Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp luận văn tốt nghiệp đại học

Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp Giảng viên hướng dẫn : THS.Phan Anh Phong Sinh viên thực hiện : Cao Khắc Đường Lớp : 47K – KS. CNTT. VINH, 2011 SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 1 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . Mục lục Mục lục 2 LỜI CẢM ƠN 3 LỜI NÓI ĐẦU .4 Chương 1: Tổng quan về hệ thống thư điện tử 5 1.Tìm hiểu về thư điện tử 6 1.1.Khái niệm .6 1.2.So sánh Email với bưu chính thông thường .6 1.3.Phần mềm thư điện tử 8 1.4.Cấu trúc của một địa chỉ email 9 1.5.Phương thức hoạt động của một hệ thống thư điện tử 11 1.6.Các giao thức được sử dụng trong một hệ thống E-mail .13 2.Tìm hiểu một hệ thống E-mail .18 2.1.Mail server là gì? .18 2.2.Các công việc cần thiết để quản trị hệ thống thư điện tử .19 2.3.Giới thiệu một số hệ thống Mail 20 2.4.Một số hệ thống Mail thường sử dụng 22 Chương 2: Triển khai hệ thống mail server cho doanh nghiệp với MDaemon v.10 trên Windows Server 2003 24 1.Đặt vấn đề .24 3.Giới thiệu phần mềm quản lý email MDaemon v10 .26 4.Triển khai 28 Chương 3: Triển khai hệ thống mail online cho doanh nghiệp trên Google Apps 40 1.Tổng quan về Google Apps 40 2.Thiết lập Google Apps Gmail 41 Bước 1: Đăng ký và đăng nhập .42 Bước 2: Xác minh quyền sở hữu tên miền 42 Bước 3: Tuỳ chỉnh Google Apps 43 Bước 4: Tạo tài khoản người dùng .43 Bước 5: Di chuyển dữ liệu và kích hoạt email .44 Bước 6: Triển khai Google Apps 45 3.Cấu hình nâng cao 45 3.1.Catch-all Address 45 3.2.Để vô hiệu hoá địa chỉ nhận tất cả thư: 45 3.3.Whitelist/Blacklist .46 3.4.Thiết lập bản ghi SPF 46 3.5.Cài đặt quản trị viên cho truy cập IMAP và POP .47 3.6.Định tuyến email .48 3.7.Tuỳ chọn di chuyển 50 Kết luận chung .58 1.Ưu điểm 58 SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 2 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . 2. Nhược điểm 58 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN 59 LỜI CẢM ƠN SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 3 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . Để hoàn thành đề tài tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực, phấn đấu của bản thân còn có giúp đỡ của các Thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình và chu đáo của Thầy giáo Ths Phan Anh Phong ,người đã hướng dẫn em hoàn thành đề tài tốt nghiệp này. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến thầy giáo hướng dẫn Th.s Phan Anh Phong, người đã tận tình chỉ bảo giúp em hoàn thành đề tài. Em cũng xin gửi lời tri ân tới gia đình, bè bạn đã cổ vũ, động viên luôn bên cạnh giúp em hoàn thành đề tài này. Em xin gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới toàn thể thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài. Mặc dù có nhiều cố gắng song do còn hạn chế về trình độ, tài liệu và thời gian thực hiện đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự đóng góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo cũng như của các bạn. Kính chúc toàn thể các thầy cô luôn mạnh khoẻ, hạnh phúc. Nghệ an, tháng 05 năm 2011 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, cùng với sự phổ biến của Internet, việc trao đổi thông tin, giao dịch qua e-mail là thường xuyên và dễ dàng. Với các lợi thế vốn có của e-mail mà hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện tại đã dùng e-mail vào việc troi đổi SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 4 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với các đối tác, khách hang. Đứng dưới góc độ người dùng e-mail thông thường thì việc tạo lập, sử dụng một hòm thư điện tử là tương đối dễ dàng, nhưng để hiểu về bản chất và cách thức hoạt động của một hệ thống thư điện tử đó cùng với việc xây dựng và quản trị nó như thế nào là vấn đề mà không phải người dùng phổ thông nào cũng biết. Với việc ngày càng nhiều các doanh nghiệp có website riêng, tên miền internet thì việc xây dựng một mail server là một đòi hỏi tất yếu để trao đổi thông tin nội bộ cũng như với đối tác, khách hàng. Ngoài ra, trong trào lưu phát triển của công nghệ, điện toán đám mây đã và đang dần chiếm được một chỗ đứng nhất định. Google apps được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây. Nó đã đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, công ty vừa và nhỏ trong việc sử dụng e-mail riêng một cách thuận tiện, tối giản chi phía thay cho việc triển khai một hệ thống mail server hoàn chỉnh. Mặc dù mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm của nó song nếu chúng ta biết tận dụng lợi thế về mặt công nghệ để áp dụng phù hợp cho từng doanh nghiệp, công ty trong điều kiện cụ thể sẽ mang lại nhưng lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Nghệ An, tháng 5/2011 Sinh viên thực hiện Cao Khắc Đường Chương 1: Tổng quan về hệ thống thư điện tử. SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 5 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . 1. Tìm hiểu về thư điện tử 1.1. Khái niệm Thư điện tử, hay email (từ chữ electronic-mail) là phương pháp trao đổi thông điệp số từ một người gửi tới một hoặc nhiều người nhận. Email hiện đại hoạt động thông qua môi trường Internet hoặc trong các hệ thống mạng máy tính khác. Những hệ thống email đầu tiên yêu cầu phía gửi và phía nhận email phải online cùng thời điểm gửi/nhận, giống như các thông điệp tức thời. Các hệ thống email ngày nay dựa trên mô hình lưu trữ và chuyển tiếp (store and forward). Các máy chủ email chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối và lưu trữ các thông điệp. Những người dùng không cần phải cùng lúc online, mà chỉ cần kết nối tới máy chủ mail trong 1 khoảng thời gian đủ để gửi đi các thông điệp hoặc nhận về các thông điệp. Email là một phương tiện thông tin rất nhanh. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính đặc biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, phim, và đặc biệt các phần mềm thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích với kiểu tệp HTML. Mỗi nhà cung cấp dịch vụ email đều cung cấp ba dịch vụ cơ bản là: • Gửi email • Nhận email • Lưu trữ email đã nhận, ít nhất là lưu trữ tạm thời. 1.2. So sánh Email với bưu chính thông thường. Thay vì viết thư bằng giấy mực và bút thì người gửi chỉ cần gõ chữ từ bàn phím của máy tính và biết dùng một phần mềm thư điện tử (email program). Lá thư được gửi trên hệ thống bưu chính là vật liệu không cần máy nhận hay máy gửi. Trong khi đó, nếu gửi thư điện tử, chỉ có các tín hiệu điện mã hoá nội dung bức thư điện tử được truyền đi đến máy nhận. Do đó, chỉ có nội dung hay SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 6 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . cách trình bày lá thư điện tử là được bảo toàn. Trong khi đó, dùng đường bưu điện người ta có thể gửi đi các vật liệu hàm chứa thêm nội dung hay ý nghĩa khác. Điều này có thể rất quan trọng đối với nhiều người. Vận tốc truyền thư điện tử chỉ vài giây đến vài phút và chi phí rất nhỏ không đáng kể so với gửi qua đường bưu điện. Dùng thư điện tử thì bất kỳ lúc nào cũng có thể mở phần mềm thư điện tử ra đọc nên tiện lợi hơn là việc phải bỏ thư ở các thùng thư. Đồng thời, vì mỗi người dùng thư đều phải nhập mật khẩu vào máy nên thư điện tử sẽ khó bị người ở chung đọc lén so với thư gửi bưu điện. Nhưng ngược lại, các tay tin tặc xa lạ có thể xâm nhập vào hệ thống thư điện tử của cá nhân nếu như các mật mã hay các hệ thống an toàn phần mềm bị bẻ gãy. Khối lượng gửi và nhận thư điện tử có thể nhiều hơn thư bưu điện rất nhiều lần. Đối với các dịch vụ thư điện tử mới thì dung lượng có thể lên đến hàng Gbyte như dịch vụ của Gmail chẳng hạn, hay nhiều hơn. Số thư có thể dự trữ trong dung lượng này tương đương với vài bộ tự điển bách khoa. Các trường hợp thư phá hoại trên hệ thống bưu điện (như là thư có bột antrax, thư bom, .) rất hiếm có nhưng có thể gây thương vong. Ngược lại, hệ thống thư điện tử, không thể gây thương tích mà thường rất phải đương đầu với nhiều vấn nạn như virus máy tính, các thư rác (spam mail), các thư quảng cáo (advertisement mail) và các thư khiêu dụ tình dục (pornography mail), đặc biệt là cho trẻ em, thì lại rất nhiều. Đối với các loại thư độc hại (malicious mail) này người dùng cần phải cài đặt thêm các tiện ích hay chức năng lọc (sẵn có trong phần mềm hay phải mua thêm) để giảm trừ. Tuy nhiên, một điều chắc chắn là không có công cụ phần mềm nào là tuyệt tối. Các dạng chuyển tiếp (chain mail) trong đó người nhận lại chuyển đi nội dung lá thư cho một hay nghiều người khác thường cũng phổ biến trong cả hai hệ thống bưu chính và thư điện tử. Khả năng ảnh hưởng về thông tin của hai loại này là tương đương mặc dù thư điện tử chuyển tiếp có nhiều xác suất gây nhiễm virus máy tính. SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 7 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . Hộp thư là nơi cất giữ các thư từ với địa chỉ hẳn hoi. Tương tự, trong hệ thống thư điện tử, thì hộp thư này tương đương với phần dữ liệu chứa nội dung các email cộng với địa chỉ của người chủ thư điện tử. Điểm khác biệt ở đây là hộp thư điện tử sẽ có nhiều chức năng hơn là việc xoá bỏ các thư cũ. Mỗi người có thể có một hay nhiều địa chỉ email (và phải được đăng ký qua một hệ thống nào đó). Mỗi hộp thư sẽ có một địa chỉ phân biệt không bao giờ trùng với địa chỉ email khác. Như vậy có thể hoàn toàn không nhầm lẫn khi dùng danh từ hộp thư điện tử hay hòm thư điện tử (email account) để chỉ một phần mềm email đã được đăng kí dùng để nhận và gửi email cho một cá nhân. 1.3. Phần mềm thư điện tử. Phần mềm thư điện tử (email software) là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ). Thông tin có thể đưa vào phần mềm thư điện tử bằng cách thông dụng nhất là gõ chữ bàn phím hay cách phương cách khác ít dùng hơn như là dùng máy quét hình (scanner), dùng máy ghi hình số (digital camera) đặc biệt là các Web cam. Phần mềm thư điện tử giúp đỡ cho việc tiến hành soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xoá hay lưu giữ các (điện) thư. Có hai trường hợp phân biệt phần mềm thư điện tử là Email Clients và WebMail. Nơi cung ứng phần mềm cũng như phương tiện chuyển thư điện tử gọi là nhà cung ứng dịch vụ thư điện tử (email sevice provider). Máy tính làm việc cung ứng các dịch vụ thư điện tử là MTA (từ chữ mail transfer agent) hay là đại lý chuyển thư. Vì đây là máy chủ nên khi không bị nhầm lẫn với các loại máy chủ khác thì người ta cũng gọi MTA là máy chủ hay rõ hơn là máy chủ thư điện tử. Các dịch vu thư điện tử có thể được cung ứng miễn phí hay có lệ phí tuỳ theo nhu cầu và mụch đích của ngưòi dùng. Ngày nay, email thường được cung cấp kèm với các phương tiện Internet khi người tiêu dùng ký hợp đồng với các dịch vụ Internet một cách miễn phí. SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 8 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . 1.3.1. Email Client. Loại phần mềm thư điện tử được cài đặt trên từng máy tính của người dùng gọi là email client, hay phần mềm thư điện tử (cho) máy khách và yêu cầu người dùng cấu hình chúng với các chi tiết do nhà cung cấp dịch vụ email đưa ra để có thể gửi và nhận Email. Nó cho phép thực thi các hành động như soạn và gửi các tin nhắn email, lấy các tin nhắn email mới và xem các tin nhắn email cũ. Các thí dụ loại phần mềm này bao gồm: Microsoft Outlook, Google Apps, Microsoft Outlook Express, Netscape Comunicator, hay Eudora. Phần mềm thư điện tử này còn có tên là MUA (từ chữ mail user agent) tức là Tác nhân sử dụng thư. Một cách gọi tên thông dụng khác của email client là ứng dụng thư điện tử (email application) nếu không bị nhầm lẫn. 1.3.2. WebMail. Cũng giống như Email Client, nó cho phép soạn, gửi tin nhắn email, xem các tin nhắn email cũ và mới, thực hiện các hành động email khác. Tuy nhiên, không giống như email client, webmail là loại phần mềm thư điện tử không cần phải cài đặt mà nó được cung ứng bởi các máy chủ (web server) của nhà cung cấp dịch vụ email trên Internet gọi là WebMail, hay Phần mềm thư điện tử qua Web thông qua bất cứ một máy tính nào kết nối đến Internet và có một trình duyệt Web tương thích như Internet Explorer hoặc Firefox. WebMail không yêu cầu cấu hình cấu hình, chúng ta chỉ cần đăng nhập và chúng sẽ làm việc. Tuy nhiên chúng ta có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với các hoạt động ưu tiên của mình. 1.4. Cấu trúc của một địa chỉ email Tương tự như việc gửi thư bằng bưu điện, việc gửi thư điện tử cũng cần phải có địa chỉ của nơi người gửi và địa chỉ của nơi người nhận. Địa chỉ của E- Mail được theo cấu trúc như sau: user-mailbox@domain-part (Hộp-thư@tên- miền). - User-mailbox (hộp thư): là địa chỉ của hộp thư người nhận trên máy chủ quản lý thư. Có thể hiểu như phần địa chỉ số nhà của thư bưu điện thông thường. SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 9 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . - Domain-part (tên miền):là khu vực quản lý của người nhận trên Internet. Có thể hiểu nó giống như một thành phố, tên tỉnh và quốc gia như địa chỉ nhà trên thư bưu điện thông thường. Thí dụ của một dạng địa chỉ thông dụng nhất: caokhacduong@yahoo.com.vn - Từ phải sang trái, “vn” là hệ thống tên miền của Việt Nam quản lý. “com” là hộp thư thương mại. “yahoo” là tên của một máy tính do yahoo quản lý. “caokhacduong” là tên hộp thư của máy chủ thư điện của “yahoo”. Trên máy tính có tên miền là yahoo.com.vn còn có thể có nhiều hộp thư cho nhiều người khác. Thí dụ: haiha298@yahoo.com, diep@gmail.com . Tóm lại địa chỉ thư điện tử thường có hai phần chính: Ví dụ: admin@yahoo.com - Phần trước là phần tên của người dùng user name (admin) nó thường là hộp thư của người nhận thư trên máy chủ thư điện tử. Sau đó là phần đánh dấu @. Cuối cùng là phần tên miền xác định địa chỉ máy chủ thư điện tử quản lý thư điện tử mà người dùng đăng ký (yahoo.com) và hộp thư trên đó. Nó thường là tên của một cơ quan hoặc một tổ chức và nó hoạt động dựa trên hoạt động của hệ thống tên miền. - Thư điện tử (E-mail)được cấu tạo tương tự như những bức thư thông thường và chia làm hai phần chính: - Phần đầu (header): chứa tên và địa chỉ của người nhận, tên và địa chỉ cua những người sẽ được gửi đến, chủ đề của thư (subject). Tên và địa chỉ của người gửi, ngày tháng của bức thư. From: Địa chỉ của người gửi To: Người gửi chính của bức thư Cc: Những người đồng gửi (sẽ nhận được một bản copy thư) Bcc: Những người cũng nhận được một bản – nhưng những người này không xem được những ai được nhận thư. Date: Thời gian gửi bức thư Subject: Chủ đề của bức thư SVTH : Cao Khắc Đường. Lớp: 47K-CNTT-ĐHV. GVHD:ThS. Phan Anh Phong 10 . Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: Một số giải pháp triển. Anh Phong 12 Một số giải pháp triển khai hệ thống email trong doanh nghiệp . 1.6. Các giao thức được sử dụng trong một hệ thống E-mail. Hệ thống Mail được