Tài liệu Các thủ thuật với Office ppt

Tài liệu biên tập riêng cho nhimxulong1982, cố lên! Phím tắt trong Windows 5 Phím tắt trong EXCEL 7 Cách mở hướng dẫn về phím tắt trong MS Word .14 Copy Format 17 phím tắt Word 17 Học 1 chút về MS Word nhé! 23 Phần 1 23 Phóng to hay thu nhỏ 23 Định dạng nhanh chóng 23 Thêm nhiều lựa chọn hơn .24 Xuống dòng không tạo chỉ mục 24 Các Smart Tags .24 Phần 2 24 Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng 25 Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng .25 Sử dụng lệnh Paste Special .26 Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng 26 Xoá thông tin cá nhân .26 Phần 3 27 Vẽ một đường thẳng .27 Máy tính có sẵn trong Word .27 Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes .27 Status Bar có gì cho bạn? 28 Tuỳ biến AutoText 28 Phần 4 28 Track changes - So sánh các văn bản .28 Split – So sánh nhiều phần của văn bản .29 Bảo vệ văn bản của bạn 29 Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản 30 Đặt font chữ mặc định .30 Phần 5 30 Tính toán trên bảng .30 Tạo bảng nhanh chóng 31 Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới 31 Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước 31 Giấu tên văn bản trong Recently Used Files 32 Phần 6 32 Format chữ trong AutoCorrect 32 Phím tắt để gạch chân .33 Format toàn văn bản 33 Tạo lập template yêu thích 33 Phần 7 34 Phần 8 35 Phần 9 36 Phần 10 36 In nội dung của Autotext .36 Kéo nội dung ra Desktop Windows .36 Tắt và mở Screentip .37 Phần 11 37 Tạo mới các kiểu style trong Word .37 Học MS Excel nè! .39 Phần 1 39 Phím tắt thông dụng trong Excel 40 Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter 40 Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng 40 Phần 2 40 Một trang - Một biểu đồ .41 Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng .41 Xác nhận thông tin 41 Tuỳ biến danh sách .42 Phần 3 42 Định nghĩa hằng số trong bảng tính 42 Biểu đồ tự cập nhật .43 Công thức đúng hay sai? .43 Dấu cột hay hàng? .43 Bảo vệ bảng tính 44 Phần 4 44 Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel 44 Chọn lọc khi chép và dán nội dung trong bảng tính Excel .45 Chuyển đổi dễ dàng giữa các kiểu chữ trong Excel 46 Phần 5 46 Hiển thị đối số của các hàm 47 Tham chiếu các hàm 47 Dùng F9 để tính tạm thời 47 Liên kết text box tới dữ liệu trong ô .47 Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô .48 Sử dụng Advanced Filter .48 Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter .48 Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu 48 Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau 48 Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc .49 Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành .49 Làm vừa dữ liệu trong một trang 49 Hiển thị các ô hay dùng .49 Tìm nhanh các ô có chứa công thức .49 Bổ sung Shift nền web vào bảng tính .50 Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức 50 Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút? 50 Hiển thị công thức một cách an toàn 50 Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường 50 Chuyển đổi các nhăn tới các số 51 Phần 6 51 Tạo Macro để hiển thi tên tập tin trên Header và Footer .51 Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm .51 Để dễ dàng cho các bạn mới học word: mình có những mẹo vặt sau đây: .52 Microsoft Excel 2000:Racing .52 Thêm Powerpoint nữa, cố lên! 53 Giấu slide .53 Căn chỉnh đối tượng 53 Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau 54 Di chuyển đối tượng chính xác hơn 54 Trình diễn từng slide riêng biệt .54 Khai thác các tính năng tuyệt vời của MS PowerPoint 54 1. Trợ giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPoint 54 2. Tạo nhiều hình nền trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT) 55 3. Di chuyển nhanh đến các trang cần báo cáo hoặc các hình, film minh họa 56 Phím F4 có gì mà hay ta? 56 Thủ thuật nâng cao MS Word, biết càng nhiều càng ít nhỉ? 57 Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày .57 Tránh cảnh báo phiền phức 57 Dán văn bản không chứa định dạng .58 Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản 58 Sử dụng menu Work 59 Thủ thuật làm việc với những tài liệu dài .59 Mail Merge số liệu giữa Word và Excel 60 Đóng "mộc" cho tập tin văn bản 62 Phím tắt .63 Phím tắt trong Windows General Keyboard-Only Commands • F1: Starts Windows Help • F10: Activates menu bar options • SHIFT+F10 Opens a shortcut menu for the selected item (this is the same as right-clicking an object • CTRL+ESC: Opens the Start menu (use the ARROW keys to select an item) • CTRL+ESC or ESC: Selects the Start button (press TAB to select the taskbar, or press SHIFT+F10 for a context menu) • ALT+DOWN ARROW: Opens a drop-down list box • ALT+TAB: Switch to another running program (hold down the ALT key and then press the TAB key to view the task-switching window) • SHIFT: Press and hold down the SHIFT key while you insert a CD-ROM to bypass the automatic-run feature • ALT+SPACE: Displays the main window's System menu (from the System menu, you can restore, move, resize, minimize, maximize, or close the window) • ALT+- (ALT+hyphen): Displays the Multiple Document Interface (MDI) child window's System menu (from the MDI child window's System menu, you can restore, move, resize, minimize, maximize, or close the child window) • CTRL+TAB: Switch to the next child window of a Multiple Document Interface (MDI) program • ALT+underlined letter in menu: Opens the menu • ALT+F4: Closes the current window • CTRL+F4: Closes the current Multiple Document Interface (MDI) window • ALT+F6: Switch between multiple windows in the same program (for example, when the Notepad Find dialog box is displayed, ALT+F6 switches between the Find dialog box and the main Notepad window) Shell Objects and General Folder/Windows Explorer Shortcuts For a selected object • F2: Rename object • F3: Find all files • CTRL+X: Cut • CTRL+C: Copy • CTRL+V: Paste • SHIFT+DELETE: Delete selection immediately, without moving the item to the Recycle Bin • ALT+ENTER: Open the properties for the selected object To Copy a File Press and hold down the CTRL key while you drag the file to another folder. To Create a Shortcut Press and hold down CTRL+SHIFT while you drag a file to the desktop or a folder. General Folder/Shortcut Control • F4: Selects the Go To A Different Folder box and moves down the entries in the box (if the toolbar is active in Windows Explorer) • F5: Refreshes the current window. • F6: Moves among panes in Windows Explorer • CTRL+G: Opens the Go To Folder tool (in Windows 95 Windows Explorer only) • CTRL+Z: Undo the last command • CTRL+A: Select all the items in the current window • BACKSPACE: Switch to the parent folder • SHIFT+click+Close button: For folders, close the current folder plus all parent folders Windows Explorer Tree Control • Numeric Keypad *: Expands everything under the current selection • Numeric Keypad +: Expands the current selection • Numeric Keypad -: Collapses the current selection. • RIGHT ARROW: Expands the current selection if it is not expanded, otherwise goes to the first child • LEFT ARROW: Collapses the current selection if it is expanded, otherwise goes to the parent Properties Control • CTRL+TAB/CTRL+SHIFT+TAB: Move through the property tabs Accessibility Shortcuts • Press SHIFT five times: Toggles StickyKeys on and off • Press down and hold the right SHIFT key for eight seconds: Toggles FilterKeys on and off • Press down and hold the NUM LOCK key for five seconds: Toggles ToggleKeys on and off • Left ALT+left SHIFT+NUM LOCK: Toggles MouseKeys on and off • Left ALT+left SHIFT+PRINT SCREEN: Toggles high contrast on and off Mcft Natural Keyboard Keys • Windows Logo: Start menu • Windows Logo+R: Run dialog box • Windows Logo+M: Minimize all • SHIFT+Windows Logo+M: Undo minimize all • Windows Logo+F1: Help • Windows Logo+E: Windows Explorer • Windows Logo+F: Find files or folders • Windows Logo+D: Minimizes all open windows and displays the desktop • CTRL+Windows Logo+F: Find computer • CTRL+Windows Logo+TAB: Moves focus from Start, to the Quick Launch toolbar, to the system tray (use RIGHT ARROW or LEFT ARROW to move focus to items on the Quick Launch toolbar and the system tray) • Windows Logo+TAB: Cycle through taskbar buttons • Windows Logo+Break: System Properties dialog box • Application key: Displays a shortcut menu for the selected item Mcft Natural Keyboard with IntelliType Software Installed • Windows Logo+L: Log off Windows • Windows Logo+P: Starts Print Manager • Windows Logo+C: Opens Control Panel • Windows Logo+V: Starts Clipboard • Windows Logo+K: Opens Keyboard Properties dialog box • Windows Logo+I: Opens Mouse Properties dialog box • Windows Logo+A: Starts Accessibility Options (if installed) • Windows Logo+SPACEBAR: Displays the list of Mcft IntelliType shortcut keys • Windows Logo+S: Toggles CAPS LOCK on and off Dialog Box Keyboard Commands • TAB: Move to the next control in the dialog box • SHIFT+TAB: Move to the previous control in the dialog box • SPACEBAR: If the current control is a button, this clicks the button. If the current control is a check box, this toggles the check box. If the current control is an option, this selects the option. • ENTER: Equivalent to clicking the selected button (the button with the outline) • ESC: Equivalent to clicking the Cancel button • ALT+underlined letter in dialog box item: Move to the corresponding item Phím tắt trong EXCEL F2: Đưa con trỏ vào trong ô F4: Lặp lại thao tác trước F12: Lưu văn bản với tên khác (nó giống với lệnh Save as đó) Alt + các chữ cái có gạch chân: Vào các thực đơn tương ứng Alt + Z: Chuyển chế độ gõ từ tiếng anh (A) sang tiếng việt (V) Alt + <- : Hủy thao tác vừa thực hiện (nó giống lệnh Undo) Ctrl + A : Bôi đen toàn bộ văn bản Ctrl + B : Chữ đậm Ctrl + I : Chữ nghiêng Ctrl + U : Chữ gạch chân Ctrl + C : Copy dữ liệu Ctrl + X : Cắt dữ liệu Ctrl + V : Dán dữ liệu copy hoặc cắt Ctrl + F : Tìm kiếm cụm từ, số Ctrl + H : Tìm kiếm và thay thế cụm từ Ctrl + O : Mở file đã lưu Ctrl + N : Mở một file mới Ctrl + R : Tự động sao chép ô bên trái sang bên phải Ctrl + S : Lưu tài liệu Ctrl + W : Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4) Ctrl + Z : Hủy thao tác vừa thực hiện Ctrl + 1 : Hiện hộp định dạng ô Ctrl + 0 : Ẩn cột (giống lệnh hide) Ctrl + shift + 0: Hiện các cột vừa ẩn (giống lệnh unhide) Ctrl + 9 : Ẩn hàng (giống lệnh hide) Ctrl + shift + 9: Hiện các hàng vừa ẩn (giống lệnh unhide Ctrl + (-) : Xóa các ô, khối ô hàng (bôi đen) Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô trống Ctrl + Page up (Page down) : Di chuyển giữa các sheet Ctrl + Shift + F: Hiện danh sách phông chữ Ctrl + Shift + P: Hiện danh sách cỡ chữ Alt + tab : Di chuyển giữa hai hay nhiều file kế tiếp Shift + F2 : Tạo chú thích cho ô Shift + F10 : Hiển thị thực đơn hiện hành (giống như ta kích phải chuộ) Shift + F11 : Tạo sheet mới Tạo phím tắt tùy chọn trong Word Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel. Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard. Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và phần commands là FileSaveAll. Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy. Review hot-key for Word & Excel: 1 Ctrl+1 Giãn dòng đơn (1) 2 Ctrl+2 Giãn dòng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn 5 Ctrl+L Căn dòng trái 6 Ctrl+R Căn dòng phải 7 Ctrl+E Căn dòng giữa 8 Ctrl+J Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề 9 Ctrl+N Tạo file mới 10 Ctrl+O Mở file đã có 11 Ctrl+S Lưu nội dung file 12 Ctrl+O In ấn file 13 F12 Lưu tài liệu với tên khác 14 F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh 15 Ctrl+X Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen) 16 Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung đã chọn 17 Ctrl+V Dán tài liệu 18 Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm 19 Ctrl+Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) 20 Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn 27 Ctrl+M Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab 29 Ctrl+T Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab 30 Ctrl+Shift+T Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file 32 Ctrl+F Tìm kiếm ký tự 33 Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế ký tự 35 Ctrl+K Tạo liên kết (link) 36 Ctrl+] Tăng 1 cỡ chữ 37 Ctrl+[ Giảm 1 cỡ chữ 38 Ctrl+W Đóng file 39 Ctrl+Q Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab) 40 Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ 41 Ctrl+Shift+< Giảm 2 cỡ chữ 42 Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước khi in 43 Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window 44 Ctrl+¿ (enter) Ngắt trang 45 Ctrl+Home Về đầu file 46 Ctrl+End Về cuối file 47 Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc 48 Start+D Chuyển ra màn hình Desktop 49 Start+E Mở cửa sổ Internet Explore, My computer 50 Ctrl+Alt+O Cửa sổ MS word ở dạng Outline 51 Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word ở dạng Normal 52 Ctrl+Alt+P Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout 53 Ctrl+Alt+L Đánh số và ký tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó 56 Ctrl+Alt+M Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích 57 F4 Lặp lại lệnh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 Tạo heading 1 59 Ctrl+Alt+2 Tạo heading 2 60 Ctrl+Alt+3 Tạo heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp thoại Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2) 64 Ctrl+Space (dấu cách) Trở về định dạng font chữ mặc định 65 Esc Bỏ qua các hộp thoại 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển) [...]... 1 danh sách các phím tắt Một số phím tắt trong Word rất hay, hi vọng mọi người thích 1-CTRL + N: Mở tài liệu mới 2-CTRL + O: Mở tài liệu đã có 3-CTRL + S: Lưu tài liệu vào đĩa hiện thời 4-F12: Lưu tài liệu với tên khác (Tương tự Save As) 5-CTRL + x: Cắt tài liệu khi bôi đen 6-CTRL + Z: Phục hồi văn bản khi xoá nhầm (Undo) 7-CTRL + V: Dán văn bản vào vị trí con trỏ 8-CTRL + C: Copy tài liệu văn bản... luôn được lưu trữ cùng với mọi tài liệu của bạn, giả sử bạn có 100 tài liệu sử dụng phông chữ VNI-Viettay thì phông này sẽ được nhúng đúng 100 lần trong 100 tài liệu đó gây lãng phí vô ích Có một cách khác tiết kiệm và hiệu quả hơn: - Tạo một thư mục tên là fonts đặt cùng thư mục với tài liệu Word của bạn - Sao chép các phông chữ cần thiết vào thư mục fonts vừa tạo - Mở tài liệu Word, nhấn tổ hợp phím... ta nhúng font chữ chung với tài liệu để đảm bảo hiển thị đúng trên các máy tính khác Cách thức hiện như sau: - Vào menu File> Save as, trong mục Tools chọn chức năng Save Options - Xuất hiện hộp thoại Save, đánh dấu chọn mục Embed TrueType fonts rồi nhấn OK để lưu trữ tài liệu Lúc này, các phông chữ cần thiết sẽ được “nhúng” vào tài liệu của bạn Tuy nhiên với cách làm như trên, các phông chữ cần thiết... thi Bạn có thể cải tiến bằng cách viết riêng một tài liệu Word chỉ cho mục đích cài đặt phông chữ và một tài liệu khác cho mục đích gỡ bỏ các phông chữ vừa cài Ưu điểm của cách làm này là tiết kiệm được dung lượng lưu trữ nếu có nhiều tài liệu sử dụng chung một số font chữ nào đó (có ích khi bạn cần lưu trữ các tài liệu lên đĩa CD chẳng hạn) và bạn cũng dễ dàng quản lý các font chữ hơn Phần 8 Trong... bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003 Thủ thuật chung... (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán) Phần 2 Truy cập nhanh đến các văn bản... và mở lại tài liệu Word để các thay đổi có hiệu lực Như vậy khi bạn mở tài liệu của mình trên máy tính khác, chương trình sẽ tự động cài đặt các phông chữ trong thư mục fonts lên máy tính để bạn làm việc Ghi chú: Để đoạn mã lệnh trên được thực hiện, bạn phải thiết lập chế độ Security của Word là Medium (vào menu Tools > Macro > Security, chọn thẻ Security Level và chọn mục Medium) Khi mở tài liệu, Word... R: Căn lề văn bản về phía phải 11-CTRL + E: Căn lề văn bản ở giữa (Center) 12-CTRL + J: Căn đều hai bên 13-CTRL + 1: tạo khoảng cách đơn giữa các dòng 14-CTRL + 5: tạo khoảng cách một dòng rưỡi giữa các dòng 15-CTRL + 2: tạo khoảng cách đôi giữa các dòng 16-CTRL + F2: Xem tài liệu trước khi in (Preview) 17-CTRL + D: Chọn font chữ 18-CTRL + A: Bôi đen toàn bộ văn bản 19-CTRL + G: Nhảy đến trang số hoặc... khi đang làm việc với văn bản nào đó, bạn có thể thêm nó vào trình đơn Work bằng cách vào menu Work, Add to Work Menu Tương tự, bạn cũng làm như vậy đối với các file văn bản mà bạn thường xuyên phải làm việc với chúng Sau này, khi cần mở chúng ra, bạn không cần phải dùng lệnh Open rồi tìm đến file cần thiết để mở ra nữa mà chỉ cần vào menu Work rồi nhấp chuột để chọn là xong Phần 9 Thủ thuật MS Word:... sách chỉ mục Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart . khoảng cách đơn giữa các dòng 14-CTRL + 5: tạo khoảng cách một dòng rưỡi giữa các dòng 15-CTRL + 2: tạo khoảng cách đôi giữa các dòng 16-CTRL + F2: Xem tài liệu. các phím tắt . Một số phím tắt trong Word rất hay, hi vọng mọi người thích 1-CTRL + N: Mở tài liệu mới 2-CTRL + O: Mở tài liệu đã có 3-CTRL + S: Lưu tài