a) Triển khai, phổ biến các văn bản mới của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu tr[r]
(1)Nhiệm vụ
công tác văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Long năm 2012
(Vinhlong.gov.vn) - Ngày 09/4/2012, Chủ tịch UBND tỉnh có văn số 875/UBND-HCTC chỉ đạo Thủ trưởng sở ngành tỉnh Chủ tịch UBND huyện, thành phố thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 tỉnh.
Nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Tiếp tục kiện toàn, hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức tồn tỉnh chuẩn hóa hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để phục vụ tốt việc đạo điều hành đáp ứng yêu cầu cải cách hành quan, đơn vị Đồng thời, tiếp tục thực tốt Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh đề nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 tỉnh Vĩnh Long sau:
1 Công tác tổ chức cán bộ
a) Sở, ban, ngành có quy mơ tổ chức lớn bố trí cơng chức - viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ chun trách; Cơ quan, đơn vị có quy mơ tổ chức nhỏ bố trí cơng chức - viên chức văn thư kiêm nhiệm lưu trữ cán nghiệp vụ kiêm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định để thực tốt công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức
b) Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ công chức làm công tác quản lý nhà nước cấp huyện cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện cấp xã c) Thực tốt chế độ phụ cấp thuộc ngành lưu trữ (phụ cấp độc hại, vật) cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác lưu trữ theo quy định hành
2.Công tác xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
(2)về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với quy định pháp luật hành để thực thống toàn tỉnh
b) Thủ trưởng quan, tổ chức, đơn vị tỉnh tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung ban hành (đối với nơi chưa có) quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ quan; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu cấp huyện, bảng thời hạn bảo quản tài liệu
3 Về đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối vối quan, tổ chức trong tỉnh
Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thuộc cấp huyện, thành phố, xã phường thị trấn năm 2012 nội dung kiểm tra cần tập trung vào vấn đề sau:
a) Triển khai, phổ biến văn Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh công tác văn thư, lưu trữ; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Các quan, đơn vị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO xây dựng, cải tiến quy trình nghiệp vụ có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ phải đảm bảo thực quy định pháp luật hành văn thư, lưu trữ
b) Công tác tổ chức cán làm công tác văn thư, lưu trữ về: biên chế, trình độ nghiệp vụ cán văn thư, lưu trữ; việc thực chế độ sách cán làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hành nhà nước
c) Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ: danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh kho lưu trữ cấp huyện
d) Thực nghiệp vụ văn thư
(3)- Thực việc quản lý văn đi, văn đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo hướng dẫn văn số 425/VTLT-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
- Cấp xã thực công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn Thông tư số 14/2011/BNV ngày 08/11/2011của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
đ) Thực nghiệp vụ lưu trữ
- Thu thập tài liệu giải xong vào lưu trữ quan, giải quyếttài liệu tồn đọng, tổ chức chỉnh lý kỹ thuật khối lượng tài liệu quan, đơn vị thực giao nộp tài liệu đến hạn, hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
- Thực việc xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, đơn vị thủ tục, trình tự theo quy định;
- Việc thực chế độ thống kê, kiểm kê tài liệu lưu trữ báo cáo thống kê nhà nước định kỳ hàng năm theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV, Quyết định 14/2005/QĐ-BNV Bộ Nội vụ;
- Về phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị bảo quản an tồn tài liệu như: kệ, cặp hộp, bìa hồ sơ đựng tài liệu lưu trữ; định kỳ vệ sinh, phịng chống trùng phá hoại nhằm bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ;
- Kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa trang bị thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu kho lưu trữ như: thiết bị chữa cháy, báo cháy, chống cháy; máy điều hồ nhiệt độ; giá, hộp, bìa hồ sơ, cặp tài liệu, kho lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Cơng tác bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ, tránh tình trạng tài liệu bị hư hỏng yếu tố môi trường, côn trùng phá hại
4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
(4)Ngoài nhiệm vụ chung ngành, cấp triển khai thực năm 2012, cần tập trung số nhiệm vụ trọng tâm sau:
1.Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn công tác văn thư, lưu trữ
Nhiệm vụ trọng tâm hoạt động tuyên truyền năm 2012 triển khai, phổ biến Luật Lưu trữ Quốc hội Khố XIII thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 văn đạo, hướng dẫn văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức tồn tỉnh nhằm nâng cao nhận thức vai trị, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ
2 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a) Tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn theo định số 3662/QĐ-BNV; Văn số 425/VTLT-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quản lý văn đi, văn đến; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan cho sở, ban, ngành tỉnh cấp huyện, cấp xã nhiệm vụ cấp bách
b) Sở Nội vụ tổ chức từ 01- 02 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho CCVC trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị chưa qua đào tạo; mở số lớp tập huấn nghiệp vụ theo chuyên đề sở cân đối nguồn kinh phí Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt
c) Tổ chức kiểm tra công tác VTLT: Tiếp tục kiểm tra, phúc tra công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị chưa kiểm tra kiểm tra chưa thực tốt công tác văn thư, lưu trữ
3 Thu thập chỉnh lý tài liệu tích đống
(5)c) Việc chọn lọc giao nộp tài liệu lưu trữ lịch sử từ cấp huyện cấp tỉnh thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24 tháng năm 1999 Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng năm 2004 d) Khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa chỉnh lý quan, đơn vị địa bàn tỉnh đặc biệt cấp huyện, Thủ trưởng quan, tổ chưc chủ động giải dứt điểm tài liệu tích đống, chọn lọc tài liệu có giá trị để bảo quản sử dụng
4.Kinh phí hoạt động cho công tác văn thư, lưu trữ
Sở Tài phân bổ kinh hợp lý đảm bảo thực tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan; Thủ trưởng quan, tổ chức bố trí kinh phí hợp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ cần tập trung sửa chữa cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ có; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; thống kê, rà soát chỉnh lý tài liệu tồn đọng; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư – lưu trữ; bảo quản, công bố giới thiệu khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy hiệu giá trị tài liệu lưu trữ