PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT CHI NHÁNH CỦA NGÂN HÀNG TÍN DỤNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN TP HCM KHOA TOÁN – TIN HỌC Môn : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đồ án : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MỘT CHI NHÁNH CỦA NGÂN HÀNG TÍN DỤNG Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Gia Tuấn Anh Sinh viên: Phạm Quốc Dư 0511305 Phạm Huy Kháng 0511315 Năm học 2007- 2008 Tháng 06-2008 LỜI MỞ ĐẦU Nhìn lại cuộc sống hằng ngày trong mỗi chúng ta, ắt hẳn không ai trong chúng ta không gặp phải các vấn đề khó khăn thường gặp trong cuộc sống( khó khăn trong công việc,tình cảm…cũng như vấn đề về tiền bạc trong chi tiêu hoặc đầu tư vào các dự án … ) Do đó, việc vay vốn trong thời gian khó khăn là điều cần thiết nhưng không phải ai trong chúng ta cũng thực hiện thành công việc vay vốn.Dẫn tới việc thành lập một dịch vụ cho vay tín dụng là điều hiển nhiên. Vài năm gần đây, nhiều ngân hàng đã và đang phát triển mạnh mẽ chưa từng thấy trên thị trường kinh tế thời mở cửa, đặc biệt là sau khi chúng ta gia nhập WTO. Do nhu cầu mở rộng khả năng kinh doanh tăng cao nên việc thành lập chi nhánh tại các tỉnh, thành phố là một điều hết sức cấp thiết cho mỗi ngân hàng trong thời gian này.Bên cạnh đó cũng phải tăng cường khả năng quản lý của chính các chi nhánh này nên đòi hỏi họ phải có những hệ thống quản lý vững chắc nhằm tăng cường cho khả năng cạnh tranh,chiếm ưu thế hơn so với các ngân hàng khác.Và giải pháp công nghệ thông tin(đặc biệt là lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin) là điều cấp thiết đầu tiên cần phải thực hiện. Với nhu cầu thực tế hiện tại và cùng với ý muốn tăng cường khả năng phân tích, thiết kế các mô hình hệ thống sau này, chúng em đã thực hiện đồ án “ Quản lý tín dụng của một chi nhánh ngân hàng”.Chúng em chân thành cảm ơn thầy về các ý kiến đóng góp trong quá trình thực hiện đồ án này.Và chúng em tin rằng không thể không có sai sót trong quá trình thực hiện đồ án này mong thầy thông cảm và đóng góp thêm ý kiến nhằm giúp cho đề án được thành công tốt đẹp. Trang 01 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………… .1 MỤC LỤC…………………………………………………………………………… .2 A.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống…………………………… .3 1.Khảo sát hệ thống……………………………………………………………… 4 2.Phân tích hiện trạng hệ thống B.Phân tích yêu cầu 1.Yêu cầu về chức năng 2.Yêu cầu về quản tri người dùng C.Phân tích yêu cầu 1.Mô hình thực thể ERD a)Xác định các thực thể b)Mô hình ERD 2.Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ 3.Mô hình chi tiết cho các quan hệ 4.Mô tả bảng tổng kết a)Tổng kết quan hệ b)Tổng kết thuộc tính D.Thiết kế giao diện người dùng 1.Các menu chính của chương trình 2.Mô tả form E.Thiết kế các phần xử lý trên các form F.Nhận xét đánh giá về ưu và khuyết điểm của chương trình. Trang 02 A.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống. 1.Khảo sát hệ thống. Một chi nhánh của ngân hàng tín dụng là một trung tâm giao dịch giữa khách hàng có yêu cầu muốn vay vốn nhằm chi tiêu hay đầu tư vào một vấn đề nhất định trong cuộc sống.Khách hàng ở đây có thể là một cá nhân hay một tổ chức muốn vay vốn ngân hàng thông qua giao dịch – ký hợp đồng với chi nhánh tại nơi gần nhất mà mình sinh sống.Nguồn vốn của chi nhánh có thể được cung cấp bởi nhiều kho-ngân quỹ tại nhiều nơi trên phạm vi hoạt động.Ngoài ra, các chi nhánh khác có thể chuyển tiền hoặc giao dịch với chi nhánh thông qua việc chuyển khoản qua lại với nhau.Đối với nội bộ chi nhánh có các phòng ban khác nhau : phòng kế toán,phòng quản lý hồ sơ – hợp đồng, phòng giao dịch, phòng tín dụng…Vì vậy, chúng ta cần một chương trình quản lý để giúp cho việc quản lý diễn ra một cách tự động và nhanh chóng. Cad hoạt dộng chính của chi nhánh gồm ký hợp đồng với khách hàng,quản lý khách hàng thông qua việc thông báo khách hàng đóng lãi từng lần nếu khách hàng quên không đóng đúng hạn(theo tháng,quý hay kì tùy thuộc vào loại hợp đồng khách hàng đã ký),xuất hoá đơn việc khách hàng đã nhận đủ số tiền vay khi ký kết xong hợp đồng, phiếu đề nghị của trưởng phòng tín dụng xuống kho ngân quỹ để xuất tiền cho việc ký kết hợp đồng…Ngoài ra còn có phiếu chuyển khoản giữa các chi nhánh với nhau… Việc quản lý của chi nhánh được phân chia như sau : • Giám đốc chi nhánh: là người chịu trách nhiệm trước ngân hàng về hoặc đồng kinh doanh tín dụng của chi nhánh và quản lý các phòng ban trong chi nhánh và ký kết hợp đồng tín dụng với khách hàng. • Trưởng phòng tín dụng: là người chịu trách nhiệm cùng với giám đốc chi nhánh trong việc ký kết hợp đồng với khách hàng.Bên cạnh đó,trưởng phòng tín dụng cũng yêu cầu kho ngân quỹ số tiền thông qua phiếu đề nghị xuất tiền. • Bộ phận tín dụng: có chức năng nhận tiền từ kho ngân quỹ(phiếu xuất tiền) và trao cho khách hàng khi khách hàng ký kết hợp đồng(thông qua phiếu nhận tiền) • Phòng quản lý hồ sơ-hợp đồng : có chức năng giám sát các hợp đồng đã ký kết, thông báo tới khách hàng về việc thanh toán các khoản lãi định kỳ (tháng,quý hay kì tùy thuộc vào loại hop đồng khách hàng đã ký) và tính lãi suất quá hạn đối với khách hàng vượt quá thời gian đáo hạn hợp đồng trong ký kết. • Trưởng phòng kho ngân quỹ: có trách nhiệm ghi các phiếu xuất tiền và các chuyển khoản do các chi nhánh khác chuyển tới hoặc các kho ngân quỹ khác chuyển tới. • Bộ phận định giá tài sản : có chức năng nghiên cứu tài sản và định lượng tài sản cũng như khả năng thanh toán nợ của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng. • Phòng kế toán: thông báo tình hình thu – chi của chi nhánh và báo lên cho giám đốc, hoạt định các phương án trong thời gian tới. Thông qua việc phân chia các công việc cho các phòng ban hết sức rõ ràng nên việc truy ra các sự cố trong việc sao lưu dữ liệu và quản lý sẽ được tìm ra nhanh hơn.Và tùy vào chức vụ của mỗi nhân viên mà có thể coi được và chỉnh sửa các những dữ liệu, thông tin gì trong hệ thống quản lý. 2.Phân tích hiện trạng hệ thống Các thông tin cụ thể trong các hoạt động của chi nhánh được trình bày trong phần dưới đây: a)Chuyển khoản giưa các chi nhánh: Do nhu cầu của nguồn vốn của chi nhánh phải luôn trong trạng thái có đủ nguồn vốn cho khách hàng cho vay nên chi nhánh phải luôn luôn giao dịch với các chi nhánh khác,hoặc ngân hàng trung ương thông qua chuyển khoản tới kho ngân quỹ của chi nhánh.Và chuyển khoản cụ thể như sau: - Đơn chuyển khoản : tài khoản chuyển qua giưa các chi nhánh và chi nhánh với ngân hàng trung ương. Đối với các tài khoản được chuyển tới chi nhánh sẽ được phân ra thành từng nhóm(ngoại tệ,nội tệ hay vàng) và chia ra các kho tại các địa điểm khác nhau trong khu vực.Mẫu đơn chuyển khoản có dạng như sau: Chi nhánh Tín dụng A Trực thuộc Ngân hàng X Ngày….Tháng… Năm . PHIẾU CHUYỂN KHOẢN Số Id:…………………… Ngày lập: …/……/……… Bên chuyển : …………………………………………………………………… . Địa chỉ : …………………………………………………………………… . Điện thoại : ………………………Số Fax:…………………………………… . Bên nhận : …………………………………………………………………… . Địa chỉ : …………………………………………………………………… . Điện thoại : ………………………Số Fax:…………………………………… . NỘI DUNG STT Số lượng tiền Loại tiền Tỷ giá Tương đương (VND) Chú thích Tổng tiền Số tiền bằng chữ:………………………………………………………………… . Bên chuyển Bên nhận Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh Ký tên Ký tên Trưởng phòng kế toán Thủ kho bên nhận Trưởng phòng kế toán Ký tên Ký tên Ký tên Khi nhận được đủ số lượng ghi trong phiếu chuyển khoản thì tùy vào loại tiền mà trưởng kho sẽ phân bố chúng vào các kho riêng của chi nhánh mình và sẽ cập nhật lại số lượng từng loại tiền có trong kho sau khi chuyển khoản. b)Phiếu đề nghị xuất kho: Khi hợp đồng được ký kết xong thì trưởng phòng tín dụng sẽ yêu cầu kho xuất ra một khoản tiền đúng như trong hợp đồng đã được ký kết.Bộ phận kho ngân quỹ sẽ lập ra 1 phiếu xuất cùng với số tiền trong hợp đồng tới phòng tài chính để phòng tài vụ trao tiền cho khách hàng. Các báo cáo trong quá trình này sẽ được thể hiện trong các phiếu đề nghị của trưởng phòng tín dụng, phiếu xuất kho từ kho ngân quỹ tới phòng tài chính và phòng tài chính sẽ lập phiếu nhận tiền đối với khách hàng vừa ký kết hợp đồng xong. Chi nhánh Tín dung A Trực thuộc Ngân hàng X PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Số:……………………… Ngày đề nghị:……………. Trưởng phòng tín dụng.…………………………………… đề nghị bộ phận ngân quỹ xuất quỹ một khoản tiền nhằm thực hiện đúng các yêu cầu theo hợp đồng có Mã số hợp đồng là…………………… Khoản tiền viết bằng số :…………………… VND. Khoản tiền viết bằng chữ:…………………………………………………………… Giám đốc Trưởng phòng tín dụng Ký tên Ký tên Chi nhánh Tín dụng A Trực thuộc Ngân hàng X PHIẾU XUẤT KHO Mã phiếu:……………………… Ngày….Tháng….Năm……… Phòng ngân quỹ đã chuyển tới phòng tài chính khoản tiền nhằm thực hiện việc thanh toán với khách hàng có Mã hợp đồng là ………………. Khoản tiền viết bằng số :……………………VND. Khoản tiền viết bằng chữ :…………………………………………………. Giám đốc Trưởng kho ngân quỹ Trưởng phòng tín dung Ký tên Ký tên Ký tên Khi trưởng kho ngân quỹ nhận được phiếu đề nghị xuất kho và thấy yêu cầu là đúng đắn(có chữ ký của giám đốc và trưởng phòng tín dụng) thì trưởng kho sẽ xuất tiền và lập một phiếu xuất kho tới phòng tài chính cùng với số tiền ghi trong phiếu đề nghị xuất.Cụ thể phiếu xuất kho có dạng như hình bên. Phiếu nhận tiền từ phòng tài chính dành cho khách hàng đến nhận tiền khi vừa ký kết hợp đồng. Chi nhánh Tín dụng A Trực thuộc Ngân hàng X PHIẾU NHẬN TIỀN Mã phiếu:………………………. Ngày….Tháng….Năm……… Hôm nay, tôi tên là ……………………… với số tài khoản…………………… có nhận từ phòng tài chính của chi nhánh………………………………………… của ngân hàng… . một khoản vốn vay nhằm thực hiện đúng theo hợp đồng có Mã hợp đồng………………… . Khoản vay vốn vay có giá trị: Được viết bằng số :…………………… VND Được viết bằng chữ :………………………………………………………… Nhân viên giao tiền Người nhận Ký tên Ký tên Trong quá trình khách hàng chưa thanh toán hết các khoản trong hợp đồng thì bộ phận quản lý hợp đồng và khách hàng sẽ theo dõi các lần thanh toán theo tháng, quý hay kỳ.Nếu khách hàng thanh toán không đúng hạn thì bộ phận này sẽ thông báo tới để nhắc nhở khách hàng tới thanh toán đúng theo hợp đồng đã ký kết.Đối với các khách hàng quá hạn hợp đồng mà chưa thanh toán hết thì sẽ áp dụng lãi suất vay quá hạn và thông báo tới các khách hàng này.Nội dung thông báo sẽ được trình bày bởi các phiếu sau: Chi nhánh Tín dụng A Trực thuộc Ngân hàng X THÔNG BÁO SỐ… Ngày….Tháng….Năm…… Mã phiếu:………………… Chúng tôi gửi tới khách hàng tờ thông báo nhằm nhắc nhớ khách hàng về việc thanh toán các điều khoản trong hợp đồng có Mã hợp đồng là……………………… Yêu cầu khách hàng thực hiên đúng các điều khoản đã ký kết trong hơp đồng nhằm làm cho hợp đồng được thực hiện một cách trọn vẹn. Cám ơn khách hàng đã đọc thông báo này. Trưởng phòng quản lý khách hàng Ký tên Khi khách hàng đến trả tiền lãi hay cả lãi vay và vốn vay đúng kỳ hạn được thỏa thuận trong hợp đồng tại phòng tài chính.Nhân viên tại đây sẽ lập ra một phiếu thanh toán hợp đồng để chứng thực khách hàng đã thanh toán xong các điều khoản trong hợp đồng đúng hạn và thông báo với bộ phận quản lý hợp đồng và khách hàng về việc khách hàng đã thanh toán đúng theo các điều khoản trong hợp đồng.Phiếu thanh toán có dạng sau: Chi nhánh Tín dụng A Trực thuộc Ngân hàng X PHIẾU THANH TOÁN Mã hóa đơn:………………… Mã loại phiếu thanh toán :…………………… Phòng tài chính chứng nhận khách hàng có tên:……………………………… có Mã số tài khoản ………………… và Mã hợp đồng ………………………… đã đến thanh toán theo đúng các điều khoản trong hợp đồng với Mã thanh toán ……………… Với số tiền nhận được trong lần thanh toán này: Được viết thành số :……………………………VND Được viết thành chữ :……………………………………………………… Khách hàng Nhân viên nhận Ký tên Ký tên Bất cứ lúc nào,giám đốc chi nhánh cũng phải theo dõi tình hình hoạt động của chi nhánh và phải xem được danh sách các khách hàng đã thực hiện xong hợp đồng và đang còn trong thời gian hợp đồng.Bên cạnh đó,trưởng kho phải báo cáo tình hình nguồn vốn trong kho ngân quỹ để giám đốc có biện pháp xử lý. Các phiếu báo cáo cụ thể như sau : Chi nhánh Tín dụng A Trực thuộc Ngân hàng X BÁO CÁO DANH SÁCH KHÁCH HÀNG Mã phiếu:………………… Từ ngày ………………tới ngày………………… STT Mã tài khoản Tên khách hàng Tình trạng Ghi chú Tổng số Trưởng phòng quản lý hợp đồng và khách hàng Ký tên Chi nhánh Tín dụng A Trực thuộc Ngân hàng X PHIẾU BÁO CÁO NGÂN QUỸ Mã phiếu:………………………. Ngày:…………………………… STT Loại tiền Số lượng Các kho chứa Ghi chú Tổng tiền :……………………………………………VND Trưởng kho ngân quỹ Ký tên SƠ ĐỒ TỔ CHỨC MỘT CHI NHÁNH TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG: Giám đốc chi nhánh Trưởng phòng tín dụng Trưởngphòng QLý H.Đồng và K.Hàng Trưởng phòng nhân sự Trưởngphòng thẩm định tài sản Trưởng kho ngân quỹ c)Lý do và khả năng áp dụng tin học vào hệ thống quản lý. Qua tìm hiểu hoạt động của hệ thống tín dụng tại chi nhánh, ta thấy rằng việc giao dịch – ký kết hợp đồng diễn ra thường xuyên trong hệ thống ngân hàng và khối lượng hợp đồng và thông tin khách hàng là vô cùng lớn nên việc xử lý bằng thủ công là rất tốn thời gian.Bên cạnh đó, việc biến đổi thông tin về lãi suất theo thời gian là hết sức phức tạp. Do đó,chúng ta cần một chương trình – hệ thống quản lý chi nhánh nhằm làm cho việc quản lý một cách nhanh chóng và chính xác, tránh tình trạng làm mất mát các dữ liệu.Hơn nữa,để tránh tình trạng mất dữ liệu và tăng khả năng liên kết giữa các bộ phận trong chi nhánh nên ta phải xây dựng hệ thống kết nối giữa các phòng ban với nhau. B.Phân tích yêu cầu hệ thống 1.Yêu cầu chức năng a)Quản lý việc nhập xuất cua kho ngân quỹ - Nguồn vốn được nhập và xuất từ các chi nhánh khác hay ngân hàng trung ương và việc khách hàng vay hoặc thực hiện trả lãi theo hợp đồng hay cả vốn lẫn lãi(thanh toán hợp đồng). - Tất cả các khoản tiền qua lại giữa các chi nhánh sẽ được ghi vào trong dữ liệu của chi nhánh. - In báo cáo danh sách các lần giao dịch với chi nhánh khác hay ngân hàng trung ương và báo cáo các khoản tiền còn lại ngân quỹ của chi nhánh. b)Quản lý khách hàng và hợp đồng - Quản lý danh sách các hợp đồng và khách hàng. - Thông báo các khách hàng không thực hiện đúng như các thỏa thuận trong hợp đồng.Tính lãi suất quá hạn đối với những khách hàng hết hạn hợp đồng nhưng chưa thanh toán hợp đồng và thông báo khách hàng. c)Quản lý các loại danh mục : - Danh mục các chi nhánh. - Danh mục các kho ngân quỹ trong phạm vi hoạt động. - Danh mục các nhân viên của chi nhánh. - Danh mục các loại hóa đơn giao dịch giữa khách hàng và chi nhánh,các phòng ban với nhau. d)Quản lý dữ liệu của chi nhánh - Lưu dữ dữ liệu hệ thống của chi nhánh - Kết thúc chương trình chính. 2.Các yêu cầu ngoài hệ thống. Hệ thống có khả năng bảo mật cùng với khả năng phân quyền người dùng đối với từng chức vụ mà nhân viên đang nắm giữ làm tăng khả năng bảo mật cao hơn cho dữ liệu. Như mọi hệ thống khác thì việc đổi quyền sử dụng cho Các nhân viên khi việc nhân viên chuyển công tác hay chuyển phòng làm việc và việc đổi lại password của người quản trị hệ thống nhằm tăng khả năng linh hoạt cho hệ thống khi người dùng bị mất password hoặc thông tin. C.Phân tích hệ thống. 1.Mô hình thực thể ERD a)Xác định Các thực thể 1)Thực thể 1 : HỢP_ĐỒNG Các thuộc tính: - Mã hợp đồng(Ma_HD): đây là thuộc tính khóa, nhờ vào thuộc tính này mà phân biệt được hợp đồng với hợp đồng khác. - Loại hợp đồng(Loai_HD) : tùy vào từng loại khách hàng(cá nhân hay tổ chức), loại hình vay và thời gian vay mà có Mã loại hợp đồng khác nhau. Bên cạnh đó,nó còn xác định được lãi suất, thời gian cho vay đối với khách hàng. - Vốn vay(V_VAY): số vốn vay mà khách hàng cần vay chi nhánh. - Mã tài khoản(Ma_TK): đây là Mã tài khoản của khách hàng được chi nhánh cấp cho trước khi ký kết hợp đồng với chi nhánh. - Ngày ký kết(Ngay):Ngày ký kết hợp đồng giữa khách hàng và chi nhánh. 2)Thực thể 2:LOAI_HD Các thuộc tính: - Mã loại hợp đồng(Ma_LHD): đây là thuộc tính khóa nhằm phân biệt Các loại hợp đồng khác nhau(tùy thuộc vào khách hàng là tổ chức hay cá nhân và loại hình vay vốn giưa khách hàng) - Tên loại hợp đồng(Ten_LHD): thuộc tính này Mang tên tương ứng với Mã loại hợp đồng.