Tài liệu Hoạch định dự án( project planning) doc

MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNH - Phân định rõ chi tiết và thể chế hoá công việc cho các bên tham gia nhằm xác định: ƒ Tình trạng nào là tình trạng cần thay đổi ƒ Thay đổi theo cách nào, vào thời gi

(Project Planning)

định và khung hoạch định cơ bản

mục tiêu (OOPP)

MỤC TIÊU

HOẠCH ĐỊNH LÀ GÌ?

Hoạch định là quy trình thảo luận và ra quyết định mục tiêu cần đạt được trong tương lai theo một phương thức có thể kiểm soát được ở mức độ nhất định

¾Quyết định làm gì?

¾Làm như thế nào?

4

KHI NÀO CẦN HOẠCH ĐỊNH?

ƒ Nếu vấn đề tồn tại trong một nhóm lớn

ƒ Nếu bản chất cuả vấn đề phức tạp và có tính hệ thống,

ƒ Hoặc nếu không dễ gì tìm kiếm được phương tiện giải quyết vấn đề

”Cần một kế hoạch có tổ chức tốt và phối hợp nhiều đơn vị tham gia để khắc phục những vấn đề đó ”ù.

MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNH

- Phân định rõ chi tiết và thể chế hoá công việc cho các bên tham gia nhằm xác định:

ƒ Tình trạng nào là tình trạng cần thay đổi

ƒ Thay đổi theo cách nào, vào thời gian nào

ƒ Tình trạng muốn đạt được trong tương lai là gì

- Làm cho các bên tham gia cam kết đồng tâm thực hiện một loạt hành động nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.

KHUNG HOẠCH ĐỊNH

CƠ BẢN

Xác định mục tiêu Cấu trúc phân việc

(WBS)

Mô tả công việc

Tổ chức

Hoạch định nguồn lực

Lập tiến độ

Sơ đồ trách nhiệm S.M.A.R.T

Bảng kế hoạch sử dụng nguồn lực Gantt, CPM/PERT

Kiểm soát dự án

Khung theo dõi kết quã

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

ƒ Xuất phát từ những nhu cầu hoặc quyền lợi mà ta cảm

thấy cần phải đáp ứng – Đây là bước chẩn đoán tình

hình thực tế

ƒ Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức mình sau khi thay đổi

tình huống hiện tại

ƒ Mục tiêu phải gắn chặt với sứ mệnh của tổ chức mẹ

ƒ Các cấp độ mục tiêu

ƒ Đưa ra các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu đã đặt ra

8

CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN

z Mục Tiêu tổng thể(Goal / Overall Objective / Long-term objective)

Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.Trình bày định hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích, những hoạt động và những nhiệm vụ

z Mục đích dự án (Project objective / Purpose)

Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết quả.Trình bày những chỉ tiêu cần đạt hoặc những tiêu

chuẩn để đánh giá sự hoàn thành, sự thành công và thành quả của dự án

z Kết qủa dự án (Project outputs / Results)

Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án

Chú ý : Việc định nghĩa những tiêu chuẩn để đánh giá sự hoàn

thành và thành công của dự án là rất quan trọng

thực hiện để hoàn thành các mục tiêu

và các kết qủa phải đạt được tiếp theo các hoạt động đó

với nhau để có thể tiến hành kiểm soát chúng trong suốt qúa trình thực hiện kế hoạch.

z Công cụ : Cấu trúc phân việc

Nhiệm vụ 1.1.1.0

Mục tiêu dự án (Project Objective) 1.0.0.0

Hoạt động 1.1.0.0 Hoạt động1.2.0.0 Hoạt động1.3.0.0 Hoạt động1.4.0.0 Hoạt động1.5.0.0

Nhiệm vụ 1.3.1.0

1.3.2.1

WP 1.3.2.2WP 1.3.2.3WP

Nhiệm vụ 1.3.2.0 Nhiệm vụ1.3.3.0

Nhiệm vụ 1.1.2.0

Cấp 1

(Hoàn thành dự án)

Cấp 2

Cấp 3

Cấp 4

(Gói công việc)

Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS Một gói công việc được xác định một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :

ƒ Định nghiã được công việc (Cái gì – What)

ƒ Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long)

ƒ Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc (Bao nhiêu – How much)

ƒ Chỉ ra ngân sách/ Chi phí theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc (Chi phí – Cost)

ƒ Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai –Who)

ƒ Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình dự án

GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS

(Work package in WBS)

12

SƠ ĐỒ TRÁCH NHIỆM

N S

C 1.4.0

C R

A 1.3.0

C R

1.2.2

S R

1.2.1

A S

R 1.1.0

Chuyên gia chất lượng

Nhà tài trơ’

Thành viên 3

Thành viên 2

Thành viên 1

Giám đốc dự án

Các thành viên chủ chốt bên ngoài Các thành viên trong đội dự án

WBS

R = Responsible (Trách nhiệm)

S = Support (Hổ trợ) C= Consult (Tư vấn)

N = Notification (thông báo)

A = Approval (Chấp thuận)

BẢNG KẾ HOẠCH SỬ DỤNG NGUỒN LỰC

1.4.0

TỔNG CỘNG

1.3.0 1.3.1 1.3.2

1.2.0 1.1.0 1.0.0

…

Vật liệu (Khối lượng)

Thiết bị (Số giờ máy)

Lao động (Số giờ công) WBS

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THEO MỤC TIÊU

(Objective Oriented Project Planning)

ƒ Là phương pháp hoạch định dựa trên các nhu cầu, các vấn đề.

ƒ Phối hợp công tác hoạch định và việc thực hiện hoạch định theo một xu hướng tăng cường khả năng giao tiếp

ƒ Aùp dụng khi cần phát triển những ý tưởng sáng tạo và giải pháp thực dụng

ƒ Làm việc theo đội là một yếu tố trung tâm nhằm tạo ra sự cam kết trong việc thực hiện dự án

CÁC BƯỚC TRONG TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH THEO MỤC TIÊU

Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn phân tích

Giai đoạn hoạch định

Xác định nhu cầu đích thực Phân tích các bên có liên quan Phân tích vấn đề

Phân tích mục tiêu Phân nhóm mục tiêu Xác định phạm vi dự án Xác định phạm vi công việc

16

XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÍCH THỰC

thống

Nhận dạng các bên có liên quan

(Identify Stakeholder)

Thành viên có liên quan là người

- Định nghiã nhu cầu/sự mong muốn

- Khởi xướng hoặc tài trợ dự án

- Đánh giá hoặc sử dụng kết quả dự án

PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ

ƒ Nêu vấn đề theo quan điểm cuả những đối tác đã được xác định – Động não để tìm ra vấn đề

ƒ Kiểm tra xem đã nêu đủ vấn đề cần thiết chưa

ƒ Kiểm tra xem mọi bên có hiểu đúng vấn đề không

ƒ Chọn một vấn đề “có khả năng” làm điểm khởi đầu

ƒ Xác định lý do trực tiếp và hiệu quả cuả vấn đề khởi đầu

ƒ Tiếp tục xác định mối quan hệ nhân quả

ƒ Kiểm tra xem các mối liên hệ đó đã hoàn thiện chưa

ƒ Nêu thêm vấn đề nếu thấy cần

ƒ Hình thành cây vấn đề (problem tree)

¾Nói điều mà bạn nghĩ

¾Thật sự lắng nghe người khác nói

¾Quyết định những vấn đề đã được nhận dạng

¾Tấn công vào các vấn đề, không tấn công vào con người

Giai đoạn động não là cần thiết, nó giúp cho đội sàng lọc và quyết định các vấn đề

20

Giới hạn chủ đề thảo luận

NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CÂY VẤN ĐỀ

di chuyển Thêm vào

Ý kiến

trình bày vấn đề quá tổng quát

phụ thuộc quá nhiều vào thông tin từ tài liệu

mô tả vấn đề theo sự hiểu biết cuả chúng ta

MÔ TẢ VẤN ĐỀ

PHÂN TÍCH MỤC TIÊU

ƒ Nêu lại những vần đề trong mối quan hệ nhân quả

đã được xem xét

ƒ So sánh các vấn đề và mục tiêu cần đạt

¾Mục tiêu phải thể hiện tình trạng tích cực cần đạt được

¾Mục tiêu phải có tính thực tiễn : xem xét mối liên hệ kết quả - phương tiện và thực hiện điều chỉnh nếu thấy cần

¾Không định lượng mục tiêu

ƒ Xây dựng cây mục tiêu (Objective tree)

Lưu ý : Khi xây dựng cây mục tiêu nên mời các bên có liên quan tham gia

PHÂN NHÓM MỤC TIÊU

(Clustering)

ƒ Nhận dạng các nhóm mục tiêu khác nhau trên cây mục tiêu hướng đến mục tiêu tổng thể

ƒ Phân nhóm các mục tiêu dựa trên sự liên quan cuả các hoạt động tương lai, chẳng hạn như theo :

¾Yêu cầu chuyên môn

¾Đối tác chịu trách nhiệm,

ƒ Đặt tên cho từng nhóm mục tiêu

ƒ Xác định pham vi dự án

24

XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN

(Scoping)

Đưa ra những giới hạn mà ở đó cái gì sẽ bao hàm trong dự án và cái gì sẽ không bao hàm trong dự án

ƒ Nhóm mục tiêu nào không thuộc phạm vi dự án

ƒ Xác định sự đóng góp trong khả năng có thể có cuả các đối tác đối với các nhóm mục tiêu

ƒ Quyết định thứ tự ưu tiên trong việc xử lý/thực hiện những nhóm mục tiêu

Ma trận xác định phạm vi dự án (Scoping Matrix)

MA TRẬN XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN

xx x

xxx

Sự quan tâm của lãnh đạo cấp cao

xx xx

xxx Nguồn lực sẵn có

xx xxx

x Tính khẩn cấp

Nhóm mục tiêu 3

Nhóm mục tiêu 2

Nhóm mục tiêu 1

Tiêu chí xác định phạm vi

XÁC ĐỊNH PHẠM VI CÔNG VIỆC

khác nhau cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu

nhất định - sử dụng công cụ WBS

hoàn chỉnh chưa

XÁC ĐỊNH LOGIC NỘI TẠI CỦA CHUỔI KẾT QỦA PHÁT TRIỂN

Đầu vào Hoạt động Đầu ra Mục tiêu

Mục tiêu tổng thể

H O Ạ C

H ĐỊ N H

T H Ự

C

H

I Ệ N

28

XÁC ĐỊNH CÁC GIẢ ĐỊNH VÀ

NHẬN DẠNG RỦI RO

ƒ Các giả định mô tả các điều kiện cần thiết phải tồn tại để cho mối quan hệ giữa các cấp độ mục tiêu xảy

ra như mong đợi.

ƒ Giả định là các yếu tố ngoại lai không nằm trong phạm vi dự án nhưng lại rất quan trọng đối với việc thực hiện thành công các cấp độ mục tiêu dự án.

ƒ Các giả định trả lời câu hỏi “Những yếu tố ngoại lai nào không bị dự án tác động vào nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện dự án ?”

THỂ HIỆN CÁC GIẢ ĐỊNH THEO CHUỔI KẾT QỦA PHÁT TRIỂN

Mục tiêu tổng thể Mục đích

Kết quả trước mắt Các hoạt động

Tiền đề

Giả thiết Giả thiết

Giả thiết

+ + +

Bỏ qua

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CÁC YẾU TỐ NGOẠI LAI ĐỂ XÁC ĐỊNH GIẢ ĐỊNH

Yếu tố ngoại lai có quan trọng không?

Có

Ai giải quyết/thực hiện được ? Có thiết kế lại được không ?

Có

Có xảy ra được không ?

Không Bỏ qua

Không Ngừng Thiết kế lại

ĐÁNH GIÁ CHUỔI KẾT QỦA

PHÁT TRIỂN

ƒ Chúng ta có đưa ra được mục tiêu dự án không?

ƒ Logic chuổi kết qủa phát triển phù hợp chưa?

ƒ Mục tiêu và các hoạt động hoạch định đã được mô tả đúng chưa?

ƒ Khoảng cách giữa mục tiêu tổng thể và mục đích có quá lớn không ?

ƒ Có giả định chết ?

32

CHỈ BÁO ĐO LƯỜNG KẾT QỦA THỰC HIỆN

đánh giá mức thay đổi cuả một hiện tượng hay một quy trình”

thông tin cần cung cấp cho công tác quản lý dưới dạng con số

CHỈ BÁO CÓ THỂ KIỂM CHỨNG KHÁCH QUAN

(Objectively Verifiable Indicator –OVI)

ƒ OVI nên miêu tả một tình huống rõ ràng cuả mục tiêu muốn đạt được ở cuối một giai đoạn nhất định

ƒ OVI được định nghiã tốt bao gồm các điểm sau:

– Variable : thành tố được đo lường (Cái gì?)

– Quantity : Tình trạng thực tế và tình trạng muốn đạt

được (bao nhiêu?)

– Target group : Những người bị tác động (Ai?)

– Place : Nơi thu thập thông tin (Ở đâu?)

– Period : Thời hạn có liên quan (Khi nào?)

ƒ OVI còn gọi là chỉ báo hoạch định

ƒ Specific : Cụ thể, rõ ràng

ƒ Measurable : Có thể đo lường được

ƒ Achievable : Có thể đạt được/Thực tế

ƒ Relevant : Có liên quan/phù hợp

ƒ Time- bound : Có thời hạn

CHỈ BÁO

TRONG HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT

Chỉ báo về kết quả hoạt động Chỉ báo về phản ứng

Chỉ báo trực tiếp và gián tiếp

36

LỰA CHỌN CHỈ BÁO

Chỉ số đo lường phải :

1 Có giá trị (Valid)

2 Nhạy cảm (Sensitive)

3 Có thể đo lường được (Measurable)

4 Đơn giản (Simple)

Để lựa chọn một chỉ số giám sát thích hợp,bạn nên thiết kế một bảng câu hỏi dành cho nhà quản lý mà nó nhấn mạnh một cách chính xác điều bạn/họ muốn biết

(Kế hoạch thu thập thông tin liên quan đến chỉ tiêu đo lường)

Nguồn lực

(Đầu vào)

Hoạt động

Kết quả

(Đầu ra)

Mục đích

Mục tiêu

tổng thể

Ai sẽ nhận báo cáo

Cường độ và cách thức báo cáo

Cường độ thu thập

Phương pháp thu thập dữ liệu +do ai tiến hành

Nguồn dữ liệu

Chỉ số đo lường Kết quả

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

(Project Evaluation)

z Tiến trình xác định một cách có hệ thống và có định hướng khả năng phù hợp, hiệu quả, hiệu suất và khả năng tác động của các hoạt động dự án trong sự hiểu biết các mục tiêu và mục đích của dự án

z Đánh giá dự án là một chức năng quan trọng đối với các dự án phát triển mà nó có kết quả hoặc mục tiêu không hữu hình

CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ

ƒ Sự phù hợp/ sự liên quan (Relevance)

ƒ Hiệu quả (Effectiveness)

ƒ Hiệu suất (Efficiency)

ƒ Sự tác động (Impact)

ƒ Tính bền vững (Sustainability)

40

CÁC LOẠI ĐÁNH GIÁ

(Types of Evaluation)

đánh giá tác động

trình thực hiện dự án