Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 9: Quản lý mua sắm cung cấp cho người học những kiến thức như: Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án; Quy trình quản lý mua sắm; Lập kế hoạch mua sắm; Tiến hành mua sắm; Quản lý mua sắm. Mời các bạn cùng tham khảo!
Insert or Drag and Drop your Image TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT Jens Martensson NỘI DUNG • Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án • Quy trình quản lý mua sắm • Lập kế hoạch mua sắm • Tiến hành mua sắm • Quản lý mua sắm Jens Martensson Quản lý mua sắm (Administer Procurements) • • • Quản lý mua sắm bao gồm quy trình cần thiết để mua sản phẩm, dịch vụ từ bên ngồi nhóm dự án Quản lý mua sắm bao gồm: quản lý hợp đồng, đơn đặt hàng phát hành thành viên nhóm dự án ủy quyền Thanh tra kiểm toán theo yêu cầu người mua người bán theo quy định hợp đồng mua sắm thực q trình thực dự án để xác minh tuân thủ trình làm việc Jens Martensson Quy trình quản lý mua sắm • Lập kế hoạch mua sắm: xác định sản phẩm cần mua thời điểm tiến hành mua • Tiến hành mua sắm: lập yêu cầu sản phẩm nhận biết nguồn lực tiềm • Quản lý mua sắm: quản lý mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hợp đồng thực thay đổi chỉnh sửa cần thiết • Hồn tất q trình mua sắm Jens Martensson Lập kế hoạch mua sắm • Kế hoạch mua sắm trình xem xét định mua sắm, xác định yếu tố: • Phương pháp tiếp cận • Những người bán tiềm • Những nhu cầu dự án cần phải mua lại sản phẩm, dịch vụ, kết bên tổ chức dự án Jens Martensson Lập kế hoạch mua sắm • Phân tích việc tự thực hay mua dịch vụ hay sản phẩm cụ thể từ bên Thường liên quan tới phân tích tài • Dựa ý kiến chuyên gia pháp lý, đưa đề xuất điều khoản điều kiện mua sắm Jens Martensson Lập kế hoạch mua sắm • Hợp đồng mua sắm: Các điều khoản, điều kiện cụ thể hợp đồng nhằm khắc phục mức độ rủi ro người mua người bán Thiết lập giá cho sản phẩm dịch vụ cung cấp: • Firm Fixed Price Contracts (FFP): giá hàng hóa thiết lập từ đầu khơng đổi • Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF): giá cố định cho người mua người bán kèm theo số phí ưu đãi • Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts(FP-EPA): Đây loại hợp đồng dài hạn, giá điều chỉnh Jens Martensson Lập kế hoạch mua sắm • Hợp đồng hồn trả chi phí: hợp đồng liên quan đến việc toán cho người bán gồm tất chi phí thực tế phát sinh hợp pháp, cộng với khoản phí đại diện cho lợi nhuận người bán Ba loại hợp đồng phổ biến: • Chi phí cộng với cố định phí (CPFF), • Chi phí thêm phí ưu đãi (CPIF), • Chi phí cộng với giải thưởng (CPAF) Jens Martensson Lập kế hoạch mua sắm • • • Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả ln dựa tỷ lệ phần trăm chi phí ước tính Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với khoản lệ phí trước khoản tiền thưởng khích lệ Chi phí + % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa tổng chi phí Jens Martensson Lập kế hoạch mua sắm • Kết quy trình lập kế hoạch mua sắm: • Hợp đồng mua sắm • Bảng kê khai cơng việc, mơ tả chi tiết việc mua sắm, giúp cho nhà thầu hiểu rõ yêu cầu khách hàng • Quyết định mua sắm • Tài liệu mua sắm Jens Martensson 10 Tiến hành mua sắm • • Tiến hành đấu thầu q trình để có câu trả lời người bán, lựa chọn người bán, thực hợp đồng Trong q trình này, nhóm nghiên cứu nhận hồ sơ dự thầu, đưa tiêu chí lựa chọn nhiều người bán, người có đủ điều kiện theo yêu cầu nhóm dự án Jens Martensson 11 Tiến hành mua sắm Cách thực hiện: • • • • Hội nghị nhà thầu họp với tất người bán người mua tiềm trước đệ trình giá thầu Quá trình xem xét đánh giá thức xác định sách mua sắm người mua Ý kiến chuyên gia: đội ngũ đánh giá với chuyên môn cao tham gia đánh giá đề nghị người bán Jens Martensson 12 Tiến hành mua sắm Cách thực hiện: • • • • Danh sách người bán tiềm mở rộng cách đặt quảng cáo ấn phẩm lưu thơng chung báo chí ấn phẩm thương mại đặc biệt Internet có ảnh hưởng lớn hầu hết dự án mua sắm Đàm phán làm rõ yêu cầu điều khoản khác mua sắm để đạt thoả thuận trước ký hợp đồng Jens Martensson 13 Tiến hành mua sắm • Kết quả: • Lựa chọn người bán phạm vi cạnh tranh dựa kết đề nghị đánh giá hồ sơ dự thầu, đàm phán hợp đồng dự thảo trở thành hợp đồng thực tế kết đưa • Một hợp đồng mua sắm trao cho người bán chọn Hợp đồng hình thức đơn đặt hàng đơn giản tài liệu • Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo thực nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu giao kèo theo hợp đồng • Hợp đồng liên quan tới pháp lý, điều quan trọng nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng Jens Martensson 14 Quản lý mua sắm • Quản lý mua sắm q trình quản lý mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hợp đồng thực thay đổi chỉnh sửa cần thiết, dựa tài liệu: • Tài liệu mua sắm • Kế hoạch quản lý dự án • Yêu cầu thay đổi phê duyệt bao gồm sửa đổi điều khoản điều kiện hợp đồng bao gồm báo cáo kết mua sắm công việc, giá cả, mô tả sản phẩm, dịch vụ Jens Martensson 15 Quản lý mua sắm • Cơng cụ thực hiện: • Hệ thống kiểm sốt thay đổi hợp đồng xác định q trình mua sắm sửa đổi, bao gồm thủ tục giấy tờ, thủ tục giải tranh chấp • Đánh giá thực mua sắm đánh giá tiến độ người bán theo kế hoạch so với hợp đồng Jens Martensson 16 Quản lý mua sắm • Cơng cụ thực hiện: • Thanh tra kiểm toán theo yêu cầu người mua người bán hỗ trợ theo quy định hợp đồng mua sắm thực trình thực dự án để xác minh tn thủ q trình làm việc • Cung cấp thông tin hiệu người bán đạt mục tiêu hợp đồng • Thanh tốn cho người bán thường xử lý hệ thống toán tài khoản người mua Jens Martensson 17 Quản lý mua sắm • Cơng cụ thực hiện: • Quản lý khiếu nại: người mua người bán đạt thỏa thuận bồi thường có thay đổi xảy • Hệ thống quản lý hồ sơ sử dụng người quản lý dự án để quản lý hợp đồng, hồ sơ tài liệu đấu thầu Jens Martensson 18 Kết thúc mua sắm • Kết thúc mua sắm liên quan đến hoạt động hành như: • Hồn thiện thủ tục hành • Cập nhật hồ sơ để phản ánh kết cuối lưu trữ thơng tin để sử dụng tương lai • Kết thúc hợp đồng áp dụng dự án giai đoạn dự án Jens Martensson 19 Kết thúc mua sắm • • Người mua, cung cấp cho người bán văn thức thơng báo hợp đồng hồn thành.u cầu kết thúc mua sắm Cập nhật tài sản: • Hồ sơ mua sắm • Có thể chấp nhận • Tài liệu học kinh nghiệm Jens Martensson 20 ... Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án • Quy trình quản lý mua sắm • Lập kế hoạch mua sắm • Tiến hành mua sắm • Quản lý mua sắm Jens Martensson Quản lý mua sắm (Administer Procurements) • • • Quản. .. tới pháp lý, điều quan trọng nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng Jens Martensson 14 Quản lý mua sắm • Quản lý mua sắm q trình quản lý mối quan hệ mua sắm, giám... Martensson 17 Quản lý mua sắm • Cơng cụ thực hiện: • Quản lý khiếu nại: người mua người bán đạt thỏa thuận bồi thường có thay đổi xảy • Hệ thống quản lý hồ sơ sử dụng người quản lý dự án để quản lý hợp