họa.
Trong một bài báo cáo cần đến các dữ liệu liên quan có trên máy tính của bạn hoặc trên mạng internet bạn có thể dùng chức năng hyperlink để di chuyển nhanh đến phần tham khảo đó bằng một cái bấm chuột.
a. Di chuyển nhanh đến trang slide trong cùng một file.
- Bạn chọn khối đoạn văn bản hoặc hình cần tham chiếu vào menu Insert /Hypert link – hộp thoại Hypert Link xuất hiện.
- Bấm vào nút Bookmask bên phải hộp thoại trên hộp thoại mới xuất hiện tất cả các trang bạn đã soạn bạn chọn vào một trang nào cân liên kết đến, bấm OK
- Một các khác bạn tạo một số nút trên trang màn hình slide master như : Đi đến trang kế NEXT, trang trước Previous, hoặc trang mục lục bạn vào mục View/master /Slide Master – sau đó chọn Slide show/ Action Button bạn chọn các nút lệnh có sẵn và chèn vào trang nền ấn định các lệnh như trên cho các nút.
b. Tham khảo nhanh đến file hoặc đường dẫn trên mạng.
- Bạn chọn khối văn bản hoặc hình và bấm vào Insert/Hypert link, Bấm vào danh mục các ổ đĩa trong lục Look in chọn đĩa, bấm đôi chuột vào các folder để chọn file có trong máy tính của bạn. Bấm OK. Nếu là đường dẫn trên mạng thì bạn mở chương trình xem trang web lên – truy cập đến trang cần tham khảo, chọn khối copy đường dẫn trên dòng Address của màn hình trang web đang xem đem dán vào dòng Address trong hộp thoại Hypert Link và bấm OK. Bạn bấm nút Slide show góc dưới bên trái màn hình kiểm tra xem đường dẫn đúng không bằng cách bấm chuột vào dòng liên kết trên màn hình.
- Lưu ý: trong khi soạn thảo các slide có liên kết đến trang trên mạng internet và trình chiếu nơi không có mạng sẽ bị lỗi, trong khi xem trang web bạn chọn đến mục Favorites/Add to Favorites đánh dấu vào mục Make Available offline, chờ cho máy tải toàn bộ trang web xuống máy tính của bạn xong bạn vào menu File dánh dấu chọn mục Work Offline, bây giờ bạn đem máy đến nơi cần trình chiếu mở file PPT lên và sử dụng như khi có nối mạng Internet.
Chức năng này bạn có thể liên kết đến film MP4, AVI, hoặc file nhạc MP3, MIDI, WMA… trên máy của bạn rất nhanh.
Phím F4 có gì mà hay ta?
Khi bạn đối mặt với một loạt các hình, bảng... cần phải chỉnh sửa để có kích cỡ định dạng giống nhau: bạn phải chỉnh từng hỉnh 1? mệt lắm
vì vậy khi đối mặt với một loạt các hình cần chỉnh sửa bạn sửa 1 hình đầu và kích vào lần lượt các hình sau, bay giờ bạn chỉ kích chuột và F4 thật đơn giản
Thủ thuật nâng cao MS Word, biết càng nhiều càng ít nhỉ?
Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất thời gian. Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn?
Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trong Word:
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày
Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.
Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập tin mới.
Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools- >Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo tài liệu mới.
Sửa đổi định dạng tài liệu
Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.
Tránh cảnh báo phiền phức
Macro là một biểu tượng, tên, hoặc các kí tự nào đó được biểu diễn cho một danh sách các lệnh, hoặc các hoạt động và phím tắt. Rất nhiều chương trình sử dụng macro và tạo ra các macro nhằm loại bỏ những hoạt động, thao tác lặp lại trong quá trình sử dụng. Macro được hỗ trợ rất tốt từ trong bộ Office của Microsoft, đặc biệt là Word.
Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template, Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy tạo một chữ kí số (digital
signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro này hơn.
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ: C:\Program
Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.
Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.
Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sub PasteUnformatted() Selection.PasteSpecial _ dataType:=wdPasteText End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và đơn giản.
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản
Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.
Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành .Warp=wdFindStop.
Sử dụng menu Work
Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.
Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.
Thủ thuật làm việc với những tài liệu dài
Bạn thường xuyên phải làm việc các tài liệu Word dài vài chục, thậm chí vài trăm trang. Nhu cầu phát sinh là làm thế nào để lần đọc sau có thể đến ngay được chỗ đoạn văn bản đang đọc dở dang ở lần đọc trước đó mà không phải kéo thanh cuộn để diệt qua từng trang. Xin cung cấp một vài mẹo nhỏ.
Cách 1: Đặt con trỏ tại chỗ cần đánh dấu, chọn Insert/Bookmark. Hộp thoại Bookmark hiện ra, bạn gõ một chữ hay một từ gì đó vào mục Bookmark name (Lưu ý: không bắt đầu được bằng một kí số) rồi bấm vào nút Add. Sau đó, Bấm Ctrl + S để lưu tài liệu. Lần đọc sau, mở tài liệu ra, vào menu Edit/Goto (hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + G). Hộp thoại Goto hiện ra, bạn bấm chọn dòng Bookmark trong mục Go to what, rồi chọn tên Bookmark cần đến trong mục Enter bookmark name. Cuối cùng, bấm nút Go to và nút Close để kết thúc.
Cách 2: Đòi hỏi bạn phải nhớ số trang đang xem dở dang. Ở lần đọc sau, bạn dùng lệnh Go to để đi đến trang đang đọc dở dang trước đó: Vào menu Edit/Goto (hoặc Ctrl + G), bấm chọn dòng Page trong mục Go to what, gõ vào số trang cần đến trong mục Enter page number. Bấm nút Close để kết thúc.
Cách 3: Tại chỗ đang đọc dở dang, bạn gõ một từ hay một chữ gì đó thật đặc biệt và dễ nhớ (dễ nhất là gõ abc), bấm Ctrl + S để lưu tài liệu. Ở lần đọc sau, để đến chỗ đánh dấu: Chọn menu Edit/Find (hoặc bấm Ctrl+F), rồi gõ từ đã đánh dấu (abc) vào hộp thoại Find, bấm nút Find next để tìm. Ngay lập tức, bạn sẽ đến được nơi đọc dở dang hôm trước
Mail Merge số liệu giữa Word và Excel
Mình hay phải làm Exel để tính toán và chèn số liệu sang Word để "trình báo"
Gần đây có một số công việc nhàm chán là nội dung trình báo chẳng thay đổi gì cả mà chỉ thay đổi số liệu nên đã dùng Mail Merge để giảm công việc
Tuy vậy, lại bị một việc là các công thức trong Excel tính toán luôn cho kết quả lẻ (nhiều hơn 2 số sau dấu thập phân) nên khi Merge vào Word ko thể hiện được kểt quả như ý muốn (lấy sau hàng thập phân 2 số) và không thể hiện được dấu ngăn cách hàng ngàn mà luôn cho một dãy số dài dằng dặc.
Vậy có bác nào giúp mình được không Chào Bạn,
Về vấn đề này tôi đã từng làm và muốn cùng share với bạn. Nếu bạn đang dùng Office XP thì làm như thế này.
1. Tạo file Excel trước, có các cột theo ý của bạn, ví dụ file Excel có tên Danhmuc.xls có các cột sau tương ứng với cột A/B/C/D, sau đó save file này vào đâu đó trên ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /...
2. Mở Word, soạn sẵn form của văn bản cần trộn, lưu ý để trống những chỗ cần điền văn bản tự động vào 3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...
4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next. 5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...
6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.
7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).
8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers
9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK
10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu.
12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.
13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.
14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Next idea
Đối với office XP trở về sau, cho phép nhiều khối (vùng) dữ liệu được đặt nhiều tên tương ứng, và bạn khi chọn file chỉ cần chọn tên vùng đã được đặt là được. Tuy nhiên, trên trang văn bản chính là Word, bạn nên chọn nút "abc" trên thanh công cụ mail merge để hiển thị những record bạn cần in thôi, trường hợp bạn muốn in tất tần tật thì chọn nút "Merge" thì nó sẽ cho bạn một file mới và bạn có thể lưu file này.
Có một điều bạn nên chú ý đến các dữ liệu kiểu số như number, date,...thì cái này hơi phiền bạn ạ, mà tôi không biết tại sao; tôi đã hỏi nhiều người nhưng có lúc được lúc không.
Riêng trường hợp này, bạn có thể thiết kế file "lần đầu" trên Excel 2000, sau đó lưu lại trên Excel XP trở về sau, rồi bạn tiến hành như các bước đã hướng dẫn ở trên, bạn sẽ được các con số hiển thị trên word như 25.000.000 thay vì 25000000 (khó coi đúng không).
Chúc bạn thành công.
Next idea
Có 2 cách làm như sau:
1. Gõ trực tiếp: {=tên field\#"#,###,###"} 2. Bạn click chuột phải, chọn edit field. Ở hộp thoại field name chọn formular. Click nút fomular bên tay phải. Ở hộp thoại formular, bạn gõ =tên field Ở hộp thoại number format, bạn gõ: #,###,### Click ok là xong.
3.Bạn cũng có thể thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào. Vd: {=lcb\#"#,###,###vnđ"} --> 900,000vnđ
Next idea
Ngoài ra có thêm một cách bạn chọn thêm một cột trong file excel, sau đó sử dụng hàm làm tròn để cắt bớt số thập phân theo ý muốn. VD: bạn có một ô chứa kết quả VD D2 chẳng hạn, bạn làm thêm cột E2 và đặt công thức (=round(E2,2) rồi fill down cả cột theo công thức trên, sau đó sử dụng cột E để đưa kết quả thay