Du an trien khai QLT tap trung

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT NGUYỄN THÙY LINH 1583401020029 TIỂU LUẬN CUỐI KỲ DỰ ÁN TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG QUẢN LÝ THUẾ TẬP TRUNG (TMS) CỦA TỔNG CỤC THUẾ Môn: Quản lý dự án Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã ngành: 60 34 01 02 Lớp: CH15QT02 PGS.TS LƯU TRƯỜNG VĂN BÌNH DƯƠNG, THÁNG 11 NĂM 2016 i MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ iii PHẦN MỞ ĐẦU 1 MỤC TIÊU DỰ ÁN 2 QUY MÔ DỰ ÁN 3 CÁC GIẢ ĐỊNH CÁC RÀNG BUỘC 5 CÁC LOẠI TRỪ 6 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN WBS CỦA DỰ ÁN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 9 CÁC THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN 11 10 MA TRẬN TRÁCH NHIỆM 12 11 SƠ ĐỒ RACI 13 12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN 15 13 QUẢN LÝ RỦI RO 16 14 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA 17 15 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN 17 16 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN 20 17 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ ỨNG DỤNG QUẢN LÝ THUẾ TẬP TRUNG – TMS 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO ii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 9.1: Kế hoạch triển khai TMS toàn quốc 11 Bảng 9.2: Kế hoạch triển khai 19 Cục Thuế miền Nam 12 Bảng 10.1: Ma trận trách nhiệm dự án 13 Bảng 11.1: RACI phạm vi toàn dự án 14 Bảng 11.2: RACI đợt triển khai 15 Bảng 13.1: Các rủi ro dự án 17 iii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 7.1: WBS phạm vi tồn dự án Hình 7.2: WBS đợt triển khai Hình 8.1: Tiến độ toàn dự án Hình 8.2: Tiến độ (dự kiến) đợt triển khai thứ 10 Hình 12.1: Sơ đồ tổ chức dự án 15 Hình 17.1: Giao diện đăng nhập ứng dụng TMS 21 Hình 17.2: Các menu chức ứng dụng TMS 21 PHẦN MỞ ĐẦU Để đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác quản lý thuế, khắc phục tồn tại, hạn chế tất yếu hệ thống ứng dụng quản lý thuế hành, đồng thời tận dụng triệt để tính cơng nghệ mới, Tổng cục Thuế khởi động loạt dự án “nâng cấp kiến trúc hệ thống ứng dụng từ mơ hình phân tán lên mơ hình tập trung” Thực lộ trình cải cách đại hóa ngành Thuế từ 2011 – 2020 Chính phủ; Bộ Tài Tổng cục Thuế xác định đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý thuế, hỗ trợ người nộp thuế mục tiêu quan trọng, đột phá mang tính định, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế thủ tục, giấy tờ, giảm thời gian, chi phí việc tiếp xúc với quan thuế Song song với việc đầu tư triển khai đồng mặt, từ hệ thống mạng, hạ tầng truyền thơng, máy móc thiết bị việc đại hóa ứng dụng quản lý thuế, đáp ứng kịp thời thay đổi sách thuế cơng tác quản lý thuế nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu Từ cuối năm 2014, toàn ngành Thuế triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thuế tập trung (TMS) – lưu trữ tập trung sở liệu Tổng cục Thuế; dự án lớn đại, nhằm thống tất quy trình quản lý thuế toàn ngành toàn quốc Là công chức thuế, định chọn đề tài “Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS) Tổng cục Thuế” để nghiên cứu báo cáo cho môn Quản lý dự án Nội dung báo cáo liên quan đến dự án triển khai Tổng cục Thuế phạm vi 63 Cục Thuế 700 Chi cục Thuế thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, phần vào chi tiết công tác triển khai đợt Cục Thuế tỉnh Bình Dương; qua đánh giá hiệu dự án qua năm vận hành, điểm tích cực, nêu tồn cần khắc phục nhằm đưa giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác đại hóa hệ thống ứng dụng quản lý thuế nói chung ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS) nói riêng MỤC TIÊU DỰ ÁN (Objectives) Ứng dụng TMS triển khai thay toàn 16 ứng dụng hỗ trợ công tác quản lý thuế triển khai Cục Thuế Chi cục Thuế, đáp ứng đuợc toàn khâu xử lý liệu cho quy trình nghiệp vụ như: đăng ký thuế, quản lý hồ sơ, quản lý xử lý kê khai/quyết toán thuế, kế toán thuế nội địa, quản lý nợ, sổ sách, báo cáo phân tích, đánh giá… Mục tiêu dự án triển khai hệ thống quản lý thuế tập trung (TMS): - Với quan thuế cấp: + Giảm chi phí mua sắm máy chủ, máy trạm, thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin; + Giảm chi phí vận hành hệ thống - Với công tác quản lý thuế: + Nâng cấp kiến trúc hệ thống ứng dụng phục vụ công tác quản lý thuế (mơ hình phân tán) lên mơ hình tập trung, giữ nguyên quy định xử lý nghiệp vụ hệ thống hành; + Tăng khả kiểm soát việc áp dụng thống quy trình nghiệp vụ quản lý thuế quan thuế (theo cấp: Tổng cục Thuế - Cục Thuế - Chi cục Thuế); + Có khả tổng hợp cung cấp liệu quản lý thuế nhanh tạo điều kiện để mở rộng dịch vụ điện tử cung cấp cho người nộp thuế; + Tạo điều kiện để mở rộng dịch vụ điện tử cung cấp cho người nộp thuế; + Khắc phục tình trạng liệu người nộp thuế không đồng ứng dụng; + Thuận lợi việc triển khai/nâng cấp phiên mới, phù hợp với văn pháp luật thuế hành; + Tận dụng tính cơng nghệ mới; + Đến hết năm 2015, phần lớn liệu kê khai, nộp thuế, kế toán thuế, nợ thuế người nộp thuế xử lý tập trung lưu trữ Tổng cục Thuế - Với người nộp thuế: Việc ứng dụng TMS vào vận hành, giúp giảm thời gian xử lý yêu cầu người nộp thuế, qua giảm số nộp thuế, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành thuế QUY MƠ DỰ ÁN (Scope Statements) Triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS) dự án trọng điểm toàn ngành Thuế chiến lược cải cách hệ thống Thuế giai đoạn 2011 – 2020: phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý thuế có tính liên kết, tự động hóa cao, gắn chặt với trình cải cách thủ tục hành thuế áp dụng thuế điện tử để đại hóa ngành Thuế Về đối tác xây dựng ứng dụng Là đối tác đồng hành suốt 20 năm ngành Thuế, Công ty Hệ Thống Thông Tin FPT (FPT IS) đơn vị xây dựng hàng loạt ứng dụng phục vụ công tác quản lý thuế như: Ứng dụng Quản lý thu nợ thuế, Ứng dụng Hỗ trợ tra thuế, Ứng dụng Quản lý thuế Thu nhập cá nhân, Ứng dụng nối kết Thuế - Kho bạc - Tài - Hải quan… Tiếp nối thành cơng đó, năm 2014, FPT IS chiếm niềm tin Tổng cục Thuế việc xây dựng Ứng dụng Quản lý thuế tập trung (Tax Management System – TMS), sử dụng giải pháp có sẵn SAP (hãng phần mềm Đức), sở mở rộng hệ thống Quản lý thuế Thu nhập cá nhân (QLT_TNCN) để quản lý loại thuế lại (Giá trị gia tăng, Thu nhập doanh nghiệp, Tiêu thụ đặc biệt, Tài nguyên, Môn bài, Phi nông nghiệp…) Ứng dụng TMS thay 16 ứng dụng hỗ trợ công tác quản lý thuế vận hành triển khai phân tán cấp ngành Thuế Phạm vi dự án Ứng dụng TMS triển khai phạm vi nước 63 Cục Thuế cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương 788 Chi cục Thuế cấp quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh Ứng dụng TMS sau triển khai dự kiến 13.000 công chức thuế toàn quốc sử dụng chức quản lý thuế: Kê khai kế toán thuế, Tuyên truyền hỗ trợ, Thanh – Kiểm tra, Quản lý nợ Nhân tham gia dự án Đối tác xây dựng ứng dụng: FPT IS hỗ trợ suốt dự án triển khai ứng dụng: đào tạo người sử dụng, kịp thời xử lý vướng mắc xảy trình triển khai ứng dụng thao tác sử dụng theo quy trình quản lý thuế hành Tổng cục Thuế: Cục Công nghệ thông tin – Tổng cục Thuế phối hợp với Vụ chức (Vụ Kê khai kế toán thuế, Vụ Quản lý nợ) tham gia dự án triển khai công tác tập huấn sử dụng ứng dụng TMS theo 04 phân hệ Quản lý hồ sơ, Xử lý tờ khai kế toán thuế, Tuân thủ, Khai thác liệu nhằm đảm bảo tính thống quy trình quản lý thuế, chức thao tác ứng dụng Cục Thuế tỉnh, thành phố: Xây dựng đội ngũ cán chủ chốt (key users) – cán có lực chun mơn, am hiểu quy trình quản lý thuế, có kiến thức định công nghệ thông tin tham gia lớp tập huấn Tổng cục Thuế (Hà Nội); cán nhân chủ lực để tập huấn lại cho đơn vị có u cầu Cơng chức Thuế (người sử dụng cuối – end users) đối tượng trực tiếp sử dụng ứng dụng sau trình triển khai, đối tượng trực tiếp đánh giá tính hiệu ứng dụng Thời gian diễn dự án Từ tháng 7/2014 đến tháng 9/2015 Chi phí dự án Tổng cục Thuế tốn khoản chi phí: ăn, nghỉ học viên (key users cử tham dự lớp tập huấn Tổng cục Thuế); xe đưa đón học viên đến địa điểm tập huấn theo chế độ quy định Các Cục Thuế tỉnh, thành phố có trách nhiệm tốn đơn vị lưu giữ đầy đủ chứng từ chi hợp pháp, hợp lệ theo quy định hành Tổng cục Thuế giao dự toán chi cho Cục Thuế sở báo cáo toán đơn vị Cục Cơng nghệ thơng tin tốn khoản chi phí khai giảng, bế giảng, khen thưởng cho học viên xuất sắc theo chế độ quy định Kinh phí lại học viên quan thuế cử cán học toán theo chế độ quy định CÁC GIẢ ĐỊNH (Assumptions) Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung – TMS khơng có giả định, theo ý kiến tác giả, cần bổ sung giả định sau: - Ứng dụng xây dựng hoàn chỉnh FPT IS; - Cơ sở vật chất phòng đào tạo Tổng cục Thuế, Cục Thuế tỉnh, thành phố Phịng Hành chuẩn bị theo tiêu chuẩn Tổ Quản lý dự án yêu cầu; - Tài liệu đào tạo soạn sẵn cung cấp mạng nội Cục Thuế; - Yếu tố chi phí (chủ yếu chi trả tiền lương, tiền công cho nhân tham gia dự án) không đề cập đến người làm công tác đào tạo giảng viên kiêm chức, hưởng tiền lương theo tiêu chuẩn công việc thực hiện, số đứng lớp tính thêm theo quy định hành CÁC RÀNG BUỘC (Constraints) Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung – TMS khơng có ràng buộc, theo ý kiến tác giả, cần bổ sung ràng buộc sau: - Môi trường giả lập sử dụng q trình đào tạo khơng ảnh hưởng đến số liệu thực tế ứng dụng; - Dự án phải hoàn thành trước kết thúc năm 2015, phải đảm bảo tất 63 Cục Thuế tỉnh, thành phố Chi cục Thuế trực thuộc đào tạo vận hành ứng dụng quản lý thuế tập trung – TMS theo kế hoạch đề ra; - Dự án thực thành đợt cụm khu vực nên việc triển khai chưa hồn tất khu vực phải đảm bảo ứng dụng cũ vận hành thông suốt, đảm bảo công tác quản lý thuế không bị gián đoạn; - Việc phân quyền người sử dụng Phòng Tin học Cục Thuế tỉnh, thành phố thực theo quy định (phân quyền theo đặc điểm công việc, quyền hạn, chức năng… người sử dụng); - Key users (hỗ trợ trình triển khai Cục Thuế địa phương) vừa làm công tác quản lý thuế phân công vừa làm công tác hỗ trợ dự án nên thời gian thực dự án, việc có mặt thường xuyên bị hạn chế; - FPT IS hỗ trợ suốt trình diễn dự án, hợp đồng đấu thầu xây dựng ứng dụng (với FPT IS) bao gồm điều khoản hỗ trợ đào tạo trình triển khai, hỗ trợ có thời hạn sau triển khai; chi phí liên quan đến hợp đồng giá trị hợp đồng nêu không đưa vào dự án triển khai CÁC LOẠI TRỪ (Exclusions) Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung – TMS khơng có loại trừ, theo ý kiến tác giả, cần bổ sung loại trừ sau: - FPT IS xây dựng cung cấp ứng dụng hoàn chỉnh, thiết bị hỗ trợ máy chủ, máy trạm máy vi tính cập nhật hệ điều hành tương thích với việc cài đặt ứng dụng TMS quan thuế chuẩn bị; - Khơng tính đến khả người sử dụng cuối sau đào tạo luân chuyển sang phòng chức khác, khác với phân hệ đào tạo DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN (Related Projects) Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung – TMS khơng có dự án có liên quan, theo ý kiến tác giả, cần bổ sung dự án sau: - Dự án triển khai ứng dụng QLT_TNCN (PIT) – ứng dụng nền, khai thác để tiếp tục triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung – TMS; - Các dự án hỗ trợ khác như: Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK iHTKK), Nộp thuế điện tử; - Các dự án đấu thầu mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý thuế như: máy vi tính, máy chủ, máy trạm… dự án nâng cấp ứng dụng quản lý thuế WBS CỦA DỰ ÁN (Work Breakdown Structure) WBS dự án mô phạm vi: - Phạm vi toàn dự án + Đợt (từ tháng 5/2015 đến tháng 9/2015) triển khai 19 Cục Thuế miền Nam gồm: Ninh Thuận, Bình Phước, Tây Ninh, Bình Dương, Đồng Nai, Bình Thuận, Long An, Đồng Tháp, An Giang, Tiền Giang, Vĩnh Long, Bến Tre, Kiên Giang, Cần Thơ, Hậu Giang, Trà Vinh, Sóc Trăng, Bạc Liêu, Cà Mau - Phạm vi đợt triển khai Triển khai TMS Đợt … Chuẩn bị triển khai Hỗ trợ vận hành hệ thống sau triển khai Triển khai (A1) Tổ chức hội nghị triển khai (B1) Đào tạo người sử dụng (A2) Đào tạo cán chủ chốt (B2) Đối chiếu liệu lần (Ả) Thu thập, chuẩn hóa liệu (B3) Đối chiếu liệu lần (A4) Khóa sổ, chốt liệu (B4) Chuyển đổi liệu, cài đặt ứng dụng (C1) Đưa ứng dụng vào vận hành thức (C2) Nhập đuổi nhập liệu phát sinh (C3) Hỗ trợ sử dụng hệ thống TMS (tập trung từ xa) (C4) Tổ chức hội nghị tổng kết xử lý vấn đề phát sinh sau triển khai Hình 7.2: WBS phạm vi đợt triển khai TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (Progress) Dự án dự kiến thực từ 29/07/2014 đến 17/09/2015, chia làm đợt: Hình 8.1: Tiến độ toàn dự án 10 Tiến độ dự án (theo kế hoạch) đợt triển khai thứ 5, bao gồm Cục Thuế tỉnh Bình Dương Hình 8.2: Tiến độ (dự kiến ) đợt triển khai thứ 11 Ghi chú: Thời gian ngắt quãng đợt triển khai thứ ứng với thời gian nghỉ Tết Âm lịch CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project Control) Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS) không tính đến vấn đề chi phí nên cách thức kiểm soát đưa vào sử dụng kiểm soát mốc thời gian Kế hoạch ban đầu đưa trước thực dự án có thời gian cụ thể đợt triển khai, tiến độ dự án lập sẵn, Tổ quản lý dự án kiểm sốt mốc thời gian cụ thể để biết cơng việc hồn thành trạng thái dự án Mục đích việc kiểm soát tiến độ mốc thời gian: - Hiểu trạng thái tiến độ so với kế hoạch; - Phát vấn đề; - Xây dựng cách sửa chữa, giải vấn đề Các mốc thời gian quan trọng tồn dự án: STT Cơng việc Bắt đầu Kết thúc Triển khai đợt 29/07/2014 01/12/2014 Triển khai đợt 25/09/2014 19/01/2015 Triển khai đợt 14/11/2014 25/05/2015 Triển khai đợt 27/03/2015 20/07/2015 Triển khai đợt 29/05/2015 17/09/2015 Bảng 9.1: Kế hoạch triển khai TMS toàn quốc Mốc thời gian 31/07/2015, hoàn tất đợt triển khai thứ 17 Cục Thuế khu vực miền Trung (tham khảo tin/bài liên quan đến triển khai TMS website Tổng cục Thuế) So sánh với tiến độ dự án đưa cơng việc triển khai đợt hoàn thành tiến độ đề Tuy nhiên, sau mốc thời gian rủi ro (được đề cập đến phần 13) xảy Tổng cục Thuế cơng khai thơng tin doanh nghiệp có số tiền thuế nợ lớn toàn quốc vướng phải phản hồi khơng tích cực từ doanh nghiệp dư luận Hàng loạt doanh nghiệp bị công khai thông tin nợ thuế sai, ứng dụng TMS FPT IS rà soát lỗi trước triển khai đợt 19 Cục Thuế khu vực miền Nam 12 Theo Công văn 3521/TCT-CNTT ngày 28/08/2015 Tổng cục Thuế thời gian triển khai ứng dụng TMS 19 Cục Thuế khu vực miền Nam thay đổi sau: Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 31/08/2015 09/10/2015 1.1 Tổ chức hội nghị triển khai 15/09/2015 15/09/2015 1.2 Đào tạo cán chủ chốt 16/09/2015 09/10/2015 1.3 Thu thập, chuẩn hóa liệu 31/08/2015 08/10/2015 1.4 Khóa sổ, chốt liệu 09/10/2015 09/10/2015 21/10/2015 13/11/2015 2.1 Đào tạo người sử dụng 21/10/2015 13/11/2015 2.2 Đối chiếu liệu lần 24/10/2015 25/10/2015 2.3 Đối chiếu liệu lần 07/11/2015 08/11/2015 2.4 Chuyển đổi liệu, cài đặt ứng dụng 21/10/2015 13/11/2015 16/11/2015 16/01/2016 3.1 Đưa ứng dụng vào vận hành thức 16/11/2015 16/11/2015 3.2 Nhập đuổi nhập liệu phát sinh 17/11/2015 20/11/2015 3.3 Hỗ trợ sử dụng hệ thống TMS (từ xa) 16/11/2015 15/01/2016 16/01/2016 16/01/2016 STT Nội dung Giai đoạn Chuẩn bị triển khai Triển khai Hỗ trợ vận hành hệ thống sau triển khai 3.4 Tổ chức hội nghị tổng kết xử lý vấn đề phát sinh sau triển khai Bảng 9.2: Kế hoạch triển khai 19 Cục Thuế miền Nam Ngoại trừ lần thay đổi đợt triển khai thứ cơng tác triển khai đợt trước hoàn thành tiến độ đề Ngay sau có kế hoạch triển khai 19 Cục Thuế miền Nam (sửa đổi) dự án tiếp tục tiến hành hồn thành tiến độ nêu Bảng 9.2 10 MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (Responsibility Assignment Matrix) Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS) triển khai thành đợt với khối lượng công việc đợt Ma trận trách nhiệm thể cho đợt triển khai cụ thể 13 NHÂN LỰC BÊN NGOÀI NHÂN LỰC BÊN TRONG Công việc Cục CNTT Vụ KK&KTT Vụ QLN Cục Thuế tỉnh/thành phố Thời gian hoàn Đối tác xây thành dựng ứng dụng – FPT IS (ngày) Chuẩn bị triển khai A1 A A A N R 01 A2 A A A N R 18 A3 R A, N A, C 30 A4 R N N N A, C 01 B1 A A A A, N R 20 B2 A, N A A R A, C 02 B3 A, N A A R A, C 02 B4 R N N A, N C 20 R C 01 R A, C 05 Triển khai Hỗ trợ vận hành hệ thống sau triển khai C1 A, N C2 A A C3 R A A N A, C 40 C4 R N N N A 01 Bảng 10.1: Ma trận trách nhiệm dự án Ghi chú: R: Chịu trách nhiệm trực tiếp A: Hỗ trợ N: Phải thông báo C: Tư vấn Thời gian hồn thành khơng kể thứ Bảy Chủ nhật B1 B2 thực ngày thứ Bảy Chủ nhật cách tuần C3 đợt kéo dài 71 ngày tính chất đặc thù quan thuế lớn 11 SƠ ĐỒ RACI (Responsible – Accountable – Coordinate – Inform) Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung – TMS khơng có sơ đồ RACI, theo ý kiến tác giả, cần bổ sung RACI dự án sau: - RACI phạm vi toàn dự án: 14 CÔNG VIỆC Triển khai đợt Triển khai đợt Triển khai đợt Triển khai đợt Triển khai đợt Bên có trách nhiệm – R + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT + Các Vụ chức có liên quan + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT + Các Vụ chức có liên quan + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT + Các Vụ chức có liên quan + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT + Các Vụ chức có liên quan + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT + Các Vụ chức có liên quan Chịu trách nhiệm trước – A Phối hợp với – C Báo tin cho - I Tổ Quản lý dự án TMS Các Cục Thuế tỉnh/thành triển khai đợt + Tổ QLDA TMS + Tổng cục Thuế Tổ Quản lý dự án TMS Các Cục Thuế tỉnh/thành triển khai đợt + Tổ QLDA TMS + Tổng cục Thuế Tổ Quản lý dự án TMS Các Cục Thuế tỉnh/thành triển khai đợt + Tổ QLDA TMS + Tổng cục Thuế Tổ Quản lý dự án TMS Các Cục Thuế tỉnh/thành triển khai đợt + Tổ QLDA TMS + Tổng cục Thuế Tổ Quản lý dự án TMS Các Cục Thuế tỉnh/thành triển khai đợt + Tổ QLDA TMS + Tổng cục Thuế Bảng 11.1: RACI phạm vi toàn dự án - RACI phạm vi đợt triển khai: CƠNG VIỆC Chuẩn bị triển khai Bên có trách nhiệm – R + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT Chịu trách nhiệm trước – A Phối hợp với – C Báo tin cho - I Tổ Quản lý dự án TMS Các Vụ chức có liên quan (cử nhân đứng lớp đào tạo) Tổ Quản lý dự án TMS 15 Triển khai Hỗ trợ vận hành hệ thống sau triển khai + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT + Các Vụ chức có liên quan (cử nhân đứng lớp đào tạo đối chiếu số liệu) + Đối tác xây dựng ứng dụng + Cục CNTT Tổ Quản lý dự án TMS Tổ đạo Tổ triển khai Cục Thuế tỉnh/thành triển khai đợt Tổ Quản lý dự án TMS Tổ đạo tổ triển khai Cục Thuế tỉnh/thành triển khai đợt + Tổ QLDA TMS + Tổng cục Thuế + Tổ QLDA TMS + Tổng cục Thuế Bảng 11.2: RACI phạm vi đợt triển khai 12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN (Organization Chart) Tổng cục Thuế Tổ QLDA Đối tác xây dựng ƯD Cục CNTT Vụ KK&KTT Cục Thuế tỉnh/thành phố đợt triển khai TK Đợt TK Đợt TK Đợt TK Đợt TK Đợt Hình 12.1: Sơ đồ tổ chức dự án Ghi chú: Đơn vị độc lập, hỗ trợ dự án theo HĐ xây dựng ứng dụng Gồm Tổ đạo & Tổ triển khai cấp Cục Thuế Nhân cử tham gia đứng lớp đào tạo Cục Thuế Vụ QLN 16 13 QUẢN LÝ RỦI RO Dự án triển khai hệ thống quản lý thuế tập trung (TMS) không gồm rủi ro có Theo tác giả, nhận diện rủi ro sau: STT Vấn đề rủi ro Mức độ Biện pháp giảm nhẹ 01 Ứng dụng TMS xây dựng không đáp ứng theo quy trình quản lý thuế H Quy định rõ điều kiện nghiệm thu hợp đồng ký kết với Đối tác xây dựng ứng dụng (FPT IS) 02 Hạ tầng công nghệ thơng tin khơng tương thích để cài đặt ứng dụng TMS M Sử dụng hiệu nguồn kinh phí dành cho hạ tầng công nghệ thông tin, mua sắm đủ số lượng chất lượng 03 Chậm tiến độ làm ảnh hưởng kế hoạch toàn ngành L Sau đợt triển khai có đánh giá kết rút kinh nghiệm cho đợt sau M Thường xuyên nâng cấp ứng dụng hỗ trợ, đảm bảo ứng dụng dành cho quan thuế người nộp thuế hoạt động theo quy trình quản lý thuế 04 Các ứng dụng hỗ trợ (kê khai nộp thuế điện tử) hoạt động không hiệu 05 Chuyển đổi liệu từ ứng dụng cũ sang ứng dụng khơng xác dẫn đến số liệu nghĩa vụ thuế bị sai, ảnh hưởng đến uy tín quan thuế H Đảm bảo tính chuẩn xác việc chuyển đổi liệu, đợt đối chiếu số liệu trình triển khai phát sai sót phải kịp thời báo cáo, tìm nguyên nhân sai lệch xử lý triệt để 06 Người sử dụng cuối (end users) không tiếp thu tốt kiến thức đào tạo ảnh hưởng đến hiệu dự án L Tổ chức lớp đào tạo người sử dụng thật tốt, có kiểm tra, đánh giá kết học viên sau đào tạo M Đảm bảo ứng dụng nâng cấp, cập nhật thường xuyên Đối tác xây dựng ứng dụng, quy trình theo văn pháp luật hành thuế M Phân trách nhiệm rõ ràng với phận chịu trách nhiệm nhập đuổi liệu, đảm bảo thời gian chuẩn xác H Tìm kiếm nhà cung cấp máy chủ chất lượng, kết nối với dịch vụ bảo hành hỗ trợ kỹ thuật cho máy chủ, đảm bảo ứng dụng hoạt động thông suốt 07 Chính sách thuế thay đổi thời gian diễn dự án 08 Dữ liệu kê khai nộp thuế bị ùn ứ trình chuyển đổi ứng dụng 09 Máy chủ Tổng cục Thuế máy trạm Cục Thuế/Chi cục Thuế không đáp ứng lực lưu trữ xử lý liệu thuế tập trung 17 10 11 12 Tốc độ đường truyền kém, ảnh hưởng đến chất lượng ứng dụng Ứng dụng khơng đáp ứng nhu cầu mong đợi người sử dụng Khơng có kế hoạch quản lý rủi ro từ đầu M Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp mạng chất lượng, đảm bảo, tốc độ đường truyền cao ổn định M Đảm bảo công chức thuế cấp tham gia vào việc thử nghiệm quy trình nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá sau sử dụng H Xác định rủi ro có, từ có kế hoạch ngăn ngừa đối phó với rủi ro nhằm đảm bảo mục tiêu tiến độ dự án Bảng 13.1: Các rủi ro dự án Ghi chú: H: cao M: trung bình L: thấp 14 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA Trong dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS), việc bám sát kế hoạch ban đầu tuân thủ nguyên tắc vấn đề cần nghiêm túc thực Thử thách dự án yêu cầu sách, nghiệp vụ (Luật, Nghị định, Thơng tư, Quy trình quản lý thuế…) thường xuyên thay đổi làm cho việc đáp ứng ứng dụng trở nên khó khăn hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch triển khai ứng dụng Chính lý đó, suốt dự án, phối hợp Tổ quản lý dự án (Tổng cục Thuế), Tổ đạo tổ triển khai (tại Cục Thuế tỉnh, thành phố) góp phần nhanh chóng xử lý vướng mắc phát sinh, từ đảm bảo tiến độ triển khai ứng dụng TMS Hàng tuần, Tổ đạo Tổ triển khai Cục Thuế định kỳ tổ chức họp liên quan đến việc triển khai ứng dụng TMS, ghi nhận ý kiến phản ánh đơn vị q trình triển khai, vận hành TMS…; từ đưa giải pháp cụ thể Trong trường hợp vướng mắc phức tạp văn hóa gửi Tổ quản lý dự án (Tổng cục Thuế) qua email đường cơng văn để có hướng dẫn xác kịp thời 15 MỨC ĐỘ THÀNH CƠNG CỦA DỰ ÁN Mức độ thành cơng Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS) đánh giá mặt sau: 18 Về tiến độ Theo kế hoạch, dự án kết thúc đợt triển khai thứ 19 tỉnh miền Nam vào ngày 17/09/2015 thực tế, khâu cuối đợt triển khai thứ kết thúc tháng 01/2016 (theo Công văn 3521/TCT-CNTT ngày 28/08/2015) So với kế hoạch đề ban đầu dự án bị trễ tháng Việc dự án không kịp tiến độ đề nhìn chung khơng ảnh hưởng nhiều đến khối lượng công việc ngành, khâu cuối dự án thực chất hỗ trợ từ xa Đối tác xây dựng ứng dụng, việc vận hành ứng dụng đảm bảo nằm kế hoạch năm 2015 Việc tiến độ dự án bị trễ nguyên nhân sau: - Xây dựng tiến độ dự án với mốc thời gian q khít, khơng đảm bảo vào thực tế: ngày sau khóa đào tạo key users kết thúc Hà Nội bắt đầu đào tạo end users Cục Thuế tỉnh, thành phố, điều khơng thực khơng đảm bảo chất lượng nhân đào tạo, chuẩn bị hạ tầng đào tạo không đảm bảo thời gian yêu cầu; - Lỗi ứng dụng tìm thấy q trình triển khai địi hỏi FPT IS phải kịp thời sửa lỗi để dự án tiếp tục; - Trong thời gian diễn dự án, có phát sinh ngồi tầm kiểm sốt có thay đổi hệ thống văn pháp luật thuế, quy trình quản lý thuế… đó, ứng dụng phải nâng cấp kịp thời để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý thuế Về chất lượng Chất lượng đánh giá chủ thể quản lý thuế quan thuế, công chức thuế (người sử dụng) người nộp thuế  Đối với quan thuế: - Áp dụng quy trình nghiệp vụ quản lý thuế chuẩn toàn quốc cấp ngành Thuế; - Tránh sai sót trao đổi liệu cấp hệ thống; - Giảm thiểu chi phí vận hành triển khai hệ thống (kinh phí, nhân sự…); - Nâng cấp dễ dàng tận dụng tính cơng nghệ để tối ưu hóa tốc độ hệ thống; 19 - Các cơng tác khóa sổ, đơn đốc, tính tiền chậm nộp thực tự động thay làm thủ cơng trước đây; - Ứng dụng TMS đáp ứng quản lý thuế hộ kinh doanh khoán từ khâu xử lý tờ khai hộ khốn, lập bộ, in thơng báo thuế, cơng khai thơng tin hộ khốn website Nhìn chung, ứng dụng TMS tạo sở tảng để đảm bảo tính thống nghiệp vụ, quy trình xử lý nước; liệu thơng tin hạch tốn đầy đủ, xác; đáp ứng nghiệp vụ quản lý thuế cốt lõi, đặc biệt đáp ứng yêu cầu thí điểm chế độ kế tốn thuế nội địa; hỗ trợ tổng hợp cung cấp liệu quản lý thuế nhanh, tạo điều kiện để mở rộng dịch vụ điện tử cung cấp cho người nộp thuế  Đối với công chức thuế: Ứng dụng TMS xây dựng tảng công nghệ đại, khác nhiều so với ứng dụng quản lý thuế hành giao diện thao tác xử lý gây khó khăn bước đầu cơng chức thuế có tuổi cơng chức vào ngành Tuy nhiên, qua năm triển khai, thói quen, cách nghĩ tư quản lý đại đa số cơng chức thuế phải thay đổi, phải thích nghi ứng dụng sử dụng tất phòng chức quan thuế: Kê khai & Kế toán thuế, Quản lý nợ, Thanh – kiểm tra, Tổng hợp dự án, Tuyên truyền hỗ trợ, Thu nhập cá nhân… Triển khai ứng dụng TMS giảm tải công việc công chức Thuế số khâu: - Các Quyết định truy thu, thu hồi hoàn, phạt q trình – kiểm tra phịng Thanh – Kiểm tra nhập trực tiếp hệ thống thay chuyển Phịng Kê khai nhập trước kia; - Bút toán hạch toán tiền chậm nộp hàng tháng thực tự động hệ thống thay Phòng Kê khai nhập theo đề nghị Phòng Quản lý nợ; - Việc tra cứu thông tin liên quan đến hồ sơ, công văn dễ dàng hơn; - Việc tổng hợp thông tin cho báo cáo định nhanh chóng xác  Đối với người nộp thuế Thời gian xử lý yêu cầu người nộp thuế giảm đi, qua giảm số nộp thuế, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành thuế 20 Bên cạnh lợi ích kể trên, ứng dụng quản lý thuế tập trung triển khai sử dụng toàn quốc cịn có số bất cập định, gây phiền hà cho người nộp thuế ảnh hưởng đến uy tín quan thuế: - Nợ ảo, bêu tên doanh nghiệp nợ thuế khơng xác; - Việc đối chiếu, điều chỉnh nghĩa vụ thuế gây thời gian công sức người nộp thuế lẫn quan thuế ứng dụng TMS chưa hoàn thiện 16 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN Dự án triển khai ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS) hồn tất, cần rút kinh nghiệm để áp dụng tiếp cận công nghệ quản lý tiếp theo: Đối với Tổ quản lý dự án: - Xây dựng tiến độ dự án dựa tính khả thi thực tế; - Làm rõ điều khoản điều kiện nghiệm thu với đối tác xây dựng ứng dụng; - Có chế quản lý rủi ro suốt thời gian diễn dự án, đối phó tốt với rủi ro, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án Đối với quan thuế cấp: - Cơng tác rà sốt, kiểm tra, chuẩn hóa số liệu thuế phải thường xuyên định kỳ (đối tượng quản lý, số nợ…) Việc tổ chức rà soát số liệu, đối chiếu liệu cần thực thường xuyên, trao đổi với nhóm hỗ trợ để làm rõ nguyên nhân, quy trách nhiệm, vai trò bên; - Duy trì chế độ báo cáo thường xuyên để nắm bắt tiến độ thực hiện, vướng mắc tồn để có đề xuất, đạo liệt kịp thời - Nghiêm túc chấp hành đạo cấp không ngừng chủ động sáng tạo giải công việc theo đặc thù riêng đơn vị, tránh áp dụng rập khn máy móc; - Số hóa văn bản, quy trình nghiệp vụ quản lý thuế; - Ban hành tài liệu hướng dẫn sử dụng bước xử lý lỗi sử dụng ứng dụng hệ thống mạng nội để tất công chức thuế truy cập cần; - Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng nhân đơn vị, tránh trường hợp bất cân xứng giải công việc, bất công làm việc nhóm; 21 - Việc phân quyền tài khoản ứng dụng phải thực nguyên tắc: người, việc… để dễ dàng kiểm soát quy trách nhiệm cho sai sót cơng tác quản lý thuế; - Thực quy định bảo mật user password đăng nhập ứng dụng 17 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ ỨNG DỤNG QUẢN LÝ THUẾ TẬP TRUNG - TMS Hình 17.1: Giao diện đăng nhập ứng dụng TMS Hình 17.2: Các menu chức ứng dụng TMS ... triển khai ứng dụng TMS Triển khai Đợt Triển khai Đợt Triển khai Đợt Triển khai Đợt Triển khai Đợt Chuẩn bị triển khai Chuẩn bị triển khai Chuẩn bị triển khai Chuẩn bị triển khai Chuẩn bị triển khai. .. triển khai Triển khai Triển khai Triển khai Triển khai Triển khai Hỗ trợ vận hành hệ thống sau triển khai Hỗ trợ vận hành hệ thống sau triển khai Hỗ trợ vận hành hệ thống sau triển khai Hỗ trợ vận... triển khai 19 Cục Thuế miền Nam gồm: Ninh Thuận, Bình Phước, Tây Ninh, Bình Dương, Đồng Nai, Bình Thuận, Long An, Đồng Tháp, An Giang, Tiền Giang, Vĩnh Long, Bến Tre, Kiên Giang, Cần Thơ, Hậu Giang,