Khóa luận giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho tại chi nhánh cửa hàng highlands coffee

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Hệ thống vận tải hàng hóa Hình 2: FIFO hàng hóa 20 Hình 3: Giao diện Netsuite 27 Hình 4: Giao diện " See orders" 28 Hình 5: Quy trình nhập kho 28 Hình 6:Hóa đơn chứng từ 28 Hình 7: Sổ nhập hàng tươi .29 Hình 8: Sổ nhập hàng khơ .29 Hình 9: Giao diện nhập hàng Seito 29 Hình 10: Quy trình xuất kho 30 Hình 11: Sơ đồ kho hàng .31 Hình 12: Cách xếp hàng Highland Coffees 32 Hình 13:Biểu đồ thể lượng hàng nhập kho năm 2019 34 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 MỤC LỤC  MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài: CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT Tổng quan kho 1.1 Khái niệm .3 1.2 Vai trò .3 1.3 Chức .4 1.4 Nhiệm vụ Quản trị kho hàng 2.1 Khái niệm .4 2.2 Mục đích 2.3 Chức .5 2.4 Nguyên tắc quản trị kho Các tiêu chí đánh giá hiệu quản lý kho 3.1 Phải có hàng tồn kho 3.2 Bố trí mặt sản xuất phù hợp 3.3 Hệ thống giá kệ .14 3.4 Vòng quay hàng tồn kho .14 Các biện pháp thường dùng quản lý kho 15 4.1 Mơ hình 5s – giải pháp cho việc xếp quản lý kho hàng 15 4.2 FIFO (First in First out) 19 Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho 21 Một số phần mềm quản lý 21 6.1 Phần mềm Netsuite .22 6.2 Phần mềm Seito 22 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE 24 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Giới thiệu cửa hàng 24 1.1 Lịch sử 24 1.2 Ý nghĩa logo 3G Highlands Coffee .25 1.3 Tầm nhìn Highlands Coffee 26 1.4 Sứ mệnh Highlands Coffee 26 1.5 Các giá trị cốt lõi Highlands Coffee 26 1.6 Các tiêu chí dịch vụ Tận Tâm Highlands Coffee 26 Quy trình quản lý kho hàng 27 2.1 Đặt hàng qua phần mềm Netsuite 28 2.2 Quy trình nhập kho .28 2.3 Quy trình xuất kho 30 Thực trạng kho hàng 31 3.1 Phương tiện thiết bị kho 31 3.2 Sức chứa .32 3.3 Lượng hàng tồn kho 33 3.4 Vòng quay hàng tồn kho .34 3.5 An toàn vệ sinh thực phẩm 35 3.6 Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho 35 Đánh giá chung hoạt động quản lý kho Highlands coffee .35 4.1 Ưu điểm 35 4.2 Nhược điểm 36 Năng lực nhà quản trị kho 36 5.1 Những cơng việc cần có quản lý kho 36 5.2 Những kỹ quản lý kho định phải có nhân viên kho .37 5.3 Những kỹ quản lý kho định phải có quản lý cửa hàng 37 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA VÀ KẾT LUẬN 39 Định hướng phát triển 39 Giải pháp .39 2.1 Giải pháp 1: Kho tập kết .39 2.2 Giải pháp 2: Kho dự phòng 40 2.3 Kỹ quản lý kho hàng – giải pháp quan trọng .42 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Kết luận .43 Tài liệu tham khảo 44 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với doanh nghiệp, cửa hàng nào, việc quản lý kho hàng đóng vai trị vơ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu kinh doanh chiến lược phát triển công ty: ➢ Làm để bám sát số lượng hàng hóa lưu trữ, cân đối lượng nhập xuất kho để có kế hoạch kinh doanh đắn? ➢ Làm để đảm bảo hàng xuất kịp thời, không bị hết hạn, lỗi thời? ➢ Làm xác định xác vị trí mặt hàng, xuất hàng nhanh chóng có yêu cầu? ➢ Và để loại bỏ nguy thất hàng hóa kho lưu trữ? Nghe khó khăn biết cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả, bạn tiết kiệm nhiều chi phí, giải vấn đề nêu cách dễ dàng, góp phần đưa doanh nghiệp phát triển bền vững Mục tiêu nghiên cứu: ➢ Việc nghiên cứu đề tài: “GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE” nhằm mục đích xử lý tình nêu Doanh nghiệp hay cửa hàng phải có nghiên cứu, xây dựng giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng hàng hóa, tối ưu chi phí lưu trữ để tổ chức vận hành cách hiệu đáp ứng tốt nhu cầu phát triển kinh tế – xã hội Đối tượng phạm vi nghiên cứu: ➢ Đối tượng nghiên cứu: giải pháp hồn thiện hoạt động quản lý hàng hóa chi nhánh cửa hàng highlands coffee ➢ Phạm vi nghiên cứu: lên kế hoạch đặt hàng,cách xếp, theo dõi kiểm tra hàng lưu trữ kho ➢ Phương pháp nghiên cứu: tiếp xúc hệ thống phần mềm làm việc giấy tờ cửa hàng, phân tích phương pháp quản lý trực tiếp tham gia công việc KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Phương pháp nghiên cứu Để phân tích, nghiên cứu đề tài “GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG HĨA TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE” em sử dụng số phương pháp như: nghiên cứu tài liệu,quan sát thực tế học hỏi kinh nghiệm từ anh chị quản lý Kết cấu đề tài: ➢ Đề tài gồm chương: o Chương 1: Tổng quan cửa hàng Highlands Coffee o Chương 2: Cơ sở lý luận o Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý hàng hóa chi nhánh cửa hàng highlands coffee o Chương 4: Giải pháp kiến nghị KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT Tổng quan kho 1.1 Khái niệm Kho tổ hợp tịa nhà SX, cơng trình kỹ thuật; máy móc nâng hạ, thiết bị đặc thù cơng nghệ tự động hóa & CNTT điều tiết kiểm sốt cơng việc, với mục đích thực việc tiếp nhận, phân bố lưu trữ hàng hóa, chuẩn bị hàng hóa cho nhu cầu sản xuất cung ứng liên tục hàng hóa đến người tiêu thụ Hình 1: Hệ thống vận tải hàng hóa 1.2 Vai trị Đảm bảo tính liên tục q trình sản xuất phân phối hàng hố: nhu cầu tiêu dùng biến thiên theo mùa vụ có dao động khó lường Các nguồn cung ln có diễn biến phức tạp hoạt động sản xuất cần trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, lượng dự trữ định kho giúp doanh nghiệp đối phó với thay đổi bất thường điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro điều hồ sản xuất Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên chủ động tạo lô hàng với quy mơ kinh tế q trình sản xuất phân phối nhờ mà giảm chi phí bình qn đơn vị Hơn kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thơng thơng qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm hiệu sở vật chất kho Hỗ trợ trình cung cấp dịch vụ khách hàng doanh nghiệp thơng qua việc đảm bảo hàng hố sẵn sàng số lượng, chất lượng trạng thái lơ hàng giao, góp phần giao hàng thời gian địa điểm Hỗ trợ việc thực trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa… KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 1.3 Chức Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp sử dụng nhà kho địa điểm đến dùng để gom, ghép, tách đồng bộ, hồn thiện hàng hố, để phục vụ tốt nhu cầu khách hàng sở tiết kiệm chi phí vận tải dịch vụ khác Kho bãi đại thường giữ chức sau: ➢ Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác kho đóng vai trị điểm tập kết để hợp thành lô hàng lớn, có lợi nhờ qui mơ tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường phương tiện đầy toa/xe/thuyền ➢ Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp ghép nhiều loại hàng hố khác thành đơn hàng hồn chỉnh, đảm bảo hàng hố sẵn sàng cho q trình bán hàng Sau đơn hàng vận chuyển phương tiện nhỏ tới khách hàng ➢ Bảo quản lưu giữ hàng hoá: đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn số lượng, chất lượng suốt trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích dung tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hố kho 1.4 Nhiệm vụ ➢ Tiếp nhận hàng hóa ➢ Tồn trữ bảo quản hàng hóa ➢ Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng Quản trị kho hàng 2.1 Khái niệm Quản lý kho hàng hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản quản lý số lượng hàng hóa Kho hàng quản lý tốt giữ cho trình sản xuất liên tục, giảm loại chi phí liên quan khiến cho việc khai thác sử dụng kho đạt hiệu cao 2.2 Mục đích ➢ Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Tồn trữ kịp thời cung cấp lúc, không bị thiếu hụt chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục ➢ Đảm bảo tồn trữ hàng hóa có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hàng,tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất ➢ Ln ln có mức dự trữ an tồn ➢ Ghi sổ sách tình hình hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm sốt cần thiết ➢ Thực nhiệm vụ trung tâm tiếp nhận phân phối 2.3 Chức ➢ Bảo quản hàng hóa tốt o Hàng hóa không bảo quản cách cẩn thận, đặc biệt mặt hàng dễ vỡ nông sản dễ hỏng đưa đến tổn thất vô lớn cho cửa hàng Quản lý kho với công việc phân loại, xếp hay theo dõi thơng tin hàng giúp chủ cửa hàng bảo quản hàng hóa tốt Các sản phẩm khơng xảy tình trạng rơi vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, từ giảm thiểu tối đa phát sinh khơng đáng có kinh doanh ➢ Quay vòng tồn kho o Đối với cửa hàng bán lẻ, hàng hóa cốt lõi công việc kinh doanh bạn Nếu vấn đề hàng lỗi hay hàng tem nhãn xảy ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận cửa hàng Do đó, việc quay vịng khơng để tồn kho lớn giúp cửa hàng tránh trường hợp Kiểm soát quản lý lượng hàng tồn kho, chủ hàng dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ tránh tình trạng hàng hóa bị hỏng hạn sử dụng ➢ Bán hàng hiệu o Quản lý kho cách yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh cửa hàng diễn thuận lợi Nếu nắm rõ xác lượng hàng tồn kho, bạn đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho khách hàng, tránh khỏi nguy “cháy hàng” dễ dàng Bên cạnh đó, chủ cửa hàng đưa KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 kế hoạch kinh doanh giảm giá, khuyến dựa thông tin hàng hóa Điều giúp cơng việc bán hàng trở nên hiệu nhiều ➢ Tiết kiệm chi phí o Một lợi ích thiết thực việc quản lý kho giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin mặt hàng, biết sản phẩm bán chậm có khả tồn đọng lớn Từ bạn điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt thời gian Việc giúp chủ cửa hàng tiết kiệm khoản tiền đáng kể từ việc mua bảo quản hàng hóa Bạn sử dụng số tiền để đầu tư vào mặt hàng đưa đến lợi ích cao cho cửa hàng 2.4 Nguyên tắc quản trị kho ➢ Luôn đảm bảo định mức hàng tồn kho ➢ Sắp xếp kho hàng cách khoa học ➢ Đầu tư công nghệ nâng cao trình độ quản lý ➢ Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu Các tiêu chí đánh giá hiệu quản lý kho 3.1 Phải có hàng tồn kho ➢ Có lý khiến doanh nghiệp có nhu cầu hàng tồn kho o Thời gian: Có độ trễ thời gian chuỗi cung ứng (gọi thời gian thực - tiếng Anh: lead time), từ người cung ứng đến người sử dụng khâu, địi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ lượng hàng định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua o Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, lực sản xuất cố định Điều dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, ví dụ hàng hóa tiêu thụ ngày lễ dẫn đến tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đốn tiêu thụ tương lai o Tính bất định: Có bất trắc định nguồn cung, nguồn cầu, giao nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ lượng hàng định để dự phòng Trong trường hợp này, hàng tồn kho giống giảm sốc o Tính kinh tế nhờ quy mơ: Để khai thác tính kinh tế nhờ quy mơ Nếu khơng có hàng tồn kho, doanh nghiệp cần tăng cường hoạt động logistics để nhận hay giao KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 2.3 Quy trình xuất kho Xuất hàng Lập bảng xuất Ghi sổ Tồn hàng Hình 10: Quy trình xuất kho ➢ Bước 1: Từ bảng số liệu hàng nhập hàng hóa xuất khỏi kho trừ trực tiếp bảng ➢ Bước 2: Vào cuối ngày kiểm đếm lại toàn ghi chép vào sổ đếm hàng ngày tất số liệu: số hàng bán ngày, số hàng lại, số hàng hủy… Theo dõi số liệu cho lần đặt hàng ➢ Bước 3: Tổng kết số liệu bắt đầu tồn hàng Công việc kiểm đếm thực thường xuyên nhằm tăng hiệu việc quản lý kho hàng hóa để lần tồn hàng cuối tháng diễn nhanh ➢ Kiểm đếm: Tiến hành kiểm tra theo khu vực, nhóm hàng, gồm có: o Xác định số lượng hàng kho, đối chiếu với bảng số liệu sổ sách liên quan o Kiểm tra chất lượng hàng hóa (có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách,…hay khơng?) o Kiểm tra hạn dùng sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hủy 30 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Các nguy kho hàng (dột, chuột, côn trùng, ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét,…) o Thông qua kết kiểm tra, cửa hàng có biện pháp xử lý khắc phục có sai sót ➢ Báo cáo tổng hợp: Đây bước quan trọng cửa hàng có kho Báo cáo tổng hợp phương pháp tổng hợp số liệu từ sổ ghi chép, tổng hợp phản ánh có hệ thống tình hình kết hoạt động sản suất kinh doanh, tăng giảm so với tháng nhằm đưa biện pháp cải thiện hay chiến dịch marketing phù hợp Ngồi ra, báo cáo tổng hợp cịn phương pháp kế toán nhanh tiện lợi Thực trạng kho hàng Chú thích: (1): cửa vào (2): Tủ đông (3): Bồn rửa chén (4): Giá kệ (5): Nơi để hàng dạng thùng Hình 11: Sơ đồ kho hàng Hàng hóa cần thiết dùng trình làm thành phẩm cửa hàng lần/ tuần Điều giúp cho cửa hàng: giảm thiểu lượng tồn kho lớn, dễ dàng theo dõi bảo quản chất lượng hàng hóa, tiết kiệm chi phí đầu tư khơng gian chứa hàng mặt kho lớn không cần thiết., đơn giản hóa an tồn việc xếp dỡ cho nhân viên, … 3.1 Phương tiện thiết bị kho ➢ Kho xây dựng với tường sàn nhà đủ cứng, phẳng phù hợp để làm kho chứa hàng ➢ Thiết bị tùy theo diện tích cửa hàng gồm có: 31 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o đến bồn rủa chén o đến tủ đông để bảo quản hàng tươi ngắn hạn o Từ đến giá kệ kho thiết kế tầng giúp tiết kiệm không gian kho hàng Dễ dàng lữu trữ, xếp kiểm tra hàng hóa kho Xuất hàng, nhập hàng nhanh chóng, thuận tiện 3.2 Sức chứa ➢ Khi hàng hóa nhập kho, với cửa vào thời gian chứa đựng, vận chuyển, xếp dỡ vào kho trở nên không logic bộn bề Nếu số lượng hàng lớn tập trung lại khó khăn cơng xếp dỡ ➢ Diện tích 5x5 m² sức chứa chưa đến 1000kg, hoạt động cửa hàng không bị gián đoạn nhờ hai lần hàng Giúp kho không bị tồn ứ nhiều chiếm diện tích.Tùy vào doanh thu mà sản lượng loại hàng tồn kho tăng giảm để phù hợp cho kho hàng ➢ Nhờ vào hệ thống giá kệ, giúp tận dụng tối ưu khoảng trống kho Giúp kho trở nên gọn gàng chứa cơng suất cao hơn, đảm bảo bảo quản theo dõi tình trạng hàng hóa ➢ Áp dụng 5S giúp kho đạt hiệu công suất cao Hình 12: Cách xếp hàng Highland Coffees 32 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 3.3 Lượng hàng tồn kho ➢ Về mặt thời gian: Vì hàng hóa lần/ tuần nên việc tích trữ lượng hàng định thực cần thiết Mặt khác, nhân viên đặt hàng phải đảm bảo nguồn nguyên vật liệu kho đủ để đáp ứng thời gian hàng lần sau Tránh tình trạng thiếu hụt hàng, dẫn đến trì trệ ảnh hưởng đến trình hoạt động cửa hàng ảnh hưởng đến doanh thu ➢ Về nhu cầu theo mùa: Đối với ngày lễ, Tết lượng hàng nhập kho cần dự trữ tăng lên đáng kể Để đáp ứng nhu cầu khách hàng cửa hàng phải có đủ lượng hàng tồn kho không vượt nhưỡng tồn trữ kho ➢ Về tính bất định: Có bất trắc định nguồn cung, nguồn cầu, giao nhận hàng khiến cửa hàng muốn trữ lượng hàng định để dự phịng Ví dụ trường hợp, cần đặt số lượng sữa tươi cho lần hàng ngày sau nhà cung cấp báo khoảng ngày giao cho cửa hàng Lúc này, cửa hàng phải đưa giải pháp phù hợp để trì tiến độ hoạt động ➢ Tính kinh tế nhờ quy mơ: Nếu khơng có hàng tồn kho, cửa hàng khơng thể hoạt động hiệu nhiều thời gian chi phí cho việc ln chuyển hàng hóa ngày Và việc chia nhỏ lượng hàng hóa cho ngày phức tạp khó kiểm sốt 33 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Biểu đồ thể lượng hàng nhập kho năm 2019 450,000,000 400,000,000 350,000,000 300,000,000 250,000,000 200,000,000 150,000,000 100,000,000 50,000,000 Quý I Quý II Quý III Quý IV Hàng tươi 150,075,000 90,620,000 87,000,000 180,029,000 Hàng khô 290,080,000 125,053,000 100,470,000 387,030,000 Hình 13:Biểu đồ thể lượng hàng nhập kho năm 2019 ➢ Dựa vào biểu đồ thể lượng hàng nhập kho năm 2019 cho ta thấy: o Quý IV có lượng nhập kho cao nhất, gần vào dịp cuối năm Nhu cầu sử dụng dịch vụ cửa hàng tăng cao Đặt hàng nhiều lần trước cần thiết o Quý I quý IV có lượng nhập hàng cao quý II quý III Từ đưa số liệu đặt hàng phù hợp để nhập kho Tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa o Quý III có số lượng nhập kho khoảng thời gian khơng có ngày lễ đặc biệt, cần lưu ý tránh đặt hàng nhiều, lượng hàng tươi ngắn hạn 3.4 Vòng quay hàng tồn kho ➢ Kho chứa lượng lớn sản phẩm hàng tươi ngắn hạn, nhanh hỏng dễ biến dạng Cần phải theo dõi thường xuyên có biện pháp kịp thời để xử lý tình ➢ FIFO để tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng không tồn kho 34 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Nhiệt độ tủ lạnh bị thay đổi máy móc hư hỏng, cần theo dõi nhiệt độ hàng ngày sản phẩm đơng lạnh 3.5 An tồn vệ sinh thực phẩm ➢ Hàng hóa phải có nguồn gốc, nhãn mác, bao bì rõ ràng Khơng tùy tiện sử dụng hàng hóa bên khác nhà cung cấp cửa hàng định sẳn ➢ Xếp dỡ tránh tình trạng nhiễm chéo làm xuống cấp chất lượng sản phẩm ➢ Sản phẩm khơng đảm bảo u cầu an tồn vệ sinh thực phẩm cần tiêu hủy báo cáo lại cho nhà cung cấp ➢ Khi sản phẩm xảy vấn đề, cần kiểm tra sản phẩm gần kề liên quan đưa giải pháp thích hợp để xử lý 3.6 Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho ➢ Tính chất hàng hóa: o Vì hàng hóa thuộc dạng thực phẩm nên dễ xảy vấn đề từ môi trường: nhiệt độ kho không phù hợp, ẩm thấp, dễ vỡ,… o Đối với hàng café dễ hút ẩm, cần phải để kệ cao khô o Đối với hàng đông lạnh, cần kiểm tra nhiệt độ ngày báo cáo sớm vấn đề xảy o Cần lưu ý loại bao bì hàng hóa để xếp chồng khơng bị đỗ ngã ➢ Giấy tờ chứng từ gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động ổn định kho ➢ Thay đổi vị trí cố định, xếp q tải, khơng phân biệt loại hàng hóa làm kho hoạt động không hiệu Đánh giá chung hoạt động quản lý kho Highlands coffee 4.1 Ưu điểm ➢ Đối với cửa hàng: o Bảo quản hàng hóa tốt o Tránh thất hàng hóa o Giảm thiểu chi phí đầu tư cho hàng tồn kho o Dễ theo dõi lượng hàng tươi ngắn hạn ➢ Đối với nhân viên: o Dễ kiểm đếm theo dõi tình trạng hàng hóa 35 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Luôn thực 5S o Teamwork giúp tiến độ công việc xử lý nhanh ➢ Đối với quản lý: o Có thể theo dõi tiến độ hoạt động cửa hàng thông qua phần mềm sổ sách o Giúp cho việc lập báo cáo khơng gặp khó khăn 4.2 Nhược điểm ➢ Vì hàng hóa lần/ tuần, khơng đưa số liệu xác để đặt hàng khơng tránh khỏi việc thiếu thừa hàng o Thiếu hàng vì: số lượng khách hàng tăng đột biến, làm cho lượng hàng tồn cho ngày bị giảm, dẫn đến không đáp ứng cho khách hàng o Dư hàng vì: số lượng khách hàng giảm đột biến, làm cho lượng hàng tồn cho ngày bị tăng, dẫn đến dư thừa lại khơng có khách để đáp ứng ➢ Vì cửa hàng sử dụng lượng lớn hàng tươi ngắn hạn nên thiếu thừa xảy việc hủy hàng khơng thể tránh khỏi, dẫn đến tốn chi phí ➢ Ngồi ra, q trình lưu trữ bảo quản kho, hàng hóa xảy vấn đề khơng xử lý hay hết hạn không FIFO, buộc hủy Thì cửa hàng phải chịu tồn chi phí tổn thất ➢ Tuy nhiên, chi nhánh cửa hàng gần hỗ trợ giải phóng mặt hàng cận ngày cách đổi hàng bán hộ Nhưng chi phí vận chuyển tự chịu Năng lực nhà quản trị kho Đối với quản lý cửa hàng, bên cạnh công việc quản trị hoạt động bán hàng quản lý kho cơng việc quan trọng khơng Quản lý hàng hóa kho tốt giúp tăng hiệu cho hoạt động kinh doanh cửa hàng 5.1 Những cơng việc cần có quản lý kho Quản lý kho hoạt động phức tạp với nhiều công việc khác liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản quản lý số lượng hàng hóa có kho Những công việc quản lý kho giúp đảm bảo tính liên tục q trình bán hàng giảm thiểu chi phí lưu thơng cho cửa hàng Quản lý kho bao gồm cơng việc sau: ➢ Sắp xếp hàng hóa có kho 36 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Kiểm tra đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa kho ➢ Thực thủ tục xuất nhập hàng hóa ➢ Tiếp nhận kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất nhập theo quy định ➢ Thực việc xuất/nhập hàng hóa ➢ Ghi phiếu nhập, xuất kho ➢ Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn ➢ Theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa ln định mức tồn kho tối thiểu ➢ Hỗ trợ thực công việc kiểm kho 5.2 Những kỹ quản lý kho định phải có nhân viên kho ➢ Kỹ kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho o Một hoạt động quan trọng nhân viên kho tiếp nhận kiểm tra hóa đơn (số lượng, hạn sử dụng, nguyên vẹn hay hư hỏng,…) giấy tờ lưu chuyển hàng hóa Do nhân viên cần có hiểu biết thành thạo kỹ kiểm tra theo dõi để tiến hành công việc cách thuận lợi Bên cạnh nhân viên cần am hiểu việc làm giấy tờ nhập xuất kho đầy đủ chi tiết cho cửa hàng ➢ Kỹ xếp quản lý hàng hóa kho khoa học o Sắp xếp quản lý hàng hóa kỹ cần thiết giúp tăng hiệu cho việc quản lý tiết kiệm diện tích kho Nhân viên kho cần am hiểu cách thức xếp loại hàng hóa định biết cách giữ không gian kho sẽ, ngăn nắp Và đặt biệt, FIFO điều thiếu việc xắp xếp hàng hóa cũ-mới ➢ Kỹ kiểm kho nhanh chóng, hiệu o Kiểm kho cơng việc địi hỏi cẩn thận, tỉ mỉ kỹ chuyên môn nhân viên Cần phải nắm vững quy trình hoạt động cần có việc kiểm kho để thực kiểm kê hàng hóa cách tốt hạn chế sai sót xảy Kiểm kho hiệu khơng giúp quản lý cửa hàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa xác mà cịn hỗ trợ lên kế hoạch nhập hàng phù hợp 5.3 Những kỹ quản lý kho định phải có quản lý cửa hàng ➢ Hệ thống hóa thơng tin, sổ sách kho 37 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 o Số lượng hàng hóa lớn q trình xuất nhập liên tục yêu cầu nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng đầy đủ Tuy nhiên hoạt động tốn nhiều thời gian cơng sức gây nhiều nhầm lẫn, sai sót Do đó, người quản lý cần hệ thống hóa thơng tin sổ sách kho phần mềm đại Các phần mềm quản lý kho không hỗ trợ quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng mà cịn giúp người quản lý theo dõi tình hình kho hiệu nhiều ➢ Kỹ mềm người quản lý o Quản lý cửa hàng bên cạnh kỹ chuyên môn quản lý kho cần có kỹ mềm trình làm việc Là người biết lắng nghe, chủ động đối thoại với nhân viên để tránh xung đột đề phương pháp giải hợp lý Bên cạnh đó, kỹ lên kế hoạch kỹ lãnh đạo cần thiết để quản lý cơng việc cửa hàng hiệu 38 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA VÀ KẾT LUẬN Định hướng phát triển ➢ Highlands Coffee nỗ lực không ngừng để mở rộng hệ thống cửa hàng toàn quốc Và để trở nên người bạn đồng hành gần gũi, tự hào phục vụ người Việt, lúc, nơi; mang giá trị Việt xa đến với bạn bè quốc tế ➢ Tính đến tháng 8/2019, Highlands Coffee chuỗi cà phê có số lượng quán lớn Việt Nam với 300 quán trải dài khắp 24 tỉnh thành Không ngừng đặt chân đến vùng đất khắp nước, Highlands Coffee mang giá trị Việt đến giới với chuỗi 50 quán cà phê giới ➢ Hoàn thiện quán café 3.5G kết hợp với việc nâng cấp kho chứa hàng tiên tiến, đại để xứng tầm vươn giới Áp dụng công nghệ 4.0 vào hệ điều hành quản lý kho hàng Giải pháp Với gần 400 cửa hàng trải dài khắp tỉnh thành Việt Nam cửa hàng khu vực tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói riêng Em đề xuất phương án để giải tình trạng kho chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee khu vực tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Tốc độ tăng trưởng cửa hàng ngày tăng đồng nghĩa với việc lượng hàng tồn kho tăng theo dẫn đến diện tích kho hàng ngày thu nhỏ lại 2.1 Giải pháp 1: Kho tập kết Kho tập kết tòa nhà xây dựng địa điểm trang bị điều kiện định để sử dụng cho việc chứa lưu trữ hàng hoá Hàng hóa lưu trữ bao gồm nguyên liệu, vật liệu đóng gói, hàng hóa thành phẩm liên quan đến quá trình làm thành phẩm a Chức ➢ Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác kho đóng vai trị điểm tập kết để hợp thành lơ hàng lớn, có lợi nhờ qui mô tiếp tục vận chuyển tới cửa hàng phương tiện xe cộ ➢ Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng cửa hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lơ hàng lớn ra, phối hợp ghép nhiều loại hàng hoá khác thành đơn hàng hồn chỉnh, đảm bảo hàng hố sẵn 39 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 sàng cho q trình bán hàng Sau đơn hàng vận chuyển phương tiện nhỏ tới cửa hàng ➢ Bảo quản lưu giữ hàng hoá: Đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn số lượng, chất lượng suốt q trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích dung tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hố kho b Đặc điểm Đối với nhà kho có chức thương mại cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo quản hàng hóa, đồ vật thường tòa nhà lớn xây dựng vùng đất rộng rãi, phẵng, có khơng gian thống Hệ thống kho bãi xây dựng theo kiến trúc khép kín để bảo vệ hàng hóa tránh khỏi mát, hao hụt c Bên nhà kho Hệ thống kho tập kết kết nối liên hoàn với cửa hàng gần kề theo tỉnh thành để việc lưu thơng hàng hóa thuận tiện Một số quy định nước bắt buộc kho phải đảm bảo điều kiện phòng cháy chữa cháy Được trang bị hệ thống đông lạnh hay tủ đông lạnh phù hợp với số lượng hàng hóa kho kiểm tra, bảo trì chặc chẽ Hàng hóa đơng lạnh mặt hàng tươi ngắn hạn bảo quản lưu trữ với nhiệt độ thấp -5°C đến -10°C Với mặt hàng cần làm mát, nhiệt độ bảo quản lưu trữ 3°C đến -3°C d Ưu điểm nhược điểm ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ Ưu điểm Hàng gom kho tập kết để lưu trữ, cửa hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời → tăng doanh thu Giảm tình trạng hàng tươi ngắn hạn hết hạn sử dụng Đầu tư cho kho hàng →bảo quản tốt, tránh hư hỏng hàng hóa Áp dụng cơng nghệ 4.0 giúp việc kiểm sốt tốt Giảm cơng việc chi phí chi trả cho nhân viên thức kiểm đếm hàng hóa ngày ➢ ➢ ➢ ➢ Nhược điểm Phải đầu tư khoản chi phí lớn cho: Hệ thống cơng nghệ cao: camera giám sát, phần mềm quản lý, máy móc, thiết bị kèm Hệ thống phịng cháy chữa cháy, an tồn cho người hàng hóa Hệ thống nhân sự: thủ kho, nhân viên xếp dỡ, bảo vệ, lao công … 2.2 Giải pháp 2: Kho dự phòng Phương án đề xuất nhằm giảm chi phi cho việc xây dựng đầu tư khoản chi phí lớn cho kho hồn chỉnh Vệc th kho để dự trữ bảo quản lượng hàng lớn phục vụ cho cửa hàng vào ngày đặc biệt lễ Tết phương án tốt 40 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Tuy nhiên, việc thuê kho cần đáp ứng số tiêu chí sau: a Vị trí thuê: địa điểm bạn muốn đặt để làm nơi lưu giữ , bảo quản hàng hóa ➢ Là nơi trung chuyển hàng hóa, kho phải thuận tiện cho xe lưu thông nhằm đáp ứng kịp thời việc phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho từ kho đến cửa hàng Do đó, cần tìm kho khu vực có vị trí giao thơng thuận tiện ➢ Kho có cao ráo, không bị ngập, đặc biệt bạn cần lưu ý khu vực bạn định th có hay xảy tình trạng ngập, điều có lẽ người th thường khơng lường trước tình VD: khu vực định thuê có vị trí nằm vùng ngập bị lập ngập trời mưa thật tai họa Khi đó, kho nhiều bị ảnh hưởng tiến độ hàng hóa phân phối chậm Khu vực chắn có độ ẩm cao khơng thích hợp chứa hàng thực phẩm Dễ bị mối mọt, chuột b Diện tích hình thức th ➢ Hiện nay, thị trường cho thuê kho bãi nhiều, đa dạng hình thức lựa chọn để thuê như: thuê theo mét, thuê theo đầu tấn, th theo dạng khốn, … Do đó, Highlands Coffee cần xác định lượng hàng tồn trữ, quy cách xếp chất cao lớp, dãy, mã hàng, để xác định diện tích cần thuê Nếu mã hàng cần phân loại số lơ, số lot…sẽ phải nhiều diện tích lối để lấy hàng Thông thường phần lối chiếm khoảng 10% diện tích chất hàng hóa c Giá thuê ➢ Giá thuê thuê tùy theo khu vực, tình trạng kho, sở đầu tư vật chất PCCC, môi trường, có cầu xe nâng, palang,… mà có giá thuê khác Có kho có dịch vụ quản lý hàng hóa kèm có giá cao hơn, người thuê giảm bớt chi phí quản lý nhân sự, rủi ro hàng hóa,… d Thời gian thuê ➢ Đa phần thuê, mong muốn ổn định dài lâu Tuy nhiên, cần xem xét khoản nội dung hợp đồng thuê, đầu tư sở hạ tầng mà định ký kết thời gian dài hạn e Dịch vụ cung cấp ➢ Các dịch vụ cung cấp kho cho th có đầy đủ khơng, gồm dịch vụ sau: o Dịch vụ cung cấp điện o Dịch vụ nước sinh hoạt o Dịch vụ bốc xếp xe nâng- nhân công o Dịch vụ vận chuyển hàng hóa o Dịch vụ quản lý hàng hóa o … f Những điều khoản cần có hợp đồng ➢ Đảm bảo an ninh, an toàn, ổn định giá suốt thời gian thuê 41 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 ➢ Trong trường hợp lý hợp đồng trước thời hạn, báo trước văn bảng 30 ngày ➢ Trong q trình thực Hợp đồng, có sửa đổi bổ sung bên tiến hành lập phụ lục hợp đồng, mẫu giấy ủy quyền Phụ lục hợp đồng, mẫu giấy ủy quyền phần khơng tách rời hợp đồng Khi có thay đổi thông tin chủ thể ủy quyền nhận ủy quyền khách hàng có nghĩa vụ thơng báo việc thay đổi g Ký kết hợp đồng ➢ Hai bên ký tên đóng dấu, kèm theo giấy phép đăng ký kinh doanh ngành nghề công ty h Ưu điểm nhược điểm Ưu điểm ➢ Lượng hàng tồn lớn có nơi lưu trữ bảo quản, cửa hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời → tăng doanh thu ➢ Giảm nguy hàng tươi bị hư hỏng không đủ trang thiết bị bảo quản Nhược điểm ➢ Vì thuê kho nên địa điểm nhiều lần thuê thay đổi, dẫn đến nhiều khó khăn như: tìm kiếm địa điểm, giá thay đổi, đầy đủ tiêu chí nêu 2.3 Kỹ quản lý kho hàng – giải pháp quan trọng ➢ Quản lý có vai trị quan trọng việc hoàn thiện kho hàng Việc xếp, lưu trữ, bảo quản hay kiểm tra cần vào định giám sát chặt chẽ từ quản lý kho Họ chìa khóa mấu chốt cho việc hoàn thiện tất kho hàng Tuy nhiên, nhân viên quản lý kho phần lớn nhân viên thức Họ nhân viên chưa thông qua lớp học quản lý kho, nên việc đào tạo kỹ quản lý kho hàng, cần trọng, nâng cao ưu tiên hàng đầu o Mở lớp đào tạo kỹ quản lý kho sử dụng phần mềm Thao tác nhanh giúp tiết kiệm thời gian kiểm sốt đơn giản hóa giấy tờ o Theo dõi khả quản lý nhân viên để đưa phương pháp đào tạo phù hợp Tránh trường hợp lặp lại lỗi sai khơng có điểm dừng o Chia việc đồng cho toàn nhân viên, tránh làm việc riêng rẽ gây ảnh hưởng đến đội nhóm 42 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Kết luận Với giải pháp em đề từ góc nhìn sinh viên làm việc chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee mang mục đích hướng tới tương lai giải pháp " kho tập kết" hướng tới cải thiện thực trạng giải pháp " kho dự phòng" Highlands Coffee không ngừng tăng trưởng phát triển vươn tầm giới Việc sử dụng kho tập kết mang lại nhiều thuận lợi cho cửa hàng tiết chế nguồn chi phí từ kho hàng Mặc dù chi phí đầu tư cho kho hồn chỉnh cao đổi lại, kho tập kết giải pháp hoàn thiện quản lý kho hàng tương lai Kho dự phòng giải pháp em ưu tiên lựa chọn để làm giải pháp hoàn thiện quản lý kho hàng chi nhánh cửa hàng Highlands Coffee Và cuối cùng, dù áp dụng kho tập kết hay kho dự phịng việc quản lý kho vô cần thiết Khi kho quản lý tốt, hoạt động cửa hàng không bị gián đoạn phát triển tốt 43 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2020 Tài liệu tham khảo Tài liệu Highland Coffees http://www.anthinh.com/giai-phap/chi-tiet/giai-phap-quan-ly-kho-70/ https://www.slideshare.net/trongthuy2/chuyen-de-cong-tac-quan-tri-hang-ton-khotai-cong-ty-thiet-bi-moi-truong-diem-8-hay https://sitemage.com/posts/tong-quan-ve-quan-ly-vat-tu-kho-cong-trinh-xay-dungphan-1https://tuyencongnhan.vn/tin-tuc/fifo-la-gi-nhung-dieu-can-biet-ve-fifo https://faceworks.vn/chi-tiet/ky-nang-quan-ly-kho/ 44 ... quan cửa hàng Highlands Coffee o Chương 2: Cơ sở lý luận o Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý hàng hóa chi nhánh cửa hàng highlands coffee o Chương 4: Giải pháp kiến nghị KHÓA LUẬN... trị hoạt động bán hàng quản lý kho công việc quan trọng không Quản lý hàng hóa kho tốt giúp tăng hiệu cho hoạt động kinh doanh cửa hàng 5.1 Những cơng việc cần có quản lý kho Quản lý kho hoạt động. .. đề tài: “GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO TẠI CHI NHÁNH CỬA HÀNG HIGHLANDS COFFEE? ?? nhằm mục đích xử lý tình nêu Doanh nghiệp hay cửa hàng phải có nghiên cứu, xây dựng giải pháp nhằm