Xây dựng Hệ thống Thông tin Nguồn Nhân lực Công ty VINAMILK

Xây dựng Hệ thống Thông tin Nguồn Nhân lực Công ty VINAMILK Lý do chọn đề tài Thực tế hiện nay việc quản lý nhân lực chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân lực như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ công trên giấy. Sau đó hàng tháng nhân viên phòng Tổ chức hành chính mới cập nhật vào Excel; Việc tính lương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; Nhân viên phòng Tổ chức hành chính không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu. Trước những khó khăn nêu trên, nhóm em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân lực tại Công ty cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk” để làm đề tài thực hiện với mục đích là xây dựng hệ thống thông tin phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý nhân lực. Với đề tài này sẽ giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian cho công tác quản lý nhân sự, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thông tin về cán bộ nhân viên của lãnh đạo Công ty.

Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK MỤC LỤC A LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI B KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC I Khái quát nguồn nhân lực Định nghĩa Đặc điểm Vai trò II Khái quát hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Định nghĩa Đặc điểm Chức Vai trò Ý nghĩa .7 III Các bước thiết lập hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực .8 Hoạch định nguồn nhân lực .8 Sử dụng nguồn nhân lực 11 Định hướng phát triển nguồn nhân lực 13 Duy trì nguồn nhân lực 14 C XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK 15 I Giới thiệu công ty 15 Lịch sử hình thành phát triển 15 Cơ cấu tổ chức công ty 16 II Khái quát hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực VINAMILK 17 III Triển khai hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực VINAMILK 17 Công việc làm 18 Quản lý nhân viên 18 Ngày công 19 Đào tạo phát triển 21 Quản lý hưu trí 22 Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Bồi thường quản lý lợi ích 23 Quản lý bảng lương 23 Đánh giá hiệu suất 25 Quan hệ lao động 26 10 Quản lý tổ chức 26 11 Sức khỏe an toàn lao động .27 12 Tuyển dụng theo dõi ứng viên 27 D KẾT LUẬN 30 I Đối với VINAMILK 30 II Đối với doanh nghiệp Việt Nam 30 Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK A LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Thực tế việc quản lý nhân lực đuợc xây dựng quản lý Excel gây khó khăn nhiều cho cán quản lý nhân lực như: theo dõi cập nhật hệ số đánh giá suất lao động cho cán nhân viên thực thủ công giấy Sau hàng tháng nhân viên Phịng Tổ chức Hành cập nhật vào Excel; việc tính lương thực bảng tính chương trình Excel; vhân viên Phịng Tổ chức Hành khơng thể xuất báo cáo tình trạng học vấn, cấp, báo cáo q trình cơng tác nhân viên theo u cầu Ban Giám đốc yêu cầu Trước khó khăn nêu trên, nhóm em định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam VINAMILK” để làm đề tài thực với mục đích xây dựng hệ thống thông tin phù hợp với yêu cầu công tác quản trị nguồn nhân lực Với đề tài giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí thời gian cho cơng tác quản lý nhân sự, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thơng tin cán nhân viên lãnh đạo Công ty Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK B KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC I Khái quát nguồn nhân lực Định nghĩa Nguồn nhân lực doanh nghiệp tất cá nhân tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Nó bao gồm cá nhân có vai trị khác liên kết với theo mục tiêu định Nguồn nhân lực coi nguồn vốn, nguồn tài nguyên quý báu doanh nghiệp Đặc điểm - Quan hệ người lao động người sử dụng lao động quan hệ hợp tác mục đích chung - Nhân lực nguồn lực tăng trưởng - Hiệu sử dụng nguồn nhân lực phụ thuộc vào kết hợp hài hòa nhu cầu cá nhân yêu cầu tổ chức - Nguồn nhân lực nhà cung cấp dịch vụ bên tổ chức: cá nhân tổ chức cung cấp sức lực, trí tuệ nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Vai trò Nhân lực nguồn lực quan trọng tổ chức, người tham gia vào hai hoạt động tổ chức: vừa nguồn lực trực tiếp thực cơng việc khơng thể tự động hố (xử lý cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa nguồn lực tri thức có vai trị điều khiển loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định cơng việc,…) Hơn nữa, nhu cầu tồn phát triển môi trường cạnh tranh địi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải toán phức tạp tìm kiếm lợi cạnh tranh tăng hiệu kinh doanh Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK II Khái quát hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Định nghĩa Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối thơng tin có liên quan đến nguồn nhân lực tổ chức để hỗ trợ cho việc định, liên quan đến tất vấn đề thuộc quyền lợi, trách nhiệm nhân viên nhằm đạt hiệu cao cho tổ chức lẫn nhân viên Qua đó, hệ thống thơng tin quản trị nguồn nhân lực giúp nhà quản lý nhân tự động hóa đơn giản hóa nhiệm vụ, giảm việc quản trị lưu trữ hồ sơ, cung cấp quản lý với thông tin liên quan đến nhân có yêu cầu Các hệ thống cung cấp kho lưu trữ thông tin/dữ liệu lưu trữ trì Tuy nhiên, để liệu trở nên hữu ích, cần chuyển đổi thành thơng tin có ý nghĩa nhà quản lý Đây thách thức phải đối mặt với phận nhân ngày Đặc điểm - Đối tượng cần quản lý người - Sử dụng sở liệu bên hệ thống máy tính để lưu trữ thơng tin nhân lực - Hệ thống tạo báo cáo dạng in điện tử bao gồm thông tin liên quan đến nguồn nhân lực Chức - Thực việc huy động nhân lực sử dụng có hiệu người lao động cho tổ chức - Trợ giúp cho phận quản trị nhân lực lưu giữ thông tin nhân sự, lập báo cáo định kỳ,… - Thực việc lập kế hoạch chiến thuật chiến lược cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn thực chức quản trị nhân lực khác - Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực bao gồm chức năng: Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK + Chức lưu trữ + Chức tìm kiếm + Chức tổng hợp + Chức trợ lý Vai trò - Huy động sử dụng có hiệu người lao động - Lưu giữ thông tin nhân - Lập báo cáo định kỳ - Lập chiến lược công cụ để mơ phỏng, dự báo, phân tích thống kê Ý nghĩa - Nhà quản trị hiểu nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên cách tốt lôi kéo nhân viên say mê với công việc tránh sai lầm việc tuyển chọn sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao hiệu tổ chức - Làm cho mong muốn doanh nghiệp mong muốn nhân viên tương hợp với đạt đến mục tiêu - Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân giúp tiết kiệm thời gian, công sức so với việc quản lý phương pháp thủ cơng  Có hệ thống thơng tin quản trị nguồn nhân lực hoàn hảo ban lãnh đạo dễ dàng việc quản lý thân mình, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp thông tin nhân cơng ty có nhu cầu tìm kiếm đơn giản, nhanh chóng, sẵn sàng cho nhu cầu mở rộng tương lai Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK III Các bước thiết lập hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực a) Phân tích mơi trường, xác định mục tiêu chiến lược - Mơi trường bên ngồi doanh nghiệp: + Mơi trường vĩ mơ: yếu tố kinh tế, sách nhà nước, yếu tố văn hóa, xã hội, điều kiện tự nhiên, trình độ kỹ thuật, cơng nghệ… + Mơi trường vi mô: xu mức độ cạnh tranh ngành, đối thủ cạnh tranh đối thủ tiềm tàng - Môi trường bên doanh nghiệp: + Hữu hình: Lực đội ngũ cán lực lượng lao động (nhân lực), tài (tài lực), sở vật chất, kỹ thuật (vật lực) + Vơ hình: Chất lượng trình độ lao động, trình độ cơng nghệ, lực quản lý, văn hóa doanh nghiệp (bầu khơng khí, tinh thần, truyền thống…), uy tín vị doanh nghiệp  ục tiêu hoạch định nguồn nhân lực t p trung vào trình hu h t – tạo Phát tri n – Duy trì nguồn nhân lực c a doanh nghiệp gi p cho doanh nghiệp đảm bảo lực lượng lao động k n ng, ph m chất cần thiết đ thực mục tiêu đề oạch định nguồn nhân lực gi p nhà quản trị trả lời câu h i sau - Doanh nghiệp cần nhân viên - hi doanh nghiệp cần họ - ọ cần phải có k n ng, ph m chất - Doanh nghiệp có sẵn người thích hợp chưa oanh nghiệp n dụng m i t bên hay lựa chọn t người có sẵn Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực cơng ty VINAMILK b) Phân tích trạng nguồn nhân lực - Khía cạnh phân tích: Số lượng, cấu, trình độ, kỹ nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả hoàn thành nhiệm vụ, mức độ trung thành với doanh nghiệp, nỗ lực tận tình với cơng việc, sáng kiến,… - Phương pháp phân tích: vấn, bảng câu hỏi để thu thập thơng tin phân tích, đánh giá: Mức độ kích thích doanh nghiệp công việc người lao động thỏa mãn người lao động  ình trạng nguồn nhân lực th cụ th qua tiêu n ng suất lao động, giá trị gia t ng bình qn đầu người, chi phí lao động, mức độ sử dụng qu thời gian lao động, tỷ lệ nghỉ việc c a nhân viên c) Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực - Nhà quản trị cần có hệ thống thơng tin từ bảng, biểu nhân sự, mô tả số lượng lao động, kỹ năng, trình độ, báo cáo phân tích tình hình nhân sự, nội dung đánh giá vị trí cơng việc thiết yếu doanh nghiệp để theo dõi, dự trù kế hoạch nhân lực nhằm đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng thực mục tiêu chiến lược kinh doanh đề - Nhà quản trị cần quan tâm vấn đề: + Dân số việc làm: ảnh hưởng trực tiếp tới định doanh nghiệp việc hoạch định nguồn nhân lực Nhà quản trị cần Theo dõi quy mô, số dân số việc chủ động điều chỉnh kế hoạch nguồn nhân lực theo hướng có lợi cho doanh nghiệp Hiện nay, tác động khủng hoảng tài lạm phát tăng cao hậu COVID-19, tình hình thất nghiệp tiếp tục mức cao tồn giới  Các doanh nghiệp cần có ch động đ tiếp c n lựa chọn, khai thác sử dụng nguồn nhân lực cách hiệu quả, phù hợp v i n ng lực c a doanh nghiệp Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK + Ngành xu hướng nghề nghiệp: triển vọng hay suy thoái ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh dẫn tới diễn biến phức tạp thị trường lao động Thế nên, doanh nghiệp nên nắm bắt kịp thời, khai thác lợi xu phát triển lĩnh vực ngành nghề kinh doanh Hiện nay, ngành kinh doanh trực tuyến, quản trị mạng, tư vấn tài dịch vụ giải trí có xu hướng phát triển lớn d) Phân tích quan hệ cung-cầu nguồn nhân lực Việc phân tích làm rõ thực trạng nguồn nhân lực có doanh nghiệp mức độ sử dụng Đó sở cho xác định nhu cầu nguồn cung cấp nhân lực tương lai - “Cung không đáp ứng cầu”: tình trạng mà lượng nhân lực cần có một,một số tồn chức danh cơng việc nhiều lượng nhân lực thực cơng việc mà tổ chức sẵn có.Khơng có chức danh cơng việc thừa người thực - “Cung vượt cầu”: tình trạng mà lượng nhân lực tổ chức có nhiều so với lượng nhân lực tổ chức để thực công việc một,một số tồn chức danh cơng việc.Khơng có cơng việc thiếu người thực - “Vừa thừa, vừa thiếu nhân lực”: đối đầu với tình trạng này, tổ chức cần quan tâm đến hoạt động đào tạo xếp lại, thuyên chuyển, đề bạt, thăng chức, đào tạo phát triển hay sử dụng tình trạng dư thừa để đối phó với tình trạng thiếu hụt - “Cân đối cung cầu nhân lực”: trạng thái mà cung nhân lực vừa đủ để đáp ứng cầu nhân lực chức danh công việc e) - ánh giá kế hoạch chương trình hành động Xác định: sai lệch kế hoạch thực hiện, nguyên nhân dẫn đến sai lệch để có biện pháp giải vấn đề Mơn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 10 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK - Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá: số lượng, chất lượng lao động, suất lao động, tỷ lệ thuyên chuyển lao động, chi phí tuyển dụng lao động; hài lòng - thỏa mãn người lao động công việc,… Sử dụng nguồn nhân lực a) Tuy n dụng Xây dựng định biên nhân sự, kế hoạch tuyển, nhận đơn ứng tuyển trực tuyến việc tự động phân loại ứng viên, vấn đánh giá ứng viên Ngày nay, công ty ngày tự động hóa tồn quy trình tuyển dụng, từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng đến khâu gửi thư mời ứng viên trúng tuyển Bên cạnh đó, tính phân tích nhu cầu tuyển dụng, thiết lập định biên nhân sự, tự động phân tích hồ sơ ứng tuyển (qua file word, excel, pdf) nhiều tính nâng cao khác giúp cơng tác tuyển dụng nhanh chóng & chuyên nghiệp Khi có nhu cầu tuyển dụng (thiếu nhân viên số vị trí) phận quản lý vị trí gửi yêu cầu lên phận nhân để thực tuyển chọn nhân viên Công việc tuyển chọn tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào, phận tuyển chọn tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, sau ứng viên phải làm kiểm tra trắc nghiệm vấn Bộ phận tuyển dụng gửi thông tin ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thời thông báo định tuyển cho ứng viên biết Cuối thông tin ứng viên đưa vào hồ sơ nhân viên (tức trở thành nhân viên mới) b) Bố trí cơng tác - Đảm bảo số lượng: đảm bảo đủ số lượng lao động theo yêu cầu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tránh tình trạng thừa thiếu nhân lực Đối với doanh nghiệp, toán đảm bảo số lượng nhân lực - Đảm bảo người: đảm bảo sử dụng lao động với lực, sở trường nguyện vọng người lao động Người lao động bố trí Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 11 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK II Khái quát hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực VINAMILK Theo đại diện VINAMILK, cơng ty có 10.000 cán bộ, cơng nhân viên làm việc 30 đơn vị gồm chi nhánh, trang trại, nhà máy, công ty nước Trong có gần 70% nhân viên VINAMILK có năm làm việc gắn bó với cơng ty Lý khiến VINAMILK có đội ngũ nhân viên hùng mạnh trung thành nhờ cơng ty có hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực hiệu Công việc làm Quản lý nhân viên Bồi thường & lợi ích Sức khỏe & an tồn lao động Ngày cơng Đào tạo phát triển Quản lý bảng lương Quan hệ lao động Quản lý hưu trí Đánh giá hiệu suất Quản lý tổ chức Tuyển dụng theo dõi ƯV Sơ đồ Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực c a VINAMILK III Triển khai hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực VINAMILK Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực VINAMILK tổng hợp sở liệu, ứng dụng máy tính phần cứng phần mềm cần thiết để thu thập, ghi lại, lưu trữ, quản lý, phân phối, thao tác trình bày liệu cho nguồn nhân lực Hệ thống bao gồm người, sách, thủ tục liệu cần thiết để quản lý chức nhân Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 17 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Trong thực tế, công nghệ máy tính khơng phải chìa khóa để thành cơng việc quản lý thông tin nguồn nhân lực, làm tốt cung cấp cơng cụ mạnh mẽ để quản lí, vận hành thơng tin Bây xem xét hệ thống quan trọng loại liệu cư trú hệ thống này: Công việc làm Các tổ chức tuân theo pháp luật công việc làm bao gồm thơng tin số lượng nhân viên bốn nhóm định (phụ nữ, thổ dân, dân tộc thiểu số người khuyết tật) Đối với VINAMILK, công việc làm trọng hết: - Thứ nhất, số lượng nhân viên nam nữ phòng ban tùy vào tính chất phịng ban mà có chênh lệch định, nhìn chung cơng ty có số lượng nhân viên nam, nữ ngang - Thứ hai, VINAMILK khơng có nạn phân biệt chủng tộc người dân tộc thiểu số, cần nhân viên VINAMILK, đối xử bình đẳng không phân biệt màu da, dân tộc hay tôn giáo  Cơng việc làm nghe đơn giản Việt Nam, doanh nghiệp đưa yếu tố vào hệ thống thông tin quản lý nhân lực, nhà quản trị xem nhẹ công việc làm ọ công việc làm áp dụng hiệu vào tổ chức, nhân viên cảm thấy tơn trọng hơn, họ có th gắn kết v i nhiều hơn, t giảm bất đồng khơng đáng có, đưa tổ chức phát tri n hiệu Quản lý nhân viên Một thành phần hệ thống chức quản trị Loại thơng tin điển hình bạn tìm thấy hệ thống cho nhân viên bao gồm yếu tố tên, địa chỉ, điện thoại, địa e-mail, ngày sinh, giới tính, tiền lương, thơng tin liên lạc khẩn cấp, mã phận, địa điểm, tình trạng việc làm (tồn thời gian, bán thời gian, Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 18 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK hợp đồng), ngày bắt đầu vị trí giữ, chức danh thơng tin lợi ích… thơng tin liên quan sơ đồ đây: Thông tin CVs Phân hệ tuyển dụng Thơng tin gia đình Tuyển thẳng Thơng tin q trình Tiếp nhận NV Diễn biến lương HĐLĐ Khen thưởng /Kỷ luật Quản trị công tác Bảo hiểm Điều chuyển – Điều động Bổ nhiệm – Bãi nhiệm Phụ cấp /Phúc lợi Nghỉ việc Với hệ thống quản trị nhân viên VINAMILK, việc công ty nắm hết thông tin nhân viên thông tin trình làm việc điều đơn giản Chỉ nắm rõ ràng thông tin nhân viên cơng ty gắn kết chặt chẽ với nhân viên mình, dễ dàng quản lí, phân chia nhiệm vụ người việc Ngày công Hệ thống bao gồm thơng tin cần thiết để tính thời gian làm việc nghỉ phép (bao gồm số ngày nhân viên vắng mặt, nghỉ việc nghỉ phép cá nhân, thai sản,… ngày nhân viên bắt đầu kết thúc lần nghỉ phép) Chi tiết sách lập trình Hệ thống thơng tin sử dụng phần mềm kết nối trực tiếp với thiết bị chấm công máy lấy vân tay, thẻ từ, định vị vị trí wifi, QR code, Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin cịn tự động rà sốt, nhận dạng ca hồn thiện bảng cơng cách nhanh chóng Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 19 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Thiết lập ngày nghỉ, OT, ca làm việc Khai báo ngày công Employees Đăng ký ca làm việc Management iPortal Đăng ký nghỉ/OT/Đi làm sớm Phê duyệt HR Dữ liệu công Import Bảng công chi tiết Bảng công tổng hợp - Chỉnh sửa DL cơng Đóng bảng cơng Về việc chấm công: VINAMILK sử dụng máy quét vân tay Abrivison với hệ thống chấm công giúp tiết kiệm thời gian với nghiệp vụ xử lí tự động, giảm sai sót nhập liệu q trình chấm cơng tính lương, quản lí hiệu việc tăng ca, công tác, phụ cấp nhờ tự động hóa việc loại bỏ giấy tờ, dễ dàng tra cứu, phân tích hoạch định quỹ lương với liệu lưu trữ - Về việc vắng mặt: tương tự chấm cơng, VINAMILK có phần mềm quản lí ngày nghỉ nhân viên Khi nhân viên xin nghỉ họ báo cáo thông qua phần mềm, phần mềm tự ghi nhận tính số ngày nghỉ phép lại cho nhân viên phịng nhân VINAMILK áp dụng thành cơng phần mềm vào hệ thống thông tin quản lý nhân lực, khơng cịn tốn thời gian trước nhân viên Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 20 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK phải nộp đơn xin nghỉ lí sau đợi quản lí duyệt cập nhật ngày nghỉ vào file Excel, gây phiền phức cho nhân viên quản lý Đào tạo phát triển Hệ thống bao gồm liệu kỹ lực nhân viên, khóa học đào tạo thực hiện, chi phí khóa học, hoạt động phát triển lập kế hoạch nghề nghiệp vị trí phù hợp cho nhân viên dựa kỹ lực Employees Đăng ký nhu cầu đào tạo NO Phê duyệt Tổng hợp nhu cầu HR Lên kế hoạch đào tạo Chuẩn bị công tác ĐT Phê duyệt Đánh giá CL Lên lịch đào tạo Cập nhật kết Cập nhật học viên Tổ chức đào tạo VINAMILK sử dụng hệ thống e-Learning, nhân viên phản hồi với nhà quản trị rằng: “Tôi chưa hiểu nắm rõ cải tiến này" Sau đó, nhà quản trị có Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 21 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK thể kiểm tra chun mơn tại, từ phân tích lực đưa lộ trình đào tạo phù hợp  Việc đánh giá chất lượng trực tuyến c a nhân viên thực xác khơng nhiều thời gian VINAMILK đặt mục tiêu đầu tư đào tạo nguồn nhân lực trí thức thơng qua hoạt động: - Năm 2019, công ty gửi 100 em cán bộ, công nhân viên sang New Zealand học ngành công nghệ sữa sản phẩm từ sữa, tự động hóa quy trình cơng nghệ sản xuất, máy móc thiết bị sản xuất thực phẩm, quản lý ngành sữa - Công ty tuyển sinh viên tốt nghiệp loại giỏi trường Đại học nước đưa du học nước ngồi - Những cán cơng nhân viên có u cầu học tập cơng ty hỗ trợ 50% chi phí cho khóa học nâng cao trình độ nghiệp vụ - Các chương trình đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán công nhân viên công ty - Tổ chức buổi học, giao lưu chia sẻ kinh nghiệm cán công nhân viên giúp cho người học tập tiếp thu sáng tạo công việc Quản lý hưu trí Thơng tin độ tuổi nghỉ hưu, tiền lương hưu tìm thấy hệ thống Ngồi ra, đóng góp nhân viên đóng góp cơng ty cho nhân viên đề cập Từ việc nắm độ tuổi nghỉ hưu nhân viên, họ nghỉ, hay họ có xin hưu sớm hay không… tất nằm hệ thống quản lý hưu trí VINAMILK Nhờ đó, cơng ty có thời gian xếp nhân lực hợp lí chuẩn bị phần thưởng cảm ơn nhân viên suốt q trình làm việc họ Mơn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 22 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Bồi thường quản lý lợi ích Thơng tin liên quan đến chương trình bồi thường lợi ích cơng ty sách liên quan đến kế hoạch tìm thấy hệ thống Ví dụ: sách lợi ích gia tăng nhân viên nhận thăng chức, liệu liên quan đến mức lương phạm vi cho vị trí, vị trí hưởng cấu tiền thưởng định Ngồi ra, thơng tin liên quan đến loại kế hoạch lợi ích, ví dụ nhân viên nghỉ q số phép tiếp tục nghỉ khơng có lương cho ngày nghỉ Khơng có nhân viên sẵn sàng làm việc hết công suất họ khơng nhận lợi ích hợp lí từ cơng ty Hiểu điều đó, VINAMILK xây dựng hệ thống bồi thường quản lí lợi ích cho nhân viên với mục như: - Cơ cấu tiền lương, thưởng khoản hao hồng vị trí cụ thể - Các lợi ích nhận thăng chức lễ chúc mừng, tiền phần thưởng khác - Hỗ trợ phí sinh hoạt gia đình diện khó khăn - Quà cho em công nhân viên đạt học sinh giỏi lễ quốc tế thiếu nhi 01/06 - Số ngày nghỉ kì thai sản tiền lương cố định cho tháng (đối với nữ) - Các lợi ích khác như: tiệc sinh nhật, picnic, du lịch năm với công ty Quản lý bảng lương Bao gồm thông tin tiền lương, tiền công lợi ích để xây dựng bảng lương hồn chỉnh Hầu hết hệ thống HRIS ngày có thành phần bảng lương Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 23 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Thiết lập mục lương, công thức DL chấm cơng Khai báo kỳ lương Import lương khác Tính lương HSNV Thu nhập chịu thuế Tiền thực lĩnh Phiếu lương iPortal Phiếu lương email Chuyển khoản VINAMILK tích hợp với hệ thống chấm công, hệ thống phân phối & bán hàng, ERP Global (SAP, Oracle,…), Phịng Hành tính KPIs nhân viên Sau họ gửi bảng chấm cơng cho nhân viên tính lương Phịng Kế tốn để kiểm tra đối chiếu xem số lượng báo cáo có khơng Nếu khơng gửi trả Phịng Hành tiến hành điều chỉnh lại Nếu sử dụng chương trình tiến hành cập nhật thơng tin chấm cơng để tính lương Cuối cùng, Phịng Hành kết xuất phiếu lương qua Phịng Kế tốn chuyển lương đến nhân viên thơng qua nhiều kênh (SMS/Email/Ứng dụng điện thoại,…) Ngoài ra, hệ thống quản lý lương phải bảo mật liệu lương cho nhân viên Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 24 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Đánh giá hiệu suất Hệ thống bao gồm thông tin liên quan đến xếp hạng hiệu suất, ngày xếp hạng nhận, loại đánh giá sử dụng, ý kiến thẩm định, mục tiêu cần thực mục đích cần đạt Mở kỳ đánh giá Thiết lập quy trình đăng ký Quy trình đánh giá KPIs Đăng ký KPIs NO Phê duyệt NV tự đánh giá QL đánh giá kết công việc CBNV NO Tổng hợp kết Phê duyệt Sơ đồ miêu tả hệ thống quản lí hiệu suất nhân viên VINAMILK dựa theo tiêu chí như: - Thái độ làm việc: tuân thủ quy định, cống hiến cho công việc,… - KPIs đạt - Tiến làm việc sau khoảng thời gian định thông qua KPIs - Năng suất làm việc Mục đích: - Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 25 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực cơng ty VINAMILK - Kích thích, động viên nhân viên - Lập kế hoạch nguồn nhân lực - Phát triển nhân viên thông qua việc đào tạo người lao động - Truyền thông, giao tiếp Quan hệ lao động Những thông tin danh sách thâm niên, thành viên cơng đồn, khiếu nại nghị bất bình tìm thấy hệ thống Ở VINAMILK, quan hệ lao động cơng ty đặc biệt quan tâm, VINAMILK ln thấu hiểu nhân viên có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp hay với cấp quản lí, hiệu suất làm việc cao Do bất bình phát sinh lãnh đạo với nhân viên hay nhân viên với VINAMILK nắm bắt giải nhanh chóng 10 Quản lý tổ chức Hệ thống bao gồm cấu tổ chức mô tả cơng việc Nó có trường để nhập mã phân loại nghề nghiệp quốc gia, liên kết vị trí/cơng việc với cơng nhân cụ thể Từ việc quản lí tổ chức để biết tình trạng phát triển tổ chức đưa sách nhân phù hợp Năm 2012, VINAMILK sau vượt qua cột mốc doanh thu tỷ đô la Mỹ Mục tiêu phấn đấu trở thành 50 doanh nghiệp sữa lớn giới với doanh số tỷ đô la Mỹ vào năm 2017 Thế nên doanh nghiệp mở rộng hệ thống phân phối: thêm điểm bán lẻ, tăng độ bao phủ phân phối sản phẩm Thị phần: giữ vững vị trí dẫn đầu thị trường VINAMILK, mở rộng thị phần nước giải khát có lợi cho sức khỏe Chính thị phần ngày tăng cao, việc đầu tư mở rộng nhà máy tăng nguồn nhân lực việc bắt-buộc-phải-làm để tăng công suất đáp ứng nhu cầu phát triển dài hạn thị trường: tối đa tối ưu hóa cơng suất nhà máy hữu, đầu tư xây dựng cơng nhân trình độ cao phát triển nhà máy công nghệ tiến tiến giới để có chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 26 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực cơng ty VINAMILK Sức khỏe an tồn lao động 11 Tai nạn xảy nơi làm việc tổ chức có trách nhiệm báo cáo tai nạn cho Hội đồng bồi thường lao động Dữ liệu số vụ tai nạn, loại tai nạn, khiếu nại sức khỏe an toàn, cách giải quyết, yêu cầu bồi thường cho công nhân, hình thức có liên quan khác thơng tin BHYT, BHXH, VINAMILK tin cậy cao nhân viên cơng ty ln cho họ phát huy khả mình, đảm bảo quyền lợi thực nghĩa vụ BHYT, BHXH quỹ khen thưởng kỷ luật phân minh rõ ràng xứng đáng Tuyển dụng theo dõi ứng viên 12 Hệ thống bao gồm thông tin tên số vị trí phận bao gồm vị trí tồn thời gian bán thời gian, kí hợp đồng trực tiếp với cơng ty thông qua công ty săn đầu người, Trong số trường hợp, thơng tin vị trí tuyển dụng cập nhật online để ứng viên xem nhu cầu tuyển dụng biết có phù hợp với cơng việc hay khơng - Tự động phân tích nhu cầu tuyển dụng, hồ sơ ứng viên đề xuất vị trí phù hợp - Thiết lập định biên nhân theo nhiều tiêu chí khác - Ghi nhận hồ sơ xin việc, thời gian thử việc, lưu trữ hợp đồng dài hạn ngắn hạn tùy theo yêu cầu công ty Tháng thử việc hưởng phần trăm lương, nhân viên có đồng ý với sách khơng, có ký hợp đồng xếp bậc lương, khơng trả lại hồ sơ,… Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 27 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Khai báo biên chế Employees Đăng ký nhu cầu Tổng hợp nhu cầu TD NO Chuyển ƯV sang HSNV Phê duyệt Thủ tục tiếp nhận Cập nhật hồ sơ ƯV Xác nhận từ ƯV Sàng lọc hồ sơ Thông báo trúng tuyển Lên lịch vấn Xét KQ Tổ chức vấn Cập nhật kết Chương trình tuyển dụng VINAMILK: - Chương trình tập viên kinh doanh: Hướng đến đội ngũ sinh viên trường động, nhiệt huyết, sẵn sàng cống hiến u thích cơng việc bán hàng Ứng viên trẻ khắp Việt Nam tham gia phát triển đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp vững mạnh VINAMILK Các bạn sinh viên đào tạo, huấn luyện kỹ cần thiết song song với kinh nghiệm làm việc thực tế giúp bạn thức trở thành giám sát mại vụ công ty sau ba tháng hưởng thu nhập chế độ đãi ngộ xứng đáng - Chương trình tuyển dụng trường đại học: Đây khơng hội cho bạn sinh viên tham gia ứng tuyển mà dịp để bạn sinh viên tìm hiểu, trao đổi VINAMILK qua định hướng nghề Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 28 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK nghiệp Các hoạt động tuyển dụng xảy khuôn viên trường phần giúp bạn sinh viên tự tin thể hết khả trước nhà tuyển dụng - Chương trình thực tập sinh: Chương trình thực tập VINAMILK giải nhu cầu cọ xát thực tế giúp sinh viên lựa chọn công việc phù hợp với lực, kỹ sở thích Cho nên chương trình tuyển mộ VINAMILK tạo điều kiện hội cho người lao động, đồng thời đào tạo nhiều cán giỏi cho công ty Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 29 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK D I KẾT LUẬN Đối với VINAMILK Nhờ hệ thống thông tin chi tiết cụ thể khâu, VINAMILK thành công việc: - Giữ vai trò trung tâm quản trị chiến lược nhân - Tạo cho doanh nghiệp chủ động việc sở hữu nhân “chất lượng cao”, tránh rủi ro sử dụng lao động - Đáp ứng đầy đủ nhu cầu pháp lý sử dụng lao động - Sử dụng hiệu hữu hiệu yếu tố đầu vào - Xác định rõ nhu cầu nhân lực thấy rõ hạn chế hội nguồn tài sản nhân lực có  ệ thống thơng tin quản trị nguồn nhân lực chìa khố quan trọng làm cho công ty trở thành công ty sữa chất lượng hàng đầu Việt Nam có mặt nhiều quốc gia gi i Chính thế, Cơng ty Cổ phần Sữa Việt Nam quan tâm t i việc nâng cấp cải tiến hệ thống thông tin ngày, thực c n th n công tác quản trị nguồn nhân lực xác định nguồn nhân lực gi i lợi cạnh tranh hàng đầu II Đối với doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực lĩnh vực phức tạp khó khăn, cịn bao gồm vấn đề tâm lý, sinh lý, xã hội,… Thế nên, vừa khoa học vừa nghệ thuật, làm cho mong muốn nhân viên tương hợp với để đạt mục tiêu đề Thế nên, để thực mang lại hiệu sản xuất kinh doanh cơng ty cần có hệ thống chặt chẽ với quản lý tốt Các doanh nghiệp Việt Nam ngày sử dụng phổ biến hệ thống thông tin nguồn nhân lực để quản lý nhân từ xử lý bảng lương trì hồ sơ…Với phần cứng, phần mềm sở liệu máy tính, tổ chức trì hồ sơ thơng tin tốt hơn, dễ dàng truy xuất Môn: Hệ thống thông tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 30 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK Nâng cao công tác phân tích thiết kế cơng việc, tuyển chọn nhân viên, quản trị lương, thưởng bảo hiểm trợ cấp, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, tập hợp thông tin quản trị người lao động vị trí làm vịêc, tuyển chọn nhân viên xếp công việc, đánh giá tình hình thực cơng việc người giúp cải thiện hiệu suất điều hành hiệu suất tổng hợp liệu nhân viên với hoạt động nguồn nhân lực, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp lớn Sự tự động hóa số hoạt động nguồn nhân lực hồ sơ nguồn nhân lực nội dung then chốt để cải thiện nguồn nhân lực  óm lại, kinh tế thị trường nay, doanh nghiệp muốn tồn phát tri n phụ thuộc vào việc có sử dụng quản lý nguồn nhân lực c a có hiệu hay khơng Vì v y, hệ thống thông tin thông minh, đại quan trọng cần phải phù hợp v i doanh nghiệp điều bắt buộc phải có Mơn: Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 31 ... Hệ thống thơng tin Doanh nghiệp Giảng viên: Nguyễn Văn Dư Trang 14 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK C XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CÔNG... dõi ƯV Sơ đồ Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực c a VINAMILK III Triển khai hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực VINAMILK Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực VINAMILK tổng... thông tin quản trị nguồn nhân lực công ty VINAMILK II Khái quát hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Định nghĩa Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực hệ thống thông tin dùng để thu thập,