hình thức đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp mặt trực tiếp, còn có các hình thức khác nhau như qua thư tín, điện thoại,….Trong kinh doanh,mỗi hình thức được sử dụng phát huy được hiệu quả của nó. + Đàm phán bằng văn bản: là đàm phán đơn giản và dễ thực hiện thông qua thư từ. Các thư từ được viết dưới nhiều dạng phương pháp, do mỗi dân tộc và mỗi ngôn ngữ thường các hình thức viết khác nhau. + Đàm phán bằng điện thoại: Ngày nay với sự phát triển không ngừng của Khoa học kĩ thuật, thì hình thức đàm phán qua điện thoại ngày càng phổ biến, bởi nó nhanh và không tốn quá nhiều chi phí, thường kết hợp với văn bản để đem lại kết quả đàm phán thành công. +Đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp: là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng đó là gặp mặt truyền thống. Ngày nay, công nghệ bùng nổ, còn có phương thức gặp mặt cầu trực tuyến là nhìn đối mặt nhưng trong bắt tay hay chạm vào nhau được, rất thích hợp cho các cuộc đàm phán ở xa và trong đại dịch covid hiện nay.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG THƯƠNG TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN: ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH, NÊU CÁCH TIẾN HÀNH, ƯU NHƯỢC ĐIỂM VÀ LẤY VÍ DỤ THỰC TẾ GVHD: Nguyễn Thị Tĩnh SVTH: Nguyễn Thị Như Hằng – MSSSV: 2119270006 TP, Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2021 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Như Hằng MSSV:2119270006 Lớp : Quản trị nhà hàng A- CCQ1927A Khóa : K43 Tên đề tài : PHÂN TÍCH CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH, NÊU CÁCH TIẾN HÀNH, ƯU NHƯỢC ĐIỂM VÀ LẤY VÍ DỤ THỰC TẾ SST Thái độ Than g điểm (10) - Ý thức thực - Chấp hành theo quy định GVHD Hình thức trình bày 3 Trình bày theo quy định 1.5 Rõ ràng, logic 1.5 Nội dung trình bày Mở đầu đầy đủ, rõ ràng Trình bày lý thuyết phù hợp Lựa chọn phân tích rõ tình thực tế liên quan đến vấn đề cần giải So sánh đối chiếu thực tế lý thuyết để rút nhận xét Nội dung Kết luận Kết luận rút học kinh nghiệm có tính thuyết phục Kết Ghi MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: - Đề tài em làm thuyết trình rồi, em muốn hiểu sâu làm cho hồn thiện cách tiến hành lưu ý sử dụng phương thức đàm phán - Vì ngành em học thuộc khối ngành kinh tế, nên việc đàm phán điều khó tránh khỏi Nên em chọn chủ đề để hiểu vận dụng hình thức đàm phán hợp đồng hợp lí để dẫn đến thành cơng sau trường Là em vận dụng đồng thời hay phương thức đàm phán đàm phán hiệu khơng có lối cho việc giải vấn đề Phạm vi đề tài: - Đề tài nói hình thức đàm phán kinh doanh ( Đàm phán văn bản; Đàm phán điện thoại; Đàm phán gặp mặt trực tiếp) Mỗi hình thức đàm phán có ưu, nhược điểm cách tiến hành khác nhau, tất quy chung việc kí kết hợp đồng Phần phạm vi đề tài chỗ: có thành cơng hay thất bại cịn tùy thuộc vào người có kỹ đàm phán tốt hay không,điều khác biệt rõ tốc độ giải vấn đề hình thức đàm phán Phương pháp + Có nhiều phương pháp để giúp cho việc giải vấn đề hiệu hơn, làm rõ hình thức đàm phán ( Phân tích, đánh giá ), sử dụng cơng cụ tìm kiếm vận dụng thực tế vào làm - Kết cấu gồm chương: + Chương 1: Tổng quan cách tiến hành hình thức đàm phán kinh doanh + Chương 2: Ưu, nhược điểm ví dụ thực tế hình thức đàm phán kinh doanh + Chương 3: Kết luận CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÀ CÁCH TIẾN HÀNH CỦA CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 1.1 Giới thiệu chung hình thức đàm phán kinh doanh - Đàm phán diễn nhiều hình thức khác nhau, ngồi hình thức gặp mặt trực tiếp, cịn có hình thức khác qua thư tín, điện thoại,….Trong kinh doanh,mỗi hình thức sử dụng phát huy hiệu + Đàm phán văn bản: đàm phán đơn giản dễ thực thông qua thư từ Các thư từ viết nhiều dạng phương pháp, dân tộc ngơn ngữ thường hình thức viết khác + Đàm phán điện thoại: Ngày với phát triển không ngừng Khoa học kĩ thuật, hình thức đàm phán qua điện thoại ngày phổ biến, nhanh khơng tốn nhiều chi phí, thường kết hợp với văn để đem lại kết đàm phán thành công +Đàm phán gặp mặt trực tiếp: gặp gỡ mặt đối mặt bên để thỏa thuận điều khoản hợp đồng gặp mặt truyền thống Ngày nay, cơng nghệ bùng nổ, cịn có phương thức gặp mặt cầu trực tuyến nhìn đối mặt bắt tay hay chạm vào được, thích hợp cho đàm phán xa đại dịch covic 1.2 Cách tiến hành hình thức đàm phán kinh doanh Đàm phán văn ( thư) Cuộc đàm phán văn thơng thường diễn theo trình tự sau: - Hỏi hàng: Là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá điều kiện cần thiết khác để mua hàng - Chào hàng-báo giá: buôn bán, chào hàng-báo giá việc người bán thể rõ ý định bán hàng + Chào hàng thụ động: chào hàng người bán trước nhận yêu cầu người mua + Chào hàng chủ động: người bán chủ động chào hàng chưa nhận “Thư hỏi hàng” người mua + Chào hàng cố định: việc chào bán lơ hàng định, nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị + Chào hàng tự do: chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát nó, lúc với lơ hàng người ta chào hàng tự cho nhiều khách hàng - Hoàn giá: Là đề nghị bên mua (hoặc bán) đưa ra, sau nhận chào hàng bên kia, khơng chấp nhận hồn tồn chào hàng.Trong bn bán, phải qua nhiều lần hồn giá đến kết thúc - Chấp nhận: Sau bên bán bên mua qua những, lần báo giá (chào hàng) trả giá (hoàn giá), đặt hàng, cuối đến ký kết hợp đồng mua bán Nhưng sau phải viết thư chấp nhận theo nguyên tắc - Đặt hàng: Trên sở chào hàng, báo giá chấp nhận giá bên bán đưa ra, bên mua lập đơn đặt hàng gửi cho bên bán, đơn đặt hàng gồm mục sau: Tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức toán - Xác nhận (Ký kết hợp đồng): Sau thống với điều kiện giao dịch, hai bên xác nhận với văn kiện + Văn kiện bên bán lập gọi giấy xác nhận bán hàng, văn kiện bên mua lập gọi giấy xác nhận mua hàng + Xác nhận thường lập thành hai văn bản, bên lập xác nhận ký trước, gửi bên kia,bên ký xong giữ lại gửi lại Đàm phán gặp mặt trực tiếp - Giai đoạn tiền đàm phán: Các nhà đàm phán thực hàng loạt công tác chuẩn bị, như: + Khởi động: nghiên cứu xác định yêu cầu, đưa yêu cầu, tiếp cận đối tác đàm phán Trong trường hợp không tiếp cận sử dụng người trung gian + Xây dựng phương án đàm phán: xác định mục tiêu đàm phán, lực lượng đàm phán, phương án kinh doanh, đàm phán + Tổ chức tốt công tác hậu cần cho đàm phán: nhân lực, vật lực, chuẩn bị điều kiện ăn, ở, lại, phục vụ cho đàm phán + Đánh giá lại đối tác, lựa chọn phương án đàm phán thích hợp + Xây dựng chiến lược đàm phán thử - Giao đoạn đàm phán: + Trình bày quan điểm + Thuyết phục lẫn + Xây dựng phương án để đạt mục đích chung + Đánh giá, lựa chọn phương án tối ưu Khi đánh giá phương án cần lưu ý: Sử dụng tiêu chí khách quan để xếp hạng phương án; đánh giá chi phí hội phương án mang lại; Kết hợp phương án khác để đạt thống + Tiến tới thỏa thuận, đưa cam kết - Giai đoạn hậu đàm phán + Soạn thảo hợp đồng + Kiểm tra lại hợp đồng + Ký kết hợp đồng + Rút kinh nghiệm Đàm phán điện thoại - Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho đàm phán trước tiến hành gọi điện - Người gọi tự giới thiệu ai? Ở đâu? Lý gọi ? - Người nhận thể sẵn lòng nghe - Hãy mỉm cười nói chuyện điện thoại để tạo cảm giác thoải mái nói chuyện - Khi cần giữ máy, chứng tỏ cầm máy Nếu cần giữ lâu yêu cầu người gọi xem gọi lại cho họ hay khơng - Sẵn sàng ghi chép điện thoại - Để người gọi kết thúc gọi - Ngay sau thỏa thuận xong, phải xác nhận văn để làm chứng CHƯƠNG 2: ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ VÍ DỤ THỰC TẾ CỦA CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 2.1 Ưu điểm nhược điểm hình thức đàm phán Đàm phán văn bản: - Ưu điểm: + Chi phí đàm phán thấp + Tạo nề nếp tốt mối quan hệ bạn bè, trì mối quan hệ lâu dài + Có thể đàm phán nhiều bạn hàng giảm chi phí đàm phán + Các định đưa cân nhắc kĩ lưỡng hơn,có chuẩn bị trước tập thể + Giấu ý đồ thật + Có chứng văn - Nhược điểm + Khó kiểm sốt ý đồ đối tác + Tốc độ truyền đạt thông tin chậm, dễ hội kinh doanh + Chỉ phù hợp cho hợp đồng đơn giản, nhỏ vừa + Không sử dụng phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ Đàm phán điện thoại: - Ưu điểm: + Tiết kiệm thời gian, nắm bắt hội kinh doanh nhanh chóng + Giúp hiểu rõ nhau, nắm bắt nhu cầu + Giao dịch đồng thời nhiều khách hàng - Nhược điểm: + Khơng trình bày hết ý, tốn + Trao đổi qua điện thoại trao đổi miệng, làm chứng cho thỏa thuận, định trao đổi.Nên người ta sử dụng điện thoại trường hợp mà điều kiện thỏa thuận xong, chờ xác nhận vài chi tiết + Nguy rủi ro không đến kết tốt cao, dễ gây lòng Đàm phán gặp mặt trực tiếp: - Ưu điểm + Bàn bạc trực tiếp nên thông qua cử chỉ, hành động, để đến thống chung, giải điểm chưa hiểu + Đẩy nhanh tốc độ giải + Lối thoát cho đàm phán qua thư tín, điện thoại kéo dài lâu mà chưa có kết - Nhược điểm: + Chi phí cao cho hoạt động đón tiếp ăn đối tác + Bắt buộc nhà đàm phán phải nắm vững kỹ đàm phán để giải tình + Phải lựa chọn địa điểm đàm phán phù hợp phải có phương án tổ chức đàm phán + Chỉ thích hợp cho hợp đồng lớn, phức tạp + Dễ lộ bí mật có nhiều người tham gia đàm phán 2.2 Ví dụ thực tế minh họa cho ưu, nhược điểm hình thức đàm phán kinh doanh Đàm phán văn (thư) Ví dụ 1: Anh Hồ Văn Tú chủ shop quần áo Nam T&T, khai trương Nên anh cần tìm kiếm nguồn sỉ lâu dài chất lượng Được người bạn giới thiệu anh biết đến shop Trùm Chuyên Sỉ Tp.HCM Anh nhận thấy shop nhiều khách hàng đánh giá sao, giá sỉ lại hợp lý Nên anh viết thư hỏi hàng với nội dung muốn hỏi mẫu mã,giá đặt hàng nhiều, anh muốn có mẫu sản phẩm kèm theo.Sau ngày chờ đợi, anh Tú chị nhân viên bên shop Trùm chuyên sỉ tên Thủy gửi mẫu với nội dung giá 49K/sp với số lượng 1000c, 59K/sp với số lượng 500c, phí vận chuyển 100k, toán trước nửa Sau đọc xong kiểm tra mẫu, anh thấy hàng chất lượng, anh muốn trả giá xuống 48k/sp với số lượng 1000c Nhưng bên chị Thủy không đồng ý giá niêm yết tồn hệ thống, bên chị hỗ trợ freeship với sô lượng 1000c Sau đọc xong, anh Tú đồng ý, anh đặt hàng sau tháng bán anh đến kí hợp đồng dài hạn có nhiều ưu đãi cho khách sỉ  Qua ví dụ thực tế trên, ta nhận thấy đàm phán văn có nhiều ưu nhược điểm như: Ưu điểm: Tạo mối quan hệ thân thiết đôi bên, để trở thành khách hàng thân thiếtNhược điểm: Là shop Trùm chuyên sỉ lớn, nên việc gửi văn kèm mẫu tới khách hàng lâu, tốn nhiều thời gian, hội kinh doanh Đàm phán điện thoại: Ví dụ 2: Diễn tiếp Ví dụ trên, Anh Tú sau đặt nhiều đơn Trùm chuyên sỉ, hài lòng giá chất lượng Nhưng đơn đặt hàng vừa anh nhận sai mẫu bị thiếu 10c Anh tức giận ngày anh phải giao cho khách mình, nên anh điện cho bên Trùm chuyên sỉ để giải nhanh Và chị Thủy bên xin lỗi gửi thần tốc cho anh chị DN đơng khách không kiểm tra kĩ Anh tú nhận thấy shop lớn làm ăn thiếu chuyên nghiệp, khơng phải lần đầu Nên anh nói chấm dứt hợp đồng sỉ điều xảy lần Và hàng bị thiếu phải chuyển nhanh cho anh  Qua ví dụ thực tế trên, ta nhận thấy đàm phán văn có nhiều ưu nhược điểm như: Ưu điểm: Giải vấn đề nhầm mẫu thiếu hàng nhanh chóng, khơng cần phải chờ đợi nhiều Nhược điểm: Tốn nhiều tiền điện thoại phải đàm phán lâu Vì đàm phán qua điện thoại khơng có nhiều thời gian để giải quyết, nên chưa thông cảm hiểu hết cho nhau, dẫn đến kết anh Tú chấm dứt hợp đồng bên Trùm chuyên sỉ để xảy tình trạng lần Đàm phán gặp mặt trực tiếp Ví dụ 3: Anh Trần Doãn Hùng chủ xưởng thủ cơng mỹ nghệ nhỏ tên Cỏ May (Bình Định) mở, bên anh chuyên làm túi xách từ nguyên liệu thiên nhiên như: cỏ may, mây, nứa,… Vì mở nên chưa có nhiều khách hàng Nên anh đăng sản phẩm lên MXH Tình cờ ông Thanh chủ DN mỹ nghệ Thanh Thanh 10 (tp.HCM) nhìn thấy ơng nhận thấy sản phẩm chất lượng, không gây ô nhiễm môi trường mẫu mã lại thời trang Nên ông tới tận xưởng anh Hùng để xem tận mắt đàm phán, sau xem qua ông Thanh nhận thấy sản phẩm tiềm năng, nên hai ngồi bàn bạc với giá cả, mẫu số lượng, thứ ổn, có giá cần đàm phán lại Ơng Thanh địi giá sản phẩm 195k/sp, giá thực 199k/sp, anh Hùng không đồng ý anh trả nhiều chi phí anh mở, anh lỗ nặng Ơng Thanh nói sản phẩm anh chưa nhiều người biết tới nên khó bán, cần có thời gian chào hàng, vòng 10 ngày, 500c sản phẩm anh bán hết toàn hệ thống ơng, Thì ơng lấy giá cao giới thiệu cho bạn bè quốc tế biết.Ngoài ông Thanh đề xuất phương án cho anh Hùng làm túi xách theo yêu cầu khách Sau nghe xong anh Hùng đồng ý, với điều kiện vịng 10 ngày khơng bán hết, ơng Thah trả giá thực sản phẩm Cả hai đồng ý hai bên kết kí hợp đồng  Qua ví dụ thực tế trên, ta nhận thấy đàm phán văn có nhiều ưu nhược điểm như: Ưu điểm: Cả hai gặp mặt trực tiếp để bàn bạc giá mẫu mã,…Đồng thời ơng Thanh cịn tận mắt xem hàng quy trình làm túi xách Ơng Thanh cịn cho anh Hùng cách làm túi xách theo yêu cầu để tăng lượng khách Cùng đưa sản phẩm tầm giới.Nhược điểm: Vì để xem tận mất, ơng Thanh phải quãng đường xa từ tp.HCM Bình Định, tốn nhiều chi phí lại 2.3 Các lưu ý sử dụng hình thức đàm phán kinh doanh Đàm phán văn (thư): Lưu ý soạn thảo văn bản: phải đảm bảo tính lịch sự, xác, khẩn trương, kiên nhẫn với chuẩn mực thư nên phải viết ngắn, rõ ràng, tránh hiểu lầm Kiểm tra chỉnh sửa lại trước gửi Không gửi thư trạng thái bực bội Khi nhận thư, phải phản hồi lại Đàm phán điện thoại: 11 Cần nắm vững kỹ đàm phán qua điện thoại Tập trung tránh rối trí nghe đàm phán qua điện thoại Với nội dung quan trọng, sẵn sàng bật ghi âm Nếu vấn đề không giải được, rút lui nhẹ nhàng hẹn gặp mặt để giải vấn đề tránh hiểu lầm Đàm phán gặp mặt trực tiếp: Hiểu đối tác muốn gì.Một đàm phán thành cơng khơng có nghĩa phải giành chiến thắng, mà hai hiểu để đến kết lâu dài Phẩm chất, lực, kỹ năng, thái độ, tình cảm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình đàm phán CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN 3.1 Kết luận - Để đạt hiệu tốt đàm phán hình thức đàm phán cần sử dụng kết hợp bổ trợ cho Khi cần làm quen với đối tác nên đàm phán văn bản, cịn muốn giải vấn đề nhanh chóng dùng hình thức đàm phán qua điện thoại, tạo mối quan hệ lâu dài dùng đàm phán gặp mặt trực tiếp Dù hình thức người đám phán cần nắm vững cho kỹ đàm phán lưu ý sử dụng Cần thật nhạy bén thông minh để giải vấn đề phát sinh, để đến kí kết hợp đồng lâu dài tạo mối quan hệ bền vững 3.2 Ý kiến học rút từ thực tế - Qua ví dụ thực tế hình thức đàm phán trên, ta thấy hình thức có ưu, nhược điểm khác nhau, giúp ta nhận hợp đồng lớn, nhỏ khác Đàm phán phần thiếu sống Khi biết sử dụng hiểu chất thực việc dễ dàng Thời đại, công nghệ phát triển nay, người nằm bắt nó, nên vận dụng cách hiệu nhất, đỡ phải tốn thời gian ví dụ giải vấn đề tức giận ví dụ Mà phải thật bình tĩnh ví dụ Bài học 12 vận dụng hình thức đàm phán lúc, thời điểm vận dụng hết kĩ đàm phán qua dung hịa đôi bên 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Đàm phán kinh doanh quốc tế.GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân(chủ biên).ThS Kim Ngọc Đạt Truy cập ngày 21/06/2021 [2] Kynang.edu.vn Truy cập ngày 21/06/2021 [3] 123.docz.net Truy cập ngày 21/06/2021 14 ... thức đàm phán đàm phán hiệu khơng có lối cho việc giải vấn đề Phạm vi đề tài: - Đề tài nói hình thức đàm phán kinh doanh ( Đàm phán văn bản; Đàm phán điện thoại; Đàm phán gặp mặt trực tiếp) Mỗi hình. .. hành hình thức đàm phán kinh doanh + Chương 2: Ưu, nhược điểm ví dụ thực tế hình thức đàm phán kinh doanh + Chương 3: Kết luận CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÀ CÁCH TIẾN HÀNH CỦA CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN TRONG. .. TRONG KINH DOANH 1.1 Giới thiệu chung hình thức đàm phán kinh doanh - Đàm phán diễn nhiều hình thức khác nhau, ngồi hình thức gặp mặt trực tiếp, cịn có hình thức khác qua thư tín, điện thoại,….Trong