BẢO ĐẢM CỦA UTZ Quy chế Chứng nhận Phiên 4.3 tháng 12 năm 2018 Bản dịch tài liệu có định dạng điện tử website UTZ: www.utz.org/resource-library Mọi ý kiến đóng góp vui lòng gửi đến: Certification@utz.org Hoặc gửi qua đường bưu điện đến: UTZ Standards & Assurance Department De Ruyterkade bg 1013 AA Amsterdam The Netherlands © UTZ 2018 Khơng phần ấn phẩm phép tái bản, lưu trữ hệ thống truy xuất, chuyển thành dạng hay cách nào, điện tử, học, chụp, ghi âm hay cách khác khơng có thẩm quyền tuyệt đối www.utz.org Nội dung GIỚI THIỆU 1.1 Quy chế Chứng nhận gì? 1.2 Tại phải cập nhật phiên mới? 1.3 Khi phải tuân thủ theo Quy chế Chứng nhận phiên 4.3 1.4 Phạm vi tài liệu 1.5 Các tài liệu dịch khác có liên quan 1.6 Liên lạc với UTZ 1.7 Từ viết tắt 1.8 Định nghĩa 1.9 Tuân thủ luật pháp quốc gia QUÁ TRÌNH CHỨNG NHẬN 10 2.1 Giới thiệu 10 2.2 Ai phải chứng nhận và/hoặc cấp phép? 10 2.3 Quá trình chứng nhận chung 14 2.4 Quá trình Chứng nhận Bộ nguyên tắc 25 Áp dụng cho thành viên là: 27 Thành viên Chè/Rooibos Cà phê, tức là: 27 2.5 Quá trình Chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc 32 2.6 Các quyền bảo lưu UTZ 36 TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN 37 3.1 Tuân thủ ISO 17065 và/hoặc ISO 17021 37 3.2 Tính cơng bảo mật 37 3.3 Báo cáo kết đánh giá đề nghị cấp phép 38 3.4 Đánh giá đột xuất 38 3.5 Báo cáo hàng năm 40 BẢO ĐẢM CỦA CHƯƠNG TRÌNH UTZ 42 4.1 Thủ tục Khiếu nại 42 4.2 Hệ thống Giám sát CB 42 4.3 Chính sách xử phạt 42 4.4 Chương trình Đào tạo CB 42 www.utz.org GIỚI THIỆU 1.1 Quy chế Chứng nhận gì? UTZ chương trình nhãn hiệu cho canh tác bền vững toàn giới Quy chế Chứng nhận UTZ mơ tả quy trình trở thành thành viên chứng nhận UTZ trở thành Tổ chức Chứng nhận (CB) UTZ phê duyệt Quy chế giải thích thành viên cần phải đánh giá thực đánh Quy chế Chứng nhận mô tả thỏa thuận xác định mối quan hệ CB UTZ Quy chế Chứng nhận UTZ có phần: GIỚI THIỆU: Chứa nội dung tổng quát tài liệu này, phải cập nhật phiên mới, phạm vi, từ viết tắt định nghĩa QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN: Mơ tả thủ tục điều kiện chứng nhận dựa tiêu chuẩn UTZ TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN (CB): Mô tả nghĩa vụ trách nhiệm phát sinh trở thành CB UTZ phê duyệt ĐẢM BẢO: Mô tả hệ thống bảo đảm chất lượng chương trình UTZ, gồm có Thủ tục Khiếu nại UTZ, Hệ thống Giám sát CB, Chính sách Xử phạt Chương trình Đào tạo CB 1.2 Tại phải cập nhật phiên mới? Các tiêu chuẩn sách UTZ sửa đổi, cải tiến cập nhật định kỳ dựa thay đổi chương trình UTZ, kinh nghiệm trước với tiêu chuẩn/chính sách ý kiến phản hồi từ bên liên quan Phiên trước Quy chế Chứng nhận UTZ (phiên 4.2 tháng năm 2018) sửa đổi nhằm: - Cập nhật điều kiện cấp chứng nhận lại sau huỷ bỏ chứng nhận; - Cung cấp định nghĩa rõ ràng tuỳ chọn chứng nhận khác có chương trình UTZ 1.3 Khi phải tuân thủ theo Quy chế Chứng nhận phiên 4.3 Quy chế Chứng nhận UTZ phiên 4.3 tháng 12 năm 2018 thay Quy chế Chứng nhận UTZ phiên 4.2 tháng năm 2018 Phiên 4.3 phiên sửa đổi phiên 4.2 tháng năm 2018 Từ ngày tháng năm 2019 trở đi, Quy chế Chứng nhận UTZ phiên 4.3 tháng 12 năm 2018 bắt buộc phiên 4.2 tháng năm 2018 khơng cịn hiệu lực Các CB nhân viên mình, người phê duyệt theo phiên trước Quy chế Chứng nhận UTZ phê duyệt theo Quy chế Chứng nhận UTZ phiên 4.2 4.3, không cần nộp lại đơn xin phê duyệt cho văn phòng, phạm vi, Người quản lý chương trình người cấp chứng nhận phê duyệt Tương tự, đánh giá viên CB phê chuẩn tiếp tục phê duyệt (trong nội bộ) Tuy nhiên, từ ngày tháng năm 2019 trở đi, tất văn phịng, Người quản lý chương trình, người cấp chứng nhận đánh giá viên phải tuân theo yêu cầu đào tạo mô tả mục Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận (xem mục 1.5) www.utz.org Việc thu hồi quy định cho phép giấy chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc có hiệu lực năm (xem mục 2.5.3) có hiệu lực từ ngày tháng năm 2018 trở 1.4 Phạm vi tài liệu Tài liệu áp dụng cho bên sau đây: - Các thành viên UTZ - Các CB phê duyệt - UTZ 1.5 Các tài liệu dịch khác có liên quan Quy chế Chứng nhận dịch sang nhiều ngôn ngữ Trong trường hợp nghi ngờ tính xác thơng tin dịch tài liệu này, tham khảo phiên tiếng Anh, phiên thức bắt buộc Bản dịch tài liệu bổ sung liên quan có trang web UTZ Các tài liệu bao gồm: - Bộ nguyên tắc (Code): Tiêu chuẩn cho nhà sản xuất / nhóm nhà sản xuất có phương pháp canh tác điều kiện làm việc tốt chăm sóc tốt thiên nhiên hệ sau Nếu nhà sản xuất / nhóm nhà sản xuất áp dụng yêu cầu Bộ nguyên tắc nhận đánh giá thực Tổ chức chứng nhận (CB) phê duyệt mà kết chứng nhận, họ phép bán sản phẩm họ sản phẩm chứng nhận UTZ - Tiêu chuẩn Quy trình giám sát Nguồn gốc (ChoC): Tiêu chuẩn cho thành viên chuỗi cung ứng (SCAs) nhằm để cung cấp tin tưởng cao sản phẩm chứng nhận UTZ có liên quan mặt thực tế hành (trong trường hợp cân khối lượng) đến nhà sản xuất chứng nhận UTZ, đảm bảo khả truy nguyên nguồn gốc sản phẩm chứng nhận UTZ Chứng nhận theo Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc đảm bảo sản phẩm mà thành viên chuỗi cung ứng (SCA) chứng nhận bán chứng nhận UTZ kinh doanh xử lý theo yêu cầu UTZ đề - Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận: Cùng với Quy chế Chứng nhận, tài liệu mô tả Hệ thống Bảo đảm UTZ Tài liệu bao gồm quy trình yêu cầu để trở thành Tổ chức Chứng nhận (CB) UTZ phê duyệt, yêu cầu phê duyệt dành cho nhân viên CB Hơn nữa, phương thức UTZ sử dụng để giám sát hiệu hoạt động CB mô tả, Chính sách Xử phạt áp dụng đảm bảo Tiêu chuẩn UTZ bị tổn hại Cuối cùng, tài liệu giải thích Chương trình Đào tạo CB UTZ, tạo thành phần tách rời quy trình phê duyệt - Danh sách CB phê duyệt: Danh sách gồm CB UTZ phê duyệt thực đánh giá chứng nhận UTZ Ngoài cung cấp dẫn cho biết khu vực/quốc gia CB thực đánh giá - Danh mục kiểm tra Bộ nguyên tắc (Code) Quy trình giám sát nguồn gốc (ChoC): Danh sách tổng hợp tất điểm kiểm soát (CP) câu hỏi dùng cho mục đích giám sát đánh giá có thêm cột để điền ý kiến nhận xét Các tài liệu phải sử dụng thành viên (và nhà thầu phụ họ) để tự đánh giá đánh giá viên từ CB sử dụng để thực đánh giá (xem mục 2.3) - Chính sách Ghi nhãn Nhãn hiệu thương mại: Tài liệu xác định yêu cầu về: www.utz.org o o Ghi nhãn bao bì sản phẩm bán lẻ sản phẩm dịch vụ thực phẩm, ví dụ nhãn UTZ bao bì thị trường bán lẻ bao bì hạt thị trường dịch vụ thực phẩm Sử dụng nhãn hiệu thương mại UTZ ngồi bao bì sản phẩm, ví dụ sử dụng nhãn hiệu thương mại UTZ trang web, quảng cáo báo cáo doanh nghiệp Việc ghi nhãn bao gồm tất tham chiếu tới thành phần chứng nhận UTZ, gồm sử dụng không sử dụng logo Các từ ngữ xác (cơng bố văn bản) phần sách chi tiết việc sử dụng biểu tượng logo thích hợp (màu sắc, vị trí, kích cỡ) - Các Tài liệu Hướng dẫn: Bộ tài liệu cung cấp hướng dẫn việc áp dụng đánh giá tiêu chuẩn UTZ chủ đề cụ thể quốc gia cụ thể - Tài liệu Hướng dẫn cho Chương trình UEBT/UTZ: Tài liệu giải thích cấu quy trình chứng nhận theo chương trình chè thảo mộc kết hợp Liên minh Đạo đức Thương mại Đa dạng Sinh học (UEBT) UTZ Chương trình UEBT/UTZ chương trình hợp tác dựa thừa nhận UTZ Tiêu chuẩn Thương mại Đa dạng sinh học có Đạo đức Quy chế Chứng nhận UEBT/UTZ Sau UEBT cấp giấy chứng nhận Bộ Nguyên tắc, Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ Quy chế Chứng nhận UTZ áp dụng cho phần lại chuỗi cung ứng sản xuất sản phẩm tiêu dùng cuối 1.6 Liên lạc với UTZ Hỗ trợ CB CB liên lạc Bộ phận Tiêu chuẩn Bảo đảm UTZ cách sử dụng địa e-mail sau đây, ví dụ câu hỏi tiêu chuẩn UTZ, vấn đề tuân thủ Quy chế Chứng nhận, thông tin thành viên (ví dụ đình thu hồi giấy chứng nhận giấy phép) phê duyệt, đào tạo CB - - certification@utz.org mộc) chứng nhận Hazelnut cbmanagement@utz.org cbmonitoring@utz.org cbtraining@utz.org cho Chứng nhận Cà phê, Cacao, Chè (gồm Rooibos Chè thảo cho tài khoản phê duyệt CB cho giám sát CB cho đào tạo CB Hỗ trợ thành viên Các thành viên liên lạc với Nhóm hỗ trợ Thành viên UTZ theo địa membersupport@utz.org, ví dụ câu hỏi tiêu chuẩn UTZ, vấn đề tuân thủ Quy chế Chứng nhận, hồ sơ xin miễn đánh giá www.utz.org Hỗ trợ Truy nguyên Nguồn gốc (cho thành viên CB) Các thành viên CB liên lạc techsupport@utz.org để hỗ trợ truy cập sử dụng hệ thống truy nguyên nguồn gốc (Cổng thông tin thành viên GIP MultiTrace) 1.7 Từ viết tắt Các từ viết tắt sau sử dụng tài liệu này: CB Code ChoC CP GIP IMS IP MB S&A SCA SG Certification Body - Tổ chức Chứng nhận Code of Conduct - Bộ nguyên tắc Chain of Custody Standard - Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc Control point - Điểm kiểm soát Good Inside Portal1 - Cổng thông tin thành viên Internal Management System - Hệ thống Quản lý Nội Identity Preserved - Bảo đảm nhận dạng (cấp độ truy nguyên) Mass Balance - Cân Khối lượng (cấp độ truy nguyên) Standards & Assurance - Tiêu chuẩn & Bảo đảm (bộ phận UTZ) Supply Chain Actor - Thành viên Chuỗi Cung ứng Segregation - Tách biệt (cấp độ truy nguyên) 1.8 Định nghĩa Nếu không định khác, thuật ngữ "nhà sản xuất", "nhóm nhà sản xuất", "SCA" "CB" tài liệu đề cập tới nhà sản xuất chứng nhận UTZ, nhóm nhà sản xuất chứng nhận UTZ, SCA chứng nhận UTZ CB UTZ phê duyệt Mẫu báo cáo đánh giá bổ sung Đánh giá viên Đánh giá - Đánh giá chứng nhận - Đánh giá mở rộng - Đánh giá theo dõi - Đánh giá song song - Đánh giá thực tế - Đánh giá trước (tiền đánh giá) Mẫu định dạng Word CB sử dụng để báo cáo kết đánh giá cho UTZ, sử dụng cho kết đánh không ghi lại hệ thống truy nguyên UTZ, ví dụ trường hợp đánh giá đột xuất, đánh giá mở rộng ( yêu cầu đánh giá CB), và/hoặc đánh giá khác ngồi quy trình đánh giá thơng thường (xem mục 2.4 2.5) Người có lực thực đánh giá thay cho theo trách nhiệm CB.Theo phương thức hợp lý, đánh giá viên thu thập chứng để đánh giá xem tiêu chí, tiêu chuẩn đáp ứng Họ phải người khách quan, cơng có đủ lực Q trình có hệ thống, độc lập lập thành văn để thu thập đánh giá chứng từ đánh giá để xác định mức độ đáp ứng yêu cầu chứng nhận UTZ Cuộc đánh giá tiến hành CB để xác định mức độ thành viên đáp ứng yêu cầu chứng nhận UTZ vào định chứng nhận thực giấy chứng nhận ban hành Cuộc đánh giá tiến hành CB để đánh giá thay đổi thông tin chứng nhận giấy chứng nhận hiệu lực Những đánh giá mở rộng cung cấp phương thức để xác nhận khối lượng bổ sung hoạt động chế biến bổ sung diện tích, địa điểm thành viên nhóm vào giấy chứng nhận Cuộc đánh giá tiến hành CB để xác nhận việc thực hành động khắc phục Các đánh giá theo dõi cung cấp phương thức để khép lại lỗi không phù hợp phát đánh giá trước Những đánh giá theo dõi khơng thiết phải đánh giá thực tế Thực đánh giá thay mặt cho UTZ sau CB thực đánh giá đối tượng đánh giá phạm vi Áp dụng đánh giá song song để đánh giá hiệu làm việc CB đánh giá viên thực đánh giá trước Một đánh giá viên cần phải đến thăm sở thành viên để thu thập chứng đánh giá nhằm xác định mức độ đáp ứng yêu cầu chứng nhận UTZ Cuộc đánh giá thực CB với thành viên (chưa chứng nhận), mục đích để đánh giá hoạt động phải thực trước đánh giá cấp chứng nhận có khả thành cơng Đánh giá trước không xem hoạt động tư vấn Một hệ thống truy nguyên trực tuyến UTZ, truy cập www.goodinsideportal.org www.utz.org - Đánh giá chứng kiến - Đánh giá đột xuất Năm dương lịch Giấy chứng nhận Tổ chức Chứng nhận Người cấp chứng nhận Thu hoạch liên tục Sự khắc phục Hành động khắc phục Trang trại Bên trung gian Thanh tra nội Thanh tra viên nội Hệ thống Quản lý Nội (IMS) Giấy phép Đề nghị cấp giấy phép Thành viên Khơng phù hợp Nhà phân phối (cịn gọi dịch vụ thực phẩm) Sản xuất song song Xử lý thực tế www.utz.org Thực đánh giá thay mặt cho UTZ cách chứng kiến đánh giá (đánh giá chứng nhận đánh giá theo dõi thực tế) CB tiến hành Đánh giá chứng kiến sử dụng để đánh giá hiệu làm việc CB đánh giá viên thực đánh giá Cuộc đánh giá thông báo vắn tắt cho thành viên CB thực thời gian giấy chứng nhận hiệu lực Việc thực nhằm đánh giá xem thành viên có đáp ứng tất yêu cầu UTZ và/hoặc để đánh giá hiệu làm việc đánh giá viên CB tiến hành đánh giá vừa qua Giai đoạn từ ngày tháng đến hết ngày 31 tháng 12 Tài liệu ban hành CB UTZ phê duyệt thành viên tuân thủ yêu cầu nhiều tiêu chuẩn UTZ Giấy chứng nhận cung cấp sở để đề nghị giấy phép GIP cho thành viên chứng nhận để kinh doanh sản phẩm chứng nhận UTZ Công ty bên thứ ba tiến hành đánh giá nhiều tiêu chuẩn UTZ Nhân viên CB (hoặc nhà thầu độc lập thuê) UTZ phê duyệt để định chứng nhận Tình sản phẩm chứng nhận thu hoạch liên tục 10 tháng Các quy định thu hoạch liên tục áp dụng cho chương trình chè UTZ Hành động để loại bỏ lỗi không phù hợp Hành động để loại bỏ nguyên nhân gây lỗi không phù hợp để ngăn ngừa tái diễn Hành động khắc phục phải tương ứng với ảnh hưởng lỗi khơng phù hợp gặp phải Tồn đất đai sở vật chất sử dụng cho sản xuất nông nghiệp hoạt động chế biến hệ thống quản lý quy trình vận hành Một trang trại bao gồm vài lô đất trồng không liền kề chứng nhận UTZ lô đất trồng không chứng nhận UTZ, miễn tất chúng có phương tiện sản xuất nhân cơng, máy móc, nhà trang trại, nguồn cấp nước, trang thiết bị, v.v Các điểm kiểm soát từ Phần A Phần B áp dụng cho mùa vụ chứng nhận UTZ, điểm kiểm soát từ Phần C Phần D áp dụng cho tồn trang trại Một trang trại khơng thể đồng thời bao gồm phạm vi nhiều đơn vị sở hữu chứng nhận UTZ Nếu trang trại tham gia vào chứng nhận đa địa điểm, chủ trang trại nhà điều hành trang trại hợp hệ thống quản lý với hệ thống trang trại khác thành hệ thống quản lý chung Bất kỳ người tham gia giao dịch (mua bán) sản phẩm chứng nhận UTZ trước sản phẩm đến tay người mua Các bên trung gian xử lý thực tế dựa hoạt động họ, bên trung gian phải tuân thủ yêu cầu áp dụng Bộ Ngun tắc UTZ khơng khuyến khích sử dụng bên trung gian thừa nhận họ quan trọng số chuỗi cung ứng định Do họ bao gồm phạm vi chứng nhận miễn nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất đảm bảo tuân thủ Thay mặt cho IMS, nhiều tra viên nội tiến hành đánh giá phù hợp tất yêu cầu áp dụng Bộ nguyên tắc UTZ thành viên nhóm bên trung gian Người IMS bổ nhiệm tiến hành tra nội thành viên nhóm đơn lẻ Một hệ thống quản lý chất lượng lưu văn cần thiết cho chứng nhận Bộ nguyên tắc nhóm đa nhóm Mục đích IMS để tạo điều kiện cho nhóm tổ chức quản lý hiệu để đảm bảo nhóm thành viên nhóm thực theo yêu cầu áp dụng Bộ nguyên tắc UTZ Giấy phép UTZ cấp cho thành viên để sử dụng nhãn hiệu UTZ hệ thống truy nguyên UTZ để ghi lại giao dịch, quản lý lưu trữ phê duyệt ghi nhãn sản phẩm UTZ Bảng câu hỏi hệ thống truy nguyên UTZ, trả lời CB để báo cáo kết đánh giá cho UTZ thay mặt thành viên để đề nghị cấp giấy phép Tất nhà sản xuất, nhóm sản xuất SCA đăng ký thành công với UTZ Khơng hồn thành u cầu tiêu chuẩn UTZ Một công ty mua sản phẩm tiêu dùng cuối xử lý sản phẩm trước phục vụ bán cho người tiêu dùng Bất kỳ hoạt động sản xuất trang trại trồng loại sản phẩm số lô đất chứng nhận UTZ lô đất khác chưa chứng nhận UTZ Bất hoạt động bao gồm tiếp xúc vật lý với sản phẩm chưa đóng túi, dán kín đóng gói Các hoạt động coi xử lý thực tế liệt kê phụ lục sản phẩm cụ thể ChoC Lô đất (thửa) Nhà sản xuất Nhóm nhà sản xuất Nhà bán lẻ Nguyên nhân gốc rễ Người quản lý chương trình Tự đánh giá SCA Khối lượng Nhỏ Nhà thầu phụ Thành viên Chuỗi cung ứng (SCA) Cấp độ truy nguyên Một khu đất có chung đường ranh giới liên tục trang trại Một lô đất trồng với loại trồng cụ thể chứng nhận UTZ, giai đoạn phát triển trồng, trồng riêng trồng kết hợp với loại trồng khác Một lô đất canh tác sử dụng phương pháp canh tác đầu vào giống Cá nhân tổ chức đại diện cho trang trại có trách nhiệm sản phẩm bán từ trang trại Một nhóm nhà sản xuất có tổ chức phần IMS chung chứng nhận theo phương thức "chứng nhận nhóm” “chứng nhận đa nhóm” Nhóm tổ chức theo hiệp hội, hợp tác xã quản lý thành viên chuỗi cung ứng (như nhà xuất khẩu) tổ chức khác Chuỗi siêu thị điểm bán hàng khác cho sản phẩm tiêu dùng cuối mà người tiêu dùng trực tiếp tiếp cận Hạng mục bao gồm nhà bán buôn Nguyên nhân cốt lõi khiến cho vấn đề xảy Nhân viên CB chịu trách nhiệm công tác quản lý hành tài khoản CB chương trình UTZ Việc đánh giá mức độ thực với nhiều tiêu chuẩn UTZ tiến hành thay mặt cho thành viên Một SCA xử lý thực tế khối lượng nhỏ tổng sản phẩm (sản phẩm UTZ + không UTZ loại) Khối lượng xác định hạng mục xác định theo sản phẩm cụ thể (xem mục 2.2.2) Một pháp nhân ký hợp đồng với đơn vị thành viên xin chứng nhận để thực nhiệm vụ cụ thể có phạm vi chứng nhận UTZ Các hoạt động từ dịch vụ nơng nghiệp (phun thuốc trừ sâu) đến dịch vụ hành (phân phối giá thưởng) Nhà thầu phụ theo định nghĩa khơng có quyền sở hữu hợp pháp sản phẩm chứng nhận UTZ Tùy thuộc vào hoạt động nhà thầu phụ, yêu cầu áp dụng Bộ Nguyên tắc và/hoặc Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc phải tuân thủ Một tổ chức hoạt động chuỗi cung ứng UTZ khơng phải nhà sản xuất / nhóm nhà sản xuất Ví dụ SCA nhà chế biến (bao gồm nhà thầu phụ) thương mại Xác định cấp độ mà sản phẩm truy nguyên đến nguồn chứng nhận sản phẩm Trong chương trình UTZ, có ba tuỳ chọn (IP, SG, MB) cấp độ truy nguyên áp dụng với sản phẩm chứng nhận quy trình liên quan Đảm bảo Nhận dạng (IP): Nhận dạng nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất trì tồn chuỗi cung ứng Sản phẩm truy nguyên tới cấp độ nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất tạo sản phẩm Một biến thể khác cấp truy nguyên IP Đảm bảo Nhận dạng Trộn lẫn (MixIP) Ở cấp độ này, sản phẩm từ nhiều nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất trộn lẫn với nhau, sản phẩm truy nguyên trở nhóm nhà sản xuất Các yêu cầu áp dụng cấp truy nguyên IP áp dụng cho MixIP Tách biệt (SG): Sản phẩm có chứng nhận UTZ từ nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất khác trộn lẫn Sản phẩm sản xuất nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất có chứng nhận UTZ, nhiên nhận dạng nhà sản xuất cụ thể bị Sản phẩm chứng nhận UTZ Hệ thống truy nguyên UTZ Cân Khối lượng (MB) (Lưu ý: tùy chọn MB thực SCA Cacao Hazelnut UTZ chứng nhận): Khả truy nguyên hành sản phẩm chứng nhận Khả truy nguyên cân khối lượng cho phép phần sản phẩm đầu SCA bán với công bố UTZ MB, tương ứng với lượng hàng đầu vào có chứng nhận UTZ (và xem xét tỉ lệ chuyển đổi) Đối với IP SG: sản phẩm nhà sản xuất / nhóm nhà sản xuất chứng nhận UTZ sản xuất lưu trữ tách biệt vật lý với sản phẩm không chứng nhận UTZ Đối với MB: sản phẩm có liên quan mặt hành với lượng sản phẩm tương đương nhà sản xuất / nhóm nhà sản xuất chứng nhận UTZ sản xuất Một hệ thống trực tuyến tất thành viên chương trình UTZ sử dụng để lưu trữ thông tin CB thành viên, lập kế hoạch đánh giá, báo cáo kết đánh giá, đăng ký giao dịch sản phẩm chứng nhận UTZ, đề nghị cấp nhận phê duyệt ghi nhãn UTZ làm việc với hai hệ thống truy nguyên song song: Cổng Thông tin Thành viên (GIP) MultiTrace Thuật ngữ hệ thống truy nguyên UTZ nói đến hai trang này, hốn đổi cho nhau, trừ đề cập cách rõ ràng Theo thuật ngữ ISO, định nghĩa sau áp dụng để hiểu cách diễn giải Quy chế Chứng nhận này: www.utz.org • • • • 1.9 " phải" biểu thị yêu cầu "nên" biểu thị đề xuất "có thể" (may) dùng để biểu thị phép làm "có thể" (can) dùng để biểu thị điều có thể, ví dụ, tổ chức cá nhân làm Tuân thủ luật pháp quốc gia UTZ nỗ lực để thành viên CB trở thành hình mẫu việc cải thiện điều kiện kinh tế, xã hội môi trường lĩnh vực hoạt động họ Về vấn đề này, thành viên CB tuân thủ luật pháp, quy định quốc gia thỏa thuận ngành thỏa ước lao động tập thể www.utz.org Đối với nhà sản xuất tham gia chương trình UTZ thời điểm phiên 4.3 Quy chế Chứng nhận có hiệu lực bắt buộc phù hợp với định nghĩa thành viên nhóm lớn, có thời kỳ chuyển đổi ngày tháng năm 2019 để đạt phù hợp theo điểm kiểm soát Khối C theo Bộ Nguyên tắc cho chứng nhận đơn lẻ đa địa điểm cho lần đánh giá sau, để rời khỏi nhóm Các nhà sản xuất này, độc lập với năm tuân thủ cịn thành viên thuộc chứng nhận nhóm, chọn năm tuân thủ mà họ đánh giá theo năm chứng nhận theo Bộ Nguyên tắc cho chứng nhận đơn lẻ đa địa điểm theo Khối C Bộ Nguyên tắc cho chứng nhận đơn lẻ đa địa điểm Thông tin bổ sung liên quan đến chứng nhận người trồng ngồi Có tuỳ chọn chứng nhận phép người trồng bao gồm chứng nhận đơn vị chế biến đơn lẻ đa địa điểm Người trồng ngồi nhà sản xuất, khơng có khả chế biến sản phẩm mình, thoả thuận miệng ký hợp đồng để cung cấp sản phẩm cho đơn vị chế biến độc lập (có thể đơn vị chế biến đơn lẻ địa điểm, có khơng có trang trại riêng) Tùy chọn chứng nhận kết hợp, giấy phép giấy chứng nhận, chứng nhận đơn lẻ đa địa điểm với chứng nhận nhóm Đơn vị sở hữu chứng nhận trường hợp đơn vị chế biến đơn lẻ đa địa điểm Tùy chọn chứng nhận sử dụng thành viên Chè/Rooibos Cà phê CB báo cáo thông báo cho UTZ số lượng người trồng ngoài, tổng sản lượng mà đơn vị chế biến mua từ người trồng tình trạng chứng nhận người trồng 2.4.2 Thủ tục chứng nhận Bộ nguyên tắc Các Đánh giá chứng nhận Code phải bao gồm bước sau: Thủ tục đánh giá Bộ nguyên tắc Họp khai mạc với đại diện phận quản lý, có bao gồm nội dung mục tiêu đánh giá Cuộc họp nhằm khẳng định kế hoạch đánh giá thông tin chủ chốt liên quan đến đánh giá (chẳng hạn phạm vi địa điểm), để giải thích phương pháp chất đánh giá (lấy mẫu, tính bảo mật tính cơng bằng) Chỉ chứng nhận (đa) nhóm: Đánh giá cấu chức hoạt động IMS, bao gồm: Xác minh danh sách thành viên nhóm - Xác minh hợp đồng thỏa thuận thành viên nhóm nhóm phận quản lý IMS - Xem xét hồ sơ đánh giá nội hàng năm IMS thực - Xem xét cách IMS giải lỗi không phù hợp - Đánh giá chứng kiến mẫu đại diện tra viên nội bộ, nhằm đánh giá lực hiệu làm việc tra viên nội Thời gian tối thiểu cho đánh giá này, bao gồm đánh giá chứng kiến, 0,5 ngày (nếu thấy cần thiết, dành nhiều thời gian hơn) Xem xét kết (các) đánh giá bên ngồi trước (nếu có), việc tự đánh giá hàng năm mà thành viên thực www.utz.org 28 Thủ tục đánh giá Bộ nguyên tắc Xem xét tất tài liệu liên quan, bao gồm (nếu có): - Ước tính sản lượng phương pháp ước tính sản lượng - Thủ tục truy nguyên nguồn gốc - Quy trình "Sử dụng giá thưởng UTZ" - Danh mục loại thuốc BVTV phê duyệt (để so sánh với Danh mục Thuốc BVTV bị Cấm UTZ Danh mục hạn chế sử dụng) - Hiệp hội người lao động thương lượng tập thể Đánh giá hồ sơ, bao gồm hồ sơ liên quan đến: - Truy nguyên, bao gồm đánh giá giao dịch ghi lại hệ thống truy nguyên UTZ - Sử dụng giá thưởng UTZ - Quản lý mùa vụ: trồng cây, sử dụng phân bón, sử dụng thuốc trừ sâu - Thu hoạch: ngày, thông tin thửa, khối lượng (hồ sơ mua hàng khối lượng thu hoạch ước tính chứng nhận (đa) nhóm) - Nhân sự: hợp đồng, bảng tính làm, bảng lương Tính tốn kiểm sốt dịng sản phẩm Đánh giá thực địa, bao gồm quan sát hoạt động, kiểm tra hạ tầng, vấn người lao động/nhân viên, xác nhận liệu (thực hành nông nghiệp tốt, sản lượng, điều kiện làm việc) Đối với chứng nhận nhóm đa nhóm, thời gian sau phải tôn trọng kiểm tra thực địa: • Tối đa thành viên nhóm ngày cho đánh giá viên (trong phần lớn trường hợp, số kỳ vọng hơn)15; trường hợp thành viên nhóm lớn, tối đa thành viên nhóm đánh giá ngày Để tạo điều kiện cho công tác đánh giá, coi đánh giá thành viên nhóm lớn tương đương với đánh giá thành viên nhóm khơng lớn (ví dụ: đánh giá tối đa thành viên nhóm lớn thành viên nhóm khơng lớn ngày) • Thời gian tối thiểu cho kiểm tra đơn vị chế biến: 0,25 ngày cơng (nếu thấy cần thiết, bố trí thêm thời gian) Việc vấn người lao động thực khơng có mặt người giám sát quản lý, danh tính người vấn phải ln giữ kín Số lượng nam giới nữ giới lựa chọn để vấn phải tỷ lệ thuận với tổng số công nhân nam nữ Để đảm bảo nhóm nhạy cảm thể đầy đủ, phải xem xét thêm thông số sau xác định mẫu người vấn: • • • • • • Tuổi Dân tộc Hình thức làm việc (dài hạn, tạm thời, bán thời gian, trả theo cơng khốn) Cấp bậc Loại cơng việc thực Thời gian làm việc cho tổ chức Các vấn phân biệt giới tính, bạo hành hay quấy rối tình dục phải thực đánh giá viên đào tạo cách vấn chủ đề Khuyến nghị nên có nữ đánh giá viên đội để thực vấn nữ giới vấn đề Xem xét văn phòng, bao gồm xem xét tài liệu, kiểm tra chéo hồ sơ, kiểm sốt dịng sản phẩm kiểm tra khả truy nguyên (nhận dạng lô nguyên liệu thô lô thành phẩm cuối cùng, ngược lại) 15 Trong trường hợp CB muốn tra viên tra nhiều trang trại ngày, cần phải liên hệ phận Tiêu chuẩn Bảo đảm (S&A) trước đánh giá (xem mục 1.6) www.utz.org 29 Thủ tục đánh giá Bộ nguyên tắc Họp kết thúc với phận quản lý, (các) đánh giá viên phải trình bày kết luận đánh giá với đơn vị đánh giá, bao gồm: • Các lỗi khơng phù hợp xác định được, bao gồm chứng giải thích lỗi lại coi sai lệch so với tiêu chuẩn UTZ, • Các bước mà đơn vị đánh giá cần thực hiện: nộp kế hoạch hành động khắc phục thời hạn thống nhất, • Giải thích điều kỳ vọng mặt chứng phần kế hoạch hành động khắc phục: khắc phục (các giải pháp tức thời) hành động khắc phục (giải nguyên nhân gốc rễ vấn đề) cho lỗi không phù hợp 2.4.3 Điều kiện Chứng nhận Bộ nguyên tắc a Tuân thủ Bộ nguyên tắc Mô-đun cho sản phẩm cụ thể Bộ nguyên tắc bao gồm hai Bộ nguyên tắc chung (một cho chứng nhận đơn lẻ đa địa điểm, cho chứng nhận nhóm đa nhóm) số Mô-đun cho sản phẩm cụ thể Để đạt chứng nhận Bộ nguyên tắc, thành viên phải tuân thủ Bộ nguyên tắc Mô-đun cho sản phẩm cụ thể áp dụng với thực trạng (ví dụ, hợp tác xã Cacao cần tuân thủ Bộ nguyên tắc cho chứng nhận (đa) nhóm Mơ-đun cho Cacao) Họ phải tuân thủ yêu cầu phù hợp hai tài liệu này, tùy vào hoạt động họ Nếu có mâu thuẫn u cầu Bộ ngun tắc u cầu Mơ-đun u cầu Mơ-đun ưu tiên trước Năm tuân thủ Thành viên phải tuân thủ yêu cầu năm Code Thành viên chứng nhận lại phải chuyển sang năm chứng nhận (ví dụ từ năm đến năm 2) năm Việc áp dụng thành viên thay đổi CB Thành viên ln yêu cầu đánh giá theo yêu cầu năm cao Tương tự, năm tuân thủ khác nhau, nhóm nhà sản xuất có thành viên nhóm yêu cầu tất thành viên đánh giá theo năm cao Khi chứng nhận bị gián đoạn (ví dụ thành viên không đáp ứng yêu cầu chứng nhận định không xin chứng nhận lại thời gian), thành viên định chứng nhận lại, mục sau áp dụng: Thời gian không chứng nhận* 1,5 năm trở xuống Lớn 1,5 nhỏ 3,5 năm 3,5 năm trở lên Năm áp dụng chứng nhận Năm chứng nhận gần + Cùng năm với chứng nhận gần Năm (thành viên coi thành viên mới) * Thời gian ngày hết hạn giấy chứng nhận gần ngày bắt đầu vụ thu thoạch chứng nhận Mỗi năm, thành viên phải tuân thủ tất điểm kiểm soát bắt buộc số điểm kiểm soát bổ sung theo quy định Thành viên chọn điểm kiểm soát bổ sung để tuân thủ16 Các thầu phụ bao gồm chứng nhận thành viên phải tuân thủ yêu cầu năm giống thân thành viên 16 Các CP bổ sung mà thành viên không (chưa) chọn tuân thủ, không đưa vào đề nghị cấp giấy phép điểm khơng phù hợp Có thể có khơng đề cập điểm này, vài điểm số đó, điểm cần giải chứng nhận sau www.utz.org 30 Sản xuất song song Không cho phép sản xuất song song trường hợp chứng nhận (đa) nhóm Nói cách khác, thành viên nhóm khơng thể có vài lơ có chứng nhận UTZ cịn lơ khác lại không bao gồm chứng nhận UTZ Điều phép chứng nhận đơn lẻ đa địa điểm có sẵn hệ thống nhận dạng phân biệt đảm bảo tính quán sản phẩm UTZ b Đánh giá chứng nhận lần Đánh giá chứng nhận lần (đối với thành viên thành viên có chứng nhận bị gián đoạn) phải thực thời gian từ tháng trước đến tháng sau ngày bắt đầu vụ thu hoạch chứng nhận Vụ thu hoạch vụ thu hoạch chính/lớn trung/nhỏ Nếu đánh giá thực thời gian này, vụ thu hoạch không chứng nhận Nếu thu hoạch liên tục, đánh giá lần tiến hành lúc Trong đánh giá lần đầu tiên, đánh giá viên phải xác minh tất hồ sơ yêu cầu Bộ nguyên tắc vòng tối đa tháng trước ngày đánh giá nhằm có nhìn tổng quát việc lưu giữ hồ sơ trang trại Hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu Bộ nguyên tắc từ ngày giấy chứng nhận trở Khi đánh giá diễn sau ngày vụ thu hoạch, đánh giá viên phải kiểm tra trở lại yêu cầu khoảng thời gian ngày bắt đầu vụ thu hoạch ngày đánh giá c Đánh giá chứng nhận Các đánh giá chứng nhận (hay đánh giá chứng nhận lại), phải thực khoảng thời gian từ tháng trước đến tháng sau ngày hết hạn giấy chứng nhận Nếu đánh giá thực thời gian này, vụ thu hoạch năm khơng thể chứng nhận Trong đánh giá chứng nhận lại, đánh giá viên phải xác minh tất hồ sơ yêu cầu Bộ nguyên tắc từ đánh giá trước d Khối lượng chứng nhận Khối lượng chứng nhận khối lượng sản phẩm mà thành viên bán với tư cách sản phẩm có chứng nhận UTZ Dựa ước tính thành viên khối lượng họ sản xuất (các) vụ thu hoạch có giấy chứng nhận Ước tính phải CB xác minh phải thực cách sử dụng phương pháp tin cậy, dựa trên, chẳng hạn, (các) vụ thu hoạch năm trước, mật độ/số cây, tuổi, sử dụng đầu vào, sâu bệnh, loại cây, chất lượng đất, vị trí địa lý, khí hậu e Hàng tồn kho chuyển lại Hàng tồn kho chuyển lại lượng hàng thực tế cịn lại từ chứng nhận trước mà cộng thêm vào khối lượng giấy chứng nhận nhà sản xuất / nhóm nhà sản xuất Nó áp dụng cho hai tình huống: Nếu kỳ chứng nhận trước đó, khối lượng thu hoạch cao khối lượng chứng nhận, đưa khối lượng vào giấy chứng nhận dạng khối lượng tồn kho chuyển lại Nếu thành viên có sản phẩm chứng nhận từ kỳ chứng nhận trước kho (thực tế có mặt thời điểm đánh giá) không bán kỳ chứng nhận trước đó, đưa phần chênh lệch hai số lượng vào giấy chứng nhận dạng khối lượng tồn kho chuyển lại Trong hai trường hợp, CB phải đánh giá số lượng đưa số lượng vào giấy chứng nhận dạng "khối lượng tồn kho chuyển lại" Không thể xem khối lượng đưa đến kho thông báo hệ thống truy nguyên UTZ khối lượng tồn kho chuyển lại giấy chứng nhận (Khối lượng tự động thêm vào giấy phép mới.) www.utz.org 31 f Giấy chứng nhận Hiệu lực giấy chứng nhận (cũng giấy chứng nhận sau thời gian khơng chứng nhận thành viên có chứng nhận bị gián đoạn) bắt đầu vào ngày thu hoạch thành viên, cho toàn kỳ thu hoạch bao gồm giấy chứng nhận Nếu thu hoạch liên tục, hiệu lực giấy chứng nhận ngày định cấp chứng nhận sớm tháng trước ngày cuối đánh giá tất hồ sơ yêu cầu xác minh tính từ ngày đổ lại Các giấy chứng nhận bắt đầu vào ngày sau giấy chứng nhận trước hết hạn Giấy chứng nhận cho đa địa điểm đa nhóm liệt kê tên địa điểm nhóm bao gồm giấy chứng nhận Tên giấy chứng nhận tên mà thành viên đăng ký hệ thống truy nguyên UTZ 2.5 Quá trình Chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc 2.5.1 Tuỳ chọn Chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc Có hai tuỳ chọn khác cho chứng nhận ChoC (Quy trình Giám sát Nguồn gốc) Việc chọn tùy chọn phụ thuộc vào loại thành viên Tùy chọn chứng nhận định chịu trách nhiệm để tuân thủ cách lấy mẫu đánh giá chứng nhận Điều giải thích bảng Áp dụng cho thành viên là: Trách nhiệm tuân thủ: Mẫu đánh giá chứng nhận: Khoảng thời gian đánh giá www.utz.org Tuỳ chọn 1: Chứng nhận đơn lẻ SCA đơn lẻ nơi mà đơn vị quản lý trung tâm xử lý, chế biến bảo quản đặt địa điểm, địa điểm thực tế SCA đơn lẻ tuân thủ tất CP áp dụng Tất quy trình hoạt động chứng nhận thực SCA đơn lẻ phải CB đánh giá thực tế Từ 0,5 đến ngày công 32 Áp dụng cho thành viên là: Trách nhiệm tuân thủ Mẫu đánh giá chứng nhận: Tuỳ chọn 2: Chứng nhận đa địa điểm Một vị trí trung tâm xác định có hai hay nhiều địa điểm xử lý, chế biến bảo quản sản phẩm chứng nhận UTZ hoạt động Tất địa điểm vị trí trung tâm quản lý thông qua phận quản lý chung mà xác minh từ vị trí trung tâm Một thành viên đa địa điểm bao gồm tổ chức hợp pháp khác tất địa điểm phải có mối liên kết pháp lý hay theo hợp đồng với vị trí trung tâm tổ chức Tất địa điểm quyền quản lý trung tâm tuân thủ tất điểm kiểm soát áp dụng CB phải định địa điểm đưa vào mẫu đánh giá dựa quy định sau, theo thứ tự ưu tiên: 1) Tất địa điểm mắc lỗi khơng phù hợp lần đánh giá trước 2) Bất kỳ địa điểm hoạt động cấp truy nguyên MB mà thêm vào giấy chứng nhận trước phần mở rộng địa điểm (mà không cần đánh giá) 3) Lấy mẫu dựa cấp độ truy nguyên thành viên đó: Cấp độ truy nguyên IP SG Đánh giá chứng nhận lần Căn bậc hai tổng số địa điểm*, bao gồm vị trí trung tâm Vị trí trung tâm Đánh giá lần Căn bậc hai tổng số địa điểm*, bao gồm vị trí trung tâm17 MB Căn bậc hai tổng số địa điểm*, bao gồm vị trí trung tâm * làm tròn đến số nguyên Xin lưu ý quy định ưu tiên hơn, điều có nghĩa mẫu cần phải lớn bậc 4) Các địa điểm khác phải đánh giá chu kỳ đánh giá Tất vị trí trung tâm địa điểm phải đánh giá thực tế Tuy nhiên, có ngoại lệ cho quy định này: đánh giá SCA đa địa điểm hoạt động theo cấp MB, địa điểm mẫu đánh giá đánh giá từ xa từ vị trí trung tâm (ví dụ từ văn phịng chính), với điều kiện thành viên gửi yêu cầu đến CB đáp ứng hai tiêu chí sau trước đợt tra: Thành viên có hệ thống quản lý trung tâm bao gồm ban quản trị trung tâm vị trí trung tâm có bao gồm tất địa điểm phạm vi nó, và; Thành viên có tài khoản tín dụng18 phản ánh khối lượng đầu vào đầu ban quản lý trung tâm này, tuân thủ điểm kiểm sốt 19 Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ Trong trường hợp CB nghi ngờ hai tiêu chí có đáp ứng hay khơng (trong q trình chuẩn bị đánh giá), CB định đánh giá thực tế địa điểm lấy mẫu Thời lượng đánh giá từ 0,5 đến ngày công vị trí trung tâm, từ 0,25 đến 0,5 ngày cơng địa điểm bổ sung Trong trường hợp mà từ vị trí trung tâm tiến hành đánh giá từ xa địa điểm cấp truy nguyên MB địa điểm cộng thêm từ 0,25 đến 0,5 ngày cơng vào thời gian đánh giá vị trí trung tâm Ví dụ: địa điểm + vị trí trung tâm =>Ư(2+1) = Ư3 = sở đánh giá (căn bậc hai làm tròn lên) Trong mẫu đánh giá gồm địa điểm này, phải đánh giá vị trí trung tâm công thêm địa điểm khác 18 Nếu việc sử dụng tài khoản tín dụng bắt buộc, xem điểm kiểm sốt 19 Quy trình Giám sát Nguồn gốc 17 www.utz.org 33 2.5.2 Thủ tục Chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc Đánh giá theo ChoC UTZ phải bao gồm bước sau: Thủ tục Đánh giá Quy trình Giám sát Nguồn gốc Họp khai mạc với đại diện phận quản lý Xem xét kết đánh giá bên ngồi trước (nếu có), việc tự đánh giá hàng năm mà thành viên nhà thầu phụ (nếu áp dụng) thực Xem xét tất tài liệu liên quan Đánh giá hồ sơ Tính tốn kiểm sốt dịng sản phẩm Thảo luận / vấn với thành viên chủ chốt Đánh giá thực tế nhằm xác minh tính phù hợp với tất điểm kiểm soát áp dụng ChoC và, thích hợp, đánh giá tài liệu địa điểm không đánh giá thực tế Họp kết thúc với lãnh đạo tổ chức, (các) đánh giá viên phải trình bày kết luận đánh giá với đơn vị đánh giá, bao gồm: • Các lỗi khơng phù hợp xác định được, bao gồm chứng giải thích lỗi lại coi sai lệch so với tiêu chuẩn UTZ, • Các bước mà đơn vị đánh giá cần thực hiện: nộp kế hoạch hành động khắc phục cần thời hạn thống nhất, • Giải thích điều kỳ vọng mặt chứng phần kế hoạch hành động khắc phục: khắc phục (các giải pháp tức thời) hành động khắc phục (giải nguyên nhân gốc rễ vấn đề) cho lỗi không phù hợp 2.5.3 Điều kiện Chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc a Đánh giá chứng nhận lần Đối với SCA hoạt động cấp IP SG, đánh giá lần thứ phải tiến hành vòng tháng kể từ SCA nhận đợt mua sản phẩm UTZ Sản phảm nhận tháng trước đánh giá công bố hàng UTZ Đối với SCA hoạt động cấp MB, đánh giá phải tiến hành vòng tháng sau đợt mua sản phẩm UTZ Sản phảm mua tháng trước đánh giá công bố hàng UTZ Đánh giá viên phải xác minh hồ sơ yêu cầu ChoC tháng trước ngày đánh giá nhằm có nhìn tổng quan việc lưu giữ hồ sơ tổ chức Hồ sơ phải tuân thủ yêu cầu ChoC từ ngày giấy chứng nhận có hiệu lực SCA khơng phép bán sản phẩm UTZ họ nhạn chứng có hiệu lực b Đánh giá chứng nhận Các đánh giá chứng nhận (hay đánh giá chứng nhận lại), phải thực khoảng thời gian từ tháng trước đến tháng sau ngày hết hạn giấy chứng nhận Trong đánh giá này, đánh giá viên phải xác minh tất hồ sơ yêu cầu ChoC từ đánh giá trước Từ ngày tháng năm 2016, CB phải cấp giấy chứng nhận có thời hạn hiệu lực lâu cho thành viên có chứng nhận UTZ19 thực tốt đợt đánh giá ChoC Thời hạn hiệu lực tăng từ năm lên hai 19 Thành viên UTZ chứng nhận Quy trình giám sát nguồn gốc cho nhiều chương trình UTZ www.utz.org 34 năm20 cho người ln thể thành tích tốt Những thành viên mới21 cần phải tiếp nhận đánh giá ChoC vào năm thứ hai • • • • Các thành viên vượt qua kỳ đánh giá chứng nhận lần đầu phải nhận giấy chứng nhận/giấy phép có hiệu lực năm Trong trình đánh giá lần hai, năm sau lần đánh giá đầu, thành viên xem xét đánh giá với tư cách ‘thành viên có chứng nhận UTZ’ (xem phụ 16) Thành viên có chứng nhận UTZ mà vượt qua kỳ đánh giá với số lỗi không phù hợp từ đến lỗi phải nhận giấy chứng nhận/giấy phép có hiệu lực hai năm22 Lần đánh giá theo kế hoạch phải hai năm sau Các thành viên đủ điều kiện để cấp giấy chứng nhận có thời hạn hiệu lực lâu chứng nhận thành viên khơng bị gián đoạn Trong trường hợp chu kỳ chứng nhận bị gián đoạn, SCA phải thực thủ tục tương tự thủ tục dành cho thành viên Khối lượng sản phẩm giao dịch thời gian không chứng nhận không phép cơng bố có hiệu lực trở trước sản phẩm UTZ thành viên chứng nhận trở lại Thành viên có chứng nhận UTZ vượt qua lần đánh giá cấp giấy chứng nhận mà có từ lỗi khơng phù hợp trở lên phải nhận giấy chứng nhận/giấy phép có hiệu lực vòng năm Trong lần đánh giá chứng nhận tiếp theo, thành viên lại đạt hiệu lực hai năm Thành viên phải thông báo cho CB thay đổi mà ảnh hưởng đến tuân thủ tiêu chuẩn UTZ họ (ví dụ thay đổi hệ thống quản lý, thay đổi vị trí, v.v), dựa vào CB phải định xem SCA có coi thành viên không c Giấy chứng nhận Đối với SCA hoạt động cấp IP SG, giấy chứng nhận có hiệu lực ngày SCA nhận đợt mua sản phẩm UTZ Nếu SCA chưa nhận sản phẩm UTZ nào, giấy chứng nhận có hiệu lực CB định chứng nhận Đối với SCA hoạt động cấp MB, giấy chứng nhận có hiệu lực bắt đầu CB định chứng nhận Các giấy chứng nhận tiếp sau bắt đầu vào ngày sau giấy chứng nhận trước hết hạn Thời hạn hiệu lực giấy phép gắn liền với thời hạn hiệu lực giấy chứng nhận CB nêu rõ giấy chứng nhận địa điểm đưa vào giấy chứng nhận d Phạm vi địa lý giấy chứng nhận Đối với Cà phê Chè (bao gồm Rooibos Chè thảo mộc), khơng có giới hạn phạm vi địa lý chứng nhận ChoC: Các địa điểm từ tất quốc gia chứng nhận đưa vào giấy chứng nhận Đối với Cacao hạt phỉ (Hazelnut), địa điểm chứng nhận đưa vào giấy chứng nhận có xuất xứ quốc gia Nguyên tắc có ba trường hợp ngoại lệ Những nhóm quốc gia sau xem đơn vị địa lý đơn lẻ Các địa điểm từ quốc gia khác đơn vị địa lý đơn lẻ chứng nhận đưa vào giấy chứng nhận EU-2823 EFTA (Iceland, Liechtenstein, Na Uy Thụy Sỹ) NAFTA (Canada, Mexico Hoa Kỳ) ANZCERTA (Australia New-Zealand) ASEAN24 (Đông Nam Á) 20 730 ngày (hoặc 731 ngày trường hợp năm nhuận) 21 Thành viên UTZ đăng ký với UTZ, chưa có chứng nhận UTZ (chưa hồn tất thành công đánh giá chứng nhận) 22 Khi nói “ nhận Giấy chứng nhận/Giấy phép ” tiếp sau tài liệu này, việc gia hạn hiệu lực giấy phép/giấy chứng nhận cấp tất lỗi không phù hợp (NCs) khắc phục 23 Để biết danh sách đầy đủ, truy cập http://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Glossary:EU-28 24 Những đợt kiểm tra chéo thực với mục đích để đảm bảo độ tin cậy lĩnh vực (chứng nhận bền vững) thực với quyền tự định đoạt tối đa www.utz.org 35 2.6 Các quyền bảo lưu UTZ UTZ bảo lưu quyền: - Ban hành sửa đổi nội dung yêu cầu nêu tài liệu - Có quyền định cuối liên quan đến diễn giải nội dung yêu cầu nêu tài liệu - Không cho phép thành viên (tương lai) hay CB sẽ/đã phê duyệt tham gia/tiếp tục chương trình UTZ họ sử dụng sai tên UTZ tham gia vào hành vi lừa đảo/gian lận theo hình thức chống lại chương trình UTZ thành viên chương trình - Thực đánh giá kiểm soát chất lượng bổ sung đánh giá CB thực cách: o Yêu cầu thêm tài liệu (ví dụ, Danh mục kiểm tra UTZ mà người cấp chứng nhận đánh giá viên ký, đánh giá rủi ro) o Yêu cầu làm rõ điều chỉnh thông tin báo cáo o Yêu cầu chuyến thăm thực địa o Thực đánh giá song song, đánh giá chứng kiến đánh giá văn phòng CB o Yêu cầu CB cung cấp tên, CV chứng tuân thủ yêu cầu mô tả Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận o Kiểm tra chéo thông tin mà CB báo cáo với nguồn bên ngoài, đặc biệt cho phép kiểm tra chéo hai bên với chủ sở hữu tiêu chuẩn bền vững khác25 - Sử dụng thông tin đánh giá báo cáo để giám sát hiệu làm việc, phân tích nghiên cứu thống kê, báo cáo tổng hợp - Để minh bạch, công khai thông tin sau trang web UTZ: tên, quốc gia, sản phẩm (ví dụ Cà phê), vai trị chuỗi cung ứng (ví dụ người sản xuất), số lượng ha, ID thành viên, tình trạng chứng nhận giấy phép, cấp truy nguyên (ví dụ cân khối lượng) - Yêu cầu CB cung cấp thêm thông tin dựa báo cáo đánh giá chứng nhận đột xuất - Thông báo cho CB hành vi không không phù hợp thành viên - Yêu cầu đánh giá đột xuất thành viên cụ thể và/hoặc tư vấn chọn mẫu cho đánh giá đột xuất và/hoặc phạm vi đánh giá đột xuất - Yêu cầu xem xét lại khối lượng chứng nhận và/hoặc diện tích chứng nhận có chênh lệch so với số trung bình biết đến quốc gia khu vực chứng minh CB không cung cấp lý lẽ biện hộ cho điều - Từ chối yêu cầu giấy phép đình thu hồi giấy phép có hiệu lực trường hợp UTZ cho thành viên không tuân thủ Bộ nguyên tắc (Code), ChoC Quy chế Chứng nhận, đánh giá không tiến hành theo Quy chế Chứng nhận - Cho phép ngoại lệ yêu cầu Code, ChoC và/hoặc Quy chế Chứng nhận cho thành viên và/hoặc CB chịu ảnh hưởng tiêu cực từ khủng hoảng nhân đạo, thảm họa tự nhiên trường hợp ngoại lệ khác - Áp dụng Chính sách xử phạt UTZ trường hợp CB vi phạm yêu cầu Quy chế Chứng nhận - Mở đóng lại quy trình nộp đơn xin trở thành CB cho CB để trở thành ‘CB UTZ phê duyệt’ mới, và/hoặc để thay đổi điều kiện tiêu chí áp dụng, ví dụ mở quy trình áp dụng cho phạm vi cụ thể (phạm vi tiêu chuẩn, hàng hoá địa lý) - Đưa định cuối việc xem cơng bố sản phẩm hay công bố sản phẩm - Thực đánh giá thành viên ký kết gửi Tuyên bố miễn đánh giá Quy trình giám sát nguồn gốc Mục tiêu đánh giá để xác nhận thành viên đáp ứng yêu cầu miễn chứng nhận họ tuân thủ với yêu cầu ChoC áp dụng 25 Để biết danh sách đầy đủ, truy cập http://asean.org/asean/asean-member-states www.utz.org 36 TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN Chỉ CB UTZ phê duyệt phép thực đánh giá tiêu chuẩn UTZ Chương mô tả nghĩa vụ trách nhiệm với phê duyệt UTZ CB Phiên 4.1 tháng năm 2016 Quy chế Chứng nhận mơ tả quy trình u cầu CB nhân viên CB để UTZ phê duyệt (mục 3.1, 3.2 4.4) Các yêu cầu cịn hiệu lực cơng bố riêng phần Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận, có trang web UTZ Các CB nhân viên CB mà phê chuẩn theo phiên trước Quy chế UTZ tiếp tục phê duyệt, theo điều kiện giải thích phần Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận UTZ cam kết đem đến sân chơi công cho CB cung cấp chứng nhận UTZ cho nhà sản xuất, nhóm nhà sản xuất thành viên chuỗi cung ứng (SCA) UTZ tin nhà sản xuất, nhóm nhà sản xuất SCA phục vụ tốt họ lựa chọn từ nhiều CB có khả cung cấp dịch vụ chất lượng cao CB đối tác họ làm việc hệ thống UTZ kỳ vọng thực theo nguyên tắc sau 3.1 Tuân thủ ISO 17065 và/hoặc ISO 17021 Theo hệ thống cấp phép uỷ quyền sử dụng để phê duyệt CB, UTZ yêu cầu thực quy định cần thiết để tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 17065 ISO 17021 (chỉ dành cho ChoC) Hơn nữa, CB phải áp dụng quy định cho chương trình UTZ, ngồi yêu cầu nêu Quy chế Chứng nhận 3.2 Tính cơng bảo mật Trong đánh giá văn phòng (xem Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận) vào thời điểm khác theo yêu cầu, CB phải cung cấp cho UTZ thơng tin tài cho thấy doanh thu phát sinh từ riêng hoạt động chứng nhận đủ để chi trả chi phí liên quan (các nguồn thu nhập từ hoạt động khác không sử dụng phải đảm bảo độc lập tài chính) Người cấp chứng nhận đánh giá viên kỳ vọng hồn tất cơng việc với tiêu chuẩn đạo đức cao Họ không phép thực hoạt động ảnh hưởng đến tính cơng tính bảo mật Người cấp chứng nhận đánh giá viên phải báo cáo tình gây ảnh hưởng tới tính cơng tính bảo mật họ cho phận quản lý CB họ Các ví dụ bao gồm không giới hạn: - Người cấp chứng nhận đánh giá viên không phép đánh giá khách hàng mà họ có liên quan tài thương mại - Người cấp chứng nhận đánh giá viên không phép đánh giá khách hàng mà họ có quan hệ cá nhân (ví dụ bạn bè, gia đình người thân quen) - Người cấp chứng nhận đánh giá viên không phép thực hoạt động tư vấn cho thành viên mà họ CB họ thực đánh giá họ không nhân viên nhà thầu độc lập (ví dụ, cố vấn, tư vấn viên, đào tạo viên) cho thành viên vòng năm trước đánh giá Đào tạo không coi tư vấn, CB tự đào tạo cho khách hàng họ, với điều kiện sau: - Đào tạo viên không làm đánh giá viên người cấp chứng nhận cho khách hàng tham gia đào tạo thời gian năm (ngay đào tạo dựa tiêu chuẩn khác) www.utz.org 37 - - Đào tạo giới hạn việc giải thích cho người tham gia nội dung chủ đề đề cập đến tiêu chuẩn UTZ Việc cung cấp giải thích cách mà chủ đề UTZ nên thực coi tư vấn Việc đào tạo phải tách biệt rõ ràng với hoạt động chứng nhận đại diện cho nghĩa vụ khách hàng Nếu CB thực đánh giá trước cho thành viên, CB phải đảm bảo đánh giá viên thực đánh giá trước khơng thực đánh giá chứng nhận hay tham gia vào định chứng nhận Để trì tính liêm chun nghiệp, CB phải tránh việc đánh giá viên thực ba đánh giá liên tục cho thành viên (bao gồm đánh giá đột xuất đánh giá tiến hành làm việc cho CB khác, không bao gồm đánh giá theo dõi thực tế đánh giá đột xuất)26 CB phải lên kế hoạch đào tạo phê duyệt đánh giá viên trước để đảm bảo luân chuyển đánh giá viên theo dự định Người cấp chứng nhận đánh giá viên phải tuân thủ nghiêm ngặt coi trọng quy trình nội bảo mật thông tin hồ sơ CB thành viên Thông tin hồ sơ đánh giá đưa cho bên thứ ba UTZ đồng ý văn khách hàng CB Nếu CB có nghi ngờ tính cơng bằng, tính độc lập tính bảo mật, phải thảo luận với UTZ (bằng cách gửi e-mail đến cbmanagement@utz.org) 3.3 Báo cáo kết đánh giá đề nghị cấp phép CB phải báo cáo kết đánh giá chứng nhận (các đánh giá đưa tới định chứng nhận tích cực tiêu cực) đề nghị giấy phép cho thành viên chứng nhận hệ thống truy nguyên UTZ cách: - Điền đơn đề nghị cấp giấy phép - Tải giấy chứng nhận UTZ lên - Tải danh sách thành viên nhóm lên (chỉ chứng nhận nhóm đa nhóm) Mẫu giấy chứng nhận UTZ mẫu danh sách thành viên nhóm mà phải sử dụng cho việc có theo yêu cầu cbmanagement@utz.org Giấy chứng nhận UTZ danh sách thành viên nhóm tải lên phải bao gồm thơng tin có mẫu CB phải cung cấp thơng tin xác Tất thông tin cung cấp báo cáo tổng hợp phải dựa quan sát thực địa, hồ sơ văn vấn thành viên 3.4 Đánh giá đột xuất Mục đích Các đánh giá đột xuất nhằm hai mục đích: 1) để đánh giá xem thành viên chứng nhận có cịn tn thủ khơng, và; 2) để đánh giá hiệu làm việc đánh giá viên CB Như vậy, đánh giá viên tiến hành đánh giá đột xuất phải người khác đánh giá viên thực đánh giá chứng nhận (lại) trước Số lượng Mỗi năm dương lịch, CB cấp 10 giấy chứng nhận UTZ trở lên năm trước phải thực đánh giá đột xuất 26 Những đợt tra thực trước ngày tháng năm 2015, ngày triển khai Quy chế Chứng nhận phiên 4.0, không tính đến cho nguyên tắc www.utz.org 38 Số lượng đánh giá đột xuất CB thực phải 10% (làm tròn xuống số nguyên tiếp theo) tổng số giấy chứng nhận UTZ mà CB cấp năm trước (tất sản phẩm phạm vi cộng lại)27 Phạm vi thời lượng Thời lượng tối thiểu đánh giá đột xuất nêu bảng đây: Bộ Nguyên tắc Đơn lẻ/Đa địa điểm Nhóm/Đa nhóm Tối thiểu 0,5 ngày cơng Tối thiểu ngày cơng (khơng tính thời gian lại) Lưu ý: Trong trình đánh giá đột xuất, phải xác minh IMS phải kiểm tra chéo việc thực tốt IMS thông qua việc xác minh điểm kiểm sốt liên quan cấp độ nơng dân Quy trình giám sát nguồn gốc Tối thiểu Tối thiểu vị trí trung tâm + cho địa điểm mẫu (khơng tính thời gian lại) Lưu ý: Các địa điểm mẫu phải trải qua đánh giá qua giấy tờ đánh giá thực tế tuỳ thuộc vào cấp truy nguyên, xem quy định giải thích phần “Tuỳ chọn 2: Chứng nhận đa địa điểm” mục 2.5.1 CB phải sử dụng phiên Tiêu chuẩn Bộ Nguyên tắc UTZ (bao gồm mô-đun cho sản phẩm cụ thể) tiêu chuẩn Quy trình giám sát nguồn gốc sử dụng đánh giá chứng nhận (lại) trước Lựa chọn thành viên, mẫu điểm kiểm soát Số thành viên Code ChoC chọn nhận đánh giá đột xuất phải tỉ lệ thuận với tổng số đánh giá Code ChoC thực năm trước Việc chọn thành viên Code ChoC nhận đánh giá đột xuất phải dựa tiêu chí sau, áp dụng theo trình tự: yêu cầu nhận từ UTZ (nếu có); đánh giá dựa rủi ro CB, có tính đến số lượng mức độ nghiêm trọng lỗi không phù hợp xác định đánh giá chứng nhận (lại) trước đó, việc thực khắc phục hành động khắc phục lý thích đáng khác mà CB có; than phiền nhận thành viên (ví dụ, từ phủ, tổ chức phi phủ (NGO) UTZ); khoảng thời gian đánh giá hàng năm thực (có vụ thu hoạch hay khơng), xem phần “Thời điểm” bên dưới; thành viên năm chứng nhận đầu tiên; luân phiên – thành viên chưa nhận đánh giá đột xuất; lựa chọn ngẫu nhiên Mẫu nông dân (trong trường hợp chứng nhận (đa) nhóm) địa điểm (trong trường hợp chứng nhận đa địa điểm) lựa chọn điểm kiểm soát để kiểm tra đánh giá đột xuất định dựa đánh giá rủi ro CB Lý lựa chọn thành viên, đánh giá rủi ro CB với lý chọn mẫu điểm kiểm soát chọn phải nộp cho UTZ với báo cáo kết đánh giá đột xuất Thời điểm 27 Có tính đến quy định tần số đánh giá ChoC, số lượng đánh giá đột xuất tính dựa số giấy chứng nhận CB cấp năm dương lịch trước www.utz.org 39 Đánh giá đột xuất phải thực ba tháng sau đánh giá chứng nhận gần Đối với thành viên Code có vụ thu hoạch năm chưa nhận đánh giá chứng nhận cuối vụ thu hoạch đó, phải thực đánh giá đột xuất vụ thu hoạch Các thành viên nhận đánh giá đột xuất phải thông báo muộn có thể, tối đa trước 72 Thanh tốn Các CB khơng phép u cầu tốn thêm thành viên nhận đánh giá đột xuất UTZ khun CB nên tính chi phí đánh giá đột xuất khoản phí tính cho tất thành viên cho đánh giá hàng năm họ Lỗi khơng phù hợp Nếu khơng tìm thấy lỗi không phù hợp đánh giá đột xuất, thành viên trì giấy chứng nhận Nếu tìm thấy lỗi khơng phù hợp, chúng phải xử lý giống lỗi không phù hợp phát đợt đánh giá chứng nhận (đã mô tả điểm d-g mục 2.3.2) Khác biệt việc giải tất lỗi khơng phù hợp khơng có nghĩa giấy chứng nhận cấp, mà có nghĩa chứng nhận trì Khơng giải lỗi khơng phù hợp dẫn tới đình và/hoặc thu hồi giấy chứng nhận Nộp kết đánh giá đột xuất cho UTZ Kết báo cáo đánh giá đột xuất phải nộp cho UTZ (cbmanagement@utz.org) vòng 13 tuần sau thực đánh giá đột xuất Đối với đánh giá đột xuất, báo cáo bao gồm: - Giải thích lý thành viên lựa chọn đánh giá rủi ro CB, với lý chọn mẫu điểm kiểm soát (sẽ Mẫu Báo cáo Đánh giá bổ sung), và; - Danh mục kiểm tra UTZ, báo cáo tóm tắt đánh giá UTZ, báo cáo đánh giá đột xuất CB (đã đánh giá viên người cấp chứng nhận ký đề ngày) Các nhận xét phải đưa vào danh mục kiểm tra UTZ cho điểm kiểm soát chọn mà đánh giá đánh giá đột xuất (ít mơ tả chứng) Ngồi ra, CB cần nêu rõ danh mục kiểm tra UTZ lỗi không phù hợp khắc phục chưa, khắc phục Danh mục kiểm tra UTZ, mẫu đánh giá rủi ro CB Mẫu Báo cáo Đánh giá Bổ sung phải sử dụng cho báo cáo có theo yêu cầu từ cbmanagement@utz.org Các CB phải gửi tổng quan tóm tắt tất đánh giá đột xuất thực năm gần với báo cáo hàng năm (xem bên dưới) 3.5 Báo cáo hàng năm Tất CB phải báo cáo hàng năm cho UTZ về: - đánh giá hàng năm thực năm dương lịch trước đó; - đánh giá viên thuê/ký hợp đồng năm dương lịch trước đó, năm năm sau; - tổng quan tóm tắt tất đánh giá đột xuất thực năm trước (nếu có) Báo cáo phải hồn thành trước ngày 31 tháng năm Định dạng báo cáo hàng năm có theo u cầu cbmanagement@utz.org Việc khơng nộp báo cáo hàng năm kết đánh giá đột xuất hạn ảnh hưởng đến điểm số Giám sát CB và/hoặc dẫn đến bị xử phạt UTZ xem xét tất báo cáo hàng năm lựa chọn kết đánh giá đột xuất nộp www.utz.org 40 3.6 Bảo vệ tính tồn vẹn UTZ Trong trường hợp CB phát lỗi không phù hợp với tiêu chuẩn UTZ gây tổn hại tính tồn vẹn UTZ, CB phải thơng báo cho UTZ phát mình, sau vào thời điểm thích hợp, thực nghiên cứu trường hợp có ghi tài liệu bao gồm hành động CB thực 3.7 Thông tin UTZ việc sử dụng logo UTZ Logo UTZ tài liệu quyền thương hiệu có đăng ký, Tổ chức UTZ sở hữu CB phê duyệt sử dụng logo UTZ giấy chứng nhận Code ChoC mà họ cấp Mọi thông tin UTZ trang chủ, thư mục, sách giới thiệu hay tư liệu khác CB phải kiểm tra trước phát hành (bằng cách gửi e-mail tới cbmanagement@utz.org) 3.8 Phí Hiện tại, UTZ khơng tính khoản phí cho CB quy trình phê duyệt hay thực hoạt động kiểm tra chứng nhận khung làm việc chương trình UTZ UTZ bảo lưu quyền áp dụng phí tương lai, sau có thông báo trước cho CB www.utz.org 41 BẢO ĐẢM CỦA CHƯƠNG TRÌNH UTZ 4.1 Thủ tục Khiếu nại Mọi khiếu nại liên quan đến UTZ phải xử lý theo Thủ tục Khiếu nại UTZ, có website UTZ 4.2 Hệ thống Giám sát CB Mục tiêu Hệ thống Giám sát CB UTZ để đảm bảo đánh giá thực theo tiêu chuẩn UTZ quán có chất lượng cao Nó bao gồm đánh giá định kỳ hiệu làm việc CB theo loạt nhân tố định xác định trước CB phải sử dụng kết đánh giá để cải tiến liên tục Một mô tả chi tiết Hệ thống Giám sát CB UTZ tìm thấy phần Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận, có sẵn trang web UTZ 4.3 Chính sách xử phạt UTZ bảo lưu quyền xử phạt CB dựa chứng quy trình khơng hành vi hủy hoại uy tín UTZ và/hoặc gây nguy hại hệ thống bảo đảm UTZ Một giải thích đầy đủ quy trình hình thức xử phạt khác tìm thấy phần Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận, có sẵn trang web UTZ 4.4 Chương trình Đào tạo CB Các yêu cầu Chương trình Đào tạo CB hiệu lực, đưa vào phần Yêu cầu Tổ chức Chứng nhận, có sẵn trang web UTZ www.utz.org 42