KỶ NĂNG QUẢN LÝ LÀM VIỆC NHÓM

KỶ NĂNG QUẢN LÝ LÀM VIỆC NHĨM By: PGS.TS.Quyền Đình Hà I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM Khái niệm nhóm Một nhóm người làm việc văn phịng hay chí dự án chung khơng phải lúc tiến hành cơng việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản lý theo kiểu chun quyền độc đốn hồn tồn, có lẽ khơng có nhiều hội cho tác động qua lại liên quan đến công việc thành viên nhóm Nếu có tư tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm khơng tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phương thức tận dụng dù với cá nhân khoảng cách xa làm việc dự án khác Nói cách đơn giản, nhóm làm việc tạo tinh thần hợp tác, phối hợp, thủ tục hiểu biết chung nhiều Nếu điều diễn nhóm người, hoạt động họ cải thiện hỗ trợ chung (cả thực tế lẫn lý thuyết) Phân loại nhóm 2.1 Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực cơng việc có tính thi đua, có phân cơng rõ ràng Họ có chung tay nghề chuyên môn để giải vấn đề điều hành đề án Các nhóm cấp độ tổ chức theo chuyên môn mang tính chất lâu dài để đảm đương mục tiêu chun biệt Các nhóm chức thức thường đưa ý kiến chuyên môn theo lĩnh vực riêng họ 2.2 Các nhóm khơng thức Những nhóm người nhóm lại với thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải nhiều nhu cầu, như: nhóm thực theo dự án theo thời vụ, nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp vụ việc, nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho đề án cần nhiều sáng tạo, lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải gấp rút vấn đề đặc biệt thời gian ngắn 2.3 So sánh nhóm thức khơng thức Nhóm thức cần huấn luyện khả lãnh đạo mặt như: quy tắc cơng ty quy trình phải tuân theo, thực báo cáo, ghi chép tiến độ, kết đạt sở thơng lệ Cũng thế, nhóm khơng thức tn theo quy trình thất thường Những ý kiến giải pháp phát sinh sở tùy thời quy trình lý nghiêm ngặt Tuy nhiên, cần nhớ là, dù thức hay khơng thức, việc lãnh đạo nhóm ln phải hướng thành có phối hợp nhóm với Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm 3.1 Hình thành nhóm Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Mọi người giữ gìn rụt rè Sự xung đột phát ngôn cách trực tiếp, chủ yếu mang tính chất cá nhân hồn tồn tiêu cực Do nhóm cịn nên cá nhân bị hạn chế ý kiến riêng nhìn chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng lo âu Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở người trội lên người lãnh đạo 3.2 Xung đột Xung đột giai đoạn Khi đó, bè phái hình thành, tính cách va chạm nhau, khơng chịu lùi bước trước giơ nanh múa vuốt Điều quan trọng giao tiếp khơng có lắng nghe số người khơng sẵn sàng nói chuyện cởi mở Sự thật là, xung đột dường thái cực nhóm làm việc bạn bạn nhìn xun qua bề ngồi tử tế thấy lời mỉa mai, cơng kích, ám chỉ, tranh rõ 3.3 Giai đoạn bình thường hóa Sau giai đoạn bình thường hóa Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở bên với tồn nhóm Sự tiến lớn người bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hình thành tồn nhóm nhận biết điều 3.4 Giai đoạn hoạt động trơi chảy Và cuối giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây điểm cao trào, nhóm làm việc ổn định hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao độ nhóm thành viên với định nhóm II/ QUY CHẾ TỔ CHỨC NHĨM 4.1 Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ: Tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc Khả phán đoán tuyệt vời lực cá tính thành viên nhóm Giỏi tìm cách vượt qua điểm yếu Có khả thơng tri hai chiều Biết tạo bầu khơng khí hưng phấn lạc quan nhóm 4.2 Người góp ý Nhiệm vụ:Giám sát phân tích hiệu lâu dài nhóm Khơng thoả mãn với phương sách hiệu Chuyên viên phân tích giải pháp để thấy mặt yếu Ln địi hỏi chỉnh lý khuyết điểm Tạo phương sách chỉnh lý khả thi 4.3 Người bổ sung Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trơi chảy Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian Lường trước trì trệ nguy hại lịch trình làm việc nhằm tránh chúng Có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc Có khả hỗ trợ thắng vượt tính chủ bại 4.4 Người giao dịch Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngồi cho nhóm Người có ngoại giao phán đoán nhu cầu người khác Gây an tâm am hiểu Nắm bắt mức tồn cảnh hoạt động nhóm Chín chắn xử lý thông tin, đáng tin cậy 4.5 Người điều phối Nhiệm vụ: Lôi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết Hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội Cảm nhận ưu tiên Có khả nắm bắt vấn đề lúc Có tài giải rắc rối 4.6 Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: Giữ vững khích lệ sinh lực đổi tồn nhóm Ln có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị Mong muốn lắng nghe ý kiến người khác Nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng không tai hoạ 4.7 Người giám sát Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững theo đuổi tiêu chuẩn cao Luôn hy vọng vào gợi ý đầy hứa hẹn Nghiêm túc, đơi cịn cần tỏ mơ phạm, chuẩn mực Phán đốn tốt kết cơng việc người Không chần chừ đưa vấn đề Có khả khen lao tìm sai sót III/CÁC NGUN TẮC LÀM VIỆC NHĨM Tạo đồng thuận Những buổi họp cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội thói quen làm việc theo nhóm từ lúc đầu thành lập nhóm Những loạt buổi họp giúp thành viên làm quen với nhau, tạo trí mục tiêu giao vấn đề cần giải mặt tổ chức Những điểm cần ghi nhớ: Mọi thành viên nhóm cần thống việc phải nhắm tới Các mục tiêu ổn định bàn thảo xong biện pháp thực Mặc dù thành viên nhóm cần định hình mục tiêu, nên phổ biến mục tiêu cho hội viên nắm Để đạt kết cao nhất, mục tiêu phải thử thách cách kết hợp mục tiếu chung mục tiêu riêng 2.Thiết lập mối quan hệ làm việc theo nhóm Mọi nhóm cần có hỗ trợ đôi ngũ thâm niên quan chủ quản Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: Người bảo trợ nhóm Người đầu ngành phịng ban có liên quan Và quản lý tài nhóm Khuyến khích óc sáng tạo Nhiều người trở thành kẻ biết làm theo kinh nghiệm tính cách riêng họ Hãy phá thụ động tạo tính sáng tạo Đừng để nhóm bạn bị phân lớp thành người chuyên sáng tạo kẻ thụ động Muốn vậy, bạn biết hoan nghênh tính đa dạng quan điểm ý tưởng, để lái buổi tranh luận đến chỗ thống Phát sinh ý kiến Việc có sáng kiến địi hỏi có người lãnh đạo cần hình thức tổ chức đó, để kết buổi họp mở hướng Mọi ý kiến cần ghi chép lên biểu đồ hay bảng để người nhìn thấy Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi tóm tắt ý khả thi Phát sinh ý kiến Những điểm cần ghi nhớ: Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đơi gọi “tư hành động nhóm” Sự trích làm giảm óc sáng tạo Đừng miệt thị ý kiến buổi họp Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại co ựthể đưa đến giải pháp đáng giá Cần ghi ý kiến lên bảng cho dù chưa ý kiến độc đáo Những ý kiến sáng tạo buổi họp cao ý kiến cá nhân Cách ủy nhiệm nhóm Sự ủy nhiệm có hai hình thức: ủy nhiệm cơng việc ủy nhiệm quyền hành Ủy nhiệm công việc phân nhỏ kế hoạch thành phần việc riêng với mục tiêu riêng, phân chúng cho thành viên nhóm Sau đó, phó mặc cho họ can thiệp không đạt mục tiêu Việc ủy nhiệm quyền hành sau tham khảo ý kiến, trao cho người ủy quyền đầy đủ quyền để họ hành xử * Cách nhận biết ủy nhiệm Khi ủy nhiệm, cần nhận diện loại đặc tính trước ủy nhiệm Có khả muốn thực hiện: Đây trường hợp ta gặp người ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực theo ý ủy nhiệm Có khả khơng muốn thực hiện: Loại người khơng sẵn lịng học hỏi tiếp thu ý kiến người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ Thiếu khả muốn thực hiện: Cần đào tạo bổ khuyết mặt yếu trước ủy nhiệm Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Không nên giao việc, ủy nhiệm cho loại người Khuyến khích người phát biểu Người lãnh đạo cần động viên người bàn thảo, với ý kiến nghịch lại có giá trị Chia sẻ trách nhiệm Bổ sung cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời Cũng cần tạo bầu khơng khí thơng hiểu thành viên thông tin tiến độ thay đổi đường lối làm việc Cần linh hoạt Mỗi thành viên phải có khả thực vai trị chí người khác Mỗi người phải phân nhiệm để hành động chủ động nhóm Dù việc khó đến đâu có đồng lịng tồn nhóm hoàn thành Mọi người phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối Mọi người khuyến khích làm theo phương cách hiệu IV/ THƠNG TIN TRONG NHĨM Những phương pháp thơng tin Có nhiều cách để nhóm thơng tin với nhau, ví dụ như: Những trao đổi đồng nghiệp Những phương tiện truyền thông sổ ghi nhớ, báo cáo, công văn, fax, điện thoại Các phương tiện điện tử điện tử, mạng nội bộ,… Phim ảnh, hội nghị… Chọn phương pháp thông tin Thư điện tử phương tiện truyền thông thành viên nhóm, có điếu độ ttin cậy khơng chắn Các phần mềm đáp ứng vịêc thơng tin thành viên nhóm Việc thơng tin phim ảnh hội nghị có tác dụng, giúp thành viên đánh giá biểu cảm trạng thái người khác Hệ thống điện thoại giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý thành viên vị trí khác Thông tin từ nội Khuynh hướng tự nhiên nhóm thường lưu tâm vững mạnh nội – tồn tâm tồn ý nhóm – khiến nhóm bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, biết Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào phận khác nội quan, chẳng hạn cần liệu, họ phải nhờ đến phận máy tính Duy trì giao tiếp Cần giữ liên lạc với người có trách nhiệm phận khác quan bên ngoài, cần biết người cần trì thơng tin Dùng phương tiện cập nhật hoá soạn lại danh sách thường xuyên để cần bạn liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm suốt q trình hoạt động Tránh trùng lặp Sự trùng lắp vai trị vấn đề khơng tốt quan lớn Tránh lãng phí này, cho lưu hành bảng liệt kê ngắn chức đơi nhóm cho người có liên quan, nhờ đ1o phát trùng lắp Thơng tin dồn dập Việc truyền tải thông tin dồn dập khiến nhiều bị nhiễu, bóp méo, … từ làm xáo trộn mục tiêu hiệu công việc nhóm Để tránh điều này, cần mở rộng gặp gỡ giao tiếp thu hẹp, cần thiết cần thẩm định lại thông tin Sự cẩn thận Đúng nhóm chẳng có điều bí mật thành viên nhóm, mà có chẳng qua để gây ngạc nhiên thú vị đề án Trước định điều cần giữ kín, hỏi, “có khác cần biết vấn đề này?”, mà “nếu để hở liệu có tai hại khơng ?” Nếu vấn đề mà người biết việc thơng tin thoải mái Thế nhưng, có điều cần giữ kín, lúc phải giữ tuyệt đối V Q TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHĨM Lần họp Khi nhóm nhận nhiệm vụ, trưởng nhóm đem cho thành viên nhóm thảo luận chung , tìm ý tuởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến Nhóm phân cơng, thảo luận công việc cho phù hợp khả người dựa chuyên môn họ Đề kế hoạch cụ thể, nhật ký cơng tác, thời gian dự tính hồn thành chuẩn cho lần họp sau Thơng báo quy định nguyên tắc làm việc, họp hành, thông tin, thưởng, phạt thành viên Những lần họp sau Tiếp tục có nhiều họp khác để bổ sung thêm ý kiến giải đáp thắc mắc cho người, kiểm điểm tiến độ cơng việc, thảo luận khó khăn, kế hoạch thực nhiệm vụ tiếp theo… Lần họp cuối trước hồn thành cơng việc Trưởng nhóm tổng hợp lại toàn phần việc thành viên, tồn nhóm, chuẩn bị sẵn dự thảo báo cáo kết công việc trả lời câu hỏi thường gặp Mục tiêu buổi họp Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa việc trao đổi thông tin, cần xác định mục tiêu buổi họp Hướng dẫn thảo luận nhấn mạnh mục tiêu, cần nhắm đến đồng thuận nhóm Tần số hội họp Thường ta cần tổ chức họp hai tuần lần nhằm giúp thành viên nhóm ghi nhớ kế hoạch thời hạn công việc, giữ cho nhịp độ thơng tin liên lạc đặn Ngồi buổi họp thức hình thức thơng tin khác trì 6 Diễn biến họp Khi điều hành buổi họp thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước Đến họp tiến hành chương trình làm việc Lý tưởng buổi họp kéo dài tối đa chùng 75 phút, thời hạn mà ngừơi tập trung vào vấn đề Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng VI GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội Hãy cho thành viên tự hào phần việc họ Đưa mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh tồn nhóm Khuyến khích tồn nhóm thơng tin rõ cho biết vấn đề khen họ (nếu đáng) Dành thời gian trả lời chi tiết báo cáo thơng tin nhóm Nhận vấn đề Tồn nhóm gặp khó khăn âm ỉ Bạn muốn người hợp lòng với xem chừng họ có bất hồ với bất hịa tồn nhóm Hãy đặt vấn đề xem rắc rối nằm đâu dấu hiệu không thoả lòng chung Chuyện trò với người Cần giải vấn đề cá nhân thành viên với tinh thần xây dựng Đừng vội phản ứng với việc bạn nắm rõ nguyên nhân Nhóm có khó khăn cần vượt qua Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – khơng làm tinh thần đồng đội Chuyện trò với người Lãnh đạo nhóm tính tiên phong Liên tục nâng cao tầm nhìn tồn nhóm Nhận tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc Dùng tài khéo léo để lôi người hợp lực Xử với người gây vấn đề Sau nói chuyện với người gây vấn đề, cần có hành động xa Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mối quan hệ Những điều lưu ý: Hãy nói thật bạn thấy Hãy nhìn vấn đề từ góc độ nhóm Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi Luôn lạc quan giải vấn đề Cần giải vấn đề làm đình trệ cơng việc bạn Khơng nên cố chấp với người khó tính Chớ nóng nảy với nhóm Đừng lãng mục tiêu tồn nhóm Đừng vội nhờ đến giúp đỡ bên Đừng phớt lờ trước căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại Giải mâu thuẫn Sự mâu thuẫn cá nhân với mau trở thành vấn đề cho tồn nhóm Hãy tạo điều kiện để hay hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình Trường hợp lỗi điều hành bạn, lúc cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục Vấn đề cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách phê phán Sử dụng cách giải thích vấn đề Coi vấn đề liên quan đến cơng việc hội để nhóm học hỏi cải thiện Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi Có thể cử người giải vấn đề báo cáo lại diến biến trình giải kết giải VII ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ NHÓM Chọn tiêu chuẩn đánh giá Nỗ lực nhóm chứa đựng số yếu tố đánh giá việc thực Hãy tìm tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng phân tích việc thực Hãy đánh giá tiêu chuẩn mà việc cải tíên chúng bảo đảm lợi ích kinh tế thực Đánh giá kết Việc đánh giá kết cần phải có ý nghĩa xác, nghĩa cần thiết thực, cần, bạn hỏi thêm người bên để họ đánh giá Đo lường thực thành viên Đánh giá tiến độ tồn nhóm so với mục tiêu đề án, kế hoạch thời gian, tài Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến Thời gian: thành so với kế hoạch làm việc Chất lượng: độ xác; hài lịng khách hàng Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả Đánh giá hiêu lãnh đạo nhóm Đánh giá hiệu việc lãnh đạo nhóm việc hỗ trợ hướng dẫn nhóm Việc điều hành: đạt kết kế hoạch vạch Ý kiến đánh giá trên: thực đạt tiến độ nhóm Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực đạt tiêu bên Tinh thần: ý kiến nhóm, khách hàng, người có liên quan Đánh giá Tiểu nhóm Đánh giá hiệu tiểu nhóm theo định mức tiêu Các mục tiêu: kết quảthựctê so với tiêu Chất lượng: ý kiến đánh giá nội Khách hàng: ý kiến đánh giá khách hàng Cải tiến: dự tính kết tương lai Đánh giá thành viên nhóm Đánh giá đóng góp cá nhân vào việc thực kế hoạch tồn nhóm Hiệu suất: so với tiêu Ý kiến đánh giá: cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng Tự đánh giá: so với đồng nghiệp Giá trị khác: có đóng góp thêm khơng; ý thức trách nhiệm VIII ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHĨM  Tính tốn chi phí Mặc dù việc đào tạo cần chi phí, cịn đỡ tốn giữ tình trạng trì trệ gây tổn hại cho việc thực kế hoạch Tính tốn chi phí đào tạo, bao gồm khoản học phí, tiền th phịng… Cân nhắc lợi ích đạt sau đào tạo Đào tạo nhân viên Sau tính tốn mặt lợi ích vấn đề, đưa vấn đề bàn thảo với nhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo, sau thực theo nhu cầu cá nhân Đào tạo lãnh đạo nhóm Là lãnh đạo nhóm, bạn cần có phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu Để đạt điều đó, bạn cần đào tạo theo yêu cầu để phát triển kỹ hàng đầu, khả theo dõi tiến độ, đảm đương công việc thừa hành, khả lãnh đạo biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biết lượng thứ lúc chỉnh sửa khuyết điểm người khác, bám sát tiêu Sử dụng ngày gặp gỡ Đôi nên xem ngày nhóm tham quan, gặp gỡ nơi khác buổi học hỏi thêm Nhờ phê bình góp ý người ngồi để bổ sung kiến thức chun mơn cho thành viên nhóm VIII/PHÁT TRIỂN NHĨM Phát triển nhóm Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ thành đạt nhóm tùy thuộc hồn tồn vào việc phát triển thành viên Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng đào tạo thành viên nhóm Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề cách phát triển tài tự nhiên tăng cường việc đào tạo, đưa thử thách, mục tiêu thiết thực Để người phát triển Nhóm lớn dễ hốn chuyển, thành viên có nhiều hội phát triển nghề nghiệp việc thay đổi vai trò tăng tiến Mặc dù tăng tiến thường theo chiều thẳng, tay nghề nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩa học hỏi lẫn Hãy để thành viên đựơc quyền tìm hướng phát triển đừng cản trở họ Xây dựng nghiệp Dù bạn hay đồng nghiệp việc đến đâu vấn đề thành viên phải biết họ có trách nhiệm hồn tồn nghiệp họ Hãy khuyến khích thành viên coi việc làm việc nhóm phần việc thăng tiến, lúc mở hội để học hỏi, giúp họ tiến tới đường nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đâu Việc xây dựng nghiệp ln hiệu đích nhắm người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công IX CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM 4.1.Kỹ giải xung đột - Mâu thuẫn nhóm phát sinh khác tư tưởng, quan điểm, văn hóa - Xung đột bất đồng cá nhân, nhóm khác biệt mục đích, quyền lợi, nguồn lực, nhiệm vụ - Xung đột yếu tố cản trở, yếu tố tích cực - Nếu biết lơi kéo người tìm giải pháp giải xung đột mang tính tích cực Nếu làm chệch mục tiêu, chia rẽ nội mang tính tiêu cực - Hiểu biết xung đột để quản lý giải xung đột có lợi cho hoạt động nhóm - Một số lời khuyên: * Giải xung đột nhỏ trước trở thành lớn * Tăng cường giao tiếp, tìm nguyên nhân trước tìm giải pháp * Linh hoạt tìm giải pháp khác cho nguyên nhân * Công minh bạch giải pháp * Tìm giải pháp giải xung đột, khơng tìm cách chống * Mọi người tơn trọng, thơng cảm với nhau, muốn người khác xem vấn đề cần xem vấn đề người khác trước * Nhìn thẳng vào vấn đề, nói thật tránh im lặng ngấm ngầm * Quản lý xung đột không đàn áp hay tiêu diệt xung đột nghệ thuật 4.1.1 Cách ứng phó với xung đột - Cách thứ nhất: Ứng xử cứng rắn, áp đảo (kiểu cá mập) Một bên áp đảo bên kia, đặt quyền lợi hay nhóm trước quyền lợi người khác Tìm cách để thắng xung đột; đặt quan hệ bên căng thẳng, thù địch Cũng có mặt tích cực tạo thay đổi hay tiến - Cách thứ hai: Ứng xử né tránh (kiểu rùa) Khi gặp xung đột né tránh va chạm, sợ đối đầu với mâu thuẫn, không quan tâm đến nhu cầu bên, thua không sao, dễ đưa đến bên thua - Cách thứ ba: Ứng xử kiểu nhường nhịn, xoa dịu (gấu bông) Quan tâm đến mối quan hệ khơng quan tâm đến kết quyền lợi Vì giải xung đột kiểu hy sinh quyền lợi giữ mối quan hệ thân thiện với người khác, nhóm khác - Cách thứ tư: Ứng xử thỏa hiệp (con chồn) Mỗi bên hy sinh chút quyền lợi để đạt số quyền lợi khác; tìm giải pháp trung hịa để đơi bên có lợi; Có thể tạo kết thắng thua Cách thứ năm: Ứng xử hợp tác (chim cú) Coi mục đích mối quan hệ Các bên hợp tác với tìm giải pháp tốt cho đôi bên, trọng đồng thuận Tất bên phải theo đuổi tìm giải pháp tốt cho bên không cho bên Cách tạo kết hai bên thắng 4.1.2 Kỹ giải xung đột Muốn quản lý tốt xung đột thường theo bước 1) Nhìn nhận xung đột, coi vấn đề cần giải quyết, xác định rõ nội dung chi tiết xung đột, không quy kết, gán gép, tố cáo 2) Biết lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm mình, phát khác biệt hai bên Sẵn sàng hợp tác, xây dựng mối quan hệ tốt mục đích chung lợi ích bên 3) Tìm hiểu hồn cảnh điều kiện bên có xung đột với để hiểu quan điểm họ 4) Cố gắng tiến dần đến thỏa thuận hai bên Nhóm trưởng cần khách quan, cơng bằng, mục đích chung Cách giải phải linh hoạt, nhẹ nhàng với hai bên, dựa vào thành viên tích cực để quản lý giải mâu thuẫn 4.2 Họp nhóm - Một nội dung hoạt động nhóm họp mặt nhóm,cho dù ngày họp qua mạng, họp mặt hình thức phổ biến có nhiều ưu điêm - Vấn đề đặt họp để làm gì, tiến hành - Để tránh lãng phí cần tổ chức họp cho hiệu - Trước triệu tập họp cần xem xét họp có phải hình thức tốt bối cảnh khơng hay có hình thức tốt - Có thể thay họp gửi tài liệu in, viết thông báo bảng, gửi Email, gọi điện thoại… - Kỹ tổ chức họp yếu tố định đến thành bại họp họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để định… 4.2.1 Kỹ tô chức họp nhóm 1) Bước chuẩn bị họp nhóm - Người điều hành chuẩn bị chủ đề họp, mục tiêu cần đạt được, nội dung họp gì, thành viên cần tham gia ai? - Lập kế hoạch để điều hành họp, kế hoạch sử dụng công cụ trực quan ( bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…) - Lên kế hoạch thời gian, địa điểm, phịng họp, hậu cần, giấy mời, thơng báo…ai chuẩn bị chuẩn bị đến đâu? - Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, kiểm tra làm quen phương tiện, phòng họp… 2) Bước bắt đầu họp - Bước cần làm việc: làm quen thành viên, tạo không khí thân thiện, thảo luận thơng qua chương trình họp - Thống khung chương trình làm việc, điều chỉnh mục tiêu họp (nếu cần), thống cách tiến hành nội dung 3) Bước thứ ba, đưa chủ đề để thảo luận - Đây bước quan trọng họp - Các thành viên thảo luận, tham gia ý kiến để đề định nhóm, định phù hợp với mục tiêu họp 4) Bước thứ tư, lập kế hoạch hành động - Sau định nội dung cơng việc, nhóm lập kế hoạch triển khai nội dung công việc sau họp - Kế hoạch bao gồm: công việc cần phải làm, phân cơng làm, làm nào, kết mong muốn, thời gian bát đầu – kết thúc, điều kiện triển khai, nguồn lực cần thiết, công tác chuẩn bị… - Nếu họp khơng có kế hoạch hành động, hay sau họp thành viên thấy khơng phải làm họp không hiệu 5) Bước cuối cùng, bế mạc họp - Cuối họp nhóm nên dành thời gian đánh giá, suy xét tiến trình họp, kết họp, vấn đề cịn bỏ sót, vấn đề để lại họp sau, kết họp tài liệu hóa chưa, thành viên nhận kết nào, họp thành công đến mức qua đánh giá nhanh * Để tiến hành tốt năm bước người điều hành vận dụng cơng cụ như: thảo luận nhóm nhỏ, vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic, động não, đồ tư duy, chậu cá, đóng vai, tranh luận… 4.3.Một số cơng cụ (kỹnăng) điều hành họp nhóm 4.3.1.Kỹ thuật động não - Là kỹ thuật nhận ý tưởng người tham gia, với nguyên tắc nhiều ý tưởng nhận tốt; điều hành cần tạo môi trường để nhận nhiều ý tưởng - Chuẩn bị tờ giấy màu để người viết ý tưởng - Phát tờ giấy màu cho thành viên để họ viết ngắn gọn ý tưởng họ vào thẻ đó, dùng băng dính, ghim… dán thẻ lên bảng - Sau thành viên gom nhóm ý tưởng, phân loại ý tưởng, thảo luận lựa chọn ưu tiên ý tưởng - Nếu khơng có thẻ màu dùng giấy Ao, bảng… viết ý tưởng có thành viên phát biểu - Kỹ thuật coi số lượng ý tưởng chất lượng, không phê phán, bình luận, chấp nhận ý tưởng lạ lùng, trái chiều 4.3.2 Cây vấn đề - Từ vấn đề cần thảo luận người điều hành vẽ thân - Sau đặt câu hỏi để tìm ngun nhân đặt vào phía rễ cây, đặt thêm câu hỏi vào nguyên nhân tạo rễ cấp hai… tiếp tục - Phần cành nhánh trả lời cho câu hỏi kết - Cũng “rễ cây”, cành nhánh có cành bậc hai đặt câu hỏi tiếp kết cho nhánh kết - Cả nhóm xây dựng hình tượng mà thân vấn đề, rễ nguyên nhân cành kết Cây vấn đề Cây mục tiêu Cây vấn đề mục tiêu giảm thiểu tác hại bệnh sốt rét 4.3.3 Bản đồ tư (mind map) - Công cụ xuất phát từ vấn đề coi nhánh, phân tích tiếp mối liên hệ với vấn đề khác chi tiết hơn, lại phân tích tiếp vấn đề chi tiết - Cứ ý kiến chi tiết, cụ thể Hình vẽ thể dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ tới nhánh nhỏ 4.3.4 Khung logic - Khung ma trận dạng bảng gồm cột hàng - Bốn cột từ trái sang phải gồm có cột: nội dung, tiêu chí, nguồn chứng minh (minh chứng), điều kiện (hay giả định) - Bốn hàng từ xuống gồm: mục đích, mục tiêu, kết mong đợi, hoạt động - Dựa ma trận để nhóm thảo luận kết đưa vào ô ma trận Nội dung KHUNG LOGIC Tiêu chí Minh chứng Điều kiện thực Mục đích Mục tiêu cần đạt Kết mong đợi Các hoạt động 4.3.5 Kỹ thuật sử dụng chậu cá - Chậu cá dạng thảo luận nhóm có đóng vai Một nhóm đến thành viên ngồi thảo luận vấn đề - Có thành viên đóng vai người thúc đẩy họp nhóm - Có để ghế trống để người ngồi muốn tham gia tranh luận ngồi vào đó, phát biểu xong phải để ghế trống cho hội tham gia người khác - Các thành viên lại ngồi xung quanh để nghe nhóm thảo luận muốn tham gia phải ngồi vào ghế trống phía - Người thúc đẩy cuối buổi thảo luận phải tổng kết tóm tắt điều thảo luận trí nhóm 4.4 Cải thiện thân nhóm làm việc - Trong nhóm thường tập hợp thành viên có khác biệt cách giao tiếp,ngơn ngữ, quan điểm, suy nghĩ, cách định, khác chức trách , nhiệm vụ, quyền hạn…tóm lại khác biệt văn hóa - Mọi người gặp khó khăn làm việc nhóm - Để cải thiện thân nhóm đa văn hóa, cần nắm vững phương châm: “Hãy đối xử với thành viên khác cách mà muốn người khác đối xử với mình.” Để làm tốt cải thiện thân nhóm cần: - Thứ nhất: Mõi thành viên cần học hỏi văn hóa khác để hiểu người khác nghĩ gì? hành động qua giao tiếp cá nhân – cá nhân Để học hỏi cần tìm hiểu văn hóa, tìm hiểu lịch sử, tơn giáo, giá trị, phong tục nơi thành viên khác xuất xứ - Thứ hai: người phải cải thiện kỹ viết - kênh giao tiếp quan trọng Viết rõ ràng, ngắn gọn, khơng sử dụng thành ngữ, tiếng lóng… Làm cho người khác hiểu thơng điệp muốn gửi đến họ hiểu - Thứ ba: cải thiện kỹ nói, họp gặp trực diện hoạt động thường xuyên nhóm; kỹ nói quan trọng Cần luyện trường độ, cao độ, âm lượng, âm vực…giọng nói rõ ràng, dễ hiểu Ngồi biết kết hợp với ngôn ngữ không lời (động tác tay, chân, nét mặt…) phù hợp với ngữ cảnh gây ấn tượng với người nghe - Thứ tư: phải cải thiện kỹ nghe, biết lắng nghe người khác biểu thị tôn trọng họ Cách đối xử hoạt động nhóm Đối với thân Đối với người khác -Nói lên điều nghĩ -Hãy khoan dung -Có thái độ cởi mở -Đừng địi hỏi hồn hảo -Có tư tích cực -Hãy cố gắng hiểu họ -Sẵn sàng giúp đỡ người khác -Hãy cố tìm tốt nơi họ -Hãy -Hãy phê phán hành vi, không phê phán nhằm vào người -Biết ngưng lúc -Hãy tập thương yêu người khó gần -Giữ bí mật điều riêng tư -Hãy ln dựa kiện khách quan -Làm chủ thái độ - Hãy ln cải thiện - Hãy biết cảm thông -Hãy người hiểu biết 3.6 Bảy kỹ làm việc nhóm hiệu Lắng nghe: Là kỹ quan trọng nhất, thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến nhau, xây dựng tôn trọng thành viên Chất vấn: Qua cách người đặt câu hỏi, nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả trao đổi, đưa vấn đề cho thành viên khác Thuyết phục: Các thành viên trao đổi, suy xét ý tưởng đưa Đồng thời bảo vệ thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến Tơn trọng: Mỗi thành viên nhóm phải tơn trọng ý kiến người khác động viên, hỗ trợ nhau, biến chúng thành thực Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ lẫn công việc Sẻ chia: Các thành viên đưa ý kiến biện minh cách nghĩ cho người khác nghe Chung sức: Từng thành viên đóng góp trí lực thực kế hoạch đề nhóm X TIÊU CHUẨN TỰ ĐÁNH GIÁ CÁ NHÂN LÀM VIỆC THEO NHĨM Lịng tin: Bạn có tin tưởng vào khả hồn thành cơng việc đồng nghiệp khơng? Bình tĩnh: Trong thời gian vơ gấp rút, bạn có khả giải tình cách bình tĩnh khơng? Tơn trọng: Ý kiến đồng nghiệp có bạn quan tâm khơng? Bạn có rút ý tưởng thân từ ý kiến đó? Hợp tác: Khả hoà nhập bạn với đồng nghiệp từ nhiều lĩnh vực, lực, chí quốc tịch khác nhau? Tổ chức: Bàn làm việc bạn có gọn gàng khơng? Bạn có làm việc theo kế hoạch vạch ra? Khả làm việc áp lực: Bạn có phát huy tốt khả làm việc áp lực khơng? Khả giao tiếp: Bạn thích tiếp xúc với nhiều người? Bạn luôn thu hút ý người câu chuyện? CÂU HỎI ƠN TẬP MƠN KỸ NĂNG QL LÀM VIỆC NHĨM 1.Trình bày cần thiết làm việc nhóm, lợi ích làm việc theo nhóm? Thế nhóm làm việc, làm việc theo nhóm, phân biệt nhóm thức nhóm khơng thức? Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm? Các ngun tắc làm việc theo nhóm? Các quy luật làm việc nhóm Thế họp mặt nhóm, nội dung họp nhóm? Những khó khăn làm việc nhóm? Làm để phát huy sức mạnh tổng hợp làm việc nhóm? Các nguyên tắc để làm việc nhóm có hiệu quả? Làm để phát triển nhóm ? 10 Giải hài hịa nhiệm vụ nhóm mối quan hệ nhóm? 11 Vai trị thành viên nhóm ? 12 Các quy định chuẩn mực nhóm ? 13 Đồn kết nhóm để đạt kết ? 14 Thông tin nhóm nào? Tại cần thống cách thơng tin nhóm ? 15 Các cách định nhóm ? 16 Vai trị thành viên nhóm vai trị trưởng nhóm ? 17 Các phong cách điều hành làm việc nhóm ? 18 Làm để điều hành hoạt động nhóm có hiệu quả? 19 Làm để quản lý làm việc nhóm có hiệu quả? 20 Kỹ giải xung đột nhóm ? 21 Các kỹ ứng phó với xung đột nhóm? 22 Mỗi thành viên cần tham gia làm để giải xung đột nhóm ? 23 Kỹ tổ chức họp nhóm ? 24 Các kỹ (cơng cụ) điều hành họp nhóm? 25 Làm để cải thiện thân hoạt động nhóm? 26 Đối với thân người khác nên có hành xử ? 27 Tiêu chuẩn đánh giá cá nhân làm việc theo nhóm? 29.Anh /chị số hạn chế người Việt làm việc nhóm, hạn chế có ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm? rút điều tâm đắc thân làm việc nhóm ? 30.Làm để xây dựng lòng tin thành viên nhóm hóa giải xung đột nhóm ? Ngồi làm việc, nhóm nên có hoạt động gì, lại nên có hoạt động ? 31 Theo anh/chị, cần phải làm để động viên khuyến khích nhóm để nhóm làm việc tốt phát huy óc sáng tạo/sáng kiến người? 32.Một nhóm thành cơng (làm việc hiệu quả) thường có ưu điểm trội ? Nếu anh/chị thành viên nhóm cần làm để nhóm làm việc có hiệu ? 33.Anh/Chị cho biết người lãnh đạo nhóm cần có phẩm chất lực gì? Hãy cho ví dụ vài mẫu người lãnh đạo/quản lý giỏi mà anh/chị ngưỡng mộ, họ có điểm đáng để học tập? 34.Theo anh/ chị họp nhóm cần làm nội dung cơng việc gì? Những quy định nên đề họp để cơng việc nhóm tiến hành trơi chảy ? Hãy liệt kê lý giải quy định ? 35 Làm việc nhóm mang lại lợi ích gì? Một cá nhân tham gia làm việc nhóm cần có tố chất nào? Lấy số dẫn chứng, câu nói tiếng, ngạn ngữ hay mẩu chuyện vai trị, tác dụng làm việc nhóm ? 36 Vai trị người lãnh đạo nhóm ? Những yếu tố làm cho người trội người khác để chấp nhận lãnh đạo nhóm ? anh/chị có yếu tố nào? chưa có yếu tố đó? anh/chị cần làm để có đủ yếu tố trở thành người lãnh đạo nhóm tương lai ? 37 Làm để tạo đồng thuận, xây dựng tinh thần đồng đội chia sẻ trách nhiệm thành viên nhóm ? Nếu anh/chị lãnh đạo nhóm, có thành viên nhóm khơng hồn thành nhiệm vụ giao anh/chị xử ? 38 Cần có kỹ để truyền tải thông điệp/ ý kiến cá nhân tới thành viên khác nhóm cách hiệu quả? Liên hệ với thân anh/chị thấy cần khắc phục nhược điểm tham gia sinh hoạt/ làm việc nhóm ? 39 Theo anh/chị làm để giải tốt xung đột nhóm ? Cho ý kiến quan điểm anh/chị người lãnh đạo nhóm khơng hiệu ? 40 Làm để phát triển nhóm ? Đánh giá kết làm việc cá nhân nhóm cho cơng ? Cho ví dụ ví dụ số câu ngạn ngữ, câu nói tiếng, mẩu chuyện nhỏ ảnh hưởng, vai trò cá nhân đến nhóm ? 41.Làm để tổ chức buổi thảo luận nhóm có hiệu ? Mỗi cá nhân cần làm tham gia thảo luận nhóm? Khi xảy vấn đề có nhiều ý kiến trái ngược làm để đến thống định nhóm? 42 Người lãnh đạo nhóm vừa mềm dẻo, vừa kiên nào? Cho ví dụ cụ thể? Làm để người lãnh đạo nhóm nắm tình hình cơng việc nhóm thành viên phân công nhiệm vụ làm việc nơi khác ? 43 Làm để tổ chức buổi thảo luận nhóm có hiệu ? Mỗi cá nhân cần làm để tham gia thảo luận nhóm ? Khi xảy vấn đề có nhiều ý kiến trái ngược làm để đến thống định nhóm? 44 Anh/chị hiểu câu nói: “Khơng mội giỏi tất hợp lại”? Qua cho biết cần làm để xây dựng tinh thần làm việc nhóm ? 45 Làm để xây dựng mối quan hệ tốt nội nhóm? Làm để lắng nghe hiệu quả? Theo anh/chị, người cần rèn luyện kỹ quan hệ cơng tác hàng ngày ? 46 Là thành viên nhóm, anh/chị ứng xử đồng đội gặp khó nhăn, khơng hồn thành nhiệm vụ? Khi thân anh/chị làm việc nhóm gặp khó khăn cần phải làm để vượt qua? 47 Trong họp hay thảo luận nhóm trước ý kiến bất đồng quan điểm với anh/chị ứng xử nào? Làm để ý kiến đưa có tính thuyết phục cao? 48 Để đánh giá kết cơng việc nhóm nên đánh cho đắn, khách quan? Tại nhóm làm việc tốt thường có giá trị chung tốt có cá nhân trội? 49 Anh/chị hiểu câu nói: “Khơng mội giỏi tất hợp lại”? Qua cho biết cần làm để xây dựng tinh thần làm việc nhóm ? 50 Là thành viên nhóm, anh/chị ứng xử đồng đội gặp khó nhăn, khơng hồn thành nhiệm vụ ? Khi thân anh/chị làm việc nhóm gặp khó khăn cần phải làm để vượt qua? 51 Trong họp hay thảo luận nhóm trước ý kiến bất đồng quan điểm với anh/chị ứng xử nào? Làm để ý kiến đưa có tính thuyết phục cao? 52 Vai trị người lãnh đạo nhóm ? Những yếu tố làm cho người trội người khác để tín nhiệm lãnh đạo nhóm ? anh/chị có yếu tố ? chưa có yếu tố ? anh/chị cần làm để có đủ yếu tố trở thành người lãnh đạo nhóm tương lai ? ... nhiệm Có khả không muốn thực hiện: Loại người không sẵn lòng học hỏi tiếp thu ý kiến người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ Thiếu khả muốn thực hiện: Cần đào tạo bổ khuyết... làm nào, k? ??t mong muốn, thời gian bát đầu – k? ??t thúc, điều kiện triển khai, nguồn lực cần thiết, công tác chuẩn bị… - Nếu họp khơng có k? ?? hoạch hành động, hay sau họp thành viên thấy khơng phải... trước ủy nhiệm Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Không nên giao việc, ủy nhiệm cho loại người Khuyến khích người phát biểu Người lãnh đạo cần động viên người bàn thảo, với ý kiến nghịch lại có