Bộ Tài nguyên và Môi trường nâng cao chất lượng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

THỰC TIẾN - KINH NGHIÊM Số 4/2007 BO TAI NGUYEN VA MOI TRUONG NANG CAO CHAT LƯỢNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRU’ ThS Phạm Văn Bách Bộ Tài nguyên Môi trường am 2002, Bộ nguyên trường Tài Moi thảnh lập sở phát triển từ Tổng cục Địa chính, Tổng cục Khí tượng Thuỷ văn điều chuyển, hợp số lĩnh vực khác Bộ có chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước sáu lĩnh vực rộng lớn (tài nguyên ngành khác; chuẩn bị đầy đủ, kịp thời chất lượng hệ thông danh mục tài liệu phục vụ dự lãnh đạo Bộ tham Hội nghị Thủ tướng Chính phủ chủ trì, cung cấp tài liệu phục vụ khoảng 100 làm việc lãnh đạo Bộ với Bộ, ngành địa phương; làm nước xây dựng kiểm tra việc thực “chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; Nghị định số 99/2005/NĐ-CP cơng tác kiểm tra việc thực sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch; Chương trình hành phủ động thực Chính Nghị Đại hội, đại biểu tồn quốc đầu mối tổng hợp, đơn đốc đơn vị chức chuẩn bi van ban, tai liệu, ý kiến Bộ có vị trí chiến lược chất vấn đại biểu Quốc hội, cử tri ca tham gia thực nhiều mô lý nhà người trữ cịn đất, tài ngun tượng thuỷ văn, nước, khí đo đạc đồ, địa chất khống sản, mơi trường); đồng thời quan trọng, tốc độ phát triển nhanh, mạnh cấu kinh tế quốc dân; trực tiếp liên quan đến quyên lợi, đời sống, sinh hoạt người dân sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tổ chức Do vậy, đổi mới, nâng cao chất lượng nghiệp vụ hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ toàn ngành Tài nguyên Môi trường cần thiết Năm bước 2006, đánh dấu phát triển lớn mạnh hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thuộc Bộ Tải nguyên Mơi trường, điển hình là: tham gia xây dựng, hồn thành 30 báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, theo yêu cầu quan nhw Trung ương Đảng, Quốc hội Bộ, phục vụ Bộ trưởng trả lời nước lĩnh vực quản nước thuộc Bộ lần thứ X Đảng Năm qua, khối văn thư, lưu trữ tích cực tham hình cải cách mưu, hành chính, cộng đồng xã hội dân đánh giá cao như: thường xuyên tổ chức giao lưu trực tuyến Bộ mưu tổng hợp cho lãnh đạo nghiệp; thành lập Tổ cơng Ngồi ra, khối văn thư, lưu hiệu tham gia chức thực tham Bộ việc xây dựng chế, sách, pháp luật lĩnh vực tải nguyên môi trường; dựng đặc biệt, xây văn hướng đạo thực định Thủ tướng dẫn, Nghị Chính phủ, Quyết phủ như: Chỉ _10/2006/CT-TTg thị Chính số Thủ tướng Chính phủ việc giảm văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà 144/2005/NĐ-CP quy định nhà nước, Nghị định số công tác phối hợp quan hành người dân, tác thường doanh trực tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị cá nhân, tổ chức doanh nghiệp liên quan đến công tác quản lý nha nước tài nguyên môi trường; thành lập Tổ cơng tác xây dựng đề án thí điểm thực chế "một cửa” Bộ; thành lập diễn đàn quy hoạch “treo”, dy an “treo”; tổ chức đối thoại trực tiếp Bộ trưởng với doanh nghiệp nước để tìm biện tháo gỡ, giải vướng mắc lĩnh vực quản lý nhà nước thuộc Bộ; đẩy mạnh công tác giáo 13 Thực tiễn - Kinh nghiệm dục, tuyên truyền, nâng cao nhận thức cộng đồng quản lý, khai thác sử dụng, bảo vệ bền vững tài nguyên môi công chính, trường; tác cải cải cách mạnh cách hành lề lối làm Số 4/2007 quan Bộ, thống sử dụng mã Tiếng nhờ có quan tâm, đạo thường xuyên lãnh 6909:2001 (bộ mã tiếng Việt tư tài cho việc nghiên cứu, ứng dụng tin học hoá, Việt theo Tiêu chuẩn TCVN Unicode), ứng dụng, mở rộng mạng LAN nội hệ thống phần mềm việc, hướng địa phương sở; tổ chức đoàn, hoạt động văn thư, lưu tài nguyên môi trường trao đổi thông tin, quản lý, đợt tra, kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng địa phương Riêng Tổ công tác thường trực (thành lập tháng 10/2006) tiếp nhận, xử lý 1000 ý kiến, phản ánh, kiến nghị, trả lời thắc mắc cá nhân, tổ chức doanh nghiệp liên quan đến công tác quản lý nhà nước tài nguyên môi trường thơng qua hình thức trả lời trực tuyến mạng Internet, thư điện tử, điện thoại, fax, đường thư bưu Năm 2006, khối văn thư, lưu trữ tiếp nhận, xử lý đăng ký khoảng 19.500 văn đến, 10.500 đơn thư, 9.020 văn tờ trình So với nhiều năm trước đó, số phần trình, thực quy Cơng tác ứng dụng cơng nghệ động quan tập thông tin hoạt văn thư, lưu trữ tâm tích cực, trung qn triệt thực xây dựng, ban hành quy định mẫu biểu văn hành áp dụng 14 mạnh cải mới, tượng văn quy cách hành chính; nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, cơng chức làm văn thư, lưu trữ Vì vậy, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ đảm nhiệm có bước phát đơn vị thuộc Bộ Phần pháp hoàn luật bước chỉnh nâng cao uy tác chuyên môn Bộ đấu quý II/2007, tat ca văn - đến, trình xử lý công việc vận hành sử dụng, khai thác, truy cập hệ thống mạng máy tính, tiễn tới áp dụng thống phổ biến tồn ngành Bộ Tài ngun xây dựng Mơi trường lộ trình xã hội hố cơng cứu, ứng dụng tác nghiên công nghệ phép đo đạc thông tin việc cắp giấy hoạt động đồ, khống sản, khí tượng thuỷ văn, tài nguyên nước, Môi trường tỉnh, thành phố nước, nhằm đơn đẩy đầu cực góp hiệu dạn triển định, nhiệm vụ chun mơn Bộ; mạnh điều hành, tim kiếm, khai thác văn phục vụ công quản giấy tờ, tài liệu đảm bảo nối kết, điều phối thông suốt, tuân theo quy thảo, bảo tăng nhiều, quy trình lý, phát hành, liệu soạn cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất qua mạng Internet Qua đó, chuyển lượng văn - đến xử trữ quan Bộ để bảo đảm tính thống nhất, đồng đạo giao công nghệ thông cho Sở Tài nguyên tin giản hoá thủ tục, thời gian chi phí cho cơng việc liên quan người dân, doanh nghiệp thống với xã hội Năm 2007, hoạt động giúp trì nếi đơn vị thuộc Bộ, lãnh đạo Bộ đạo, điều hành hoạt động ngành theo chương trình, kế hoạch công tác tiến độ đề ra; nghiên cứu áp dụng thí điểm tiêu chuẩn ISO-9001:2000 lý, điều hành công tác - Tăng cường công quản tác cải cách hành chính, tiếp tục sở, thực kiện Bộ; kết điều phối hoạt động tồn Kết đó, trước tiên chế độ làm việc quan Bộ, bảo đảm cách bước Tai tổng hợp, quản lý xử lý thông tin mặt cải nguyên Bộ lượng hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, ˆ ⁄ wa Pas tap trung cac bién phap co ban sau: - Tăng cường cơng tác Mơi trường có nhiều tiến Tài hệ phạm nguyên Môi trường tiếp tục nâng cao hiệu quả, chất thực Bộ tiêu thiểu, tín, hình ảnh ngành đổi Tuy thành lập, công tác văn thư, lưu trữ giảm BTNMT Chỉ thị số 01/CT- Bộ trưởng lề lối làm việc, hướng địa phương Chỉ thị số Thực tiễn - Kinh nghiệm Số 4/2007 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 Thủ LUẬT GIAO DỊCH tướng Chính phủ giảm bớt văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước, đặc biệt, phát động phong trào thi dua sang tạo xây dựng mơ hình văn thư, lưu trữ; xây dựng tiêu chuẩn văn hoá, cham điểm thi đua cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ - Tăng cường đầu tư nguồn lực mặt cho công tác nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc cho đơn vị trực thuộc Bộ; chuyển giao phần mềm giao lưu trực tuyến, phần mềm cấp giấy phép loại cho Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh, thành phố nước theo kế hoạch; hướng dẫn hỗ trợ cán đơn vị chuyển đổi văn từ phông chữ ABC sang phông chữ Unicode sử dụng mã tiếng Việt Unicode để bảo đảm thống đồng liệu soạn thảo, trao đổi thông tin quản lý, điều hành, tìm kiếm, khai thác vấn phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác quản lý điều hành Bộ đơn vị thuộc Bộ thư, Bộ, - Lập kế hoạch kiểm tra công tác văn lưu trữ tập huấn tồn số đơn ngành vị trực thuộc cơng tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường rà soát, kiểm tra văn trước ban chế hành; đẩy mạnh việc thực "một cửa", cải cách hành quản lý văn Bộ theo Quy chế làm việc Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao trình độ cán bộ, công chức (Tiếp theo trang 12 ) trục tuyến sở liệu chứng thư số; Những dịch vụ khác có liên quan theo quy định” Như vậy, dịch vụ có trách nhiệm việc cấp xác minh tính xác, hiệu lực chữ ký điện tử thông qua việc cấp chứng thư sé: "Chứng thư số tạo thời gian chứng thư số có hiệu lực kiểm tra khố cơng khai ghi chứng thư số có hiệu lực đó” Những quy định ban hành để bảo đảm độ an toàn việc sử dụng chữ ký điện tử thực giao dịch điện tử ‘ II Đề xuất số giải pháp: Từ góc độ người nghiên cứu, thấy rằng, luật giao dịch điện tử đặt cho ngành lưu trữ vấn đề liên quan nhiều tới lý luận thực tiễn cần phải tiến hành thời gian tới: 1- Xây dựng hoàn chỉnh lý luận liên quan tới khái niệm tài liệu điện tử, đặc điểm đặc thù riêng Đây sở để thực bước cần thiết thực tiễn để làm điều cần có nghiên cứu nghiêm túc từ phía: nhà khoa học quan có thầm quyền 2- Cần nghiên cứu để xác lập vai trò, trách nhiệm quan cán chuyên môn việc thực biện pháp liên quan tới xây dựng liệu, chuyền giao, tiếp nhận xử lý thông tin tài liệu điện tử 3- Cần xây dựng tiêu chuẩn để xác minh độ tin cậy, giá trị tài liệu điện tử đưa vào lưu trữ quy trình liên quan việc quản lý văn máy tính, khai thác, tìm kiêm cập nhật văn tới việc tổ chức, bảo vệ an tồn khai thác sử ngành Tài ngun Mơi trường phục vụ lý tài liệu điện tử cho phù hợp thực có hiệu Với đề xuất trên, trách nhiệm quan, tổ chức cần giải kịp thời mạng, xây dựng hệ thống tư liệu nhu cầu tim kiếm, tra cứu người dân, tổ chức với mục tiêu góp phần vào việc quản lý, khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên ngày hợp lý hiệu quả, phát triển bền vững kinh tế- xã hội đôi với bảo vệ môi trường / dụng tài liệu 4- Cần nghiên cứu để đề nguyên tắc quản hiệu vắn đề đặt để góp phần hồn thiện mặt lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ nói chung quy trình quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử nói riêng / 15 NHÌN RA THẾ GIỚI Số 4/2007 TƯ NHÂN HOÁ VÀ LƯU TRU" Lagos Kornmendy I Luật pháp điều khiển công tác lưu trữ Một câu hỏi luật lệ qui định tư nhân hố Như chúng tơi dự đốn, hầu hết quốc gia Đơng Âu có luật đặc biệt làm khung cho q trình từ nhân hố Đó điều dễ hiểu tư nhân thể hố khơng thực có mạnh mẽ khơng luật định: (Có trường hợp ngoại lệ nước Đức, lĩnh vực khác nhau, có luật tư nhân hoá riêng) Tại số nước Tây Âu, nơi mà tư nhân hoá xảy bước khơng cần đến điều luật đặc biệt (Hà Lan, Thuy Sĩ, Anh) Một câu hỏi khác số phận tải liệu bị ảnh hưởng trình tử nhân II Số phận tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ nhà nước tài liệu lưu trữ cá nhân Bất quốc gia nào, với luật pháp dân chủ, có qui định rõ đâu tài liệu thuộc quyền sở hữu nhà nước đâu tư nhân Tuy vậy, lúc dễ dàng phân biệt chúng Ví dụ như, hầu hết quốc gia cho tài liệu thương mại từ doanh nghiệp nhà nước sở hữu nhà nước, có vài ngoại lệ Hungary tuyên bố rằng, tài liệu lưu trữ nhà nước "tài liệu thuộc quan trọng câu thuộc lựu trữ tổ chức thực thi công tác cộng đồng Theo cách hiểu thông thường luật tổ doanh nghiệp thuộc phủ thời hố có giám sát luật pháp hay khơng Điều trả lời cho biết cộng đồng lựu trữ có ý đến vấn đề hay khơng, quan tâm mức Có quốc gia trả lời Luật lưu trữ, quốc gia Luật tư hữu hố, 10 quốc gia cịn lại khơng trả lời, họ Hãy xem xét ví dụ sau: - Trung tâm lưu trữ quốc gia Hungary đặt tài liệu lưu trữ tư nhân bảo vệ pháp luật thấy chúng có giá trị “lâu dài” Sự bảo vệ pháp luật có nghĩa Trung tâm lưu trữ Hungary cd thé microfilm đăng ký tài liệu tạo cân Các tổ chức tư nhân phải thơng báo mục chuyển đích nêu nhượng Trong muốn tài liệu trường hợp vậy, quan lưú trữ nhà nước có quyền ưu tiên thu thập cơng chúng tiếp cận, phải có trách nhiệm gìn giữ, cộng đồng" Tại Anh, tài bao — gia trị lịch sử tài liệu lưu trữ, người sở hữu tài liệu phải cho phép không liệu lưu trữ nhà nước “được chuyên ban nằm nghiêm vài nước Đơng Âu, vấn đề nghiêm trọng, bắt điều với tài liệu kì xã hội chủ nghĩa - doanh nghiệp không thực thực công tác quyền địa phương không thuộc nhà nước không đặt quyền cá nhân Nhưng điều khơng có nghĩa tổ chức cá nhân có quyền làm chức doanh nghiệp - tạo ra, lưu giữ phòng, trọng, tài liệu lưu trữ cá nhân coi tài sản cá nhân - Tại ltalia, quan Dịch vụ lưu trữ quốc gia “đánh giá - thơng khơng có luật kiểm soát việc Tại quốc gia mà việc tư nhân hố diễn từ từ vấn đề khơng Tại quốc gia dan chủ, yếu quốc gia te tư nhân hoá ương Tài liệu phủ trung phải tuân thủ theo Luật liệu lưu trữ nhà nước” tài Những tài phép liệu nước quyền hội “Soprintendenza lưu bán ngồi trữ kiểm sốt đồng archivistiaca" nơi có quyền xem xét đánh giá, tư vấn đóng góp tài thay 29 ... phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ, công tác quản lý điều hành Bộ đơn vị thuộc Bộ thư, Bộ, - Lập kế hoạch kiểm tra công tác văn lưu trữ tập huấn tồn số đơn ngành vị trực thuộc cơng tác văn thư,. .. nguyên Bộ lượng hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, ˆ ⁄ wa Pas tap trung cac bién phap co ban sau: - Tăng cường cơng tác Mơi trường có nhiều tiến Tài hệ phạm nguyên Môi trường tiếp tục nâng cao. .. văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường rà soát, kiểm tra văn trước ban chế hành; đẩy mạnh việc thực "một cửa", cải cách hành quản lý văn Bộ theo