Tài liệu Hoạch định dự án( project planning) doc

Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 1 (Project Planning) 2 z Hiểu được vai trò hữu ích cuả việc hoạch đònh và khung hoạch đònh cơ bản z Phương pháp lập kế hoạch đònh hướng theo mục tiêu (OOPP) z Kỹ thuật khung logic MỤC TIÊU MỤC TIÊU Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 3 HOẠCH ĐỊNH LÀ GÌ? HOẠCH ĐỊNH LÀ GÌ? Hoạch đònh là quy trình thảo luận và ra quyết đònh mục tiêu cần đạt được trong tương lai theo một phương thức có thể kiểm soát được ở mức độ nhất đònh ¾ Quyết đònh làm gì? ¾ Làm như thế nào? 4 KHI NÀO CẦN HOẠCH ĐỊNH? KHI NÀO CẦN HOẠCH ĐỊNH?  Nếu vấn đề tồn tại trong một nhóm lớn  Nếu bản chất cuả vấn đề phức tạp và có tính hệ thống,  Hoặc nếu không dễ gì tìm kiếm được phương tiện giải quyết vấn đề ”Cần một kế hoạch có tổ chức tốt và phối hợp nhiều đơn vò tham gia để khắc phục những vấn đề đó ”ù. Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 5 MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNH MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNH - Phân đònh rõ chi tiết và thể chế hoá công việc cho các bên tham gia nhằm xác đònh:  Tình trạng nào là tình trạng cần thay đổi  Thay đổi theo cách nào, vào thời gian nào  Tình trạng muốn đạt được trong tương lai là gì - Làm cho các bên tham gia cam kết đồng tâm thực hiện một loạt hành động nhằm đạt được những mục tiêu nhất đònh. 6 KHUNG KHUNG HOẠCH HOẠCH ĐỊNH ĐỊNH CƠ BẢN CƠ BẢN Xác đònh mục tiêu Cấu trúc phân việc (WBS) Mô tả công việc Tổ chức Hoạch đònh nguồn lực Lập tiến độ Sơ đồ trách nhiệm S.M.A.R.T Bảng kế hoạch sử dụng nguồn lực Gantt, CPM/PERT Kiểm soát dự án Khung theo dõi kết quã Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 7 XA XA Ù Ù C C Đ Đ ỊNH MU ỊNH MU Ï Ï C TIÊU C TIÊU VA VA Ø Ø PHA PHA Ï Ï M VI D M VI D Ự Ự A A Ù Ù N N  Xuất phát từ những nhu cầu hoặc quyền lợi mà ta cảm thấy cần phải đáp ứng – Đây là bước chẩn đoán tình hình thực tế  Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trò muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức mình sau khi thay đổi tình huống hiện tại  Mục tiêu phải gắn chặt với sứ mệnh của tổ chức mẹ.  Các cấp độ mục tiêu  Đưa ra các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu đã đặt ra 8 CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN z Mục Tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective) Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.Trình bày đònh hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích, những hoạt động và những nhiệm vụ z Mục đích dự án (Project objective / Purpose) Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết quả.Trình bày những chỉ tiêu cần đạt hoặc những tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn thành, sự thành công và thành quả của dự án. z Kết qủa dự án (Project outputs / Results) Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án Chú ý : Việc đònh nghóa những tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn thành và thành công của dự án là rất quan trọng Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 9 MÔ TA MÔ TA Û Û CÔNG VIE CÔNG VIE Ä Ä C C z Xác đònh các công việc khác nhau cần phải thực hiện để hoàn thành các mục tiêu z Cầân phân biệt các hoạt động phải thực hiện và các kết qủa phải đạt được tiếp theo các hoạt động đó. z Cần làm rõ những công việc nào có liên quan với nhau để có thể tiến hành kiểm soát chúng trong suốt qúa trình thực hiện kế hoạch. z Công cụ : Cấu trúc phân việc 10 CẤU TRÚC PHÂN ĐOẠN CÔNG VIỆC CẤU TRÚC PHÂN ĐOẠN CÔNG VIỆC - - WBS WBS Nhiệm vụ 1.1.1.0 Mục tiêu dự án (Project Objective) 1.0.0.0 Hoạt động 1.1.0.0 Hoạt động 1.3.0.0 Hoạt động 1.4.0.0 Hoạt động 1.5.0.0 Hoạt động 1.2.0.0 Nhiệm vụ 1.3.1.0 1.3.2.1 WP 1.3.2.2 WP 1.3.2.3 WP Nhiệm vụ 1.3.2.0 Nhiệm vụ 1.3.3.0 Nhiệm vụ 1.1.2.0 Cấp 1 (Hoàn thành dự án) Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 (Gói công việc) Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 11 Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS. Một gói công việc được xác đònh một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :  Đònh nghiã được công việc (Cái gì – What)  Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long)  Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc (Bao nhiêu – How much)  Chỉ ra ngân sách/ Chi phí theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi phí – Cost)  Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai –Who)  Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình dự án GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS (Work package in WBS) (Work package in WBS) 12 SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM NSC1.4.0 CRA1.3.0 CR1.2.2 SR1.2.1 ASR1.1.0 Chuyên gia chất lượng Nhà tài trơ’ Thành viên 3 Thành viên 2 Thành viên 1 Giám đốc dự án Các thành viên chủ chốt bên ngoài Các thành viên trong đội dự ánWBS R = Responsible (Trách nhiệm) S = Support (Hổ trợ) C= Consult (Tư vấn) N = Notification (thông báo) A = Approval (Chấp thuận) Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 13 BẢNG KẾ HOẠCH SỬ DỤNG NGUỒN LỰC BẢNG KẾ HOẠCH SỬ DỤNG NGUỒN LỰC 1.4.0 TỔNG CỘNG 1.3.0 1.3.1 1.3.2 1.2.0 1.1.0 1.0.0 …Vật liệu (Khối lượng) Thiết bò (Số giờ máy) Lao động (Số giờ công) WBS 14 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU (Objective Oriented Project Planning)  Là phương pháp hoạch đònh dựa trên các nhu cầu, các vấn đề.  Phối hợp công tác hoạch đònh và việc thực hiện hoạch đònh theo một xu hướng tăng cường khả năng giao tiếp  p dụng khi cần phát triển những ý tưởng sáng tạo và giải pháp thực dụng  Làm việc theo đội là một yếu tố trung tâm nhằm tạo ra sự cam kết trong việc thực hiện dự án Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 15 CÁC BƯỚC TRONG TIẾN TRÌNH CÁC BƯỚC TRONG TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH THEO MỤC TIÊU HOẠCH ĐỊNH THEO MỤC TIÊU Giai đoạn chuẩn bò Giai đoạn phân tích Giai đoạn hoạch đònh Xác đònh nhu cầu đích thực Phân tích các bên có liên quan Phântíchvấnđề Phântíchmụctiêu Phân nhóm mục tiêu Xác đònh phạm vi dự án Xác đònh phạm vi công việc 16 XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÍCH THỰC  Nhận ra các nhu cầu  Đònh danh các nhu cầu một cách có hệ thống Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 17 Nhận Nhận dạng dạng các các bên bên có có liên liên quan quan (Identify Stakeholder) (Identify Stakeholder) Thành viên có liên quan là người - Đònh nghiã nhu cầu/sự mong muốn - Khởi xướng hoặc tài trợ dự án - Đánh giá hoặc sử dụng kết quả dự án 18 PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ  Nêu vấn đề theo quan điểm cuả những đối tác đã được xác đònh – Động não để tìm ra vấn đề  Kiểm tra xem đã nêu đủ vấn đề cần thiết chưa  Kiểm tra xem mọi bên có hiểu đúng vấn đề không  Chọn một vấn đề “có khả năng” làm điểm khởi đầu  Xác đònh lý do trực tiếp và hiệu quả cuả vấn đề khởi đầu  Tiếp tục xác đònh mối quan hệ nhân quả  Kiểm tra xem các mối liên hệ đó đã hoàn thiện chưa  Nêu thêm vấn đề nếu thấy cần  Hình thành cây vấn đề (problem tree) Project PlanningChương trình Giảng dạyKinhtế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 19 Những Những nguyên nguyên tắc tắc cơ cơ bản bản cho cho giai giai đoạn đoạn động động não não ¾ Nói điều mà bạn nghó ¾ Thật sự lắng nghe người khác nói ¾ Quyết đònh những vấn đề đã được nhận dạng ¾ Tấn công vào các vấn đề, không tấn công vào con người Giai đoạn động não là cần thiết, nó giúp cho đội sàng lọc và quyết đònh các vấn đề 20 Giới hạn chủ đề thảo luận NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CÂY VẤN ĐỀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CÂY VẤN ĐỀ di chuyển Thêm vào Không nên Nên Ý kiến trình bày vấn đề quá tổng quát phụ thuộc quá nhiều vào thông tin từ tài liệu mô tả vấn đề theo sự hiểu biết cuả chúng ta [...]... vi dự án nhưng lại rất quan trọng đối với việc thực hiện thành công các cấp độ mục tiêu dự án Các giả đònh trả lời câu hỏi “Những yếu tố ngoại lai nào không bò dự án tác động vào nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện dự án ?” 28 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng THỂ HIỆN CÁC GIẢ ĐỊNH... (Scoping Matrix) 24 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng MA TRẬN XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN Tiêu chí xác đònh phạm vi Nhóm mục tiêu 1 Nhóm mục tiêu 2 Nhóm mục tiêu 3 x xxx xx Nguồn lực sẵn có xxx xx xx Sự quan tâm của lãnh đạo cấp cao xxx x xx Tính khẩn cấp 25 XÁC ĐỊNH PHẠM VI CÔNG VIỆC Động não... xem WBS chính xác, logic và hoàn chỉnh chưa 26 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng XÁC ĐỊNH LOGIC NỘI TẠI CỦA CHUỔI KẾT QỦA PHÁT TRIỂN Đầu vào H O Ạ C H ĐỊ N H Hoạt động Đầu ra Mục tiêu Mục tiêu tổng thể T H Ự C H I Ệ N 27 XÁC ĐỊNH CÁC GIẢ ĐỊNH VÀ NHẬN DẠNG RỦI RO Các giả đònh mô tả các điều kiện... Xây dựng cây mục tiêu (Objective tree) Lưu ý : Khi xây dựng cây mục tiêu nên mời các bên có liên quan tham gia 22 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng PHÂN NHÓM MỤC TIÊU (Clustering) Nhận dạng các nhóm mục tiêu khác nhau trên cây mục tiêu hướng đến mục tiêu tổng thể Phân nhóm các mục tiêu dựa... mạnh một cách chính xác điều bạn/họ muốn biết 36 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng Khung đo lường kết quả (Kế hoạch thu thập thông tin liên quan đến chỉ tiêu đo lường) g) Kết quả Chỉ số đo lường Nguồn dữ liệu Phương pháp thu thập dữ liệu +do ai tiến hành Cường độ thu thập Cường Ai sẽ độ và... ĐÁNH GIÁ CÁC YẾU TỐ NGOẠI LAI ĐỂ XÁC ĐỊNH GIẢ ĐỊNH Yếu tố ngoại lai có quan trọng không? Không Bỏ qua Không Có Bỏ qua Có xảy ra được không ? Có Ai giải quyết/thực hiện được ? Không Có Giả đònh Không Ngừng Có thiết kế lại được không ? Có Thiết kế lại 30 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng ĐÁNH... Xác đònh pham vi dự án 23 XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN (Scoping) Đưa ra những giới hạn mà ở đó cái gì sẽ bao hàm trong dự án và cái gì sẽ không bao hàm trong dự án Nhóm mục tiêu nào không thuộc phạm vi dự án Xác đònh sự đóng góp trong khả năng có thể có cuả các đối tác đối với các nhóm mục tiêu Quyết đònh thứ tự ưu tiên trong việc xử lý/thực hiện những nhóm mục tiêu Ma trận xác đònh phạm vi dự án (Scoping... lực (Đầu vào) 37 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN (Project Evaluation) Tiến trình xác đònh một cách có hệ thống và có đònh hướng khả năng phù hợp, hiệu quả, hiệu suất và khả năng tác động của các hoạt động dự án trong sự hiểu biết các mục tiêu và mục đích của dự án Đánh giá dự án là một chức năng quan trọng đối với các dự án phát triển mà nó có kết quả hoặc mục tiêu không hữu hình 38 Thu Hương Project PlanningChương trình... quan (Khi nào?) OVI còn gọi là chỉ báo hoạch đònh 33 Chỉ báo “thông minh” (SMART Indicators) Specific : Cụ thể, rõ ràng Measurable : Có thể đo lường được Achievable : Có thể đạt được/Thực tế Relevant : Có liên quan/phù hợp Time- bound : Có thời hạn 34 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng CHỈ BÁO... một hiện tượng hay một quy trình” Chỉ báo là yếu tố chứa đựng tất cả những thông tin cần cung cấp cho công tác quản lý dưới dạng con số 32 Thu Hương Project PlanningChương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầu tư phát triển Bài giảng CHỈ BÁO CÓ THỂ KIỂM CHỨNG KHÁCH QUAN (Objectively Verifiable Indicator – OVI) OVI nên miêu tả một tình huống rõ ràng . công) WBS 14 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU (Objective Oriented Project Planning)  Là phương pháp hoạch đònh dựa trên các. Fulbright 2004-2005 Bài giảng 25 Hoạch định dự án Thẩm định đầutư phát triển Bài giảng Thu Hương 5 MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNH MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNH - Phân đònh rõ chi tiết