BO TAI NGUYEN VA MOI TRUONG NANG CAO CHAT
LƯỢNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRU’ ThS Phạm Văn Bách Bộ Tài nguyên và Môi trường am 2002, Bộ Tài nguyên và Moi trường được thảnh lập trên cơ sở phát triển từ Tổng cục Địa chính, Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn và điều chuyển, hợp nhất một số lĩnh vực khác Bộ có
chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trên sáu lĩnh vực rộng lớn (tài nguyên
đất, tài nguyên nước, khí
tượng thuỷ văn, đo đạc và
bản đồ, địa chất khống sản, mơi trường); đồng thời là Bộ có vị trí chiến lược quan trọng, tốc độ phát triển nhanh, mạnh trong cơ cấu nền kinh tế quốc dân; trực tiếp liên quan đến quyên lợi, đời sống, sinh hoạt của mọi
người dân và sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, tổ chức Do vậy, đổi mới, nâng cao chất lượng nghiệp vụ
hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ cũng như toàn ngành Tài nguyên
và Môi trường là cần thiết
Năm 2006, đánh dấu
bước phát triển lớn mạnh
của hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thuộc Bộ Tải nguyên và Môi trường,
điển hình là: tham gia xây
dựng, hoàn thành 30 báo
cáo chuyên đề, báo cáo đột
xuất, theo yêu cầu của các
cơ quan nhw Trung ương Đảng, Quốc hội và các Bộ, ngành khác; chuẩn bị đầy đủ, kịp thời và chất lượng hệ thông danh mục tài liệu phục vụ lãnh đạo Bộ tham dự các Hội nghị do Thủ tướng Chính phủ chủ trì, cung cấp tài liệu phục vụ khoảng 100 cuộc làm việc của lãnh đạo Bộ với các Bộ, ngành và địa phương; làm
đầu mối tổng hợp, đôn đốc các đơn vị chức năng chuẩn bi van ban, tai liệu, ý kiến
phục vụ Bộ trưởng trả lời
chất vấn của các đại biểu Quốc hội, của cử tri ca
nước về các lĩnh vực quản
lý nhà nước thuộc Bộ
Ngoài ra, khối văn thư, lưu
trữ còn tham gia thực hiện
hiệu quả chức năng tham
mưu tổng hợp cho lãnh đạo
Bộ trong việc xây dựng các cơ chế, chính sách, pháp
luật về lĩnh vực tải nguyên
và môi trường; đặc biệt, xây dựng văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ như: Chỉ thị số _10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành
chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, Nghị định số 144/2005/NĐ-CP quy định công tác phối hợp giữa các cơ quan hành chính nhà
nước trong xây dựng và
kiểm tra việc thực hiện “chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; Nghị định số 99/2005/NĐ-CP về công
tác kiểm tra việc thực hiện
chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; Chương
trình hành động của Chính
phủ thực hiện Nghị quyết
Đại hội, đại biểu toàn quốc
lần thứ X của Đảng
Năm qua, khối văn thư, lưu trữ tích cực tham mưu,
tham gia thực hiện nhiều mô
hình cải cách hành chính,
được cộng đồng xã hội và
người dân đánh giá cao
như: thường xuyên tổ chức giao lưu trực tuyến giữa Bộ
và người dân, doanh
nghiệp; thành lập Tổ công
tác thường trực tiếp nhận,
xử lý các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức
và doanh nghiệp liên quan
đến công tác quản lý nha nước về tài nguyên và môi trường; thành lập Tổ công tác xây dựng đề án thí điểm thực hiện cơ chế "một cửa” tại Bộ; thành lập diễn đàn về
quy hoạch “treo”, dy an
“treo”; tổ chức đối thoại trực tiếp giữa Bộ trưởng với các doanh nghiệp cả nước để tìm biện tháo gỡ, giải quyết
vướng mắc trong các lĩnh
vực quản lý nhà nước thuộc
Bộ; đẩy mạnh công tác giáo
Trang 2dục, tuyên truyền, nâng cao nhận thức của cộng đồng về
quản lý, khai thác sử dụng,
bảo vệ bền vững tài nguyên
và môi trường; đây mạnh công tác cải cách hành chính, cải cách lề lối làm việc, hướng về địa phương và cơ sở; tổ chức các đoàn, các đợt thanh tra, kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng tài nguyên và môi trường tại
các địa phương Riêng Tổ công tác thường trực (thành lập tháng 10/2006) đã tiếp nhận, xử lý 1000 các ý kiến, phản ánh, kiến nghị, trả lời thắc mắc của cá nhân, tổ
chức và doanh nghiệp liên
quan đến công tác quản lý nhà nước về tài nguyên và
môi trường thông qua các
hình thức trả lời trực tuyến
trên mạng Internet, thư điện tử, điện thoại, fax, đường thư bưu chính Năm 2006,
khối văn thư, lưu trữ đã tiếp
nhận, xử lý và đăng ký
khoảng 19.500 văn bản đến,
10.500 đơn thư, 9.020 văn bản đi và tờ trình So với
nhiều năm trước đó, số
lượng văn bản đi - đến đã
tăng nhiều, nhưng quy trình
xử lý, phát hành, bảo quản
giấy tờ, tài liệu đã đảm bảo được sự nối kết, điều phối thông suốt, tuân theo đúng
quy trình, quy định, góp
phần thực hiện hiệu quả
nhiệm vụ chuyên môn Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ được quan tâm tích cực, trong đó tập trung quán triệt thực hiện xây dựng, ban hành quy định các mẫu biểu văn bản hành chính áp dụng 14 trong cơ quan Bộ, thống nhất sử dụng bộ mã Tiếng Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (bộ mã tiếng Việt Unicode), ứng dụng, mở rộng mạng LAN nội bộ và hệ thống các phần mềm
trong hoạt động văn thư, lưu
trữ tại cơ quan Bộ để bảo đảm tính thống nhất, đồng
bộ dữ liệu trong soạn thảo,
trao đổi thông tin, quản lý,
điều hành, tim kiếm, khai thác văn bản phục vụ công tác chuyên môn của Bộ và
các đơn vị thuộc Bộ Phần
đấu trong quý II/2007, tat ca văn bản đi - đến, quá trình xử lý công việc đều được
vận hành sử dụng, khai
thác, truy cập trên hệ thống
mạng máy tính, tiễn tới sẽ áp dụng thống nhất phổ biến trong toàn ngành Bộ
Tài nguyên và Môi trường đang xây dựng lộ trình xã hội hố cơng tác nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc cắp giấy phép hoạt động đo đạc bản đồ, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn, tài nguyên nước, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất qua mạng Internet Qua đó, chuyển
giao công nghệ thông tin cho các Sở Tài nguyên và
Môi trường tỉnh, thành phố trong cả nước, nhằm đơn
giản hoá thủ tục, thời gian và chi phí cho các công việc liên quan của người dân, của doanh nghiệp
Tuy mới được thành lập, nhưng công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tài nguyên và
Môi trường có nhiều tiến bộ
và từng bước được kiện
toàn Kết quả đó, trước tiên
là nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo thường xuyên của lãnh đạo Bộ; sự mạnh dạn đầu tư tài chính cho việc nghiên cứu, ứng dụng tin học hoá,
đẩy mạnh cải cách hành
chính; nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ Vì vậy, các lĩnh vực quản lý nhà nước do Bộ đảm nhiệm có bước phát
triển mới, hiện tượng tiêu
cực được giảm thiểu, hệ
thống văn bản quy phạm
pháp luật từng bước được hoàn chỉnh đã nâng cao uy
tín, hình ảnh của ngành đổi
với xã hội
Năm 2007, Bộ Tai
nguyên và Môi trường tiếp tục nâng cao hiệu quả, chất
lượng hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, trong đó ˆ ⁄ wa Pas tap trung cac bién phap co ban sau:
- Tăng cường công tác
tổng hợp, quản lý và xử lý các thông tin về mọi mặt
hoạt động của Bộ; duy trì chế độ làm việc của cơ quan Bộ, bảo đảm sự nếi
kết và điều phối hoạt động
giữa các đơn vị thuộc Bộ, giúp lãnh đạo Bộ chỉ đạo, điều hành các hoạt động của ngành theo chương trình, kế hoạch công tác và tiến độ đã đề ra; nghiên cứu
áp dụng thí điểm tiêu chuẩn
ISO-9001:2000 trong quản lý, điều hành công tác - Tăng cường công tác cải cách hành chính, tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 01/CT- BTNMT của Bộ trưởng về
cải cách lề lối làm việc,
hướng về địa phương và cơ
Trang 310/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ
tướng Chính phủ về giảm bớt văn bản, giấy tờ hành chính trong các hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt, phát động phong trào thi dua sang
tạo xây dựng mô hình mới về văn thư, lưu trữ; xây dựng tiêu chuẩn văn hoá, cham
điểm thi đua trong cán bộ, công chức văn
thư, lưu trữ -
- Tăng cường đầu tư nguồn lực mọi
mặt cho công tác nghiên cứu, ứng dụng
công nghệ thông tin, đặc biệt là các phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
cho các đơn vị trực thuộc Bộ; chuyển giao phần mềm giao lưu trực tuyến, phần mềm cấp giấy phép các loại cho Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trong cả nước theo kế hoạch; hướng dẫn và hỗ
trợ cán bộ các đơn vị trong chuyển đổi
văn bản từ phông chữ ABC sang phông chữ Unicode và sử dụng bộ mã tiếng Việt
Unicode để bảo đảm thống nhất và đồng
bộ dữ liệu trong soạn thảo, trao đổi thông tin quản lý, điều hành, tìm kiếm, khai thác vấn bản phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác quản lý điều hành của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
- Lập kế hoạch kiểm tra công tác văn
thư, lưu trữ của một số đơn vị trực thuộc
Bộ, tập huấn tồn ngành cơng tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường rà soát, kiểm tra văn bản trước khi ban hành; đẩy mạnh việc thực hiện cơ chế "một cửa", cải cách hành chính trong
quản lý văn bản của Bộ theo Quy chế làm việc và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
nâng cao trình độ của cán bộ, công chức trong việc quản lý văn bản trên máy tính, khai thác, tìm kiêm và cập nhật văn bản trên mạng, xây dựng hệ thống tư liệu ngành Tài nguyên và Môi trường phục vụ
nhu cầu tim kiếm, tra cứu của người dân, của tổ chức với mục tiêu góp phần vào
việc quản lý, khai thác, sử dụng các nguồn tài nguyên ngày càng hợp lý và hiệu quả, phát triển bền vững kinh tế - xã hội đi đôi với bảo vệ môi trường /
LUẬT GIAO DỊCH
(Tiếp theo trang 12 )
trục tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số; Những
dịch vụ khác có liên quan theo quy định” Như vậy, các dịch vụ này sẽ có trách nhiệm trong
việc cấp và xác minh tính chính xác, hiệu lực
của chữ ký điện tử thông qua việc cấp các
chứng thư sé: "Chứng thư số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra
được bằng khố cơng khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó” Những quy định trên đây được ban hành để bảo đảm độ an toàn trong việc sử dụng chữ ký điện tử khi thực hiện các giao dịch
điện tử ‘
II Đề xuất một số giải pháp:
Từ góc độ của một người nghiên cứu, chúng tôi thấy rằng, luật giao dịch điện tử đã đặt ra cho
ngành lưu trữ chúng ta những vấn đề mới liên quan nhiều tới lý luận và thực tiễn cần phải tiến
hành trong thời gian tới:
1- Xây dựng hoàn chỉnh những lý luận liên quan tới khái niệm về tài liệu điện tử, những đặc điểm và đặc thù riêng của nó Đây chính là cơ sở để chúng ta có thế thực hiện những bước đi
cần thiết trong thực tiễn và để làm được điều
này cần có sự nghiên cứu nghiêm túc từ phía:
các nhà khoa học và các cơ quan có thầm quyền
2- Cần nghiên cứu để xác lập vai trò, trách
nhiệm của các cơ quan và cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện những biện pháp liên quan tới xây dựng dữ liệu, chuyền giao, tiếp nhận và xử lý đối với những thông tin trong các tài liệu điện tử
3- Cần xây dựng những tiêu chuẩn để xác
minh độ tin cậy, giá trị của những tài liệu điện tử khi đưa vào lưu trữ cũng như quy trình liên quan
tới việc tổ chức, bảo vệ an toàn và khai thác sử
dụng những tài liệu đó
4- Cần nghiên cứu để đề ra nguyên tắc quản
lý tài liệu điện tử sao cho phù hợp và thực sự có hiệu quả
Với những đề xuất trên, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức là cần giải quyết kịp thời và
hiệu quả những vắn đề đặt ra để góp phần hoàn thiện về mặt lý luận và thực tiễn của công tác
lưu trữ nói chung cũng như quy trình quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử nói riêng /
Trang 4TƯ NHÂN HOÁ VÀ LƯU TRU"
I Luật pháp điều khiển
tư nhân hoá
Một trong những câu hỏi
đầu tiên là những luật lệ gì
qui định tư nhân hố Như
chúng tơi dự đoán, hầu hết các quốc gia Đông Âu có
những luật đặc biệt làm khung cho quá trình từ nhân
hoá Đó là điều dễ hiểu vì tư
nhân hoá mạnh mẽ không
thể thực hiện được nếu
không có những luật định: như vậy (Có 1 trường hợp ngoại lệ là tại nước Đức, trong các lĩnh vực khác nhau, có những luật tư nhân hoá
riêng) Tại một số nước Tây
Âu, nơi mà tư nhân hoá xảy
ra từng bước thì không cần
đến các điều luật đặc biệt này
(Hà Lan, Thuy Sĩ, Anh) Một câu hỏi khác là số phận của các tải liệu bị ảnh hưởng bởi quá trình tử nhân hoá có được giám sát bằng
luật pháp hay không Điều
này là quan trọng bởi vì câu
trả lời sẽ cho biết cộng đồng lựu trữ có chú ý đến vấn đề
này hay không, và nó được quan tâm ở mức nào Có 8
quốc gia trả lời là bằng Luật lưu trữ, 2 quốc gia là bằng Luật tư hữu hoá, 10 quốc gia
còn lại hoặc không trả lời, hoặc không có luật nào kiểm
soát việc này Tại các quốc gia mà việc tư nhân hoá diễn ra từ từ thì vấn đề không quá
nghiêm trọng, nhưng tại một
vài nước Đông Âu, nó có thể là một vấn đề nghiêm trọng,
và có vẻ như công tác lưu trữ
là yếu kém tại các quốc gia
này
II Số phận của các tài
liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ nhà nước và tài liệu lưu trữ cá nhân
Bất cứ một quốc gia nào, với luật pháp dân chủ, đều có
những qui định rõ đâu là tài liệu thuộc quyền sở hữu của nhà nước và đâu là của tư nhân Tuy vậy, không phải
lúc nào cũng dễ dàng phân biệt chúng Ví dụ như, hầu hết các quốc gia đều cho rằng tài liệu thương mại từ
các doanh nghiệp nhà nước là sở hữu của nhà nước, nhưng cũng có một vài ngoại
lệ Hungary tuyên bố rằng, tài
liệu lưu trữ của nhà nước là
"tài liệu thuộc về hoặc đã
từng thuộc về lựu trữ của các tổ chức thực thi các công tác cộng đồng Theo như cách hiểu thông thường của luật tổ
chức doanh nghiệp - mặc dù
các doanh nghiệp này đều thuộc về chính phủ trong thời
kì xã hội chủ nghĩa - thì các doanh nghiệp này đã không thực sự thực hiện công tác
cộng đồng" Tại Anh, các tài
liệu lưu trữ nhà nước “được
tạo ra, lưu giữ tại các phòng,
ban của chính phủ trung ương Tài liệu tại chính
quyền địa phương không thuộc về nhà nước và không
phải tuân thủ theo Luật tài liệu lưu trữ nhà nước”
te
Lagos Kornmendy
Tại các quốc gia dan chủ,
tài liệu lưu trữ cá nhân được coi là tài sản cá nhân và
được đặt dưới quyền cá nhân cơ bản Nhưng điều đó không có nghĩa là các tổ chức cá nhân có quyền làm
bắt cứ điều gì với tài liệu của
họ Hãy xem xét 2 ví dụ sau:
- Trung tâm lưu trữ quốc gia của Hungary có thể đặt
tài liệu lưu trữ tư nhân trong
sự bảo vệ của pháp luật nếu thấy rằng chúng có giá trị “lâu
dài” Sự bảo vệ của pháp luật có nghĩa là Trung tâm lưu trữ
Hungary cd thé đăng ký
những tài liệu này và tạo các
microfilm nếu cân Các tổ
chức tư nhân phải thông báo về mục đích nêu muốn
chuyển nhượng các tài liệu
này Trong trường hợp như vậy, các cơ quan lưú trữ nhà
nước có quyền ưu tiên thu
thập
- Tại ltalia, nếu cơ quan Dịch vụ lưu trữ quốc gia “đánh giá - bằng các thông
bao — gia trị lịch sử của các tài liệu lưu trữ, người sở hữu các tài liệu này phải cho phép công chúng được tiếp cận, phải có trách nhiệm gìn giữ, không được phép bán hoặc
chuyên ra nước ngoài
Những tài liệu lưu trữ này
nằm dưới quyền kiểm soát của hội đồng
“Soprintendenza
archivistiaca" nơi có quyền xem xét đánh giá, tư vấn các đóng góp về tài chính thay