuộc UBND huyện thì UBND huyện có văn lấy ý kiến, đó thời gian đề nghị quan lấy ý kiến có văn trả lời phải tùy thuộc vào nội dung lấy ý kiến mà yêu cầu thời gian trả lời phù hợp không ít 03 ngày làm việc, ngoại trừ trường hợp nội dung công việc mà UBND huyện đã có quy định cụ thể Nếu quá thời gian quy định ghi văn đề nghị mà các quan đề nghị không có ý kiến văn thì xem đồng ý, UBND huyện giải theo đề nghị công dân, tổ chức, sau này có phát sinh vấn đề vướng mắc có liên quan đến nội dung công việc đã lấy ý kiến thì quan lấy ý kiến không trả lời phải chịu trách nhiệm Điều 14 Trách nhiệm phối hợp các quan chuyên môn với Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: (11) Căn chức năng, nhiệm vụ quy định, công chức, viên chức các quan chuyên môn thực nghiệp vụ xử lý công việc, trình lãnh đạo quan chuyên môn lãnh đạo UBND huyện ký giải với các hồ sơ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết chuyển đến Tạo điều kiện thuận lợi và phối hợp chặt chẽ với công chức, viên chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quá trình xử lý các công việc có liên quan, đảm bảo đúng thời gian quy định Điều 15 Trách nhiệm phối hợp Chi Cục thuế huyện Cam Lâm với các quan chuyên môn liên quan và Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: Xử lý hồ sơ và ban hành thông báo nghĩa vụ tài chính chính xác và đúng thời gian quy định Bố trí công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm, tham gia phối hợp với Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất việc tiếp nhận và bàn giao hồ sơ thông tin địa chính, hồ sơ xác định nghĩa vụ tài chính người sử dụng đất hàng ngày, đầy đủ, chính xác Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Cử cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm, tham gia tiếp nhận và trả kết hồ sơ thuế Bộ phận Tiếp nhận và trả kết UBND cấp huyện Thực công tác tuyên truyền, hướng dẫn, tư vấn và giải đáp kịp thời các yêu cầu công dân nghĩa vụ tài chính liên quan đến quyền sử dụng đất và các quy định khác có liên quan Điều 16 Trách nhiệm thực giải thủ tục hành chính theo chế cửa, cửa liên thông trên lĩnh vực Chứng minh nhân dân Công an huyện Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc thi hành các quy định pháp luật thủ tục hành chính theo thẩm quyền quản lý Bộ phận Tiếp nhận và trả kết các xã, thị trấn Phối hợp với Văn phòng HĐND và UBND huyện cử cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm, tham gia quy trình giải công việc lĩnh vực Chứng minh nhân dân và các lĩnh vực có liên quan khác Bộ phận Tiếp nhận và trả kết UBND huyện Điều 17 Trong mối quan hệ phối hợp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết với các quan chuyên môn liên quan (bao gồm Chi Cục thuế, Công an huyện Cam Lâm) và ngược lại phải thực đúng theo quy trình và thời gian quy định Chương IV CƠ SỞ VẬT CHẤT, THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ CHẾ ĐỘ CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Ở BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Điều 17 Cơ sở vật chất, trang thiết bị Bộ phận tiếp nhận và trả kết thiết kế theo Mô hình cửa, cửa liên thông đại: (12) Phòng làm việc: - Phòng làm việc khang trang, lịch sự, đại, có bảng tên và bảng hướng dẫn rõ ràng để công dân, tổ chức tiện liên hệ - Không gian giao tiếp Bộ phận Tiếp nhận và trả kết cửa với công dân, tổ chức thiết kế khoa học, lịch sự, tạo môi trường bình đẳng quá trình giao tiếp - Trang bị bảng niêm yết các thông tin như: Nội quy làm việc, các thủ tục hành chính và quy trình giải thủ tục hành chính, phí, lệ phí; mẫu, biểu mẫu; lịch làm việc, số điện thoại đường dây nóng, hòm thư góp ý và các thông tin liên quan - Trang bị cho công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết gồm: Bàn làm việc, ghế ngồi, máy tính nối mạng, điện thoại, fax, tủ đựng tài liệu, thẻ công chức, bảng tên … - Trang bị phục vụ công dân, tổ chức: Bố trí đầy đủ, tiện nghi ghế ngồi chờ, bàn viết, ghế ngồi làm việc, điều hòa nhiệt độ, nước uống - Trang thiết bị dịch vụ: Máy in, máy photocopy để photo tài liệu in các tài liệu cần thiết theo yêu cầu công dân, tổ chức; cung cấp mẫu hồ sơ, văn phòng phẩm theo yêu cầu công dân, tổ chức Trang bị các thiết bị công nghệ thông tin, phần mềm công nghệ thông tin đại tiếp nhận, giải thủ tục hành chính: - Các trang thiết bị công nghệ thông tin: Trang bị đầy đủ máy vi tính, đường truyền ADSL, nối mạng LAN, mạng Internet tất máy vi tính công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả; Máy tính nối mạng để công dân, tổ chức tra cứu thủ tục hành chính, thiết bị tra cứu trạng thái hồ sơ (bằng cách nhập số biên nhận); Màn hình cảm ứng phục vụ tra cứu thủ tục hành chính chỗ; Camera giám sát nối với màn hình plasma có chức tivi để theo dõi các hoạt động công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết và công dân, tổ chức - Phần mềm xử lý chuyên môn nghiệp vụ (gồm các chức năng: Quản lý công văn - đến, quản trị doanh mục hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, trình ký hồ sơ, trả kết quả, giao tiếp với công dân, tra cứu hồ sơ, kết xuất báo cáo, quản trị hệ thống) - Phần mềm tra cứu thủ tục hành chính (hướng dẫn tra cứu chi tiết hồ sơ thủ tục, quy trình, trách nhiệm, thời hạn giải quyết, phí, lệ phí các thủ tục) - Phần mềm tra cứu trạng thái hồ sơ (cho biết hồ sơ công dân, tổ chức công đoạn nào, phận nào thụ lý, thời hạn trả kết quả, …) Điều 19 Chế độ phụ cấp, trang bị đồng phục công chức, viên chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: Chế độ phụ cấp: Công chức, viên chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết hưởng mức phụ cấp trách nhiệm theo quy định UBND tỉnh (13) Khánh Hòa Trang phục và thẻ công chức, viên chức: Trong hành chính, công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết phải mặc trang phục đồng phục theo quy định; đeo thẻ công chức, viên chức và có biển chức danh đặt trên mặt quầy làm việc để tổ chức, công dân biết liên hệ Điều 19 Bộ phận Tiếp nhận và trả kết làm việc từ thứ hai đến thứ bảy hàng tuần, làm việc ngày sau: Thời gian làm việc tiếp công dân, tổ chức để giải hồ sơ: - Sáng : Từ 07h00 - 10h00 - Chiều : Từ 13h30 - 16h00 Thời gian làm việc xử lý, tác nghiệp hồ sơ với quan chuyên môn: Thời gian hành chính còn lại ngày để công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết xếp hồ sơ, trình ký, đóng dấu xác nhận, chuyển hồ sơ đến các quan chuyên môn liên quan giải quyết: - Sáng : Từ 10h00 - 11h00 - Chiều : Từ 16h00 - 17h00 Cuối ngày làm việc công chức, viên chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm kiểm kê phí, lệ phí đã thu, nộp Kho bạc nhà nước theo chế độ quản lý tài chính Chương V KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT Điều 21 Công chức, viên chức quá trình thực nhiệm vụ theo chế cửa, cửa liên thông lập thành tích xuất sắc, hoàn thành nhiệm vụ giao thì UBND huyện khen thưởng đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng Điều 22 Trong thi hành nhiệm vụ, công chức, viên chức thực nhiệm vụ theo chế cửa, cửa liên thông thiếu tinh thần trách nhiệm cố ý làm trái quy định pháp luật, quy định việc tiếp nhận, giải hồ sơ theo chế cửa, cửa liên thông UBND huyện thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý vi phạm kỷ luật thay đổi vị ví công tác Điều 23 Công dân, tổ chức quá trình liên hệ giải công việc phải chấp hành các nội quy, quy định Quy chế này và các văn pháp luật khác Khi phát thấy các hành vi quan liêu, tham nhũng, tiêu cực, thiếu trách nhiệm, cửa quyền, nhũng nhiễu, hách dịch công chức, viên chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, các công chức, viên chức liên quan khác thì cần phải thông báo với Chủ tịch UBND huyện cấp có thẩm quyền để có hình thức xử lý thích đáng Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN (14) Điều 24 Trách nhiệm cụ thể số quan, đơn vị tổ chức thực Quy chế này, gồm: Văn phòng HĐND và UBND huyện chủ trì, phối hợp với các quan liên quan hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực Quy chế này các quan, đơn vị liên quan; kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh quá trình thực Phòng Nội vụ phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch nghiên cứu, báo cáo UBND huyện, trình HĐND huyện định mức phụ cấp, trang bị đồng phục, các phương tiện làm việc khác công chức, viên chức làm việc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Phòng Tài chính - Kế hoạch chịu trách nhiệm hướng dẫn chế độ thu, chi và sử dụng các nguồn kinh phí bảo đảm cho hoạt động Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Phòng Văn hóa và Thông tin chủ trì, phối hợp với các quan liên quan triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin việc thực giải công việc theo chế cửa, cửa liên thông; xây dựng, trì hoạt động thường xuyên trang thông tin điện tử cải cách hành chính Đài Truyền - Truyền hình huyện có trách nhiệm phổ biến, tuyên truyền việc tổ chức thực nội dung Quy chế này Điều 25 Quy chế này công bố rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng và niêm yết công khai Bộ phận Tiếp nhận và trả kết Điều 26 Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, Thủ trưởng các quan, đơn vị thuộc huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn và Thủ trưởng các quan liên quan có trách nhiệm đạo và phối hợp tổ chức thực Quy chế này Trong quá trình thực Quy chế, có vướng mắc cần góp ý bổ sung, điều chính thì các quan, đơn vị báo cáo UBND huyện xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (15)